Appel d Offres (RFQ) Request for Quotations (RFQ) Date d émission: 13 Mars Issuance Date: 13 March 2014

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1 Français Appel d Offres (RFQ) English Request for Quotations (RFQ) Numéro du RFQ: PAT-M-RFQ RFQ Number: PAT-M-RFQ Date d émission: 13 Mars 2014 Date limite pour les offres: 31 Mars 2014 Issuance Date: 13 March 2014 Deadline for Offers: 31st March 2014 Description: Location de Véhicules à Gao Description: Vehicle Hire in Gao Pour: Program d Appui à la Transition du Mali For: Mali Transition Initiative Financé par: Agence Américaine pour le Développement International (USAID) Funded By: United States Agency for International Development (USAID) Ordre de Mission No. AID-OAA-TO Contrat à Quantité Indéterminée No. DOT-I Task Order No. AID-OAA-TO Indefinite Quantity Contract No. DOT-I Exécuté par: AECOM International Développent Implemented By: AECOM International Development Point de Contact: Laguerre Rutare, Gestionnaire des Opérations Point of Contact: Laguerre Rutare, Senior Operations Manager Section 1: Instructions aux Soumissionnaires 1. Introduction: Le Programme d Appui à la Transition du Mali (PAT-M) est un programme de l USAID mis en œuvre au Mali par AECOM. L objectif du PAT-M est d instaurer et gérer un mécanisme d intervention rapide en appui aux activités qui soutiennent un processus démocratique large, inclusif, et participatif au Mali. Dans le cadre des activités du programme, PAT-M aura besoin de louer des véhicules pour ses besoins de déplacements administratifs à GAO et à l intérieur du pays. Le but de la présente sollicitation est de lancer un appel d offres pour ces locations. Les soumissionnaires doivent s assurer que leurs offres parviennent à AECOM conformément aux instructions et conditions décrites dans le présent appel d offre. Le nonrespect de ces instructions peut entrainer la disqualification de l offre. 2. Date limite de l offre et Protocole: Les offres doivent être reçues au plus tard 09h:00 heure locale Bamako le 31 Mars 2014 par ou déposées à l adresse physique cidessous. Les offres doivent être envoyées par : - à - ou à l adresse physique suivante «Bureau de Conseil Danois pour les Refugies (DRC) Quartier 8, A cote du Restaurant Petit Dogon» Section 1: Instructions to Offerors 1. Introduction: The Mali Transition Initiative (MTI) is a USAID program implemented by AECOM in Mali. The goal of the MTI program is to establish and manage a quickresponse mechanism supporting activities that support broad-based, inclusive, and participatory democratic processes in Mali. To support the program s activities and operations, MTI requires the rental of vehicles for its administration needs in GAO and in the interior of the country. The purpose of this RFQ is to solicit quotations for these rentals. Offerors are responsible for ensuring that their offers are received by AECOM in accordance with the instructions, terms, and conditions described in this RFQ. Failure to adhere with instructions described in this RFQ may lead to disqualification of an offer from consideration. 2. Offer Deadline and Protocol: Offers must be received no later than 0900hrs local Bamako time on the 31 st of March 2014 by or send to the following physical address. Offers must be: - ed to - Or send to the following physical address «Bureau de Conseil Danois pour les Refugies (DRC) Quartier 8, A cote du Restaurant Petit Dogon» Page 1 of 7

2 Veuillez indiquer le numéro de l appel d offre (RFQ) dans toute réponse au présent RFQ. Les offres reçues après l heure et la date indiquées seront considérées comme étant en retard et ne seront examinées qu à la discrétion d AECOM. 3. Questions : Les questions relatives aux exigences techniques ou administratives du présent appel d offres peuvent être soumises au plus tard 09h:00 heure locale Bamako le 22 Mars 2014 par seulement à Les questions doivent être soumises par écrit ; les appels téléphoniques ne sont pas acceptés. Les questions et les demandes de clarification et leurs réponses qui pourraient intéresser d autres soumissionnaires selon AECOM seront diffusées à tous les bénéficiaires du RFQ ayant manifesté leur intérêt pour la soumission. Seules les réponses données par écrit par AECOM seront considérées comme officielles et auront du poids dans le processus de l appel d offre et l évaluation subséquente. Toute information verbale reçue des employés d AECOM ou de toute autre entité n est pas considérée comme une réponse officielle aux questions concernant le présent RFQ. 4. Spécifications : L annexe A contient les spécifications techniques des véhicules désirés. Tous les véhicules proposés en réponse à cet appel d offre doivent être en parfait état de fonctionnement. Veuillez noter, sauf indication contraire, que les marques de fabrique ou les modèles indiqués sont à titre indicatif seulement. Un substitut équivalent, tel que déterminé par les spécifications, est acceptable. 