Les OUTILS et TECHNIQUES de TRAVAIL COLLABORATIF

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1 Les OUTILS et TECHNIQUES de TRAVAIL COLLABORATIF Référence : BTS IG / Architecture Logicielle des Systèmes Informatiques / S27 logiciels bureautiques / notion de Collecticiel Sommaire 1 - notion de travail collaboratif 2 - classification des outils de travail collaboratif 3 - exemples d outils de travail collaboratif 4 - application : messagerie avancée avec Microsoft Outlook Express 5 - application : travail collaboratif sur la plate-forme internet Mayetic-Village 6 - application : travail collaboratif avec la suite bureautique Microsoft Office 7 - application : travail collaboratif avec la plateforme Microsoft Share Point Portal 1. Notion de travail collaboratif Le travail collaboratif a toujours existé, même sans informatique, puisque c est la base de toute organisation du travail! Dans les activités tertiaires, la collaboration s exprime essentiellement dans : - la réunion de personnes (ou leur rencontre répétée pour coordonner leurs travaux), - la création et la diffusion de documents. Aujourd hui, la notion de «travail collaboratif» s inscrit dans le domaine du TCAO : «travail coopératif assisté par ordinateur». Ce libellé englobe l ensemble des techniques et des outils informatiques qui permettent aux collaborateurs d une organisation de travailler sur un même projet ou sur une même activité, en s affranchissant plus ou moins des contraintes espace/temps. L apport de l informatique se situe dans l existence... : - de logiciels toujours plus performants pour la création de documents de tous types ; - d architecture et d outils réseaux toujours plus riches pour : - la transmission des documents (courriel avec pièce jointe, par exemple), - la diffusion d information (intranet, par exemple), - la communication à distance (visioconférence, par exemple), - l organisation et la coordination (agenda partagé, par exemple). Ressource documentaire disponible sur le serveur de la section : - «Outils de travail collaboratif» - document Word (Le Journal du Net) Ressource sur le Web : - - dossier en ligne Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

2 2. Classification des outils de travail collaboratif Les outils du travail collaboratif peuvent être analysés au travers de trois dimensions : la communication, la production et la coordination. - La communication électronique fait appel à des outils désormais connus de tous : le courriel, la «causette 1», les forums. S y ajoute la visioconférence, qui nécessite des moyens particuliers. - La production collaborative concerne essentiellement l édition et le stockage de documents partagés. On trouve ici, d une part les outils bureautiques évolués (avec par exemple la gestion des versions de documents), d autre part l emploi d espaces disque partagés, locaux ou distants (répertoires partagés, intranet). - La coordination du travail collaboratif permet la description et l enchaînement des tâches, la prise en compte du rôle et des droits des acteurs (responsable, collaborateur, auteur, correcteur, lecteur...). Les outils majeurs sont le partage d un agenda électronique, et l utilisation d un logiciel de gestion de projet. La classification des outils de travail de groupe peut également être basée sur l espace (lieu unique ou lieux multiples et distants), et sur le temps (interaction synchrone ou asynchrone). Analyse : Les outils suivants correspondent-ils à une communication synchrone ou asynchrone? Outil Synchrone Asynchrone Courrier électronique Forum Visioconférence Liste de diffusion Répertoire partagé Causette («chat») Agenda partagé Intranet Réunion (en face à face) FAQ (Foire aux questions 2 ) Partage de Bureau (écran) Remarque 1 A l évidence, l exploitation des outils de travail collaboratif exige un réseau informatique local et une liaison internet permanente. Remarque 2 Sur le papier et dans les démonstrations audiovisuelles destinées à promouvoir ces outils, le travail collaboratif parait séduisant, simple et moderne. Dans la réalité, sa mise en œuvre exige beaucoup de constance et de rigueur, faute de quoi tout l intérêt de l outil disparait 3. Par ailleurs, ce qui semble facile à exploiter pour le collaborateur motivé, pourra, au contraire, être vécu comme lourd et frustrant pour le collaborateur peu ouvert au renouveau de ses méthodes de travail. Les motifs d insatisfaction souvent cités sont : - le manque de traces d activités du groupe, - la juxtaposition de documents et non la collaboration, - la rigidité de l organisation, - une certaine déshumanisation du travail. 1 Causette : en anglais, chat. 2 FAQ : initialement «Frequently Asked Questions» 3 Au sein d une équipe, il suffit qu un collaborateur n adhère pas à l utilisation des outils (ne consulte pas ses courriels, n utilise pas son agenda électronique) pour que tout le fonctionnement de l équipe s en trouve affecté. Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

