WebEx One-Click. Manuel de l'utilisateur 2.20

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1 WebEx One-Click Manuel de l'utilisateur 2.20

2 Copyright Cisco et/ou ses affiliés. Tous droits réservés. WEBEX, CISCO, Cisco WebEx, le logo CISCO logo et le logo Cisco WebEx logo sont des marques de commerce ou des marques déposées de Cisco et/ou de ses filiales aux États-Unis ou à l'étranger. Les marques tierces sont la propriété de leurs détenteurs respectifs. Acheteurs finaux du Gouvernement des États-Unis. La documentation et les services qui s'y rattachent sont considérés commes des "produits commerciaux", aux termes de la définition donnée par l'article 48 CFR paragraphe au sens des Règlements des Marchés Publics Fédéraux (FAR) et paragraphes à , nonobstant toute autre clause contactuelle FAR ou autre dans laquelle le présent accord peut être incorporé, que le consommateur devra fournir aux utilisateurs finaux du Gouvernement ou, si l'accord est direct, l'utilisateur final acquerra les services et la documentation uniquement avec les droits octroyés à tous les autres consommateurs finaux conformément aux conditions ci-incluses. L'utilisation des services ou de la documentation ou des deux constitue l'acceptation par le Gouvernement que les services et la documentation sont des produits commerciaux et constitue l'acceptation des droits et des conditions ci-incluses

3 Table des matières Chapitre 1 Présentation de WebEx One-Click... 3 Comprendre la version bureau... 4 Comprendre la version Web... 4 Chapitre 2 Installation et configuration des outils de productivité WebEx... 5 Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx... 5 Installation des outils de productivité WebEx... 7 Configurer les outils de productivité WebEx... 8 A propos de la boîte de dialogue Paramètres WebEx À propos de l'onglet Compte À propos de l'onglet Réunions instantanées À propos de l onglet Réunions programmées A propos de l'onglet One-Click A propos de l'onglet Outils désinstaller les outils de productivité WebEx Chapitre 3 Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Commencer ou prendre part à une réunion à partir du volet One-Click Ouvrir le volet WebEx One-Click Commencer une réunion à partir du volet One-Click Invitations en cours de réunion i

4 Prendre part à une réunion en cours à partir du volet One-Click Fermer le volet WebEx One-Click Commencer ou prendre part à une réunion à partir du panneau One-Click Commencer une réunion instantanée à partir de la barre des tâches One-Click WebEx 30 Commencer une réunion programmée à partir du panneau One-Click de WebEx Démarrer une réunion Conférence Personnelle depuis le menu de la barre des tâches WebEx One-Click Programmer une réunion à partir du menu de la barre des tâches WebEx One-Click Rejoindre une réunion à partir du menu de la barre des tâches WebEx One-Click Se connecter à vos ordinateurs distants à partir du menu Barre des tâches WebEx One-Click Obtenir des adresses électroniques ou des numéros de téléphone mobile en démarrant ou en rejoignant une réunion Obtenir des adresses électroniques ou des numéros de téléphones mobiles à partir d'un carnet d'adresses Microsoft Outlook ou Lotus Notes Obtenir des adresses électroniques à partir de l'historique des réunions Commencer une réunion One-Click à l aide d un raccourci d'outil de productivité Chapitre 4 Commencer une réunion One-Click sur le Web Démarrage d une réunion One-Click sur le Web À propos de la page de configuration One-Click Commencer une réunion One-Click sur le Web Commencer une réunion One-Click à partir de Meeting Center Index ii

5 Chapitre 1 1 Présentation de WebEx One-Click WebEx One-Click vous permet de démarrer instantanément une réunion à partir de votre bureau (en version bureau) ou de votre site de service WebEx (en version Web). Vous pouvez configurer une version ou les deux, selon vos besoins. Pour en savoir plus sur la version bureau de WebEx One-Click, voir Comprendre la version bureau (à la page 4). Pour en savoir plus sur la version Web de WebEx One-Click, voir Comprendre la version Web (à la page 4). Le tableau suivant montre des exemples des versions bureau et Web de One-Click. Pour en savoir plus sur une tâche particulière, cliquez sur «En savoir plus» dans la description de la tâche. WebEx One-Click Vous pouvez Comprendre la version bureau En savoir plus (à la page 4) Comprendre la version Web En savoir plus (à la page 4) Important : Pour utiliser WebEx One-Click, vous devez avoir un compte organisateur sur votre site. 3

6 Chapitre 1: Présentation de WebEx One-Click Comprendre la version bureau La version bureau de WebEx One-Click est un moyen simple de commencer et de prendre part à des réunions et d'envoyer des invitations sans vous connecter sur votre site ou parcourir des pages Web. WebEx One-Click vous permet de commencer des réunions directement depuis le volet One-Click ou d'autres applications du bureau telles que Microsoft Office, les navigateurs Web, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes et les logiciels de messagerie instantanée. One-Click vous permet également de programmer des réunions à l'aide de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes sans avoir à vous rendre sur votre site de service WebEx. One-Click s'intègre en outre à votre carnet d'adresses Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes, facilitant ainsi l'envoi d'invitations à vos contacts réguliers. L'utilisation de cette version nécessite le téléchargement des outils de productivité WebEx qui vous permettent de démarrer des réunions directement à partir de votre bureau, de Microsoft Outlook, d'ibm Lotus Notes, des applications Microsoft Office, de Microsoft Internet Explorer, de Firefox et de vos logiciels de messagerie instantanée. Si l'administrateur de votre site a autorisé l'option outils de productivité WebEx, ceux-ci sont généralement installés automatiquement, mais vous pouvez également les installer manuellement. Pour en savoir plus, voir Installer les outils de productivité WebEx (à la page 7). Pour en savoir plus, voir Utiliser le panneau WebEx One-Click et les raccourcis des outils de productivité (à la page 23). Comprendre la version Web La version Web de WebEx One-Click vous permet de démarrer une réunion One-Click à partir de votre site de service WebEx. Pour ce faire, vous n avez pas besoin de télécharger d application. Pour en savoir plus, voir Démarrer une réunion One-Click sur le Web (à la page 48). Contrairement à ce qui se passe pour la version bureau, vous ne pouvez pas prendre part aux réunions des autres organisateurs, ni envoyer d'invitations à partir de l'espace de réunion One-Click de votre site. 4