5. Devis : Les devis en réponse au présent appel d offre (RFQ) doivent être chiffrés forfaitairement, y compris tout autre frais. Les soumissionnaires doivent présenter leurs devis en FCFA/XOF. Les offres sont valables pour au moins quatre-vingt-dix (90) jours civils à compter de la date limite de l offre. Les soumissionnaires sont invités à fournir des devis sur papier entête ou un format officiel ; si cela n est pas possible, ils peuvent remplir le tableau dans l annexe A. En outre, les soumissionnaires sont invités à soumettre ce qui suit : Les fournisseurs qui répondent à cet appel d offre sont invités à soumettre une copie de leur numéro d identification fiscale, leur registre de commerce ainsi que leurs documents fiscaux actualisé (Quitus et TVA). AECOM cherche à travailler avec des sociétés agréées de location de véhicules. Pour ce, ces fournisseurs devrons fournir une documentation attestant qu ils sont réellement les propriétaires des véhicules qu ils proposent dans leurs offres (ou tout document autorisant telle personne à effectuer de telles locations) et une copie de la carte grise du véhicule proposé. Please reference the RFQ number in any response to this RFQ. Offers received after the specified time and date will be considered late and will be considered only at the discretion of AECOM. 3. Questions: Questions regarding the technical or administrative requirements of this RFQ may be submitted no later than 0900hrs local Bamako time on the 22 nd of March 2014 by only to Questions must be submitted in writing; phone calls will not be accepted. Questions and requests for clarification and the responses thereto that AECOM believes may be of interest to other offerors will be circulated to all RFQ recipients who have indicated an interest in bidding. Only the written answers issued by AECOM will be considered official and carry weight in the RFQ process and subsequent evaluation. Any verbal information received from employees of AECOM or any other entity should not be considered as an official response to any questions regarding this RFQ. 4. Specifications: Annex A contains the technical specifications of the required items. All commodities proposed in response to this RFQ must be in perfect working condition. Please note that, unless otherwise indicated, stated brand names or models are for illustrative description only. An equivalent substitute, as determined by the specifications, is acceptable. 5. Quotations: Quotations in response to this RFQ must be priced on a fixed-price, all-inclusive of other costs. Offerors must present their quotations in FCFA/XOF. Offers must remain valid for not less than ninety (90) calendar days after the offer deadline. Offerors are requested to provide quotations on official letterhead or format; in the event this is not possible, offerors may complete the table in Annex A. In addition, offerors responding to this RFQ are requested to submit the following: Vendors responding to this RFQ are requested to submit a copy of their Taxpayer Identification Number, official registration and business license. AECOM seeks to work with authorized car rental companies. As such vendors responding to this RFQ are requested to submit documentation demonstrating that they are the actual owners of the vehicles they are quoting (or any document authorizing such person or entity to rent vehicles) and copies of vehicles registration documents. Individuals responding to this RFQ are requested to submit a copy of their identification card and references of where and/or to whom they have already provided rental vehicle services. Page 2 of 7

3 Les personnes qui répondent à cet appel d offre sont invitées à soumettre une copie de leur carte d identité ainsi que les références des structures ou entités auxquelles ils ont déjà louées des véhicules. 6. Source/Origine/Fabrication : Tous les biens et services offerts en réponse à cet appel d offre ou fournis en vertu de toute adjudication doivent répondre au Code Géographique de l USAID conformément au Code des Règlements Fédéraux des Etats-Unis (CFR), 22 CFR 228. Le pays coopérant dans le cadre de cet appel d offre est le Mali. Les soumissionnaires ne peuvent pas offrir ou fournir des produits ou services fabriqués ou assemblés, provenant de ou transportés à travers, ou autrement impliquant l un des pays suivants : la Birmanie (Myanmar), Cuba, l Iran, la Corée du Nord, le Soudan (Nord), la Syrie. 7. Assurance et responsabilités : Le fournisseur, à ses propres frais, et une fois considéré pour cet appel d offre, doit obtenir et maintenir une ASSURANCE requise, comprenant la prise de toute responsabilité en cas d accident et/ou de dommages matériels et corporels du véhicule, du conducteur, des passagers et toute autre partie incluse. Le fournisseur fournira une copie de la police d assurance avant de rentrer en contrat avec AECOM. 8. Taxes et TVA : Le Programme PAT-M est exonéré des taxes, impôts et TVA du pays coopérant. 