MESSAGERIE INTERNE. Paramétrages

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1 MESSAGERIE INTERNE Paramétrages Maintenance des Employés : La première étape est de créer autant d employé dans le logiciel que nécessaire afin d avoir une messagerie par code employé. Allez dans le menu «Administration» puis «Table de base» et «Employés». A B A - Code : on indique obligatoirement un code employé. (4 caractères) B - Libellé : on indique le nom et prénom de l employé. NeedleCom Messagerie interne 1/15

2 1 - Ouverture de la messagerie : Fonctionnement Vous accédez à l écran de la messagerie au lancement de l application NeedleCom Client, après avoir choisit un dossier et un dépôt : NeedleCom Messagerie interne 2/15

3 Un écran vous invite à saisir le code employé qui a été attribué à la personne qui va travailler sur ce poste Ensuite l écran de messagerie apparaît. Vous pourrez également en suite faire apparaître à nouveau l écran de messagerie si vous l avez fermé ou si il a été fermé lors de l utilisation de fonction du logiciel qui ne permet pas de pouvoir utiliser la messagerie en même temps en cliquant dans la barre de menu sur l icône suivante : NeedleCom Messagerie interne 3/15

4 2 - Messagerie interne : A B C D E A - Employé : le système renseigne le code et le libellé de l employé qui travaille en ce moment sur le poste. B - Statut : on indique ici le statut de connexion de l employé. On peut choisir différents statut en cliquant dans la liste : absent : connecté : indisponible : ne pas déranger Ces différents statuts permettent de renseigner les autres employés sur la disponibilité de chaque employé. Un employé qui n aura pas lancé le logiciel sur son poste ou dont la messagerie sera fermé aura le statut suivant : : déconnecté NeedleCom Messagerie interne 4/15

5 C - Quitter / Fermer la messagerie : en cliquant sur ce bouton on quitte et on ferme l écran de messagerie interne. D - Onglet Contacts : ici on visualise la page concernant les différents contacts D 1 D3 D 2 D1 - Contacts : en cliquant sur ce bouton on accède à l écran de maintenance des employés D2 - Liste des contacts : en visualise ici la liste des contacts (employés) avec leur statut de connexion (icône à gauche du libellé du contact). On peut faire défiler la liste des contacts en utilisant les flèches de déplacements suivantes : : début de la liste des contacts (accès également avec touche + ) : contacts précédents (accès également avec touche + ) : contacts suivants (accès également avec touche + ) : fin de la liste des contacts (accès également avec touche + ) NeedleCom Messagerie interne 5/15

6 On peut se déplacer dans la liste des contacts en utilisant les flèches de déplacements, le contact en cours apparaît sur un fond de couleur orange On lancera une discussion en cliquant sur le bouton en face du contact concerné ou on se positionnant sur le contact voulu et en appuyant sur la touche «ENTREE» On pourra avoir jusqu à 7 écrans de discussion ouvert en même temps, chacun sera identifié par une couleur de fond différente. NeedleCom Messagerie interne 6/15

7 Dans chaque écran de discussion, vous avez les possibilités suivantes : - Envoyer un message - Consulter des messages - Visualiser la liste des interlocuteurs - Inviter d autres personnes à la discussion - Supprimer l historique des messages avec l interlocuteur en cours - Quitter la discussion 1 Envoyer un message : Pour envoyer un message, il suffit de saisir le texte du message dans la zone suivante, puis de cliquer sur le bouton ou d appuyer sur la touche «F7». Automatiquement, le message envoyé apparaît dans la liste des messages : Et le texte que vous avez saisi et effacer de la zone d envoi En ce qui concerne votre correspondant, si sa messagerie est ouverte, un message apparaît en haut à gauche de l écran pour signaler qu un message lui a été envoyé. Ce message disparaît au bout de quelques secondes. Une fenêtre de discussion est automatiquement ouverte (en affichage réduit) avec le début du nom de l expéditeur. NeedleCom Messagerie interne 7/15

8 Lorsque le destinataire cliquera pour agrandir la fenêtre de discussion, il pourra consulter l intégralité du message : On distinguera une fenêtre de discussion faisant l objet d un nouveau message, d une fenêtre de discussion qui aurait été réduite, par l icône de la fenêtre : : signalera un nouveau message qui n a pas encore été consulté : signalera un écran de discussion ouvert en mode réduit Consulter des messages : On pourra consulter l historique des messages envoyés à un destinataire et reçus en réponse par ce dernier. Pour cela, il faut lancer une discussion comme vu précédemment avec le contact concerné, puis, il faut cliquer dans la liste déroulante ou utiliser la touche «F4» pour choisir une période : - d aujourd hui : permet de visualiser uniquement les messages de discussion du jour - de la semaine : permet de visualiser uniquement les messages de discussion de la semaine en cours - des 30 derniers jours : permet de visualiser uniquement les messages de discussion des 30 derniers jours - depuis le début : permet de visualiser tous les messages de discussion depuis le début. NeedleCom Messagerie interne 8/15

