Module DOMAINES. L'ultime outil de gestion des petites entreprises

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1 Module DOMAINES L'ultime outil de gestion des petites entreprises

2 MODULE DOMAINES TABLE DES MATIÈRES C'est pas toujours évident, pour un dirigeant d'entreprise, de prendre une bonne décision. Ce n'est qu'à la lumière du maximum d'informations que l'on peut se rapprocher de la meilleure décision possible. HERODATA est l'outil idéal pour collectionner les informations entourant les opérations de l'organisation. À partir de là, prendre la bonne décision est à la portée de la main. Henri Frappier Table des matières... i Introduction et fonctionnement du document...1 Origine et fonctionnement d HERODATA... 2 Avantages...3 Modules GESTION et INTERNET...4 Domaines...5 Services...6 Modules spécialisés...7 Services connexes...8 Frappier Consultant...9 Démonstrateur et coordonnées...10 i

3 INTRODUCTION ET FONCTIONNEMENT DU DOCUMENT L'information, c'est le sang qui coule dans les veines de l'organisation. HERODATA vous permet de contrôler cette information pour que vous puissiez consacrer le maximum de votre temps à vos opérations. Henri Frappier Bienvenue chez HERODATA HERODATA est une base de données conçue spécifiquement pour faciliter la gestion de l information des petites entreprises et des travailleurs autonomes. Ce document a été créé comme complément au site Web d HERODATA. Il vous permettra d approfondir les informations concernant le module GESTION qui est la base de la solution HERODATA. Le module GESTION peut être intérgré au module INTERNET ainsi qu à des modules spécialisés déjà conçus par Frappier Consultant et à d autres nouveaux modules personnalisés qui seront conçus spécifiquement selon les besoins du client. Les documents concernant les autres modules sont aussi disponibles sur notre site Web au Pour naviguer aisément dans ce document Pour faciliter la lecture du présent document, nous vous offrons la possibilité de naviguer d une page à l autre à l aide des flèches ci-dessous : page précédente et page suivante. Vous pourrez en tout temps revenir à la table des matières via l icône de la petite maison. Vous pourrez aussi accéder directement à une autre page en cliquant sur le titre de celle-ci dans la table des matières. Table des matières Page précédante Page suivante 1

4 ORIGINE ET FONCTIONNEMENT D HERODATA À l origine, la base de données HERODATA avait été créée par la simple nécessité de faire l inventaire des informations qui étaient éparpillées un peu partout. Aujourd hui c est un outil complet qui conserve toujours cette qualité de permettre d organiser simplement et efficacement les informations. Son origine HERODATA est un outil de gestion qui convient aux petites entreprises et aux travailleurs autonomes désirant contrôler leurs informations et améliorer leur image corporative. Frappier Consultant est une firme d'experts-conseils dans le domaine du développement organisationnel qui, à l'aide d'herodata, permet aux organisations d'augmenter leur productivité et d'obtenir l'assurance de la continuité de leurs opérations. HERODATA est une base de données qui a été conçue à l origine avec l'expertise du terrain et donne comme résultats : Une grande simplicité d'utilisation; Un vaste potentiel grâce aux multiples outils de gestion de l'information; La reconnaissance du contexte linguistique du Québec par le caractère bilingue des rapports. La solution HERODATA est disponible à l'achat ou en mode de location sans frais initial. Puisqu'elle est accessible à tous les budgets, elle devient L'ultime outil de gestion pour les petites entreprises et les travailleurs autonomes. Son fonctionnement L usager se connecte via l Internet à la base de données HERODATA avec le logiciel FileMaker Pro sur un serveur FileMaker Server Advanced. Dans le cas où Frappier Consultant héberge votre copie d HERODATA, notre serveur possède une connexion encryptée à 100 mégabits bidirectionnelle («Full-Duplex») et redondante, garantissant performance, stabilité et confidentialité. L usager peut donc avoir accès en tout temps à ses outils de gestion et à toutes ses informations partout où une connexion Internet est disponible : au bureau, à la maison ou ailleurs! 2