9. Eligibilité : En soumettant une offre en réponse à cet appel d offre, le soumissionnaire certifie que lui et ses principaux dirigeants ne sont pas interdits, suspendus, ou autrement considérés comme étant inéligibles à une adjudication du gouvernement Américain. AECOM n adjugera pas un contrat à une entreprise qui est interdite, suspendue, ou autrement considérée comme étant inéligible par le Gouvernement américain. 10. Evaluation et Attribution du marché : Le marché sera attribué au soumissionnaire dont l offre respecte les instructions de l appel d offre, qui répond en même temps aux exigences d éligibilité tout en respectant ou dépassant le minimum des spécifications techniques requises et est considéré comme étant selon une base acceptable technique, le meilleur en terme de valeur et de prix. Veuillez noter qu en cas d insuffisances majeures concernant la satisfaction des exigences de cet appel d offre, une offre peut être considérée comme «non conforme» et disqualifiée en conséquence. AECOM se réserve le droit de renoncer aux insuffisances mineures à sa discrétion. Les meilleures offres sont sollicitées. Il est prévu que l adjudication se fera uniquement sur la base des devis initiaux. Toutefois, AECOM se réserve le droit de conduire l un des éléments suivants : 6. Source/Nationality/Manufacture: All goods and services offered in response to this RFQ or supplied under any resulting award must meet USAID Geographic Code 935 in accordance with the United States Code of Federal Regulations (CFR), 22 CFR 228. The cooperating country for this RFQ is Mali. Offerors may not offer or supply any commodities or services that are manufactured or assembled in, shipped from, transported through, or otherwise involving any of the following countries: Burma (Myanmar), Cuba, Iran, North Korea, (North) Sudan, Syria. 7. Insurance and liability: The supplier, at its own expense and once considered for this RFQ, must obtain and maintain require INSURANCE, inclusive of all responsibilities in the event of an accident and/or physical injuries and/or material damage to the vehicle, driver, passengers and any third party involved. The supplier will provide a copy of the insurance policy before entering in contract with AECOM. 8. Taxes and VAT: The MTI program is exempt from cooperating country taxes, duties, and VAT. 9. Eligibility: By submitting an offer in response to this RFQ, the offeror certifies that it and its principal officers are not debarred, suspended, or otherwise considered ineligible for an award by the U.S. Government. AECOM will not award a contract to any firm that is debarred, suspended, or considered to be ineligible by the U.S. Government. 10. Evaluation and Award: The award will be made to a offeror whose offer follows the RFP instructions, meets the eligibility requirements, and meets or exceeds the minimum required technical specifications, and is judged to be the best value based on a lowest-price, technicallyacceptable basis. Please note that if there are significant deficiencies regarding responsiveness to the requirements of this RFQ, an offer may be deemed non-responsive and thereby disqualified from consideration. AECOM reserves the right to waive immaterial deficiencies at its discretion. Best-offer quotations are requested. It is anticipated that award will be made solely on the basis of these original quotations. However, AECOM reserves the right to conduct any of the following: AECOM may conduct negotiations with and/or request clarifications from any offeror prior to award. While preference will be given to offerors who can address the full technical requirements of this RFQ, AECOM may issue a partial award or split the award among various suppliers, if in the best interest of the MTI Project. AECOM may cancel this RFQ at any time. Through this RFQ, AECOM is seeking to determine prices and availability for a number of similar commodities. The final quantities may be adjusted at the time of award. Page 3 of 7

4 AECOM peut conduire des négociations avec et/ou demander des clarifications auprès de tout soumissionnaire avant l adjudication. Bien que la préférence soit accordée aux soumissionnaires qui répondent à toutes les exigences techniques de cet appel d offre, AECOM peut faire une adjudication partielle ou l éclater entre différents fournisseurs, si cela est dans l intérêt supérieur du Programme PAT-M. AECOM peut annuler cet appel d offre à tout moment. À travers cet appel d'offre, AECOM cherche à déterminer les prix et la disponibilité d un certain nombre de produits similaires. Les quantités finales peuvent être ajustées au moment de l'attribution. Veuillez noter qu en soumettant une réponse à cet appel d offre, le soumissionnaire comprend que l USAID ne fait pas partie de cette sollicitation et le soumissionnaire convient que toute protestation doit être présentée - par écrit avec toutes les explications au Programme PAT-M pour examen, puisque l USAID n examinera pas les protestations concernant les achats effectués par les partenaires d exécution. AECOM, à son entière discrétion, prendra une décision finale concernant les protestations liées à cet achat. 