Accéder rapidement à votre boîte de réception Ajouter directement les caractéristiques dans le carnet d'adresses Classez vos s par couleurs

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1 ASTUCES OUTLOOK Accéder rapidement à votre boîte de réception Ajouter directement les caractéristiques dans le carnet d'adresses Classez vos s par couleurs Créez des Post-It Créez des Post-It Déterminez la taille occupée par les dossiers Donner le maximum de place aux dossiers Courrier Exporter la liste des expéditeurs bloqués Introduire une signature dans vos messages Personnaliser le démarrage Planifier l'envoi et la réception automatique Rechercher un message d'un correspondant Récupérer vos messages électroniques sur différents serveurs Regroupez vos s par expéditeur Restreindre l'accès à Outlook Toujours plus vite sous Outlook Composer un au format HTML Choisir un papier à lettres Insérer automatiquement une signature à la fin des courriers avec Concevoir la signature d'un LES REGLES D'OR POUR BIEN CONCEVOIR SA SIGNATURE LA SEPARATION ENTRE LE TEXTE DE L' ET LA SIGNATURE POUR ALLER PLUS LOIN... Envoyer une page Web par Changer le son d'arrivée du courrier Augmenter l'efficacité du filtrage Créer une demande de réunion Planifier l'envoi et la réception automatique Regroupez vos s par expéditeur : Personnaliser le démarrage Traiter les demandes de réunion Personnaliser sa barre d'outils rapidement Ajouter directement les caractéristiques dans le carnet d'adresses

2 ASTUCES OUTLOOK Accéder rapidement à votre boîte de réception Vous pouvez accéder rapidement à votre boîte d'envoi en appuyant sur Ctrl + Maj + I en même temps. Cette manipulation ne marche que dans Outlook, et ne peut donc pas servir dans Internet Explorer pour ouvrir directement votre boîte de réception. Ajouter directement les caractéristiques dans le carnet d'adresses Lorsque vous recevez un courrier électronique, vous pouvez ajouter le nom de l'expéditeur à votre carnet d'adresses. Il faut pour cela, ouvrir le message. Ensuite cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur son nom dans la zone De, de son message, puis cliquez sur Ajouter au carnet d'adresses. Classez vos s par couleurs Pour être sûr de lire le courrier important en premier, vous pouvez coloriser un message en fonction de la personne qui l'envoi. Dans la boîte de réception, sélectionnez un message de la personne que vous voulez coloriser. Cliquez sur le menu Outils puis sur la commande Organiser. Sélectionnez l'option En utilisant les couleurs puis choisissez une couleur pour cette personne. Validez alors en cliquant sur Appliquer la couleur.

3 Créez des Post-It Si vous possédez Outlook XP, vous n'avez pas besoin d'un utilitaire externe pour pouvoir déposer des penses bêtes sous forme de petites notes sur votre bureau. Il vous suffit simplement de cliquer sur le menu Fichier, sur Nouveau puis sur Notes. Vous pouvez également utiliser le raccourci clavier : Ctrl + Maj + W. Saisissez alors votre message. Veillez à laisser Outlook ouvert pour que la note reste affichée. Pour changer la couleur d'une note, cliquez sur son icône en haut à gauche, cliquez sur Couleur puis sélectionnez la couleur parmi les 5 proposées. Créez des Post-It Voici comment créer une note n'importe quand sans qu'outlook soit ouvert. Créez un raccourci sur votre bureau puis saisissez la commande suivante dans le champ cible: Donnez le nom que vous souhaitez au raccourci puis validez par Entrée. Désormais, pour créer une nouvelle note, il vous suffit de double cliquer sur ce raccourci. Déterminez la taille occupée par les dossiers Pour connaître la taille des dossiers contenant vos messages, cliquez avec le bouton droit de la souris sur Outlook Aujourd'hui qui se trouve dans le volet gauche de la messagerie, puis choisissez la commande Propriétés de Outlook Aujourd'hui. «Cliquez» alors sur le bouton Taille du dossier. Une boîte de dialogue s'ouvre alors vous présentant les différents dossiers ainsi leur taille. Cliquez sur les boutons Fermer puis OK pour revenir à l'interface d'outlook.

