1 RE CONNEXION : COMMENT CREER VOTRE COMPTE WEB?

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1 1 RE CONNEXION : COMMENT CREER VOTRE COMPTE WEB? Pour vous connecter à l espace adhérent du site internet de l Association A.G.L.A.E., créez votre compte web. Ce compte web est unique pour un laboratoire. Pour les laboratoires multi sites, un compte web doit être créé par site. Cette étape vous permettra notamment d obtenir vos paramètres de connexion pour votre laboratoire. Cliquez sur Créer votre compte web sur la page d accueil.

2 1/ Identifiez-vous : Avant de continuer, munissez-vous de votre numéro de dossier et du nom du représentant de votre laboratoire auprès d A.G.L.A.E.. Saisir votre numéro de dossier. Saisir le nom de votre représentant. Saisir le code affiché (6 lettres et/ou chiffres) en MAJUSCULE. Ce code permet de s assurer qu un «être humain», et non pas un «robot», remplit le formulaire. Numéro de dossier : ce numéro vous a été attribué lors de votre adhésion à l Association, il figure sur les différents documents que nous vous envoyons. Représentant : chaque année, lors de votre inscription, votre laboratoire nous communique le nom d un représentant. Si vous ne connaissez pas ces informations vous ne pourrez pas continuer, merci de nous contacter. 2/ Création du compte : Identification du laboratoire. Saisir votre nom. Sélectionner une question dans la liste déroulante et y répondre. ATTENTION : Cette question vous sera posée afin de vous identifier notamment en cas d oubli de votre mot de passe. Assurez-vous d en retenir la réponse. Rappel de l adresse mail du représentant. Liste des différents contacts du laboratoire.

3 Une fois le formulaire validé : vos login et mot de passe sont envoyés par mail à l adresse du représentant (cette adresse vous est rappelée dans le formulaire) ces paramètres de connexion peuvent également être envoyés aux différents contacts de votre laboratoire si vous cochez les cases correspondantes lors de la saisie du formulaire une page de confirmation s affiche pour vous indiquer que votre compte web a bien été créé COMMENT SE CONNECTER? Pour accéder à l espace adhérent du site internet de l Association A.G.L.A.E., identifiez-vous avec votre login et votre mot de passe. Vos paramètres de connexion (login et mot de passe) ont été envoyés par mail à l adresse du représentant de votre laboratoire lors de la création de votre compte web. Si vous n avez pas encore créé votre compte web, merci de consulter la rubrique «1 ère connexion : Comment créer votre compte web?». Si vous avez oublié votre mot de passe, merci de consulter la rubrique «Comment retrouver son mot de passe». Rendez-vous sur la page d accueil du site internet de l Association A.G.L.A.E. Login : votre login est votre numéro de dossier, il vous a été attribué lors de votre adhésion à l Association, il figure sur les différents documents que nous vous envoyons. Après 3 échecs de connexion en 5 minutes l adresse «IP» de votre ordinateur (adresse unique pour un ordinateur) sera verrouillée, il vous sera alors indispensable de nous contacter pour la déverrouiller.

4 LA PAGE D ACCUEIL : UN RESUME DES INFORMATIONS IMPORTANTES Une fois votre login et votre mot de passe saisis vous êtes redirigés sur la page d accueil de l espace adhérent. Cette page est entièrement personnalisée pour votre laboratoire. Elle a pour but de vous faciliter le suivi des essais interlaboratoires : vous y retrouverez un récapitulatif des différentes tâches en cours (les formulaires de consignes disponibles, les envois d échantillons en cours, les rapports édités ) pour vos essais. Informations concernant l Association, le site internet, à destination des adhérents. Liste les nouveaux documents récemment ajoutés à la bibliothèque commune. Document d aide. Liste vos essais dont l envoi est prévu dans les 15 prochains jours et offre la possibilité de télécharger les consignes. Liste vos essais dont l envoi est prévu cette semaine et offre la possibilité de saisir une remarque concernant la réception de vos colis. Liste vos essais dont la date butoir pour rendre vos résultats d analyse arrive à échéance cette semaine. (Cf. l avertissement en bas de page) Liste vos essais dont le récapitulatif de résultats a été édité récemment (moins de 15 jours). Liste l ensemble des rapports édités pour la campagne en cours : en cliquant sur le numéro d essai vous pouvez télécharger le rapport. Les essais pour lesquels vous n avez pas rendu de résultats sont indiqués en gris : le téléchargement du rapport est alors impossible. Liste vos essais dont le rapport a été édité récemment (moins de 15 jours). Le site internet ne tient pas compte de la réception de vos résultats d analyse envoyés par mail sur notre automate : c est-à-dire que même si vous avez déjà envoyé vos résultats pour un essai, cet essai apparaîtra tout de même dans la liste «des résultats d essai à retourner avant la fin de semaine». Seul l accusé réception reçu par mail lors de l envoi de vos résultats confirme la bonne prise en compte de ces derniers.

