MISSION "ADMINISTRATIVE"

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1 MISSION "MATÉRIEL" MISSION "ADMINISTRATIVE" MISSION "QUALITÉ" MISSION "PRODUITS" UNION DES SYNDICATS DE L'INDUSTRIE ROUTIÈRE FRANÇAISE 10, RUE WASHINGTON PARIS - TÉL FAX Internet : / usirf@usirf.cm INSCRIT AU REGISTRE DES SYNDICATS DE LA PRÉFECTURE DE PARIS SOUS LE N 6935

2 1 - MISSION " MATÉRIEL" CENTRALES D'ENROBAGE A - MISSION "MATÉRIEL" COURANTE 1. Investissements 1.1. Etablissement du budget - Bilan de la réalisatin de l'année précédente cmparé aux prévisins. - Analyse technique des prblèmes. - Estimatin des cûts. - Etude de la rentabilité des investissements. - Etablissement des prpsitins pur l'exercice suivant, et les prévisins pur les années qui suivrnt Réalisatin du prgramme d'investissement accepté par le Cmité de Gérance - Cnsultatin des furnisseurs. - Etablissement des tableaux cmparatifs (techniques et cûts). - Après accrd sur les slutins retenues et les plannings, préparatin des cmmandes (u cntrats). - Réceptin des furnitures. - Surveillance des travaux. - Réceptin des travaux Suivi des investissements - Cntrôle des cûts. - Cntrôle des plannings. - Cntrôle et visa des factures. - Infrmatin des explitants et des gérants. 2. Entretien 2.1. Etablissement du budget de l'entretien - Bilan de l'année précédente. - Cmparaisn prévisin/réalisatin : en technique et en cût. - Visite technique du pste avec le Chef de Pste (expertise). - Préparatin des pératins d'entretien. - Chiffrage de l'ensemble Réalisatin du prgramme d'entretien accepté - Cnsultatins des furnisseurs. - Etablissement des cmmandes. - Cntrôle des cmmandes curantes (cnsmmables). - Surveillance des travaux en péride d'arrêt technique, u de réparatins imprtantes. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

3 2.3. Suivi de l'entretien - Cntrôle des cûts. - Cntrôle des plannings. - Cntrôle et visa des factures. - Infrmatin des explitants et des gérants. - Mise en place éventuelle de "télé-maintenance". - Décisin sur les réparatins urgentes significatives. 3. Explitatin - Gérance - Assistance et cntrôle du Chef de Pste (avec la dispnibilité requise). - Préparatin des études, suivi, bilans, plannings, etc. pur les réunins de gérance. - Participatin aux réunins de Gérance. - Participatin à certaines réunins du Cmité de Directin. - Assiste le Gérant Administratif pur l embauche, l'évaluatin et la frmatin du persnnel d'explitatin du pste. - Suivi et cntrôle des cnsmmatins et des cntrats de furnitures d'énergie et matières cnsmmables (gaz, fiul, électricité, huiles, etc.). - Organisatin des pératins d'étalnnage et de réglage de la centrale en relatin avec le Gérant «Prduits». 4. AQP - Mise en place de la démarche AQP en cnfrmité avec le cahier des charges de l'aqp (matériel et prcédures). - Suivi du respect strict de ce cahier des charges et ntamment réalisatin régulière des audits. - Veille sur le bn fnctinnement du système. 5. Evlutin technlgique de l'installatin - Surveillance de l'adéquatin entre l'installatin et les demandes (u cahier des charges) des explitants. - Surveillance des évlutins technlgiques des centrales d'enrbage. - Prpsitin des études chiffrées d'améliratin u de transfrmatins, etc. - Présentatin des plans et études de mise en cnfrmité éventuelle, - Réalisatin des travaux après accrd des gérants, sauf pur travaux d urgence nécessités par la sécurité. Les démarches administratives liées à ces travaux snt également cmprises dans cette missin. 6. Cntrôles réglementaires 6.1. Arrêté préfectral d'autrisatin (établissement classé) - Surveillance de la cnfrmité à l'arrêté préfectral d'autrisatin d'explitatin, et de ses éventuelles mdificatins (arrêtés cmplémentaires, u évlutin de la législatin). - Présentatin des études de mise en cnfrmité éventuelle. - Après accrd des gérants, réalisatin des travaux. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

