Module 2 Automatiser des calculs simples dans Excel

Transcription

1 Module 2 Automatiser des calculs simples dans Excel Livret d autoformation Loic Hénon ciol@luciol.net

2 Automatiser des calculs simples dans Excel BIENVENUE Bienvenue, explorateur d Excel, dans ce livret d autoformation. Je serai votre compagnon durant cette séance de travail. Autoformation ne signifie pas être seul et livré à soi-même. À tout moment, vous pouvez demander de l aide à votre formatrice ou formateur. *** La séance du jour s inscrit dans la continuité du cursus Excel. Quelques éléments indispensables son requis pour suivre correctement cette séance : Avoir suivi et validé le Module 1 Excel, présentation de l outil. Disposer d un ordinateur équipé d Excel, version 2007 minimum. 2 À l issue de cet atelier, vous serez capable d Automatiser des calculs simples dans un tableur Excel. En créant manuellement les opérations ou en utilisant les formules intégrées à bon escient. Sans erreur de calcul. Bienvenue dans ce livret d autoformation

3 Suivez votre progression dans le livret avec la barre de positionnement COMMENT ALLONS-NOUS PROCÉDER? Surtout pas de panique! Les pages de ce livret vont vous permettre d avancer à votre rythme en alternant, des explications et des exercices d application. Prévoyez 45 minutes minimum. Le programme se compose de 6 parties: Partie 1 : Qu est-ce qu une cellule? Partie 2 : Viva les fonctions! Partie 3 : Fonction quand tu nous tiens Partie 4 : Récapitulons. Partie 5 : L exercice de tous les possibles. L exercice final de la partie 5, vous permettra d apprécier votre maitrise des notions abordées. Rappelons que votre formateur est disponible. N hésitez pas à le solliciter. 3 Vous êtes prêts? Alors veuillez démarrer le programme Excel, couper votre téléphone et tourner la page afin de plonger dans l univers magique des calculs Vous trouverez en bas à droite des conseils ou des rappels

4 Automatiser des calculs simples dans Excel PARTIE 1 : QU EST-CE QU UNE CELLULE? La question peut sembler idiote mais elle mérite d être posée. Comme en physique, une cellule est le plus petit élément d un tout. En d autres termes, une feuille Excel se compose de x cellules. cellules C est dans les cellules que les utilisateurs d Excel écrivent. Mais une cellule n est pas qu un simple espace de stockage! On peut considérer que la cellule se comporte comme le présentateur du journal TV. 4 Le reporter a travaillé, préparé ses reportages : il a effectué un traitement. Puis il s est mis sur son 31 avant de passer au maquillage : il est mis en forme. Lors du 20 heures il affiche au téléspectateur le résultat du traitement formaté. Comprendre comment fonctionne une cellule dans Excel.

5 Il y a donc 3 paramètres à prendre en compte pour aborder la notion de cellule : Le formatage (date, chiffre, texte) et sa présentation (gras, italique). Le traitement : un calcul donnant un résultat (non obligatoire). Le résultat affiché : contenu à proprement parlé il peut être issu d un traitement ou d une simple saisie de texte. L objet de cette séance consiste à s initier au traitement en automatisant des calculs. Application Ouvrez un nouveau document Excel et reproduisez la feuille suivante. Placez-vous dans la cellule C1. Saisissez «=A1» Cliquez sur Entrée. Que remarquez-vous? Le fait de commencer par le signe = indique à Excel que nous déclarons un traitement. Ici, il s agit simplement de reporter le contenu de la cellule A1. Faites de même en C2, pour reporter le contenu de la cellule A2. En C3, saisissez «=A3+A4» puis en C4, saisissez «=100/A4». 5 Votre feuille se présente ainsi. Il est possible de jongler avec les opérateurs de calculs classiques (+ - / *), les références aux cellules (A3), les chiffres que l on saisit manuellement (100). Dans la partie suivante, nous allons voir ce que propose Excel pour nous faciliter la tâche. Le traitement est commandé en saisissant le signe = dans la cellule où l on souhaite afficher un résultat.