5 COMMENT SUIVRE VOS ESSAIS AU QUOTIDIEN? A partir de la rubrique «Vos essais», retrouvez l ensemble des informations liées à l organisation des essais : Cliquez sur «Vos essais» dans le menu de l espace adhérent. Vos essais sont regroupés par module et les modules par famille. Le menu vous permet d accéder rapidement aux différentes familles. Par défaut les essais de la campagne en cours sont affichés. Retrouvez les informations des campagnes précédentes en choisissant la campagne souhaitée dans la liste déroulante.

6 Pour chaque essai vous pouvez : retrouver les dates importantes (date d envoi des échantillons, date butoir pour rendre ses résultats d analyse, ) télécharger les différents documents (les consignes, le récapitulatif des résultats, le rapport ) saisir votre accusé réception du colis (Cf. la rubrique «Comment saisir l accusé réception d un colis?») recevoir de nouveau votre code confidentiel (Cf. la rubrique «Comment recevoir de nouveau son code confidentiel d un essai?») modifier le superviseur d un essai (Cf. la rubrique «Comment modifier un superviseur pour un module?») Permet de modifier un superviseur (Cf. la Nom du module et superviseur rubrique «Comment qui le suit. modifier un superviseur pour un module?»). Affiche plus ou moins de détails sur l essai. Liste les dates importantes relatives à l essai Liste les documents disponibles en téléchargement (consignes, récapitulatif, rapport, ). Si vous n avez pas rendu de résultats pour cet essai vous ne pourrez télécharger ni le récapitulatif ni le rapport. Permet de saisir une remarque concernant la réception d un colis (Cf. la rubrique «Comment nous signaler une remarque ou anomalie à la réception d un colis?»). Indique où en est l essai. Le site internet ne tient pas compte de la réception de vos résultats d analyse envoyés par mail sur notre automate : c est-à-dire que même si vous avez déjà envoyé vos résultats pour un essai, le message «Résultats d essai à retourner au plus tard le» apparaîtra. Seul l accusé réception reçu par mail lors de l envoi de vos résultats confirme la bonne prise en compte de ces derniers. Le formulaire de résultats (fichier Excel) continue à être envoyé exclusivement par mail à l adresse du superviseur.

7 COMMENT NOUS SIGNALER UNE REMARQUE OU ANOMALIE A LA RECEPTION D UN COLIS? Vous pouvez nous signaler une remarque ou anomalie concernant la réception de vos échantillons directement sur l espace adhérent en complétant un formulaire pré-rempli à partir de la rubrique «Vos essais» : Cliquez sur «Vos essais» dans le menu de l espace adhérent. Pendant la semaine d envoi de votre colis, sélectionnez «signaler une remarque lors de la réception du colis» de l essai correspondant. Un formulaire pré-rempli s affiche : Le nom et le numéro de dossier de votre laboratoire ainsi que le numéro de l essai sont déjà renseignés et sont non modifiables. Le nom du superviseur est indiqué par défaut et peut être modifié. Indiquez votre remarque. Cliquez sur «Envoyer» pour nous retourner le formulaire. Une page de confirmation s affiche : Après l envoi de votre remarque, «Saisir l accusé réception du colis» reste néanmoins affiché dans le tableau des essais.

8 COMMENT TELECHARGER LE FORMULAIRE DE RESULTATS EXCEL POUR UN ESSAI? Les formulaires de saisie des résultats sont téléchargeables à partir de votre espace adhérent de notre site internet. 1/ Il vous suffit de vous rendre sur et de vous connecter avec votre login et mot de passe. 2/ Cliquez ensuite sur «Vos essais» dans le menu de l espace adhérent. Avant l envoi des échantillons, retrouvez-les directement dans le tableau principal. A tout moment, retrouvez-les dans les informations détaillées de l essai en cliquant sur «+». Téléchargez l ensemble des documents relatifs à un essai sur votre espace adhérent : consignes, formulaire de résultats, récapitulatif des résultats, rapport et fichier de résultats (vierge, puis complété).