4 6.2. Cntrôles péridiques Rejets atmsphériques (pussières, NOx, SO2 etc.). Appareils à pressin. Electricité. Pesage. Incendie. Levage. Visites générales péridiques des engins de chantier (VGP). etc. - Après cnsultatin, établissement du planning prévisinnel d'interventin. - Suivi et analyse des résultats. - Présentatin des études de mise en cnfrmité éventuelle. - Après accrd des gérants, réalisatin des travaux. 7. Hygiène sécurité - Envirnnement Ces dmaines purrnt être traités directement par le respnsable de la présente missin u être cnfiés par lui et sus sa respnsabilité à une persnne spécialisée de sn chix Cde du travail - Surveillance de la cnfrmité des installatins au Cde du Travail. - Evaluatin des risques de l installatin et mise en place, lrsqu ils snt nécessaires, des plans de préventin et de sécurité. - Présentatin des plans et études de mise en cnfrmité éventuelle. - Réalisatin des travaux après accrd des gérants, sauf pur travaux d urgence nécessités par la sécurité. Les démarches administratives liées à ces travaux snt également cmprises dans cette missin. - Vérificatin de la présence d un crdnnateur sécurité, dans les cas prévus par la réglementatin en vigueur, - Suivi de l évlutin en matière d hygiène, sécurité et prtectin des travailleurs, et prpsitin des mesures (chiffrées) qui en déculent. - Prcède à l analyse des accidents du travail et assiste le respnsable de la missin administrative dans leur gestin 7.2. Autrisatins de cnduite et habilitatins - Surveillance de l existence et de la validité : Des autrisatin de cnduite (chargeurs, élévateurs, etc.), Des habilitatins électriques, Des brevets de securistes, De tute autre autrisatin u habilitatin nécessaire. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

5 - Préparatin des prpsitins de plans de frmatin du persnnel sur ces sujets, - A la suite de qui, le respnsable de cette missin délivre les autrisatins de cnduite et les diverses habilitatins, - Vérificatin de la présence des myens de sécurité nécessaires aux travaux effectués par le persnnel de la centrale (u de ses intervenants extérieurs) Plans de circulatin - Etablissement du plan de circulatin, - Surveillance de l affichage de ce plan, - Cntrôle de la présence effective de la signalisatin crrespndante 7.4 Cnseiller à la sécurité - Désignatin d un cnseiller à la sécurité pur le transprt des matières dangereuses et suivi de sa missin Envirnnement - Déterminatin, mise en œuvre et suivi des actins nécessaires au fur et à mesure de l évlutin de la réglementatin de ce dmaine. - Présentatin des plans et études de mise en cnfrmité éventuelle. - Réalisatin des travaux après accrd des gérants, sauf pur travaux d urgence nécessités par la sécurité. Les démarches administratives liées à ces travaux snt également cmprises dans cette missin Visites péridiques - Organise et réalise les visites péridiques d audits de l installatin, - Etablit le rapprt d audit et le plan d actin qu il diffuse aux respnsables des diverses missins ainsi qu au chef de pste, - S assure de la mise en applicatin dudit plan d actin. B - MISSION "MATÉRIEL" D'INSTALLATION (cmplète u partielle) 1. Cnsultatins des furnisseurs - Etablissement du cahier des charges incluant l'aqp. - Appel d'ffres. - Dépuillement et tableaux cmparatifs. - Etablissement d'un budget prévisinnel. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

6 2. Etablissement des dssiers réglementaires 2.1. Urbanisme - Recnnaissance du terrain : déplacement sur le site, relevé de gémètre. - Cnsultatins Mairie, DDE (cadastre, certificat d'urbanisme). - Permis de cnstruire : cnstitutin et dépôt du dssier Cnstitutin du dssier Installatins classées - Cnsultatin DRIRE. - Exécutin des plans (nmbre). - Rédactin étude d'impact. - Tirage des 15 dssiers cmprenant au ttal 150 plans. - Dépôt du dssier en préfecture. - Suivi et instructin du dssier. 3. Etablissement des cmmandes - Pste d'enrbage. - Pnt bascule. - Matériels et lgiciels nécessaires à l'aqp. - Terrassements. - Génie civil. - Parc à liants. - Furniture d'électricité. - Clôture / prtail. - Transfrmateur. - Traitement des eaux. - VRD. - Electricité annexe / éclairage. - Incendie. - Sécurité. - Mbilier. Optins : - Bureaux. - Labratire. - Atelier. 4. Exécutin des travaux d'installatin - Ouverture des travaux (tus crps d'états) déclaratin uverture de chantier, déclaratin Inspectin du Travail, Plan d'hygiène et de sécurité : respect des dispsitins légales u réglementaires en matière d'hygiène, de sécurité (crdinatin, etc.). JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