9 Ensuite on visualisera la liste des messages classés par date: Une couleur permettra de distinguer plus facilement et rapidement les messages envoyés de ceux reçus : - Bleu : message envoyé - Gris : message reçu Pour chaque message le système renseignera le nom de l expéditeur ou du destinataire, ainsi que la date et le message. On pourra faire défiler la liste des messages en utilisant les flèches de déplacements suivantes : : début de la discussion (accès également avec touche + ) : discussion précédente (accès également avec touche + ) : discussion suivante (accès également avec touche + ) : fin de la discussion (accès également avec touche + ) NeedleCom Messagerie interne 9/15

10 3 Visualiser la liste des interlocuteurs : Ici, on visualise la liste des interlocuteurs de la discussion On peut avoir plusieurs interlocuteurs pour une même discussion dans le cas ou on a lancé une conférence ou si on a ajouté une à plusieurs personnes à une discussion en cours Inviter d autres personnes à la discussion : On peut inviter d autres personnes à une discussion en cours, pour cela il faut cliquer sur le bouton ou utiliser la touche «F2». Une liste des différents contacts possible à ajouter à la discussion vous est proposée : Dans cette liste, on retrouve uniquement les contacts qui n ont pas encore été choisis pour cette discussion. : cliquez sur ce bouton pour choisir un contact dans la liste (celui sélectionné uniquement en bleu) : cliquez sur ce bouton pour choisir tous les contacts dans la liste NeedleCom Messagerie interne 10/15

11 : cliquez sur ce bouton pour enlever un contact de la liste des contacts choisis (celui sélectionné uniquement en bleu) : cliquez sur ce bouton pour enlever tous les contacts de la liste des contacts choisis. Une fois la sélection des contacts effectuée, cliquer sur le bouton «l écran de discussion.» pour revenir à Ensuite, on visualise la liste des interlocuteurs de la discussion mis à jour : Le libellé de la fenêtre change également, car on passe en mode conférence entre plusieurs interlocuteurs. Chaque message saisit sera désormais envoyé à chaque interlocuteur de la liste. En mode conférence, vous ne pouvez visualiser que les discussions passées entre l employé en cours et les différents interlocuteurs pour la journée en cours Une seule fenêtre de conférence n est possible à la fois NeedleCom Messagerie interne 11/15

12 5 Supprimer l historique des discussions avec le contact en cours : On peut supprimer l historique des discussions avec un interlocuteur, pour cela il faut cliquer sur le bouton ou utiliser la touche «F9». Un écran apparaît vous invitant à saisir la date au delà de laquelle vous voulez supprimer l historique de discussion Après avoir saisit la date, on cliquera sur le bouton «OK», pour lancer la suppression. Un message, vous invitera à confirmer la suppression. La suppression n est pas possible dans le cadre d une conférence, il faut lancer une discussion avec chaque interlocuteur de la conférence pour pouvoir annuler l historique Quitter la discussion : On pourra quitter une discussion en cours en cliquant sur le bouton ou utiliser la touche «ECHAP». NeedleCom Messagerie interne 12/15

13 D3 - Conférence : on peut également lancer directement une conférence en cliquant sur ce bouton. Une liste des différents contacts possible à choisir pour la conférence vous est proposée : : cliquez sur ce bouton pour choisir un contact dans la liste (celui sélectionné uniquement en bleu) : cliquez sur ce bouton pour choisir tous les contacts dans la liste : cliquez sur ce bouton pour enlever un contact de la liste des contacts choisis (celui sélectionné uniquement en bleu) : cliquez sur ce bouton pour enlever tous les contacts de la liste des contacts choisis. Une fois la sélection des contacts effectuée, cliquer sur le bouton «s afficher un écran de discussion avec la liste des contacts choisis» pour voir Le libellé de la fenêtre est «conférence» pour désigner le mode de discussion entre plusieurs interlocuteurs. Chaque message saisit sera désormais envoyé à chaque interlocuteur de la liste. En mode conférence, vous ne pouvez visualiser que les discussions passées entre l employé en cours et les différents interlocuteurs pour la journée en cours Une seule fenêtre de conférence n est possible à la fois NeedleCom Messagerie interne 13/15

14 E - Onglet Historique : ici on visualise la page concernant l historique des discussions de l employé en cours. Une image permettra de distinguer plus facilement et rapidement les messages envoyés de ceux reçus : - : message reçu de la part de «nom de l expéditeur» - : message envoyé à «nom du destinataire» Pour chaque message, le système renseigne l expéditeur ou le destinataire, la date et le début du message. On peut se déplacer dans la liste des messages en utilisant les flèches de déplacements, le message en cours apparaît sur un fond de couleur orange Pour visualiser un message en totalité, il faut faire un click-droit sur le message voulu Cliquez sur le bouton pour fermer la fenêtre de consultation de message. NeedleCom Messagerie interne 14/15

15 On pourra faire défiler la liste des messages en utilisant les flèches de déplacements suivantes : : début de l historique (accès également avec touche + ) : message précédent (accès également avec touche + ) : message suivant (accès également avec touche + ) : fin de l historique (accès également avec touche + ) NeedleCom Messagerie interne 15/15

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