LA NUMÉRISATION PATRIMONIALE DES DOCUMENTS D ARCHIVES EN FRANCE

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1 LA NUMÉRISATION PATRIMONIALE DES DOCUMENTS D ARCHIVES EN FRANCE Isabelle CHAVE, directrice des Archives départementales des Vosges Jean-François MOUFFLET, Service interministériel des Archives de France (Ministère de la Culture) Stage «Courants» 29 novembre 2010

2 Au programme 1. Historique, panorama et tendances de la numérisation des archives en France 2. Présentation d une politique de numérisation dans un service d archives départemental 3. Mener un projet de numérisation : du document à l écran 5. Exercice pratique autour du cahier des charges de numérisation 4. Rédiger un cahier des charges de numérisation

3 1. LA NUMÉRISATION DES ARCHIVES EN FRANCE Notions fondamentales

4 Définition La numérisation est la mise en œuvre de procédés visant à convertir un objet physique ou un support analogique en objet numérique, qui devient une copie de substitution pour la consultation.

5 Caractéristiques de l objet numérique Un document dont le contenu informatif n est pas directement accessible à l homme en raison de sa structure et de son support, et qui nécessite donc, pour être intelligible, des intermédiaires et des outils informatiques.

6 Caractéristiques de l objet numérique Ces intermédiaires sont, principalement Logiciel d interprétation des données Visionneuses, retouche d image (Photoshop ) Format de données Images : JFIF/JPEG, TIFF, PNG, JPEG2000 Support de stockage CD/DVD, disques durs, serveurs, bandes Matériel de lecture Données Support

7 Que numérise-t-on? Textes manuscrits et imprimés Documents d archives, reliés (registres) ou non Archives institutionnelles Fonds d archives privés Documents édités Livres Périodiques et presse Revues, ouvrages scientifiques

8 Que numérise-t-on? Documents dits iconographiques Photographies : tirages, négatifs, plaques de verre, ektachromes, diapositives Cartes postales Affiches Dessins, estampes Microfilms Cartes et plans Documents sonores et audiovisuels Enregistrements sonores Films

9 Pourquoi numériser? Dimension de conservation / préservation des fonds Eviter la dégradation des originaux par la consultation fréquente et intense Faire connaître des documents incommunicables en raison de leur état matériel Sauvegarder le contenu de documents voués à une dégradation irrémédiable (presse ancienne, documents sonores et audiovisuels analogiques)

10 Pourquoi numériser? Dimension de communication et de service aux usagers Profiter de la souplesse du support numérique : duplication à l'infini sans perte de qualité (contrairement aux microfilms) consultation simultanée par un grand nombre de personnes Améliorer le confort de consultation : possibilité d'améliorer l'image par rapport à l'original (restauration numérique) meilleure visibilité des détails Exemple : interface des Archives départementales du Var Offrir des possibilités inédites de recherche : exploitation de corpus physiquement éloignés indexation et structuration des documents Recherche plein texte grâce à l océrisation (presse)

11 Pourquoi numériser? Aujourd hui, les enjeux de la diffusion prennent toujours plus d ampleur : Points d accès mutualisés (portails) Perspectives de coopération entre institutions culturelles autour de ces portails, mais aussi autour des choix dans les corpus à numériser Offrir de nouvelles approches au public

12 1. LA NUMÉRISATION DES ARCHIVES EN FRANCE Notions fondamentales Historique de la numérisation et évolution des enjeux

13 Historique de la numérisation Premiers programmes de numérisation Archives nationales Numérisation des sceaux de Bourgogne (1993) Constitution d'une banque de données d'images (origines de la base Archim) Numérisation dans les Archives départementales Mayenne (1993) Aveyron (1994)

14 Historique de la numérisation Un essor très rapide dans les services d archives départementales Année Nombre de services ayant pratiqué de la numérisation Les débuts de la numérisation Nombre de services d'archives départementales pratiquant la numérisation Nombre de services Année Nombre de services ayant pratiqué de la numérisation

15 Historique de la numérisation Evolutions des thématiques Année Fonds iconographiques Cartes postales Plans Photographies Plaques de verre Sceaux Affiches 5 Microfilms 12 Etat civil Instruments de recherche 2 4 Autres

16 Historique de la numérisation Les types de fonds numérisés en priorité : Les documents iconographiques (affiches, cartes postales, dessins et estampes, photographies) Les cartes et plans Les registres paroissiaux et d état civil D autres types de registres (matricules, recensements, délibérations ) La presse, qui commence à se développer Ce sont évidemment les projets de numérisation des registres qui entraînent le volume de données le plus important... (registres paroissiaux et d'état-civil)

17 17 Historique de la numérisation Les débuts de la mise en ligne sur Internet des archives numérisées (Archives départementales)

18 Historique de la numérisation La progression de la mise en ligne : exemple de l état-civil : services d'archives départementaux ayant mis en ligne l'état civil (registres et tables) septembre : Mayenne, Savoie, Vendée : Ardèche, Yvelines : Alpes-Maritimes, Côtes d'armor, Sarthe, Tarn : Ardèche, Aube, Bouches-du-Rhône, Côte-d'Or, Eure, Eure-et-Loir, Loire- Atlantique, Lozère, Vienne : Ain, Hautes-Alpes, Corrèze, Gironde, Oise, Orne, Morbihan, Var : Hérault, Drôme, Cantal, Charente-Maritime, Maine-et-Loire, Meurthe-et- Moselle, Nord, Saône-et-Loire, Seine-et-Marne, Deux-Sèvres, Alpes-de-Haute- 12 Provence, Val-de-Marne 2009 : Ardennes, Calvados, Dordogne, Doubs, Essonne, Haute-Garonne, Ille-et- Vilaine, Indre-et-Loire, Landes, Paris, Pas-de-Calais, Puy-de-Dôme, Territoire de 14 Belfort, Yonne 2010 : Meuse, Somme, Vosges, Aisne, Bas-Rhin, Haute-Saône, Haut-Rhin, Isère, 11 Loire, Manche, Tarn-et-Garonne Total 63

