Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques

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1 Titre Codification Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques MON02FR01 Pages 12 Entrée en vigueur (jj-mmm-aaaa) 03-sep-2013 Approbation du MON Nom et titre (Inscrire en lettres moulées) PAUL FORTIN, MD DIRECTEUR ADJOINT À LA RECHERCHE CLINIQUE NATHALIE LAFLAMME, Ph. D RESPONSABLE DES MON AU CHU DE QUÉBEC Signature Date (jj-mmm-aaaa) 19-jun jun Objectif Ce mode opératoire normalisé (MON) décrit les exigences en matière de conservation, d organisation et d archivage de la documentation essentielle liée aux projets de recherche clinique avec ou sans médicament à l étude. 2. Portée Ce MON s applique à tout projet de recherche impliquant des sujets humains réalisé sous l autorité du CHU de Québec ou sous ses auspices. Il doit être respecté et suivi par toute personne impliquée dans la conduite de ces projets, c est-à-dire par les membres du CHU de Québec, les chercheurs, les employés, les professionnels ou les étudiants qui œuvrent dans le CHU de Québec. 3. Responsabilités 3.1 Le chercheur principal/chercheur qualifié est responsable : de consigner dans des registres, traiter et conserver les renseignements relatifs à une étude clinique de façon à permettre la présentation de rapports complets et exacts sur ceux-ci ainsi que leur interprétation et leur vérification; de tenir des registres complets et précis afin de démontrer que l étude clinique est menée conformément aux bonnes pratiques cliniques et autres réglementations applicables; de s assurer que la documentation essentielle reliée à l étude clinique est conservée dans un endroit sécuritaire et d en restreindre l accès au personnel autorisé; d assurer la conservation et l archivage de la documentation essentielle selon les délais prévus au protocole de recherche et la réglementation applicable. MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 1 de 12

2 Le chercheur principal/chercheur qualifié peut déléguer certaines des responsabilités qui lui incombent relativement à la mise en application de ce MON. Cette délégation doit toutefois être documentée (MON03) et conservée avec la documentation essentielle liée à l étude (MON02). 4. Définitions Documentation : Tous les dossiers, sous quelque forme que ce soit (incluant, mais non exclusivement, les dossiers écrits, électroniques, magnétiques et optiques ainsi que les scintigrammes, les radiographies et les électrocardiogrammes), dans lesquels sont décrits ou consignés les méthodes, le déroulement ou les résultats d un essai, les facteurs associés à un essai et les mesures prises (BPC/CIH, 1.22). Documents source : Documents originaux, données et dossiers (dossiers d hôpital, fiches cliniques et administratives, notes de laboratoire, notes de service, journaux personnels des participants, listes de contrôle, dossiers pharmacologiques, données enregistrées à partir de moyens automatisés, copies ou transcriptions certifiées après vérification de leur exactitude, microfiches, négatifs, microfilms ou supports magnétiques, radiographies, fichiers des participants et dossiers conservés à la pharmacie, aux laboratoires et aux services médico-techniques participant à l essai clinique (BPC/CIH,1.52). Aussi appelés «Documents de base». Documents essentiels : Documents permettant l évaluation, individuelle et collective, du déroulement d une étude et de la qualité des données produites (BPC/CIH, 1.23). Essai clinique : Recherche sur des sujets humains dont l objet est soit de découvrir ou de vérifier les effets cliniques, pharmacologiques ou pharmacodynamiques d une drogue pour usage humain, soit de déceler les incidents thérapeutiques liés à cette drogue, soit d en étudier l absorption, la distribution, le métabolisme et l élimination ou soit d en établir l innocuité ou l efficacité (Santé Canada). Toutefois, un essai clinique peut également vérifier une intervention non pharmacologique (ex. : test diagnostique, chirurgie, protocole de soins, intervention psychologique ). Inspection : Examen officiel, réalisé par un organisme de réglementation, des documents, des installations, des dossiers ou toute autre ressource que cet organisme estime être liée à l essai clinique et pouvant se trouver sur les lieux de l essai, dans les installations du promoteur ou de l organisme de recherche sous contrat (ORC), ou encore dans tout autre établissement que l organisme de réglementation juge approprié (BPC/CIH, 1.29). Lieu de l essai : Lieu où se déroulent les activités liées à l essai (BPC/CIH, 1.59). Recherche clinique ou étude clinique: Le terme «recherche clinique» réfère à ce créneau de la recherche en santé destinée à développer les connaissances requises pour comprendre la maladie chez l'humain, la prévenir et la traiter. Elle comprend un large continuum d'études impliquant des interactions avec des patients, avec du matériel ou des données cliniques découlant d'examens diagnostiques, ou encore avec des populations, en ciblant, entre autres, l'une ou l'autre des catégories suivantes : (1) les mécanismes pathogènes; (2) la recherche intégratrice bidirectionnelle («translationnelle»); (3) les connaissances cliniques sur la détection, le diagnostic et l'histoire naturelle d'une maladie; (4) les interventions préventives et thérapeutiques, qu'il s'agisse de médicaments, de produits biologiques, de technologies médicales, d'approches comportementales, de services de santé ou de pratiques professionnelles; (5) l'épidémiologie; (6) les essais de nature MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 2 de 12