5 AVANTAGES Jamais autant d outils de gestion de l information et de production de documents bilingues n auront été disponibles à si peu de frais sur le réseau Internet. Aucun investissement majeur Toute l infrastructure nécessaire à l utilisation d une telle base de données est incluse dans la solution HERODATA. Aucun investissement initial n est nécessaire. Vous n aurez même pas besoin d acheter le logiciel d impression Adobe Acrobat puisque l engin pour créer des documents en format PDF est inclus dans notre solution. HERODATA est compatible avec Windows et Mac OS X. L usager doit pouvoir se connecter à l Internet en mode «haute vitesse» s il veut tirer le meilleur de son expérience. Interface simple et mise en page automatisée Sa conception et son interface, d une grande simplicité, permettent une utilisation exhaustive et immédiate sans nécessiter de longues heures de formation. Vous pouvez faire vous-mêmes la gestion du contenu de votre site Web sans avoir de connaissance en informatique et sans l intervention d un spécialiste. La mise en page des rapports est automatique et respecte vos besoins : choix de la langue (français ou anglais), avec ou sans logotype. Les rapports sont aussi exportables d un seul clic de la souris en formats PDF (Adobe Acrobat) et XLS (MS Excel). Système évolutif La flexibilité de ce système évolutif permet la création d outils de gestion personnalisés qui sont intégrés aux autres composantes d HERODATA. Des modules spécialisés existants sont aussi disponibles sans avoir à défrayer les coûts de leur développement. Vaste banque de données incluse Nous vous offrons, sans frais supplémentaires, une banque de données de plus de 2300 compagnies et de 4000 contacts. HERODATA vous permet d exporter vos contacts vers MS Outlook et vers les PDA tels que Palm OS et Pocket PC. Nous pouvons aussi importer vos données existantes pour assurer la continuité de vos opérations. 3

6 MODULES GESTION ET INTERNET La conception modulaire d HERODATA permet une grande flexibilité dans le choix des outils de gestion, qu ils soient préconçus ou à développer. Voici un résumé des fonctionnalités des deux principaux modules de la solution HERODATA. Vous pouvez vous procurer les documents spécifiques à ces modules via notre site Web dans la section «Démo» ou à la page «Démonstrateur et coordonnées» de ce document. GESTION Le module GESTION est la base de la solution HERODATA et contient tous les outils de gestion de l information et de production de documents nécessaires aux opérations quotidiennes des petites entreprises. COMPAGNIES : gestion centralisée des contacts et de l historique des organisations. CONTACTS : coordonnées, outils de sollicitation (par fax, par la poste, par courriel et par liste téléphonique), renseignements personnels sécurisés et historique des employés. HISTORIQUE : répertoire des tâches et des activités, gestion du développement des affaires. FORMULAIRES : fax, lettre, communiqué, soumission, contrat de vente, appel de service, bon de commande, bon de travail, entente de non divulgation. MESSAGES : messages aux usagers. FACTURATION par service et/ou par produit : facture, note de crédit, état de compte, comptes à recevoir, rapport de ventes. PROJETS : suivi administratif et outil de coordination, temps alloué, coût par projet. TEMPS et AGENDA: registre du temps et des dépenses allouées par les usagers en rapport avec les clients et les projets, calendrier hebdomadaire des activités par ressource. ITEMS : catalogue détaillé et imagé, listes de prix internes et pour la clientèle. INTERNET Le module INTERNET est une extension optionnelle au module GESTION. Il permet de diffuser un site Web complet et bilingue (français et anglais) dont vous êtes le gestionnaire du contenu. Vous pouvez diffuser des nouvelles sur votre entreprise ainsi qu un catalogue imagé de vos produits et services. 4

7 MODULE DOMAINES DOMAINES Nous sommes tous responsables de nos propriétés. Que ce soit une résidence ou un URL, un domaine se doit d être maintenu en ordre. HERODATA donne à son utilisateur le pouvoir de maîtriser ses informations pour ensuite mieux les oublier. Faites la gestion des coûts pour chacun de vos types de services Visualisez rapidement l ensemble des services associés au domaine Domaines Base [formulaire d entrée de données] Domaines Liste Accédez rapidement à tous les domaines associés à votre organisation Associez le domaine principal (parent) à ses domaines secondaires (enfants) Centralisez tous les noms d usagers et les mots de passes de tous vos comptes clients D un seul clic, accédez aux sites Web, envoyez des courriels ou accédez au répertoire en relations avec la gestion de vos domaines Conservez à votre portée les renseignements concernant le Canadian Internet Registration Authority (CIRA) Un outil de gestion simple et efficace En complément avec le module GESTION d HERODATA, le module DOMAINES vous permettra de faire rapidement la gestion de tous les domaines et les services Internet dont vous avez la responsabilité. Vous pourrez ainsi être en position d aider votre client rapidement sans être obligé d ouvrir une foule de documents. La centralisation de toutes vos informations vous permettra de garder le contrôle sur les accès et maintenir ainsi la fiabilité des services offerts à votre clientèle. Offrez un service professionnel Cet outil spécialement conçu pour les gestionnaires de services Internet permettra de fournir un service de haute qualité et une maîtrise complète de tous les aspects du service à la clientèle. Vous retrouverez dans la même page toutes les informations concernant les contacts nécessaires à la bonne gestion du domaine : registrant, registraire, responsable administratif et technique. Par son accès rapide et par sa grande quantité de renseignements pertinents, le module DOMAINES vous permettra d afficher une image corporative professionnelle en vous démarquant de tous vos compétiteurs. Contrôlez les coûts d opérations Inscrivez les prix coûtant et vendant pour chaque domaine. Vous verrez, d un seul coup d œil, les profits engendrés par la vente de chacun de vos services et pour l ensemble de ceux-ci. Conservez les dates importantes de renouvellement pour une gestion proactive de vos comptes clients 5

