Messagerie. OneBox La messagerie Mobile du futur

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1 Messagerie OneBox La messagerie Mobile du futur

2 Messagerie La haute technologie doit permettre d augmenter considérablement la productivité. Toutefois, des recherches ont montré que gérer plusieurs systèmes pouvait avoir l effet inverse. Les fonctions matérielles et logicielles de chaque application (telles que messagerie vocale, planification des rendezvous, télécopie et gestion de la correspondance, etc.) sont si nombreuses que l utilisateur risque de s y perdre et de ressentir un sentiment de frustration. Pourquoi, en ces temps d innovations technologiques, n existe-t-il pas de solution unique? Mais si, maintenant, elle existe! Ericsson offre à votre entreprise un ensemble d options de communication de haute technologie, mais néanmoins faciles à utiliser. En fonction des besoins de votre personnel, nous vous proposons des fonctionnalités de messagerie qui vont de la technologie de messagerie vocale autonome à la messagerie unifiée hautement interactive en passant par la télécopie entrante et sortante. OneBox est une application de pointe de messagerie mobile qui permet aux utilisateurs d accéder à leurs messages à tout moment, où qu ils soient. Tous les types de messages (qu il s agisse de messages vocaux, de télécopies ou de courriers électroniques) sont accessibles via votre téléphone mobile grâce à la technologie de la synthèse de la parole à partir du texte ou via le bureau de votre ordinateur grâce à Microsoft Outlook, Lotus Notes ou Novell GroupWise. Cette accessibilité instantanée offre une productivité et une efficacité accrues, et votre société prend ainsi une longueur d avance sur ses concurrents. OneBox allie désormais le meilleur des deux technologies, c'est-à-dire la voix et les données, dans un serveur de communication facile à gérer et basé sur la convergence intégrée En fournissant à votre personnel la messagerie vocale avancée, la télécopie entrante et sortante ou, mieux encore, le système de messagerie unifiée, qui combine ces options avec d autres, vous lui offrez un avantage concurrentiel vital, tant au niveau individuel qu à celui de l équipe. OneBox augmente la productivité au travail en affichant simultanément sur le bureau de votre ordinateur les trois types de messages ; en assurant la récupération rapide des messages et en facilitant leur hiérarchisation. 2

3 Fonctionnalité Voix Télécopie Messagerie unifiée Onebox UM ports OneBox Fax Enterprise 1-48 ports OneBox Fax Business 1-16 ports OneBox Voice 4-8 ports Positionnement OneBox Voice Conçu pour les petits bureaux très exigeants, ce système de messagerie vocale de huit ports maximum permet aux utilisateurs d enregistrer, de transférer et d envoyer des messages vocaux ainsi que d y répondre. OneBox Voice offre des fonctionnalités avancées telles que la réception automatisée et l installation immédiatement utilisable (Plug-and-Play). Il s exécute sur le système d exploitation Microsoft Windows 2000 Professionnel ou XP, le tout à un prix intéressant. Parfaitement adapté aux organisations en pleine croissance, OneBox Voice constitue un pas décisif vers la messagerie unifiée. Fonction Messagerie vocale avancée Réception automatisée VIM (Voice Intercept Messaging) Mise en réseaux Notification des messages Intégration IP Disponible en plusieurs langues (2 de série) Télécopie entrante/sortante avancée Télécopie à la demande (texte de télécopie) Suite d applications de télécopie avancée Messagerie unifiée Synthèse de la parole à partir du texte Administration globale des utilisateurs Point unique d administration via DNA Série En option OneBox Fax Business Server : Nombre de ports/capacité maxi par serveur Ericsson OneBox Voice : Messagerie vocale, disponible en configurations 4 8 ports.pour solutions analogiques ou IP. OneBox Fax Business Server: Télécopie entrante et sortante, disponible en configuration RNIS ou analogique 1 30 canaux. 16 canaux maxi par serveur OneBox Fax Enterprise Server: Télécopie entrante et sortante, disponible en configuration numérique, RNIS ou analogique canaux. 48 canaux maxi par serveur. OneBox UM: Messagerie vocale, télécopie et messagerie unifiée, fournie en configuration ports ; les solutions IP, analogiques et numériques sont disponibles. OneBox Fax Business Server est un système de remise de documents électroniques idéal pour les groupes de travail, les départements et les entreprises de taille moyenne. Grâce à OneBox Fax Business Server, les organisations bénéficient d une large gamme d options de télécopie en réseau, y compris la création, l envoi et la réception de documents directement à partir du bureau. OneBox Fax Enterprise Server : OneBox UM OneBox Voice OneBox Fax Business Server OneBox Fax Enterprise Server est une solution de télécopie aux fonctionnalités multiples conçue pour fonctionner sur des serveurs interconnectés, idéale pour les sociétés internationales exigeant souplesse et contrôle des communications par télécopie à l échelon du système. OneBox Fax Enterprise Server est un moteur de remise de documents robuste qui permet aux sociétés d envoyer et de recevoir électroniquement et de manière sécurisée des documents depuis pratiquement n importe quelle application bureautique que ce soit par télécopie ou par courrier électronique. OneBox UM : OneBox est l application de messagerie unifiée mobile de pointe qui permet aux utilisateurs d accéder à leurs messages à tout moment, où qu ils soient. Tous les messages vocaux, de télécopie et de courrier électronique sont accessibles via un téléphone fixe ou mobile ou sur le bureau de l'ordinateur par le biais de Microsoft Outlook, Lotus Notes ou Novell GroupWise. Cette accessibilité instantanée offre une productivité et une efficacité accrues, et votre société prend ainsi une longueur d avance sur ses concurrents. OneBox allie désormais le meilleur des deux technologies, c'est-àdire la voix et les données, dans un serveur de communication facile à gérer et basé sur la convergence intégrée 3