4 Donner le maximum de place aux dossiers Courrier Dans Outlook 2003, le menu de gauche affiche la liste de vos dossiers personnels, comprenant entre autres la Boite de réception. Si vous avez créé de nombreux sous-dossiers pour classer vos messages, vous trouvez certainement que les boutons Courrier, Calendrier, Contacts vous permettant de basculer d'une rubrique à une autre, prennent trop de place. La solution : réduire la taille des boutons pour ne les afficher que dans une seule barre. 1. Dans Outlook, cliquez sur le bouton Configurer des boutons en forme de double flèche puis cliquez sur l'option Afficher moins de boutons. 2. Le dernier bouton est alors réduit à côté de la double flèche. Recommencez l'opération jusqu'à masquer tous les gros boutons. A la fin, tous les boutons sont réduits sous la liste des dossiers personnels qui dispose désormais de plus de place.

5 Exporter la liste des expéditeurs bloqués Pour ne plus recevoir de messages d'un correspondant indésirable, Outlook vous permet de le mettre sur une liste d'expéditeurs bloqués. Or si vous prévoyez de formater votre ordinateur, de réinstaller Outlook ou bien pour compléter la liste d'un ami, vous pouvez exporter la liste que vous avez déjà réalisée pour ne pas avoir à la refaire depuis le début. Dans Outlook, cliquez sur le menu Outils puis sur Options. Dans l'onglet Préférences, cliquez sur le bouton Courrier indésirable. Dans la fenêtre qui apparaît, ouvrez l'onglet Expéditeurs bloqués. «Cliquez» alors sur le bouton Exporter vers un fichier. Introduire une signature dans vos messages Une signature ce trouve généralement en bas d'un mail. Elle est faite le plus souvent des coordonnées de l'expéditeur ainsi que ses salutations, des formules de politesses. Ainsi, avec une signature, vous personnaliser vos messages que vous composez. Pour composer votre signature, cliquez sur Outils puis sur Papier à lettres et enfin sur le bouton Signature. Vous pouvez maintenant taper votre signature et choisir les différents paramètres selon vos choix. Pour Outlook 2000, vous devrez vous rendre dans le menu Outils/Options, sous l'onglet Format du courrier en cliquant sur le bouton Sélecteur de signature. Personnaliser le démarrage Si vous utilisez principalement Outlook pour la Boîte de réception ou pour le Calendrier, vous pouvez les ouvrir directement au démarrage du programme. Pour cela, cliquez sur le menu Outils, sur Options. Dans l'onglet Autre, «cliquez» sur le bouton Options avancées de la rubrique Général. Déroulez alors la liste Démarrage dans ce dossier puis choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez vous retrouver au démarrage d'outlook. Validez par OK.

6 Planifier l'envoi et la réception automatique Par défaut, Outlook envoi les messages en attente et récupère les nouveaux messages toutes les 15 minutes. Mais vous pouvez personnaliser cet intervalle en le réduisant par exemple à 5 minutes pour vérifier plus fréquemment si vous avez des nouveaux messages. Dans Outlook, déroulez le menu Outils puis «cliquez» sur Options. Ouvrez ensuite l'onglet Messagerie puis «cliquez» sur le bouton Envoyer/Recevoir. Vérifiez alors que la case Planifier un envoi/une réception automatique toutes les est bien cochée puis saisissez à la suite l'intervalle d'envoi/réception, 5 minutes par exemple. Cliquez enfin sur le bouton Fermer. Rechercher un message d'un correspondant Dans Outlook, si vous souhaitez afficher tous les messages vers ou venant d'un de vos correspondant, il suffit simplement de cliquer sur un message de lui avec le bouton droit de la souris, puis de choisir l'option Rechercher tout, Message de même expéditeur. Outlook recherche alors dans tous les dossiers les messages de cette personne.

