GUIDE MEMBRE ESPACE COLLABORATIF. Février 2012

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1 GUIDE MEMBRE ESPACE COLLABORATIF Février 2012

2 Ce document est disponible sur le site WEB de l Agence de la santé et des services sociaux de la Montérégie, à l adresse suivante : Note : Dans ce document, le générique masculin est utilisé sans intention discriminatoire dans le seul but d alléger le texte et désigne tant les hommes que les femmes.

3 TABLE DES MATIÈRES Quelques définitions... 5 Espace collaboratif... 5 Espace de collaboration... 5 Les rôles possibles d accès... 5 Fonctionnement d un espace de collaboration... 9 Accès à l outil... 9 Authentification sur le site... 9 Changement de mot de passe...10 Visuel d un espace de collaboration...11 Structure bandeau...12 Mise à jour de «Mes paramètres»...12 Bibliothèque de documents...13 Pour créer un document ou un fichier...13 Téléchargement d un document...15 Travailler dans un document...18 Liste...20 Liens utiles...20 Calendrier...22 Annonces...23 Accès à un thème...24 Site...26 Personnes et groupes...26 Accès à la fiche d un utilisateur...26 Fonctionnalité «Action»...27 DGIC 3

4 Guide de l édimestre Extranet Santé et services sociaux Montérégie M avertir...28 Problème de fonctionnement DGIC

5 Quelques définitions Espace collaboratif C est un outil déployé sur un environnement «SharePoint» avec des espaces de collaboration qui ont pour but de permettre aux participants, à des communautés, ou à des groupes d'intérêt, de développer et de gérer de la documentation, ainsi que de faciliter les échanges en partageant sur un même sujet d intérêt. Espace de collaboration C est un lieu de stockage centralisé et sécurisé en mode Web, destiné au partage de documents, d'informations et d'idées entre les membres d'un groupe de travail. Il appuie un groupe d'utilisateurs (collègues ou membres d'une communauté de pratique) lorsqu'il s'agit de partager des informations ou de travailler ensemble de façon dynamique lors d'une conférence téléphonique ou d'une réunion. Chaque espace de collaboration peut par exemple, aider à coordonner des projets, des activités et des agendas, ou encore, échanger des idées et revoir des propositions ou des documents de travail. Les rôles possibles d accès Visiteur : L utilisateur associé à ce niveau d'autorisation peut afficher des éléments et des pages, ouvrir des éléments et des documents. Il accorde l'accès en lecture seulement au site. Membre : L utilisateur associé à ce niveau d'autorisation de collaborateur peut afficher, ajouter, modifier et supprimer des éléments dans les listes et les bibliothèques de documents existants. Il peut aussi afficher, ajouter, modifier et supprimer ses propres commentaires dans le forum de discussion. Administrateur : L utilisateur associé à ce niveau d'autorisation peut afficher, ajouter, modifier et supprimer des éléments dans les listes et les bibliothèques de documents existantes. Il peut afficher, ajouter, modifier et supprimer ses propres commentaires des discussions. Il aide le propriétaire à gérer les listes de groupe. Propriétaire : L utilisateur associé à ce niveau d'autorisation contient tous les niveaux d action de son site. DGIC 5

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7 Fonctionnement d un espace de collaboration DGIC 7

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9 Fonctionnement d un espace de collaboration Accès à l outil Pour accéder à un espace de collaboration, il faut tout d abord s identifier. Vous trouverez la page d authentification en accédant à l adresse suivante : Authentification sur le site Inscrire votre «nom d utilisateur». (ASSSM\Les trois premières lettres de votre nom et de votre prénom). Inscrire votre «mot de passe». DGIC 9