4 Messagerie vocale avancée Lorsque les utilisateurs sont absents ou en communication, OneBox répond aux appels et permet aux correspondants de laisser un message. La messagerie vocale peut être utilisée pour la communication différée exactement comme le courrier électronique. Les utilisateurs transfèrent les messages entrants ou y répondent, et créent des messages destinés à un ou plusieurs correspondants sans devoir leur parler directement. Réception automatisée OneBox permet de configurer chaque boîte de réception avec différentes fonctionnalités de traitement des appels. En fonction des droits des utilisateurs, les appels entrants peuvent être accueillis par des options de menu personnalisées prédéfinies pour permettre l exécution d actions déterminées telles que : le transfert vers un téléphone mobile/bureau à domicile le transfert vers un(e) secrétaire/assistant(e) la possibilité, pour les correspondants, d appeler un autre poste la possibilité, pour les correspondants, d envoyer une télécopie la possibilité, pour les appelants, de rechercher le correspondant appelé Le flux des appels de chaque boîte de réception peut être aisément configuré par l administrateur système et être activé/désactivé par l utilisateur. La réception automatisée peut également gérer les tâches qui incombent normalement à l opérateur de la société. VIM (Voice Intercept Messaging) Sachant qu il ne pourra pas répondre aux appels entrants, l utilisateur active une déviation par le biais du téléphone. Les appelants sont avertis de la raison de l absence de leur correspondant ainsi que du moment de son retour. «Jean Deflandre est sorti déjeuner et sera de retour dès 13:00. Laissez un message après la tonalité ou composez le zéro si vous voulez parler à l opérateur.» Les appelants ont alors le choix entre plusieurs propositions, y compris laisser un message ou transférer l appel vers en opérateur ou un(e) assistant(e), vers le téléphone mobile de Jean Deflandre ou vers un autre numéro. Ils peuvent également réécouter les différentes options dans une autre langue. Prise en charge du service SMS (messages courts) Cette fonction permet aux utilisateurs d être avertis de la réception d un message sur leur téléphone mobile ou sur leur recherche-personnes (pager). La prise en charge du service SMS exige qu il soit assuré par un fournisseur tiers, que vous disposiez d un modem dédié pour communiquer avec le fournisseur du service SMS ainsi que d appareils de recherche-personnes et de téléphones mobiles compatibles avec le réseau utilisé par le fournisseur du service SMS. OneBox FAX Application Suite OneBox FAX Application Suite offre de nombreuses fonctionnalités telles que : Un convertisseur PDF : Cette fonctionnalité permet d envoyer des fichiers PostScript et PDF sous la forme de télécopies sortantes. Une passerelle de courrier électronique : Cette fonctionnalité assure l intégration entre un serveur de télécopie et des systèmes de courrier électronique courants tels que Microsoft Exchange et Lotus Notes. Grâce à la passerelle de courrier électronique, les utilisateurs peuvent envoyer et recevoir des télécopies directement à partir de clients de courrier électronique. 4