7 Rendez-vus de chantier hebdmadaire cmpte rendu, planning. - Suivi des dépenses cntrôle et règlement des factures et cmparaisn au budget, suivi infrmatique. - Essais en vue de la mise en service. - Réceptin. - Prcédure de fin de chantier cnseil électricité, déclaratin d'achèvement des travaux, assurances (révisin des cntrats). - Etablissement des plans de recllement (ntamment réseaux enterrés). 5. Mise en service - Cntrôles de réceptin par un rganisme agréé pussières, pnt bascule, système AQP, réservirs à pressin, levage, incendie. - Affichage / Sécurité - Etablissement du plan de circulatin. - Suivi technique pendant la péride de garantie (6 mis u 1 an). - Déclenchement de la prcédure d'appel en garantie, éventuelle, cntre un u plusieurs furnisseurs défaillants. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

8 2 - MISSION "ADMINISTRATIVE" CENTRALES D'ENROBAGE 1. COMPTABILITÉ (*) - Mise en place et suivi d'une cmptabilité analytique, y cmpris gestin des stcks. - Mise en place des nuvelles nrmes et règles cmptables. - Cntrôle des cûts et recettes par rapprt au budget. Analyse des écarts et cmmentaires en réunin de Gérance. - Cntrôle des pératins administratives. Respect des prcédures (achats, etc.). et cntrôle interne, Persnnes habilitées à signer (puvirs bancaires, règlements furnisseurs). Cnditins de règlement. - Cntrôles des pératins cmptables (cf. cmptabilité extérieure). - Situatin d'explitatin mensuelle (envyée à tus les assciés demandeurs au plus tard le 15 du mis suivant). - Préparatin du budget d'explitatin (défini par le Cmité de Directin) et recalage trimestriel, seln décisin du cmité de Gérance Tableaux d'immbilisatins avec prjectin à 3 u 5 ans (minimum 1 fis/an - sept/ct.) Tableaux des leasings et des emprunts. - Etablissement du bilan de fin d'exercice et de tutes les déclaratins fiscales. - Remplacement du persnnel administratif et cmptable en cas de défaillance u de maladie. - Relatins avec les Cmmissaires aux Cmptes. - Tenue des livres bligatires. (*) La missin ne cmprend pas la tenue effective de la cmptabilité. 2. JURIDIQUE - Respect des statuts. - Respect de la cnventin d'explitatin. - Tenue des dssiers "SOCIÉTÉS". Assemblées (cnvcatins, préparatin des AG, publicatins, frmalités, etc.). Cnventin d explitatin. Avenants éventuels à cette Cnventin. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

9 - Cnditins générales de vente (en cnfrmité avec les règles de l'aqp ) Etablissement et diffusin des prix de vente. Affichage des cnditins de vente aux tiers. - Assurances (tarifs, cuvertures, etc.) (mise en cncurrence?) Suivi des capitaux garantis. Gestin des sinistres. - Cntentieux, recuvrements, etc. - Délégatins de puvir et de respnsabilité (hygiène, sécurité, puvirs généraux) au Chef de pste u Directeur d'explitatin. Vérificatin que les dcuments sient signés par les gérants. - Archivage. Définitin et respect des règles d archivage. Cnservatin des dcuments. 3. TRÉSORERIE - FINANCES - Etablissement pur le 1 jur du mis d'un tableau de gestin prévisinnelle de la trésrerie. En principe mis en curs et 2 mis suivants. - Suivi mensuel de cette gestin. Respect des échéances. Suivi des cmptes curants "assciés". Appels de fnds, versements avec un délai de prévenance (2 jurs minimum). - Suivi des créances "clients". - Relatins bancaires. Slvabilité des clients. Surveillance des "en curs". Relances. Gestin des autrisatins de crédit. Négciatin des cnditins (ligne de crédit, emprunts, etc.). Suivi des puvirs. - Mise en place des financements. - Respect des cnditins de règlement (tiers et assciés). JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

10 4. PERSONNEL - Gestin administrative (paye, cngés, maladie, visites médicales, accident du travail,.) du persnnel. Déclaratins URSSAF, cngés payés, retraite, prévyance, ASSEDIC, etc. Législatin, drit du travail. Augmentatins de salaires et attributin de primes décidées en Cmité de Gérance. Cntentieux (prud'hmmes, etc.). - En accrd avec les autres assciés, prcède et frmalise l embauche du persnnel d explitatin du pste. - Après validatin par le Cmité de Directin, rganise les diverses frmatins précnisées par les respnsables des diverses missins. 5. INFORMATIQUE - Chix des lgiciels analytique, cmptable, et trésrerie. - Cmmande et gestin des bns de livraisn AQP. - Assistance aux utilisateurs et télé-transmissin. - Sélectin du matériel pur cmmande par le respnsable de la missin «matériel», - Cnfrmité du matériel et des lgiciels (licences d'utilisatin, etc.). - Cntrats de maintenance. 6. DIVERS - Assistance : cntrôles fiscaux, URSSAF, cncurrence, etc. - Cnvcatins et cmptes rendus des réunins de Gérance (2 fis/an minimum), et Cmités de directin. - Etablissement des cntrats de furnitures après accrd du Cmité de Directin u de Gérance. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