10 Guide membre Espace collaboratif Cette fenêtre d accueil vous apparaîtra : Changement de mot de passe Pour changer votre mot de passe, il suffit de se rendre à la page d accueil de l espace collaboratif, à «Modification mot de passe». Complétez la case «Ancien mot de passe» (1) par votre mot de passe actuel. Ensuite, remplissez la case «Nouveau mot de passe» (2) par le mot de passe que vous désirez. Confirmez en complétant la case «Confirmation mot de passe» (3) en inscrivant le même mot de passe qu à l étape précédente. Cliquez sur «Changer» (4) pour sauver les informations. Lorsque la modification a fonctionné, l information suivante apparaîtra et il vous suffira de suivre les indications. IMPORTANT : Pour modifier votre mot de passe, il faut respecter les exigences suivantes : il doit contenir au moins 8 caractères; il ne doit pas contenir le «nom utilisateur» en entier ou en partie de plus de 2 caractères; il doit contenir des éléments de trois des quatre catégories suivantes : Lettre(s) majuscule(s), Lettre(s) minuscule(s), Chiffre(s) de 0 à 9, Caractère(s) non compris dans l alphabet (ex. :!,$, #, %). D autres fonctionnalités A «Réinitialiser» sert à effacer les cases. B «Le mot de passe jours» indique le nombre de jours avant de changer le mot de passe. C pour obtenir l expiration du mot de passe. D «Navigateur de l Espace collaboratif» indique les sites auxquels vous avez accès. 10 DGIC

11 Fonctionnement d un espace de collaboration Visuel d un espace de collaboration Description du menu 1 Documents : C est un regroupement de série de bibliothèques de documents. 2 Liste : C est la schématisation des listes possibles, comme le calendrier et les liens utiles. 3 Discussion : C est le lieu des discussions entre les membres sur des sujets précis. 4 Site : C est la représentation des sous espaces qui sont liés à cet espace de collaboration. 5 Personnes et groupes : C est la liste de toutes les personnes ayant accès à cet espace de collaboration. 6 Vos espaces collaboratifs : Ce sont tous les espaces collaborations auxquels vous avez accès. DGIC 11

12 Guide membre Espace collaboratif Structure bandeau Le point d interrogation vous amène au guide de SharePoint. La loupe sert à la recherche sur le site. La flèche ouvre un menu déroulant. Mise à jour de «Mes paramètres» Cliquez sur «Mes paramètres» (1). Par la suite, vous cliquez «Modifier l élément» (2). Une fois les éléments modifiés, il vous suffit de cliquer sur «OK» et les changements seront sauvegardés. IMPORTANT : L item «Compte» (A) n est pas modifiable. Les éléments obligatoires sont «Nom» (B), «Établissement» (C), «Fonction» (D), «Courrier électronique» (E) et «Téléphone professionnel» (F). 12 DGIC

13 Fonctionnement d un espace de collaboration Bibliothèque de documents À l intérieur de la bibliothèque documents, on retrouve des bibliothèques sous des thèmes (A) précis. Pour débuter, il faut cliquer sur la bibliothèque que l on désire voir apparaître. Pour créer un document ou un fichier Nouveau document (Word). Cliquez «Nouveau» (1). Cliquez «Nouveau document» (2). Produisez votre document. Enregistrez sous l adresse affichée (3) Inscrivez le nom de fichier désiré (4) et «Enregistrer» (5). Complétez «Propriété du fichier Web» en inscrivant votre prénom et nom (6), la date du jour (7) et votre établissement (8). Cliquez «OK» (9). Aussitôt le nouveau document apparaîtra dans la bibliothèque. DGIC 13

14 Guide membre Espace collaboratif Menu déroulant d un document Cliquez sur la flèche près du titre du document pour afficher le menu déroulant. Voici la signification des fonctionnalités disponibles : «Afficher les propriétés» (A) : Voir la fiche du document. «Modifier les propriétés» (B) : Modifier la fiche du document (voir p. 17). «Modifier dans Microsoft Office Word» (C) : Modifier le contenu du document par Word. «Supprimer» (D) : Retirer le document en place. «Envoyer vers» (E) : «Autre emplacement» (F) : Permet de copier un élément dans une autre bibliothèque de documents. «Envoyer un lien par messagerie» (G) : Ouvre votre boite de courrier et vous permet de transmettre votre document. «Télécharger une copie» (H) : Permet de télécharger sur votre poste de travail une copie du document. «Extraire» (I) : Modifier le document en indiquant aux autres participants qu il est retiré de la bibliothèque temporairement (voir p. 18). «M avertir» (J) : Permet de recevoir une alerte lorsqu il y a des modifications reliées à ce document. Nouveau dossier Cliquez «Nouveau» (1). Cliquez «Nouveau dossier» (2). Inscrivez le nom (3). Cliquez «OK» (4). Aussitôt le nouveau dossier apparaîtra dans la bibliothèque. 14 DGIC