7 Récupérer vos messages électroniques sur différents serveurs Si vous disposez de plusieurs comptes d , Outlook Express peut les utiliser tous simultanément. Pour définir d'autres comptes d , cliquez dans le menu Outils sur Comptes. Puis ajoutez vos adresses et les différents paramètres grâce au bouton Ajouter. Un assistant vous aide alors. Regroupez vos s par expéditeur Si votre messagerie électronique Microsoft Outlook est envahie d' s, c'està-dire plusieurs centaines ou milliers d' s, vous pouvez y mettre de l'ordre en quelques secondes en regroupant les messages par expéditeur. Ainsi tous les messages d'un même expéditeur seront regroupés ensemble. Pour cela, ouvrez Outlook, déroulez le menu Affichage, puis Affichage actuel et cliquez sur Par expéditeur pour l'activer. Tous vos messages sont alors regroupés par expéditeur.

8 Restreindre l'accès à Outlook Le logiciel de messagerie électronique est bien souvent un logiciel personnel, dont on ne souhaite pas donner accès à son entourage, que se soit des proches de la famille ou de ses collègues de travail. En effet, l'internaute souhaite protéger ses messages personnels et les messages qu'il reçoit aux regards indiscrets. Pour protéger vos s des voyeurs, une seule solution vous est offerte, à savoir la restriction de votre logiciel de messagerie électronique via un mot de passe. Si Outlook Express n'intègre pas cette restriction, la version payante et complète de ce logiciel, c'est-à-dire Microsoft Outlook, logiciel proposé dans le pack Microsoft Office permet cette restriction. Pour cela, ouvrez Outlook, puis dans l'arborescence "Listes des dossiers", sélectionnez le dossier de votre profil, celui-ci se trouvant au dessus de la Boîte de réception et commençant par "Outlook Aujourd'hui". A l'aide du clic droit de la souris, sélectionnez la commande Propriétés du menu contextuel. Une nouvelle fenêtre apparaît. Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton Options avancées. Une autre fenêtre intitulée "Dossiers Personnels" apparaît alors à l'écran, cliquez sur le bouton Modifier le mot de passe. Vous devez saisir votre mot de passe ainsi que l'ancien. Comme par défaut il n'y a pas de mot de passe, laissez ce champ de saisie vide. Toujours plus vite sous Outlook Les raccourcis clavier permettent de gagner du temps dans n'importe quelle application. Outlook sous toutes ses versions ne déroge pas à la règle. Pressez simultanément les touches Ctrl et R pour répondre à l'auteur d'un message. Pour transférer un message, appuyez simultanément sur les touches Ctrl et F. Michel GESBERT le vendredi 3 avril 2009

9 ASTUCES OUTLOOK Composer un au format HTML avec Outlook Outlook vous permet de composer aisément des s au format HTML, qui comporteront donc, comme dans une page Web, du texte mis en forme et en couleurs, des images, des liens ou des tableaux. Pour composer un en HTML, commencez par créer un nouveau message. Dans la fenêtre de rédaction du nouveau message, déroulez le menu Format et vérifiez que l'option HTML est bien sélectionné, au détriment de l'option Texte brut. Lorsque vous avez opté pour le format HTML, une barre d'outils vient s'afficher en haut de la fenêtre de rédaction. Composez votre naturellement, comme vous le feriez dans un traitement de texte, en utilisant si besoin les différents outils de la barre : La première partie de la barre vous permet de définir la police de caractères et la taille. Le dernier bouton vous permet de chosir parmi des styles prédéfinis. La partie suivante vous permet de définir les enrichissements du texte : gras, italique, souligné et couleur. La dernière partie vous permet de caler votre texte dans la page (puces et

