Édition 2004 Association des hôpitaux du Québec Direction des programmes d assurance du réseau de la santé et des services sociaux

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2 Note au lecteur : Ce document est une mise à jour de l édition refondue Afin d aider le lecteur, les numéros de règles (section 3) et les mots clés (section 5), qui ont été modifiés, sont précédés d un astérisque ou de «N.R.» dans les cas de nouvelles règles. De plus, les listes des règles modifiées ou ajoutées depuis la première édition publiée en 2000 se retrouvent à la section 6. Édition 2004 Association des hôpitaux du Québec Direction des programmes d assurance du réseau de la santé et des services sociaux Distribution : Association des hôpitaux du Québec Publications de l AHQ 505, boul. de Maisonneuve Ouest Bureau 400, Montréal (Québec) H3A 3C2 Téléphone : (514) Site Web : Dépôt légal 3 e trimestre 2004 Bibliothèque nationale du Québec Bibliothèque nationale du Canada ISBN : (3 e édition 2004) (2 e édition 2002) (1 re édition 2000) Association des hôpitaux du Québec, Association des centres jeunesse du Québec, Association des CLSC et des CHSLD du Québec, Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec, Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes alcooliques et autres toxicomanes, Ce document est disponible gratuitement sur le site Web de l AHQ, section «Publications». La reproduction d extraits est autorisée à des fins non commerciales avec mention de la source. Toute reproduction partielle doit être fidèle au texte utilisé.

3 REMERCIEMENTS Responsable de la mise à jour : Michelle Dionne, Coordonnatrice secteur gestion des risques, Direction des programmes d assurance, Association des hôpitaux du Québec L élaboration de cette nouvelle édition a été rendue possible grâce à la collaboration des personnes suivantes : Lise Chagnon, Conseillère en gestion de projets à la direction générale, Hôpital du Sacré-Cœur de Montréal Gilles Durand, Archiviste Archives nationales du Québec France Thibault, Archiviste médicale, Directrice générale Association québécoise des archivistes médicales Avec la collaboration d un comité ad hoc pour les CLSC formé de : Guylaine Allard, Agence de développement de réseaux locaux de services de santé et de services sociaux de la Montérégie France Authier, CLSC-CHSLD des Patriotes Lucie Bédard, CHSLD-CLSC St-Laurent Véronique Lahaie, CLSC Drummond M e Ginette Taillon, Association des CLSC et CHSLD du Québec Suzanne Thérriault-Ouellet, CLSC de la Haute-Yamaska France Thibault, Association québécoise des archivistes médicales

4 TABLE DES MATIÈRES SECTION 1 L INTRODUCTION SECTION 2 LES INSTRUCTIONS SECTION 3 LA LISTE DES SÉRIES DOCUMENTAIRES SECTION 4 LES RÈGLES DE CONSERVATION ET D'ÉLIMINATION DES DOCUMENTS SECTION 5 L'INDEX ALPHABÉTIQUE SECTION 6 LISTES DES MODIFICATIONS APPROUVÉES

5 SECTION 1 L INTRODUCTION

6 1. L INTRODUCTION En 2000 paraissait le premier Recueil de règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, ci-après nommé «le Recueil». Ce Recueil dont l objectif est d aider les établissements à produire et à mettre à jour leur calendrier de conservation, est le fruit de la collaboration de l Association des hôpitaux du Québec, de l Association des centres jeunesse du Québec, de l Association des CLSC et des CHSLD du Québec, de l Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec et de la Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes alcooliques et autres toxicomanes. Tel qu on le mentionne dans l introduction de ce Recueil, c est en vertu de l article 7 de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) que les établissements de santé et de services sociaux sont tenus d établir et de tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine d'une part, les périodes d'utilisation et les supports de conservation de leurs documents actifs et semi-actifs et qui indique, d'autre part, quels documents devenus inactifs doivent être conservés de manière permanente et lesquels seront éliminés. Le Recueil repose sur une sélection de séries documentaires communes aux établissements de santé et de services sociaux. Cette liste a été établie d'un commun accord par les personnes qui ont participé à la validation du document. Le calendrier préparé à partir du Recueil devient avec le système de classification des documents, la base de tout système de gestion documentaire efficace et efficient. Il est à noter que le calendrier de conservation de tout établissement de même que toute modification à ce calendrier doivent être adoptés par résolution du conseil d'administration et être soumis à l approbation de la ministre de la Culture et des Communications par l intermédiaire des Archives nationales du Québec. Depuis, des modifications ont été apportées aux éditions 2000 et Vous en trouverez les listes à la Section 6 du Recueil. Toutes ces modifications ont été intégrées dans la présente édition afin d en faciliter l utilisation. LES INSTRUCTIONS La Section 2 du Recueil donne les instructions pour l élaboration ou la mise à jour du calendrier de conservation de l établissement. On y énumère les informations requises et on identifie les étapes à suivre pour son approbation. LA LISTE DES SÉRIES DOCUMENTAIRES La Section 3 du Recueil présente sous forme de liste hiérarchique (à la manière d'une structure de classification sans code suggéré) les séries documentaires pour lesquelles sont proposées des règles de conservation et d'élimination. Cette liste regroupe deux catégories de types de dossiers divisées en classes associées aux grandes fonctions des établissements de santé et de services sociaux : Celles relatives à la Gestion des activités administratives o Gestion interne administrative o Gestion des ressources informationnelles o Relations publiques o Gestion des ressources humaines o Gestion des ressources financières o Gestion des ressources matérielles o Gestion des ressources immobilières o Législation et affaires juridiques Celles spécifiques à la Gestion des services de santé et des services sociaux 1