3 communautaire (Cadre réglementaire sur l organisation et les bonnes pratiques de la recherche au CHU de Québec, 1.1.4). La recherche clinique a donc une portée plus élargie que les essais cliniques. Surveillance : Activité qui consiste à surveiller le déroulement d un essai clinique et à veiller à ce que cet essai soit réalisé conformément au protocole, aux modes opératoires normalisés (MON), aux bonnes pratiques cliniques (BPC) et aux exigences réglementaires applicables, et à ce que les données s y rattachant soient consignées et présentées conformément à ces mêmes directives (BPC/CIH, 1.38). Vérification : Examen systématique et indépendant des activités et documents liés aux essais en vue de déterminer, d une part, si ces activités ont été menées conformément au protocole, aux modes opératoires normalisés (MON) du promoteur, aux bonnes pratiques cliniques (BPC) et aux exigences réglementaires applicables et, d autre part, si les données ont été enregistrées, analysées et présentées conformément à ces mêmes directives (BPC/CIH, 1.6). Pour consulter la liste complète des acronymes et de la terminologie utilisés dans les MON, se référer à l adresse suivante : 5. Procédures Les documents essentiels sont les documents qui, distinctement ou ensemble, permettent l évaluation du déroulement d une étude et de la qualité des données produites. Ces documents servent à établir que le chercheur, le promoteur et le surveillant respectent les normes établies dans les Bonnes pratiques cliniques ainsi que toutes les exigences réglementaires applicables (CIH 8.1, Introduction). La gestion de cette documentation est liée à la gestion efficace d une étude. Certains des documents inclus dans la liste des documents essentiels à la réalisation d une étude ou d un essai clinique des sections 8.2, 8.3 et 8.4 de la CIH serviront à la soumission de l étude aux différentes instances réglementaires ou seront inspectés par les organismes réglementaires dans le cadre du processus de validation de l étude. Ces documents doivent donc être disponibles à cette fin. Il est important de produire et de maintenir à jour la documentation essentielle reliée à une étude clinique approuvée par le Comité d éthique de la recherche (CÉR). Ces documents sont regroupés en trois sections dépendant du moment où ils sont généralement produits soit : avant le début de l étude, durant l étude et à la fin de l étude. Une liste minimale des documents essentiels est présentée à l annexe Organisation de la documentation essentielle Il est nécessaire de maintenir à jour la documentation essentielle afin de s assurer que tous les documents et les dossiers requis soient conservés de manière organisée afin de permettre un accès rapide à l information exigée lors d une visite de surveillance du promoteur ou d un audit mené par un tiers comme Santé Canada, la Food and Drug Administration (FDA) ou d autres organismes réglementaires applicables. MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 3 de 12

