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1 cterrier / Éditions Delagrave 1/21 08/04/2013 Organisation et planification des activités administratives Auteur : C. Terrier ; ; Utilisation : Reproduction libre pour des formateurs dans un cadre pédagogique et non commercial Référentiel A4.3 Participation à une organisation de travail collaboratif A.4.3. Participation à une organisation de travail collaboratif T Élaboration, mise en œuvre et contrôle d'une procédure de partage des documents T Gestion de la messagerie électronique Réflexion Réflexion 1 : Travail coopératif et travail collaboratif Réflexion 2 : Messagerie electronique Mission Mission 1 : Annoter, commenter, fusionner des documents Mission 2 : Rédiger un rapport à plusieurs Mission 3 : Applications en lignes et partage de fichiers Mission 4 : Formulaire en ligne Mission 5 : Organiser un événement Doodle Mission 6 : Gerer ses contacts Mission 7 : Gerer et optimiser ses mels Cours Sommaire A4.3 Participation à une organisation de travail collaboratif Problématique Contexte 431 Élaboration, mise en œuvre et contrôle d'une procédure de partage des documents 1. Les outils de communication collaboratifs 1.1. La messagerie électronique (courriel, mail, , mèl) 1.2. La liste de diffusion 1.3. Les forums de discussions 1.4. La messagerie instantanée (dialogue en ligne, chat ou tchat) 1.5. La visio conférence ou visiotéléphonie 2. Outils de travail collaboratifs 2.1. L espace de travail et de stockage, la plateforme colllaborative 2.2. L agenda partagé 2.3. L annuaire partagé 2.4. Fonctions collaboratives Bureautique Office en ligne ou hors ligne 2.5. Les outils collaboratifs en ligne 432 Gestion de la messagerie électronique 1. Adresse électronique 2. La boîte aux lettres électronique 3. Configurer un compte de messagerie électronique - Par un serveur en ligne (ou webmail) - Par une application locale 4. Optimiser l utilisation d une messagerie - Paramétrer l'envoi et la réception de messages - Filtrer les messages reçus 5. Dysfonctionnements des messageries - Un courriel n est pas acheminé à son destinataire - Le destinataire ne répond pas alors qu'aucun message d'erreur n'a été reçu - Quelques conseils QCM QCM 1 : Travail collaboratif QCM 2 ; Travail collaboratif QCM 3 : Messagerie electronique Etude de cas Etude de cas 01 : BTS AG 2012 Bernon Etude de cas 02 : C4I

2 cterrier / Éditions Delagrave 2/21 08/04/2013 A.4.3. Participation à une organisation de travail collaboratif 431 Élaboration, mise en œuvre et contrôle d'une procédure de partage des documents Réflexion 1 : 15 - le travail collaboratif Former des groupes de 3 à 4 étudiants et répondre aux questions posées en complétant le fichier source qui vous est remis Fichier source outil Corrigé Document 1 - qu'est-ce que le travail collaboratif? Source : Le travail collaboratif désigne la coopération entre les membres d'une équipe afin d'atteindre un but commun. Coopérer repose principalement sur une valeur, celle du partage. Coopérer, c'est partager avec les autres (partenaires, clients, fournisseurs, collaborateurs, prescripteurs...): des valeurs pour créer des liens et la confiance, un projet pour atteindre des objectifs communs, des connaissances pour améliorer les décisions, des ressources pour consolider les engagements, des outils pour coordonner les activités. Le travail collaboratif repose également sur des comportements, notamment vouloir et savoir coopérer. Vouloir coopérer, c'est être motivé pour entrer en relation avec l'autre, et partager avec lui une partie de son pouvoir et de son savoir. Savoir coopérer, c'est comprendre la psychologie de l'autre et maîtriser les compétences relationnelles qui permettent de construire une relation humaine de qualité. Document Travail coopératif et travail collaboratif Il est possible de distinguer le travail coopératif du travail collaboratif. Dans le travail coopératif, l objectif du groupe est atteint par une répartition des tâches entre ses membres. La somme des taches de chacun permet de mener à bien le projet général. Le travail coopératif peut prendre trois formes: La coopération additive : chaque membre apporte ses capacités ; la coopération intégrante : chaque membre est spécialisé dans sa tâche ; La coopération de débat : Chaque membre contribue à la réflexion globale par la communication. Dans le travail collaboratif l objectif du groupe est atteint par un travail commun sans partage les tâches. Chacun, apporte ses compétences à la ralisation optimale des tâches en vu de l accomplissement du projet. La réussite, dépend : de la qualité de la communication, de la volonté des membres à collaborer, du nombre de membres ; du temps consacré par chacun au projet et des compétences de chacun. Les outils de communication facilitent le travail coopératif et collaboratif. L efficacité du travail coopératif ou collaboratif implique le respect des conditions suivantes : Définir des objectifs du groupe, Déterminer les membres du groupe, Répartir les taches et les objectifs attendus pour chaque membre du groupe, Définir les outils à utiliser et mettre en place une bonne communication, Définir les règles de fonctionnement du groupe Questions Quelles sont les conditions à réunir pour réaliser un travail collaboratif? Quelle est la différence entre le travail coopératif et le travail collaboratif? Quels sont les avantages et inconvénients du travail coopératif? Quelles sont les grandes étapes à définir lorsque l on entreprend un travail coopératif ou collaboratif?