9 COMMENT SUIVRE MES RESULTATS D ANALYSES ENVOYES A AGLAE? Pour chaque EIL auquel vous avez participé, vous nous envoyez par mail votre formulaire de résultats (fichier Excel) complété par vos résultats d analyses. Notre automate informatique enregistre alors vos résultats et vous confirme par mail dans un délai de quelques heures leur bonne réception. Dès cette réception confirmée, vous pouvez maintenant retrouver votre formulaire de résultats complété dans votre espace adhérent de notre site internet. 1/ Il vous suffit de vous rendre sur et de vous connecter avec votre login et mot de passe. 2/ Directement sur la «page d accueil» pour les essais en cours d analyse. NON RECU RECU

10 3/ Dans la rubrique «Vos essais» pour tous les essais. NON RECU RECU Vous pouvez également cliquer sur «+» pour ouvrir le détail de l essai en question. Avant la clôture de l essai vous pouvez toujours nous retourner par mail vos résultats. Le dernier envoi écrase le premier. Après la clôture de l essai, le formulaire de résultats téléchargeable contient, en plus de vos résultats, votre code confidentiel. Attention, pour les essais qui ont été clôturés avant avril 2011 il n est pas possible de télécharger vos résultats.

11 COMMENT RECEVOIR DE NOUVEAU SON CODE CONFIDENTIEL POUR UN ESSAI? Pour des raisons de sécurité votre code confidentiel pour un essai ne peut être retourné qu à l adresse mail du représentant de votre laboratoire. 1/ Rendez-vous sur et connectezvous avec votre login et mot de passe. 2/ Cliquez ensuite sur «Vos essais» dans le menu de l espace adhérent. 3/ Cliquez sur «+» pour ouvrir le détail de l essai en question. 4/ Puis cliquez sur «Recevez le de nouveau à l adresse mail». Votre code confidentiel vous est alors retourné instantanément à l adresse mail indiquée. L envoi du code confidentiel n est seulement possible qu une fois la clôture de l essai réalisée et si vous aviez rendu des résultats pour celui-ci.

12 PREREQUIS SUR VOTRE RENOUVELLEMENT D INSCRIPTION Chaque année l Association AGLAE vous propose une nouvelle campagne d essais interlaboratoires avec son lot de nouveautés (nouveaux paramètres, essais, évolutions des coûts, ). C est pour cela qu un renouvellement d inscription est obligatoire de campagne en campagne. Cela vous permet de mettre à jour vos informations administratives, comptables mais surtout votre «catalogue d essais interlaboratoires». Le renouvellement de votre inscription doit désormais obligatoirement s effectuer via votre espace adhérent du site internet de l Association. COMMENT ACCEDER AU RENOUVELLEMENT DE SON INSCRIPTION? 1/ Rendez-vous sur et vous connectez vous avec votre login et mot de passe. Si vous n avez pas encore vos paramètres de connexion, vous pouvez les obtenir en cliquant sur «Créer votre compte web». Si vous avez perdu votre mot de passe, vous pouvez l obtenir de nouveau en cliquant sur «Mot de passe oublié?». 2/ Cliquez ensuite sur «Consultez votre inscription» sur la page d accueil de votre espace adhérent.

13 ADHERENT MONOSITE ET ADHERENT MULTISITE Un adhérent peut être composé d un seul site de livraison, c est alors un adhérent de type «monosite». Si c est votre cas, reportez-vous dans les pages suivantes à «renouvellement d inscription monosite». Un adhérent peut être composé de plusieurs sites de livraison et donc effectuer une inscription commune de ses sites (avec une seule facturation), c est alors un adhérent de type «multisite». Si c est votre cas, reportez-vous dans les pages suivantes à «renouvellement d inscription multisite». Si vous souhaitez ajouter ou supprimer des sites à votre inscription merci de contacter l Association pour mettre à jour votre dossier avant la saisie de celle-ci.