4 5.2 Accessibilité de la documentation essentielle pour une inspection Tous les dossiers générés lors de la réalisation d une étude clinique peuvent être inspectés Suite à une notification d inspection par une agence réglementaire, la documentation essentielle doit être fournie : a. b. dans les deux jours s il existe des soupçons quant à l utilisation de la drogue pour les fins d une étude clinique, particulièrement dans le cas de celles présentant un risque pour la santé des participants à l essai; dans les sept jours suivant la demande dans tous les autres cas Le MON17 guide l équipe de recherche dans sa préparation pour un audit ou une visite d inspection. 5.3 Conservation et archivage de la documentation essentielle La période de conservation commence à partir de la date de création d un registre ou du document. Par exemple, lors de la signature du consentement, la date de signature du participant est la date de commencement de la période de conservation de ce document. Dans la pratique, il pourrait être plus commode de faire correspondre la date de commencement de la période de conservation à la date de fin de l étude La période de conservation de la documentation essentielle est établie selon le type d étude clinique en considérant notamment s il s agit d une étude avec ou sans produit de recherche. Ces délais sont documentés au MON18, qui décrit les différentes étapes pour la fermeture de l étude et l archivage de tous les documents reliés à l étude Le transfert des documents essentiels de leur support d origine à un support secondaire est acceptable, de préférence à la fin de l étude clinique, à la condition expresse que : a. b. c. les corrections aux données originales puissent être clairement saisies sur le support secondaire; la personne qui transfère les données du support d origine au support secondaire atteste (attestation signée et datée) que les documents secondaires sont des copies authentiques des documents primaires respectifs; le processus de transfert ait été intégralement validé. Des preuves de cette validation doivent être disponibles aux fins d inspection, s il y a lieu. L archivage doit être planifié dès le début afin d en évaluer les coûts et de rencontrer les exigences réglementaires applicables. Avant la destruction de dossiers créés lors de la réalisation d une étude clinique, le chercheur principal/chercheur qualifié doit toujours consulter le promoteur. 5.4 Confidentialité et sécurité de la documentation essentielle Le MON19 décrit les processus qui doivent être mis en place pour assurer la sécurité physique et électronique des données recueillies dans le cadre d une étude clinique. La documentation essentielle doit être conservée dans un lieu sécurisé permettant de protéger leur intégrité et leur confidentialité. L accès à ces documents doit être réservé au personnel autorisé par le chercheur principal/chercheur qualifié. MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 4 de 12

5 6. Références CHU de Québec, Cadre réglementaire sur l organisation et les bonnes pratiques de la recherche au CHU de Québec Règlement , du 25 mars Centre hospitalier universitaire de Québec (CHUQ), Politique et procédures de confidentialité et de gestion des dossiers des usagers Politique , Québec, Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1). Santé Canada, Ligne directrice de la CIH : Les bonnes pratiques cliniques : directives consolidées, ICH, thème E6, Santé Canada, Lignes directrices sur les dossiers relatifs aux essais cliniques (GUI-0068), s.d. Santé Canada, Règlement sur les aliments et drogues, partie C, titre 5, «Drogues destinées aux essais cliniques sur des sujets humains», Historique des révisions Date (jj-mmm-aaaa) Versions Pages Description de la modification 18-jun ère version des MON CHU de Québec (suite à la fusion de l ancien CHA et l ancien CHUQ), approuvée par le CA du CHU de Québec MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 5 de 12

