Bell. Collège Lionel Groulx MESSAGERIE VOCALE MÉRIDIAN COMPOSITION DIRECTE

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1 Collège Lionel Groulx MESSAGERIE VOCALE MÉRIDIAN COMPOSITION DIRECTE

2 MESSAGERIE VOCALE MÉRIDIAN La Messagerie vocale est un outil de travail visant à : 1. Améliorer le service de nos interlocuteurs ; 2. Faciliter l échange d information ; L efficacité de la Messagerie vocale repose sur la bonne utilisation que nous devons en faire. 2

3 RÈGLES D OR 1. La messagerie vocale doit être utilisée avec discernement. En tout temps, vous devez répondre à votre appareil téléphonique et ne laisser intervenir la messagerie vocale que lorsque vous êtes absent ou déjà occupé au téléphone. La messagerie vocale ne doit en aucun temps vous rendre moins accessible. 2. Votre message d accueil personnalisé doit être changé chaque jour dès l heure d ouverture et contenir les renseignements suivants :. vos noms, services ou départements;. la date ;. la durée de votre absence (au bureau et non disponible momentanément ou encore absent pour la journée) ; 3. Lorsque vous êtes absent pendant une période prolongée, énoncez clairement la durée de votre absence ainsi que les noms et numéros des personnes qui pourront répondre à vos appels. De plus, il est préférable de rediriger vos appels à un autre utilisateur en utilisant la touche «renvoi». 4. Il est impératif de prendre connaissance de vos messages régulièrement : plusieurs fois par jour si vous êtes au bureau. En général, vous devez retourner tous vos appels dans un délai maximal d une demi journée ouvrable. 5. Si un message doit plutôt être adressé à quelqu un d autre, faites le suivre ou remettez le promptement et informez en le demandeur. 6. S il vous est impossible de traiter une demande dans un délai raisonnable, confiez la à une personne ressource rapidement et informez en le demandeur. 3

4 RÈGLES D OR (suite) 7. Les messages écoutés doivent être effacés dans la mesure du possible afin de ne pas surutiliser la capacité d emmagasinage. 8. Afin que personne n accède à votre messagerie, assurez vous de changer votre mot de passe dès l activation de votre boîte vocale. 9. Vous devez ensuite changer votre mot de passe dans un intervalle minimal de jours. Il est important de choisir un mot de passe qu il vous sera facile de retenir mais impossible pour quelqu un d autre à deviner. Les mots de passe sont composés d un minimum de chiffres. Les mots de passe tels que sont à proscrire. 10. Lorsque vous quittez votre poste de travail, acheminez le renvoi vers la messagerie vocale, ou vers tout autre poste téléphonique selon le cas, afin d éviter un délai de réponse de coups de sonnerie. 11. Un usager n ayant pas de boîte vocale ne doit généralement pas envoyer ses appels à un poste susceptible d être repris par la messagerie vocale. Si c est le cas, veuillez communiquer avec le coordonnateur du système de messagerie. 12. Quand vous parlez à vos interlocuteurs, demandez leur s ils éprouvent de la difficulté avec le système de messagerie. Fournissez leur des renseignements. Informez les des avantages du système. Mentionnez leur qu il est possible de reviser leur message avant de raccrocher. 13. Référez promptement tout problème ou questions au coordonnateur du système. 14. N hésitez pas à faire part de vos commentaires ou suggestions au coordonnateur du système. 4

5 Nom : Appuyer sur la touche «Message» No. de boîte vocale : NUMÉRO DU POSTE + Mot de passe temporaire : 51 (votre poste téléphonique)+ Longueur minimale du mot de passe : 4 à 10 chiffres ou lettres PROFIL DE VOTRE BOÎTE VOCALE Numéros d accès : Interne : touche message ou 7000 Externe poste 7000 Renvoi automatique au numéro : Aide de la téléphoniste (0) Durée maximale des messages 6 à 10 min. Rétention de nouveaux messages écoutés : 7 jours Nombre d accès simultanés : 8 5