7 Chapitre 2 2 Installation et configuration des outils de productivité WebEx Vous pouvez installer les outils de productivité WebEx pour commencer ou prendre part à des réunions instantanément avec One-click, Microsoft Office, les navigateurs Internet, Microsoft Outlook, IBM Lotus Notes et les logiciels de messagerie instantanée, ou pour programmer des réunions avec Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes, sans avoir à vous rendre sur votre site de service WebEx. Après avoir installé les outils de productivité WebEx, vous pouvez vous connecter à votre compte WebEx et définir ses options, définir les options de réunion pour les réunions instantanées et programmées, définir les préférences du panneau One-Click et sélectionner les outils de productivité que vous utiliserez avec WebEx. Le tableau suivant décrit les caractéristiques de l'installation et de la configuration des options des outils de productivité WebEx : Installer les outils de productivité WebEx En savoir plus (à la page 7) Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx En savoir plus (à la page 5) Définir des options pour les outils de productivité WebEx En savoir plus (à la page 8) Installer les outils de productivité WebEx En savoir plus (à la page 22) Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir du menu Démarrer: Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > WebEx > Outils de productivité > Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. 5

8 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir du panneau One-Click: 1 Si le panneau One-Click n'est pas encore ouvert, effectuez une des opérations suivantes: Cliquez deux fois sur l'icône WebEx One-Click sur votre bureau. Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > WebEx > Outils de productivité > WebEx > One-Click. 2 Dans le panneau One-Click, cliquer sur Modifier les paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir de l'icône One-Click de la barre des tâches : 1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône One-Click de la barre des tâches. 2 Sélectionner Paramètres WebEx dans le menu. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes : Dans le menu WebEx, cliquer sur Paramètres de compte. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir de Microsoft Office: Dans Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, cliquer sur Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour ouvrir cette boîte de dialogue à partir des logiciels de messagerie instantanée: Cliquez sur WebEx > Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. 6

9 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Installation des outils de productivité WebEx Si l'administrateur de votre site a activé les options des outils de productivité WebEx pour votre site de service WebEx, tous les outils de productivité WebEx sont automatiquement installés sur votre site. De plus, dès que des nouvelles versions sont disponibles, les outils de productivité WebEx sont mis à jour automatiquement. Le processus d'installation installe tous les outils de productivité WebEx disponibles, cependant, vous pouvez à tout moment modifier vos préférences au sujet des applications à utiliser avec ces outils. Vous pouvez également modifier d'autres préférences de compte WebEx et de réunion en définissant des options dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 8). Si nécessaire, vous pouvez également télécharger et installer les outils de productivité WebEx manuellement. Avant d'installer les outils de productivité WebEx, assurez-vous que votre ordinateur dispose bien de la configuration minimale décrite ci-dessous: Microsoft Windows 2000, XP, 2003, Vista Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 ou 7.0, Firefox 3.0 ou supérieur Processeur Intel x86 (Pentium 400 MHz +) ou compatible JavaScript et cookies activés dans le navigateur Remarque : L'extension WebEx pour IBM Lotus Notes est intégrée à l'installation ou au téléchargement des outils de productivité WebEx seulement si l'administrateur de votre site a activé l'option Lotus Notes pour le site. Pour installer les outils de productivité WebEx à partir de la page Configuration des outils de productivité: 1 Connectez-vous à votre site de service WebEx. 2 Cliquez sur Mon WebEx> Configuration des outils de productivité (barre de navigation de gauche). La page Configuration des outils de productivité s'affiche. 3 En enregistrant sur votre bureau, cliquez sur Télécharger les outils de productivité. La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît. 4 Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur. Le nom du fichier d installation est suivi d une extension.msi. 5 Exécutez le fichier d installation et suivez les instructions. 7

10 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Une fois l installation terminée, connectez-vous à l aide de vos informations de compte WebEx et vérifiez les paramètres dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 8). Pour installer les outils de productivité WebEx à partir de la page Téléchargements: 1 Connectez-vous à votre site de service WebEx. 2 Dans la barre de navigation de gauche, cliquer sur Assistance, puis sur Téléchargements. 3 Dans la page Téléchargements, à côté du titre Outils de productivité WebEx, cliquez sur Télécharger maintenant. La boîte de dialogue Télécharger fichier apparaît. 4 Enregistrez le programme d'installation sur votre ordinateur. Le nom du fichier d installation est suivi d une extension.msi. 5 Exécutez le fichier d installation et suivez les instructions. Une fois l installation terminée, vous pouvez vous connecter à l aide de vos informations de compte WebEx et vérifier les paramètres dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 8). Remarque : Les administrateurs système peuvent également effectuer des installations en masse sur les ordinateurs de leur site. Pour en savoir plus, consulter Guide d'administrateur IT pour le déploiement en masse des outils de productivité sur Configurer les outils de productivité WebEx Pour configurer les options des outils de productivité WebEx : 1 Ouvrir la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir la boîte de dialogue Paramètres WebEx (à la page 5). 8

11 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 2 Dans l onglet Compte, connectez-vous à votre compte en spécifiant l URL pour votre site de service WebEx et en entrant votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Pour en savoir plus, voir À propos de l onglet Compte (à la page 14). 3 Cliquez sur Appliquer. 4 Cliquez sur l onglet Réunions instantanées. 9

12 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 5 Spécifiez les options des réunions commencées instantanément à partir du volet One-Click, de Microsoft Office, des navigateurs, des logiciels de messagerie instantanée, des menus contextuels et de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes. Pour des informations complémentaires, voir À propos de l onglet Réunions instantanées (à la page 15). 6 Cliquez sur l onglet Réunions programmées. 10

13 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 7 Spécifiez les options des réunions programmées à partir de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes. Pour des informations complémentaires, voir À propos de l onglet Réunions programmées (à la page 17). 8 Cliquez sur l onglet One-Click. 9 Spécifiez les options pour le volet One-Click. Pour des informations complémentaires, voir À propos de l onglet One-Click (à la page 20). 10 Cliquez sur l onglet Outils. 11

14 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Sélectionnez les applications avec lesquelles utiliser les extensions WebEx. Pour en savoir plus, voir À propos de l onglet Outils (à la page 21). A propos de la boîte de dialogue Paramètres WebEx Pour accéder à cette boîte de dialogue Pour accéder à cette boîte de dialogue à partir du menu Démarrer : Cliquer sur Commencer > Programmes > WebEx > Outils de Productivité > Désinstaller. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à cette boîte de dialogue à partir du panneau One-Click: 1 Si le panneau One-Click n'est pas encore ouvert, effectuez une des opérations suivantes: Cliquez deux fois sur l'icône WebEx One-Click sur votre bureau. 12

15 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes > WebEx > Outils de productivité > WebEx > One-Click. 2 Dans le panneau One-Click, cliquer sur Modifier les paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à cà la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de l'icône One-Click de la barre des tâches: 1 Cliquez avec le bouton droit sur l'icône One-Click de la barre des tâches. 2 Sélectionner Paramètres WebEx dans le menu. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes : Dans le menu WebEx, cliquer sur Paramètres de compte. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir de Microsoft Office: Dans Microsoft Word, Microsoft Excel ou Microsoft PowerPoint, cliquer sur Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour accéder à la boîte de dialogue Paramètres WebEx à partir des logiciels de messagerie instantanée: Cliquez sur >Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Onglets dans cette boîte de dialogue La boîte de dialogue Paramètres WebEx contient les onglets suivants : Compte En savoir plus... (à la page 14) Réunion instantanée En savoir plus... (à la page 15) 13