6 ANNEE 1 DOCUMENTS ESSENTIELS À LA RÉALISATION D UN ESSAI CLINIQUE Le tableau présenté dans cette annexe est une représentation de la section 8 de la CIH, thème E6, sur les Bonnes pratiques cliniques dont la numérotation a été respectée. Il est toutefois à noter que certains termes ont été modifiés pour correspondre à la terminologie employée au CHU de Québec. 8.2 Avant le début de la phase clinique de l essai Durant cette phase de planification, c est-à-dire avant le début officiel de l essai, les documents suivants doivent être produits et classés. -chercheur Brochure du chercheur Prouver que les données scientifiques pertinentes et à jour concernant le produit de recherche ont été fournies au chercheur Protocole signé et modifications au protocole signées (le cas échéant) et formulaire type d exposé de cas (FEC) Prouver que le chercheur et le promoteur ou promoteur-chercheur ont accepté le protocole et les modifications au protocole ainsi que le FEC Information fournie aux participants à l étude o Feuillet d information et formulaire de consentement (FIFC) (incluant toutes les traductions) Faire état du FIFC. o Tout autre document d information Prouver que les participants ont reçu les documents d information appropriés (contenu et libellé) leur permettant de donner un consentement pleinement éclairé. o Annonces pour recruter les participants Prouver que les méthodes de recrutement sont appropriées et non coercitives Aspects financiers de l essai Faire état de l entente financière conclue entre le chercheur/établissement et le promoteur ou promoteur-chercheur concernant l essai Déclaration concernant l assurance Ententes signées entre les parties, p. ex. : Prouver que les participants seront indemnisés pour toute séquelle liée à l essai. Faire état des ententes. o Le chercheur/établissement et le promoteur ou promoteurchercheur o Le chercheur/établissement et un ORC o Le promoteur ou promoteurchercheur et un ORC o Le chercheur/établissement et les autorités MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 6 de 12

7 8.2.7 Approbation/opinion favorable du CÉR, concernant : o Le protocole et les modifications o Le FEC/CRF o Le FIFC o Tout autre document d information à fournir aux participants o Les annonces pour le recrutement des participants o L indemnité des participants o Tout autre document ayant reçu une approbation/ opinion favorable Prouver que l essai a été examiné par le CÉR et que ce dernier a donné une approbation/opinion favorable. Indiquer le numéro et la date correspondant à la version du document Composition du CÉR Prouver que le CÉR est constitué conformément aux BPC Autorisation/approbation/avis des organismes de règlementation concernant le protocole Prouver que les autorisations/approbations/avis appropriés des organismes de réglementation ont été obtenus avant le début de l essai, conformément aux exigences réglementaires applicables Curriculum vitae ou autre document pertinent faisant état des qualifications des chercheurs principaux et secondaires Prouver que les chercheurs possèdent les qualifications requises pour réaliser l essai ou pour assurer la surveillance médicale des participants et qu ils sont aptes à exercer cette fonction Valeurs/intervalles normaux s appliquant aux interventions médicales/techniques et aux analyses prévues dans le protocole Faire état des valeurs/intervalles de référence pour les analyses Intervention médicales/ méthodes de laboratoire/ techniques et analyses: Prouver que le chercheur/établissement dispose des installations appropriées pour réaliser les analyses requises et pour assurer la fiabilité des résultats. o Homologation ou; o Agrément ou; o Contrôle de la qualité interne ou évaluation de la qualité externe ou; o Autre mode de validation Spécimen d étiquettes attachées aux contenants des produits de recherche Prouver que l étiquetage est conforme à la réglementation applicable sur l étiquetage et que des instructions appropriées ont été fournies aux participants. MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 7 de 12