10 numéros, retraits et alignement) et d'ajouter une barre horizontale. Pour insérer un lien, sélectionnez le texte ou l'image que vous voulez lier, déroulez le menu Insertion et choisissez Lien hypertexte... Vous pouvez alors dans la boîte de dialogue taper l'url désirée. Pour insérer une image, déroulez le menu Insertion et sélectionnez Image... Vous pouvez alors dans la boîte de dialogue parcourir votre disque dur pour sélectionner une image(ou éventuellement taper l'adresse d'une image sur le Net), préciser le texte alternatif de l'image et ajuster l'alignement par rapport au texte. Pour modifier l'arrière plan, déroulez le menu Format, puis sélectionnez Arrière-plan. Vous pouvez à cet endroit de modifier la couleur de fond, ou d'ajouter une image de fond au courriel. Composez bien, renseignez les en-têtes du mail et n'oubliez pas de cliquer sur Envoyer à la fin! Choisir un papier à lettres avec Outlook Côté bonnes manières, le courrier électronique, c est un peu comme le courrier postal. Pour les grandes occasions (anniversaires, vœux, félicitations), on se doit de sortir son plus beau papier à lettres. Outlook vous permet justement d ajouter une image d'arrière-plan à vos courriers. Mieux que cela, il vous permet d utiliser des polices de caractères tout en couleur. 1/ Affichez la liste des décors disponibles Pour écrire un courrier avec un papier à lettres dans Outlook, cliquez sur Boîte de réception. Dans le menu Actions, pointez sur Nouveau message en utilisant, puis cliquez sur le papier à lettres que vous souhaitez utiliser. Si le papier souhaité ne figure pas dans la liste, cliquez sur Davantage de papier à lettres et sélectionnez-le. 2 / Visualisez les différents décors Soupe de poulet ou Drôle de bus : les noms des décors ne sont pas toujours très parlants. Cliquez donc sur un nom : un aperçu s affiche dans le cadre du bas. 3/ Appliquez le décor à votre message Cliquez pour cela simplement sur OK.

11 4/ Adoptez définitivement un papier à lettres Un de ces décors vous plaît? Pour utiliser tout le temps le même papier à lettres, ouvrez le menu Outils et cliquez sur Options. Dans la fenêtre qui s ouvre, sélectionnez l'onglet Format du courrier. Vérifiez d'abord dans la section Format de message que c'est bien l'option HTML qui est sélectionnée. Dans la zone Papier à lettres et polices, sélectionnez alors votre papier à lettres par défaut, puis cliquez sur OK. Vérifiez que votre modification a bien été prise en compte, en cliquant sur le bouton Nouveau Message d Outlook. Envie d'un nouveau papier à lettres pour vos courriers? Rendez-vous dans la bibliothèque d'arobase.org Insérer automatiquement une signature à la fin des courriers avec Outlook 2000 Sélectionnez Options... dans le menu Outils. Rendez-vous ensuite dans l onglet Format du courrier. Dans la zone Signature, cliquez sur le bouton Sélecteur de signatures. Pour en créer une signature, cliquez sur le bouton Nouveau. Donnez ensuite un nom à votre signature, et sélectionnez l option Démarrer avec un exemplaire vide. Cliquez sur Suivant.

12 Vous pouvez alors taper votre signature. Cliquez enfin sur Terminer. Vérifier dans l écran suivant que tout est correct et cliquez sur OK. Dans la fenêtre qui reste ouverte, sélectionnez votre signature comme signature par défaut et cliquez sur OK. Vous pouvez à cet endroit d inclure ou non la signature lors des réponses ou des transferts des messages. Cochez ou décochez simplement Ne pas utiliser lors de la réponse ou du transfert. Que mettre dans votre signature? Consultez la page Concevoir la signature d'un Concevoir la signature d'un Informative ou distractive : soignez votre signature lle sert à vous présenter et à fournir vos coordonnées, à faire de la pub pour votre site ou à mettre une petite touche sympathique à la fin de vos mails : la signature est le message qui apparaît au bas de chacun des courriers électroniques que vous envoyez. On y retrouve généralement les informations contenues habituellement dans un papier entête. Pour en savoir plus Sur Arobase.org Les logiciels qui permutent automatiquement la signature Un lien à suggérer? LES REGLES D'OR POUR BIEN CONCEVOIR SA SIGNATURE La signature professionnelle Une signature professionnelle se doit d'être sobre. Pour plus d'efficacité, vous avez tout interêt à faire court : - pas plus de 4 lignes - pas plus de 70 caractères par ligne (au delà, vous vous exposez à des retours à la ligne malvenus) - mettez votre nom, éventuellement votre fonction, le nom de votre société, l'adresse de son site Web, votre numéro de téléphone et votre numéro de fax. Pas besoin d'en mettre plus. Exemple : Robert Bidochon Représentant de la société Bidule Tel Fax La signature personnelle La signature personnelle impose moins de contrainte. Vous pouvez vous lâcher un peu. Vous pouvez inclure une citation, un dessin et changer automatiquement de signature à chaque nouveau message (si vous envoyez vos messages à partir d'un logiciel de messagerie). N'oubliez pas de faire figurer votre nom et l'url de votre site Web, de votre album photo en ligne ou de votre blog personnel! Type de signature Citation "Qui vit sans folie n'est pas si sage qu'il croit." La Rochefoucauld Texte dessiné Ressources Plus de citations sur Evene Une collection romantique de Poésie et citations d'amour La catégorie Citations et proverbes de Yahoo.fr. Ne suivez pas les exemples donnés par trou du culz hideout : allez-y simplement pour vous mettre de bonne humeur. Visitez également la page Fun.sig files (en anglais) Utilisez le générateur Lonster's Figlet Server.