7 1. L INTRODUCTION o Gestion des services aux usagers o Gestion des actes professionnels o Gestion de la recherche et de l'enseignement Chaque classe thématique regroupe les thèmes et les sous-thèmes qui lui sont logiquement associés. Cette section permet donc de mettre en relation logique et hiérarchique chacune des séries documentaires pour lesquelles des règles de conservation et d'élimination sont suggérées dans la section suivante. Il y a lieu de préciser que les règles relatives à la Gestion des activités administratives sont associées à la cote G, alors que les règles relatives à la Gestion des services de santé et des services sociaux sont identifiées par la cote X. Le numéro de règle précédé d un astérisque (*) indique que des modifications ont été apportées à cette règle depuis la dernière édition. Le numéro de règle précédé de «N.R.» indique qu il s agit d une nouvelle règle. LES RÈGLES DE CONSERVATION ET D'ÉLIMINATION DES DOCUMENTS La Section 4 du Recueil présente, sous forme de tableau linéaire, les règles de conservation et d'élimination de chacune des séries documentaires (les titres annonçant les grandes classes de ces séries sont en caractères gras au centre de la page) listées dans la section précédente. Ce tableau contient les informations suivantes (exemples encadrés d un trait): Le numéro de règle G Le titre de la série documentaire ou du dossier Planification administrative Sous le titre, la définition du contenu de la série documentaire Documents relatifs aux orientations, aux priorités, aux objectifs et aux échéanciers de l'établissement. Il est important de noter que la définition de la série documentaire inclut toujours dans sa signification les «documents produits ou reçus» par l établissement de santé et de services sociaux. Sur la même ligne que le titre de la série documentaire, au centre du tableau, la durée de conservation à l'état actif (AC) et semi-actif (SA), et les modalités de disposition à l'état inactif (IN) [CONserver, DÉTruire ou TRIer] pour l'exemplaire principal et les exemplaires secondaires. Principal Secondaire AC SA IN AC SA IN 1 4 CON 1 0 DÉT Pour certaines séries documentaires, des délais ouverts (codes 888: Conserver jusqu'au dénouement; Tant qu utile; Tant qu en vigueur; Durée d un bien; Durée d un programme et 999: Conserver jusqu'au remplacement par une nouvelle version) sont suggérés à l'état actif (AC). Principal Secondaire AC SA IN AC SA IN CON DÉT 2

8 1. L INTRODUCTION Il est à noter que certains titres annonçant des séries documentaires au contenu plus précis pourraient ne pas posséder de règles de conservation, puisque non susceptibles de correspondre à des dossiers. Le présent Recueil ne précise pas les supports de conservation des séries documentaires (papier, électronique, film). À cet égard, les Archives nationales du Québec mettent en garde les organismes sur l application de délais de conservation uniformes à tous les supports et à chacun des stades de vie des séries documentaires: «1. la plupart du temps, la numérisation d une information consignée sur un support traditionnel modifie la durée de conservation de ce support à l état actif ou semi-actif et sa disposition à l état inactif.» 1 En conséquence, les Archives nationales du Québec recommandent aux établissements de préparer leur calendrier de conservation à partir du Recueil tel qu il existe maintenant mais d utiliser, pour les documents sous forme numérique, les formulaires et les notes explicatives conçus pour ce type de documents et disponibles sur le site internet des Archives nationales du Québec ( Un dossier principal est un dossier qui contient l information la plus complète sur un sujet donné, un dossier secondaire est celui qui contient une partie de l information contenue dans un dossier principal ou une copie de toute l information contenue dans ce dossier. Les documents sont considérés actifs lorsqu'ils sont couramment utilisés à des fins administratives, financières ou légales; ils sont alors conservés dans les bureaux. Les documents deviennent semi-actifs lorsqu'ils sont occasionnellement utilisés à des fins administratives, financières ou légales; ils sont généralement conservés dans des locaux d'entreposage internes ou externes. Enfin, les documents sont inactifs d'un point de vue administratif lorsqu'ils n'ont plus d'utilité administrative, financière ou légale; ils sont alors soit détruits (DÉT), soit considérés comme documents d'archives à conservation permanente (CON), soit soumis à un processus de TRI et de sélection qui s'appuie sur des critères préétablis (voir ci-dessous) pour en conserver une partie comme documents d'archives et détruire le reste. Enfin, la colonne de droite du tableau sert à énoncer les critères de tri et de sélection s'il y a lieu, ou à inscrire un commentaire sur la règle de conservation. Critères de tri: Conserver les documents sur la constitution du conseil, les membres, les règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les documents déposés officiellement, les comptes rendus, les rapports et l'index cumulatif. Commentaire: Jusqu'à remplacement par une nouvelle version, par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les colonnes SA, IN et Critère de tri et commentaires. Le Recueil est paginé (en bas à droite). Le numéro de règle sert de référence à l'index (Section 5 du Recueil). 1 Archives nationales du Québec. Guide d imagerie numérique : numérisation de l information consignée sur des supports traditionnels. Ministère de la Culture et des Communications, Québec, décembre 1997, p