8 Instructions concernant la manipulation des produits de recherche et des matières servant à l essai (si elles ne figurent pas dans le protocole ou dans la brochure du chercheur) Faire état des instructions requises pour la conservation, l emballage, la distribution et la destruction des produits de recherche et des matières servant à l essai Dossiers d expédition des produits de recherche et des matières servant à l essai Faire état des dates d expédition, des numéros de lot et de la méthode d expédition des produits de recherche et des matières servant à l essai. Assurer le suivi des lots de produits, l examen des conditions d expédition et la comptabilisation des produits Certificats d analyse des produits de recherche expédiés Faire état des caractéristiques, de la pureté et de la concentration des produits de recherche qui seront utilisés pour l essai Procédures de décodage des essais du type à l insu Indiquer de quelle façon, en cas d urgence, la nature du produit de recherche administré à une personne peut être révélée sans dévoiler le traitement administré aux autres participants de l essai. (tiers, le cas échéant) Liste de contrôle de la distribution au hasard Faire état de la méthode de distribution au hasard des participants de l essai. (tiers, le cas échéant) Rapport de surveillance pré essai Prouver que les lieux conviennent à la réalisation de l essai (peut être combiné avec ) Rapport de surveillance au lancement de l essai Prouver que la marche à suivre de l essai a été examinée avec le chercheur et le personnel chargé de l essai (peut être combiné avec ). MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 8 de 12

9 8.3 Durant la réalisation clinique de l essai Outre les documents susmentionnés, les documents suivants doivent être ajoutés aux dossiers pendant le déroulement de l essai afin de prouver que tous les nouveaux renseignements pertinents sont consignés dès qu ils sont disponibles Mise à jour de la Brochure du chercheur Prouver que le chercheur est informé rapidement des renseignements pertinents dès qu ils sont disponibles Toute révision : o du protocole/modifications et du FEC/CRF o du FIFC o de tout autre document d information fourni aux participants o des annonces pour le recrutement des participants Faire état des révisions qui ont été effectuées sur ces documents au cours de l essai Approbation/opinion favorable du CÉR, datée et écrite, concernant : Prouver que les modifications ou les révisions ont été soumises à l examen du CÉR et qu elles ont reçu une approbation/opinion favorable. Les modifications au protocole Indiquer le numéro et la date apparaissant sur les documents. Les révisions apportées : au FIFC à tout autre document d information à fournir aux participants aux annonces pour le recrutement des participants (s il y a lieu) À tout autre document ayant reçu une approbation/opinion favorable À l examen continu de l essai (s il y a lieu) Autorisations/approbations/avis requis des organismes de réglementation concernant : o Les modifications au protocole et d autres documents Prouver que les exigences réglementaires applicables sont respectées Curriculum vitae des nouveaux chercheurs principaux ou secondaires (voir ) MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 9 de 12

10 8.3.6 Mise à jour des valeurs/intervalles normaux s appliquant aux interventions médicales/méthodes de laboratoire/techniques et aux analyses prévues dans le protocole Faire état des valeurs et des intervalles normaux qui sont révisés au cours de l essai (voir ) Mise à jour des interventions médicales/méthodes de laboratoire/techniques et analyses Prouver que les analyses demeurent adéquates durant toute la période d essai (voir ). o homologation ou o agrément ou o contrôle de la qualité interne ou évaluation de la qualité externe ou o autre mode de validation Documentation concernant l expédition des produits de recherche et des matières servant à l essai (voir ) Certificats d analyse des nouveaux lots de produits de recherche (voir ) Rapports sur les visites de surveillance Faire état des visites effectuées par le surveillant et des conclusions s y rattachant Communications pertinentes autres que les visites des lieux : o lettres o notes de réunion o notes d appels téléphoniques Faire état des ententes ou des discussions importantes concernant l administration de l essai, les manquements au protocole, le déroulement de l essai et la présentation de rapports sur les incidents thérapeutiques (IT) FIFC signés. Prouver que le consentement est obtenu conformément aux BPC et au protocole et que les formulaires sont datés avant la participation de chaque participant à l essai. Prouver également que les participants ont autorisé l accès direct aux documents (voir 8.2.3) Documents source Faire état de l existence du participant et confirmer l intégrité des données d essai recueillies. Inclure les documents orignaux liés à l essai et au traitement médical ainsi que les antécédents du participant. MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 10 de 12