11. Conditions : Ceci n est qu un Appel d Offres. L émission de cet appel d offre n oblige aucunement AECOM, le Programme PAT-M, ou l USAID à faire une adjudication ou à payer les frais engagés par les soumissionnaires potentiels dans la préparation et la soumission d une offre. La présente sollicitation est soumise aux conditions standards d AECOM. Toute adjudication résultante sera régie par ces conditions ; une copie de ces conditions sera disponible sur demande. Veuillez noter que les conditions suivantes s appliqueront : (a) Les délais de paiement standard d AECOM sont fixés à 30 jours nets à compter de la réception et l acceptation des produits ou services. Le paiement sera effectué uniquement en faveur de l entité soumettant l offre en réponse à cet appel d offre et identifié dans l adjudication résultante ; le paiement ne sera pas effectué à un tiers. (b) Toute adjudication faite en vertu de cet appel d offre aura un prix ferme, sous forme de bon de commande. (c) Les produits ou services fabriqués ou assemblés, provenant de ou transportés à travers, ou autrement impliquant l un des pays suivants : la Birmanie (Myanmar), Cuba, l Iran, la Corée du Nord, le Soudan (Nord), la Syrie, ne peuvent être fournis. (d) La législation Américaine interdit les transactions avec, et la fourniture de ressources et l appui aux individus et organisations liées au terrorisme. Le fournisseur s assure, en vertu de toute adjudication fournisseur de droit découlant de cet appel d offre doit s assurer du respect de ces lois. Please note that in submitting a response to this RFQ, the offeror understands that USAID is not a party to this solicitation and the offeror agrees that any protest hereunder must be presented in writing with full explanations to the MTI Program for consideration, as USAID will not consider protests regarding procurements carried out by implementing partners. AECOM, at its sole discretion, will make a final decision on the protest for this procurement. 11. Terms and Conditions: This is a Request for Quotations only. Issuance of this RFQ does not in any way obligate AECOM, the MTI Program, or USAID to make an award or pay for costs incurred by potential offerors in the preparation and submission of an offer. This solicitation is subject to AECOM standard terms and conditions. Any resultant award will be governed by these terms and conditions; a copy of the full terms and conditions is available upon request. Please note the following terms and conditions will apply: (a) AECOM standard payment terms are net 30 days after receipt and acceptance of any commodities or deliverables. Payment will only be issued to the entity submitting the offer in response to this RFQ and identified in the resulting award; payment will not be issued to a third party. (b) Any award resulting from this RFQ will be firm fixed price, in the form of a purchase order. (c) No commodities or services may be supplied that are manufactured or assembled in, shipped from, transported through, or otherwise involving any of the following countries: Burma (Myanmar), Cuba, Iran, North Korea, (North) Sudan, Syria. (d) United States law prohibits transactions with, and the provision of resources and support to, individuals and organizations associated with terrorism. The supplier under any award resulting from this RFQ must ensure compliance with these laws. Page 4 of 7

5 Section 2 : Liste de Contrôle de l Offre Afin d aider les soumissionnaires à préparer leurs propositions, la liste de contrôle suivante résume les documents d une offre en réponse à cet appel d offre : Une lettre d accompagnement, signée par un représentant autorisé du soumissionnaire (voir Section 4 pour le modèle) Un devis officiel, y compris les spécifications des véhicules désignés. offert (voir Annexe A) Une copie du numéro d Identification fiscale, registre de commerce et autres documents actualisés (Quitus et TVA) Section 2: Offer Checklist To assist offerors in preparation of proposals, the following checklist summarizes the documentation to include an offer in response to this RFQ: Cover letter, signed by an authorized representative of the offeror (see Section 4 for template) Official quotation, including specifications of offered vehicle/services (see Annex A) Copy of offeror s Taxpayer Identification Number, registration and other business licenses Section 3 : Spécifications et Exigences Techniques L Annexe A contient les exigences techniques des véhicules/services. Les soumissionnaires sont invités à fournir des devis contenant les informations ci-dessous sur un entête officiel ou un format de devis officiel. Si cela n est pas possible, les soumissionnaires peuvent remplir le table de l annexe A et soumettre une version signée/estampillée à AECOM. Date de disponibilité des véhicules (après réception de la commande): jours civils Section 3: Specifications and