14 RENOUVELLEMENT D INSCRIPTION «MONOSITE» Le renouvellement de votre inscription va se dérouler en 3 étapes : - saisie des diverses informations nécessaires au renouvellement de votre inscription via votre espace adhérent - validation de ce renouvellement par un bon de commande ou du devis signé - enregistrement de ce renouvellement par l Association SAISIE DU RENOUVELLEMENT DE VOTRE INSCRIPTION Une fois dans la rubrique «Inscription» (Cf. «Comment accéder au renouvellement de son inscription?») vous pouvez visualiser un état d avancement du renouvellement de votre inscription : Visualisez ici l avancement de votre inscription Après avoir cliqué sur «saisir votre inscription» 3 écrans de saisie et 1 écran de confirmation vont se succéder. Ces écrans sont pré-remplis à partir des informations que nous avons déjà dans notre base de données et de votre inscription à notre précédente campagne. Il vous suffit de vérifier ces informations et de les corriger si nécessaire. La saisie du renouvellement de votre inscription doit être réalisée en une seule fois pour être enregistrée (dans le cas contraire vous devrez reprendre la saisie au début).

15 Ecran 1 : Vos informations administratives Barre d avancement de votre inscription Vous pouvez retrouver sur cet écran les différentes informations administratives de votre dossier (représentant du laboratoire, coordonnées, informations comptables). Vérifiez attentivement ces informations et modifiez-les si nécessaire avant de passer à l écran suivant en cliquant sur le bouton «Etape suivante» en bas de page. En cas d erreur de saisie cette même page s affiche avec un message d erreur en haut de page. Ecran 2 : Votre catalogue d essais interlaboratoires Liste des programmes mis en place pour la nouvelle campagne. Reportez-vous à la description technique de la campagne Er Nombre d essais restants par programme à la date de votre inscription Coût du programme au prorata des essais restants 1- Vérifiez les programmes auxquels vous êtes inscrit et modifiez-les si nécessaire. «case cochée» = inscription au programme 2- Vérifiez et modifiez si nécessaire le superviseur d essai par programme en sélectionnant un contact dans la liste déroulante. Vous pouvez créer un nouveau contact, pour cela choisir «Créer un nouveau contact» dans la liste déroulante puis cliquez sur «Etape suivante» en bas de page pour pouvoir saisir le nom et l adresse mail de ce nouveau contact. Calcul des frais correspondant au renouvellement de votre inscription. Vous pouvez recalculer ces frais en fonction de vos ajouts ou suppressions de programmes.

16 Ecran 3 : Votre devis Vous retrouverez sur cet écran la liste des programmes auxquels vous souhaitez vous inscrire. Le coût de votre inscription y est également détaillé. Il est impératif de nous indiquer ici votre numéro de bon de commande si vous souhaitez qu'il figure sur la facture. Attention, les factures ne seront pas rééditées en cas de mauvaise saisie. Ecran 4 : Confirmation Une fois la saisie du renouvellement de votre inscription terminée une page de confirmation s affiche. Un mail vous est envoyé pour vous confirmer la bonne prise en compte de votre inscription. En pièce jointe à ce mail vous pouvez trouver votre devis au format pdf. Le représentant du laboratoire est en copie de ce mail. A partir de cette page de confirmation vous pouvez également nous envoyer vos remarques ou complément d information.

17 VALIDATION ET ENREGISTREMENT DU RENOUVELLEMENT DE VOTRE INSCRIPTION. Une fois votre inscription saisie vous devez obligatoirement procéder à sa validation par l envoi par fax au d un bon de commande ou du devis signé, cacheté et avec la mention «bon pour accord». Une fois ce document reçu, l Association procédera début janvier à la mise à jour de votre dossier et à l enregistrement de votre inscription. Vous recevrez alors par mail votre accusé réception d adhésion et d inscription, votre calendrier d essais, votre facture,.

