Application EvRP. Fonctionnalités 2013

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1 Application EvRP Fonctionnalités 2013 Sommaire : Page d accueil et profils... 2 Saisie de risques... 3 Élimination d un risque (priorité 0)... 4 Mise à jour d une action déclarée... 6 Risques en anomalie... 7 Bouton «Mise à jour du document unique»... 8 Des tris de données exploitables Évolution du menu document unique Réaffectation des risques d un profil à supprimer Amélioration du menu localisation Bouton réinitialiser Visualisation de tous les utilisateurs d une unité Profil IRPS Seul : Rattachement des unités à plusieurs instituts/partenaires Changements du profil IRPS Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

2 Page d accueil et profils La page de profils évolue : - Les profils sont déclinés par menu déroulant : - Le choix du nombre de risques affichés par page que l on souhaite est paramétrable dans les préférences de son profil. - La version de l application est rappelée (un clic sur la version fait apparaître le fichier de suivi des modifications). Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

3 Saisie de risques - Les messages d informations dans les fenêtres d attributs de facteurs de risques sont à nouveau présents : - Le questionnaire de cotation de la proposition d action a évolué sur deux points : o L événement redouté est verrouillé o La coche «Élimination du risque» permet d indiquer que la mise en œuvre de la proposition d action aboutit à la suppression du risque par l élimination du danger initial. La cotation associée est alors de 0.0 (cf. point suivant). Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

4 Élimination d un risque (priorité 0) Certains risques n ont plus leur raison d être après mise en place d une action supprimant le danger initial. L application EvRP permet ainsi de supprimer le risque de manière automatique après réalisation de la proposition d action(s) adéquate. Exemple de suppression de risques par une action éliminant le danger : Dans le cadre de la cotation «après proposition», le bouton «élimination du risque» doit être coché. A la validation de l action, celle-ci apparaît dans le menu document unique, onglet programme d actions : Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

5 Après déclaration du DUER, l action peut être indiquée comme réalisée : Pour mémoire, il est nécessaire de préciser le cout réel et la date effective de réalisation pour renseigner une action comme étant réalisée. Après enregistrement de l action réalisée, la ligne correspondante au risque est grisée dans le menu document unique (onglet inventaire des risques) avec un filigrane «Supprimé» : A la prochaine déclaration, le risque ne sera plus visualisé. Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

6 Mise à jour d une action déclarée Après qu une action ait été actée et formalisée dans le document unique, cette dernière ne pouvait être mise à jour. Cette mise à jour peut cependant être nécessaire suite à des évènements type départ du responsable de l action concernée ou contraintes de temps non anticipables. Les deux champs de responsable d action et de date prévisionnelle de mise en œuvre de l action sont dorénavant modifiables après déclaration, grâce à un bouton appelé «Mise à jour de l action déclarée» : Cette fonctionnalité est offerte aux profils directeur et validateur. Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

7 Risques en anomalie Dans le cas d une action déclarée non réalisée associée à un risque qui a fait l objet d une dévalidation, le risque apparaît malgré tout, en anomalie, dans l onglet inventaire des risques du menu Document Unique. - Situation de départ : action validée puis déclarée (ici, menu document unique) - Le risque associé est ensuite dévalidé alors que l action déclarée n a pas encore été renseignée comme réalisée. - Le risque apparaît dès lors sur fond rouge dans le menu «document unique» en haut de la première page indépendamment de l ordre des références. Ce cas empêche la déclaration du document unique. (un message spécifique est affiché à la tentative de déclaration). L utilisateur devra dans ce cas : o soit revalider le risque, o soit marquer l action comme réalisée, o soit annuler l action (en la supprimant). Remarque : Pour rappel, la dévalidation d un risque entraîne la dévalidation de la proposition d action : Après revalidation du risque, il faut aussi revalider la proposition associée. Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

8 Bouton «Mise à jour du document unique» L objectif de ce nouveau bouton et de proposer uniquement aux directeurs la possibilité de pouvoir dévalider en un seul clic tous les risques et propositions d actions associées validés. Ceci dans le but de redonner la main à l assistant de prévention afin qu il puisse effectuer une mise à jour exhaustive du DUER. Une exception a été mise en place par rapport à ce bouton, à savoir les risques et propositions d actions pour lesquels au moins une action a été déclarée. En effet, pour ces derniers cas, la création de risques résiduels peut être réalisée par l assistant de prévention. Exemple : évaluation en cours après déclaration d un document unique. Après le clic sur «Mise à jour du document unique», une fenêtre d avertissement s ouvre : Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

