Lieu : Ottawa, Ontario (bureaux du cabinet Osler, Hoskin & Harcourt)

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1 Autorité canadienne pour les enregistrements Internet (ACEI) Procès-verbal de la réunion du conseil d'administration des 15 et 16 mars 1999 Lieu : Ottawa, Ontario (bureaux du cabinet Osler, Hoskin & Harcourt) Participants : Paul Barrett Glen Bloom Maureen Cubberly John Demco Ken Fockler Kim Haaland Rob Hall (président) Brian Kaye Scott Knapman Bernard Turcotte (secrétaire de la réunion) Ordre du jour : Exposé de Michelle D'Auray d'industrie Canada Approbation du procès-verbal de la réunion précédente Processus pour confirmer Jocelyn Mallet dans un poste d'administratrice Discussion sur le financement Rapport du trésorier Rapport sur le siège permanent des utilisateurs de l'internet Le point sur les activités de l'icann, de la DNSO et du GAC Offre du CENTR Demande concernant mil.ca Site Web Représentation juridique de l'acei Examen de la demande d'information Transfert de la responsabilité Exposé de Michelle D'Auray d'industrie Canada Mme D'Auray présente un exposé sur la lettre de M. Binder déclarant le soutien du gouvernement du Canada (GC) pour l'acei. Consultez le site suivant pour obtenir une copie de cette lettre : En anglais -- En français --

2 Mme D'Auray fait part du point de vue du gouvernement sur l'importance du nom de domaine.ca et souligne le besoin d'aller vite, tout en faisant preuve de prudence, pour faire évoluer le nom de domaine.ca et transférer la responsabilité de l'université de la Colombie-Britannique à l'acei. Les sujets suivants sont abordés et font l'objet d'une discussion : la composition du conseil d'administration, la transparence des débats, la participation des utilisateurs, la manière de traiter les conflits d'intérêts, la relation avec l'icann (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers ) et le GAC (comité consultatif gouvernemental) de l'icann. Les plans de transition sont également discutés, ainsi que le calendrier prévu, les procédures en matière de demande d'information et de divulgation d'information, la visibilité dans Strategis et l'utilisation de consultants extérieurs dans le processus d'élaboration de demande d'information. Finalement, les participants abordent la question de la politique relative aux marques de commerce et aux noms commerciaux, ainsi que le règlement extrajudiciaire des différends et la future numérotation IP. Le président remercie MD pour son exposé et pour le temps qu'elle a consacré à cette tâche. Mme D'Auray quitte la salle. Ordre du jour Proposition : Que l'ordre du jour soit approuvé. (KF, JD) Approbation du procès-verbal de la réunion précédente Pour favoriser des débats francs et sans retenue, le conseil demande que le procès-verbal ne mentionne pas le nom des participants, sauf pour les motions officielles. Proposition: Que les noms des participants qui sont mentionnés dans les débats du procès-verbal de la première réunion soient éliminés, sauf ceux des représentants gouvernementaux qui seront appelés "le gouvernement". Cette proposition ne s'appliquera pas aux motions. (GB, PB) Le secrétaire avise le conseil qu'il modifiera le procès-verbal de la première réunion conformément à la proposition adoptée et que le procès-verbal modifié sera disponible à la prochaine réunion. Processus pour confirmer Jocelyn Mallet dans un poste d'administratrice Les possibilités suivantes sont étudiées par le conseil :