15 Fonctionnement d un espace de collaboration Téléchargement d un document En premier lieu, il faut cliquer sur la flèche près du bouton «Téléchargement» dans la barre d outils.. Téléchargement d un document Cliquez «Téléchargement d un document» (1). Cliquez» Parcourir» (2). Choisissez votre document. Cliquez» OK» (3). IMPORTANT : Si vous ne voulez pas remplacer les fichiers existants, retirez le crochet de la case (A). Complétez la fiche en inscrivant le titre (4), l auteur (5), la date de production (6) et l établissement (7). Cliquez «Archiver» (8). Aussitôt le document apparaîtra dans la bibliothèque. DGIC 15

16 Guide membre Espace collaboratif Téléchargement de plusieurs documents Cliquez «Téléchargement de plusieurs documents» (1). Il ouvre l explorateur Windows de votre ordinateur (2). Cliquez sur le fichier dont vous désirez télécharger les documents. Une fenêtre avec tous les documents ouvrira. Cochez les documents voulus (3). Cliquez» OK» (4). Aussitôt les documents apparaîtront dans la bibliothèque. Par la suite, il faut compléter les propriétés de la fiche du document. Cliquez sur «Modifier les propriétés» (6) pour ouvrir la fiche. 16 DGIC

17 Fonctionnement d un espace de collaboration Téléchargement de plusieurs documents (suite) Complétez la fiche en inscrivant le titre (7), l auteur (8), la date de production (9) et l établissement (10). Cliquez «OK» (11). Pour finaliser, il faut archiver le document. Cliquez sur «Archiver» (12) dans le menu déroulant à la page précédente. Une page ouvrira. Cochez «Non» (13) à l archivage de document pour ne pas conserver le document en extrait. Inscrivez vos commentaires (14) si vous le désirez. Cliquez «OK» (15). Maintenant le document est disponible aux autres membres. Pour tous les documents téléchargés, vous devez faire toutes les étapes précédentes. DGIC 17

18 Guide membre Espace collaboratif Travailler dans un document Pour travailler dans un document et en aviser les autres utilisateurs, il faut extraire le document. Puis une fois que les modifications au document sont terminées, vous devez archiver le document dans la bibliothèque pour le rendre accessible. Extraction d un document Cliquez sur «Extraire» (1). Cette fenêtre apparaîtra. Retirez le crochet dans la case «Utiliser mon dossier Brouillons local» (2) pour être capable de travailler dans le document. Cliquez «OK» (3). Automatiquement une flèche verte apparaîtra près du titre du document. Il vous suffit de cliquer sur le titre pour ouvrir et modifier le document. Remarque : Il est possible d annuler une extraction; lorsque le document est extrait, dans le menu déroulant apparaît la fonction «Annuler l extraction» (A) (Voir p. 19). Il suffit de suivre les instructions en cliquant sur «Annuler l extraction». 18 DGIC

19 Fonctionnement d un espace de collaboration Archivage d un document Il y a deux manières pour archiver un document. 1 Lorsque le document est ouvert : Il faut passer par la barre d état située du côté droit du document. Cliquez sur «Archiver» (1). Une fenêtre de commentaire apparaîtra. Vous pouvez inclure vos commentaires (2) et cliquez sur «OK» (3).. Le document est maintenant disponible pour les autres membres. 2 Lorsque le document est dans la bibliothèque : Cliquez sur «Archiver» (1). Cette page ouvrira : Cochez «Non» (2) à l archivage de document pour ne pas conserver le document en extrait. Inscrivez vos commentaires (3) si vous le désirez. Cliquez «OK» (4). Le document est maintenant disponible pour les autres membres. DGIC 19