8 MODULE DOMAINES SERVICES Le nombre de services disponibles sur l Internet ne cesse de grandir. Le gestionnaire de ces services n a pas le choix d opter pour des outils évolutifs capables de suivre cette tendance. La base de données HERODATA, sous FileMaker, est celle qui possède la plus grande capacité d expansion. Domaines Services Entrée automatique de la source et de la destination Accédez rapidement à tous les services associés à votre organisation Entrée automatique du nom d usager lorsque l usager possède déjà un alias octroyé dans la section CONTACTS du module GESTION Déterminez le statut particulier pour chacun des services Faites la gestion de plusieurs types de services Le module DOMAINES a été conçu pour permettre la gestion de plusieurs types de services Internet : Enregistrement de noms de domaines Hébergement de site Web Hébergement de site FTP Hébergement de bases de données Gestion de comptes de courriels et de leurs alias Reproduction intégrale des renseignements contenus dans le fichier WHOIS Outil d exportation La possibilité d exporter facilement vos données en format MS Excel (XLS) vous permettra de dresser rapidement des listes prêtes à être importées dans un nouvel environnement de services Internet. Sécurité et contrôle de l accès à l information Chaque usager de la base de données HERODATA a été associé avec le profil correspondant à ses fonctions. Seuls les usagers ayant un profil, avec privilèges d accès au module DOMAINE, pourront accéder à celui-ci. Donc, tous les droits de lecture et d écriture sont contrôlés et personnalisés selon vos besoins. 6

9 MODULES SPÉCIALISÉS L interface est conçue de manière à faciliter l accès aux modules spécialisés conçus par Frappier Consultant et à d autres nouveaux modules personnalisés qui le seront spécifiquement pour les besoins du client. Voici un résumé du second module spécialisé, après DOMAINES, disponible au moment de la diffusion de ce document. Module CENTRALE pour les installateurs en systèmes d alarme et équipement de sécurité Le module CENTRALE (de surveillance) permet aux entrepreneurs en installation de systèmes d alarme et d équipement de sécurité de conserver toutes les informations pertinentes concernant leurs clients. CENTRALE : technicien installateur, registre des conditions de service, coûts et modes de facturation, types de protection et de connectivité avec la centrale de surveillance, caractéristiques des équipements (lieu, modèle et version du panneau), heures d ouverture et de fermeture. RÉPONDANTS : liste par priorité des personnes à appeler en cas d'urgence, mot de passe, type de protection (feu, vol et urgence), procédures particulières. ZONES : liste de tous les équipements installés chez le client, de leur emplacement et de leur partition. Nouveaux modules disponibles Frappier Consultant produit constamment de nouveaux modules spécialisés pour différents corps de métiers et autres professions. N hésitez-pas à visiter notre site Web pour connaître les nouveaux modules mis à votre disposition. 7

10 SERVICES CONNEXES Des services connexes sont offerts vous permettant d afficher une image corporative professionnelle via un guichet unique. Traitement et importation des données existantes Possédez-vous déjà une base de données? Vos contacts sont-ils dans MS Outlook? Conservez-vous une multitude d informations sous forme de papiers et ne pouvez fonctionner sans eux? Nous pouvons recueillir vos données existantes et les importer pour les mettre à votre disposition dans HERODATA. Secrétaire virtuelle Nous offrons à nos clients la possibilité d utiliser les services d une secrétaire virtuelle. Avec votre permission, elle peut avoir accès à votre base de données HERODATA et effectuer pour vous des travaux facturés sous forme de banques d heures. Vous ne payez donc que pour le temps travaillé pour vous. Nul besoin de la former puisqu elle connaît déjà HERODATA! Site Web HTML ou Flash Nous pouvons héberger vos sites Web existants ou même en créer un nouveau. Une introduction en Flash peut agrémenter votre site Web HERODATA pour un impact encore plus percutant! Gestion de domaines Internet Frappier Consultant peut acheter et maintenir pour vous vos domaines Internet :.COM,.CA,.ORG ou autres. Gestion de comptes de courriels électroniques Désirez-vous communiquer par courriel électronique avec votre clientèle et vos fournisseurs? Nous vous offrons des adresses de courriels personnalisés au nom de votre organisation. Vous pourrez accéder à vos courriels par votre logiciel de messagerie (comme MS Outlook), via un fureteur avec notre interface Web, ou mieux encore, à l aide de la section MESSAGES d HERODATA. Vous pourrez aussi réaliser vous-mêmes la gestion de votre site FTP et transiger aisément de lourds documents électroniques sur l Internet avec votre clientèle. D HERODATA vers Simple Comptable Nous avons développé un outil permettant le transfert de vos factures achats et ventes vers votre logiciel comptable, comme par exemple, Simple Comptable. Frappier Consultant peut personnaliser cet outil pour être conforme à vos besoins et pour vous faire économiser du temps. 8