6 Automatiser des calculs simples dans Excel PARTIE 2 : VIVA LES FONCTIONS! Vous savez désormais qu une cellule peut contenir un traitement. Nous avons, jusqu ici, déclaré ces traitements manuellement. Excel propose des fonctions de calcul et de traitements pour nous faciliter la tâche. Pour trouver et utiliser une fonction intégrée, vous pouvez : Vous rendre dans l onglet Formules du ruban Cliquer sur Insérer une fonction 6 Une fenêtre de recherche apparait. Elle permet de trouver la formule adaptée à votre besoin. Formulaire de recherche Fonctions disponibles Définition et syntaxe de la fonction sélectionnée Ok lance l assistant Automatiser des calculs pour rendre ses tableaux intelligents.

7 Application Ouvrez un nouveau document Excel et reproduisez la feuille suivante. Placez-vous ensuite dans la cellule A8. Activez le menu «Insérer une fonction» Trouvez et choisissez la fonction «Somme». Cliquez sur OK. L assistant apparait : Dans la zone Nombre1, saisissez «A1:A7». (le : indique de A1 jusqu à A7) Cliquez sur OK. Que remarquez-vous? Et oui, la somme des chiffres contenus de A1 à A7 apparait. Utilisons une autre méthode : Placez-vous dans la cellule B2. Dans l onglet Formules, cliquez sur le bouton somme automatique. Excel vous propose «=SOMME(A8)». A8 étant la sélection par défaut. À l aide de la souris, sélectionnez la plage A1 à A7. La zone s encadre de pointillé. 7 Cliquez sur Entrée. Félicitations, vous venez d insérer la fonction SOMME de 2 façons différentes. Désormais, le monde des fonctions vous appartient, faisons-en la connaissance Méfiez-vous des sélections que propose Excel - Pour sélectionnez une plage de cellules, utilisez la souris.

8 Automatiser des calculs simples dans Excel PARTIE 3 : FONCTION QUAND TU NOUS TIENS Avant d explorer plus avant les fonctions, arrêtons-nous sur leurs syntaxes. Il s agit là de comprendre les exigences de notre outil préféré : Une fonction se déclare ainsi : = NOM_FONCTION ( argument1 ; argument2 ;...) Annonce un traitement Nom de la fonction (SOMME, MOYENNE ) Arguments permettant le traitement (plage de cellules, mois, emplacement ) Souvenez-vous que l assistant donne toutes les informations utiles pour la définition et la déclaration correcte des fonctions. 8 Il n y a donc pas d erreur possible! Alors ne soyez pas timides et amusez-vous avec les fonctions élémentaires... À chaque besoin sa fonction

9 Application Ouvrez un nouveau classeur et reproduisez le tableau suivant. Puis, en vous aidant de l assistant, cherchez et déclarez les fonctions adéquates à la partie basse du tableau. En cas de doute, sachez que vous utiliserez les fonctions NB() SOMME() MIN() MOYENNE() NBVAL() MAX() Bien entendu, je vous les livre dans le désordre! 9 À vous de jouer Les bonnes réponses sont là! L assistant vous donne la définition et les arguments de chaque fonctions

10 Automatiser des calculs simples dans Excel PARTIE 4 : RÉCAPITULONS. Après la découverte de toutes les possibilités qu offre notre tableur favori, ne nous endormons pas sur nos lauriers et récapitulons ce qui a été abordé depuis le début de cette aventure passionnante. L appel d un traitement se commande par le signe = ou l insertion d une fonction à l aide de l assistant Les opérateurs mathématiques classiques sont utilisables : 10 L appel de fonction se fait dans le ruban ou dans la barre de formules. Une synthèse à garder dans sa poche