9 1. L INTRODUCTION L'INDEX ALPHABÉTIQUE La Section 5 du Recueil est un index alphabétique des titres des séries documentaires pour lesquelles une règle de conservation et d'élimination est suggérée. Les titres y sont insérés tels qu'énoncés dans le Recueil : ils réfèrent au numéro de règle de la Section 4 du Recueil pour consultation de la règle de conservation et d'élimination des documents. Accès à l'information Des inversions mettant en évidence certains mots clés des titres, ont été ajoutées; elles réfèrent aussi au numéro de règle de la Section 4 du Recueil pour consultation de la règle de conservation et d'élimination des documents. Information, accès à l Les renvois (en caractères gras) réfèrent aux titres officiels des séries documentaires. Ces renvois ont été établis à partir du texte des définitions. Affectation, voir Mouvements des ressources humaines Les mots précédés d un astérisque (*) indiquent que cette règle fait partie des modifications apportées au Recueil. * Gestion des biens des usagers G Les mots précédés de «N.R.» indiquent qu il s agit d une nouvelle règle. N.R. Administration provisoire (tutelle)..g LISTES DES MODIFICATIONS Pour faciliter le repérage des modifications faites depuis la première édition de 2000, la Section 6 du Recueil présente sous forme de liste hiérarchique les séries documentaires qui ont été modifiées ou ajoutées. Chaque liste est identifiée par la date de son approbation :18 janvier 2002 et 10 juin Il est à noter que ces listes ne présentent que le numéro de règle, le titre de la série documentaire et la définition du contenu de la série documentaire ou des documents. G Gestion des biens des usagers Documents relatifs à la gestion des biens (argent, biens personnels) des usagers confiés à l établissement (dans la voûte). Pour les informations concernant la durée de conservation à l état actif (AC) et semiactif (SA), et les modalités de disposition à l état inactif (IN), vous référez au numéro de la règle dans la Section 4 du Recueil. 4

10 SECTION 2 LES INSTRUCTIONS

11 2. LES INSTRUCTIONS L'ÉLABORATION OU LA MISE À JOUR DE VOTRE PROPRE CALENDRIER DE CONSERVATION Le présent Recueil est un guide visant à aider les établissements de santé et de services sociaux à élaborer ou mettre à jour leur propre calendrier de conservation et à se conformer aux obligations de la Loi sur les archives et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques qui en découlent. Le calendrier spécifique de votre organisme doit d'abord être adopté par ses instances décisionnelles pour ensuite être approuvé par les Archives nationales du Québec. À partir de votre plan de classification, actuel ou mis à jour, et pour chacune des rubriques qui le composent, vous devez chercher dans l'index alphabétique du Recueil l'identification de la série documentaire équivalente et y associer la règle de conservation proposée. Comme le recueil propose des règles uniquement pour les séries documentaires communes au secteur de la santé et des services sociaux, il est possible que vous n'en trouviez aucune. Vous devez alors en établir une vous-même. Dans tous les cas, ne pas oublier d'identifier l'unité ou les unités administratives détentrice(s) de l'exemplaire principal de la série documentaire et le support d information utilisé. Vous pouvez utiliser les formulaires proposés par les Archives nationales du Québec et disponibles sur leur site ( ou encore présenter vos règles de conservation sous forme linéaire, comme dans le Recueil, pour les faire adopter à l'interne et les faire approuver par les Archives nationales du Québec. Afin de respecter les exigences du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques, vous devez inscrire dans votre calendrier de conservation, les renseignements suivants: le nom de votre organisme; le titre de la série et le cas échéant, son code de classification; une description sommaire du contenu des dossiers principaux et secondaires de la série; le nom de l'unité administrative qui détient les dossiers principaux de la série et une mention de leur utilisation par cette unité; la période d utilisation à l état actif; la période d utilisation au semi-actif; le mode de disposition; le support de conservation. De plus, les Archives nationales du Québec rappellent aux établissements qu ils sont tenus d intégrer à leur calendrier de conservation les quatre règles suivantes : G Rapports et statistiques sur les activités et les services rendus X Index et registre des usagers (numériques et alphabétiques) X Données statistiques périodiques X Données statistiques annuelles et ce, quelle que soit l option ( #1 ou 2) choisie pour le tri des dossiers des usagers. Le calendrier de conservation, soumis en deux exemplaires, doit être accompagné des documents suivants: une page titre datée et signée par la personne autorisée; une copie du plan de classification de vos dossiers; une copie conforme de la résolution du conseil d administration ou du comité exécutif autorisant une personne à signer le calendrier de conservation et à le soumettre à la ministre. 6