18 RENOUVELLEMENT DE VOTRE INSCRIPTION «MULTISITE» Une entité multisite est composée de plusieurs sites que l on appelle «sites secondaires» et d un site de facturation dit «site principal». Pour renouveler votre inscription multisite l ensemble des sites secondaires va devoir saisir individuellement son inscription via son propre espace adhérent. Pour qu ensuite le site principal puisse valider une inscription globale et ainsi générer un devis commun. Le renouvellement de votre inscription va se dérouler en 3 étapes : - saisie des diverses informations nécessaires au renouvellement de l inscription de chacun des sites secondaires via leur espace adhérent - validation globale du site principal via son propre espace adhérent et l envoi d un bon de commande ou du devis signé - enregistrement de ce renouvellement par l Association SAISIE DU RENOUVELLEMENT DE L INSCRIPTION DE CHACUN DES SITES Une fois dans la rubrique «Inscription» (Cf. «Comment accéder au renouvellement de son inscription?») vous pouvez visualiser un état d avancement du renouvellement de votre inscription : Visualisez ici l avancement de votre inscription Après avoir cliqué sur «saisir votre inscription» 3 écrans de saisie et 1 écran de confirmation vont se succéder. Ces écrans sont pré-remplis à partir des informations que nous avons déjà dans notre base de données et de votre inscription à notre précédente campagne. Il vous suffit de vérifier ces informations et de les corriger si nécessaire. La saisie du renouvellement de votre inscription doit être réalisée en une seule fois pour être enregistrée (dans le cas contraire vous devrez reprendre la saisie au début).

19 Ecran 1 : Vos informations administratives Barre d avancement de votre inscription Vous pouvez retrouver sur cet écran les différentes informations administratives de votre dossier (représentant du laboratoire et coordonnées). Vérifiez attentivement ces informations et modifiez-les si nécessaire avant de passer à l écran suivant en cliquant sur le bouton «Etape suivante» en bas de page. En cas d erreur de saisie cette même page s affiche avec un message d erreur en haut de page. Ecran 2 : Votre catalogue d essais interlaboratoires Liste des programmes mis en place pour la nouvelle campagne. Reportez-vous à la description technique de la campagne Er Nombre d essais restant par programme à la date de votre inscription Coût du programme au prorata des essais restants 1- Vérifiez les programmes auxquels vous êtes inscrit et modifiez-les si nécessaire. «case cochée» = inscription au programme 2- Vérifiez et modifiez si nécessaire le superviseur d essai par programme en sélectionnant un contact dans la liste déroulante. Vous pouvez créer un nouveau contact, pour cela choisir «Créer un nouveau contact» dans la liste déroulante puis cliquez sur «Etape suivante» en bas de page pour pouvoir saisir le nom et l adresse mail de ce nouveau contact. Calcul des frais correspondant au renouvellement de votre inscription. Vous pouvez recalculer ces frais en fonction de vos ajouts ou suppressions de programmes.

20 Ecran 3 : Récapitulatif Retrouvez sur cet écran la liste des programmes auxquels vous souhaitez vous inscrire ainsi que le coût de votre inscription Ecran 4 : Confirmation Une fois la saisie du renouvellement de votre inscription terminée une page de confirmation s affiche. Un mail vous est envoyé pour vous confirmer la bonne prise en compte de votre inscription. En pièce jointe à ce mail vous pouvez trouver votre récapitulatif d inscription au format pdf. Le représentant du laboratoire est en copie de ce mail. Ce récapitulatif d inscription est également envoyé au représentant du site principal pour qu il puisse procéder à la validation globale (Cf. «Validation globale»). A partir de cette page de confirmation vous pouvez également nous envoyer vos remarques ou complément d information.

21 VALIDATION GLOBALE PAR LE SITE PRINCIPAL DU RENOUVELLEMENT DE VOTRE INSCRIPTION Le site principal doit procéder à la validation globale du renouvellement des inscriptions de chacun des sites secondaires pour générer un devis unique à l ensemble des sites. Le site principal doit pour cela accéder à la rubrique «Inscription» (Cf. «Comment accéder au renouvellement de son inscription?») de son propre espace adhérent. Visualisez ici la liste des différents sites secondaires avec leur état d inscription («inscription non saisie» ou «inscription saisie»). Pour chacun des sites vous pouvez télécharger leur récapitulatif d inscription. Visualisez ici l avancement de votre inscription globale Après avoir cliqué sur «saisir votre inscription globale» 2 écrans de saisie et 1 écran de confirmation vont se succéder. Ces écrans sont pré-remplis à partir des informations que nous avons déjà dans notre base de données et des informations saisies par les différents sites secondaires. La validation globale du renouvellement de votre inscription doit être réalisée en une seule fois pour être enregistrée (dans le cas contraire vous devrez reprendre la saisie au début).