9 Tous les risques et propositions d actions associées sont dès lors dévalidés, sauf les risques pour lesquels une proposition d action a été validée lors de la dernière déclaration. Si validées L assistant de prévention peut donc mettre à jour la totalité des risques : - Ceux à l état approuvé, modifiables grâce à son profil, - Ceux validés, après indication de la réalisation de l action, en créant un risque résiduel. Remarques importantes : 1) La dévalidation d un risque entraîne la dévalidation de la proposition d action : en cas de revalidation du risque mis à jour : la validation de la proposition est nécessaire! 2) La dévalidation d un risque résiduel entraîne l affichage à l état verrouillé du «risque parent»* : la revalidation du risque résiduel est donc nécessaire en cas d utilisation de ce bouton. * : la validation du risque résiduel entraîne la disparition à l écran du risque «parent» : le corolaire entraîne le cas évoqué cidessus. Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

10 Des tris de données exploitables L application EvRP permet la visualisation de données filtrées (par service/équipe, par étage, par responsable d action à partir du tableau de bord notamment). Les documents de travail issus de l application EvRP prennent en compte ces filtres, souhaités par les utilisateurs. Des tris sont possibles sur l application (par priorité, par service, par facteurs de risque) mais n étaient pas conservés lors de la navigation dans les différents menus. De plus, les différents tris ne pouvaient figurer sur les documents de travail tels que proposés à l écran. La priorité d affichage sur les documents de travail était fonction de la référence des risques et actions. La version 3.3. de juin 2013 permet la conservation des tris dans l application EvRP et pour les documents de travail éditables par l application EvRP. Cette fonctionnalité s applique notamment au bouton «Aperçu» de l évaluation en cours. Note : Un double tri est possible en cliquant sur Ctrl + Maj + flèche permettant le tri Ex : Double tri par priorité et bâtiment <- TRIS Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

11 Évolution du menu document unique Des informations supplémentaires sont présentes dans le menu document unique : Il s agit de la reprise du filtre déjà présent dans le menu Tableau de bord : il permet de filtrer les seuls éléments déjà déclarés (qui nécessitent donc un suivi) (1) Il permet notamment de réaliser un document personnalisé destiné à être transmis par messagerie électronique à chacun des responsables d action. Après avoir sélectionné un responsable d action grâce au menu déroulant présent (2), ce bouton éditera un document de travail contenant les actions du programme d actions (associées à leur risque sur une même ligne) que le responsable d action sélectionné doit mettre en œuvre : Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

12 (3) Il permet de visualiser le document unique complet (questionnaire / inventaire de risques et programme d actions) sous forme de document de travail. Extrait de l inventaire de risques. Extrait du programme d actions. Nota : Le bouton «Aperçu du document unique» n était disponible qu aux profils directeur et validateur (menu déclaration du document unique). Il est dorénavant accessible à tous les profils de l unité. Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

13 Réaffectation des risques d un profil à supprimer Dans l application EvRP, chaque rédacteur (tout profil) est «propriétaire» de ses risques. Ainsi, lorsqu une personne disposant d un profil sur l application n a plus de rôle à jouer dans le cadre de l évaluation des risques (retraite, mutation, autre fonction ), elle doit être supprimée de l application. Afin de transférer la «propriété» associée à la rédaction des risques et actions de ces personnes, l application EvRP propose dorénavant, à chaque suppression de profils, de réaffecter les risques à un autre utilisateur. Cette évolution permet notamment de visualiser les risques et actions qui ont été dé-rédigés (statut «en cours de rédaction»), ce cas aboutissant à ce que seul le rédacteur du risque ne visualise ce dernier. Un message d information s affiche d ailleurs lorsque l on s apprête à dé-rédiger un risque dont on n est pas le rédacteur. Menu administration / utilisateurs : Après avoir cliqué sur supprimer le profil de la personne n exerçant plus sur l application EvRP, la fenêtre suivante s ouvre : Après avoir cliqué sur «continuer», la fenêtre de réaffectation de risques permet de choisir la personne qui récupèrera les risques au sein de l unité considérée (liste déroulante) : Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

14 Cas particulier : Un utilisateur «Utilisateur Pour Reaff Risques» peut apparaître dans le menu Administration / Utilisateur : Ce «faux utilisateur» a été créé pour tous les risques dont l auteur a été supprimé de l application avant l implémentation de cette fonctionnalité. ce «faux utilisateur» doit dorénavant être supprimé afin de réaffecter les risques concernés à un utilisateur de l unité. Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

15 Amélioration du menu localisation Le menu localisation dispose des nouvelles fonctionnalités suivantes (tous profils): - Un classement par ordre alphanumérique, - Un champ de recherche tel celui présent actuellement dans les menus "Unité" et "Utilisateurs", - Un filtre de tri par campus. Ces fonctionnalités ont été reprises dans le menu affectation des localisations aux unités de recherche (profil IRPS). Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