3 cterrier / Éditions Delagrave 3/21 08/04/2013 Réflexion 2 : La messagerie electronique 15 Former des groupes de 3 à 4 étudiants et expliquer ou illustrer les différentes lois par des exemples ces différentes lois en complétant le fichier source qui vous est remis Fichier source outil Corrigé L' en chiffres Nombre d'utilisateurs Monde : 2 milliards en Prévision pour fin 2015 : 2.6 milliards (Radicati Group, mai 2011) France : 25.9 millions en (Médiamétrie, OUI - mai 2009) Nombre de comptes Monde : 3.1 milliards en Prévision pour fin 2015 : 4.1 milliards 75 % des comptes sont personnels, 25 % professionnels (Radicati Group, mai 2011) France : 68 millions de boîtes utilisées habituellement (ContactLab, 2011, base déclarative) Nombre de mails envoyés chaque jour Monde : 294 milliards en 2010, dont spam. Prévision pour 2013 : 507 milliards (Radicati Group, avril 2010) Monde : 39.7 milliards de personne à personne (hors spam donc) (IDC, 2007) France : 1,4 milliard (hors spam). Un internaute français reçoit en moyenne 39 s par jour. (ContactLab, 2011, base déclarative) Nombre d'adresses par Internaute En France, les internautes ont en moyenne 2 adresses mais 46 % déclarent n'en avoir qu'une seule. 61 % des autres privilégient une adresse principale. (Etude SNCD - EMA Consulter également la présentation détaillée de l'étude 2008 sur Way) Les principales messageries (monde, octobre 2012, source comscore) Gmail 288 millionsd'utilisateurs Hotmail 286 millions d'utilisateurs Yahoo! Mail 282 millions d'utilisateurs L'usage de l' Après la consultation des sites Web, l' se classe en deuxième position des services les plus utilisés sur Internet. Le webmail est le moyen privilégié pour consulter les s (44 %). Viennent ensuite le logiciel de messagerie (33 %) et le mobile (23 %). (Return Path - novembre 2011) L' en entreprise 72 courriels sont reçus et 33 sont envoyés en moyenne par jour en entreprise par chaque collaborateur. Seuls 14 messages sont identifiés par les usagers comme étant du spam. (Radicati Group, mai 2011) Les courriers électroniques augmentent sensiblement le volume des communications dans l'entreprise. En France, même si le courrier électronique progresse (21 s quotidiens), le téléphone arrive encore en tête avec 41 communications par jour. En revanche, aux Etats-Unis, le courrier électronique est devenu, pour la première fois, l'outil principal. Au Royaume-Uni, il a progressé en un an de 50 %. (Enquête réalisée par Gallup et The Institute For the Future auprès de 500 grandes entreprises françaises, allemandes, britanniques, américaines et canadiennes.) L'abondance des messages à un effet pervers sur le salarié. 43 % des salariés français sont interrompus au moins toutes les dix minutes et 31 % avouent être distraits dans leur travail. (Créfac) 72 % des Américains consultent leur courrier électronique professionnel en dehors des heures de bureau. (Xobni, septembre 2010) Questions En quoi l est devenu incontournable? Prouver sa réussite Quels sont les effets pervers de l ?

4 cterrier / Éditions Delagrave 4/21 08/04/2013 Mission 01 Travail collaboratif Annoter, commenter, fusionner des documents Orchis-Parfums Objectif : Travailler à plusieurs sur un même rapport Niveau : Initiation Pré requis : Savoir saisir et mettre en forme un document simple Durée : 30 minutes Vidéo commentaire Vidéo fusion Fiche outil Corrigé Annoter un texte 1. Saisir et mettre en forme le document suivant sur Word 2. Insérer les commentaires suivants 3. Sauvegarder le document dans le dossier Orchis sous le nom : Congés payés original 4. Fermer le document Fusionner deux textes 5. Saisir et mettre en forme le document suivant : 6. Sauvegarder le document dans le dossier : Orchis sous les noms suivants : Congés payés 2 7. Fermer le document 8. Ouvrir le document : Congé payés original 9. Comparer les documents : Congés payés original et Congés payés Accepter les corrections et supprimer les commentaires 11. Sauvegarder le document définitif dans le dossier : Orchis sous les noms suivants : Congés payés définitif

5 cterrier / Éditions Delagrave 5/21 08/04/2013 Mission 02 Travail collaboratif Rédiger un rapport à plusieurs Objectif : Travailler à plusieurs sur un même rapport Niveau : Initiation Pré requis : Savoir saisir et mettre en forme un document simple Durée : 30 minutes Win-Réseaux Vidéo partage Fiche outil Corrigé Méthodologie Cette application est destinée à montrer comment construire un document à plusieurs, en conservant l historique des modifications de chacun. Pour cela, constituer un groupe de quatre étudiants. Chaque étudiant travaille sur son ordinateur, sous sa session. Puis, après avoir réalisé le travail demandé, transmet le fichier modifié à l étudiant suivant par mail ou par le réseau pour qu il réalise ses propres modifications. À la fin les étudiants se regroupent pour constater les différentes modifications apportées par chacun et générer le document final. Travail à faire Etudiant 1 : Saisir le texte qui n est pas surligné Activer le suivi des modifications (3.1) Sauvegarder le texte sous le nom : Les Smartphones et le transmettre par Mail ou par le réseau à l étudiant 2 Etudiant 2 : Ouvrir le document Les Smartphones sous sa session personnelle Ajouter texte qui est surligné en jaune et en bleu. Sauvegarder le document et le transmettre à l étudiant 3 Etudiant 3 : Ouvrir le document Les Smartphones, sous sa session personnelle Ajouter texte qui est surligné en vert. Sauvegarder le document et le transmettre à l étudiant 4 Etudiant 4 : Ouvrir le document Les Smartphones, sous sa session personnelle Mettre en gras le texte surligné en Gris et supprimer le texte surligné en bleu. Sauvegarder le document et le transmettre à l étudiant 1 Les quatre étudiants ensembles Ouvrir le document Les Smartphones Désactiver le suivi des modifications (3.1) Accepter tous les ajouts et les mises en forme proposées, refuser la suppression du texte bleu réalisé par l étudiant 4 (3.1) Sauvegarder le document terminé sous le nom : Les Smartphones fini