22 Ecran 1 : Vos informations administratives Barre d avancement de votre inscription Vous pouvez retrouver sur cet écran les différentes informations administratives de votre dossier (représentant du laboratoire, coordonnées et informations comptables). Vérifiez attentivement ces informations et modifiez-les si nécessaire avant de passer à l écran suivant en cliquant sur le bouton «Etape suivante» en bas de page. En cas d erreur de saisie cette même page s affiche avec un message d erreur en haut de page. Ecran 2 : Votre devis global Liste des modules mis en place pour la nouvelle campagne. Reportez-vous à la description technique de la campagne Er Nombre de sites souhaitant le programme x Nombre d essais restant par programme à la date de votre inscription Coût du programme au prorata des essais restants Détail des frais correspondant au renouvellement global de votre inscription. Il est impératif de nous indiquer ici votre numéro de bon de commande si vous souhaitez qu'il figure sur la facture. Attention, les factures ne seront pas rééditées en cas de mauvaise saisie.

23 Ecran 3 : Confirmation Une fois la validation globale du renouvellement de votre inscription terminée une page de confirmation s affiche. Un mail vous est envoyé pour vous confirmer la bonne prise en compte de votre inscription. En pièce jointe à ce mail vous pouvez trouver votre devis au format pdf. Le représentant du laboratoire est en copie de ce mail. A partir de cette page de confirmation vous pouvez également nous envoyer vos remarques ou complément d information. VALIDATION ET ENREGISTREMENT DU RENOUVELLEMENT DE VOTRE INSCRIPTION Une fois votre inscription saisie vous devez obligatoirement procéder à sa validation par l envoi par fax au d un bon de commande ou du devis signé, cacheté avec la mention «bon pour accord». Une fois ce document reçu, l Association procédera début janvier à la mise à jour de votre dossier et procédera à l enregistrement de votre inscription. Vous recevrez alors par mail votre accusé réception d adhésion et d inscription, votre calendrier d essais, votre facture,.

24 COMMENT ACCEDER AUX BAREMES DE FIDELITE (CALCUL DE VOTRE INCERTITUDE)? L ensemble des fichiers relatifs aux barèmes de fidélité est accessible en téléchargement à partir de la rubrique «Bibliothèque commune». Seuls les modules «chimie» sont actuellement concernés par les barèmes de fidélité. Vous pouvez télécharger les fichiers des barèmes de fidélité seulement pour les modules auxquels vous êtes inscrit. 1/ Rendez-vous sur et connectezvous avec votre login et mot de passe. 2/ Cliquez ensuite sur «Bibliothèque commune» dans le menu de l espace adhérent. 3/ Puis cliquez sur «Accès aux calculs de votre incertitude en chimie». 4/ Vous arrivez alors sur une nouvelle page avec la liste des barèmes à télécharger.

25 A PROPOS DE LA RUBRIQUE «VOTRE DOSSIER»? La rubrique «Votre dossier» vous permet de consulter diverses informations liées à votre laboratoire et qui sont enregistrées dans notre base de données : vos coordonnées (nom du laboratoire, téléphone, télécopie, différentes adresses) vos contacts (nom et adresse mail des différents contacts) votre compte web (Cf. la rubrique Comment changer de mot de passe) Vous pouvez modifier vos coordonnées et vos contacts : Cliquez sur «Votre dossier» dans le menu de l espace adhérent. Cliquez sur «Modifier vos coordonnées» dans la rubrique «vos coordonnées». Cliquez sur «Modifier vos contacts» dans la rubrique «vos contacts». Après avoir cliqué sur «Modifier vos coordonnées» ou «Modifier vos contacts» vous accédez à un formulaire pré-rempli permettant d effectuer des modifications sur les informations existantes.

26 Modification de vos coordonnées : Formulaire pré-rempli à partir des informations actuelles : il vous suffit de les corriger. Ce champ vous permet de nous communiquer toutes remarques sur la nature de la modification. Permet d envoyer votre demande de modification. Modification de vos contacts : Formulaire pré-rempli à partir des informations actuelles : il vous suffit de les corriger. Vous pouvez également changer de représentant ou supprimer un contact. Ce champ vous permet de nous communiquer toutes remarques sur la nature de la modification. Permet d envoyer votre demande de modification. Confirmation de votre demande de modifications : Après l envoi de vos modifications la page «Votre dossier» s affiche avec un message de confirmation. ATTENTION : Vos informations ne seront pas modifiées en temps réel. Elles seront actualisées dans notre base de données (et sur le site internet) dans les plus bref délais (au minimum 24h après votre demande).

