DOSSIER DE DEMANDE D'AIDE MESURE "actions publiques ou collectives TIC en faveur de l économie marchande"

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1 DOSSIER DE DEMANDE D'AIDE MESURE 2-13 "actions publiques ou collectives TIC en faveur de l économie marchande" DU PROGRAMME OPERATIONNEL FEDER Les demandes peuvent être déposées au service courrier (au rez-de-chaussée de l Hôtel de Région) ou envoyées par la Poste à l adresse suivante : Monsieur le Président du Conseil Régional Hôtel de Région (à l attention de la DAE 5) Avenue René Cassin Moufia - BP SAINT DENIS MESSAG CEDEX 9 Pour tout renseignement, vous pouvez contacter le service instructeur : Région Réunion, DAE5 Maison Régionale des Sciences et de la Technologie (MRST) Tél : Chaque dossier doit comporter : 1. La lettre de demande de subvention 2. La description du projet 3. Les pièces à fournir 4. Obligations du porteur de projet DOSSIER DE DEMANDE D AIDE / 8

2 "actions publiques ou collectives TIC en faveur de l économie marchande" LES ACTIONS PUBLIQUES (= les actions d intérêt général) S agissant d une demande de financement pour un programme d actions annuel, la date d éligibilité des dépenses est le 1er janvier de l année concernée. Pour les programmes se déroulant sur une année civile et inscrits dans une perspective pluriannuelle, dépôt de la demande de concours pour l année N et du bilan technique du programme d action financé pour l année N-1 au plus tard le 28 février de l année N. En cas de non respect de cette date, une justification doit être produite. L instruction du dossier est effectuée sur la base des comptes N-2 et le programme de l'année N-2 doit être soldé. LES ACTIONS COLLECTIVES Les actions collectives TIC sont de même nature que les autres actions collectives (mesures 2-10 et 2-22) et la cohérence sera recherchée. Les dépenses retenues sont celles directement liées à la réalisation de l'action. Elles sont constituées par les dépenses externes et internes au porteur de projet, et peuvent concerner différents thèmes (technique, commercial, juridique, financier) : sous-traitance / achats de prestations externes telles que les frais d animation, études, essais, conseil, formation les achats divers : fonds documentaires, plaquettes, frais de location réalisation d un stand d'exposition : location, aménagement, animation la valorisation du temps passé par la structure porteuse (dépenses des personnels affectés à l opération) : salaires + charges salariales au prorata temporis, transport aérien et ferroviaire sur la base des conditions les plus économiques fret : transport de matériel promotionnel, d échantillons, Les dépenses non retenues comportent : les frais de téléphonie mobile du personnel affecté à l'opération les frais de repas et d hébergement des participants L opération doit apporter une réelle valeur ajoutée : innovation, prise de risque, mutualisation de moyens Elle doit comporter des phases de valorisation et de promotion afin d assurer la diffusion des résultats auprès du tissu économique, et d évaluation en terme de moyens et de résultats. DATE DE DEBUT D OPERATION Après réception du dossier de demande, le service instructeur vous transmettra un accusé de réception, sans préjuger de la décision d'attribution d'une aide financière à votre projet. Pour les actions d intérêt général : Seules les dépenses postérieures à l accusé de réception seront éventuellement prises en compte. Pour les actions collectives : Si les travaux ont commencé avant l accusé de réception, l'ensemble du projet perd son droit à l'aide. DOSSIER DE DEMANDE D AIDE / 8

3 1 Lettre de demande de subvention Identité du demandeur Raison sociale : Adresse : SIRET : N d identification : (si le demandeur est déjà identifié par la Région Réunion) Je soussigné, en qualité de représentant légal du demandeur ci-dessus, ayant qualité pour l engager juridiquement, sollicite une subvention pour d un montant de pour la réalisation du projet écrit en annexe et intitulé. Cette demande s'inscrit dans le cadre de la mesure «actions publiques ou collectives TIC en faveur de l économie marchande». Je certifie l exactitude des renseignements indiqués dans le présent dossier. J atteste sur l honneur la régularité de la situation fiscale et sociale du demandeur que je représente. J ai sollicité les aides publiques indiquées au plan de financement du projet détaillé ci-après. J ai pris connaissance des informations et m engage à respecter les obligations indiquées dans la fiche d information du porteur de projet bénéficiaire pour le bon déroulement du dossier si l aide m est attribuée. Cachet Date : Nom, signature et qualité du représentant légal : DOSSIER DE DEMANDE D AIDE / 8