11 Formulaires d exposé de cas (FEC/CRF) remplis, datés et signés Prouver que le chercheur ou un membre autorisé de son personnel confirme les observations consignées. (copie) (original) Documents concernant les corrections apportées aux FEC Faire état de tous les changements/ajouts ou des corrections apportées au FEC après l enregistrement initial des données. (copie) (original) Notification au promoteur par le chercheur principal/chercheur qualifié responsable des incidents thérapeutiques graves et présentation des rapports connexes Notifier les incidents thérapeutiques au promoteur/promoteur-chercheur par le chercheur principal/chercheur qualifié responsable des incidents thérapeutiques graves et présenter des rapports connexes conformément aux exigences des BPC (4.11) Notification par le promoteur/promoteurchercheur, s il y a lieu, aux organismes de réglementation et au CÉR des réactions indésirables graves et imprévues à un médicament et de toute autre information concernant l innocuité Notifier par le promoteur/promoteur-chercheur ou le chercheur principal/chercheur qualifié, s il y a lieu, aux organismes de réglementation et aux CÉR des réactions indésirables graves et imprévues à un médicament, conformément aux exigences des BPC (5.17 et ), et de toute autre information concernant l innocuité, conformément aux exigences des BPC ( et ) Notification aux chercheurs par le promoteur/promoteurchercheur de l information concernant l innocuité Notifier aux chercheurs par le promoteur/promoteurchercheur l information concernant l innocuité, conformément aux exigences des BPC (5.16.2) Rapports provisoires ou rapport annuel fournis aux CÉR et aux autorités Produire les rapports provisoires ou rapport annuel fournis aux CÉR, conformément aux exigences des BPC (4.10) et aux autorités, conformément aux exigences des BPC (5.17.3) Registre de sélection des participants Faire état de l identité des participants faisant l objet de la sélection pré-essai Liste des codes d identification des participants Prouver que le chercheur/établissement conserve une liste confidentielle du nom de tous les participants à qui un numéro d essai a été attribué. Permettre au chercheur/établissement de révéler l identité d un participant Registre d inscription des participants Comptabilisation des produits de recherche sur les lieux (s il y a lieu) Faire état de l inscription chronologique des participants par numéro d essai. Prouver que les produits de recherche ont été utilisés conformément au protocole Feuille des signatures Faire état des signatures et des initiales de toutes les personnes autorisées à consigner des données ou à apporter des corrections dans les FEC Le cas échéant, registre des échantillons des liquides organiques/tissus conservés Faire état des échantillons retenus et de l endroit où sont conservés ces échantillons au cas où l essai devrait être répété. MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 11 de 12

12 8.4 Après la fin de l essai Après la fin de l essai, tous les documents énumérés aux sections 8.2 et 8.3 doivent être classés avec les documents suivants : Comptabilisation des produits de recherche sur les lieux Prouver que les produits de recherche ont été utilisés conformément au protocole. Faire état du compte final des produits de recherche reçus, distribués aux participants, retournés par le participant et retournés au promoteur/promoteur-chercheur Documents concernant la destruction des produits de recherche Faire état de la destruction des produits de recherche inutilisés par le promoteur/promoteur-chercheur ou sur les lieux. (s ils sont détruits sur place) Liste complète des codes d identification des participants Permettre l identification de tous les participants de l essai au cas où un suivi serait nécessaire. La liste doit rester confidentielle pendant une durée déterminée Certificat de vérification (le cas échéant) Prouver qu une vérification a été effectuée Rapport de surveillance final à la fin de l essai Prouver que la fin de l essai s est déroulée selon les exigences prescrites et que des copies des documents essentiels sont conservées dans les dossiers appropriés Documents concernant la répartition et le décodage des traitements Faire état au promoteur de tout décodage des traitements survenu Rapport final du chercheur au CÉR, s il y a lieu, et aux organismes de réglementation Faire état de la clôture de l essai Rapport sur l étude clinique Faire état des résultats et de l interprétation des données relatives à l essai. MON02FR01 Gestion de la documentation essentielle liée aux études cliniques Page 12 de 12