19 Historique de la numérisation Bilan quantitatif de la mise en ligne de l ensemble du réseau des archives (mars 2010) Nombre de pages mises en ligne : Dont état civil : Dont autres documents nominatifs (recensements, registres matricules, listes électorales) : Dont fonds de l'enregistrement : Dont archives notariales : Dont presse ancienne : Nombre d'images mises en ligne : Dont plans (en particulier cadastre) : Dont documents iconographiques (photographies, affiches, cartes postales, etc.) :

20 1. LA NUMÉRISATION DES ARCHIVES EN FRANCE Notions fondamentales Historique de la numérisation et évolution des enjeux Accéder aux fonds numérisés : rapide panorama des réalisations

21 21 Un état des lieux Site des Archives de France, rubrique «ressources en ligne»

22 L affichage institutionnel Exemple des Archives : la rubrique «Archives en ligne» Somme Ardennes Aisne

23 L affichage institutionnel La visibilité de la rubrique «Archives en ligne»

24 Accéder aux documents numérisés : le principe des métadonnées Métadonnées : informations d indexation sur les images Informations sur les ressources, pour les retrouver à partir d outils de recherche

25 Accéder aux documents numérisés : le principe des métadonnées Métadonnées : informations d indexation sur les images Informations sur les ressources, pour les décrire

26 Outils de recherche spécifiques et bases de données Pour certains types de fonds, les services peuvent constituer des outils de recherche spécifiques. Les bases de données sont la formule la plus couramment employée. Base de données et utilisation des métadonnées : Exemple de l état-civil d Algérie (Archives nationales d Outre-Mer) Archives départementales de la Mayenne : recensements de population Les fonds iconographiques : exemple de la banque d images Ulysse (Archives nationales d outre-mer)

27 Instruments de recherche en ligne illustrés A l inverse, certains services choisissent de donner accès aux documents numérisés depuis leurs instruments de recherche encodés en ligne. Archives départementales du Val-de-Marne : iconographie Archives départementales des Pyrénées-Atlantiques : notaires

28 Accès thématiques et expositions en ligne Certains services proposent des accès plus thématiques Regrouper des documents différents autour d une même thématique Dossiers thématiques Exemple de la banque d images des Archives nationales : Archim Expositions virtuelles Exemple du Var Exposition virtuelle «Trésors d archives» des Archives départementales du Var

29 1. LA NUMÉRISATION DES ARCHIVES EN FRANCE Notions fondamentales Historique de la numérisation et évolution des enjeux Accéder aux fonds numérisés : rapide panorama des réalisations Les tendances actuelles : mutualisation et participation des usagers

30 La mutualisation des ressources Au-delà de la logique institutionnelle : coopération et fédération des ressources des services utilisation d outils communs et standards partagés pour favoriser l échange et l interopérabilité des ressources

31 La mutualisation des ressources Le référencement commun : exemple du catalogue «Patrimoine numérique» du ministère de la Culture permettre un accès unifié aux collections réparties dans les institutions patrimoniales Archives Bibliothèques Musées Patrimoine bâti

32 Les portails Portail : une porte d accès unique vers des ressources numériques diverses, éloignées «physiquement» Utilisation de technologies et standards permettant l échange de métadonnées et l interopérabilité : Protocole OAI-PMH qui permet de récupérer les métadonnées descriptives des fonds numérisés OAI PMH = Open Archive Initiative Protocol for Metadata Hervesting Protocole de moissonnage des métadonnées Fiche technique :

33 Les portails Portail culturel du ministère de la Culture : accès unique aux ressources culturelles numérisées par les services culturels Le portail «Collections»

34 Les portails Portail archivistique de la Nouvelle-France

35 Les portails Exemple : presse ancienne dans les Yvelines

36 Evolution du rôle de l utilisateur Contexte du «Web 2.0» L utilisateur est aussi bien un consommateur qu un créateur Wikipédia : utilisateur contributeur d informations Flickr : utilisateur fournisseur de documents Comment adapter cette logique au public des archives?

37 La participation des usagers Annotations structurées : Faire remplir les champs d une base de données (généalogique en général) AD de la Mayenne AD des Yvelines (participation libre) AM de Rennes (inscription pour un registre entier) AD de l Ain (test de niveau de lecture des écritures anciennes)

38 La participation des usagers Fournitures de contenus : Initiatives soutenues par le ministère de la Culture en 2010 AD Vendée : wiki historique de la Vendée AD Lot-et-Garonne : fourniture de cartes postales numérisées et indexation de la base de cartes postales

39 2. LA POLITIQUE DE NUMÉRISATION D UN SERVICE D ARCHIVES DÉPARTEMENTALES L exemple des Archives départementales des Vosges, par Isabelle Chave

40 Au sein des Archives des Vosges : la numérisation, une activité parmi d autres

41 Le Conseil général des Vosges s'appuie : sur une équipe dynamique de 27 professionnels (25 Conseil général Vosges + 2 ministère de la Culture) sur un bâtiment fonctionnel, mais saturé (chantier d extension de 20 km lancé pour ) Vue extérieure en 2008 Le personnel (presque au complet) en formation extérieure en 2007

42 Les grandes missions des Archives départementales des Vosges - conserver, inventorier et communiquer 26,5 km linéaires d archives publiques et privées, remontant au Xe siècle, et faire entrer 600 m d archives définitives chaque année, - assurer le contrôle scientifique et technique sur les archives de 1286 services publics répartis dans le département - accueillir de 25 à visites par an (consultation de documents, recherches, expositions, visites scolaires, conférences, journées d études, formations à l archivage), - concevoir et animer un programme culturel et pédagogique sur l histoire et le patrimoine des Vosges, concernant tout le ressort départemental, - accompagner techniquement et scientifiquement les projets culturels des collectivités, des sociétés savantes, des associations et des institutions culturelles locales.