6 COMMANDES DE LA MESSAGERIE MERIDIAN AVEC COMPOSITION DIRECTE De mon téléphone No d accès + + mot de passe, D un autre téléphone No d accès + No de ma boîte vocale + mot de passe, De l extérieur No d accès + + boîte vocale, + mot de passe, D une autre boîte vocale Après avoir laissé un message : Dans une boîte : Messagerie Méridian 81 No de ma boîte vocale, + mot de passe, MOT DE PASSE Modification du mot de passe : Ancien mot de passe 2. Nouveau mot de passe 3. Entrer à nouveau MESSAGE D ACCUEIL Enregistrer 82 1 Externe 2 Interne 2 Écouter 5 Enregistrer 5 Réenregistrer 4 Sortie IDENTIFICATION PERSONNALISÉE Enregistrer nom, L identification personnalisée est 2 Écouter 6

7 CRÉER ET ENVOYER UN MESSAGE 7 5 Nom ou numéro 5 Enregistrer 7 9 Envoyer du destinataire 2 Écoute 7 0 Modalités d envoi 1 Urgent 2 Normal 4 Confidentiel 5 Accusé de réception 6 Envoi différé RÉPONDRE Enregistrer, 7 9 Envoyer ÉCOUTE DU MESSAGE «Vous avez 2 Écouter Pause Nouveaux messages» 1 Saut arrière 3 Saut avant 7 6 Effacer ou rétablir Choix du message 7 2 Enveloppe 6 Message suivant 4 Message précédent 8 6 Positionnement direct + no. du message RÉACHEMINER UN MESSAGE 7 3 Nom ou no, 5 Enregistrer 7 9 Envoyer du destinataire 7 9 Envoyer 8 3 Quitter 7

8 ACCÈS À LA MESSAGERIE MERIDIAN AVEC COMPOSITION DIRECTE DE MON TÉLÉPHONE 1 No d accès 2 3 Mot de passe 4 D UN AUTRE TÉLÉPHONE 1 No d accès 2 No de ma boîte vocale 3 4 Mot de passe 5 DE LA MAISON OU 1 No d accès No de boîte vocale 5 6 Mot de passe 7 SUR LA ROUTE D une autre boîte vocale : Messagerie Méridian 81 No de Message laissé ma boîte à un usager, Mot de passe, 8

9 MOT DE PASSE Modification du Mot de passe ÉTAPES 1 Ancien mot de passe, puis Nouveau mot de passe 3 Entrer à nouveau, puis Note : Mot de passe temporaire = numéro de poste Désactivation après trois tentatives (voir coordonnateur) 9

10 IDENTIFICATION PERSONNALISÉE Enregistrer votre nom et le numéro de votre poste L identification personnalisée est *** 2 Écouter 8 3 Quitter 10

11 MESSAGE D ACCUEIL Enregistrer Externe 5 Enregistrer 2 Interne 2 Écouter 4 Sortir ou 76 Effacer 5 Ré enregistrer 3 Temporaire 5 Enregistrer (enregistrer un message sans effacer le message initial) 8 3 Quitter 9 Donner la date et l heure où le message doit prendre fin Ex. : 23 février à 16 h 30 Jour : entrer 23 + Mois : entrer 2 + Heure : entrer N.B. Le message commence au moment où on l enregistre Note : Le message externe sert à l interne comme à l externe Votre message d accueil peut être contourné par vos interlocuteurs en faisant le 11

12 ÉCHANTILLONS D ANNONCES PERSONNALISÉES 1. Bonjour, ici. Je ne peux répondre à votre appel actuellement mais si vous voulez bien laisser votre nom, votre numéro et un message détaillé, je vous rappellerai aussitôt que possible. 2. Allô, ici. Je suis désolé d avoir manqué votre appel. Si vous me laissez un message détaillé, je vous rappellerai le plus vite possible. 3. Ici et je ne peux répondre à votre appel en ce moment. Vous pouvez me laisser un message détaillé en toute confidentialité après le signal sonore ou composez «0» pour avoir une assistante immédiate. 4. Ici. Je ne suis pas à mon bureau pour l instant. Laissezmoi savoir en quoi je peux vous être utile en me laissant votre nom, numéro et un message détaillé. Je vous contacterai dans les plus brefs délais. 5. Bonjour, ici. Veuillez, s il vous plaît, laisser votre nom, numéro de téléphone, ainsi qu une description détaillée du but de votre appel et je vous contacterai dans les plus brefs délais. 6. Bonjour, ici. Je suis absente de mon bureau pour jours, semaines : A) Veuillez me laisser un compte rendu détaillé du but de votre appel et je vous contacterai à mon retour. B) Mon (ma) collègue M. (Mme) me remplace durant mon absence et vous pouvez le (la) joindre au poste. 12