27 PUIS-JE CHANGER MES COORDONNEES? Vous pouvez effectuer une demande de modification de vos coordonnées à partir de la rubrique «votre dossier». Il vous suffira de corriger les coordonnées actuelles dans le formulaire pré-rempli. Une fois ce formulaire envoyé vos mises à jour seront prises en compte dans les plus brefs délais. Pour plus d informations merci de consulter «A propos de la rubrique votre dossier?». PUIS-JE CHANGER MES CONTACTS? Vous pouvez effectuer une demande de modification de vos contacts à partir de la rubrique «votre dossier». Il vous suffira de corriger les contacts actuels dans le formulaire pré-rempli. Une fois ce formulaire envoyé vos mises à jour seront prises en compte dans les plus brefs délais. Pour plus d informations merci de consulter «A propos de la rubrique votre dossier?». POURQUOI MES COORDONNEES OU MES CONTACTS NE SONT PAS MIS A JOUR? Vos informations personnelles de la rubrique «votre dossier» ne sont pas mises à jour en temps réel. En effet si vous venez d effectuer une demande de modifications de vos coordonnées ou de vos contacts un minimum 24 heures est nécessaire pour réactualiser votre dossier. Si après plusieurs jours vos modifications n ont toujours pas été prises en compte, n hésitez pas à nous contacter.

28 COMMENT MODIFIER UN SUPERVISEUR POUR UN MODULE? Le superviseur est une personne de votre laboratoire qui est chargé de suivre les essais interlaboratoires. Cette personne reçoit notamment par mail les documents de l essai (consignes, fichier de résultats), les échantillons lui sont également adressés. Vous pouvez modifier à partir de la rubrique «vos essais» le superviseur pour un module : Cliquez sur «Vos essais» dans le menu de l espace adhérent. Cliquez sur «Modifier le superviseur». Un formulaire s affiche avec par module le nom du superviseur actuel : Par défaut le superviseur actuel est sélectionné dans la liste déroulante. Pour changer un superviseur : sélectionnez pour chacun des modules le nouveau contact dans la liste déroulante, ou si le contact n existe pas sélectionnez «Créer un nouveau contact». Ce champ vous permet de nous communiquer toutes remarques sur la nature de la modification. Validez votre saisie. Si vous avez sélectionné «Créer un nouveau contact» une 2 de page s affiche pour saisir les informations relatives à ce contact. Si vous n avez pas sélectionné «Créer un nouveau contact» une page de confirmation s affiche. Sinon dans le cas de la création d un nouveau contact le formulaire se réaffiche avec les informations relatives à ce contact à saisir :

29 Si vous avez sélectionné dans la liste déroulante «Créer un nouveau contact» vous devez à présent saisir le nom et l adresse mail de ce contact. Validez votre formulaire. ATTENTION : Vos informations ne seront pas modifiées en temps réel. Elles seront actualisées dans notre base de données (et sur le site internet) dans les plus bref délais (au minimum 24 h après votre demande).

30 A PROPOS DE LA BIBLIOTHEQUE COMMUNE? Nous avons regroupé dans une bibliothèque commune l ensemble des documents que nous souhaitons mettre à votre disposition. Vous y trouverez notamment : des comptes rendus de réunion des documents qualités (guide d interprétation des rapports d essai, le déroulement des essais, ) des synthèses sur les différents travaux de l Association Cliquez sur «Bibliothèque commune» dans le menu de l espace adhérent. Indique un document récent. Liste des documents classés par rubrique. Vous y retrouverez le nom du document, le type de fichier ainsi que la date de mise en ligne.

31 COMMENT RETROUVER SON MOT DE PASSE? En cas d oubli, votre mot de passe peut vous être retourné par mail : Cliquez sur Mot de passe oublié? sur la page d accueil. Afin de garantir une sécurité optimale, vous devez vous identifier (numéro de dossier et nom du représentant) ainsi que répondre à la question choisie lors de la création de votre compte web, avant de recevoir à nouveau votre mot de passe, comme expliqué ci-dessous.