43 La collecte de 600 m d'archives / an auprès de services publics : chaque année, de 6 à 10 chartes d'archivage co-signées avec les services versants préfecture et souspréfectures conseil général des Vosges services déconcentrés de l'etat organismes privés chargés de missions de service public officiers publics et ministériels communes, intercommunalités établissements hospitaliers, scolaires...

44 La collecte s'étend aux archives privées, reflet de la richesse historique des Vosges (10 % des entrées / an) : archives familiales archives d'entreprises archives d'hommes politiques archives d'associations

45 La formation à l'archivage et l'accueil de professionnels ou futurs professionnels en stage : un axe fort du service En plus de cycles ciblés pour les grands secteurs de l Administration publique, des partenariats avec : l'institut national du patrimoine la Direction des Archives de France les masters d'archivistique de Mulhouse et d'amiens le CNFPT l'association des maires des Vosges le Centre régional de formation des bibliothécaires, etc : 181 fonctionnaires formés à l'archivage 2008 : 216 fonctionnaires formés à l'archivage 2005/2007 : 30 à 40 stagiaires accueillis chaque année

46 2004 : 966 m lin. classés et inventorié 2005 : m lin. classés + 75 inventaires nouveaux 2006 : m lin. classés + 83 inventaires nouveaux 2007 : 982 m lin. classés inventaires nouveaux 2008: 906 m lin. classés + 90 inventaires nouveaux En 2009, 74 % des collections sont classées, donc accessibles à la recherche - 15 agents sur 27 affectés au classement - un des premiers départements français par sa production annuelle d'inventaires - des qualités professionnelles entretenues par des recrutements de personnels diplômés et par la formation continue

47 Des magasins de conservation maintenus à 18 C et 55 % d'humidité (par climatisation dans les silos actuels) L'usage de conditionnements neutres pour freiner la dégradation des documents

48 4 missions fondamentales, qui peuvent toutes êtres reliées à la numérisation : - collecter - classer -conserver - communiquer

49 Comment un service territorial perçoit-il la numérisation et que recherche-t-il?

50 Les 4 objectifs de la numérisation et de la mise en ligne des données numérisées Sortir les fonds de la consultation directe (conservation préventive) Réduire les déplacements du public (développement durable) Démultiplier la puissance de recherche par les outils d indexation et de visualisation (amélioration du service public) Faire rayonner le département en plaçant les Vosges dans les échanges et les réseaux multimédia (diffusion et communication)

51 La numérisation, auxiliaire de la conservation préventive L atelier de reliure-restauration des Vosges : restaure les fonds des Archives départementales (programme pluriannuel, accompagnement des classements) effectue des prestations de reliure (délibérations, état civil) pour des communes [convention Conseil général/association des maires des Vosges] conseille en conservation préventive le reste de l'équipe accueille en stage de futurs relieurs et restaurateurs de documents graphiques

52 Les supports de substitution prolongent la politique de conservation préventive MICROFILMAGE de 3,5 à 5 km de microfilms/an de à vues numériques/an (archivage en.tiff et.jpg) NUMERISATION

53 La salle de consultation et de recherche : 1 e vitrine des Archives départementales jusqu à la création du site internet en 2006 de 30 à documents originaux communiqués chaque année l application des lois en vigueur sur la communicabilité des archives publiques et sur la propriété intellectuelle et artistique

54 La numérisation des sources généalogiques, une réponse à un public «monolithique» : de 25 à visites / an depuis 2005 une forte proportion de généalogistes (74 %, soit 20% au-dessus de la moyenne nationale, située à 56 %) Origine des visiteurs en 2008 : 1) Vosges 2) Autres départements lorrains 3) Autres régions françaises (Alsace, Ile-de-France au 1 er chef) Archives départementales des Vosges : visites 48% 16% 36%

55 La numérisation derrière les 5 axes du projet d'établissement : démocratiser l accès aux documents d archives attirer de nouveaux publics valoriser le travail mené sur les fonds et leur richesse travailler en synergie avec les autres services culturels du Conseil général privilégier des partenariats extérieurs sur tout le territoire

56 Panorama des chantiers de numérisation réalisés

57 Les chantiers de numérisation interne depuis 1997 Collection d affiches (5 Fi) 1 laboratoire de numérisation, lancé dès 1997 l'externalisation de l'argentique et la focalisation sur le tout numérique depuis 2006

58 Collection de cartes postales (4 Fi)

59 Fonds de cartes et plans anciens (2 Fi)

60 Fonds des images d Epinal (48 J)

61 Collections photographiques (plaques de verre, négatifs photographiques ) (Fi)

62 Les chantiers de numérisation externalisés : de pages numérisées de sources généalogiques ( ) plans cadastraux (2007, )

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68 Les choix des modes de diffusion

69 Le mode de diffusion des images numériques : : espace numérique de 14 postes (consultation intranet) depuis le 28 / : mise en ligne sur le site des Archives, créé en 2006 (consultation internet)

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71 Déjà en ligne sur vosges-archives.com : 500 instruments de recherche notices bibliographiques des ressources pédagogiques