3 3. Exemples d outils de travail collaboratif LOTUS NOTES / LOTUS DOMINO Le travail coopératif assisté par ordinateur s est développé quand l éditeur de logiciel LOTUS a mis sur le marché ses produits NOTES et DOMINO, en On parlait alors de Groupware, que l on traduit par Collecticiel. Au départ, Domino est un serveur de messagerie et Notes est un client de messagerie. Les fonctions nouvelles (agenda, partage de document, lien avec des applications externes) vont faire le succès de Lotus à la fin des années 90. Depuis, le groupware a intégré les communications synchrones (conversation, visioconférence, partage d applications) et donc supprimé les barrières de temps et d espace. Aujourd hui, les fonctionnalités du groupware se retrouvent sur l'intranet. (ci-contre : interface du client NOTES) Aujourd hui, IBM propose toujours Lotus Domino (version 7) qui est désormais un ensemble d outils disponibles autour d un portail dont la vocation est la gestion des connaissances (donc des documents). On parle de «Knowledge Management». D autres produits IBM complètent cette offre : IBM WorkPlace, WebSphere Portal... MICROSOFT EXCHANGE et autres De son côté la société MICROSOFT a suivi un chemin similaire : - développement d un serveur de messagerie évolué : Microsoft EXCHANGE Server, - ouverture progressive des outils Bureautique à la collaboration : Microsoft OFFICE Suite, - création d une solution visant l intégration des applications, des données et des outils de communication interne : Microsoft SHARE POINT PORTAL Server. Microsoft EXCHANGE / Microsoft OUTLOOK Le courrier électronique constitue aujourd'hui la technologie de collaboration la plus répandue. Exchange est le produit de collaboration basé sur le courrier électronique le plus utilisé par les entreprises. Le client de messagerie peut être Outlook Express, Microsoft Outlook ou Outlook Web Access, avec possibilité de synchronisation des périphériques mobiles (PDA, SmartPhone...). Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

4 Le client Microsoft Outlook fournit «une solution intégrée pour la gestion et l'organisation des messages électroniques, des planifications, des tâches, des notes, des contacts et d'autres informations» (source : /france/office /outlook/prodinfo /overview.asp). Microsoft OFFICE Chaque nouvelle version d Office propose des fonctionnalités de collaboration supplémentaire (voir 5). La prochaine suite Office intégrera «des outils de messagerie instantanée, de téléphonie, de Webconférence, de synchronisation avec les terminaux mobiles et d'échange de données via Internet». Microsoft PROJECT C est un logiciel de gestion de projet, permettant d optimiser un enchaînement de tâches, de définir les acteurs, et d établir un calendrier de réalisation. A noter qu il existe une version MS Project SERVER qui permet de centraliser la gestion des différents projets. Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

5 Microsoft SHAREPOINT PORTAL Server (Voir 7) Il s agit d un outil de création de portail d entreprise. Un portail est un site web central d entreprise. Un tel site peut accueillir les internautes «visiteurs» (site web public) ; il peut également offrir des «entrées» aux collaborateurs, pour leur information personnelle, pour leurs échanges et pour leurs travaux collaboratifs. Un portail peut aussi intégrer certaines applications de l entreprise. Enfin, il peut être ouvert aux partenaires de l entreprise (extranet). Dans tous les cas, ces services sont accessibles par un navigateur Web. Dans le cas de Windows SharePoint Portal Server, ces services sont en partie accessibles depuis les outils bureautiques de Microsoft Office System (Office, Visio, Publisher, OneNote, InfoPath, FrontPage, LiveMeeting, etc). Les services du portail peuvent également être liés à d autres applications de type «serveur» : Exchange Server, Live Communication Server, Project Server, BizTalk Server, etc. Windows SharePoint Portal Server est donc une plateforme qui permet de réaliser de très nombreux scénarios de développement de portail. VISIOCONFERENCE Le leader mondial est actuellement la société POLYCOM, qui se définit comme concepteur de «solutions collaboratives à média enrichi de bout en bout pour les communications voix, vidéo, données et Web, depuis les dispositifs de bureau et mobiles jusqu'aux systèmes de salle de conférence et d'infrastructure réseau». A côté de ces solutions matérielles et logicielles très professionnelles, il existe des moyens plus modestes pour échanger, en visioconférence, parmi lesquels les célèbres MSN Messenger, et Windows Messenger. Au départ, ce sont des outils de messagerie instantanée. Aujourd hui, en plus de la fonction de «causette», ils proposent l audioconférence et la vidéoconférence, l enregistrement, le tri et le filtrage des contacts, l échange de fichier, le tableau blanc, et le partage d applications. Très populaire auprès du grand public, ces outils sont également utilisés dans le cadre professionnel, essentiellement pour la fonction de messagerie instantanée. Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