12 2. LES INSTRUCTIONS Si vous soumettez à la ministre une demande de modification à votre calendrier de conservation, celle-ci doit être signée, datée et accompagnée des documents suivants: une copie de la modification apportée au plan de classification de vos dossiers; une copie conforme de la résolution du conseil d administration ou du comité exécutif autorisant une personne à signer la modification et à la soumettre à la ministre. 7

13 SECTION 3 LA LISTE DES SÉRIES DOCUMENTAIRES

14 No ligne Séries documentaires Niveau G1 Gestion interne administrative G Gestion des activités administratives 1 G Gestion interne administrative 2 G Documents constitutifs 3 G Organisation administrative 3 N.R. G Administration provisoire (tutelle) 3 G Planification administrative 3 G Direction administrative 3 G Politiques, directives, procédures et 4 normes G Communiqués, guides et fiches 4 techniques produits par les associations d'établissements G Assemblée publique et conseil 4 d'administration G Comités, réunions internes et conseils 4 professionnels G Comité des usagers 4 G Contrôle interne administratif 3 G Études organisationnelles 4 G Rapport annuel de l'établissement 4 G Rapports et statistiques sur les activités et 4 les services rendus G Programme d'appréciation de la qualité (agrément) 4 G2 Gestion des ressources informationnelles G Gestion des activités administratives 1 G Gestion des ressources informationnelles 2 G Création, reproduction et destruction des 3 documents G Système de gestion documentaire 3 G Accès à l'information 3 G Demandes d'accès aux documents administratifs 3 et aux renseignements personnels G Registre des communications 3 G Informatique et bureautique 3 G Communications 3 G Courrier et messagerie 3 G Documentation de référence 3 G Gestion de la documentation de référence 3 G3 Relations publiques G Gestion des activités administratives 1 G Relations publiques 2 G Demandes de renseignements 3 G Civilités 3 G Événements officiels, discours et allocutions 3 G Communications et publicité 3 G Relations avec les médias 3 G Relations avec les associations et les ordres 3 professionnels G Relations avec des organismes extérieurs 3 G Participation à des comités, commissions, 3 réunions, rencontres G Fondation et corporation propriétaire 3 G4 Gestion des ressources humaines G Gestion des activités administratives 1 G Gestion des ressources humaines 2 9

15 G Gestion des effectifs 3 G Dotation en personnel 3 G Descriptions de tâches 3 G Dossier de l'employé - volet administratif 3 G Dossier de l'employé - volet rémunération 3 G Dossier de l employé - volet santé 3 N.R. G Registre des accidents de travail sans perte de 3 temps G Stages dans l'organisation 3 G Évaluation des ressources humaines 3 G Horaires de travail 3 G Liste d'ancienneté 3 G Conditions de travail des hors-cadres, cadres et 3 des non-syndiqués G Santé et sécurité au travail 3 G Rémunération 3 G Avantages sociaux 3 G Régimes de retraite 4 G Assurances collectives (invalidité, vie, 4 etc.) G Services aux ressources humaines 3 G Aide aux employés 3 G Développement des ressources humaines 3 G Conventions collectives 3 G Syndicats 3 G Négociations locales 3 G Griefs, arbitrages et sentences arbitrales 3 G Conflits de travail 3 G Services essentiels 3 G Mouvements des ressources humaines 3 G5 Gestion des ressources financières G Gestion des activités administratives 1 G Gestion des ressources financières 2 G Indicateurs de gestion 3 G Budgétisation 3 G Comptabilisation 3 G Rapports et états financiers 3 G Gestion des comptes à payer 3 G Gestion des revenus 3 G Gestion de la paie 3 G Contrôle des heures de travail 3 G Gestion des comptes bancaires 3 G Gestion des chèques 3 G Gestion des placements 3 G Impôts et taxes des gouvernements et des 3 municipalités G Gestion de la dette 3 G6 Gestion des ressources matérielles excluant les ressources immobilières telles que terrains, bâtiments et locaux G Gestion des activités administratives 1 G Gestion des ressources matérielles excluant les 2 ressources immobilières telles que terrains, bâtiments et locaux G Acquisition des biens 3 G Dossier du bien 3 G Soumissions retenues 3 G Soumissions non retenues 3 G Gestion des emprunts de ressources matérielles 3 G Gestion des prêts de ressources matérielles 3 G Inventaire des biens matériels 3 10