72 Consultation de la base «Archives en ligne» :

73 Pause

74 3. MENER UN PROJET DE NUMÉRISATION Les principales étapes du projet de numérisation, de la préparation des documents à la mise en ligne des données Conseils d organisation

75 Définir son projet de numérisation Détermination intellectuelle du projet Un patrimoine rare, précieux, exceptionnel et d un grand intérêt historique ou scientifique Des supports en danger, très empruntés ou malmenés ou bien très demandés : les documents pour les généalogistes, les plaques de verre, les films sur celluloïd, la presse... Coopération et concertation : des fonds complémentaires des programmes menés par les autres établissements culturels (archives, bibliothèques) Thématique régionale ou locale (voir l environnement du service) Des fonds d'archives d'une grande richesse pour un usage pédagogique ou un usage de recherche, personnelle ou scientifique Des fonds originaux à faire connaître Ex. de la Charente : les cahiers des instituteurs de

76 Définir son projet de numérisation Détermination intellectuelle du projet Exemple : définition d'un projet dans le dossier de candidature au plan national de numérisation (Ministère de la Culture et de la Communication) 1. Enjeux 2. Publics et usages 3. Thématiques, types de fonds/collections 4. Partenariats, mise en réseau 5. Impacts attendus

77 Définir son projet de numérisation Planification et organisation matérielle Établir un calendrier : programme de numérisation pluri-annuel : il peut y avoir une véritable politique raisonnée de numérisation des fonds, qui s'étend sur plusieurs années celui-ci peut-être contraint (notamment si une institution subventionnant le projet exige des délais précis : en France, c est le cas du Ministère de la Culture, qui impose un délai d'un an) il faut prévoir en conséquence l importance matérielle des fonds qui seront numérisés, compte tenu aussi des moyens de l'organisme

78 Définir son projet de numérisation Évaluation matérielle : établir un projet réaliste selon ses moyens financiers de quelles ressources financières dispose-t-on? ses moyens humains : combien d agents mobilisera-t-on autour du projet? quelle sont leur expertise et leur formation en la matière? ses moyens techniques : le projet peut-il être fait en interne ou en externe? sur place ou chez le prestataire?

79 Définir son projet de numérisation Moyens financiers Financement : ressources propres subventions Les postes de dépense : Préparation, restauration éventuelle des documents Déplacement des documents Numérisation Achat de petit ou de gros matériel Livraison sur des supports Mise en ligne, élaboration d'un site Internet, achat et installation de logiciels Gestion et maintenance de la base de diffusion Hébergement des données Vacataires

80 Définir son projet de numérisation Moyens humains Évaluer le nombre de personnes à mobiliser autour du projet

81 Archives Départementales - Chef de projet Archives Départementales responsable du pôle Numérisation / Images et sons référent et responsable des questions informatiques et en charge du suivi du récolement Suivi des projets de numérisation des AD Assure le suivi et l'interface avec la Direction Informatique pour toutes les questions techniques et logicielles. Archives Départementales référent et collaborateur Intranet et Internet pour les AD Participation aux travaux de numérisation. Chargé du site Internet des AD en lien avec la Direction de la Communication. Archives Départementales Archives Départementales Archives Départementales Archives Départementales Direction Informatique Direction Informatique Direction de la communication référent images numérisées référent images numérisées référent collecte et traitement des fonds référent collecte et traitement des fonds Chef du service études Analyste-programmeur études intégration solutions achetées Concepteur réalisateur multimédia, correspondant pour les AD pour toutes les questions Internet Contrôle des images et de la base de données Contrôle des images et de la base de données Préparation, conditionnement, récolement des collections Préparation, conditionnement, récolement des collections Serveurs / solutions logicielles / maintenance Serveurs / solutions logicielles / maintenance Contrôle des contenus et de la présentation sur le site Internet selon la Charte graphique départementale. Correspondant pour toutes les questions relatives à l'internet pour les AD.

82 Définir son projet de numérisation Moyens techniques et environnement de numérisation sur place? possible si le centre est suffisamment équipé, mais plutôt rare et surtout pour des petites opérations ponctuelles chez un prestataire? faire attention aux conditions de stockage des documents prévoir les risques liés au transport sur place par un prestataire? avantageux pour documents précieux et/ou fragiles nécessite toutefois d avoir une surface de travail importante

83 Définir son projet de numérisation Exemple de planification du projet «Archives généalogiques» aux Archives départementales des Vosges

84 L impact sur le service?

85 - Le budget - Le travail en mode projet - Les profils des collaborateurs - Les partenariats extérieurs

86 Les grandes étapes du projet «Archives généalogiques» : - inscription de l action au plan quadriennal ( ) - récolement des collections : estimation quantitative - lancement du marché par appel d offres - début de la prestation : 5 février 2003

87 Le projet «Archives généalogiques» en quelques chiffres : - calendrier programmé sur 36 mois vues numériques cartons d archives traités - poids total de 7 To (pour les seules images)

88 Le projet «Archives généalogiques» en quelques chiffres : - marché triennal de coût total investissement : coût fonctionnement : par an Acquisition matériel informatique phase Partenariat GAÏA /an Numérisation

89 Définir son projet de numérisation Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet Evaluation matérielle et préparation des documents récolement, constat d état, restauration préalable, élimination des doublons, mise à plat, reconditionnement marquage des documents, préparation en vue de les fournir à l opérateur de numérisation

90 Evaluation matérielle Plus on aura évalué précisément la quantité de documents à évaluer, plus le projet pourra se dérouler facilement Phase d'inventaire et de repérage des documents que l'on souhaite faire numériser Exemple : "Le projet porte sur la numérisation des plaques de verres et d'un registre des procès verbaux d'assemblée (...) plaques de verres et gélatines souples (...). 1 registre des procès verbaux d'assemblée (...)".

