Compte rendu de réunion

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1 Compte rendu Réunion du Comité de Pilotage Numéro 4 14 février 2008 Direction des Systèmes et Technologies de l Information 227 Rue de Bercy Paris 12ème CLIENT : Département de Paris PROJET : Réalisation d une application I-Net pour la consultation des archives numérisées AUTEUR : Franck BERNARDET Ordre du jour de la réunion Bilan intermédiaire SFD / réalisation, Avancement des autres prestations : o Module d Administration, o Intégration des données, Paiement des impressions Mise en place de l Architecture technique, Mise en ligne sur Internet, Communication autour du projet, Suivi de projet : o Calendrier, o Risques LISTE DES PARTICIPANTS Nom Entité Visa F. WOLF, Sous-directeur D.S.T.I (SDDP) R. MALACHEZ, Chef du bureau BPPG D.S.T.I (SDDP - BPPG) A. TURPEAU, Chef de projet D.S.T.I (SDDP - BPPG) P. LAURENT DSTI J ROBIN DSTI (SDPR BR) B. KAISER DAC M. BOUARD DAC A. MASSON, directeur Archives de Paris G. DONNEGER Archives de Paris V. TUCHAIS Archives de Paris S. AUFRAY, chef de projet utilisateurs Archives de Paris F.OLLEON (AMOA) OLKOA Franck VINICIO PROFILS Franck BERNARDET PROFILS Projet : Application I-Net pour la consultation des archives numérisées Page : 1/6

2 SOMMAIRE 1 Points abordés Bilan intermédiaire SFD / réalisation Avancement des autres prestations Le module d Administration Intégration des données images Evolutions fonctionnelles (hors partie forfaitaire) Paiement des impressions Mise en place de l Architecture technique Validation du DAT Evaluation du trafic en production Mise en ligne sur Internet Communication autour du projet Relevé d'actions... 6 Projet : Application I-Net pour la consultation des archives numérisées Page : 2/6

3 1 Points abordés 1.1 Bilan intermédiaire SFD / réalisation La pré-recette fonctionnelle LOT 1 terminée. Pré-recette fonctionnelle du LOT2 prévue pour le vendredi 22 février (date confirmée depuis). La validation des SFD du LOT n 3 est terminée pour 2 des trois fonds. Il est convenu que la validation du troisième fonds du LOT 3, à savoir les Plans parcellaires interviendra courant mars. La livraison de la réalisation par Profils du LOT 3 est planifiée pour la semaine 15 (11 avril) S agissant du LOT4 (pour mémoire, ce lot était passé avant le LOT 3), sa livraison est prévue le vendredi 22 février (date confirmée depuis). Elle intégrera la fonction panier. La pré-recette fonctionnelle du LOT4 est prévue d être prononcée au mieux fin mars. 1.2 Avancement des autres prestations Le module d Administration Il est rappelé que les SFD de ce module sont liées à la complétude du DAT et des interactions avec MONTMAJOUR. Le module d administration du fonds particulier des Photos (exceptionnellement entièrement géré par CANADP), a été livré. Profils est en attente de la prérecette fonctionnelle de ce module (validation effectuée le 22 février) Intégration des données images Les images restructurées issues de la fusion des CD et DVD ont été livrées le 11 janvier Elles sont en cours de réplication aux Archives. Profils est en attente du feu vert des Archives pour pouvoir libérer le deuxième jeu de sauvegarde en sa possession. Profils est également en attente de la date prévisionnelle de disponibilité des données sur les serveurs DSTI. Projet : Application I-Net pour la consultation des archives numérisées Page : 3/6