16 G Fournisseurs de biens et de services 3 G Entretien et réparation du matériel et des 3 équipements N.R. G Registre du service central de stérilisation 3 G Disposition du matériel 3 G Gestion des services alimentaires 3 G Gestion de la buanderie et de la lingerie 3 G Gestion du transport 3 G Gestion des biens des usagers 3 N.R. G Registre des biens perdus, oubliés ou confiés 3 * * G7 Gestion des ressources immobilières G Gestion des activités administratives 1 G Gestion des ressources immobilières 2 G Acquisition des biens immobiliers 3 G Location et occupation d'espaces 3 G Construction d'édifices et projets majeurs 3 d'aménagement G Projets mineurs d'aménagement 3 G Identification et signalisation 3 G Entretien des biens immobiliers 3 G Gestion de la sécurité 3 G Disposition des ressources immobilières 3 G Gestion des stationnements 3 G8 Législation et affaires juridiques G Gestion des activités administratives 1 G Législation et affaires juridiques 2 G Rapports du coroner 3 G Lois, règlements et décrets gouvernementaux 3 G Avis et opinions juridiques 3 G Réclamations 3 G Mises en demeure, ordonnances et poursuites 3 G Jugements et sentences 3 G Contrats de biens capitalisables 3 G Baux et contrats de location de biens noncapitalisables 3 et de services professionnels G Ententes, accords et conventions 3 G Gestion des assurances 3 X1 Gestion des services aux usagers X Gestion de la santé et des services sociaux 1 X Gestion des services aux usagers 2 X Admission et contrôle des usagers 3 X Accueil 3 X Droits des usagers 3 X Archives médicales 3 X Dossier de l'usager 4 N.R. X Trousse médico-légale 4 * X Dossier de l usager volet imagerie 4 médicale * X Dossier de l usager volet lames et blocs des laboratoires de biologie médicale 4 * X Dossier de l usager volet copies d ordonnances et de rapports des 4 laboratoires de biologie médicale * X Recherche d'antécédents sociobiologiques 4 N.R. X Tutelle d un usager mineur 4 X Dossier de l'usager (Loi sur la protection de la jeunesse) 4 11

17 * * * * * * * * * * * * X Dossier de l'usager - Signalement 5 non retenu X Dossier de l'usager - Sécurité et développement non compromis 5 X Dossier de l'usager - Sécurité et 5 développement compromis X Jeunes en milieux résidentiels 5 X Dossier de l'usager (Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents) 4 X Dossier de l'usager - 5 Acquittement X Dossier de l'usager - Retrait, rejet 5 ou suspension d'inculpation X Dossier de l'usager - Mesures de 5 rechange ou arrêt d'intervention X Dossier de l'usager - Acte 5 criminel, infraction sommaire ou renvoi X Dossier de l'usager - adoption 4 X Dossier des ressources à la clientèle 4 X Offres de services 5 X Ressources d'hébergement 5 utilisées X Cas litigieux relatifs aux familles 5 d accueil X Dossier de groupe 4 X Dossier communautaire 4 X Dossier des entreprises (CLSC) 4 X Dossier des travailleurs d une entreprise 4 (CLSC) X Analyse de postes lors de demandes de retrait préventif 4 X Fiches de demande de services (CLSC) 4 N.R. X Fiches de demandes d information 4 (CLSC) X Fiches de périnatalité 4 X Fiches d'info-santé 4 * X Index et registre des usagers (numériques 4 et alphabétiques) X Index des maladies 4 X Index des interventions chirurgicales 4 X Index des médecins et des dentistes 4 X Données statistiques périodiques 4 X Données statistiques annuelles 4 X Registre des admissions 4 N.R. X Registre des sujets d essais cliniques 4 * X Registre des naissances, registre des 4 décès et registre du bloc opératoire X Registre de sortie des usagers 4 X Registre des transferts 4 X Registre des transactions 4 X Registre des services externes à des fins 4 de diagnostic X Registre des services en santé scolaire 4 * X Banque de sang (registres, cardex, 4 rapports) X Fichier de vaccination 4 * X Maladies à déclaration obligatoire 4 X Dossier de plaintes des usagers 3 12

18 X Enseignement aux usagers 3 X Bénévolat 3 X Plan d'urgence en matière de sécurité publique 3 X Données sur les caractéristiques du territoire et 3 de la population X Gestion des services et des programmes de 3 l'établissement X Évaluation des services et programmes 3 X2 Gestion des actes professionnels X Gestion de la santé et des services sociaux 1 X Gestion des actes professionnels 2 X Dossiers professionnels des médecins, dentistes 3 et pharmaciens N.R. X Rémunération à l acte 3 X Dossiers professionnels des sages-femmes 3 X Administration reliée aux actes professionnels 3 * X3 Gestion de la recherche et de l'enseignement X Gestion de la santé et des services sociaux 1 X Gestion de la recherche et de l'enseignement 2 X Étude, recherche et développement 3 X Affiliation universitaire 3 13

19 SECTION 4 LES RÈGLES DE CONSERVATION ET D ÉLIMINATION DES DOCUMENTS

20 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G1 - Gestion interne administrative G Gestion des activités administratives Documents relatifs à la gestion des activités administratives de l'établissement. G Gestion interne administrative Documents relatifs à l'organisation et à la gestion interne de l'établissement. G Documents constitutifs Documents relatifs à la loi constitutive, à l'histoire de l'établissement, à la charte, au sceau, au logo, aux lettres patentes, au permis d'exploitation, aux mandats, à l'agrément, aux armoiries, à la devise et au drapeau de l'établissement CON DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. G Organisation administrative Documents relatifs aux plans d'organisation administrative, aux administrateurs et aux cadres, à la structure et aux organigrammes, au partage des pouvoirs, à la délégation d'autorité et à l'autorisation de signature de l'établissement CON DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. G Administration provisoire (tutelle) Documents relatifs à la mise sous tutelle de l établissement en vertu de la Loi sur les services de santé et les services sociaux CON DÉT COMMENTAIRES : AC : jusqu à la fin de l administration provisoire. AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 15