6 cterrier / Éditions Delagrave 6/21 08/04/2013 Mission 03 Travail collaboratif Applications en ligne et partage de fichier Win-Réseaux Objectif : Utiliser une application en ligne Google ou Microsoft et partager un fichier Niveau : Initiation Pré requis : Savoir saisir et mettre en forme un document simple Durée : 30 minutes SkyDrive Vidéo gestion compte Vidéo gestion document Fiche outil Vidéo gestion compte Google Drive Vidéo gestion document Fiche outil Méthodologie Nous étudions ci-dessous les applications en ligne proposées par Google dans le cadre de Google Drive et par Microsoft dans le cadre de SkyDrive. Pour réaliser ce document constituer des équiupes de 2 personnes, chacunne doit posséder une adresse mail. Microsoft Skydrive ou Google Drive 1. Créer éventuellement un compte personnel Hotmail ou Skydrive 2. Activer le module de gestion des documents 3. Créer un dossier : Fichier personnel 4. Créer le document : Définition Coud computing sous Word Apps Etudiant 1 5. Saisir et mettre en forme le texte suivant sur Word Apps Cloud computing Source : Wikipedia.org Le Cloud computing consiste à déporter sur des serveurs distants des traitements informatiques traditionnellement localisés sur le poste Client de l'utilisateur. Ce concept est vu comme une évolution majeure par certains analystes, ou comme un piège marketing fumeux par d'autres. 6. Partager ce document avec l étudiant 2 en l autorisant à réaliser des modifications 7. Fermer le document en attendant que l étudiant 2 l ai ouvert puis rouvrir le document 8. Ajouter le texte suivant sur Word Apps Le journal officiel a précisé que le cloud computing est une forme particulière de gérance de l'informatique, puisque l'emplacement des données dans le nuage n'est pas porté à la connaissance des clients. Etudiant 2 9. Ouvrir le document à partir du lien internet obtenu par la boite mail 10. Ajouter le texte suivant Les utilisateurs ou les entreprises ne sont plus gérants de leurs serveurs informatiques, mais peuvent ainsi accéder de manière évolutive à de nombreux services en ligne sans avoir à gérer l'infrastructure sous-jacente, souvent complexe. Les applications et les données ne se trouvent plus sur l'ordinateur local, mais métaphoriquement parlant dans un nuage («cloud») composé d'un certain nombre de serveurs distants interconnectés au moyen d'une excellente bande passante indispensable à la fluidité du système. L'accès au service se fait par une application standard facilement disponible, la plupart du temps un navigateur Web.

7 cterrier / Éditions Delagrave 7/21 08/04/2013 Mission 04 Travail collaboratif Formulaire en ligne Google Objectif : Créer un formulaire en ligne avec Google Drive Niveau : Initiation Pré requis : Savoir saisir et mettre en forme un document simple Durée : 30 minutes Orchis parfums Vidéo Formulaire Fiche outil 1. Activer votre compte Google personnel 2. Activer le module de gestion des documents 3. Créer le formulaire suivant en luis appliquant un thème : 4. Sauvegarder le formulaire sous le nom : Enquête qualité orchis 5. Envoyer le formulaire à 2 de vos ami(e)s par Mel 6. Demander à vos amis de répondre au mel 7 Fermer puis ouvrir votre formulaire Google 8. Activer le tableau de dépouillement du formulaire

8 cterrier / Éditions Delagrave 8/21 08/04/2013 Mission 05 Travail collaboratif Organiser une réunion collaborative avec Doodle Objectif : Organiser un événement avec Doodle Niveau : Initiation Pré requis : Aucun Durée : 30 minutes Personnel Dépuiller le questionnaire Vidéo Doodle Fiche outil 1. Créer un compte personnel Doodle 2. Activer votre compte Doodle 3. Proposer d organiser un repas à trois de vos amis dans 15 jours dans la pizzeria Pepone 4. Lancer le sondage auprès de vos amis 5. Dépouiller le questionnaire

9 cterrier / Éditions Delagrave 9/21 08/04/2013 Mission 06 Messagerie electronique Gérer ses contacts Objectif : Paramétrer ses contacts et ses mels Niveau : Initiation Pré requis : Aucun Durée : 20 minutes Personnel Vidéo compte Vidéo contacts Fiche outil Attention! Pour réaliser ce travail vous devez disposer d un compte mel. 1 - Ouvrir votre boîte aux lettres electronique personnelle 2 - Ouvrir votre carnet d'adresses ou votre liste de contact (2.1) 3 - Créer les contacts suivants (2.2) Nom : Claude Terrier Mel : 23 rue du Paradis ANNECY Pays : France site : Nom : Isabelle Hochon Mel : 45 rue des Marquisats Lyon 4 - Supprimer le contact : Isabelle Hochon (2.4) 5 - Fermer le carnet d'adresses (2.8) ou votre liste de contact 6 - Créer un courrier électronique (3.2) avec une pièce jointe (3.4) Destinataire : Objet : Texte : Pièce jointe : Claude Terrier Essai messagerie Nous testons la messagerie d'outlook à partir de la pochette "Pratique informatique managériale" Joindre à votre mél deux photos qui se trouvent dans le dossier Informatique management/photos de vacances 7 - Envoyer le mèl (3.9) 8 - Fermer Windows Mails ou Outlook (1)