16 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Réunion Programmée En savoir plus... (à la page 17) One-Click En savoir plus... (à la page 20) Outils En savoir plus... (à la page 21) À propos de l'onglet Compte Les options de compte vous permettent de vous connecter à votre site de service WebEx avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Utilisez l option... URL du site Nom d'utilisateur Mot de passe Mémoriser mon mot de passe Mot de passe oublié Changer de mot de passe Langue Langue Fuseau horaire Changer les paramètres du site Web de service WebEx Actualiser Pour... Entrer l'url du site de service WebEx à partir duquel les outils de productivité ont été installés. Entrer le nom d'utilisateur pour un compte d'organisateur sur votre site de service WebEx. Entrer le mot de passe du compte d'organisateur sur votre site de service WebEx. Enregistrer le nom d'utilisateur et le mot de passe que vous avez entrés afin de ne pas avoir besoin d'entrer votre nom d'utilisateur et l'url du site la prochaine fois que vous vous connecterez. Ouvrir la page Aide à la connexion sur le site de service WebEx afin d'obtenir un rappel de votre mot de passe. Ouvrir une boîte de dialogue permettant de spécifier un nouveau mot de passe. Vérifier la langue actuellement sélectionnée pour votre site de service WebEx. Vérifier le pays ou les paramètres locaux actuellement sélectionnés pour votre site de service WebEx. Vérifier le fuseau horaire actuellement sélectionné pour votre site de service WebEx. Ouvrir la page Mon WebEx > Mon profil sur votre site de service WebEx et apporter des changements à votre profil. Actualiser la boîte de dialogue Paramètres WebEx avec les paramètres les plus récents du site de service WebEx. 14

17 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx À propos de l'onglet Réunions instantanées Les options des réunions instantanées affectent les réunions commencées instantanément à partir du volet One-Click, de Microsoft Office, des navigateurs, des logiciels de messagerie instantanée, des menus contextuels et de Microsoft Outlook ou d'ibm Lotus Notes. Utilisez cette option... Type de service Sujet de la réunion Pour... Sélectionner le type de session Webex pour laquelle vous souhaitez commencer une réunion. Cette option énumère uniquement les types de sessions disponibles pour votre site et votre compte utilisateur. Entrer le sujet ou l intitulé de la réunion. Mot de passe de la réunion Afficher cette réunion sur le site WebEx Lister session d assistance dans Salle de réunion personnelle Demander mon approbation lorsque quelqu un rejoint la réunion Demander aux participants d entrer le mot de passe défini pour prendre part à votre réunion. Le site peut exiger que chaque mot de passe réponde à des critères de sécurité tels qu une longueur minimale et un nombre minimal de lettres, chiffres ou caractères spéciaux. Inclure cette réunion dans le calendrier de réunion sur le site de service WebEx. Disponible pour les réunions, les réunions de vente et les sessions de formation uniquement. Inclut cette session d'assistance dans votre liste de réunion dans votre Salle de réunion personnelle sur le site de service WebEx. Disponible uniquement pour les sessions d'assistance. Indiquer que la boîte de dialogue Demande de participation apparaisse sur votre écran lorsque quelqu un essaie de se joindre à la réunion. Disponible uniquement pour les sessions d'assistance. 15

18 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx 16 Utilisez cette option... Pour... Type de conférence Sélectionner le type de téléconférence à utiliser : Aucune : La réunion n inclut aucune téléconférence ou elle inclut une téléconférence pour laquelle vous informerez les participants par une voie autre que votre service de réunion. WebEx Audio : Indique que la réunion WebEx inclut une audioconférence WebEx permettant d'utiliser votre téléphone ou votre ordinateur comme périphérique audio pour participer à une réunion. Si vous sélectionnez cette option, choisir l une des options suivantes pour WebEx Audio : Afficher les numéros d'appel globaux : Sélectionner si vous souhaitez fournir une liste de numéros comme les numéros gratuits ou locaux que les invités d autres pays peuvent appeler pour se joindre à la téléconférence. Les participants reçoivent un appel en retour : Si la réunion comprend une téléconférence intégrée par rétro connexion, à laquelle les participants prennent part en donnant leur numéro de téléphone et en recevant un appel en retour. Les participants peuvent également se joindre à une téléconférence avant son heure de début: Permet aux participants d'appeler ou de rejoindre une conférence WebEx audio avant l'heure de début de la réunion. Remarque : Après avoir démarré une réunion, les participants ont le choix de rejoindre en utilisant leur ordinateur comme périphérique audio, en utilisant la voix sur IP, ou d'utiliser leur téléphone comme périphérique audio. Audioconférence Cisco Unified MeetingPlace : Indique que la réunion inclut une conférence audio intégrée avec votre compte de conférence Cisco Unified MeetingPlace audio. Si vous sélectionnez cette option, choisissez le type de conférence : Les invités appellent : Sélectionner si vous souhaitez que les clients appellent un numéro pour rejoindre Les participants reçoivent un appel en retour : Sélectionner si vous souhaitez que les clients entrent un numéro et reçoivent un rappel du service de conférence. Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir un appel du service de conférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une audioconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion toujours disponible dans la fenêtre Réunion. Remarque : L'option Conférence Cisco Unified MeetingPlace Audio est disponible uniquement si vous possédez un compte Cisco Unified MeetingPlace. Autre téléconférence : Indique que la réunion inclut une téléconférence fournie par un autre prestataire. Les instructions que vous entrez dans la zone de texte s'affichent automatiquement sur l'écran des participants dès qu'il rejoignent la réunion. Conseil : Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir les appels du service de téléconférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une téléconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion qui est toujours disponible dans la fenêtre Réunion.