13 ÉCOUTE «Vous avez nouveaux messages 2 Écouter Pause 1 Saut arrière 3 Saut avant 7 6 Effacer ou rétablir 8 3 Quitter Choix du message 7 2 Enveloppe 6 Message suivant Ex : Mess 5 4 Message précédent 8 6 Positionnement direct + no du message, 9 Pour rappeler l extérieur 13

14 EFFACER LE MESSAGE 2 Écoute du message 7 6 Effacer et 7 6 Rétablir 8 3 Quitter Note : Si la boîte est saturée, les messages contenus ne pourront être réacheminés. Il n y a pas de message guide de boîte pleine. 14

15 RÉPONDRE À UN MESSAGE Enregistrer, 7 9 Envoyer 7 6 Effacer Répondre Ou 7 0 Modalités d envoi Ex : Urgent 2 Normal 4 Confidentiel 5 Accusé de réception 6 Envoi différé 7 9 Envoyer 7 6 Effacer 8 3 Quitter

16 RÉACHEMINER UN MESSAGE 7 3 Nom(s) ou numéro(s) 5 Enregistrer 7 9 Envoyer du/des Introduction ou 7 0 Modalité d envoi destinataire(s) Ex : Envoyer 1 Urgent 2 Normal 4 Confidentiel 7 6 Effacer 8 3 Quitter 5 Accusé de réception 6 Envoi différé 16

17 CRÉER ET ENVOYER UN MESSAGE 7 5 Créer un message Nom ou numéro du/des destinataires, 5 Enregistrer, 7 9 Envoyer 2 Écoute du message 7 0 Modalités d envoi 1 Urgent 2 Normal 4 Confidentiel 5 Accusé de réception 6 Envoi différé 7 9 Envoyer 8 3 Quitter 17

18 LISTE DE DIFFUSION NO DE LA LISTE 1 À 9 5 NO DE BOÎTE APRÈS CHAQUE BOÎTE 2 ÉCOUTE 83 QUITTER *. ANNULE LA BOÎTE 18

19 DE VOTRE TÉLÉPHONE Décrochez Clé MESSAGE ou Composez Mot de passe MOT DE PASSE 84 Ancien mot de passe Nouveau mot de passe Mot de passe (2 ième fois) ACCÈS PRISE DE MESSAGE AVEC COMPOSITION DIRECTE D UN AUTRE TÉLÉPHONE Décrochez Clé MESSAGE ou composez No de votre boîte Mot de passe DE L EXTÉRIEUR Composez no. d accès No. de boîte vocale Mot de passe FONCTIONS DE GESTION DE VOTRE BOÎTE VOCALE POUR INITIALISER VOTRE BOÎTE VOCALE IDENTIFICATION PERSONNELLE : enregistrer Après la tonalité, dictez votre nom 2 : réécouter D UNE AUTRE BOÎTE VOCALE Messagerie Méridian Boîte vocale 81 No. de votre boîte vocale Mot de passe MESSAGE D ACCUEIL 82 1 : appels externes ou 2 : appels internes 5 : enregistrer message 2 : écouter message PRINCIPALES FONCTIONS DE MESSAGE CRÉER UN MESSAGE ÉCOUTE DE MESSAGES RÉPONSE À UN MESSAGE 75 No. de boîte du destinataire ou No. de liste 5 : enregistrer message Si nécessaire modalité d envoi : envoyer message RÉACHEMINER UN MESSAGE 73 No. de boîte du destinataire 5 : dicter message préliminaire au besoin 79 : envoyer Écouter 2 : écouter (Pause) 1 : saut en arrière 5 secondes 3 : saut en avant 5 secondes 76 : effacez ou rétablissez Renseignements enveloppe : 72 Choix du message : 6 : suivant ou explorer 4 : précédent Position directe : 86 : et no du message 71 5 : enregistrer 79 : envoyer PRINCIPALES FONCTIONS DE MESSAGE (SUITE) QUITTER LA MESSAGERIE 83 : QUITTER 19