91 Evaluation matérielle Exemple : Archives départementales de l Aube Type de documents Plans et croquis d architecture Carnets de croquis Nature du support Papier Calque (souvent dégradé) Papier carbone bleu Papier Calque (1 carnet) Nombre de documents 780 (formats divers : de 29,7 x 21 cm à 80 x 105 cm) Registres de comptes Papier, reliure en cuir 2 (34 x 23 cm) Cahiers d attachements (reliés reliure 99 Papier souple ou brochés) (29,7 x 21) Factures, dossiers relatifs aux pensions des ouvriers, correspondance Papier 8 Non chiffré (format habituel : 29,7 x 21)

92 Evaluation matérielle Établir un fichier de récolement document primordial et obligatoire permet dans un premier temps au prestataire de vérifier si tous les documents sont bien livrés ce document sera par la suite complété par le prestataire qui pourra y reporter le nom des vues correspondantes aux documents décrits

93 Evaluation matérielle Exemple (AD Haute-Vienne)

94 Le circuit de numérisation : 8 étapes sur 1 cycle de 3 à 5 semaines

95 Étape 1 Recensement des registres conservés. Déplacement en commune si nécessaire pour le prêt de documents originaux non conservés aux Archives. Mobilisation d 1 personne

96 Étape 2 Définition des lots, comptage des pages, répartition en cartons de transport et saisie des données sur Excel. Mobilisation de 4 personnes

97 Étape 3 Contrôle de l état des documents par l atelier reliure-restauration. Mobilisation de 3 personnes

98 Étape 4 Prise en charge des documents et transmission des fichiers de la «base de connaissance et de contrôle de la prestation». Mobilisation d 1 personne

99 Définir son projet de numérisation Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet Evaluation matérielle et préparation des documents Rédaction d un cahier des charges de numérisation, appel d offre et marché public pour le choix d un prestataire de numérisation Récupération des documents par l opérateur de numérisation Numérisation des documents, production des données

100 Étape 5 Numérisation par l atelier de numérisation externalisé, installé à Epinal Mobilisation de 2 personnes

101 Numérisation en niveaux de gris ; format PNG ; poids entre 2 Mo et 4 Mo

102 Définir son projet de numérisation Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet Evaluation matérielle et préparation des documents Rédaction d un cahier des charges de numérisation, appel d offre et marché public pour le choix d un prestataire de numérisation Récupération des documents par l opérateur de numérisation Numérisation des documents, production des données Contrôle qualité des données fournies par l opérateur de numérisation Retour des documents dans le service

103 103 Fichier de récolement complété et finalisé Suivi de la production Le prestataire a complété le bordereau de récolement initial avec les identifiants des supports de livraison (ici CD-R) et le nom des répertoires contenant les vues numériques correspondantes.

104 Étape 6 Réception des documents et contrôle de l état au retour. Mobilisation de 2 personnes

105 Étape 7 Réception des disques. Contrôle quantitatif et qualitatif. Validation de la livraison. Mobilisation de 3 personnes

106 Étape 8 Réintégration ou restitution des registres prêtés. Mobilisation d 1 personne

107 Définir son projet de numérisation Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet Evaluation matérielle et préparation des documents Rédaction d un cahier des charges de numérisation, appel d offre et marché public pour le choix d un prestataire de numérisation Récupération des documents par l opérateur de numérisation Numérisation des documents, production des données Contrôle qualité des données fournies par l opérateur de numérisation Retour des documents dans le service Indexation des vues Chargement des données dans les infrastructures de stockage et les applications de consultation

108 Étape 9 - Déchargement des disques sur le serveur - Conversion du format PNG en JPEG. - Vignettage en compression 30% et 70%. Mobilisation d 1 personne / intervention équipe informaticiens

109 Étape 10 Importation des données dans la base documentaire Mobilisation d 1 personne / intervention équipe informaticiens

110 Étape 11 Association images et documentaire Mobilisation d 1 personne

111 Définir son projet de numérisation Établir un calendrier prenant bien en compte les spécificités et la durée de chaque étape du projet Evaluation matérielle et préparation des documents Attention à ne pas sous-estimer la durée de ces étapes. Rédaction d un cahier des charges de numérisation, appel d offre et marché public pour le choix d un prestataire de numérisation Récupération des documents par l opérateur de numérisation Numérisation des documents, production des données Contrôle qualité des données fournies par l opérateur de numérisation Retour des documents dans le service Indexation des vues Chargement des données dans les infrastructures de stockage et les applications de consultation

112 Bilan Evaluer l accueil du public et mesurer les conséquences sur le service par rapport à la communication

113 L'évaluation de la numérisation et les conséquences en termes de diffusion

114 1. Nombre de connexions annuelles (hors robots) Exemple du département de la Sarthe ( habitants) : passage de à connexions mensuelles par des internautes individuels dès le 1er mois de la mise en ligne des sources généalogiques (2007) Nombre de connexions mensuelles (hors robots) Le site vosges-archives.com avant la mise en ligne (juin décembre 2009) : En 3 ans, plus de 4 millions de connexions cumulées hommes et robots 2010 Le site vosges-archives.com depuis la mise en ligne (janvier-novembre 2010) : Passage de à connexions annuelles hors robots et moteurs de recherche déc-09 sept

115 - Communication autour de la mise en ligne - Evolution des modes de recherche - Evolution de la fréquentation de la salle de lecture

116 4. RÉDIGER UN CAHIER DES CHARGES DE NUMÉRISATION Le cahier des clauses techniques particulières (CCTP) et ses principales clauses