5 Télécopie entrante/sortante avancée Les utilisateurs peuvent aisément recevoir et stocker des télécopies entrantes dans leur boîte de réception Microsoft Outlook ou Lotus Notes. Ils peuvent également visualiser les télécopies directement à partir d une application de gestion des télécopies ou de la plupart des navigateurs Web. Les télécopies reçues peuvent être imprimées ou transférées vers un télécopieur. Cela garantit la confidentialité et permet d imprimer des télécopies 24 heures sur 24 que vous soyez au bureau, à la maison ou en déplacement. Comme les télécopies sont envoyées et reçues directement sur le PC de l utilisateur, envoyer une télécopie est aussi simple qu imprimer un document. Lorsqu ils envoient une télécopie, les utilisateurs peuvent inclure une introduction, programmer son envoi et limiter son transfert. Les destinataires de télécopies peuvent les transférer à d autres abonnés et leur ajouter une introduction vocale. Télécopie à la demande (texte de télécopie) La télécopie à la demande permet à une société de créer une bibliothèque de documents de télécopie que des correspondants extérieurs pourraient facilement récupérer d une des manières suivantes : (1) en appelant le système à partir de n importe quel télécopieur et en recevant immédiatement les documents au cours du même appel, ou (2) en appelant le système à partir d un téléphone ordinaire et en spécifiant à OneBox que les documents doivent être envoyés à un télécopieur déterminé. Accès permanent La messagerie unifiée permet aux utilisateurs d accéder en tout lieu et à toute heure à tous les types de message (vocaux, télécopies ou courrier électronique), que ce soit à partir du client de bureau (Microsoft Exchange ou Lotus Notes), du navigateur Web ou du téléphone. Synthèse de la parole à partir du texte Même lorsqu ils ne sont pas au bureau, les utilisateurs peuvent relever leur courrier électronique par téléphone grâce au moteur avancé de conversion du texte en Real Speech dans les langues suivantes : (anglais (Royaume-Uni), anglais (Etats-Unis), français, allemand, italien, espagnol, néerlandais, danois, norvégien, espagnol, portugais, polonais et suédois.) Administration globale des utilisateurs Les administrateurs de plusieurs systèmes mis en réseau peuvent gérer simultanément les bases de données des listes de distribution et des abonnés de tous les systèmes du réseau OneBox. Les ajouts, les modifications et les suppressions de boîtes de réception d abonnés et de listes de distribution s exécutent à partir d une vue globale unique. Point unique d administration via D.N.A. L administration système de OneBox et du PBX Ericsson peut s effectuer par le biais de la suite d applications D.N.A. Les déplacements, ajouts et modifications peuvent s effectuer aisément depuis D.N.A. Directory Manager et Extension Manager. Mise en réseaux La mise en réseaux avancée de OneBox s avère une solution idéale pour les grandes entreprises dont les activités sont réparties entre plusieurs sites. OneBox permet à la fois les mise en réseaux analogiques et numériques ainsi que VPIM (Voice Profile for Internet Messaging) et la norme AMIS (Audio Messaging Interchange Specification) pour la mise en réseau avec les systèmes de messagerie d autres fournisseurs. OneBox permet de mettre en réseau un nombre illimité de systèmes et de créer ainsi une solution de communication d entreprise particulièrement robuste. 5