19 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Utilisez cette option... Code de suivi ID réunion CUVC Pour... Identifier un service, un projet ou d autres informations que votre organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi peuvent être en option ou requis, selon la configuration choisie par l administrateur de votre site. Si l'administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, sélectionnez le code dans la liste déroulante appropriée. (Intégration CUVC pour Meeting Center uniquement) Entrez une URL personnalisée pour créer une salle de réunions virtuelle dans laquelle vous pouvez utiliser Cisco Unified Video. Si vous laissez cette case vide, l'identifiant WebEx Meeting est utilisé par défaut. Lorsque vous commencez une réunion WebEx, le panneau de CUVC Video s'affiche automatiquement. À propos de l onglet Réunions programmées Les options des réunions programmées affectent les réunions programmées à partir de Microsoft Office ou d'ibm Lotus Notes. Utilisez cette option... Type de service Sujet de la réunion Pour... Sélectionnez le type de réunion WebEx que vous souhaitez programmer. En plus des types de réunion standard, la liste peut inclure une ou plusieurs des options suivantes, selon les paramètres de votre site : Conférence Personnelle : Vous permet de programmer une réunion Conférence Personnelle qui commence avec une partie audio et qui inclut automatiquement une partie en ligne que vous pourrez rejoindre plus tard. Vous devez disposer d'au moins un numéro de compte Conférence Personnelle indiqué dans la page Conférence Personnelle de > Mon WebEx pour pouvoir utiliser ce type de réunion. Conférence Personnelle MeetingPlaceVous permet de spécifier une Conférence Personnelle Cisco Unified MeetingPlace qui utilise votre compte de Conférence Cisco Unified MeetingPlace pour la conférence audio. Entrer le sujet ou l intitulé de la réunion. Mot de passe de la réunion Demander aux participants d entrer le mot de passe défini pour prendre part à votre réunion. Le site peut exiger que chaque mot de passe réponde à des critères de sécurité tels qu une longueur minimale et un nombre minimal de 17

20 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Utilisez cette option... Exclure le mot de passe de l invitation électronique Afficher cette réunion sur le site WebEx Pour... lettres, chiffres ou caractères spéciaux. Si vous avez sélectionné Conférence Personnelle comme type de réunion, le mot de passe par défaut est le code d'accès invité dans votre compte numéro de Conférence Personnelle (PCN) qui est indiqué pour cette réunion. Exclure le mot de passe de réunion du courrier électronique qui est envoyé à toutes les personnes invitées à votre réunion. Inclure cette réunion dans le calendrier de réunion sur le site de service WebEx. Disponible pour les réunions, les réunions de vente, les événements et les sessions de formation uniquement. Les invités peuvent participer à la réunion X minutes avant l'heure de début Autoriser les invités à accéder à la réunion un certain nombre de minutes avant l heure de début prévue. Remarque Si vous réglez cette option à 0 minutes, vous devez commencer la réunion pour que les invités puissent y accéder. Autorise des participants externes ID réunion CUVC Autoriser les invités connectés sur l'internet public à rejoindre votre réunion. Si décoché, seuls les invités faisant partie du même réseau peuvent rejoindre la réunion. Remarque : Cette option n'est pas disponible pour les utilisateurs Cisco Unified MeetingPlace. (Intégration CUVC pour Meeting Center uniquement) Entrez une URL personnalisée pour créer une salle de réunions virtuelle dans laquelle vous pouvez utiliser Cisco Unified Video. Si vous laissez cette case vide, l'identifiant de la réunion WebEx est utilisé par défaut. Lorsque vous commencez une réunion WebEx, le panneau de CUVC Video s'affiche automatiquement. Onglet Audio & Suivi Les options qui affectent les conférences audio et leur suivi. Utilisez cette option... Pour... Type de conférence Sélectionner le type de téléconférence à utiliser : Aucune : La réunion n inclut aucune téléconférence ou elle inclut une téléconférence pour laquelle vous informerez les participants par une voie autre que votre service de réunion. Téléconférence WebEx : Indique si la réunion comprend une téléconférence intégrée. Si vous sélectionnez cette option, choisissez l un des types de téléconférence suivants : Les participants reçoivent un appel en retour : Si la réunion comprend une téléconférence intégrée par rétro 18

21 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Utilisez cette option... Code de suivi Pour... connexion, à laquelle les participants prennent part en donnant leur numéro de téléphone et en recevant un appel en retour. Les participants peuvent également se joindre à une téléconférence avant son heure de début: Permet aux participants d'appeler ou de rejoindre une téléconférence avant l'heure de début de la réunion. Numéro de conférence personnel : Affiche les comptes conférence personnelle audio que vous avez paramétrés dans la zone de Conférence Personnelle de Mon WebEx. Sélectionnez le compte à associer à cette réunion. Vous pouvez créer jusqu'à trois comptes. Audioconférence Cisco Unified MeetingPlace : Indique que la réunion inclut une conférence audio intégrée avec votre compte de conférence Cisco Unified MeetingPlace audio. Si vous sélectionnez cette option, choisissez le type de conférence : Les invités appellent : Sélectionner si vous souhaitez que les clients appellent un numéro pour rejoindre Les participants reçoivent un appel en retour : Sélectionner si vous souhaitez que les clients entrent un numéro et reçoivent un rappel du service de conférence. Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir un appel du service de conférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une audioconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion toujours disponible dans la fenêtre Réunion. Remarque : L'option Conférence Cisco Unified MeetingPlace Audio est disponible uniquement si vous possédez un compte Cisco Unified MeetingPlace. Autre téléconférence : Indique que la réunion inclut une téléconférence fournie par un autre prestataire. Les instructions que vous entrez dans la zone de texte s'affichent automatiquement sur l'écran des participants dès qu'il rejoignent la réunion. Conseil : Un participant doit avoir une ligne téléphonique directe pour recevoir les appels du service de téléconférence. Cependant, un participant sans ligne téléphonique directe peut prendre part à une téléconférence en appelant un numéro de téléphone de connexion qui est toujours disponible dans la fenêtre Réunion. Identifier un service, un projet ou d autres informations que votre organisation souhaite associer à vos réunions. Les codes de suivi peuvent être en option ou requis, selon la configuration choisie par l administrateur de votre site. Si l'administrateur de votre site vous demande de sélectionner un code dans une liste prédéfinie, sélectionnez le code dans la liste déroulante appropriée. 19

22 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Onglet Inscription Des options qui affectent la manière dont les inscriptions des participants sont approuvées. Utilisez cette option... Exiger l'inscription des participants Accepter automatiquement toutes les inscriptions Pour... Spécifie que tous les participants doivent s'inscrire à la réunion, afin de leur autoriser ou de leur refuser l'accès à votre réunion. Un invité ne peut pas participer à la réunion tant que vous n avez pas accepté sa demande d inscription. Cette option est disponible uniquement si l'option Les invités peuvent se joindre à la réunion [x] minutes avant l'heure de débutn'est pas cochée. Accepter automatiquement toutes les demandes d inscription. Si cette option n'est pas sélectionnée, vous devez accepter les demandes d'inscription manuellement en utilisant les options de la page Participants inscrits du site de service WebEx. Cette option est disponible uniquement si l'option Les invités peuvent se joindre à la réunion [x] minutes avant l'heure de début n'est pas cochée et que l'option Demander l'inscription des invités est sélectionnée. Onglet Ressources Options qui contrôlent l'utilisation des ressources dans les réunions. Utilisez cette option... Modèles de l onglet Informations Exécuter automatiquement la présentation avant que l organisateur se joigne à la réunion Pour... Choisissez un modèle pour l'onglet Infos qui apparaît dans la zone d'affichage du contenu durant la réunion. L onglet Info contient des informations sur la réunion, y compris son organisateur, les numéros d appel de téléconférence et le code organisateur (pour l organisateur seulement). Remarque : Vous pouvez choisir un autre modèle uniquement si un ou plusieurs modèles d'onglet Infos sont disponibles dans votre service de réunion. Votre administrateur de site peut ajouter des modèles à votre service. Exécuter automatiquement une présentation que les invités peuvent visionner avant que l organisateur se joigne à la réunion. A propos de l'onglet One-Click 20 Les options One-Click affectent les fonctions du volet One-Click.