117 Le cahier des charges Dans le cas d une prestation externe qui fera l objet d un marché public (majorité des cas en France), le commanditaire doit rédiger un cahier des charges définissant au moins au prestataire de numérisation : l objet du projet de numérisation et le résultat attendu une liste détaillée des documents transmis pour la numérisation, avec une estimation du nombre d images que leur numérisation va générer on indique ainsi souvent un nombre approximatif de pages ou de documents iconographiques les différentes étapes du projet et le périmètre de la prestation : livraison des documents physiques, numérisation selon des critères techniques bien définis, périodes de contrôle de qualité, indexation des vues, livraison des images au commanditaire

118 Le cahier des charges Guide d'écriture d'un cahier des charges de numérisation (Archives de France) : Site ADF : Gérer les archives > Numérisation Guide d'écriture d'un cahier des charges de numérisation de la presse Guide d écriture d un cahier des charges de numérisation des fonds sonores et audiovisuels

119 1. Contexte et objectifs Décrire la nature et l'objectif général du marché : commanditaire, types de documents concernés, résultat attendu, l'exploitation prévue, les usages envisagés, périmètre de la prestation, relations éventuelles avec d'autres prestataires chargés de tâches différentes comme le contrôle ou la diffusion.

120 1. Contexte et objectifs Décrire la nature et l'objectif général du marché : Archives départementales de Seine-Saint-Denis - Photographies L opération consiste à numériser des collections de photographies (tirages positifs noir et blanc) conservées aux Archives départementales de la Seine-Saint-Denis, et notamment une partie des collections déposées par le journal L Humanité. Ces collections pourront être communiquées au public sur un support numérique, qui offrira de surcroît de nouvelles possibilités de recherche. Sous un format compressé, les images pourront être utilisées pour valoriser les fonds à travers des applications intranet/internet ou extranet et divers projets multimédias. L opération comprend la numérisation des phototypes et le gravage des fichiers résultant de cette numérisation sur des CD-R. Pour ce faire, le titulaire de l opération doit respecter les prescriptions techniques décrites dans le présent cahier des clauses particulières.

121 2. Résumé des prestations à réaliser Nature des prestations à réaliser Quantité de documents à traiter

122 2. Résumé des prestations à réaliser Archives du Morbihan (2007) Le nombre total de documents à numériser s élève à environ vues réparties en feuilles volantes ou en atlas. Opérations à effectuer : numérisation des documents ; attribution de noms aux fichiers numérisés ; fourniture de disques durs aux Archives départementales du Morbihan contenant tous les répertoires et fichiers issus de la numérisation en vue des contrôles. Ces disques durs seront restitués vierges à la fin de la prestation ; fourniture finale de CD-R en double exemplaire contenant les images numérisées.

123 3. Présentation des documents à numériser Décrire en détail les documents qui font l objet de la prestation Préciser notamment : si numérisation en simple ou double page pour les registres cas des pages blanches si documents fragiles à manipuler avec précaution s'il y a des opérations de manipulation supplémentaires à faire par le prestataire (dépliage )

124 4. Décomposition en sous-ensembles Préciser le découpage de la prestation en unités pouvant donner lieu à des livraisons successives par le prestataire, et qui peuvent correspondre à des envois échelonnés de documents ou à des tâches distinctes à effectuer sur les documents. Par exemple regroupement de documents de même nature en lots Distinction de plusieurs opérations numérisation puis océrisation pour la presse par exemple

125 5. Déroulement et délais d exécution Enchaînement des envois ou des tâches Délais de réalisation et de contrôle associés préciser les délais et la durée des phases de contrôle (à ne pas sous-estimer) Phase de test précédant le début de la production étalonnage de la chaîne de numérisation tests et contrôle qualité pendant la prestation

126 5. Déroulement et délais d exécution Archives départementales de Seine-Saint-Denis - Photographies "Le délai maximum de livraison par le titulaire ne pourra excéder 60 jours après envoi du bon de commande. La livraison de la commande correspond à la restitution par le titulaire des documents à numériser et à la réception par la Personne publique des CD-R contenant les fichiers numérisés. La Personne publique dispose d un délai de 3 mois pour effectuer les opération de contrôle de la prestation. Ce délai court à compter de la date de livraison."

127 6. Conditions générales d exécution Préciser les règles de base qui devront être suivies tout au long de la prestation et qui guideront les relations entre le prestataire et le commanditaire respect des documents reproduction fidèle énonciation des documents échangés entre les acteurs rôles respectifs des acteurs mode de suivi de la prestation

128 7. Mise à disposition des documents à numériser et du fichier de récolement Manière dont les documents ont été préparés (préparation des envois, identification et marquage des documents, classement par formats, conditionnement ) Forme du bordereau qui les accompagne (forme papier et/ou électronique, informations contenues).

129 7. Mise à disposition des documents à numériser et du fichier de récolement

130 8. Prise en charge, transport et stockage des documents Définir précisément les rôles du prestataire et du commanditaire pour la prise en charge, le transport et le stockage des documents et les contraintes qui s appliquent à chacune de ces tâches, notamment en matière de sécurité. Attention aux règles de franchissement des frontières.

131 9. Vérification des documents et signalement des anomalies par le prestataire Prescrire la vérification, par le prestataire, dès réception, de l adéquation entre le contenu du fichier de récolement et les documents à numériser, et, tout au long de la prestation, le signalement des problèmes dès qu ils se présentent. Le déroulement de la prestation doit être très précisément encadré dès le départ.

