La messagerie vocale à deux voies tiptel 350 RNIS

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1 La messagerie vocale à deux voies tiptel 350 RNIS

2 La première messagerie vocale RNIS : tiptel 350 RNIS Enfin une messagerie vocale qui s'adapte directement sur la TNR ou le NT ou bien sur le bus S o de votre central de marque Tiptel ou autre! Elle permet à vos correspondants de laisser un message directement sur la boîte vocale du poste demandé lorsque vous êtes déjà en ligne ou bien absent. Un système à deux voies pour que deux personnes puissent vous laisser un message simultanément! Une messagerie vocale pour vos centraux RNIS petite et moyenne capacité! Un système à 2 canaux pour être toujours joignable! 5 heures d'enregistrement avec carte multimédia (MMC) en option! 4 boîtes vocales supplémentaires en option soit 10 boîtes vocales au total! SOMMAIRE 2 La première messagerie vocale RNIS 3 Messagerie vocale connectée sur accès de base 4 Messagerie vocale connectée sur bus So interne du central 5 Encore plus de possibilités! 6 Fonctionnalités 2 Une messagerie vocale pour les petites et moyennes entreprises! La première impression est décisive, notamment lorsqu'il s'agit de donner une image professionnelle de votre entreprise! Renforcez la confiance de vos clients dans votre entreprise avec des annonces professionnelles, offrez-leur la possibilité de laisser un message à tout moment et au bon interlocuteur et soyez informés où que vous vous trouviez de l'arrivée de nouveaux messages pour une meilleure réactivité. Le tiptel 350 RNIS est à la fois un répondeur professionnel mais également une messagerie avec 5 boîtes vocales. De base, deux enregistrements peuvent avoir lieu simultanément (système à deux voies) : tandis qu'un de vos clients vous remercie de la réactivité de votre service SAV, votre meilleur client demande à être recontacté par votre service commercial pour un appel d'offre très urgent. Grâce au deuxième canal, le deuxième appelant n'entendra pas de tonalité d'occupation. Utilisé comme messagerie vocale, le tiptel 350 RNIS offre à 5 de vos collaborateurs leur propre messagerie, en plus du répondeur central. Ces boîtes vocales sont bien entendu protégées par un code personnel et interrogeables à distance individuellement. Pour une plus grande flexibilité, le tiptel 350 RNIS vous offre le choix parmi 20 annonces. Plus besoin de penser à activer le répondeur aux heures de fermeture ou le week-end, le tiptel 350 RNIS s'en charge avec sa programmation horaire et la commutation automatique des annonces. De plus, pour être informé en temps réel des messages de vos clients, activez la notification de messages vers votre GSM! De base, le tiptel 350 RNIS vous offre 60mn d'enregistrement. Avec ses 16 MB de mémoire flash, vous disposez d'une excellente qualité audio pour l'enregistrement de vos messages et annonces. Pour ne pas altérer la qualité de vos annonces, le tiptel 350 RNIS est équipé d'une entrée audio qui vous permettra de charger des annonces professionnelles enregistrées par exemple en studio. En utilisant la sortie audio de votre tiptel 350 RNIS, vous pouvez sauvegarder vos messages importants sur un support externe. Cet archivage est un jeu d'enfants à réaliser. Vous négociez un gros contrat par téléphone et vous ne souhaitez manquer aucune information, alors utilisez la fonction enregistrement de communication en mode ponctuel ou automatique. Pour plus d'informations, consultez en page 6 l'ensemble des fonctionnalités du tiptel 350 RNIS.