6 Une journée avec OneBox Daniel Sheckter est consultant informatique dans une société dont les bureaux sont répartis sur trois sites. Ses journées comportent généralement cinq visites à des clients, voire davantage. Au cours de ces visites, il reçoit un grand nombre de télécopies, de messages vocaux ou électroniques provenant du bureau, de ses clients et de ses fournisseurs. Y répondre rapidement et efficacement constitue l un des défis de sa profession. La solution : La messagerie unifiée OneBox. 8:10 Avant de se rendre au bureau De son domicile, Daniel appelle OneBox pour prendre connaissance des messages reçus. Par le biais du téléphone, il écoute les messages vocaux et électroniques urgents envoyés par un client important qui l informe que son réseau de données d entreprise est tombé en panne pendant la nuit. Réponse de Daniel : (1) Il transmet à son technicien le courrier électronique du client auquel il joint un message vocal lui demandant de se rendre immédiatement sur le site du client, puis (2) il envoie au client un message vocal afin de l informer des actions qu il compte entreprendre. Message lu Messages vocaux (via le téléphone) Courrier électronique (via le téléphone et la synthèse de la parole à partir du texte) Transfert du courrier électronique avec message vocal joint Message vocal 9:30 Au bureau Sur son PC, Daniel utilise le client Microsoft Outlook pour écouter les quelques autres messages vocaux qui sont arrivés pendant son trajet. Parmi ceux-ci figure une demande d emploi qu un ancien collègue lui a envoyée par courrier électronique. Après y avoir joint un message vocal, il transfère le document au président de la société ainsi qu à plusieurs responsables de département. Il joint directement par téléphone le technicien qui effectue la réparation chez le client et convient de le rencontrer dans le courant de l après-midi avec le responsable informatique du client. 6 Messages lus Messages vocaux (à l aide de Microsoft Outlook) Messages électroniques (à l aide de Microsoft Outlook) Transfèrt du courrier électronique (plusieurs adresses) avec message vocal joint 10:45 En déplacement Les visites aux clients occupent toute la matinée jusqu en début d aprèsmidi. Pendant ces visites, il reçoit des appels directs, des notifications par SMS des nouveaux messages vocaux et un courrier électronique envoyé par le technicien qui effectue la réparation sur site. Depuis son téléphone mobile, il écoute le courrier électronique du technicien (grâce à la synthèse de la parole à partir du texte). Comme il contient des informations importantes, il le transfère vers le télécopieur de son prochain lieu de rendez-vous. Messages lus Message vocal (via le téléphone et la synthèse de la parole à partir du texte) Courrier électronique (via le téléphone et la synthèse de la parole à partir du texte) Transfert du courrier électronique vers un télécopieur 15:30 Visite du site Daniel et le technicien examinent une liste de causes possibles de la panne. Par le biais du navigateur Web du portable de son collègue, il envoie à un technicien spécialisé un courrier électronique auquel il joint les messages vocaux reçus précédemment, pour avoir son avis. Plus tard, tandis qu il visite les locaux du client, il peut accéder aux messages vocaux, de télécopie et le courrier électronique entrants. Il peut aussi y répondre par le biais de son téléphone mobile. Messages lus Messagerie vocale (via le téléphone) Courrier électronique (via le téléphone) Télécopie (via le téléphone) Courrier électronique (avec message vocal joint) via le navigateur Web Messages vocaux et électroniques 20:45 A l hôtel Daniel séjourne dans un hôtel situé à proximité d un client important qu il doit rencontrer le lendemain matin. Avant dîner, il relève ses messages. Grâce à la synthèse de la parole à partir du texte, il écoute le courrier électronique détaillé que lui a envoyé son collègue et qui confirme ses craintes : un routeur est défectueux. Il envoie immédiatement un message vocal au fournisseur du routeur en insistant sur l urgence de la situation. Comme il est trop tard pour appeler tous les clients qui lui ont laissé un message durant l après-midi, il décide de leur répondre par des messages vocaux. Messages lus Courrier électronique (via le téléphone et la synthèse de la parole à partir du texte) Messages vocaux