10 cterrier / Éditions Delagrave 10/21 08/04/2013 Mission 07 Messagerie electronique Gerere et optimiser ses mels Objectif : Utiliser et optimmiser sa boîte mels Niveau : Initiation Pré requis : Aucun Durée : 20 minutes Personnel Vidéo message Fiche outil En français le mot a été traduit par Mel (pour Message Électronique) ou par Courriel. Nous utiliserons le mot Mèl dans la suite de l'exercice. Travail à réaliser Former un groupe de 3 étudiants, chacun doit posséder une adresse mel. 1. Message personnel - Ouvrir votre boite aux lettres electronique - Rédiger un nouveau message - Envoyer le message à votre adresse mèl personnelle - Activer la boite de réception pour lire le message que vous vous êtes envoyé. 2. Message avec copie caché - Rédiger un message à envoyer à vos deux collègues - Envoyer le mesage au 1 er en copie simple et envoyer le message au second en copie caché - Controler les messages reçus et les informations concernant les destinataires 3. Répondre à Tous - Cliquer le message reçu précédemment - Répondre à ce message en activant l option répondre à tous 4. Signature - Créer une signature (Acceder aux options ou aux paramètres du compte) - Envoyer le message à votre adresse mèl personnelle en y intégrant votre signature 5. Définir une priorité - Rédiger un message à envoyer à un collègue - Envoyer le message à votre adresse mèl personnelle en donnant un priorité haute - Activer la boite de réception pour lire le message que vous vous êtes envoyé. 6. Organiser les dossiers - Créer un dossier appelé : Professionnel avec un sous dossier : Projet 1 et un sous dossier : Projet 2 - Ranger un mail dans le sous dossier : Projet 2

11 cterrier / Éditions Delagrave 11/21 08/04/2013 A4.3 Participation à une organisation de travail collaboratif Problématique La plupart des salariés sont intégrés dans des équipes de travail. Pour cette raison, la première qualité attendue chez les nouvaux embauchés, est une capacité à travailler et à s intégrer dans en équipe. Cette aptitude consiste à communiquer, à partager les idées et à se répartir des tâches sans conflit avec ses collègues. L'Informatique et l'internet s'adaptent à ces exigences et offrent de nouveaux modes de travail destinées à faciliter ce travail collaboratif. De nouveaux modes de collaborations émergent, dans le public et dans les entreprises de façon plus ou moins contrôlé (réseau sociaux, Facebook, Linkedin, Google +, etc.) Parmi les différents outils ou fonctions collaboratives, nous pouvons citer : L échange d'informations dans un espace partagé et collaboratif ou plateforme collaborative L utilisation d agendas et d annuaires partagés, L utilisation de planificateur de réunions comme Doodle, L utilisation de forums ou messageries instantanées, L utilisation des fonctions collaboratives des applications Bureautiques traditionelles o L utilisation de format de fichiers universel.pdf ou XML o Le recueil d informations à l aide de formulaires Word, Writer ou de formulaire en ligne sur SkyDrive ou Google Drive o Le travail à plusieurs sur des fichiers bureautiques par l ajout de commentaires, ou l enregistrement des modifications réalisées sur un document qui circulent entre différents collaborateurs ou la fusion de plusieurs documents. Ces fonctions facilitent les relations, accélèrent la circulation de l'information et génèrent plus de réactivité, d'efficacité et de productivité. Ces fonctions font partie des technologies de l information et de la communication (TIC) qui favorisent ce mode de travail et substituent à l'organisation traditionnelle et pyramidale de l'information, une organisation en réseaux. Organisation traditionnelle Organisation en réseaux Contexte Le travail collaboratif est organisé dans le cadre d un groupe de travail qui est structuré autour d un projet ou d un intérêt commun, dans le cadre d une organisation le plus souvent préexistante : Entreprise, école, université, administration, etc. Le travail collaboratif peut être décomposé en un enchainement de taches de préparation puis de mises en commun lors de réunions, qui permettent de prendre des décisions. Lesquelles relancent un nouveau cycle par un jeu de rétroaction permanent. Les outils collaboratifs facilitent les échangents nécéssaire à ce cycle. Ils sont utilisés par les membres du groupe pour collaborer de façon efficace. Les principaux outils sont les suivants : outils de communications, espaces partagés ou plateforme collaboratives, agendas partagés, signets partagés, fonctions collaboratives des applications Office logiciels en ligne, outils de sondage, etc. Préparation Mise en commun Décisions Par essence, l internet est un médium collaboratif sur lequel apparaissent régulièrement de nouveaux outils destinés à faciliter la vie des internautes et des groupes de travail. Le développement rapide du cloud computing (informatique en nuages) facilite le travail collaboratif. Nous citons ci-dessous quelques outils récents : Groupe : Google Drive ou Skydrive proposent un espace de stockage avec un ensemble complet d outils en ligne : agenda, application, messagerie, etc. Stockage en ligne : Dropbox offre un espace de stockage et de partage de fichiers sur poste et en ligne avec synchronisation automatique des données. Outils de sondage : Doodle est un outil qui sert à planifier des réunions, Formulaire : Google drive offre une option d administration de formulaires et ligne