23 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Utilisez cette option... Reste affiché par-dessus le bureau Pour... Avoir le volet One-Click affiché par dessus chaque application ou programme ouvert sur votre ordinateur. Afficher l'icône One-Click dans la barre des tâches Afficher la fonction de programmation dans la fenêtre One-Click Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes Afficher l'icône One-Click dans la barre des tâches. Afficher les liens Commencer la réunion programmée et Programmer une réunion dans le panneau. L'un des liens vous emmène sur les pages correspondantes de votre site de service WebEx. Sélectionnez un programme de messagerie et de calendrier en tant que carnet d'adresse par défaut. WebEx One-click s'intègre avec le programme de messagerie que vous sélectionnez, ce qui permet d'obtenir facilement les adresses électroniques de vos contacts. Le fait de cliquer sur le volet WebEx One-Click ouvre un carnet d'adresse du programme de messagerie que vous sélectionnez ici. A propos de l'onglet Outils Les options de cet onglet déterminent les programmes auxquels les extensions et les raccourcis WebEx seront intégrés. Utilisez l option... Microsoft Outlook IBM Lotus Notes Utilisez WebEx avec Microsoft Office Afficher le bouton dans Internet Explorer Pour... Afficher les commandes et les boutons WebEx pour la programmation des réunions ou pour commencer des réunions One-Click avec Microsoft Outlook en utilisant les contacts et le calendrier d'outlook. Afficher les commandes et les boutons WebEx pour la programmation des réunions ou commencer des réunions One-Click avec IBM Lotus Notes en utilisant les contacts et le calendrier de ce programme. Afficher les boutons WebEx pour commencer une réunion One-Click et partager automatiquement un fichier sélectionné ou un document à partir des applications Microsoft Office suivantes: Excel PowerPoint Word Afficher un bouton WebEx qui vous permet de commencer des réunions One-Click à partir de la barre d'outils d'internet Explorer. Afficher dans les menus contextuels de Windows Affiche une commande WebEx qui vous permet de commencer une réunion One-Click et de partager automatiquement un fichier ou un 21

24 Chapitre 2: Installation et configuration des outils de productivité WebEx Utilisez l option... (nécessite un redémarrage) Utilisez WebEx avec Instant Messenger Afficher le bouton dans Firefox Pour... document sélectionné par un raccourci contextuel disponible dans l'explorateur Windows. Affiche des boutons et des commandes WebEx qui vous permettent de commencer une réunion One-Click à partir d'un logiciel de messagerie instantanée. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs des logiciels de messagerie instantanée suivants: AOL Google Talk Lotus Sametime Skype Windows Messenger Yahoo Messenger Affiche un bouton WebEx qui vous permet de commencer des réunions instantanées à partir de la barre d'outils de Firefox. désinstaller les outils de productivité WebEx Vous pouvez désinstaller les outils de productivité WebEx à tout moment. Pour désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant les commandes du menu Démarrer: 1 Cliquez sur Démarrer > Tous les programmes> WebEx > Outils de productivité > Désinstaller 2 Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx. Pour désinstaller les outils de productivité WebEx en utilisant le Panneau de configuration: 1 Cliquez sur Démarrer > Panneau de configuration. 2 Double-cliquez sur l'icône Ajout/suppression de programmes. 3 Cliquez sur Outils de productivité WebEx. 4 Cliquez sur Supprimer. 5 Cliquez sur Oui pour confirmer la désinstallation des outils de productivité WebEx. 22 Remarque : La désinstallation des outils de productivité supprime tous les outils de productivité et les raccourcis correspondants de votre ordinateur. Si vous voulez continuer à utiliser certains outils de productivité mais désactiver les autres, modifiez les options dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir Configurer les outils de productivité (à la page 8).

25 Chapitre 3 3 Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Version de bureau uniquement Une fois que les outils de productivité WebEx ont été téléchargés, le volet WebEx One-Click et les raccourcis des outils de productivité sont installés sur votre ordinateur. Le volet WebEx One-Click vous permet d'effectuer les actions suivantes : Commencer une réunion One-Click et inviter des participants à cette réunion en même temps. Prendre part à une réunion en cours organisée sur votre site de service WebEx. Modifier les paramètres de votre réunion One-Click. Obtenir rapidement les adresses électroniques des participants ou des organisateurs par le biais de l'extension pour Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes. Vous rendre rapidement sur votre site de service WebEx pour commencer une réunion programmée ou en programmer une. Les raccourcis de productivité vous permettent de commencer une réunion One-Click à partir des emplacements suivants: Le menu de raccourci (clic droit) de l'icône One-Click de la barre des tâches Microsoft Outlook et IBM Lotus Notes Les logiciels de messagerie instantanée tels que AOL Instant Messenger (AIM), Google Talk, Lotus Notes SameTime, Skype, Windows Messenger et Yahoo Messenger Votre navigateur (Internet Explorer et Firefox uniquement) 23

26 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Les applications Microsoft Office (disponibles pour les réunions, les réunions de vente et les sessions de formation uniquement) Le menu de raccourcis (clic droit) pour les applications ou les documents (disponible pour les réunions, les réunions de vente et les sessions de formation uniquement) Le tableau suivant décrit les fonctions du volet et des raccourcis One-Click. Pour en savoir plus sur une tâche particulière, cliquez sur «En savoir plus» dans la description de la tâche. Volet et raccourcis One-Click Options sur cette page.. gérer le volet One-Click En savoir plus (à la page 25) commencer ou prendre part à une réunion à partir du volet One-Click En savoir plus (à la page 26) obtenir les adresses ou les numéros de téléphone mobile lors de l'invitation des participants à une réunion En savoir plus... (à la page 36) commencer une réunion One-Click en utilisant un raccourci En savoir plus (à la page 39) Remarque : Pour en savoir plus sur l'installation des Outils de Productivité WebEx, voir Installer les Outils de Productivité WebEx (à la page 7). Commencer ou prendre part à une réunion à partir du volet One-Click Le tableau suivant décrit les fonctions des outils de productivité pour le lancement d'une réunion instantanée avec le volet One-Click et l'invitation de contacts à cette réunion. Pour en savoir plus sur une tâche particulière, cliquez sur «En savoir plus» dans la description de la tâche. 24