7 Utilisation du Fax Messaging System d Ericsson Télécopies entrantes Reinhard Hentshel est avocat et responsable du développement commercial d un cabinet d avocats modeste, mais en expansion, implanté à Bonn en Allemagne. Pour se faire connaître auprès de nouveaux clients «Grands Comptes» potentiels, il anime dans plusieurs villes des séminaires destinés à des cadres moyens et supérieurs. Reinhard fait donc confiance au Fax Messaging System d Ericsson pour gérer les messages reçus à l hôtel ou au centre de congrès où il donne sa conférence. Reinhard peut recevoir et stocker des télécopies entrantes sur son PC ou sur son portable. Elles peuvent ensuite être envoyées à une imprimante ou transférées vers un télécopieur de l hôtel où il séjourne. Cette fonctionnalité préserve la confidentialité des documents et lui permet d imprimer des télécopies 24 heures sur 24 qu il soit au bureau, chez lui ou en déplacement. Envoi de télécopies Lorsque Reinhard envoi une télécopie, il dispose des mêmes fonctionnalités que pour un message vocal. Il peut inclure une introduction, programmer son envoi et limiter son transfert. Données techniques Nombre de ports vocaux : OneBox Voice 4 8 (8 canaux maxi par serveur) OneBox UM (120 ports maxi par serveur) Nombre de ports de télécopie : OneBox Fax Business Server 1 30 canaux (16 canaux maxi par serveur) OneBox Fax Enterprise Server canaux (48 canaux maxi par serveur) Nombre maxi de clients de messagerie unifiée : 10,000 (SBUM) par serveur, réseau jusqu à 256 serveurs Système d exploitation : Microsoft Windows 2000 Server avec Service Pack 4 ou Windows 2003 Server (pour systèmes de messagerie vocale uniquement avec un maximum de 16 ports vocaux ou Windows 2000 Professionnel) Configuration minimale requise pour le serveur : Lecteur de disque dur de 20 Go avec une partition de lecteur C de 8 Go (cette configuration accepte abonnés ; un espace de disque dur supplémentaire de 10 Go en dehors de la partition C est nécessaire pour chaque groupe supplémentaire de abonnés) Microprocesseur Intel Pentium III de 1,0 Ghz ou équivalent (minimum), Intel Xeon (conseillé) 512 Mo de mémoire vive 2048 Mo Moniteur et carte graphique compatible VGA couleur Lecteur de DVD et lecteur de disquette 3,5 pouces Emplacements PCI universels Symantec pcanywhere Port USB intégré (doit être activé par le BIOS) Connectivité à distance via TCP/IP (préféré) ou modem externe compatible Windows 2000 et port série (COM) RS-232 dédié, pour l administration à distance Verrou matériel USB et disquette de clé correctement configurés En cas d intégration à l aide d une intégration RS-232 hors bande, port COM dédié et câble série requis pour communiquer avec le système téléphonique Intégrations PBX : Les intégrations PBX Ericsson sont les suivantes : MD110 - Analogique - CAS - DPNSS - IP - RNIS (télécopieur uniquement) BusinessPhone - Analogique La solution OneBox Family offre l intégration aux autres PBX. Pour plus d informations, contactez Ericsson. Accès au courrier électronique : L accès au courrier électronique signifie l intégration de systèmes de télécopie, de messagerie vocale et de courrier électronique. Les messages sont accessibles par le biais du téléphone ou de l application PC cliente. L intégration complète des clients UM basés sur le serveur est possible sur des systèmes équipés de : Microsoft Outlook, 2000 (v9.0), XP (v10.0), 2003 (V11.0) Lotus Notes/Domino R5,12, R6.0.3 (Plate-forme Microsoft uniquement). L intégration complète des téléphones UM basés sur le protocole d accès de message Internet (IMAP) est possible sur des systèmes équipés de : Novell GroupWise

8 Visitez notre site web Europe Ericsson Enterprise Avenue du Bourget 44 Bourgetlaan 1130 Bruxelles BELGIQUE Telephone: +32 (0) Produit en Juin 2004 FR/LZT RD Ericsson Enterprise AB 2004 Sujet aux changements sans communication préalable. Imprimé en Suède 2004 XBS ComPrint

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