13 Message écolo Incitez vos correspondants à ne pas imprimer les s pour préserver l'environnement. Quelques exemples ici. Dessins au format texte Voyez la page consacrée à ce que l'on appelle l'art ASCII. LA SEPARATION ENTRE LE TEXTE DE L' ET LA SIGNATURE C'est normalement votre logiciel de messagerie qui se charge d'insérer automatiquement une séparation entre le texte principal de l' et la signature. Certains logiciels (dont Eudora) ne le font cependant pas. Le séparateur standard est "-- " (2 tirets suivi d'une espace). Cette standardisation permet à certains logiciels de détecter automatiquement la signature dans le corps d'un ils peuvent alors l'afficher dans une autre couleur, ou, lors d'une réponse, supprimer automatiquement cette signature du texte original cité. POUR ALLER PLUS LOIN... Vous voulez changer automatiquement de signature à chaque nouveau mail? Installez un logiciel de permutation de signature. Vous voulez signer vos courriers électroniques à la main? Signatur permet d'ajouter une signature manuscrite à la fin de ses messages. Pour utiliser ce service, gratuit pour le moment, il suffit d'imprimer un formulaire sur le site, et de le télécopier à un numéro gratuit. En moins d'une minute, le document est prêt à être téléchargé et installé sur le logiciel de courrier. Notez qu'une fonction de signature manuscrite est incluse par défaut dans IncrediMail (voir l'astuce correspondante sur IncrediWorld).

14 Envoyer une page Web par Si votre logiciel de messagerie a été défini comme logiciel de messagerie par défaut (voyez comment faire avec Outlook Express, Eudora ou Nescape Messenger), vous pouvez facilement par son intermédiaire envoyer une page Web par . Si vous utilisez Internet Explorer pour naviguer Rendez-vous sur la page que vous désirez envoyer, déroulez le menu Fichier d'internet Explorer, sélectionnez Envoyer puis Page par courrier électronique. Si votre logiciel de messagerie n'est pas lancé, Internet Explorer le lance, puis place la page dans une nouvelle fenêtre de rédaction. Vous n'avez plus qu'à préciser le destinataire et à cliquer sur Envoyer. NB : Si vous décidez d envoyer une page multifenêtrée, une boite de dialogue vous propose d envoyer la page en Lecture seule (à l intérieur du courrier) ou en Pièce jointe (en fichier attaché). Si vous voulez simplement envoyer l adresse URL de la page, sélectionnez Envoyer puis Lien par courrier électronique dans le menu Fichier. Changer le son d'arrivée du courrier Comment changer le jingle sonore qui vous annonce l'arrivée des nouveaux mails dans votre logiciel de messagerie. Sous Windows XP Ouvrez le Panneau de configuration de Windows et double-cliquez sur l'icône Sons et périphériques audio. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez l'onglet Sons, puis sélectionnez la ligne Avis de nouveaux messages. Pour changer le son associé à cet événement, choisissez un son dans la liste déroulante ou cliquez sur le bouton Parcourir pour sélectionner un fichier son (wave) sur le disque dur.

15 Augmenter l'efficacité du filtrage Pour lutter contre le spam, Outlook comporte un outil de filtrage permettant de détecter les messages indésirables. Ceux-ci sont ensuite déplacés dans un dossier spécial : Courrier indésirable. Cependant, par défaut, le niveau de filtrage est faible et seule une petite partie du spam est interceptée. Pour en intercepter la majorité, vous devez augmenter le niveau de filtrage. Cliquez sur le menu Outils puis sur Options. Dans l'onglet Préférences, cliquez sur le bouton Courrier indésirable. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le niveau de protection Elevée. Validez enfin deux fois par OK.