27 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Volet WebEx One-Click Vous pouvez ouvrir le panneau WebEx One-Click En savoir plus commencer une réunion à partir du volet WebEx One-Click En savoir plus (à la page 26) inviter des participants à une réunion en cours En savoir plus (à la page 27) prendre part à une réunion en cours à partir du panneau WebEx One-ClickEn savoir plus (à la page 28) fermer le volet WebEx One-Click En savoir plus (à la page 29) Ouvrir le volet WebEx One-Click Pour ouvrir le volet WebEx One-Click: Si vous avez fermé le volet One-Click, quelle qu'en soit la raison, vous pouvez l'ouvrir de l'une des manières suivantes : Cliquez deux fois sur l'icône WebEx One-Click sur votre bureau. Sélectionnez Démarrer > Programmes > WebEx > WebEx One-Click > WebEx One-Click. Faites un clic droit sur l'icône WebEx One-Click dans la barre des tâches, puis cliquez sur Ouvrir One-Click. Si vous n'avez pas spécifié l'option qui permet au logiciel de mémoriser votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, entrez les informations de compte WebEx requises dans l'onglet Compte de la boîte de dialogue Paramètres WebEx, puis cliquez sur OK. Pour en savoir plus sur les paramètres des outils de productivité WebEx, voir Paramétrer les outils de production WebEx (à la page 8). 25

28 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Commencer une réunion à partir du volet One-Click Vous pouvez utiliser le volet WebEx One-Click pour commencer une réunion One-Click et pour envoyer des messages électroniques d'invitation aux personnes qui vous souhaitez inviter à cette réunion. Avant de commencer une réunion, vous pouvez passer en revue ou modifier vos options de réunion dans la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour en savoir plus, voir A propos de la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Pour commencer une réunion à partir du volet WebEx One-Click: 1 Ouvrez le volet WebEx One-Click. Pour en savoir plus, voir Ouvrir le panneau WebEx One-Click (à la page 25). 2 Optionnel. Inviter des participants à la réunion en entrant des contacts à partir de votre carnet d'adresse Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes ou du téléphone portable en entrant leurs adresses électroniques ou numéros de téléphone mobile dans la zone de texte. Pour plus de détails, voir Obtenir des adresses électroniques ou des numéros de téléphone portable à partir d un carnet d adresses Microsoft Outlook ou Lotus Notes (à la page 37). Conseil : Vous pouvez inviter jusqu à 16 participants à la fois. Utiliser les points-virgules pour séparer les adresses électroniques et les numéros de téléphone. Vous pouvez inviter des participants supplémentaires après avoir commencé la réunion. Pour en savoir plus, voir Inviter des participants à une réunion en cours (à la page 27). 3 Cliquez sur Commencer la réunion. Après bref processus d'installation, vous vous retrouvez dans la réunion, et les participants invités reçoivent leur message électronique d'invitation. Si vous avez invité quelqu un à l aide de son adresse électronique, cette personne doit entrer son nom sur la page Prendre part à une réunion avant de pouvoir accéder à l espace de réunion. Si vous avez invité un participant à l'aide du nom du participant à partir de votre carnet d'adresses Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes, WebEx One-Click identifie le participant, et le participant peut rejoindre la réunion immédiatement. 4 En fonction des paramètres que vous avez définis, la boîte de dialogue Demande de participation peut apparaître et demander votre approbation pour les demandes de participation. L illustration qui suit montre un exemple. 26

29 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Sélectionnez l une des trois options d approbation, puis cliquez sur Accepter ou Rejeter selon le cas. Remarque : Si l administrateur de votre site spécifie que votre approbation est nécessaire pour chacune de vos réunions One-Click, la boîte de dialogue Demande de participation n affiche que les options Accepter et Rejeter. Invitations en cours de réunion Après avoir commencé une réunion One-Click, vous pouvez inviter des participants à l'aide du volet One-Click. Pour inviter des invités à une réunion en cours : Dans le panneau One-Click, entrer les contacts de votre carnet d'adresses Outlook ou taper leur adresse électronique dans la zone de texte, puis cliquer sur Inviter à la réunion. L illustration qui suit montre un exemple. 27

30 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Prendre part à une réunion en cours à partir du volet One-Click Vous pouvez utiliser le panneau WebEx One-Click pour prendre part aux réunions organisées sur votre site de service WebEx. Pour prendre part à une réunion à partir du volet WebEx One-Click : 1 Ouvrez le volet WebEx One-Click. Pour en savoir plus, voir Ouvrir le panneau WebEx One-Click (à la page 25). 2 Entrer l'adresse électronique de l'organisateur ou le numéro de réunion dans la zone de texte, puis cliquer sur Prendre part à la réunion. Pour en savoir plus, voir Obtenir des adresses électroniques en commençant ou en rejoignant une réunion (à la page 36). Après avoir entré le numéro de la réunion, l'adresse électronique de l'organisateur ou le nom d'un contact de votre carnet d'adresses Microsoft Outlook ou Lotus Notes, cliquer sur Prendre part à la réunion. 3 Selon les paramètres définis par l'organisateur, vous pouvez attendre l'approbation de l'organisateur ou entrer simplement le mot de passe pour rejoindre la réunion. Dès que vous rejoignez la réunion, les commandes de la fenêtre One-Click WebEx deviennent inaccessibles. Vous ne pouvez pas lancer, ni joindre, une autre réunion à partir de la fenêtre. L illustration qui suit montre un exemple. 28

31 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Remarque : Si, pour des raisons de sécurité, l'administrateur de votre site désactive la fonction Réunion One-Click pour les réunions non listées, vous ne pouvez pas prendre part à ces réunions à partir du panneau One-Click. Dans ce cas, prenez part à une réunion non listée en donnant le numéro de réunion sur votre site WebEx ou sur l'url de réunion qui vous a été fournie par l'organisateur. Fermer le volet WebEx One-Click Pour fermer le volet WebEx One-Click, procédez de la manière suivante: Faire un clic droit sur l'icône WebEx One-Click dans la barre de tâches de votre bureau, puis choisir Quitter. Icône WebEx One-Click Commencer ou prendre part à une réunion à partir du panneau One-Click Le tableau suivant décrit les fonctions des outils de productivité pour le lancement d'une réunion instantanée avec le volet One-Click et l'invitation de contacts à cette réunion. Pour en savoir plus sur une tâche particulière, cliquez sur «En savoir plus» dans la description de la tâche. Barre des tâches WebEx One-Click Vous pouvez commencer une réunion instantanée En savoir plus (à la page 30) commencer une réunion programmée En savoir plus (à la page 30) démarrer une Conférence Personnelle En Savoir plus (à la page 32) programmer une réunion avec Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes En savoir plus (à la page 32) prendre part à une réunion En savoir plus (à la page 33) connectez-vous à vos ordinateurs distants grâce à WebEx Access Anywhere ou WebEx PCNow En savoir plus (à la page 35) 29