12 cterrier / Éditions Delagrave 12/21 08/04/ Élaboration, mise en œuvre et contrôle d'une procédure de partage des documents 1. Les outils de communication collaboratifs L internet, le Web 2.0, les connexions mobiles, l explosion des débits et les nouveaux matériels : téléphone, smartphone, tablette, facilitent la communication qui devient de plus en plus dense, riche et rapide. dense : on communique de plus en plus ezt en tout lieux, riche : on communique par le texte (mail, texto, SMS, tweet), la voix, l image et la vidéo (MMS, Skype) rapide : L amélioration des débits facilite la communication instantanée, en temps réel (synchrones) aux dépens de la communication différée (asynchrone). Par ailleurs, on assite à une convergence des outils qui permettent d échanger à la fois du texte, des images, du son, des vidéos et des fichiers. La conséquence en est : un meilleur partage de données, une accélération des prises de décision et un accroissement du travail collaboratif La messagerie électronique (courriel, mail, , mèl) Elle consiste à échanger des messages par courrier électronique en utilisant une boîte aux lettres électronique et une adresse électronique. Elle fonctionne en mode asynchrone (différé). La gestion des courriels peut être réalisée Par une application locale qui se charge de transférer les mèls vers un serveur de messagerie (Windows Live Mail, Outlook, Thunderbird, Opéra, Apple Mail ). Á chaque connexion, les courriers sont reçus et envoyés. Á partir d un serveur en ligne ou Webmail tels que Hotmail, Gmail, Yahoo, etc La liste de diffusion C est une liste des adresses mèls des membres d un groupe. Elle est privée (propriétaire) et seul l administrateur ou les membres du groupe peuvent l utiliser en fonctions des droits qui leurs sont alloués. Elle permet d automatiser la diffusion d informations, de messages ou de fichiers auprès de ses membres par l envoi de courriels ou de lettres d'information (newsletters). Elle n est pas interactive et son utilisation en mode asynchrone (différé) la rend peu collaborative Les forums de discussions Un forum, est un espace de discussion interne réservé aux membres du groupe. Chaque membre peut y contribuer en déposant des commentaires. Les autres membres du groupe peuvent y répondre ou enrichir la discussion en y ajoutant leurs propres contributions. L enchaînement des discussions forme un fil de discussion. L administrateur ou le modérateur est généralement chargé de contrôler les contenus et d empêcher les abus. Les discussions sont archivées. Le fonctionnement est en mode asynchrone ce qui le rend particulièrement adapté pour les échanges qui n ont pas un caractère d urgence et pour lesquelles les personnes peuvent préparer leurs commentaires avant de le saisir. Il est efficace pour les décisions qui exigent de la réflexion. Á contrario, il n est guère adapté pour prendre des décisions rapides La messagerie instantanée (dialogue en ligne, chat ou tchat) La messagerie permet un dialogue textuel en temps réel (synchrone) entre plusieurs membres du groupe connectés au même moment, ce qui permet un dialogue interactif. Éventuellement, un modérateur peut contrôler le respect des règles de la charte du groupe et intervenir en cas de besoin. Elle est particulièrement adaptée pour des échanges rapides entre les membres du groupe et pour prendre une décision rapide et collégiale. Attention cependant, aux réactions à chaud qui peuvent perturber la qualité de la discussion. Les messageries instantanées s enrichissent de plus en plus d outils de microblogging, de visiotéléphonie et d échange de documents ou de fichiers (Skype par exemple) La visio conférence ou visiotéléphonie La visioconférence est une communication synchrone qui permet de voir et de dialoguer avec son ou ses interlocuteurs en directe. La vidéo-conférence exige des moyens matériels plus importants et notamment un débit suffisant. Elle évite les déplacements et offre une qualité de communication optimale en permettant notamment de voir les réactions non verbales des intervenants. Cet outil qui fonctionne en mode synchrone est particulièrement adapté pour les échanges rapides avant de prendre une décision collégiale. Un animateur ou modérateur peut contrôler les excès, limiter les temps de parole et aider le groupe à ne pas se disperser.

13 cterrier / Éditions Delagrave 13/21 08/04/ Outils de travail collaboratifs 2.1. Espace d échange et de stockage, la plateforme colllaborative Les documents de travail ou les fichiers intermédiaires peuvent être déposés sur l espace de travail (bureau virtuel) pour être consultés ou téléchargés par les autres membres du groupe en fonction de leurs droits respectifs : administrateur, membre ou visiteur. Ce peut être également des liens hypertextes vers des documents externes ou des signets. Il est important : d organiser cet espace et son utilisation, De s interroger sur l importance de chaque fichier, sur la pertinence de l archiver et de l indexer. D en controler les droits d accès afin d en préserver la confidentialité. Une plateforme de travail apporte un certain nombre d avantages : Les informations partagées sont accessibles en temps réel pour tous les membres du groupe. L organisation participative et collaborative facilite la prise de décision et permet à tous de contribuer au débat et aux prises de décision grace aux forums ou messageries. L accès partagé aux ressources facilite la diffusion de l information, réduit les copies papier et facilite l actualisation et réduit les erreurs. Les réseaux sociaux Les réseaux sociaux fédérent leurs membres. Ils correspondent à un type particulier de groupes collaboratifs et participatifs. Les groupes de travail professionnel sont des groupes fermés qui fédèrent des membres qui s y abonnent, le réseau social et un réseau ouvert auquel l internaute adhère par la création d un compte. Son profil est alors accessible à tous. Il est libre de fédérer : des amis ou d autres membres de la communauté autour de son profil ; d adhérer à des groupes organisés autour d un centre d intérêt commun ; de créer son propre groupe pour fédérer d autres membres du réseau. Á côté des réseaux sociaux personnels sont apparus des réseaux sociaux professionnels : des réseaux ouverts : ils sont destinés à faciliter les échanges et les contacts entre membres. Les plus connus sont LinkedIn et Viadéo. Á partir d un profil professionnel saisi lors de la création du compte, ils facilitent la gestion de carrière, les échanges de CV, la recherche d emploi ou l échange d expériences. des réseaux fermés : Pour freiner l usage de Facebook dans les entreprises, qui est insuffisamment sécurisé, certaines entreprises mettent en place un réseau d échanges interne fermé qui relie les membres de la société. Il est souvent greffé sur l intranet de l entreprise. Il intègre des règles de sécurité destinées à protéger les informations qui y circulent. (Ces réseaux modifient sensiblement l organisation hiérarchique traditionnelle. Quelques entreprises en font l expérience dont La Poste ou SEB. On parle de réseau de partage d expertise) 2.2. L agenda partagé Les groupes ou plateformes intègrent en général un module de gestion d agendas. Chaque membre peut créer son agenda et le partager avec les autres membres du groupe. La superposition des agendas partagés permet de réaliser un agenda collaboratif qui facilite l organisation de réunions et de travaux communs. Chaque événement planifié peut être enrichi de fonctions de rappel par courriel, téléphone, SMS ou sonneries programmables L annuaire partagé Il enregistre les coordonnées des membres du groupe. Chaque membre peut en général décider des informations qui seront publiques ou privées Fonctions collaboratives Bureautique Office en ligne ou hors ligne Le travail en équipe conduit souvent à élaborer des documents collaboratifs. Les applications Bureautiques : Microsoft Office, OpenOffice ou Libre Office, intègrent des fonctions destinées à faciliter ce travail et la révision des documents. Les applications en ligne ou hors ligne intègrent des fonctions collaboratives qui permettent de travailler de la façon suivante : Plusieurs collaborateurs travaillent sur un même fichier simultanément (synchrone) : Les modifications des uns ne doivent pas écraser les modifications des autres. Ce problème est géré par la fonction de partage de fichiers qui résout les conflits d accès. Plusieurs collaborateurs travaillent successivement sur un même fichier (asynchrone) : o Il est possible d ajouter des commentaires ou des annotations en marge du document. o Par ailleur, l activation du suivi des modifications sur un document, permet d enregistrer les modifications. (Elles identifient l auteur et la date de la correction. Le responsable final du document, peut afficher puis valider ou refuser chaque modification. Un document est diffusé auprès de plusieurs collaborateurs qui retournent leurs versions modifiées au responsable (asynchrone) : Les applications permettent de comparer ou de fusionner deux documents issus d une même source à l aide de fenêtres qui affichent les deux fichiers sources et le fichier final. Chaque modification peut être validée ou refusée par un clic-droit de la souris.