4 2 DESCRIPTION DU PROJET DEMANDEUR : INTITULE DU PROJET : 1, Présentation du demandeur Forme juridique, adresse, numéro de SIRET Activité, clientèle, stratégie de développement, situation financière,... 2.Contenu Nature des dépenses, localisation du projet, utilisation, 2.Objectif Apport aux usagers tel que nouveaux services ou amélioration de services existants Impact attendu : - sur l emploi et sur la formation - sur l environnement - sur l égalité des chances hommes/femmes - sur les nouvelles technologies de l information et de la communication (NTIC) 3.Indicateurs Précisez les indicateurs dont vous suivrez l évolution pour piloter le bon déroulement du projet, Au minimum : nombre de PME réunionnaises bénéficiaires indirectes du projet 4.Planning prévisionnel 5.Plan de financement du projet 6. Compte d exploitation prévisionnel de l activité résultante (uniquement si le projet est un investissement) Le fonctionnement futur de l équipement subventionné doit être équilibré : évaluer l ensemble des surcoûts générés par ce nouvel investissement et des moyens nécessaires pour y faire face. Si le service ne sera pas payant, vous devez l indiquer explicitement. DOSSIER DE DEMANDE D AIDE / 8

5 3 PIECES A FOURNIR DEMANDEUR : INTITULE DU PROJET : Lettre de demande de subvention signée Présentation du demandeur (éventuellement) Lettre d'intention des partenaires (éventuellement) Extrait SIRENE délivré par l INSEE Relevé d Identité Bancaire «Obligations du porteur de projet» signées Accord de principe sur les financements sollicités (emprunt ) POUR LES DEMANDEURS DE DROIT PRIVE (association, SARL,...) Factures proforma, devis pour les équipements, et prestations associées (y compris Cahier des charges) Copie de la publication au JO ou récépissé du Préfet, statuts (associations) Extrait K-bis ou attestation d'inscription au RC ou RM (entreprises) Liste actualisée des membres du Conseil d Administration et du bureau Bilan et compte de résultat des trois dernières années Attestations de régularité émis par les organismes sociaux (retraite, sécurité sociale, assedic) datant de moins de six mois POUR LES DEMANDEURS DE DROIT PUBLIC (c est-à-dire doté d un agent comptable) Délibération d adoption du principe du projet et du plan de financement prévisionnel (voir modèle de contenu minimum sur Estimation financière détaillée des équipements et prestations (avec le même niveau de détail que des devis) NB : Le service instructeur pourra demander des pièces complémentaires qu il juge nécessaires à l étude du dossier. DOSSIER DE DEMANDE D AIDE / 8

6 4 OBLIGATIONS DU PORTEUR DE PROJET DEMANDEUR : INTITULE DU PROJET : Les règlements communautaires imposent aux Etats-membres certaines obligations pour le versement des aides de l Union Européenne. En conséquence, le porteur de projet bénéficiaire de l aide attribuée partiellement ou en totalité doit s engager, sauf renonciation expresse à cette aide, à respecter les obligations ci-après qui seront reprises dans l arrêté ou la convention attribuant l aide européenne : Je, soussigné., représentant légal de m engage, à réaliser le projet (détaillé dans le document 2).dans les conditions énoncées ci-après : 1 Je m engage à me soumettre à tout contrôle technique, administratif et financier, sur pièces et/ou sur place, y compris au sein de ma comptabilité, effectué par le service instructeur (la Région Réunion), par toute autorité commissionnée par le Préfet ou par les corps d inspections et de contrôle nationaux ou communautaires. A cet effet je m engage à présenter aux agents du contrôle tous documents et pièces établissant la réalité, la régularité et l éligibilité des dépenses encourues 2 - Le plan de financement Aides publiques : Je m engage, afin que l Etat puisse répondre à ses obligations communautaires, à transmettre au service instructeur, dès réception, et au plus tard avant le versement du solde de l aide communautaire, les décisions relatives aux aides publiques sollicitées (notification des aides nationales et délibérations des collectivités locales) (sauf si elles sont jointes au dossier) et à l informer au plus tôt de l encaissement de celles-ci, même si cet encaissement intervient postérieurement à celui de la subvention européenne. Si le plan de financement initial venait à être modifié, j en informerais le service instructeur qui ferait procéder au réexamen du dossier, le taux maximum d aide publique autorisé devant être respecté. 3 - Les dépenses éligibles : Je dois informer le service instructeur du début d exécution du projet. Je prends note que ne peuvent être incluses dans l assiette de la subvention que des dépenses conformes aux dispositions du cadre d intervention «actions publiques ou collectives TIC en faveur de l économie marchande» et effectuées pour la réalisation de l opération au cours de la période fixée par l arrêté qui me sera notifié en cas de décision favorable. 4 - Le paiement de l aide: Pour le paiement de l aide communautaire : - s il est prévu un versement d acomptes, je déposerai à l appui des demandes de paiement d acomptes auprès du service instructeur, un état récapitulatif détaillé certifié exact, des dépenses réalisées conformément au projet retenu, accompagné des pièces justificatives de ces dépenses. DOSSIER DE DEMANDE D AIDE / 8