3 - Conserver A. McGlynn comme administrateur et demander à JM de participer à toutes les réunions du conseil à titre d'invitée. - Dissoudre l'organisme et le reconstituer en personne morale. - Passer une proposition au conseil permettant à Jocelyn de devenir administratrice, conformément à l'intention initiale, après avoir accepté la démission de A. McGlynn. M. A. McGlynn, comme avocat chargé de constituer l'organisme en personne morale, avait utilisé son propre nom parce que Jocelyn n'était pas disponible au moment de signer les documents requis pour cette constitution. - Rendre tous les administrateurs membres de l'acei et demander au conseil d'inviter Jocelyn à occuper, à titre de membre, le siège vide créé par la démission de A. McGynn, conformément au paragraphe 20 des statuts du conseil. Cette question est reportée à la fin de la présente réunion afin qu'une proposition puisse être présentée et débattue. Discussion sur le financement L'Institut CA*net n'a reçu que très récemment la demande officielle de financement de l'acei. L'Institut CA*net semblerait appuyer cette demande. R.H. Harbottle, de CANARIE, présentera le 16 mars 1999 un exposé au conseil sur les modalités du programme de l'institut CA*net. La demande de financement présentée à l'institut CA*net exigera probablement un plan d'affaires. L'ACEI communiquera également avec CANARIE pour lui demander un prêt. Rapport du trésorier Les questions relatives aux opérations bancaires seront traitées par le trésorier d'ici la prochaine réunion du conseil. Le remboursement des dépenses des administrateurs fait l'objet d'un débat. Les lignes directrices du gouvernement du Canada seront distribuées aux membres et étudiées pour savoir si elles sont pertinentes à l'acei. Rapport sur le siège permanent des utilisateurs de l'internet Les activités nécessaires pour créer un organisme ombrelle pour représenter les utilisateurs canadiens de l'internet font l'objet d'un débat. Les parties intéressées étudieront deux modèles organisationnels. Le point sur les activités de l'icann, de la DNSO et du GAC Les rapports verbaux sur les sujets suivants sont présentés : - la réunion de l'icann qui s'est tenue à Singapour; - les réunions de la DNSO;

4 - les réunions du GAC; - les présentations de l'acei aux audiences sur le nom de domaine.us. Les procès-verbaux et les rapports de ces réunions se trouvent sur le site Web de l'icann à l'adresse Offre du CENTR L'organisme européen des cctld, CENTR (Council of European National Top Level Domain Registries), a offert à l'acei la possibilité de devenir membre. Cette offre est débattue. Le statut de membre coûtera une certaine somme d'argent qui devra être payée par l'acei. La décision à ce sujet devra être différée, car l'acei n'est pas actuellement en mesure de verser des cotisations quelconques. Demande concernant mil.ca Le registraire a reçu une demande du ministère de la Défense nationale (MDN) du Canada visant à réserver le deuxième niveau.mil du domaine.ca pour son usage. Cette demande découle du processus de normalisation au sein des alliés de l'otan. Après un débat général sur cette question, les participants conviennent de demander au gouvernement son avis à ce sujet. Cette question sera débattue à nouveau à la fin de la présente réunion. Représentation juridique de l'acei Afin d'obtenir une représentation juridique adéquate, l'acei devrait lancer un appel de soumission. Une version préliminaire de ce document sera préparée aux fins d'examen par le conseil à sa prochaine réunion. Proposition : Que la réunion soit ajournée jusqu'au lendemain matin, le 16 mars 1999 à 9 h 30. (MC, SK) Réunion du conseil d'administration de l'acei Reprise le 16 mars 1999, à 9 h 30 Demande concernant mil.ca Le gouvernement avise l'acei qu'elle doit avoir une politique claire en traitant de cas tels que.mil.ca, où le deuxième niveau du domaine.ca, se rapporte à une entité unique clairement reconnue.

5 Proposition : Que.mil.ca qui est actuellement sur la liste réservée.ca demeure sur cette liste jusqu'au moment où la question relative à son affectation soit résolue. (BT, JD) Exposé sur l'institut CA*net par Ron Harbottle de CANARIE RH indique qu'après un examen de la soumission initiale, l'institut CA*net serait intéressé à travailler avec l'acei. Toutefois, un plan plus détaillé est requis pour que la demande de l'acei soit prise sérieusement en considération. RH décrit les modalités de financement de l'institut. Ces modalités ont été conçues pour des demandes de financement de projets plutôt que des demandes de financement de coûts de démarrage pour de nouveaux organismes. RH précise également les informations qui sont exigées. RH exprime son intérêt personnel envers l'acei et offre d'aider à étoffer la proposition de l'autorité. RH indique que l'institut n'a pas à l'heure actuelle de concours actif mais qu'aucun règlement ne prévenait son conseil de traiter la demande de l'acei comme une demande ponctuelle. Il pense que l'institut serait d'accord à consentir un prêt à l'acei. Le conseil de l'acei est reconnaissant envers RH pour son offre d'aider à préparer la version suivante du document. Il est évident qu'une approbation éventuelle de la demande de l'acei sera fondée sur une analyse commerciale prouvant que les fonds affectés seront suffisants pour lancer avec succès l'acei. Processus pour confirmer Jocelyn Mallet dans un poste d'administratrice Après avoir discuté des avantages et des inconvénients des options possibles, le conseil décide de se concentrer sur l'option permettant à tous les administrateurs et à Jocelyn de devenir membres de l'acei. Les statuts de l'acei permettent au conseil de nommer un administrateur à un siège vacant. Proposition : 1. Par la présente, le conseil de l'acei prescrit les exigences suivantes en matière d'enregistrement : 1. Tous les administrateurs, ainsi que Jocelyn Mallett, peuvent demander un nom de domaine.ca à John Demco de l'université de la Colombie-Britannique. 2. Par la présente, l'acei invite John Demco à délivrer l'enregistrement de nom de domaine.ca découlant de telles demandes.