32 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Commencer une réunion instantanée à partir de la barre des tâches One-Click WebEx Vous pouvez utiliser la barre des tâches WebEx One-Click pour lancer une réunion instantanée. Pour commencer une réunion instantanée avec la barre des tâches One-Click WebEx : 1 Cliquez sur l'icône One-Click dans votre barre des tâches Windows. La barre des tâches de One-Click WebEx s'affiche. 2 Choisissez Commencer la réunion maintenant. La réunion commence et la fenêtre du gestionnaire de réunions s ouvre. Vous pouvez utiliser les outils dans le gestionnaire de réunions pour inviter d autres participants à votre réunion. Commencer une réunion programmée à partir du panneau One-Click de WebEx Vous pouvez utiliser la barre des tâches WebEx One-Click pour lancer une réunion que vous avez auparavant programmé avec Microsoft Outlook ou Lotus Notes ou sur votre site de service WebEx. 30

33 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Pour commencer une réunion programmée avec la barre des tâches WebEx One-Click : 1 Cliquez sur l'icône One-Click dans votre barre des tâches Windows. La barre des tâches de One-Click WebEx s'affiche. 2 Choisissez Commencer une réunion programmée. La boîte de dialogue Démarrer une réunion programmée s'affiche, contenant la liste des réunions que vous avez auparavant programmées. 3 Sélectionnez la réunion que vous voulez commencer. 4 Cliquez sur Commencer. Votre réunion commence et la fenêtre gestionnaire de réunions s ouvre. 31

34 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Démarrer une réunion Conférence Personnelle depuis le menu de la barre des tâches WebEx One-Click Vous pouvez utiliser le menu de la barre des tâches WebEx One-Click pour démarrer une réunion instantanée ou une réunion programmée Conférence Personnelle. Pour démarrer une réunion Conférence Personnelle avec le menu de la barre des tâches WebEx One-Click : 1 Cliquez sur l'icône One-Click dans votre barre des tâches Windows. La barre des tâches de One-Click WebEx s'affiche. 2 Sélectionnez Démarrer la réunion Conférence Personnelle. Programmer une réunion à partir du menu de la barre des tâches WebEx One-Click Vous pouvez utiliser le menu de la barre des tâches WebEx One-Click pour programmer une réunion avec Microsoft Outlook ou Lotus Notes. Pour programmer une réunion à partir du menu de la barre des tâches WebEx One-Click : 1 Cliquez sur l'icône One-Click dans votre barre des tâches Windows. 32

35 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité La barre des tâches de One-Click WebEx s'affiche. 2 Cliquez sur Programmer une réunion. Si vous utilisez l intégration des outils de productivité WebEx pour Microsoft Outlook ou IBM Lotus Notes, le programme de messagerie électronique approprié s ouvre et vous permet de programmer une réunion. Vous pouvez ensuite ajouter une réunion WebEx avec la touche Ajouter une réunion WebEx. Pour plus de détails, voir le Guide d utilisation de l extension pour Outlook et le Guide d utilisation de l extension pour Lotus Notes disponibles sur la page Assistance de votre site de service WebEx. Rejoindre une réunion à partir du menu de la barre des tâches WebEx One-Click Vous pouvez utiliser le menu de la barre des tâches WebEx One-Click pour commencer une réunion instantanée ou une réunion programmée. Pour prendre part à une réunion à partir du menu WebEx One-Click : 1 Cliquez sur l'icône One-Click dans votre barre des tâches Windows. La barre des tâches de One-Click WebEx s'affiche. 33

36 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité 2 Choisir Rejoindre une réunion. La boîte de dialogue Rejoindre la réunion apparaît et affiche une liste des réunions auxquelles vous êtes convié pour le jour actuel. 3 (Facultatif) Sélectionner une autre date pour afficher ses réunions ou Semaine ou Mensuel pour afficher les réunions de la semaine ou du mois correspondant. 4 (Facultatif) Si vous souhaitez afficher toutes les réunions auxquelles vous êtes invité, cliquez sur Toutes les réunions pour visualiser la liste complète des réunions sur votre site de service WebEx. 5 Dans la case sous la liste des réunions, entrer votre adresse électronique, votre numéro de téléphone portable ou le numéro de réunion. 6 Cliquez sur Entrer. 34

37 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Se connecter à vos ordinateurs distants à partir du menu Barre des tâches WebEx One-Click Si vous avez installé WebEx Access Anywhere ou WebEx PCNow, vous pouvez utiliser le menu Barre des tâches WebEx One-Click pour vous connecter à vos ordinateurs distants. Pour vous connecter à des ordinateurs distants à partir du menu WebEx One-Click : 1 Cliquez sur l'icône One-Click dans votre barre des tâches Windows. La barre des tâches de One-Click WebEx s'affiche. 2 Choisir Se Connecter à Mes Ordinateurs. La fenêtre Se connecter à Mes Ordinateurs apparaît en affichant vos ordinateurs distants disponibles. 35

38 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité 3 Sélectionner l'ordinateur distant auquel vous souhaitez vous connecter. 4 Cliquez sur Connexion. Obtenir des adresses électroniques ou des numéros de téléphone mobile en démarrant ou en rejoignant une réunion Au début ou au cours d'une réunion, le panneau WebEx One-Click vous permet d'obtenir et d'entrer rapidement les adresses électroniques ou les numéros de téléphone mobile (pour les messages texte SMS) dont vous avez besoin à partir d'un carnet d'adresses de votre programme de messagerie électronique ou de l'historique des réunions. Le tableau suivant décrit les fonctionnalités qui permettent d'obtenir des adresses électroniques ou les numéros de téléphone mobile en démarrant ou en prenant part à une réunion. Pour en savoir plus sur une tâche particulière, cliquez sur «En savoir plus» dans la description de la tâche. Volet WebEx One-Click bouton du carnet d'adresses et bouton de l'historique de la réunion Vous pouvez obtenir des adresses électroniques ou des numéros de téléphone mobile à partir d'un carnet d'adresses Microsoft Outlook ou Lotus Notes En savoir plus... (à la page 37) obtenir des adresses électroniques à partir de l'historique des réunions En savoir plus... (à la page 38) 36