3 Messagerie vocale connectée sur accès de base Fonctions recherchées : Consultation des messages Interception d'appel en cours de message Enregistrement de communications Notification de messages sur votre GSM Exemple d'application Votre société dispose d'un central RNIS avec plusieurs postes. Jusqu'à présent, vous ne pouviez vous permettre d'avoir un répondeur pour chaque poste ou une messagerie vocale professionnelle. Le tiptel 350 RNIS offre à 5 postes leur propre boîte vocale. Peu importe qu'il s'agisse de postes analogiques ou RNIS. De plus, des communications peuvent être enregistrées. Solutions Le téléphone du collaborateur A sonne. Malheureusement ce dernier est en réunion. Enregistrement et écoute des messages Au bout de 20 secondes (réglage possible), le tiptel 350 RNIS prend l'appel destiné au collaborateur A et lui diffuse le message suivant : «Bonjour, vous êtes en relation avec la société WXY. Malheureusement M. Durand est actuellement indisponible. Merci de lui laisser votre message après le signal sonore. Il vous recontactera aussi vite que possible.» Le collaborateur A est à présent disponible. Lorsqu'il décroche son téléphone, au lieu d'entendre la tonalité d'accès au réseau, il entend une modulation de tonalités l'informant qu'un message a été déposé sur son répondeur. En appuyant sur la touche * de son téléphone, il est automatiquement mis en relation avec sa boîte vocale et peut ainsi consulter ses messages en appuyant sur la touche 2. Interception d'appel en cours de message Tandis que le collaborateur A écoute sa boîte vocale, un appel pour le collaborateur B arrive. Malheureusement le collaborateur B n'arrive pas suffisamment vite jusqu' au téléphone, le tiptel 350 RNIS a déjà pris l'appel au bout de 30 secondes (réglage possible). Z Le collaborateur B décroche son combiné et entend une tonalité discontinue qui l'informe que quelqu'un est en train de lui laisser un message. [ En appuyant sur la touche * de son téléphone il intercepte l'appel destiné à sa boîte vocale. La communication est établie. Enregistrement de communication \ Le collaborateur B est en pleine communication et souhaite, pour ne perdre aucune information, enregistrer la conversation. Après avoir demandé l'accord de son correspondant, le collaborateur B appuie sur la touche * de son téléphone. L'enregistrement commence. Les informations essentielles de la conversation ont été enregistrées. Le collaborateur B sauvegarde l'enregistrement en appuyant sur la touche #. Notification de messages sur GSM ] Le téléphone du collaborateur C sonne. Malheureusement celui-ci est en rendez-vous extérieur et a désactivé la sonnerie de son GSM pour ne pas être dérangé. Toutefois il souhaite être informé de l'arrivée des nouveaux appels. Au bout de 20 secondes (réglage possible), le tiptel 350 RNIS prend l'appel et diffuse l annonce du collaborateur C : Une fois le message laissé, le tiptel 350 RNIS appelle aussitôt son GSM et raccroche juste après la première sonnerie. L'appel est ainsi mémorisé dans la liste d'appel de son mobile et il fait ainsi l'économie des coûts de communication. Seulement pour les prises de ligne automatique, sinon composer le «0» Les centraux doivent pouvoir retransmettre l'information * envoyée comme information keypad. Disponibilité optimale avec un système à deux voies Deux messages peuvent être laissés en même temps Deux enregistrements de communication peuvent avoir lieu simultanément Deux interrogations à distance peuvent être effectuées en même temps 3