16 Bouton réinitialiser Lorsque des filtres sont activés (quels qu ils soient), un bouton de réinitialisation a été ajouté au niveau du tableau de bord de l application et permet la désactivation de tous les filtres : Visualisation de tous les utilisateurs d une unité Dans un objectif d amélioration de l administration des utilisateurs de l application EvRP, le logiciel permet désormais de visualiser tous les profils du champ de compétence de la personne connectée. Auparavant, seuls les profils que la personne pouvait administrer étaient visibles. Cette nouvelle fonctionnalité permet à chacun de savoir qui dispose de quels droits dans l application, dans l objectif de faciliter les échanges d informations et les mises à jours d adresses mails Ainsi, par exemple, un assistant de prévention peut voir qui est validateur (sans pouvoir l administrer) : Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

17 Rattachement des unités à plusieurs instituts/partenaires Contexte L application EvRP permet de rendre accessible, en ligne, les documents uniques des unités de recherche. Ces consultations ont besoin d être ciblées en fonction des restrictions d accès mises en place dans l application. Jusqu à juin 2013, les profils de consultation sont : - CNPS : consultation de l ensemble des DUER des unités associées au CNRS, - Consultant national : consultation des documents uniques par Instituts du CNRS, - Consultant régional : consultation de l ensemble des DUER des unités associées au CNRS d une délégation. À partir de juin 2013, un nouveau profil de consultation est créé, afin de permettre la consultation des DUER d unités de recherche par les partenaires de la délégation concernée. L objectif est de donner l accès aux seuls DUER d unités associées à ces partenaires (Ex : universités, EPIC, EPST ). Les changements en 2013 concernent la possibilité de rattachement des unités de recherche : - à plusieurs instituts scientifiques (auparavant, une unité n était rattachée qu à un institut), - à plusieurs partenaires. Rattachement des Instituts, consultants nationaux. Cinq instituts peuvent dorénavant être rattachés aux unités de recherche sur l application EvRP, permettant aux Instituts du CNRS d avoir également accès aux DUER des unités pour lesquelles ils sont instituts secondaires de rattachement. Ces informations sont à paramétrer avec le profil IRPS dans le menu Administration des unités : Des menus déroulants permettent ces rattachements : Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

18 Rattachements des partenaires - Création du partenaire Les partenaires des délégations (universités, EPST, EPIC ) doivent être renseignés par l IRPS dans le menu Administration / partenaires : Note : Tous les partenaires sont visualisés par l ensemble des délégations. - Rattachement du partenaire à l unité Les partenaires sont ensuite à rattacher à chaque unité de recherche, par le profil IRPS (menu Administration / unités). 5 partenaires peuvent être associés à chaque unité. Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

19 Profil consultant partenaire Après avoir créé les partenaires, les personnes devant disposer d un profil «consultant partenaire» sont administrées par l IRPS dans le menu administration/utilisateurs : Exemple de l Inserm Délégation Grand Est : Exemple de l Université de Strasbourg : Remarque sur la case «Accès limité à la délégation» : Le consultant partenaire peut être commun à plusieurs délégations (l Inserm Délégation Grand Est couvre les DR10 et DR6) ou être restreint à une délégation (Université de Strasbourg Unistra : visible par la seule DR10) - La case «accès limité à la délégation» doit être cochée dans les cas où le partenaire est restreint à la délégation concernée, - Le consultant partenaire est visible de tous les IRPS si cette case n est pas cochée. Données accessibles au consultant partenaire Le consultant partenaire a accès aux seuls documents uniques des unités de recherche pour lesquelles il est associé : Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

20 Changements du profil IRPS Le profil IRPS permet : - De visualiser et d analyser les données issues des documents uniques des unités de la délégation, - L administration des utilisateurs, des bâtiments et des unités de la délégation concernée. La quantité des données traitées par l application est maximale pour le profil IRPS, expliquant une relative lenteur d accès à ce profil. Il s avère que l IRPS doit, dans certains cas, utiliser son profil pour de simples mises à jour de données d administration (changement d adresse mail, affectation de bâtiment), qui ne nécessite pas le chargement des données dynamiques issues des documents uniques. Depuis juin 2013, le profil IRPS évolue dans un objectif de rapidité d accès. La page d accueil est constituée du menu historique, permettant la visualisation immédiate d un tableau de bord de l utilisation de l application et d un point sur la mise à jour des documents uniques (code couleur vert pour les documents uniques déclarés depuis moins de un an). L IRPS peut ainsi accéder aux menus d administration sans chargement automatique des données dynamiques des documents uniques. Ces dernières restent accessibles dans les menus évaluation en cours, document unique et tableau de bord. Évolution application EvRP 2013 document de présentation juin

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