11 3 - MISSION "QUALITÉ" CENTRALES D'ENROBAGE A - ACCOMPAGNEMENT A LA MISE EN PLACE D'UN SYSTÈME QUALITÉ - Réalisatin d'un état des lieux et d'un diagnstic qualité. - Infrmatin du Cmité de Gérance et prpsitin de définitin d'un système qualité. - Sensibilisatin à la démarche et frmatin du persnnel dans ce dmaine. - Suivi de la mise en place du système qualité. - Evaluatin par audits à blanc. - Mise en place du marquage CE des enrbés. B - CONTROLE DU FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME QUALITÉ : (*) - Evlutin et mise à jur du manuel qualité et des dcuments assciés (prcédures, mdes pératires, instructins, etc.). - Gestin des enregistrements relatifs à la qualité. - Suivi du fnctinnement de la prcédure AQP. - Evaluatin et suivi des furnisseurs : décisins de visites u audits éventuels (**). - Suivi des indicateurs qualité. - Suivi du traitement des nn-cnfrmités et dysfnctinnements, des réclamatins clients, des actins crrectives et préventives. - Suivi des actins d'améliratin du système qualité. - Planificatin et suivi des audits qualité internes (**). - Participatin éventuelle aux réunins péridiques du Cmité de Gérance et du Cmité de Directin. - Préparatin, animatin et cmpte rendu des revues de directin. - Sllicitatin du gérant «prduits» pur l élabratin des "plans qualité particuliers" pur une prductin dnnée et/u à la demande d'un client dnné. - Suivi qualité du marquage CE des enrbés. (*) En annexe figure un dcument intitulé "Fnctinnement du Système Qualité" qui présente une liste nn exhaustive des tâches cnfiées aux pératinnels de la centrale et qui divent faire l'bjet du suivi décrit au présent. Cette liste peut être mdulée en fnctin des particularités de chaque centrale. (**) La missin ne cmprend pas la réalisatin effective de ces audits. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

12 ANNEXE FONCTIONNEMENT DU SYSTÈME QUALITÉ Les actins nt été regrupées par thème, en relatin avec les chapitres de la nrme ISO. Leur attributin à l'un u l'autre des respnsables pératinnels est fnctin de l'rganisatin et des ressurces en persnnel de la centrale. THÈME "REVUE DE CONTRAT" - Demande d'actualisatin du catalgue des frmules au gérant "prduit". - Définitin des prix de vente, apprbatin des ffres et prpsitins de prix - Réceptin des cmmandes prduits et vérificatin de leur faisabilité par le chef de pste. - Etablissement et gestin des plannings de fabricatin : à myen terme (mensuel), hebdmadaire, jurnalier. THÈME "ACHAT" - Cnsultatin des furnisseurs - Evaluatin et agrément des furnisseurs. - Etablissement, mise à jur et apprbatin de la liste des furnisseurs agréés. - Négciatin des cntrats cadres pur les principales furnitures. - Etablissement et enregistrement des cmmandes. - Gestin des apprvisinnements et des stcks. - Demandes de livraisn. - Réceptin des livraisns. - Suivi des furnisseurs et enregistrement des anmalies u nn-cnfrmités. THÈME "MAITRISE DES PROCESSUS" Fabricatin : - Définitin des paramètres de fabricatin. - Prgrammatin des frmules sur le système de piltage du pste. - Participatin à l'étalnnage et au réglage du pste. - Réceptin des demandes de fabricatin. - Réalisatin et suivi des fabricatins et des livraisns. - Suivi du bn fnctinnement du pste. - Vérificatin du respect des cnsignes et instructins par le persnnel. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