132 9. Vérification des documents et signalement des anomalies par le prestataire Archives nationales d'outre-mer Avant la numérisation, l opérateur vérifiera l adéquation entre les informations de référence contenues dans le fichier de récolement et les documents concernés, à charge pour lui de demander tout complément d information auprès du commanditaire pour assurer la prestation dans les meilleures conditions. Le prestataire devra s assurer, dès la prise en charge des documents puis dans le flux de la production, que ces derniers sont bien numérisables selon les exigences définies dans le CCTP et dans l éventuelle phase de tests. Tout document qu il considèrera comme non numérisable devra être signalé au commanditaire avec le motif précis du rejet (exemples de défauts entraînant un rejet : documents très pâles ne permettant pas ou très mal, de lire les informations qui y sont contenues, variations importantes et répétées de densité entre des documents constituant des séquences, ouvrage qui s ouvre mal et génère un manque important de lisibilité dans la reliure).

133 10. Manipulation des documents Interdire toute intervention non autorisée sur les documents originaux à numériser. L'usage de gants peut être imposé.

134 11. Étalonnage de la chaîne de numérisation Décrire le type de procédure qui doit être mise en oeuvre par le prestataire pour régler sa chaîne de numérisation avant le début de la production, en accord avec le commanditaire, et pour contrôler le maintien du réglage initial tout au long de la prestation. mise en œuvre des spécifications techniques utilisation de mires colorimétriques pour calibrer la chaîne utilisation de règles pour vérifier la résolution des images

135 12. Caractéristiques des fichiers images à fournir Caractéristiques techniques (agrandissement, résolution, colorimétrie, échantillonnage, profil colorimétrique, format de fichier, type et taux de compression, post-traitement ) Intérêt de la numérisation en couleur aujourd hui Il est recommandé de faire des tests chez le prestataire lors du début de la phase de production Distinction fichier de diffusion / de conservation pas forcément nécessaire Utilité du format JPEG

136 La colorimétrie Noir et blanc : 2 informations de couleur possible Niveaux de gris : 256 informations de couleur Couleur : 16,7 millions de couleurs

137 exprimée en dpi : dot per inch ou : «nombre de points par pouce» (1 pouce = 2,54 cm) Le point est aussi couramment appelé pixel il s agit du niveau de précision avec lequel l image est capturée et restituée La résolution

138 Les formats d image Aujourd hui les formats d images les plus utilisés sont : TIFF (compression LZW) : haute qualité. Fichiers de conservation pour les documents textuels en noir et blanc voire niveau de gris. Utilisé également pour la photographie, couleur ou noir et blanc. JFIF, compression JPEG : format utilisé à la fois pour de la conservation (faible compression) et la diffusion (compression moindre) PNG et JPEG2000 sont marginaux Le PDF est aussi utilisé pour assembler plusieurs images dans un seul document Compression JPEG éch 12 TIFF non compressé Compression TIFF LZW Compression JPEG éch 7 Compression PNG Compression JPEG éch 1

139 12. Caractéristiques des fichiers images à fournir Mode de nommage des fichiers image Norme ISO 9660 Exemple : Archives nationales d Outre Mer FRANOM00_000AAA_000RR_0000.ext id. service n opération territoire localité id. registre n vue format fichier FRANOM05_638BPA_014_0001.JPG

140 12. Caractéristiques des fichiers images à fournir Métadonnées techniques des images Métadonnées externes / internes

141 13. Indexation Préciser, le cas échéant, les travaux d indexation à réaliser par le prestataire, en particulier les types d informations à relever. Principe : création de métadonnées sur le contenu intellectuel des documents (descriptions, mots-clés) Indexations simples pour le prestataire de numérisation Indexation fine et complexe en interne ou autre prestation (prestataire de gestion documentaire)

142 13. Indexation Archives départementales de l'ain - Registres matricules militaires "Une indexation sera faite pour les formats de registre double page : Nom en lettres majuscules (ex : SYLVESTRE), Prénoms avec 1ère lettre en majuscule et suivantes en minuscule (ex : Jules), puis un espace pour séparer les éventuels autres prénoms (ex : Jules Romain), N matricule en chiffre avec quatre chiffres (ex : 0001), Nom de l image : AD01_3RMAT_BOURG_0001_0025.JPG L indexation se fera sur quatre champs distincts, soit : nom, prénoms, numéro de matricule et nom d image. Il y aura autant de lignes d indexation que de noms mentionnés sur la double page. Les nom et prénoms du candidat au remplacement seront eux aussi indiqués, s il y a lieu, sur une ligne distincte. Le fichier fourni sera enregistré aux formats suivants :.txt.csv."

143 14. Fichier de récolement complété et finalisé Suivi de la production Définir les informations qui doivent être fournies par le prestataire pour le suivi de la production et à l issue de celle-ci et la forme sous laquelle ces informations doivent être remises.

144 14. Fichier de récolement complété et finalisé Suivi de la production

145 15. Contrôle de la production par le prestataire Définir certaines modalités de contrôle de la production par le prestataire. Définition d'un échantillonnage Exemple : le commanditaire et le prestataire s'accordent sur un niveau de qualité acceptable de 0,65 %, c'est-à-dire admettent la possibilité que 0,65 % des images soient défectueuses, pour un critère donné.

146 16. Livraison des images numériques Mode de livraison des documents numérisés et des autres produits de la prestation Conditionnement et nommage des supports Préciser si le support est un simple support de livraison ou s il servira aussi de support de conservation.