39 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Obtenir des adresses électroniques ou des numéros de téléphones mobiles à partir d'un carnet d'adresses Microsoft Outlook ou Lotus Notes Si vous utilisez Microsoft Outlook 2000 SP4 (ou une version ultérieure) ou IBM Lotus Notes sur votre ordinateur, le volet WebEx One-Click vous propose un raccourci vers le carnet d'adresses de l'un de ces deux programmes de messagerie (en fonction de celui que vous avez sélectionné dans l'onglet Outils de la boîte de dialogue Paramètres WebEx. Les extensions pour Microsoft Outlook ou Lotus Notes vous permettent de sélectionner rapidement les contacts ou une liste de distribution à partir de la liste d'adresses générale de votre entreprise (Outlook) ou de votre répertoire de contacts (Lotus notes), au lieu d'entrer manuellement leur adresse électronique. Chaque participant invité à partir de la liste de courrier électronique recevra une invitation par message électronique, même s'il fait partie d'une liste de distribution. Si votre programme de messagerie électronique inclut également les numéros de téléphone dans les informations de contact, vous pouvez sélectionner les contacts ou une liste de distribution avec les numéros de téléphone mobile. Chaque participant invité à partir de la liste des téléphones mobiles recevra un message texte avec des informations sur comment participer à la réunion depuis son téléphone mobile. Après avoir ouvert le carnet d'adresse électronique par défaut ou le carnet de numéros de téléphone mobile, vous pouvez également sélectionner le carnet d'adresse ou le carnet de numéros de téléphone mobile dans le programme de courrier électronique sélectionné. Cliquer sur ce bouton vous permet d'accéder aux carnet d'adresses électroniques ou aux carnet des numéros de téléphone mobile dans le programme de messagerie électronique sélectionné. Vous pouvez cliquer sur Carnet d'adresse électronique pour sélectionner les adresses électroniques ou cliquer sur le Carnet de numéro de téléphone portable pour sélectionner les numéros de téléphone portable pour la messagerie texte (SMS). Pour entrer un contact ou une liste de distribution, sélectionnez-le dans le carnet d'adresses, puis cliquez sur OK 37

40 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Sélection d'un carnet d'adresses par défaut pour votre volet WebEx One-Click Si vous utilisez Microsoft Outlook 2000 SP4 (ou une version ultérieure) ou IBM Lotus Notes sur votre ordinateur, procédez comme suit pour sélectionner un carnet d'adresses par défaut pour votre volet One-Click. Pour sélectionner un carnet d'adresses par défaut pour votre volet WebEx One-Click : 1 Cliquez avec le bouton droit sur l icône WebEx One-Click dans la barre de tâches de votre bureau. Icône WebEx One-Click 2 Cliquer sur Paramètres WebEx. La boîte de dialogue Paramètres WebEx s'affiche. Pour des détails concernant la boîte de dialogue des Paramètres WebEx, voir À propos de la boîte de dialogue Paramètres WebEx. 3 Dans l'onglet One-Click, sous carnet d'adresses par défaut, sélectionner l'un des choix ci-après : Carnet d'adresses Microsoft Outlook. Carnet d'adresses IBM Lotus Notes Obtenir des adresses électroniques à partir de l'historique des réunions Le volet WebEx One-Click «se souvient» des adresses électroniques des organisateurs des huit dernières réunions auxquelles vous avez pris part par son intermédiaire. Utilisez la liste déroulante de l'historique des réunions pour obtenir les adresses électroniques des personnes que vous rencontrez régulièrement en réunion. L illustration qui suit montre un exemple. Cliquer sur cette flèche qui pointe vers le bas pour afficher l'historique des réunions, dont les huit dernières adresses électroniques que vous avez utilisées lors de votre participation à une réunion. Pour entrer une adresse électronique, sélectionnez-la dans la liste déroulante. 38

41 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité Commencer une réunion One-Click à l aide d un raccourci d'outil de productivité Vous pouvez commencer une réunion à tout moment en cliquant sur un raccourci d'outil de productivité. Les raccourcis ont été installés automatiquement lorsque vous avez installé WebEx One-Click. Pour commencer une réunion One-Click à l aide d un raccourci One-Click : Cliquez sur l un des raccourcis suivants : raccourci Description Menu contextuel de l'icône de la barre des tâches: Faire un clic droit sur l'icône WebEx One-Click de la barre des tâches, puis cliquer sur Commencer la réunion maintenant pour démarrer une réunion instantanée. Faites un clic droit sur l'icône de la barre des tâches de WebEx One-Click puis cliquez sur Démarrer une réunion programmée pour démarrer une réunion précédemment programmée, ou cliquez sur Démarrer une réunion Conférence Personnelle pour démarrer une réunion Conférence Personnelle précédemment programmée. Remarque : Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l'icône WebEx One-Click de la barre des tâches, puis cliquer surprogrammer une réunion pour planifier une réunion à l'aide de Microsoft Outlook ou Lotus Notes. Pour plus de détails, voir le Guide d utilisation de l extension pour Outlook et le Guide d utilisation de l extension pour Lotus Notes disponibles sur la page Assistance de votre site de service WebEx. 39

42 Chapitre 3: Utilisation du volet WebEx One-Click et des raccourcis des outils de productivité raccourci Description Raccourci courrier électronique et programmation: Cliquer sur Réunion One-Click dans Microsoft Outlook ou Lotus Notes pour commencer une réunion One-Click. Remarque : Vous pouvez également cliquer sur Programmer une réunion dans Microsoft Outlook ou Lotus Notes pour programmer une réunion WebEx en utilisant Outlook ou Lotus Notes. Pour plus de détails, voir le Guide d utilisation de l extension pour Outlook et le Guide d utilisation de l extension pour Lotus Notes disponibles sur la page Assistance de votre site de service WebEx. Raccourcis vers la messagerie instantanée : Cliquez sur WebEx > Commencer une réunion WebEx pour démarrer une réunion One-Click dans votre logiciel de messagerie instantanée, qui peut être Skype, AOL Instant Messenger, Lotus Sametime, Windows Messenger, Google Talk ou Yahoo Messenger. Pour plus de détails, consulter le Guide des extensions pour la messagerie instantanée, disponible sur la page Assistance de votre site de service WebEx. Disponible pour les réunions, les réunions de vente, les sessions de formation, et les sessions d'assistance uniquement. Raccourci dans le navigateur : Cliquer sur cette icône pour commencer votre réunion. Remarque Si vous avez personnalisé votre barre d'outils Internet Explorer, le raccourci n'apparaît pas automatiquement dans la barre d'outils. Au lieu de cela, elle est ajoutée à la liste des boutons de barre d outils disponibles dans Internet Explorer. Dans ce cas, vous devez ajouter le bouton à la barre d outils à l aide de l option Personnaliser d Internet Explorer. Pour accéder à cette option, dans le menu Affichage, pointer sur Barres d outils, puis choisir Personnaliser. Disponible pour les réunions, les réunions de vente, les sessions de formation, et les sessions d'assistance uniquement. 40

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