21 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G Planification administrative Documents relatifs aux orientations, aux priorités, aux objectifs et aux échéanciers de l'établissement CON DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. G Direction administrative Documents relatifs à la direction administrative de l'établissement, aux politiques, aux procédures, aux directives et aux normes de l'organisme ainsi qu'aux réunions et comités administratifs internes et externes de l'établissement. G Politiques, directives, procédures et normes Documents relatifs aux politiques, aux directives, aux procédures et aux normes de l'établissement TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver seulement ce qui est établi par l'établissement. COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. VOIR AUSSI : la règle X G Communiqués, guides et fiches techniques produits par les associations d'établissements G Assemblée publique et conseil d'administration Documents relatifs aux communiqués, guides et fiches techniques produits par les associations d'établissements. Documents relatifs à l'assemblée publique et au Conseil d'administration, à l'avis de convocation, aux mandats, à l'ordre du jour, aux règlements internes et aux règlements généraux, aux membres, aux élections et aux procès-verbaux DÉT DÉT COMMENTAIRES: AC: tant qu'utile. 1* 4 TRI 1 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les documents sur la constitution du conseil, les membres, les règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les documents déposés officiellement, les comptes rendus, les rapports et l'index cumulatif (ou à défaut les index). COMMENTAIRES: AC: (*) 1 an à l'actif, sauf pour les règlements internes et généraux : jusqu'à remplacement par une nouvelle version, par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les colonnes SA, IN et Critères de tri et commentaires. AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 16

22 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G Comités, réunions internes et conseils professionnels Documents relatifs aux comités, réunions internes et conseils professionnels, aux ordres du jour, aux avis de convocation, aux nominations, aux mandats, aux calendriers de réunions, aux procès-verbaux et à la composition de ces comités (Conseil multidisciplinaire, Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens, Conseil des infirmières et infirmiers). 1 4 TRI 1 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: pour les comités statutaires ou formés par le conseil d'administration, conserver les documents sur la constitution du comité, les règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les documents déposés officiellement, les comptes rendus, les rapports et l'index cumulatif (ou à défaut les index). Pour les autres comités, conserver les procès-verbaux ou les comptes rendus. G Comité des usagers Documents relatifs au comité des usagers. 1 4 TRI 1 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les règlements, les procès-verbaux et les rapports d'activités. G Contrôle interne administratif G Études organisationnelles Documents relatifs aux études organisationnelles, au rapport annuel, aux rapports d'activités, aux statistiques et au programme d'appréciation de la qualité (agrément) de l'établissement. Documents relatifs aux études organisationnelles de l'établissement. 2 0 TRI 2 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver le rapport final. G Rapport annuel de l'établissement Documents relatifs à la préparation du rapport annuel de l'établissement ainsi que le rapport annuel. 2 0 TRI 2 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver le rapport final. G Rapports et statistiques sur les activités et les services rendus Documents relatifs aux rapports et statistiques sur les activités et les services rendus par l'établissement. 2 3 TRI 2 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les rapports et les statistiques officielles annuels ou de périodicité plus fréquente en l'absence de données annuelles. AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 17

23 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G Programme d'appréciation de la qualité (agrément) Documents relatifs au programme d'appréciation de la qualité (agrément) de gestion interne de l'établissement TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les rapports et les recommandations. COMMENTAIRES: AC: durée du programme. AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 18

24 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G2 - Gestion des ressources informationnelles G Gestion des activités administratives Documents relatifs à la gestion des activités administratives de l'établissement. G Gestion des ressources informationnelles Documents relatifs à l'organisation, à la planification et au contrôle des activités reliées à la gestion des documents de l'établissement, depuis leur création jusqu'à leur conservation et à leur élimination. G Création, reproduction et destruction des documents Documents relatifs à la création, à la reproduction et à la traduction des documents de l'établissement. 1 4 TRI 1 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver, après le 1er janvier 1994, les désignations de personnes autorisées et les déclarations de reproduction de documents (art à 2842 du Code civil du Québec) ; avant le 1er janvier 1994, conserver les désignations de personnes autorisées et les déclarations de reproduction et de destruction de documents (Loi sur la preuve photographique des documents, L.R.Q., c. P-22,alors en vigueur). G Système de gestion documentaire Documents relatifs au système de gestion documentaire (plan de classification, calendrier de conservation et liste des documents essentiels), à l'analyse des besoins, au développement, à la mise à jour, à la mise en oeuvre et à l'utilisation du système de gestion documentaire de l'établissement TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver le plan de classification, les calendriers de conservation approuvés, la liste des documents inactifs au sens de l'art. 52 de la Loi sur les archives, l'inventaire à jour des archives ou, à défaut, les inventaires partiels et les bordereaux de versement, l'index cumulatif ou, à défaut, les index partiels. COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. VOIR AUSSI : la règle G pour la documentation des systèmes informatiques. AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 19