20 Guide membre Espace collaboratif Liste Une liste est un regroupement de listes possibles soit une liste de liens, d annonces, de taches, une enquête et un calendrier. Liens utiles Pour ouvrir la liste liens utiles, cliquez sur «Liens utiles» (A) dans le menu de l espace de collaboration. 20 DGIC

21 Fonctionnement d un espace de collaboration Créer un lien Cliquez «Nouveau» (1). Cliquez «Nouvel élément» (2). Cette page ouvrira : Copiez votre lien (3). Inscrivez le titre que vous désirez (4). Inscrivez une courte description de ce lien (5). Cliquez «OK» (6). Le lien apparaît dans la liste des liens utiles. Créer un dossier de liens Cliquez «Nouveau» (1). Cliquez «Nouvel élément» (2). Cette page ouvrira : Inscrivez le «Nom» (3) que vous désirez pour le dossier. Cliquez «OK» (4). Le dossier apparaît dans la liste des liens utiles. DGIC 21

22 Guide membre Espace collaboratif Calendrier Pour atteindre la liste des éléments de votre groupe, cliquez sur «Calendrier» (A) dans le menu de la liste de l espace de collaboration. Créer un nouvel élément Cliquez «Nouveau» (1). Cliquez «Nouvel élément» (2) ou dans la journée voulue. La page «Calendrier : Activité de» apparaitra. Complétez les cases «Titre» (3), «Emplacement» (4), «Heure de début et de fin» (5), «Description» (6), «Secteur porteur de l activité» (10) et «Personne responsable» (11). Cliquez «OK» (12). L élément s affichera dans le calendrier (13). IMPORTANT : Pour la création d un élément, il est possible d ajouter tous les documents (9), de répéter l événement (8) ou de la définir sur une journée entière (7). 22 DGIC

23 Fonctionnement d un espace de collaboration Annonces Pour atteindre le détail des événements de votre groupe, cliquez sur «Annonces» (A) dans le menu de la liste de l espace de collaboration. Cliquez «Nouveau» (1). Cliquez «Nouvel élément» (2). La page «Annonces : Nouvel élément» apparaitra. Complétez les cases «Titre» (3), «Corps» (4) en détaillant l annonce, et «Expire» (5) en indiquant la date de fin. Cliquez «OK» (6). L événement s affichera dans la liste d annonces (8). DGIC 23

24 Guide membre Espace collaboratif Discussion Cette section sert aux discussions entre les membres sur des thèmes précis. Sous le titre «Discussion» (A) apparaissent les thèmes. Ceux ci sont créés par le propriétaire de l espace de collaboration. Accès à un thème Pour accéder au thème désiré, il suffit de cliquer celui ci «Forum de discussion» (1) et découvrir les questions abordées. Inscrire une question Cliquez «Nouveau» (2). Cliquez «Discussion» (3). Complétez les cases «objet» (4) en inscrivant le titre de la question, «Corps» (5) en détaillant la question et «Établissement» (6). Il est possible de joindre un fichier. Cliquez «OK» (7). La question (8) s affichera dans la page du thème. 24 DGIC

25 Fonctionnement d un espace de collaboration Répondre à une question Cliquez sur la question (8) à laquelle vous désirez répondre dans la page du thème et ce tte page apparaîtra. Cliquez sur «Répondre» (9). Complétez les cases «Corps» (10) en détaillant la réponse sans oublier de supprimer la question (11) déjà dans la case et inscrivez «Établissement» (12). Il est possible de «Joindre un fichier» (13). Cliquez «OK» (14). La réponse (15) s affichera sous la question dans la page. DGIC 25