Technical Requirements The Annex A contains the technical requirements of the vehicles/services. Offerors are requested to provide quotations containing the information below on official letterhead or official quotation format. In the event this is not possible, offerors may complete the table in the annex A and submit a signed/stamped version to AECOM. Date of availability of vehicles (after receipt of order): calendar days Section 4 : Lettre d Accompagnement de l Offre La lettre d accompagnement suivante doit être placée à l entête et remplie/signée/estampillée par un représentant autorité au nom du soumissionnaire : Section 4: Offer Cover Letter The following cover letter must be placed on letterhead and completed/signed/stamped by a representative authorized to sign on behalf of the offeror: A: AECOM International Development Programme d Appui à la Transition du Mali Rue 385, Porte 359 Bamako, Mali To: AECOM International Development Mali Transition Initiative Hamdallaye, ACI 2000 Street 385, Door 359 Bamako, Mali Référence: RFQ no. PAT-M-RFQ Reference: RFQ no. PAT-M-RFQ A Qui de Droit: Nous, soussignés, fournissons l offre ci-jointe afin d exécuter tous les travaux nécessaires à l exécution de la commande avec exigences tel que décrit dans l appel d offre susvisé. Veuillez trouver ci-jointe notre offre. Nous reconnaissons et acceptons par la présente toutes les conditions, dispositions particulières, et instructions contenues dans l appel d offre susvisé. Nous certifions aussi que l entreprise susmentionnée ainsi que les principaux dirigeants de l entreprise et les biens et services offerts en To Whom It May Concern: We, the undersigned, hereby provide the attached offer to perform all work required to complete the order with requirements as described in the above-referenced RFQ. Please find our offer attached. We hereby acknowledge and agree to all terms, conditions, special provisions, and instructions included in the abovereferenced RFQ. We further certify that the below-named firm as well as the firm s principal officers and all commodities and services offered in response to this RFQ are Page 5 of 7

6 réponse à cet appel d offre est admise à participer à cet achat en vertu des conditions de cette sollicitation et de la règlementation de l USAID. En outre, nous certifions qu à notre connaissance et en toute bonne foi : Nous n avons aucune relation étroite, familiale, ou financière avec un membre quelconque du personnel d AECOM ou du Programme PAT-M; Nous n avons aucune relation étroite, familiale, ou financière avec un autre soumissionnaire soumettant des propositions en réponse à l appel d offre susvisé ; et Les prix de notre offre sont fixés de façon indépendante, sans consultation, communication ou accord avec un autre soumissionnaire ou concurrent dans le but de limiter la concurrence. Toutes les informations données dans notre proposition et toutes les pièces justificatives sont authentiques et correctes. Nous comprenons et acceptons les mesures d interdiction d AECOM contre la fraude, la corruption, et les pots-de-vin. Nous certifions par la présente que les déclarations, les certifications, et autres déclarations en annexe sont exactes, d actualité et complètes. Signature Autorisée: eligible to participate in this procurement under the terms of this solicitation and under USAID regulations. Furthermore, we hereby certify that, to the best of our knowledge and belief: We have no close, familial, or financial relationships with any AECOM or MTI program staff members; We have no close, familial, or financial relationships with any other offerors submitting proposals in response to the above-referenced RFQ; and The prices in our offer have been arrived at independently, without any consultation, communication, or agreement with any other offeror or competitor for the purpose of restricting competition. All information in our proposal and all supporting documentation is authentic and accurate. We understand and agree to AECOM prohibitions against fraud, bribery, and kickbacks. We hereby certify that the enclosed representations, certifications, and other statements are accurate, current, and complete. Authorized Signature: Nom et Titre du Signataire: Name and Title of Signatory: Date: Date: Nom de la société: Company Name: Adresse de la société: Company Address: Téléphone et Site web de la société: Company Telephone and Website: Numéro d Immatriculation ou d Identification Fiscale de la société: La société a-t-elle un compte bancaire actif (Oui/Non)? Nom officiel lié au compte bancaire (pour le paiement): Company Registration or Taxpayer ID Number: Does the company have an active bank account (Yes/No)? Official name associated with bank account (for payment): Page 6 of 7

7 Autres: Voir Annexe A: Les prix doivent être en CFA HTVA o Journalierement o Mensuellement Fournir les documents du véhicule: Carte grise, Fiche de contrôle technique, etc. Fournir les conditions et termes de paiement. Page 7 of 7