11 FRAPPIER CONSULTANT Il est dit que celui qui détient l'information détient le pouvoir. Nous disons que celui qui détient l'information et sait l'utiliser détient la clé du progrès. Mustapha Guellouz Services d experts-conseils en gestion de l information Vous trouverez, chez Frappier Consultant, tous les services d'experts-conseils nécessaires pour mener à bien la réorganisation des processus d'affaires et l'actualisation de vos outils de communication. Vous pourrez mieux contrôler votre information, développer une plus grande productivité et ainsi acquérir l'assurance d une continuité dans vos opérations. Nouveaux modules disponibles Frappier Consultant produit constamment de nouveaux modules spécialisés pour différents corps de métiers et autres professions. N hésitez-pas à visiter notre site Web pour connaître les nouveaux modules mis à votre disposition. Développeur de solutions sur mesure Notre expertise dans le domaine de solutions personnalisées FileMaker, combinée à notre base de données HERODATA, vous donne la possibilité d acquérir une solution sur mesure à très peu de frais. HERODATA est une solution qui possède déjà la plupart des outils de gestion. Vous n aurez donc pas à payer pour du développement autre que celui que vous jugerez nécessaire pour personnaliser votre propre copie. Frappier Consultant reconnaît que chaque organisation possède sa propre façon d opérer en proposant une solution qui intègre le concept de modules spécialisés. Ce sont des sections complètes de nouveaux formulaires spécifiques aux besoins de l organisation, offrant des possibilités de personnalisation des formulaires existants. La force de FileMaker Plus de 10 millions de copies du logiciel FileMaker ont été vendues à travers le monde, ce qui en fait la base de données la plus populaire de sa catégorie. Frappier Consultant est fier d être un membre de FileMaker Business Alliance (FBA). Nous comptons parmi nos ressources plusieurs développeurs certifiés FileMaker 8! C est une garantie de qualité pour tous vos services de développement de bases de données personnalisées. N hésitez-pas à consulter notre site Web corporatif pour plus de détails sur nos activités professionnelles au 9

12 DÉMONSTRATEUR ET COORDONNÉES Une meilleure gestion de l'information sera atteinte par l'intégration des outils de communication et la réingénérie des processus de travail. Présentation vidéo QucikTime (fichier.zip) Site Web d HERODATA au Site Web en démonstration au Site Web corporatif au Document en format Adobe Acrobat sur le module GESTION (fichier.pdf) Document en format Adobe Acrobat sur le module INTERNET (fichier.pdf) Document en format Adobe Acrobat sur le module CENTRALE (fichier.pdf) Document en format Adobe Acrobat sur le module DOMAINES (fichier.pdf) Attention : le présent fichier doit être sauvegardé localement pour utiliser les boutons ci-dessus. Pour en savoir plus sur notre solution HERODATA Premièrement, Frappier Consultant vous invite à visionner la courte présentation vidéo qui survolera rapidement les différentes sections de la base de données HERODATA. Par la suite, nous vous proposons une série de documents en format Adobe Acrobat (PDF) vous permettant d approfondir tous les aspects des différents modules. Pour le module INTERNET, vous pouvez visiter notre site Web en démonstration au pour une version présentant une entreprise fictive nommée «Entreprise inc.» spécialisée dans le domaine de la sécurité. Finalement, n'hésitez pas à communiquer avec nous pour une présentation personnalisée d'herodata. Coordonnées Frappier Consultant 67, avenue Giroux Laval (Québec) H7N 3H3 Téléphone : (450) info@frappierconsultant.ca Nous vous suggérons de consulter le site de Frappier Consultant, pour obtenir plus de renseignements sur nos services d'experts-conseils en gestion de l'information. 10

13 Frappier Consultant 67, avenue Giroux, Laval QC H7N 3H3 Téléphone : (450)