25 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G Accès à l'information Documents relatifs à l'accès aux documents, à la circulation des documents, à la déclaration des fichiers de renseignements personnels et à la protection des renseignements personnels DÉT DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. G Demandes d'accès aux documents administratifs et aux renseignements personnels G Registre des communications G Informatique et bureautique Documents relatifs aux demandes d'accès aux documents administratifs et aux renseignements personnels de l'établissement. Documents relatifs aux communications des documents administratifs et des données nominatives sur support papier ou électronique selon la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. Documents relatifs à l'informatique et à la bureautique, à l'analyse des besoins, au développement, à l'utilisation, à la sécurité, à l'évolution et à l'entretien des systèmes informatiques et bureautiques de l'établissement TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les décisions de la Commission d'accès ou d'un tribunal compétent en ce qui a trait à l'établissement. 1 3 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'au règlement de la demande. VOIR AUSSI : X pour les demandes d'accès aux dossiers des usagers TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les documents nécessaires à la compréhension et à l'utilisation des systèmes et des logiciels développés par l'établissement tels que l'analyse fonctionnelle, le modèle conceptuel de données et de traitement, les guides, de même que tout autre document nécessaire à l'utilisation des systèmes générant des données à conserver en permanence par l'établissement. COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. G Communications Documents relatifs aux moyens de communication, à l'installation, aux études, aux recherches, à l'évaluation des équipements et des lignes téléphoniques, aux appels téléphoniques DÉT DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. VOIR AUSSI : la règle G pour les pièces justificatives et les factures. AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 20

26 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G Courrier et messagerie Documents relatifs à la description des systèmes de courrier et de messagerie internes et externes de l'établissement et aux procédures d'utilisation DÉT DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. VOIR AUSSI : la règle G pour les pièces justificatives et les factures. G Documentation de référence G Gestion de la documentation de référence Dépliants, périodiques, articles, livres utilisés comme sources d'information. Documents relatifs à l'acquisition, au traitement, à l'accès et à la circulation de la documentation de référence, tels la justification des choix, les procédures de traitement, le fichier et l'index y donnant accès DÉT DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à mise à jour ou remplacement. Noter que la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1, art. 2) ne concerne pas les imprimés qui, eux, sont régis par la Loi sur la Bibliothèque nationale du Québec (L.R.Q., c. B-2.1) DÉT DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à mise à jour ou remplacement. AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 21

27 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G3 - Relations publiques G Gestion des activités administratives Documents relatifs à la gestion des activités administratives de l'établissement. G Relations publiques Documents relatifs aux relations publiques de l'établissement. G Demandes de renseignements Documents relatifs aux demandes de renseignements. 2 0 TRI 2 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les compilations annuelles et statistiques. G Civilités Documents relatifs aux remerciements, aux félicitations, aux souhaits et aux condoléances. 1 0 DÉT 1 0 DÉT G Événements officiels, discours et allocutions Documents relatifs aux événements officiels, aux invitations, aux colloques, aux congrès, aux conférences, aux inaugurations, aux réceptions, aux allocutions et discours auxquels participent le personnel et les administrateurs à titre de représentant de l'établissement ainsi que ceux organisés par l'établissement. 1 4 TRI 1 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver le programme, le texte des discours et conférences, la liste des invités, le protocole, le registre des signatures, les notes biographiques, les photographies, les comptes rendus de rencontres, les procès-verbaux, les rapports et tout document significatif témoignant des événements organisés par l'établissement. G Communications et publicité Documents relatifs aux plans de communication, aux campagnes publicitaires et à la promotion, à l'identification visuelle et aux publications de l'établissement TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les plans de communication, les documents promotionnels (affiches, etc.), les programmes, les comptes rendus et les rapports d'activités et de campagnes, les statistiques, un exemplaire de chaque publication. COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. VOIR AUSSI : la règle X pour les publications scientifiques AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 22