13 Maintenance et vérificatin du matériel : - Définitin, planificatin et rganisatin des entretiens annuels en cllabratin avec le gérant "matériel". - Organisatin et réalisatin de l'entretien préventif et curatif. - Décisin de réparatins immédiates en cas d'urgence. - Gestin du stck des pièces de rechange. - Cmmande et suivi des cntrôles péridiques de sécurité et de prtectin de l'envirnnement par des rganismes agréés. Démarche AQP : - Vérificatin du respect des cnsignes et instructins. - Suivi du bn fnctinnement du système. THÈME "ESSAIS ET CONTRÔLES" - Cmmande des interventins au gérant "prduits" pur les cntrôles des matières premières et des prduits finis. - Examen et analyse des résultats de labratire et des listings de fabricatin. THÈME "NON-CONFORMITÉ ET ACTIONS CORRECTIVES OU PRÉVENTIVES" - Traitement des réclamatins clients. - Ouverture et suivi des fiches de nn-cnfrmités. - Participatin à la définitin, à la mise en place et au suivi des actins crrectives u préventives avec les gérants "matériel" et "prduits". THÈME "FORMATION DU PERSONNEL" En liaisn avec le gérant "administratif" : - Etablissement du plan de frmatin. - Suivi des cmpétences. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

14 4 - MISSION "PRODUITS" CENTRALES D'ENROBAGE A - MISSIONS INITIALES - Prpsitin d'études de frmulatin (*) pur créatin du "catalgue" de prduits de référence (prduits curants et/u nrmalisés). - Elabratin des "fiches prduits" à la créatin du catalgue. - En liaisn avec le gérant "matériel", participatin à la définitin et au chix d'un système d'acquisitin de dnnées (mdules). - Suivant le besin et le cntexte lcal et sur décisin du Cmité de Gérance, prpsitin de créatin d'un labratire d'essais sur le site : définitin des myens à mettre en place (lcaux, matériel d'essais, persnnel), prpsitin de frmatin initiale. B - MISSIONS DE GESTION COURANTE : SUIVI DU CONTENU DE L'ANNEXE - Participatin suivant rdre du jur aux réunins du Cmité de Gérance et du Cmité de Directin. - Gestin du labratire éventuel : définitin et suivi de l'entretien et des nuveaux investissements nécessaires, suivi des cntrôles métrlgiques (*). - Mise à jur du catalgue des frmulatins et créatin des "fiches prduits" crrespndantes. - Suivi des évlutins techniques, réglementaires et nrmatives cncernant les prduits : suivi des dérgatins. - En liaisn avec le gérant "matériel", participatin à la définitin, au suivi et à l'explitatin (*) : des pératins annuelles d'étalnnage et de réglage du pste, des tests éventuels d'hmgénéité (essais de cnvenance), des vérificatins métrlgiques péridiques des équipements de cntrôle et de mesure liés à la fabricatin (pste, autmate, bascule). - Définitin des plans de cntrôle (*) : prélèvements, nature et fréquences des essais, tlérances. - Suivi des plans de cntrôle (réceptin matières premières, prduits finis). JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

15 - Cllecte et explitatin : des bulletins d'analyse des furnisseurs, des dnnées de fabricatin délivrées par le système de piltage et d'acquisitin, des dnnées et résultats d'essais de cntrôles. des résultats de cntrôles extérieurs (entreprises, administratins). - Diffusin d'une synthèse mensuelle des résultats de ces explitatins. - Participatin au traitement des nn-cnfrmités et dysfnctinnements et à la définitin des actins crrectives et préventives. - Déclenchement, en cas de dérives, d'pératins d'étalnnage, de réglage u de vérificatins métrlgiques des équipements (*). - Suivi des "plans qualité particuliers" pur une prductin u un client dnné. Nta : les prestatins u interventins citées précédemment ne cncernent pas les prduits spéciaux d'entreprise qui restent de la respnsabilité et à la charge de chaque sciété participante. (*) La missin ne cmprend pas la réalisatin effective des études de frmulatin, les prises d'échantillns, analyses, essais lab. (exemple de tarifs jint), ainsi que les pératins de métrlgie et d'étalnnage. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

16 ESTIMATION D UNE FOURCHETTE DES COUTS ANNUELS Les estimatins ci-dessus intègrent l'ensemble des tâches définies dans les dcuments crrespndants et tiennent cmpte de tutes les exclusins qui y figurent. 1 - MISSION "MATÉRIEL" - Missin curante : 12 à 20 K. - Missin d'installatin : cmplète : 15 K + 5 / de l'investissement. partielle d'un mntant 150 K = 1 % de l'investissement. 2 - MISSION "ADMINISTRATIVE" - 7 à 12 K hrs frais de tenue de la cmptabilité 3 - MISSION "QUALITÉ" - 3 à 6 K. 4 - MISSION "PRODUITS" (hrs réalisatin des essais Labratire) - 3 à 6 K. JSR/COMMISSION TRAVAUX - MARCHÉS/MISSIONS CENTRALES D'ENROBAGE/VALIDÉ PAR LE BUREAU USIRF LE /16

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