4 1.2.3 Evolutions fonctionnelles (hors partie forfaitaire) Profils est attente de l accord officiel sur ses derniers devis (partie à bon de commande du marché : historisation des parcours de recherches par les utilisateurs). La DSTI informe Profils que le bon de commande est dans le circuit de signature. 1.3 Paiement des impressions La dernière version du projet de CCTP a été livrée par PROFILS début Janvier. La MOA prévoie de lancer la consultation mi-mars 2008, sous la forme d un Marché à Procédure Adaptée (MPA). Compte tenu des flux réduits (limités aux postes de consultation vers le serveur d impression local) et de l installation locale du serveur d impression sous la responsabilité du prestataire (contrat de service en location évolutive), le périmètre de responsabilité de la DSTI est limité à la fourniture du réseau. Une MAJ du CCTP est nécessaire, pour prendre en compte cette évolution, ainsi que les remarques faites par les deux services. Au regard des réponses à la consultation, une séance de questions/réponses avec les candidats permettra de mieux comprendre les différentes solutions. Les Archives insistent sur la nécessaire coordination qui doit intervenir dans le réaménagement de la salle de lecture (mise en place des clients légers supplémentaires, meubles, tables, etc.). 1.4 Mise en place de l Architecture technique Validation du DAT Suite à la réunion (DAT) du 14 au matin, afin de valider le DAT, il a été décidé d exclure dans un premier temps la possibilité de mise à jour des images sur le SAN. Cette validation permet la mise à disposition de l environnement de recette (commande des machines, SAN, etc.). Sous un mois, il est convenu qu un DAT spécifique pour MONTMAJOUR sera rédigé par OLKOA et validé par la DSTI Evaluation du trafic en production Suite à la discussion sur la note fournie par PROFILS le 6 février, il est convenu, que PROFILS fournisse (pour le 27 février) une estimation plus fine de la bande passante Projet : Application I-Net pour la consultation des archives numérisées Page : 4/6

5 nécessaire à l ouverture et dans les jours qui suivront l ouverture au public sur Internet de CANADP. Dans les deux semaines qui suivront, la DSTI indiquera sa décision sur une éventuelle externalisation de l hébergement et dans tous les cas les solutions retenues pour le fonctionnement de l application en salle de lecture et sur internet. La MOA rappelle ses engagements vis-à-vis de la MRT de mettre en ligne au plus tard en Avril 2008 les fonds pour lesquels les subventions 2007 ont été accordées, soit les fichiers de l état civil reconstitué, auxquels s ajoutent pour 1 question de cohérence les tables décennales, l équivalent de ces documents pour la période suivante Ces engagements ont été renouvelés auprès de la MRT lors d une réunion le 29 janvier dernier. 1.5 Mise en ligne sur Internet 2 Bons de commande reçus pour deux fonds : les tables décennales => 1860 et les fichiers ECR. La livraison de l intégration des fichiers ECR doit intervenir fin mars. La mise en place d une FAQ serait une aide à l utilisateur et un soulagement pour les agents des archives qui risquent d être sollicités dans un premier temps à hauteur de plusieurs dizaines voire centaines d appels téléphoniques journaliers. En tout état de cause, le support technique aux internautes sera assuré de façon similaire à celui des bibliothèques spécialisées par ex, soit par l intermédiaire d 1 formulaire à destination des services de la DGIC (lien Contact). Par ailleurs, la MOA souhaite que la mise en ligne des autres fonds numérisés, moyennant les restrictions réglementaires de rigueur, se poursuive rapidement. Elle fournira pour cela un tableau prévisionnel des fonds à mettre en ligne. Seront notamment concernés une partie des actes de naissance reconstitués pour lesquels les Archives de Paris ont à nouveau obtenu une subvention du ministère de la Culture à hauteur de euros, moyennant 1 mise en ligne à la fin de l année 2008 (pour mémoire : 2 e fonds du lot 4 de CANADP en cours de tests à l aide d 1 échantillon d images réalisé en interne par les Archives de Paris). 1.6 Communication autour du projet D ores et déjà, 1 vitrine d exposition consacrée au projet numérisation, a été réalisée à l occasion de la réédition du guide généalogique «Sur les traces de vos ancêtres» publié par les Archives de Paris. Cette vitrine est visible dans le hall d accueil des Archives de Paris depuis début février. Projet : Application I-Net pour la consultation des archives numérisées Page : 5/6

6 Projet phare des archives et très attendu du public, la mise en service de CANADP gagnera à faire l objet d une véritable opération de communication à faire valider par la nouvelle municipalité issue des élections des 9 et 16 mars prochains. Les acteurs, les contenus, les formes et les destinataires de cette communication restent à définir en coordination avec la DAC, la DSTI et la DGIC. 2 Relevé d'actions Action Qui Quand Fait Observations Livraison LOT4 Profils 22 février fait Recette fonctionnelle LOT4 MOA Fin mars Pré-recette fonctionnelle LOT2 MOA 22 février fait DAT Montmajour OLKOA mi-mars r Validation SFD plans parcellaires LOT3 MOA courant mars Réplication images serveur DSTI A.Turpeau ASAP Note actualisée trafic F. Vinicio 27 février fait Lancement AO Impression MOA mi-mars Tableau prévisionnel des fonds à mettre en ligne MOA Début mars Projet : Application I-Net pour la consultation des archives numérisées Page : 6/6

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