28 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G Relations avec les médias Documents relatifs aux relations de l'établissement avec les médias de la presse écrite et électronique tels les communiqués de presse, le texte des conférences de presse et les entrevues de l'établissement. 2 0 TRI 2 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les communiqués de presse, le texte des conférences de presse et les entrevues de l'établissement. G Relations avec les associations et les ordres professionnels Documents relatifs aux relations avec les associations et les ordres professionnels, au rapport d'évaluation et aux visites des ordres professionnels. 2 3 TRI 2 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les documents qui engagent l'établissement, tels les rapports de visite et les rapports d'évaluation. G Relations avec des organismes extérieurs Documents relatifs aux relations avec les ministères, les organismes du gouvernement du Québec et du Canada et des provinces et territoires, les sociétés d'état du Québec, les organismes publics et parapublics québécois, les organismes internationaux, les organismes de promotion, les organismes privés ou sans but lucratif, les associations et les entreprises. 2 0 TRI 2 0 DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les avis publics produits par l'établissement, les communiqués, les prises de position et tout document significatif témoignant des événements organisés par l'établissement ou relatif à l'appartenance de l'établissement à un groupe d'organismes de même nature (association d'établissements). G Participation à des Documents relatifs à la comités, commissions, participation à des comités, à des réunions, rencontres réunions, à des commissions et à des rencontres TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les documents qui engagent l'établissement. COMMENTAIRES: AC: jusqu'à la fin du projet ou de l'activité. G Fondation et corporation propriétaire Documents relatifs aux activités de la fondation rattachée à l'établissement de santé et de services sociaux et à la corporation propriétaire TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les documents présentant un intérêt historique, par exemple les documents constitutifs, les procès-verbaux, les rapports, etc. COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 23

29 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G4 - Gestion des ressources humaines G Gestion des activités administratives Documents relatifs à la gestion des activités administratives de l'établissement. G Gestion des ressources humaines Documents relatifs à la gestion des ressources humaines, aux conditions de travail, aux avantages sociaux et aux relations de travail dans l'établissement. G Gestion des effectifs Documents relatifs aux effectifs, au registre des postes, aux tableaux des effectifs, à la structure des postes et aux caractéristiques des postes de l'établissement TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les analyses et les rapports ayant conduit à la création, au transfert et à l'abolition d'un poste, le registre des postes. COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. G Dotation en personnel Documents relatifs à la dotation en personnel, au recrutement, aux concours, au programme d'embauche, aux mutations internes, à l'affichage de postes et aux demandes d'emplois. 2* 0 DÉT 1 0 DÉT COMMENTAIRES: AC: (*) 2 ans ou jusqu'au règlement ou jugement pour les documents relatifs aux décisions de l'établissement faisant l'objet d'une procédure de grief ou d'une décision judiciaire. G Descriptions de tâches Documents relatifs aux descriptions de tâches en vigueur dans l'établissement DÉT DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. G Dossier de l'employé - volet administratif Documents relatifs au contenu et aux diverses opérations administratives concernant la gestion du dossier d'un employé de l'établissement TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver 10% des dossiers du personnel ou conserver les dossiers des employés nés aux années 1 de chaque décennie. COMMENTAIRES: AC: jusqu'au départ de l'employé. AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 24

30 N o de ligne Titre de la série de dossiers (ou du dossier, le cas échéant) Support Principal Secondaire Durée de conservation en année AC SA IN AC SA IN Remarques additionnelles G Dossier de l'employé - volet rémunération Documents relatifs au contenu et aux diverses opérations liées au volet rémunération concernant la gestion du dossier d'un employé de l'établissement. G Dossier de l'employé Documents relatifs au dossier de volet santé santé de l'employé et au dossier d'accidents de travail des employés de l'établissement. 888 * DÉT DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'au départ de l'employé. SA: (*) conserver les dossiers des employés jusqu'à ce qu'ils aient atteint l'âge de 75 ans ou 5 ans à compter de leur retraite ou de leur décès. Il est important d'observer une durée de 75 ans d'âge de l'employé ou de 5 ans à compter de sa retraite ou de son décès pour les documents concernant les variations et les coupures de salaire. 888 * DÉT DÉT COMMENTAIRES: AC: jusqu'au départ de l'employé. SA: (*) s'assurer de la conservation du dossier médical d'un travailleur pendant une période d'au moins 20 ans après la fin de l'emploi du travailleur ou 40 ans après le début de l'emploi, selon la plus longue durée. FLR : L.R.Q., S-2.1, art. 127 (5). G Registre des accidents de travail sans perte de temps Documents relatifs aux accidents de travail qui ne rendent pas le travailleur incapable d exercer son emploi 1 0 CON COMMENTAIRES : DESCRIPTION : registre confirmant les accidents de travail survenus et comportant la signature du travailleur accidenté. FLR : Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles, L.R.Q., c. A-3.001, art G Stages dans l'organisation Documents relatifs aux stages dans l'organisation, aux demandes de stages, à la banque de stages, aux dossiers de stagiaires TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les plans et les rapports de stage. COMMENTAIRES: AC: jusqu'à remplacement par une nouvelle version; par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les remarques additionnelles. G Évaluation des ressources humaines Documents relatifs à l'organisation de la carrière du personnel, aux programmes et au guide d'évaluation, aux règles de rendement du personnel et aux mesures disciplinaires de l'établissement. Les documents qui concernent un employé sont classés dans son dossier TRI DÉT CRITÈRES DE TRI: TRI: conserver les programmes établis par l'établissement. COMMENTAIRES: AC: durée du programme. AC: Actif VA: Voir aussi 888: Jusqu'au dénouement CON: Conserver SA: Semi-actif IN: Inactif 999: Jusqu'au remplacement par une DÉT: Détruire nouvelle version FLR: Fondements légaux et réglementaires TRI: Trier 25