LES OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF EN ARS. Rendez-vous en conférence web dans 10 minutes. D accord, je me connecte. Réunion. Martinique.

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1 Rendez-vous en conférence web dans 10 D accord, je me connecte Martinique Guadeloupe Mayotte Guyane LES OUTILS DE TRAVAIL COLLABORATIF EN ARS Agence Régionale desanté

2 Des outils utiles et pratiques disponibles sur le site intranet national des ARS Des outils faciles d accès Les outils de travail collaboratif (OTC) sont accessibles depuis le portail intranet national des ARS ainsi que sur votre intranet régional. pratiques Les premiers outils à disposition sont : L a conférence web «Click To Meet» Elle permet d organiser rapidement et facilement des réunions «virtuelles» et évite les déplacements longs et coûteux pour des réunions de courte durée (1h à 2h). La messagerie instantanée «Miranda» Elle permet de dialoguer par messages courts avec des interlocuteurs qui choisissent d être connectés. Elle sera en service au 2e semestre L espace d échanges FTP Cet espace permet de déposer et stocker des fichiers qui sont trop volumineux pour être envoyés par messagerie. L espace projets «Sharepoint» Les espaces projets sur «Sharepoint» offrent la possibilité à des groupes de travail de partager une bibliothèque de documents, des actualités, un calendrier de projet Ce logiciel s appelle aussi WSS (Windows Sharepoint Services). Ces outils facilitent la collaboration avec vos collègues ou vos interlocuteurs professionnels. testés et validés. Ces outils étaient auparavant utilisés par les organismes qui ont rejoint les ARS. Ils ont été testés par les équipes du projet ARS et par les équipes de préfiguration en région. Leur facilité d utilisation a été reconnue. L équipe du projet ARS a donc décidé de les conserver afin de faciliter le travail des personnels des futures agences. 02

3 La conférence web : pour se réunir sans se déplacer L outil de conférence web appelé «Click To Meet» permet d organiser et d assister à des réunions à distance tout en partageant des documents de travail. Mode d emploi Pour utiliser «Click to Meet», un casque avec micro est nécessaire pour pouvoir entendre et prendre la parole. Les collaborateurs se réunissent en conférence en se connectant simplement à une adresse Internet. Tout en participant à la conférence, les participants peuvent visualiser sur leur ordinateur le document présenté par l animateur de la conférence. Les modifications apportées sont également visibles par tous. Chacun peut intervenir sur le fichier à tour de rôle, si l animateur de la conférence autorise les participants à intervenir. La conférence web ne doit pas être confondue avec la visio conférence qui permet de visualiser son interlocuteur grâce à une webcam. Les petits + D une durée de quelques minutes à quelques heures, la conférence web offre un complément souple et convivial aux réunions physiques. Cette solution est particulièrement utile lorsque les réunions rassemblent des personnes éloignées géographiquement. Pas besoin de réserver de salle de réunion, de billet de train, ni de perdre du temps dans les déplacements. Les réunions s organisent en quelques clics et les participants y assistent en quelques secondes en ouvrant un lien Internet. Pour rassembler des personnes éloignées géographiquement Simple à utiliser, souple, rapide. Économique (évite les déplacements longs et coûteux). 03