6 WIKIs, BLOGs Ces nouveaux outils sont plus personnels, ce qui peut paraître paradoxal en matière de collaboration! On appelle WIKI un site collaboratif où les accédants (internautes anonymes ou internautes inscrits, selon le cas) bénéficient a priori du droit de lecture, mais aussi de modification et de création sur l ensemble du contenu du site. Officiellement, un WIKI est un logiciel, à la fois système de composition de pages Web, outil de travail collaboratif et espace de discussion. Il s'exécute sur un serveur et permet aux utilisateurs de modifier le contenu d'une page Web, librement, avec n'importe quel navigateur. Un Wiki dispose d'une interface d édition simple permettant de créer de nouvelles pages, les liens se faisant à la volée. Le mot Wiki vient de l'hawaïen "wikiwiki" qui signifie "vite". L exemple le plus connu est l encyclopédie collaborative WikiPédia (fr.wikipedia.org ) pour laquelle le principe de modification libre est d ailleurs actuellement remis en cause. Autre exemple, plus modeste, à consulter : wikipython.flibuste.net. Au sein d une l entreprise, les Wiki renforcent les possibilités de collaboration. Consulter l exemple de Tela Botanica (www.telabotanica.org/papyrus.php?site=3) où chaque domaine de connaissance est présenté sous la forme d un WIKI. Un «Web Log» est donc en réalité un site internet personnel, dont la forme se limite à une liste d articles attachés à un calendrier. La particularité du site est que les lecteurs peuvent répondre à l auteur en lui envoyant des commentaires qui s ajoutent au site, un peu à la manière d un forum. Un WEBLOG (plus couramment appelé BLOG) est un journal dont le contenu est initié par une personne qui souhaite publier sur le web le fruit de ses réflexions personnelles. Le mot «journal» est à prendre au sens de diary (journal intime), ce qui est évidemment totalement paradoxal avec la publication sur Internet. Rien n empêche une entreprise de donner à ses collaborateurs la possibilité de créer un BLOG ou un WIKI. Il s agit alors de permettre aux cadres de publier des informations sur leur travail, sur les activités de l entreprise, sur ses produits. Exemple : le blog du constructeur Dell consacré à Linux : linux.dell.com/blog. Un Blog d entreprise amène a priori de la transparence sur une entreprise. Cependant, sans jeter le discrédit sur ce nouveau moyen de communication, il faut percevoir l ambiguïté qui peut caractériser le contenu de ces «blogs d entreprise» : - liberté rédactionnelle des collaborateurs? étendue des sujets abordés? - manipulation possible des consommateurs par le recours à des blogs d entreprise déguisés en blogs de particulier. Pour apprécier le fonctionnement et la place de ces nouveaux outils, consulter les articles et Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

7 4. Messagerie avancée avec Microsoft Outlook Express Sommaire : ETAPE 0 Configuration initiale des options du logiciel Outlook Express ETAPE 1 Installation d un compte de messagerie sur un ordinateur ETAPE 2 Importation d un carnet de contacts ETAPE 3 Création d une liste de contacts ETAPE 4 Création de sous-dossiers pour stocker les messages ETAPE 5 Création de règles de filtrage pour automatiser le classement des courriels ETAPE 0 Configuration initiale des options du logiciel Outlook Express Les options par défaut pouvant se révéler pénibles à l usage, modifiez-les ainsi : C est une évidence! Eviter l envoi automatique qui peut amener des regrets. Vous êtes équipé d un Anti-virus qui analyse les mails? Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