4 Messagerie vocale connectée sur bus S 0 interne d'un central Fonctions recherchées : Installation sur bus So interne derrière autocommutateur (dans le cas d'une installation avec plus d'un To) Déviation sur la boîte vocale Exemple d'application Vous disposez d'un central téléphonique RNIS avec plusieurs téléphones, mais malheureusement sans l'option messagerie vocale. Compte tenu des nombreux appels entrants, vous disposez de plusieurs lignes RNIS. Vous ne pouvez donc pas connecter le tiptel 350 RNIS en amont de votre autocommutateur. Dans ce cas, le tiptel 350 RNIS doit être connecté sur le bus So interne de votre central. Un numéro interne sera attribué à chaque boîte vocale, que votre collaborateur composera pour consulter sa propre boîte vocale. Solutions Programmation Nuit Le collaborateur A a effectué une déviation d'appel sur non-réponse vers sa boîte vocale sur le tiptel 350 RNIS (par exemple en utilisant la commutation automatique jour/nuit du central ou manuellement). Remarque : chaque collaborateur a sa propre boîte vocale, qui peut être protégée par un code PIN individuel. Un appel arrive. Le tiptel 350 RNIS prend l'appel au bout de 10 secondes (réglage possible) et propose de laisser un message :» Bonjour, vous êtes au service commande de la société XYZ. Nos bureaux sont actuellement fermés. Vous pouvez cependant nous laisser votre commande après le signal sonore sans oublier de nous communiquer vos coordonnées. Merci de votre appel. «Chaque message est ensuite notifié par le tiptel 350 RNIS sur le téléphone du collaborateur A. Dans la liste des appels du téléphone, apparaissent les appels effectués par le tiptel 350 RNIS. Consultation des messages Le lendemain matin, le collaborateur A s'aperçoit qu'il a été appelé 4 fois par sa boîte vocale. Il désactive la programmation nuit pour son poste et écoute ses messages. Pour ce faire, le collaborateur A compose le numéro de sa boîte vocale et s'identifie soit via son code PIN, soit directement via le numéro de son poste retransmis (Voir page 5 QRC). Si le collaborateur A doit, en cours de journée, s'absenter brièvement de son poste, il lui suffit d'activer tout simplement la déviation d'appel sur non-réponse vers sa boîte vocale. Lorsqu'il revient à son poste, il est informé via la liste d'appel s'il a reçu des messages. Remarque : L'accès à la boîte vocale personnelle peut être simplifié : le collaborateur A programme dans le tiptel 350 RNIS, pour sa boîte vocale, son numéro de poste ainsi que son numéro de GSM (Quick-Remote-Control). Lorsque des nouveaux messages doivent être écoutés à partir de son poste ou de son GSM, il sera automatiquement identifié par le numéro transmis. Il n'aura plus besoin d'entrer son code d'interrogation. Les messages peuvent être ainsi consultés aisément. Programmation horaire des annonces 10 horaires de déclenchement en fonction de l'heure et du jour de la semaine permettent de diffuser un message adapté à vos correspondants. Bonsoir... Bonjour... Bonjour... 4

5 Encore plus de possibilités! Enregistrement de communications Le tiptel 350 RNIS permet l'enregistrement de tous les appels. Vous pouvez choisir si ceux-ci doivent être enregistrés automatiquement sans avoir à confirmer en appuyant sur une touche. Si l'appareil ne doit être utilisé que pour l'enregistrement d'appels malveillants, vous pouvez programmer l'enregistrement seulement des appels entrants. Cela permet de conserver de la mémoire. Cependant, nous vous recommandons vivement d'ajouter en option une carte multimédia suffisamment importante. Extension de mémoire Filtre d'appel avec 100 entrées Le filtre d'appel intégré dans le tiptel 350 RNIS peut recevoir jusqu'à 100 numéros et noms. Si le correspondant présente son numéro, l'écran du tiptel 350 RNIS affichera alors le nom associé à ce numéro. Journal de bord avec 100 entrées par boîte vocale Le journal de bord enregistre pour chaque boîte vocale les informations relatives aux appels qui ont été reçus. Il distingue les appels raccrochés, des appels avec messages et informe également si une notification ou une interrogation à distance ont eu lieu. Notification de messages vers votre GSM par exemple La notification automatique vers votre GSM vous assure d'être toujours informé à temps de l'arrivée des nouveaux messages lorsque vous êtes en déplacement. Pour ne pas être dérangé constamment, vous pouvez sélectionner le nombre de messages après lequel le tiptel 350 RNIS doit lancer la notification de messages. L'interrogation à distance peut être effectuée directement lorsque vous êtes notifié de l'arrivée d'un nouveaux message. Ainsi nul besoin de rappeler votre répondeur pour consulter vos messages. En option : Carte multimédia (MMC) de 16 MB pour deux heures d'enregistrement Carte multimédia (MMC) de 32 MB pour trois heures d'enregistrement Carte multimédia (MMC) de 64 MB pour cinq heures d'enregistrement Quick-remote Control Interrogation à distance rapide des messages Pour vous simplifier les manipulations et mémorisation de codes, la fonction Quick-remote control a été implémentée sur le tiptel 350 RNIS : plus besoin de taper votre code d'interrogation à distance, le tiptel 350 RNIS reconnaît votre numéro présenté (GSM ou numéro de poste par exemple). La consultation des messages se fait ainsi plus rapidement. Touche et écran rétro-éclairés Pour plus de confort, le tiptel 350 RNIS dispose d'un large écran rétro-éclairé (122 x 32 pixel). Sa touche lumineuse vous informe lorsqu'elle clignote de l'arrivée de nouveaux messages. Si le tiptel 350 RNIS n'est pas visible, vous pouvez alors activer un bip sonore qui vous informera de l'arrivée des nouveaux messages. Connexions Grâce à son entrée audio (prise jack stéréo de 3.5 mm), vous pouvez charger via une source externe (lecteur de cassette, PC avec carte son, etc ) des annonces professionnelles et obtenir ainsi une meilleure qualité sonore. De plus, grâce à sa sortie audio, vous pouvez sauvegarder et archiver sur cassette par exemple vos messages et enregistrements. Un câble audio est fourni avec l'appareil. Kits d extension Grâce à ses options, vous pouvez augmenter non seulement la capacité mémoire de votre appareil et atteindre ainsi 5 heures d enregistrement mais également ajouter 4 boîtes vocales supplémentaires soit un total de 9 boîtes + 1 boîte générale. 5

