Système de Messagerie. Incaro-Mx

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1 Services Informatiques et Technologies Open source Système de Messagerie Incaro-Mx 636, avenue du Professeur Emile Jeanbrau Montpellier

2 1. INTRODUCTION Principales Fonctionnalités Le système de messagerie Incaro-Mx permet de : Gérer des informations professionnelles telles que des messages électroniques, des rendez-vous, des contacts pour assurer un suivi centralisé des activités. D'accéder à vos données depuis n'importe quel point d'accès à internet. Filtrer par le biais de systèmes automatisés les s entrants et sortants en supprimant les courriers indésirables et les virus. Page 2 / 13

3 1. INTRODUCTION Ouverture de session L'accès à la messagerie s'effectue à partir d'un navigateur Internet en saisissant l'adresse correspondante. Une page telle que celle présentée ci-dessus apparaîtra alors. C'est le point de départ. Introduisez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe dans les champs prévus à cet effet puis cliquez sur le bouton «Login». Le système contacte alors le serveur pour réaliser l'authentification des informations que vous lui avez fournies. Ceci peut prendre un certain temps en fonction de la charge du réseau ou de celle du serveur. Après confirmation de l'authenticité de votre ouverture de session, vous êtes redirigés sur votre page personnelle par défaut (boîte de réception). Page 3 / 13

4 1. INTRODUCTION Présentation de l'interface Une fois authentifié, l'écran qui apparaît se décompose en 3 parties : Le haut, avec une barre d'outils (1) vous permettant d'accéder aux applications autorisées : Accueil, avec différentes informations (charte informatique, changement de mot de passe...) Messagerie (accès à vos s) Calendrier Contacts Gestion des tâches Déconnexion de l'interface Le centre, ou volet de lecture (2), affichant l'application en cours d'utilisation (messagerie, accueil, calendrier ou contacts). Le volet de navigation (3), à gauche. Il permet l'accès à différents réglages. Page 4 / 13

5 Créer un message La gestion des messages se fait à partir de l'icône «Messagerie». Dans la barre d'outils cliquez sur. Dans les zones A: et Copie à : saisir les adresses s des destinataires. Il est aussi possible de sélectionner les noms directement dans une liste en cliquant sur le bouton A: Destinataire principal Copie à : Copie Carbone : pour envoyer une copie du message Copie cachée : Copie Carbone Invisible : l'utilisateur recevra une copie du message sans que les autres utilisateurs ne soient mis au courant. Répondre à : Champs inutilisé Dans la zone Sujet, saisir l'objet du message. Il doit être court et explicite, car toujours visible par le destinataire et servira pour la gestion des messages. Tapez le message dans la zone de texte. Cliquez sur Page 5 / 13

6 Lire Répondre ou Transférer un message Votre messagerie est composée de différents dossiers : le dossier principal «Boîte de réception» Boîte de réception le dossier «DRAFTS» Brouillons (messages non envoyés) le dossier «QUEUE» Messages en cours d'envoi le dossier «SENT» Éléments envoyés (copie automatique des messages expédiés) le dossier «SPAM» Stockage de tous les courriers considérés indésirables après filtrage du serveur (*****SPAM*****) le dossier «TRASH» Corbeille Ouverture d'un message : dans la liste des messages, cliquez sur le SUJET du message souhaité. Un clic sur l'espéditeur lancera la rédaction d'un message vierge. Répondre ou transférer un message : Ouvrir le message concerné. Pour ne répondre qu'à l'expéditeur du message, cliquez sur Pour répondre à tous les destinataires des zones A: et Copie à : cliquez sur Pour transférer le message, cliquez sur Pour supprimer un message, cliquez sur Pour l'imprimer, cliquez sur Page 6 / 13

7 Joindre un fichier Un message peut être accompagné de documents externes joints. Créez un nouveau message comme précédemment expliqué (destinataire, sujet,...) Cliquez sur le bouton «Parcourir...», puis naviguez sur votre ordinateur pour sélectionner le document souhaité (courrier, tableau, image...). Une fois le document joint au message, celui-ci apparaît en bas de la fenêtre : (ici une photo au format JPEG). Page 7 / 13

8 Afficher les pièces jointes A la réception d'un message avec une pièce jointe, un symbole apparaît. Pour consulter la pièce jointe de ce message, ouvrez ce dernier (en cliquant sur son sujet). La pièce jointe apparaît en bas de la fenêtre. Un clic sur celle-ci permet de l'ouvrir. L'icône disquette vous permet de l'enregistrer sur votre ordinateur. Pour l'exemple, un fichier PDF a été utilisé. Page 8 / 13

9 Regrouper les messages Le système de messagerie vous permet une organisation pratique de vos messages. Ainsi en cliquant sur les titres de colonnes, vous pouvez classer les messages par sujet, date ou expéditeur. Un regroupement souvent utilisé est le classement par «Date». Une fonction «Recherche» est également disponible. Saisissez un mot clé dans le champs de recherche puis validez par la touche «entrée» Ceci affichera uniquement les messages du dossier courant contenant le mot clé souhaité. Pour revenir à la liste complète des messages, effacez simplement le mot clé saisi puis validez par «entrée». Page 9 / 13

10 Gestion des dossiers L'organisation des s est très importante pour s'y retrouver. La gestion des dossiers contribue à simplifier l'utilisation de la messagerie. Pour créer des dossiers : Cliquez sur «le volet de navigation», puis choisissez «Gérer les dossiers». Cette action vous amène sur la fenêtre suivante où il vous est possible de créer, renommer, supprimer les dossiers de votre «BOITE DE RECEPTION». Les dossiers systèmes (Sent, Trash...) ne sont pas modifiables. Saisissez le nom du dossier que vous souhaitez créer, en ayant au préalable sélectionné son emplacement. Puis cliquez sur le bouton «Créer». Exemple : Création de «Dossier 1» dans «INBOX». Page 10 / 13

11 Gestion des dossiers 2 Note : Le nom du dossier nouvellement créé doit être coché pour qu'il apparaisse correctement dans la messagerie. Une fois vos dossiers créés, retournez à votre messagerie en cliquant sur l'icône Notre «Dossier 1» s'affiche correctement sous Boîte de réception Les dossiers se classent automatiquement par ordre alphabétique. Il est possible de créer plusieurs niveaux de sous-dossiers. Pour déplacer des messages dans un dossier : cochez le ou les messages souhaités et cliquez sur le dossier de destination. La procédure est identique pour la suppression de messages. Le dossier de destination étant «Trash». Page 11 / 13

12 La signature Il est possible de créer une signature automatique comportant nom, fonction, numéro de téléphone, etc, en fonction de la charte informatique appliquée par votre organisation. Une signature automatique permet également d'ajouter un paragraphe type ou une formule de politesse... Création d'une signature automatique pour les messages électroniques : Utilisez le «volet de navigation». Cliquez sur «Préférences». Cliquez sur le bouton Saisir le texte que vous souhaitez voir apparaître pour chaque message sortant. Cliquez sur le bouton Saisissez une description puis votre signature et cliquez sur «Sauver» pour enregistrer les modifications. La signature reste modifiable lors de chaque envoi de message. Page 12 / 13

13 3. CONTACTS / CARNET D'ADRESSES Le système vous permet de gérer une liste de contacts. Des contacts sont déjà enregistrés dans votre carnet d'adresse. Page 13 / 13

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