6 3. Chaque enregistrement devra respecter les modalités prescrites par l'acei. 2. Chaque administrateur est admis comme membre de l'acei, à compter de la délivrance d'un enregistrement de nom de domaine.ca conformément au paragraphe 1 ci-dessus. (KF, PB) Vote : Tous en faveur, sauf KF, BK. Proposition adoptée. Transfert de la responsabilité Le registraire a reconsidéré sa demande d'aide pour l'exploitation du nom de domaine.ca. Le registraire ne demandera pas d'aide supplémentaire, compte tenu du transfert de la responsabilité opérationnelle à un autre groupe au cours des prochains mois. Les serveurs primaires du nom de domaine.ca résident actuellement à l'université de la Colombie-Britannique et les serveurs secondaires se trouvent à Toronto, Montréal et à la société Network Solutions Inc. (NSI). Ces affectations devront être sans doute réexaminées à une date ultérieure. Le débat est reporté en raison de l'exposé suivant. Exposé par Jonathan Cohen du cabinet Shapiro Cohen (aidé de Victoria Carrington) sur les questions de propriété intellectuelle. Le conseil sollicite des conseils sur l'élaboration des politiques, la prise de décisions et les autres questions relatives à la gestion et à l'exploitation de l'acei. Plus précisément, le conseil doit prendre des décisions sur les questions de politique qui permettraient de reconnaître la propriété intellectuelle tout en autorisant un libre accès aux noms de domaine. De l'information à ce sujet a été reçue de l'institut canadien des brevets et marques (ICBM). Le conseil désire entendre tous les points de vue et, par conséquent, celui de Jonathan Cohen qui a été activement impliqué dans les questions relatives au DNS. Shapiro Cohen est un cabinet d'avocats spécialisé dans les questions de propriété intellectuelle. L'exposé et la discussion couvrent un large éventail de sujets, dont l'état actuel du cyberpiratage et du cybersquattage, le point de vue de l'icbm, les REC et les REC canadiens éventuels, les noms géographiques, le rôle des registraires, les marques de commerces et les noms commerciaux, et les exigences canadiennes éventuelles pour les titulaires de nom de domaine. Le thème principal de l'exposé est que l'acei ne devrait pas prendre elle-même des décisions sur les droits. Il existe assez de lois au Canada pour traiter des questions relatives aux droits. Cette responsabilité peut être réduite au minimum en évitant d'accorder des privilèges spéciaux à des groupes quelconques. Toutefois, les règles qui seront adoptées devront être respectées.

7 Jonathan Cohen et Victoria Carrington quittent la réunion. Transfert de la responsabilité (suite) Les communications officielles avec l'université de la Colombie-Britannique concernant le transfert des pouvoirs et l'exploitation du nom de domaine.ca font l'objet d'un débat. Les participants conviennent que d'excellentes communications et une bonne relation doivent être maintenues avec le Comité.ca. Le transfert de la responsabilité et les éléments clés du plan de transition continueront à se voir attribuer la plus haute priorité lors des prochaines réunions du conseil. Le président convoquera la prochaine réunion du conseil qui pourrait avoir lieu le 12 avril ou, éventuellement, le 13 avril Proposition : Que la réunion soit close. (BK, GB)