147 16. Livraison des images numériques Archives nationales d'outre-mer Nommage des supports optiques Chaque CD-R produit doit posséder un identifiant unique défini selon l'exemple suivant : FRANOM05_A0001 Avec pour détail, FRANOM = Identifiant ORGANISME détenteur des archives numérisés (commanditaire). Ici, France, Archives Nationales d Outre-Mer 05 = Identifiant OPERATION de numérisation. Ici, le numéro 05 désigne l opération de numérisation des registres d état civil des anciennes colonies. A = Identifiant STATUT du support (A pour Archives, L pour Lecture) 0001 = Identifiant NUMERO d ordre du support (doit toujours commencer à 0001 pour chaque série A et L)

148 16. Livraison des images numériques Archives nationales d'outre-mer Organisation des fichiers sur le support de livraison Sur chaque support livré, les informations fournies sont organisées en 4 dossiers : le dossier INFOS, qui donne des informations administratives et techniques sur l'opération de numérisation ; le dossier IMAGES, qui contient les fichiers images produits ; le dossier RECOLEMENT, qui contient le fichier de récolement complété par le prestataire concernant l'ensemble du lot ; le dossier INDEXATION, qui contient les fichiers d'indexation relatifs aux fichiers du dossier IMAGES.

149 149 Que choisir comme support? Des supports physiques type CD ou DVD-R La conservation des documents numérisés Relativement maîtrisés à condition de mettre en place des procédures garantissant la qualité du gravage et du support /garantissant les surveillances d'échantillons représentatifs réguliers : voir à ce sujet les études du LNE commandées par les Archives de France. Principales limites : la volumétrie Procédures très manuelles, à moins d'opter pour des systèmes automatisés de récupération des supports Pas d'outils sur le marché qui permettent par exemple de procéder à des migrations massives de données inscrites sur un DVD-R vers d'autres DVD-R, voire d'autres types de supports (mais en cours d'étude par le LNE ; coopération avec le centre d'espeyran)

150 150 La conservation des documents numérisés Que choisir comme support? Le stockage sur des bandes / cartouches ou même des disques magnétiques Moins onéreux, plus simple, se prêtent aux volumétries importantes Mais sans maîtrise technique : pas de réponse sur la fiabilité des nouvelles générations de disques durs (étude Google) Stratégies de contournement : on migre systématiquement au bout d'une durée N (par exemple les bandes) on réplique l'information sur des sites distants

151 151 L externalisation du stockage Distinguer : La conservation des documents numérisés Hébergement des données, confié à un prestataire de site web ou de numérisation : cela concerne les données de diffusion Conservation des données sources, desquelles on dérive les données de diffusion : véritable archivage des données

152 17. Contrôle des prestations par le commanditaire Modalités du contrôle de qualité de la prestation Niveaux de qualité acceptables Actions correctives à mener par le prestataire en cas de non conformité. Ces clauses doivent être particulièrement précises!

153 17. Contrôle des prestations par le commanditaire Erreurs majeures (exemples) : absence du fichier de récolement finalisé par le prestataire non conformité des supports et des formats de fichiers numériques non conformité du nommage appliqué aux supports, dossiers, fichiers et images non conformité des répertoires et des structures de fichiers incohérence dans le contenu des champs principaux du fichier de récolement absence d indexation demandée numérisation incomplète (documents non reproduits) fichier numérique détérioré (ne s ouvre qu en partie par exemple) et inexploitable caractéristiques des fichiers images non conformes (format et éventuellement le type de compression, modèle colorimétrique, résolution, échantillonnage) dérive importante, à définir, en chromie ou/et en densité par rapport aux fichiers de référence images tronquées fichiers illisibles ou très dégradés en netteté

154 18. Assurances Dommages aux documents Obliger le prestataire à prendre une assurance adaptée au risque et préciser le dédommagement qui sera dû par le prestataire s il abîme ou perd les documents qui lui ont été confiés.

155 18. Assurances Dommages aux documents Exemple (plans cadastraux) : L opération est effectuée dans les ateliers du prestataire, qui doit souscrire une police d assurance. Celle-ci couvre chaque plan à hauteur de 500 pour risque de dégradation ou de destruction dans les locaux du prestataire ou au cours du transport. Les frais de transport sont à la charge du prestataire. Celui-ci doit faire clairement apparaître les coûts de l assurance et du transport.

156 19. Utilisation des documents et des images numériques par le prestataire Préciser les limitations de droits qui s appliquent à l utilisation par le prestataire des documents originaux et des images numériques produites.

157 20. Protection du droit de reproduire Préciser que le prestataire ne doit pas utiliser de technologies qui empêcheraient ou limiteraient la reproduction ultérieure des fichiers numériques par le commanditaire.

158 21. Droits d auteur Préciser que le prestataire n'acquiert pas de droit d'auteur sur les images numériques qu'il produit.

159 22. Garanties Durée pendant laquelle le prestataire s engage à conserver les produits de la prestation et au-delà de laquelle les images doivent être détruites Modalités selon lesquelles le commanditaire peut obtenir copie des images en cas de sinistre.

160 5. EXERCICE PRATIQUE Analyse de deux cahiers des charges de numérisation

161 Les principales clauses

162 WEBOGRAPHIE UTILE

163 Site des Archives de France => rubrique «Numérisation», guide d écriture d un cahier des charges de numérisation => rubrique «Stockage», recommandations sur les supports gouv.fr => rubrique «Ressources en ligne», état des lieux des réalisation des services d archives, bases de données, ressources numériques

164 Site numérisation du patrimoine culturel erisation/index.html -actualités, - catalogue des fonds culturels numérisés, - fiches juridiques et techniques, dont un modèle de CCTP

165 Site de la Bibliothèque nationale de France > Professionnels >Numérisation et données numériques (Espace professionnel de publication sur le document numérique : charte technique de numérisation, éléments de préservation du document numérique...)

166 Site de la Mission de l Information scientifique et du Réseau documentaire (MISTRD) => rubrique «Numérisation des collections», dont «Cadrer un projet de numérisation»)

167 Site de l IRHT didacticiel d imagerie numérique urs/acq/numerique.htm

168 n/tutorial-french/contents.html Site de la bibliothèque de l université Cornell