8 ETAPE 1 Installation d un compte de messagerie sur un ordinateur (stockage du courrier sur l ordinateur local ou sur un serveur du réseau local) Lancez le logiciel Outlook Express (installé par défaut dans les systèmes Microsoft Windows). Lancez le menu Outils / Comptes Sélectionnez Ajouter / Courrier VOIR page 5 Le «nom complet» est celui qui apparaîtra en entête des courriels envoyés aux correspondants. Le nom de compte et le mot de passe seront utilisés par le logiciel de messagerie pour s authentifier auprès du serveur du prestataire (laissez la case «Mémoriser le mot de passe» cochée). Saisissez l exact et complet fourni par le prestataire. L ensemble de ces données s enregistrent dans les paramètres personnels de l Utilisateur et suivent donc l Utilisateur de poste en poste si l administrateur a défini des «profils errants». Le protocole POP (Post Office Protocol) est utilisé pour relever le courrier auprès du prestataire. Avec ce protocole, les courriers sont téléchargés sur le poste local est sont supprimés du serveur de messagerie (sauf configuration contraire ultérieure dans les options du logiciel de messagerie). L alternative est le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol) qui affiche les courriers reçus, sans les télécharger localement. Avec IMAP, l utilisateur peut supprimer les messages à distance. Il peut aussi les rapatrier localement. Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

9 Pour revenir sur la configuration du compte, utilisez le menu Outils / Comptes. Sélectionnez le compte et cliquez sur Propriétés. Par souci de clarté, il est recommandé de renommer le nom de compte affiché par le nom réel de l Utilisateur. ETAPE 2 Importation d un carnet de contacts Un carnet de contact a été créé pour le fonctionnement du TP. Il contient les nom et adresse électronique de tous les Utilisateurs fictifs du TP. Pour enrichir les manipulations, le carnet a été partagé en deux fichiers. La première partie se présente sous la forme d un fichier est au format WAB (Windows Address Book). La deuxième partie se présente sous la forme d un fichier au format CSV (Comma Separate Value). Pour importer la première partie, depuis Outlook Express, ouvrez le carnet d adresse (actuellement vide). - Lancez le menu Fichier / Importer / Carnet d adresse WAB Sélectionnez le fichier fourni sur le réseau et validez. Vérifiez le résultat. - Lancez le menu Fichier / Importer / Autre carnet d adresse Sélectionnez le format CSV : Sélectionnez le fichier sur le réseau. Vérifiez que le mappage des champs est correct. Procédez à l importation. Vérifiez le résultat. Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

10 ETAPE 3 Création d une liste de contacts Ne pas confondre avec une liste de diffusion! Vous n allez pas configurer un robot de messagerie, mais simplement créer dans votre carnet d adresses, une «enveloppe» contenant certains de vos contacts. Cette «enveloppe» vous permettra ensuite d adresser un mail à tous les contacts concernés en sélectionnant d un clic cette liste dans votre carnet. Pour l exercice, depuis le menu Fichier / Nouveau / Groupe de votre carnet d adresses, créez un groupe «listetest» en y plaçant quelques étudiants. Remarque : les contacts membres de la liste restent disponibles individuellement dans le carnet d adresses. Vérifiez la présence de la «liste de contacts» dans le carnet d adresses. Refermez le carnet. Utilisez maintenant votre liste pour envoyer un mail de test à tous ses membres : Vérifiez le bon fonctionnement de votre outil auprès des étudiants concernés. Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

11 ETAPE 4 Création de sous-dossiers pour stocker les messages Cette étape ne trouvera vraiment son utilité qu avec l étape 5 qui automatisera le rangement des courriers lors de leur arrivée. Dans Outlook Express, avec le menu Fichier / Nouveau Dossier, créez l arborescence suivante : ETAPE 5 Création de règles de filtrage pour automatiser le classement des courriels Ce qui est décrit ici correspond à une situation fictive simplifiée. Pour mettre en place de telles règles dans la réalité, il faut analyser la pratique du courrier telle qu elle se fait dans l organisation où l on se trouve, et éventuellement se définir des règles de conduite personnelle, notamment en ce qui concerne le libellé de l «objet» des courriels, en accord avec les correspondants habituels. Il faut ensuite imaginer l ensemble des règles utiles et en définir l ordre d application (enchaînement algorithmique). En ce qui concerne ce TP, on imaginera donc - qu en accord avec vos correspondants «privés» ou «professionnels», tout courrier «personnel» vous est envoyé avec l en-tête [perso] dans la rubrique «objet» ; - qu en accord avec vos collègues, tout courrier interne échangé à propos du projet «Grador» est envoyé avec l en-tête [Grador] dans la rubrique «objet» ; - que conformément à ce que vous avez aperçu sur le 1 er écran de l assistant de création de compte de messagerie (VOIR 1 ère illustration de la page 2 de ce document), le nom de correspondant affiché dans les courriels envoyés se termine par [TP]. Vous l avez compris, à vous maintenant de créer les règles de courrier nécessaires pour qu effectivement, tout courrier reçu relatif au projet Grador arrive dans le dossier «projet Grador», que tout autre courrier reçu d un membre de l entreprise arrive dans le dossier «interne», sauf s il s agit d un message privé puisque tous les courriels reçus de ce type doivent aller dans le dossier «PERSO». Pour tester l efficacité de vos règles (syntaxe, valeurs, ordre), échangez des courriels de différentes sortes avec vos collègues Si tout va bien, tous vos messages reçus devraient se placer dans les sous-dossiers créés à cet effet. Les seuls messages arrivant à la racine de la boîte de réception ne pourront être que des courriels émis par des correspondants extérieurs à «l entreprise» (vous pouvez d ailleurs le tester, en utilisant d autres comptes personnels depuis le Web). Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