14 cterrier / Éditions Delagrave 14/21 08/04/2013 Les conflits d'accès Un conflit d accès intervient lorsque plusieurs personnes cherchent à travailler simultanément sur un même fichier (accès concurrent). Les conséquences peuvent en être une perte de données. Deux cas peuvent se présenter : Lorsque le fichier n est pas partagé, le premier qui ouvre le fichier est maître et les autres utilisateurs sont en lecture seule. Si la personne qui ouvre le fichier en lecture seule n y fait pas attention, elle peut voir toutes ses modifications perdues, si elle ne sauvegarde pas le fichier sous un autre nom. Lorsque le fichier est partagé, il peut être ouvert simultanément par plusieurs personnes. Lors de la sauvegarde l application enregistre les modifications de chacun. Le responsable pourra sélectionner les modifications à valider ou à refuser. Les conflits peuvent provenir du fait que les modifications des uns écrasent les modifications des autres. Pour l empêcher le responsable peut activer la fonction de verrouillage afin d interdire l ouverture du fichier par d autres personnes. Lorsqu il a terminé, il doit déverrouiller le fichier pour le rendre de nouveaux modifiable par tous. Les applications en lignes sur Skydrive ou Google Drive permettent de travailler simultanément en mode synchrone sur les fichiers. Chaque utilisateur visualise en temps réel les modifications apportées par les autres utilisateurs (Voir 2.5). Mission 01 : Commentaire et fusion de document Mission 02 : Travail partagé sur un document 2.5. Les outils collaboratifs en ligne Ils sont de plus en plus nombreux et efficaces, notamment dans le cadre du cloud computing avec un fonctionnement en mode SaaS (Software as a Service) - Applications Bureautiques Les applications en ligne telles qu Office 365, Skydrive ou Google Drive sont accessibles à partir du navigateur et le document de travail est affiché dans le navigateur. Et permettent un travail en mode synchrone. Elles sont le plus souvent intégrées dans une offre complète, qui comprend, outre les applications : un espace de stockage, des outils de communication (messagerie, courriel, vidéocommunication, agenda), la possibilité de création de groupes fermés ou collaboratifs (chaque fichier et dossier peut être partagé). Mission 03 : Applications en ligne et partage de fichier Mission 04 : Formulaire Google en ligne - Les wiki : Un wiki est un site web dont les pages peuvent être modifiées par les visiteurs. Il permet l'écriture et l'illustration collaborative des pages affichées et la mise en relation des pages par des liens hypertextes. Le plus connu est Wikipédia. Ils sont peu utilisés par les entreprises. - Le tableau blanc en ligne Il permet de dessiner et d écrire sur un tableau blanc affiché à l écran, auquel sont connectées plusieurs personnes simultanément. (Pour partager cet espace de travail, il suffit de partager l'url du tableau). Chaque intervenant est identifié par une couleur et peut intervenir sur l écran en temps réel et au vu de tous, par des dessins ou annotations. Le système peut se doubler d une messagerie instantanée ou d une visioconférence. Anntention, si les participants ne s imposent pas des règles de fonctionnement, le travail et l affichage peuvent devenir anarchique. 432 Gestion de la messagerie électronique La messagerie electronique permet l échange de messages par courrier électronique en utilisant une boîte aux lettres électronique et une adresse électronique. Elle fonctionne en mode asynchrone (différé). 1. Adresse électronique Une adresse mèl est constituée de trois éléments une partie identifie une personne (Paul, Pierre ) ou un service (secrétariat, vente ) Le caractère (arrobase), prononcer at en anglais un nom de domaine qui identifie l'hébergeur de la boîte mail (hotmail.com, gmail.com ). Une adresse électronique ne doit pas contenir d'espace et de caractères spéciaux (lettres accentuées, $, etc.) Les séparateurs : point et tiret sont autorisés. Le nom d une boîte aux lettres professionnelle doit être significatif et «sérieux». Éviter pour Paul Dupont de créer une boîte professionnelle du type :