4 La messagerie instantanée : pour échanger rapidement sans déranger La messagerie instantanée Miranda est une solution de communication permettant à des utilisateurs inscrits et connectés de communiquer entre eux en direct par messages brefs. En complément des moyens de communication traditionnels (mails, téléphone, réunions ), vous pouvez donc utiliser la messagerie instantanée pour envoyer des messages courts, sans crainte de déranger votre interlocuteur. Mode d emploi Pour fonctionner, Miranda nécessite l installation d un programme sur votre ordinateur. Le mot de passe qui vous permettra d utiliser Miranda est le même que celui que vous utiliserez pour vous connecter à l intranet du portail Comme dans un carnet d adresses pour vos courriels, vous pouvez enregistrer vos principaux interlocuteurs. Vous devez au préalable, via Miranda, leur demander l autorisation pour valider l inscription. Pour l installer, contactez votre correspondant outil de travail collaboratif ou votre référent système d'information. Vous pouvez choisir d être sollicité(e) via Miranda et changer votre statut selon vos disponibilités (connecté(e), disponible, absent, ne pas déranger). La messagerie instantanée fonctionne comme le service de messagerie MSN qui permet de converser en direct avec son interlocuteur. Miranda n est cependant pas conçu pour des échanges longs. Les petits + Les échanges par Miranda sont très courts, moins formalisés que par courriel et beaucoup moins intrusifs que le téléphone. A l inverse du courriel, les messageries instantanées fonctionnent en «temps réel». A l instant même où une personne se connecte ou se déconnecte, les autres utilisateurs sont avertis et les messages que vous envoyez arrivent immédiatement sur leur écran d ordinateur. Un outil idéal pour des interrogations ponctuelles, nécessitant une réponse immédiate, rapide et courte. Vous pouvez également archiver vos discussions, envoyer des liens ou des fichiers à vos interlocuteurs. 04 Des échanges moins formalisés et moins intrusifs. Un dialogue en temps réel. Un historique des messages. Des fichiers joints.

5 L espace d échanges de fichiers : pour partager des fichiers lourds sans encombrer la messagerie Un espace FTP permet d échanger des fichiers lourds (supérieurs à 1 Méga octet), qui sont longs ou impossibles à transmettre par courriel. Mode d emploi Pour aller sur l espace FTP il faut installer un petit logiciel appelé client FTP (FileZilla 2.2). Le mot de passe qui vous permettra d utiliser le client FTP est le même que celui que vous utiliserez pour vous connecter à l intranet du portail Pour installer le client FTP sur votre ordinateur, contactez votre correspondant outil de travail collaboratif (OTC) ou votre référent SI. Les petits + Il facilite les transferts de données sans encombrer la messagerie, souvent contrainte en termes de taille de fichiers. Cet outil permet de mettre à disposition des fichiers volumineux également pour des partenaires hors ARS. Une fois votre fichier déposé sur l espace FTP, il suffit d envoyer un à vos destinataires avec le lien vers l adresse de téléchargement. L espace FTP n est pas une bibliothèque de stockage à long terme. Vous devez donc supprimer régulièrement les documents devenus inutiles. 05

6 L espace collaboratif «Sharepoint» Windows Sharepoint Services permet de créer des espaces de partage adaptés aux besoins des différents groupes de travail : Mettre des documents de travail à disposition de certains utilisateurs sur un site web, suivre les changements et être averti lorsque le document a été modifié. Stocker des documents de référence. Publier des actualités propres au projet. Partager un calendrier de réunions et d événements. Consulter la liste des participants du projet. Les petits + Partage de l information entre les participants. Point unique de recherche de l information. Limite l échange d s et les risques d erreurs entre plusieurs versions d un document. D autres outils à venir La conférence Web, la messagerie instantanée, l espace FTP et l espace projets sont les premiers outils à disposition des agents des ARS. D autres outils de travail collaboratif viendront enrichir cette première offre de services pour faciliter la communication et les échanges entre collaborateurs, telles que la réservation en ligne de ressources (salles de réunion, matériels, véhicules ) ou encore des générateurs d enquêtes en lignes et des annuaires de partenaires. 06

7 Ce qu il faut retenir Accéder facilement aux outils de travail collaboratif, grâce au portail intranet ARS. Le portail permet d accéder aux sites Internet et intranet régionaux de votre ARS. Un espace dédié à l offre de services est accessible depuis le portail ARS, intranet national, rubrique «services collaboratifs». En un clic, vous accédez à l ensemble des outils, aux guides, aux supports de formation et à des tutoriels vidéos. Retrouvez les outils de travail collaboratif sur l intranet national ou sur votre intranet régional. Procurez-vous la fiche «Le portail Internet/intranet des ARS» auprès de votre service communication. Si vous rencontrez des difficultés lors de l utilisation de l un de ces outils, contactez votre correspondant OTC ou votre référent système d information. 07

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