7 - je déposerai la demande de paiement du solde dans les deux mois maximum à compter de la fin de l opération, accompagnée : - d un compte-rendu d exécution de l opération ; - d un état récapitulatif détaillé certifié exact, des dépenses réalisées conformément au projet retenu, accompagné des pièces justificatives de ces dépenses (sauf celles produites lors des acomptes) ; - les décisions des cofinanceurs publics (si elles n ont pas été produites antérieurement) ; - l état des cofinancements publics encaissés (origines et montants). La justification des dépenses encourues s effectue par la production de factures acquittées, mention portée sur chaque facture par le fournisseur, mais également par la production de pièces de valeur probante équivalente, à savoir : - les factures certifiées payées, mention portée, sur chaque facture ou sur un état récapitulatif, par un commissaire aux comptes ou un expert comptable ou accompagnées de relevés de compte bancaire de l opérateur faisant apparaître les débits correspondants. 5 - La réalisation du projet : j informerai le service instructeur régulièrement de l avancement de l opération. Le calendrier qui sera communiqué relatif à la remontée des factures et autres justificatifs certifiés de dépenses ainsi qu aux autres indicateurs d objectifs de réalisation et indicateurs de suivi du déroulement du projet devra être respecté. En cas de modification du plan de réalisation, j informerai le service instructeur dans les plus brefs délais avec communication des éléments. Si le projet était abandonné, le j en informerais aussitôt le service instructeur. 6 - La comptabilité de l opération : une comptabilité séparée sera tenue ou selon une codification comptable adéquate. Un système extra-comptable par enliassement des pièces justificatives peut être retenu (regroupement et classement des factures et pièces justificatives liées au projet). Ces pièces seront conservées jusqu à la date limite à laquelle sont susceptibles d intervenir les contrôles, soit jusqu au 31 décembre Publicité et respect des politiques communautaires : Publicité : j assurerai la publicité de la participation européenne selon la réglementation détaillée au niveau de notice d information jointe à la notification de l aide. Je prend acte que conformément à la réglementation européenne, la liste des bénéficiaires des fonds européens sera diffusée sur Internet par le biais du site Respect des politiques communautaires : je devrai respecter les politiques communautaires (qui me sont opposables) et notamment les règles de concurrence et de passation des marchés publics, la protection de l environnement, l égalité des chances entre hommes et femmes. Je m engage à ne pas tirer parti de l aide attribuée pour pratiquer des prix anormalement bas et plus généralement à ne pas détourner la clientèle des entreprises concurrentes par l octroi d avantages anormaux par rapport à ceux consentis habituellement. 8 - Reversement et résiliation : je suis informé qu en cas de non-respect des obligations cidessus et en particulier, de la non-exécution totale ou partielle de l opération, de la modification du plan de financement ou du programme des travaux sans autorisation DOSSIER DE DEMANDE D AIDE / 8

8 préalable, de l utilisation des fonds non conforme à l objet ou en cas de refus des contrôles, le Préfet exigera le reversement partiel ou total des sommes versées. Je m engage à conserver les investissements et leur destination pendant une durée au moins égale à cinq ans à compter de la décision de financement par l'autorité de gestion sauf cas de force majeure ou simple remplacement après information du Service Instructeur. Pendant ce délai, aucune modification importante ne doit intervenir : affectant la nature ou les conditions de mise en œuvre, procurant un avantage indu à une entreprise ou à une collectivité publique, résultant soit d'un changement dans la nature de la propriété d'une infrastructure, soit de l'arrêt ou d'une délocalisation d'une activité productive. Je m engage en cas de non-respect de mes engagements et obligations à procéder au reversement des sommes indûment perçues dans le mois qui suit la réception du titre de perception. Cachet Date : Nom et signature du représentant légal : DOSSIER DE DEMANDE D AIDE / 8

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