15 cterrier / Éditions Delagrave 15/21 08/04/ La boîte aux lettres électronique Les paramètres de saisie d un courriel : - Zone Á : destinataires directs du message - Zone Cc : destinataires en copie publique (Cc = Copie carbone) - Zone Cci : destinataires en copie cachée (Cci = Copie carbone invisible), Ils ne sont pas visibles dans la liste des autres destinataires. - Zone Objet : résumé ou thème du message - Zone attaché : affiche les pièces jointes (fichiers numériques joints au courriel) Mission 06 : Gérer ses contacts Mission 07 : Gérer et otimiser ses mèls 3. Configurer un compte de messagerie électronique Les courriers électroniques peuvent être gérés en ligne par un webmail ou sur le poste de travail par une application locale. - Par un serveur en ligne (ou webmail) La boîte mail est administrée en ligne par un serveur dédié. (Hotmail, Gmail, Yahoo, La poste, etc.) L accès est contrôlé par un identifiant et un mot de passe. Les fonctionnalités sont prises en charge par le module d administration du compte. - Par une application locale Un logiciel, installé sur le poste de travail, prend en charge la gestion des courriels (création, archivage, envoi et réception). Les applications les plus connues sont : Windows mail, Outlook, Thunderbird, Opéra, Apple mail La boîte électronique est gérée par le fournisseur d accès qui enregistre les courriers entrants et sortants. L application sur le poste de travail, se charge de rapatrier et d envoyer les mèls vers le serveur de messagerie à chaque nouvelle ouverture de l application. Internet Pour que les courriers puissent être rapatriés à chaque connexion, il faut paramétrer les protocoles de communication avec l hébergeur. Le protocole SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) est utilisé pour envoyer les courriels sortants vers le serveur de messagerie. En général, ce protocole n exige aucune authentification. Il reste cependant possible de le sécuriser par un mot de passe qui sera demandé pour chaque envoi. Le protocole POP3 (Post-Office Protocol) est utilisé pour rapatrier sur le poste les courriels situés sur un serveur de messagerie. Le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol) est utilisé pour consulter des courriels situés sur un serveur de messagerie. Il fonctionne sur le même principe que le protocole POP3 mais contrairement à ce dernier, il laisse les messages sur le serveur. 4. Optimiser l utilisation d une messagerie Pour accélérer le traitement des courriels, il est possible d automatiser certaines tâches répétitives. - Paramétrer l'envoi et la réception de messages Poste de travail Outlook Thunderb ird Poste de Travail connecté Internet Fournisseur d accès Serveur de messagerie Les paramétrages suivants accélèrent le travail quotidien : Paramétrer des identités différentes selon le contexte. Créer, par exemple, une adresse mèl professionnelle et une adresse personnelle, ce qui évite de mélanger les deux univers et permet de les trier à la source. Créer plusieurs signatures électroniques : créer des signatures différentes, avec des formules de politesse adaptées en fonction du contexte ou du destinataire. Cette opération accélère la création des courriels. Cliquer le bouton Répondre : cette opération reprend le nom du destinataire et l objet dans la réponse et le texte source est conservé en annexe du mail. Cette fonction permet à la personne qui reçoit le courriel de retrouver plus rapidement le contexte et le fil de l échange. Archiver les messages : Ne supprimer pas trop rapidement les messages, penser à les archiver pour conserver leurs traces et les retrouver en cas de besoin. Paramétrer des notifications automatiques destinées à vous signaler tout nouveau courriel reçu sur votre téléphone par exemple. SMTP POP3 ou IMAP Webmail Serveur de messagerie

16 cterrier / Éditions Delagrave 16/21 08/04/ Filtrer les messages reçus Anti-spam Les spams sont des courriels indésirables et non sollicités. Les boîtes électroniques en sont de plus en plus envahies. Ils représentent 89 % des s envoyés chaque jour sur le Net. Il faut impérativement s en protéger en activant les fonctions anti-spam (ou anti-pourriel). Un anti-spam est généralement mis en œuvre par les fournisseurs d accès ou les gestionnaires de Webmail. Il est possible d ajouter un anti-spam à un ordinateur (Il est souvent joint à l antivirus). Compléter la liste personnelle des indésirables en ajoutant les pourriels qui sont passés à travers les mailles de l antispam afin que l application les élimine lors de la prochaine connexion. Filtrer des messages Il est possible de transférer (rediriger), classer ou supprimer automatiquement les messages reçus en fonction de leur émetteur, destinataire ou objet. - Un message en provenance d une personne indésirable sera automatiquement détruit, - Un message d une personne importante sera rangé dans le dossier : Urgent - Un message privé reçu sur la boîte professionnelle sera transféré sur la boîte personnelle. 5. Dysfonctionnements des messageries Les problèmes suivants peuvent intervenir dans le cadre des échanges de courriels. - Un courriel n est pas acheminé à son destinataire Le plus souvent, un message d erreur (Error) est retourné à l émetteur du courriel. Dans la majorité des cas, le problème résulte d une adresse fausse. Il suffit de corriger l erreur et de réexpédier le courriel. Parfois, un message d avertissement (Warning) signale un problème d acheminement ponctuel. Les causes peuvent en être les suivantes : Une panne momentanée d'un serveur de messagerie de l'expéditeur ou du destinataire. Le serveur retentera l envoi ultérieurement. Dans ce cas, il ne faut rien faire. Un message trop volumineux. Les pièces jointes sont trop nombreuses ou trop grosses. Le mel contient une pièce jointe à risque et le serveur la bloque pour éviter une contamination par un virus. L émetteur est sur une liste d indésirable (blacklist). Cette situation peut également provenir du fait que votre serveur de messagerie identifie l émetteur comme une source de spam. La boîte mèl du destinataire est saturée. Il faut penser à purger régulièrement sa boîte électronique pour éviter ce type de désagrément. - Le destinataire ne répond pas alors qu'aucun message d'erreur n'a été reçu Les causes peuvent en être les suivantes : Le courrier est bien arrivé dans la boîte mèl du destinataire, mais il a été rangé dans les spam ou indésirables. Le courriel a été redirigé vers un dossier non urgent et non important et attend d être traité un jour Les logiciels de gestion permettent de paramétrer : un accusé de réception au message, cette fonction garantie que la personne l a bien reçu. (attention, un accusé éception ne garantit pas que le message ait été lu!) Le degré d importance au message (Haute, moyenne, basse) afin d attirer l attention du destinataire. Quelques conseils : Ne pas répondre à un mel reçu en tant que copie, car vous n en êtes pas le destinataire principal. N abusez pas des accusés réception, qui saturent votre boîte mèl en se mélangeant aux autres courriels. N ouvrez jamais un mèl douteux ou d un émetteur inconnu.