12 5. Travail collaboratif sur la plate-forme internet Mayetic-Village Concept de plate-forme de travail collaboratif De nombreuses entreprises utilisent des plates-formes de travail collaboratif en Intranet. Les collaborateurs peuvent alors accéder à l ensemble des outils et des ressources collaboratives depuis l intérieur de l entreprise (via le réseau local) ou depuis l extérieur de l entreprise (via Internet). Si l entreprise développe un projet en collaboration avec d autres entreprises, elle créera un Extranet. Pour différentes raisons, certaines entreprises préfèrent arriver au même résultat en utilisant des plates-formes gérées et hébergées par des prestataires informatiques spécialisés. Dans ce cas, la plate-forme est accessible à tous les collaborateurs via Internet. Comme on l a déjà évoqué avec Microsoft SharePoint Portal Server, une plate-forme de travail collaboratif est un site web qui rassemble des outils tels que forum, dossiers documentaires (assortis d outils bureautique d édition en ligne), messagerie, éventuellement blogs, etc. Sur le plan de la sécurité, des rôles et des droits différents sont attribués aux utilisateurs. Dans MayeticVillage, 3 rôles sont prévus : gestionnaire, auteur, lecteur. L annuaire des comptes permet de définir des groupes d appartenance. Une organisation en salles virtuelles peut être mise en place (tel groupe ayant accès à telle salle, donc à tels dossiers ) Quelques illustrations : Consulter la page qui est la plate-forme utilisée par la communauté des constructeurs automobiles, destinée notamment à développer les échanges B2B (Business To Business). Consulter la page qui présente quelques cas de réalisations. Voici par exemple l extrait d un article intitulé «Le Conseil Général de Loire-Atlantique amorce le déploiement d'un intranet collaboratif» : Dans sa première version, l'intranet donne accès à de nombreux contenus d'information (délibérations, marchés publics, évènements culturels ou sportifs, etc.), ainsi qu'à des applications bureautiques et à la messagerie. Une quarantaine de contributeurs issus de différents départements ont été formés, en vue de nourrir le système en contenus plus métier. Par ce biais, les ressources humaines diffusent par exemple des annonces de recrutement, les travailleurs sociaux publient un fond documentaire social. "Entre 6 mois et 1 an sont nécessaires pour professionnaliser ce réseau, car on demande beaucoup de choses à ces correspondants (traitement d'images, conversions de documents en PDF, etc.). Une phase d'accompagnement est nécessaire", estime Jean-Philippe Lefèvre, responsable de la cellule Intranet de la collectivité territoriale. Prochaine étape évoquée : le développement de réels espaces de travail partagés, et la mise sur pied de processus visant à dématérialiser certaines procédures, à la fois administratives (RH, prêt de ressources, etc.) et métiers (relatives à l'attribution des marchés publics par exemple). Autre exemple à consulter, depuis la page solutions.journaldunet.com/0505/050527_laser : «La filiale de services du groupe Galeries Lafayette exploite une plate-forme de blogs pour créer des espaces de travail collaboratifs privatifs. Le suivi de l'ensemble est assuré grâce aux flux RSS». De nombreux éditeurs de logiciel proposent des outils de création de plateforme collaborative. Consulter par exemple la page anet-travailcollaboratif.php# qui présente un produit de (présentation / démonstration animée de 5 min, illustration ci-contre). Travail Collaboratif (FH).doc édition du 22/03/

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