6 Fonctionnalités du tiptel 350 RNIS Messagerie vocale Système à deux voies (2 enregistrements simultanés) Utilisation comme répondeur ou comme messagerie vocale à deux voies 5 boîtes vocales avec chacune deux annonces individuelles 1 boîte vocale générale 20 annonces : *Annonce N O 0 : pré-enregistrée, non modifiable * Annonces N O 1 à 7 : personnalisables et attribuables à la boîte générale et aux 5 boîtes vocales * Annonces N O 8 et 9 : deux annonces individuelles réservées aux 5 boîtes vocales et à la boîte générale soit 12 annonces individuelles au total. Durée des annonces : illimitée (uniquement par la capacité mémoire de l'appareil) Déclenchement du répondeur : après 1 à 50 secondes Mode répondeur simple ou enregistreur Durée d'enregistrement par message : de 1 à 12 mn Horodatage vocal des messages (désactivation possible) Technologie mémoire flash avec 16 MB de mémoire vocale Enregistrement de toutes les communications ou seulement des appels entrants, en automatique Enregistrement de mémos Votre revendeur Tiptel : Entrée et sortie audio (prises jack stéréo 3.5mm) pour le chargement d'annonces professionnelles et la sauvegarde des données audio Programmation horaire 10 horaires de déclenchement en fonction de l'heure et du jour de la semaine Activation/désactivation du mode répondeur Changement d'annonces Activation/désactivation de la notification de messages Passage automatique à l'heure d'été/hiver Notification de messages Notification de messages, par boîte vocale, vers GSM ou numéro fixe Ecoute des messages possible au cours de la notification de messages Fonction Eco pour la notification de message (pas de coût de communication) Notification après un ou plusieurs messages (de 1 à 5 messages) Recomposition du numéro (jusqu'à 3 fois) en cas d'occupation et rappel programmable en cas de non acquittement Filtre d'appel Filtre d'appel pour 100 entrées avec nom et numéro Affichage du numéro appelant ou du nom si enregistré dans le filtre d'appel Journal de bord des 100 derniers appels reçus avec indication de date, heure, numéro ou nom si répertorié, l'ensemble par boîte vocale Fonction spéciales avec tiptel 350 RNIS connecté directement sur l'accès RNIS Communications internes gratuites Enregistrement de communications* Tonalité modulées pour signalisation de nouveaux messages Fonctions confort Large écran graphique rétro-éclairé (122 x 32 pixel) Menu convivial Touche rétro-éclairée pour indication de nouveaux messages et du répondeur activé Affichage à l'écran de la capacité d'enregistrement restante (en pourcentage) Compteur d'appels et de messages Code d'interrogation à distance par boîte vocale Options Kits d extension mémoire pour 2, 3 ou 5 heures d enregistrement ave carte multimédia MMC Kit d extension des boîtes vocales avec 4 boîtes supplémentaires et 1 heure d enregistrement additionnelle avec carte multimédia MMC * Dans le cadre du respect des libertés, il convient d'informer le correspondant de l'enregistrement de communication. (F-CH-B) 07/2001 EDV TIPTEL sarl : Tél : Fax : TIPTEL nv/sa : Tél : 02/ Fax : 02/ TIPTEL AG : Tél : Fax :

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