26 Guide membre Espace collaboratif Site Cette portion représente des sousde collaboration. Pour avoir accès, il espaces (A) qui sont liés à cet espace suffit de cliquer sur le titre (B) du sous espace convoité. Personnes et groupes C est la liste de tous les groupes et toutes les fiches des utilisateurs de l espace de collaboration. Accès à la fiche d un utilisateur Cliquez sur «Personnes et groupes» (A). Choisissez le groupe membre (1). Cliquez sur le nom du membre (2) pour afficher les informations. 26 DGIC

27 Fonctionnement d un espace de collaboration Fonctionnalité «Action» La fonctionnalité «Action» se situe dans toutes les barres d outils des bibliothèques, des listes et des discussions. Voici la signification des fonctionnalités disponibles : «Modifier dans la feuille de données» (A) : Permet de modifier l affichage en retirant des lignes sans perdre d élément. «Ouvrir avec l Explorateur Windows» (B) : Ouvrir avec cette propriété, vous permet de travailler avec vos documents de la même façon que sur votre ordinateur. «Exporter vers une feuille de calcul» (C) : Transférer les éléments dans une feuille Excel. «Afficher le flux RSS» (D) : Suivre les modifications des éléments par un gestionnaire de flux RSS. «M avertir» (E) : Recevoir des alertes lorsqu il y a des changements dans les bibliothèques, listes et Forum de discussion par courriel. «Modifier l ordre» (F) : Permet de modifier l ordre des éléments dans la liste de liens. «Utilisateur du courrier électronique» (G) : Permet de transmettre un message par courriel aux utilisateurs de votre groupe en les sélectionnant. DGIC 27

28 Guide membre Espace collaboratif M avertir La fonction «M avertir» sert à recevoir une alerte par courriel. Créer un abonnement Par une bibliothèque de documents ou une liste d éléments : Cliquez «Action». Cliquez «M avertir» (E) Voir page 27). Cette page s affichera Le «Titre de l alerte» (1) s inscrit automatiquement, mais il est possible de changer. L alerte sera envoyée à l adresse mentionnée (2). Cochez les cases appropriées soit «Type de modification» (3), «Envoyer des alertes pour ces modifications» (4) et «Fréquence des alertes» (5). Cliquez «OK» (6). L alerte est maintenant en fonction. Remarque : Il est possible d afficher les alertes (A) qui sont déjà sur cette bibliothèque, liste ou forum de discussion. 28 DGIC

29 Fonctionnement d un espace de collaboration Par un document ou un élément : Cliquez sur la flèche (1) qui apparaît lorsque le curseur de la souris est près du titre du document ou de l élément. Cliquez «M avertir» (2). Finalisez la démarche en vous rendant à créer un abonnement à la page 28 à partir du «Titre de l alerte» (1). Par «Mes paramètres» : Cliquez sur la flèche dans la barre de Cliquez «Mes paramètres» (1). navigation près de votre nom. Cliquez «Mes alertes» (2). Cliquez «Ajouter une alerte» (3). Remarque : Comme vous le constatez, les alertes sont affichées selon la fréquence soit immédiatement, quotidiennement ou hebdomadairement. DGIC 29

30 Guide membre Espace collaboratif Cliquez la bibliothèque ou la liste désirée (4). Cliquez «Suivant» (5). Finalisez la démarche vous rendant à créer un abonnement à la page 28 à partir du «Titre de l alerte» (1). 30 DGIC

31 Problème de fonctionnement DGIC 31

32 Problème de fonctionnement Premièrement, il faut identifier la section de l espace de collaboration où se situe le problème et vérifier la procédure inscrite dans le présent guide en lien avec cette partie. Si la réponse n est pas prévue dans ce Guide, acheminez un courriel à votre propriétaire. S il y a une urgence, vous pouvez acheminez un message en passant par «Demander l accès» :. Cliquez sur la flèche (1) dans la barre de navigation près de votre nom. Cliquez «Demander l accès» (2). Détaillez le problème que vous avez (3). Cliquez «Envoyer une requête» (4) et une confirmation s affichera. Nous espérons que ce guide puisse répondre à toutes vos interrogations pour l utilisation de cet outil. Vous êtes la personne qui fera toute la différence pour la vitalité de votre espace de collaboration! 32 DGIC

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