11 AIDE MÉMOIRE FONCTIONS Fonction SOMME : =SOMME(C1:C23) La fonction SOMME permet de calculer la somme d une plage de données. Sélectionnez la fonction SOMME puis renseignez la (ou les) plages de cellules qui doivent servir au calcul. Fonction MOYENNE : =MOYENNE(C1:C23) La fonction MOYENNE permet de calculer la moyenne d une plage de données. Sélectionnez la fonction MOYENNE puis renseignez la (ou les) plages de cellules qui doivent servir au calcul. Fonction NB : =NB(C1:C23) La fonction NB permet de déterminer le nombre de cellules contenant des nombres. Sélectionnez la fonction NB puis entrez simplement la (ou les) plages de cellules qui doivent être testées. La fonction NBVAL retourne le nombre de cellules contenant des valeurs dans une plage (nombre & texte). Fonction MAX : =MAX(C1:C23) La fonction MAX affiche le nombre le plus élevé d une série. Sélectionnez la fonction MAX puis entrez simplement la (ou les) plages de cellules qui doivent être testées. 11 Fonction MIN : =MIN(C1:C23) La fonction MIN affiche le nombre le plus bas d une série. Sélectionnez la fonction MIN puis entrez simplement la (ou les) plages de cellules qui doivent être testées. Ne cherchez pas à retenir «toutes les fonctions», l assistant est là pour mémoriser à votre place!

12 Automatiser des calculs simples dans Excel PARTIE 5 : L EXERCICE DE TOUS LES POSSIBLES Avant d effectuer l exercice final, rappelons l objectif de cette séance : Automatiser des calculs simples dans un tableur Excel. En créant manuellement les opérations ou en utilisant les formules intégrées à bon escient. Sans erreur de calcul. Afin d effectuer les deux exercices suivants, vous devrez utiliser toutes les notions et fonctions abordées dans ce livret. Voici toutefois quelques indications : 12 Prenez votre temps. N hésitez pas à parcourir ce livret et notamment le récapitulatif des pages 10 & 11. Une fois terminé, rendez-vous page 14 pour effectuer votre autocorrection. En cas d erreurs, veillez à déterminer leurs origines et à corriger votre document en comparant votre exercice à la correction. Le cas échéant, faites appel au formateur pour toute information ou explication complémentaire. Que la force d Excel soit avec vous! On se concentre et on montre qu on a bien compris!

13 Application Ouvrez un nouveau classeur. Sur la feuille 1 reproduisez le tableau suivant et appliquez les calculs ou fonctions appropriées dans les cases bleues. Sur la feuille 2 reproduisez le tableau suivant et appliquez les calculs ou fonctions appropriées dans les cases orange. 13 Une fois terminé, rendez-vous page 14 pour la correction pas de triche! N hésitez pas à relire le récapitulatif de la page 10

14 Automatiser des calculs simples dans Excel PASSONS À LA CORRECTION J espère que cette évaluation ne vous a pas posé de soucis. Il vous aura fallu faire preuve d ingéniosité et aller puiser dans toutes les notions abordées dans ce livret pour arriver à bon port. Découvrons tout de suite les résultats attendus. Feuille 1 : 14 En effectuant le raccourci clavier Ctrl + «vous faites apparaitre les formules contenues dans les cellules. Veuillez vérifier que les vôtres correspondent bien. Bien pratique de visualiser les fonctions déclarées!

15 Feuille 2 : Utilisons de nouveau le raccourci clavier Ctrl + «pour faire apparaitre les formules contenues dans les cellules Ici, on utilise uniquement les opérateurs classiques en faisant référence aux cellules de chaque ligne. 15 Vos formules sont bonnes, tournez la page Les résultats ne sont pas bons, pas de panique! Relisez la page 10, faites une pause et recommencez l exercice.

16 Automatiser des calculs simples dans Excel Félicitations!

17 Vous avez réussi avec succès cette séance d initiation aux calculs dans Excel. Empressez-vous de le signaler à votre formateur afin de valider votre progression. Cette approche des formules vous donnera peut être l envie d explorer plus avant les possibilités d Excel. J espère vous retrouver dans le Module 3 : Fonctions avancées dans Excel. À très bientôt, explorateur d Excel, pour d autres aventures! Loic Hénon ciol@luciol.net