17 cterrier / Éditions Delagrave 17/21 08/04/2013 Fichier source outil QCM 1 Travail collaboratif Corrigé Questions Réponses Question 1 Le mode asynchrone est Question 2 Une boîte aux lettres électroniques fonctionne en mode Question 3 Une messagerie instantanée fonctionne en mode Question 4 Le travail collaboratif nécessite Question 5 Pour les réunions à plusieurs il est conseillé de Question 6 Un groupe vit par Question 7 Les pouvoirs de l administrateur Question 8 Un groupe participatif Question 9 Un forum peut être régulé par Question 10 Dans Word l outil : Suivi des modifications Question 11 Twitter est une messagerie Question 12 Quels types d'organisation facilite le travail collaboratif un mode de communication en temps réel un mode de communication en temps différé un mode de communication en temps discontinue synchrone asynchrone synchrone asynchrone un espace partagé un responsable un réseau des outils collaboratifs fixer des règles de communication limiter les temps de parole réduire le nombre de personnes nommer un modérateur des donations des révélations des contributions des participations vendre les données personnelles du groupe acheter des biens avec l argent du groupe accepter de nouvelles personnes facilite les prises de décision facilite le recrutement facilite les conflits facilite la direction Facilite la collaboration un modérateur un contrôleur un employeur active l enregistrement des modifications active l affichage des modifications active la vérification des modifications instantanée simultanée momentanée l organisation en ligne l organisation pyramidale l organisation en réseau

18 cterrier / Éditions Delagrave 18/21 08/04/2013 Fichier source outil QCM 2 Travail collaboratif Corrigé Questions Question 1 Qu'est-ce qu'un fil de discussion dans un forum? Question 2 L autre nom du cloud computing est Question 3 Un conflit d accès intervient lorsque plusieurs personnes Question 4 La fusion de documents consiste à Question 5 Un document maître est Question 6 Google Drive intègre une suite bureautique en ligne Question 7 L annotation d un document dans une bulle placée dans la marge est appelée Question 8 Office 365 est Question 9 Un tableau blanc interactif est Question 10 Que permet le suivi des modifications dans un document texte? Question 11 Quelles fonctions de travail collaboratif sont proposées par les logiciels Question 14 Les fonctions collaboratives de Microsoft Office sont regroupées dans l'onglet Réponses une icône indiquant si message a déjà été lu la liste des thèmes abordés dans l'ensemble du forum un ensemble d'échanges sur un sujet donné la liste des identifiants des auteurs de messages le résumé des échanges de la semaine l information en nuage le nuage d information l intégration en nuage l informatique en nuage travaillent sur un même poste se connectent au web en même temps ouvrent un même fichier en même temps impriment en même temps regrouper deux documents comparer deux documents créer un document à partir de deux autres créer un document en en supprimant d autres un document source un document modifiable un document principal vrai faux une annotation une remarque un commentaire un cartouche la solution Microsoft en cloud computing un gestionnaire d agenda une solution bureautique hors ligne un tableau en ligne un tableau hors ligne un tableau en ligne multiutilisateurs un tableau hors ligne multiutilisateurs savoir qui est l'auteur d'une modification sécuriser l'accès au document par une technique de cryptage accepter ou refuser une modification associer un commentaire à une partie du texte travailler à plusieurs sur un même fichier conserver l historique des modifications fusionner des documents Insertion Révision Références

19 cterrier / Éditions Delagrave 19/21 08/04/2013 Fichier source outil Questions QCM 3 Messagerie électronique Réponses Corrigé Question 1 Un webmail est un opérateur de messagerie Question 2 Une liste de diffusion permet de diffuser Question 3 Vous recevez un message en tant que copie Question 4 Un annuaire informatique est un bottin des informaticiens de la société Question 5 Á quoi correspond la zone Cci dans un courriel Question 6 Á quoi correspond la zone Cc dans un courriel Question 7 Un webmail est un opérateur de messagerie Question 8 Quelles sont les adresse fausses Question 9 Les caractères accentués sont autorisés dans les adresses mel Question 10 Parmi ces outils de communication, lesquels sont asynchrones Question 11 Quel nom porte le protocole d'envoi de courriels? Question 12 Comment envoyer un même mèl à trois personnes sans qu'elles aient connaissance des autres destinataires? logiciel en ligne Externe paramétrer le fonctionnement du groupe un courriel auprès d un groupe un tweet auprès d un groupe une newsletter auprès d un groupe vous le classez dans les non urgents vous accusez réception du message vous répondez au message vous ne répondez pas au message vrai faux destinataire en copie destinataire principal destinataire en copie caché destinataire en copie caché destinataire principal destinataire en copie logiciel en ligne externe oui non courriel messagerie instantanée visiotéléphonie forum liste de diffusion SMTP POP3 IMAP FTP placer une adresse différente dans : a, cc et cci. placer toutes les adresses dans le champ a. placer toutes les adresses dans le champ cc. place toutes les adresses dans le champ cci.

20 cterrier / Éditions Delagrave 20/21 08/04/2013 Étude de cas 01 - BTS AG 2012 Bernon Utilisation d une plateforme collaborative (annexe 5) La méthode actuelle de gestion des dossiers ainsi que l échange d informations ne sont pas satisfaisants. M. BERNON vous demande donc de réfléchir à une solution pour améliorer la situation. Vos recherches vous ont permis de trouver la documentation ci-jointe. Expliquer, en donnant des exemples, l utilisation que l entreprise pourrait faire d une plateforme collaborative. ANNEXE 5 : Extrait du site PRESENTATION

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