32 1/ Identifiez-vous : Avant de continuer vous devez vous munir de votre numéro de dossier et du nom du représentant de votre laboratoire auprès d A.G.L.A.E. Saisir votre numéro de dossier. Saisir le nom de votre représentant. Saisir le code affiché (6 lettres et/ou chiffres) en MAJUSCULE. Ce code permet de s assurer qu un «être humain», et non pas un «robot», remplit le formulaire. Numéro de dossier : ce numéro vous a été attribué lors de votre adhésion à l Association, il figure sur les différents documents que nous vous envoyons. Représentant : chaque année, lors de votre inscription, votre laboratoire nous communique le nom d un représentant pour votre laboratoire. Si vous ne connaissez pas ces informations vous ne pourrez pas continuer, merci de nous contacter. 2/ Envoi du mot de passe : Identification du laboratoire. Rappel de l adresse mail du représentant. Saisir la réponse à la question affichée. Vous nous avez donné la réponse à cette question lors de la création de votre compte. Vous devez nous redonner la même réponse pour que votre mot de passe vous soit retourné. Une fois le formulaire validé : vos login et mot de passe sont envoyés par mail à l adresse du représentant de votre laboratoire (cette adresse vous est rappelée dans le formulaire) une page de confirmation s affiche pour vous indiquer que votre mot de passe a bien été envoyé en vous indiquant à quelle adresse.

33 POURQUOI CHANGER VOTRE MOT DE PASSE? Votre mot de passe est unique pour votre laboratoire. Chaque membre de votre laboratoire amené à se connecter à l espace adhérent utilise le même mot de passe. Pour cette raison nous vous conseillons de régénérer votre mot de passe lorsque l un de vos collaborateurs quitte le laboratoire, en cas de divulgation à des personnes non concernées,. COMMENT CHANGER VOTRE MOT DE PASSE? Vous pouvez générer un nouveau mot de passe aléatoire pour votre laboratoire à partir de la rubrique «Votre compte web» de la page «votre dossier» : Cliquez sur «votre dossier» dans le menu de l espace adhérent. Il vous suffit de cliquer sur «régénération de votre mot de passe» dans la rubrique «votre compte web». Les paramètres de connexion sont uniques pour un laboratoire. Si vous régénérez votre mot de passe, vos collaborateurs amenés à se connecter à l espace adhérent ne pourront plus utiliser l ancien mot de passe.

34 Pour régénérer votre mot de passe il vous suffit de remplir le formulaire qui s affiche : Saisir votre mot de passe actuel. Saisir la réponse à la question affichée. Vous nous avez donné la réponse à cette question lors de la création de votre compte. Vous devez nous redonner la même réponse pour que votre mot de passe soit régénéré. Saisir le code affiché (6 lettres et/ou chiffres) en MAJUSCULE. Ce code permet de s assurer qu un «être humain», et non pas un «robot», remplit le formulaire. Rappel de l adresse mail du représentant. Liste des différents contacts du laboratoire. Une fois le formulaire validé : votre login et votre nouveau mot de passe sont envoyés par mail à l adresse du représentant (cette adresse vous est rappelée dans le formulaire) ces nouveaux paramètres de connexion peuvent également être envoyés aux différents contacts de votre laboratoire si vous cochez les cases correspondantes lors de la saisie du formulaire une page de confirmation s affiche pour vous indiquer que votre mot de passe a bien été régénéré

35 COMMENT TELECHARGER MON ATTESTATION DE PARTICIPATION D UNE CAMPAGNE? Après la clôture du dernier essai d une campagne d EIL (généralement en mars de l année suivante), nous vous envoyons par mail votre attestation de participation et la synthèse de vos codes attribués pour la campagne. Vous pouvez maintenant retrouver ce document (à partir de la campagne 2006) dans votre espace adhérent de notre site internet. 1/ Rendez-vous sur et connectezvous avec votre login et mot de passe. 2/ Dans la rubrique «Vos essais». 3/ Sélectionnez la campagne souhaitée puis téléchargez votre attestation Ce lien de téléchargement est affiché : - seulement si vous avez participé à la campagne choisie - seulement si le dernier essai de la campagne choisie est clôturé

36 COMMENT SE DECONNECTER DE L ESPACE ADHERENT? Pour vous déconnecter de l espace adhérent en toute sécurité, cliquez sur «Déconnexion» dans le menu de l espace adhérent :

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