16 Créer une demande de réunion Dans Outlook, vous pouvez planifier une réunion avec un correspondant directement à partir de sa fiche contact. Il vous suffira ensuite de définir les horaires du rendez-vous pour envoyer à votre correspondant une demande de réunion. Dans la rubrique Contacts d'outlook, double-cliquez sur le nom du correspondant avec lequel vous souhaitez organiser une réunion. Cliquez ensuite sur le menu Actions puis sur la commande Nouvelle demande de réunion au contact. Saisissez alors dans le champ Objet la description de votre réunion, indiquez le lien du rendez-vous dans le champ Emplacement puis spécifiez la date et l'heure du rendez-vous. Cliquez enfin sur le bouton Envoyer pour faire parvenir à votre correspondant cette demande de réunion.

17 Planifier l'envoi et la réception automatique Par défaut, Outlook envoi les messages en attente et récupère les nouveaux messages toutes les 15 minutes. Mais vous pouvez personnaliser cet intervalle en le réduisant par exemple à 5 minutes pour vérifier plus fréquemment si vous avez des nouveaux messages. Dans Outlook, déroulez le menu Outils puis cliquez sur Options. Ouvrez ensuite l'onglet Messagerie puis cliquez sur le bouton Envoyer/Recevoir. Vérifiez alors que la case Planifier un envoi/une réception automatique toutes les est bien cochée puis saisissez à la suite l'intervalle d'envoi/réception, 5 minutes par exemple. Cliquez enfin sur le bouton Fermer.

18 Regroupez vos s par expéditeur : Si votre messagerie électronique Microsoft Outlook est envahie d' s, c'està-dire plusieurs centaines ou milliers d' s, vous pouvez y mettre de l'ordre en quelques secondes en regroupant les messages par expéditeur. Ainsi tous les messages d'un même expéditeur seront regroupés ensemble. Pour cela, ouvrez Outlook, déroulez le menu Affichage, puis Affichage actuel et cliquez sur Par expéditeur pour l'activer. Tous vos messages sont alors regroupés par expéditeur. Personnaliser le démarrage Si vous utilisez principalement Outlook pour la Boîte de réception ou pour le Calendrier, vous pouvez les ouvrir directement au démarrage du programme. Pour cela, cliquez sur le menu Outils, sur Options. Dans l'onglet Autre, cliquez sur le bouton Options avancées de la rubrique Général. Déroulez alors la liste Démarrage dans ce dossier puis choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez vous retrouver au démarrage d'outlook. Validez par OK.

19 Traiter les demandes de réunion En activant le menu Outils/Options, dans le menu principal d'outlook, vous faites apparaître un panneau de configuration plein de ressources. Pour gérer les attributs et les éléments de type calendrier, cliquez sur le bouton du même nom. En activant maintenant le bouton Planification des ressources, vous pourrez fixer le comportement d'outlook vis à vis des demandes de réunions qui vous sont envoyées.

20 Personnaliser sa barre d'outils rapidement Cliquez deux fois de suite la barre d'outils d'outlook rapidement, à l'endroit où il n'y a pas d'icônes. Sinon, cliquez sur Affichage, puis sur Disposition et enfin sur Personnaliser la barre d'outils. Ensuite sélectionnez les nouveaux icônes à installer dans la fenêtre de gauche, puis cliquez sur Ajouter. Si au contraire, vous voulez supprimez des icônes de la barre d'outils, sélectionnez dans la fenêtre de droite l'icône à désinstaller puis cliquez sur Supprimer. Pour modifier l'ordre des icônes dans la barre d'outils, sélectionnez un icône et cliquez sur Monter ou Descendre suivant vos souhaits. Si vous voulez revenir aux icônes que vous aviez au départ, cliquez sur Réinitialiser ou Rétablir (suivant la version). Ajouter directement les caractéristiques dans le carnet d'adresses Lorsque vous recevez un courrier électronique, vous pouvez ajouter le nom de l'expéditeur à votre carnet d'adresses. Il faut pour cela, ouvrir le message. Ensuite cliquez à l'aide du bouton droit de la souris sur son nom dans la zone De son message, puis cliquez sur Ajouter au carnet d'adresses.