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1 Association des gestionnaires de parcs immobiliers institutionnels Novembre 2013 Marie Michèle Couture PLAN DE PRÉSENTATION 1. Vision Université Laval 2. Actions concrètes dans un processus normal d acquisition 1. Identification des besoins 2. Revue de marché 3. Adjudication 4. Exécution et suivi 5. Évaluation 1

2 Approvisionnement DÉVELOPPEMENT DURABLE Enseignement et recherche Gestion administrative Services à la communauté Services à la collectivité Gestion immobilière 1. Approvisionnement à l Université Laval Moyenne de 165 M d acquisition en biens, services (excluant les nouvelles constructions et rénovations majeures) Plus de fournisseurs actifs Plus de BC par année 500 dossiers de plus de 25 K $ Plus de 175 AO publics 45 contrats-cadres 3000 requérants (consommateurs) 2

3 L approvisionnement au Service des immeubles de l UL Moyenne de 62 M d acquisition en biens & services (excluant les nouvelles constructions et rénovations majeures) Plus de 350 fournisseurs actifs Plus de 5000 BC par année 150 dossiers de plus de 25 K $ Plus de 100 AO publics Plus de 20 contrats-cadres Plus de 125 requérants (consommateurs) Services Contrôle et d'ingénierie et mécanique des d'architecte; 5% bâtiments; 6% Entretien et rénovation; 53% Chauffage; 7% Électricité (HQ); 13% Entretien sanitaire; 14% Autres; 2% Vision de l AR à U. Laval Questions relatives aux consommateurs Gouvernance Droits de l homme Loyauté des pratiques Communauté et développement local Environnement Processus d aprovisionneme nt Relations et conditions de travail 3

4 1. IDENTIFICATION DES BESOINS : ENJEUX AR Objectif : maximiser la corrélation entre le besoin et les caractéristiques de la solution d'acquisition pour : Obtenir une qualité adéquate et éviter les biens ou services sur ou sous dimensionnés / performants; S'assurer d'avoir les quantités nécessaires, dans les délais requis, aux endroits prévus et aux meilleurs coûts possibles; S'assurer d'avoir une acquisition qui réponde le plus adéquatement aux enjeux environnementaux et sociaux associés; Anticiper tous les coûts directs et indirects d'une acquisition dans le but de favoriser la pérennité économique de notre organisation. 1. IDENTIFICATION DES BESOINS : ENJEUX AR La dématérialisation des solutions (virtualisation, informatisation, location); Le regroupement des besoins afin de favoriser la multifonctionnalité ou les achats regroupés; Les nouvelles méthodologies (juste à temps, inventaires min., etc.) et technologies de gestion des stocks (RFID, codes à barres, GPS); L accompagnement des requérants pour intégrer l ensemble des enjeux RSE (DD) à l acquisition envisagée. Service personnalisé Guide d identification des besoins par famille de produits 4

5 1. IDENTIFICATION DES BESOINS : STRATÉGIE UNIVERSITÉ LAVAL Analyse et cartographie de tous les biens et services consommés Identification des risques et opportunités Identification des dynamiques d acquisition Réalisation d un planification stratégique sur 5 ans Révision des processus d acquisition Augmentation ti du nombre de contrats-cadres t et révision i de ceux-ci idans une perspective d approvisionnement responsable; Accompagnement personnalisé des requérants le plus en amont possible; Intervention de multiples spécialistes dès le début du processus d approvisionnement (SST, DTI, SI, Conception intégrée, etc.). 1. IDENTIFICATION DES BESOINS : STRATÉGIE UNIVERSITÉ LAVAL Sensibilisation et formation des requérants et des acheteurs Formation (16h) des acheteurs. Plan de communication interne visant différents groupes de consommateurs (courriel, journaux internes, conférences, formations spécifiques, etc.). Intégration aux programmes de formations à l utilisation des systèmes financiers informatiques des notions en développement durable et d appro. responsable. Création d outils pour les acheteurs et les requérants Guides d identification des besoins par famille d achat; Grille d évaluation des coûts totaux de possession d un bien. 5

6 2. Revue de marché Questions relatives aux consommateurs Gouvernance Droits de l homme Loyauté des pratiques Communauté et développement local Environnement Processus d aprovisionneme nt Relations et conditions de travail 2. REVUE DE MARCHÉ : ENJEUX POUR UN APPROVISIONNEMENT RESPONSABLE Évaluer la maturité du marché à offrir des solutions ( produits ou services) répondant aux enjeux du développement durable (réduction, empreinte environnementale, SST et des utilisateurs, coût total de propriété le plus faible possible, etc.). Évaluer les capacités des marchés locaux ou provinciaux à répondre à des exigences DD. Établir la meilleure stratégie d'acquisition et les critères utilisés afin de répondre aux besoins. 6

7 2. REVUE DE MARCHÉ : STRATÉGIE UNIVERSITÉ LAVAL Révision du processus de gestion des biens excédentaires : création d un site de partage et de revente : Recherche et analyse des marchés un appel d offres à la fois : Embauche d une personne dédiée à la recherche; h Pousser les marchés vers les meilleures pratiques sans toutefois nuire à une saine concurrence (3 fournisseurs minimum). Directives aux acheteurs et évaluation informelle sur cette question. 2. REVUE DE MARCHÉ : STRATÉGIE UNIVERSITÉ LAVAL Approche fournisseur : Certifications, Initiatives multiparties, statues juridiques, etc. ISO , Réservert, Cléverte, Initiative multi: EICC, GeSi, OHSAS , Entreprise en santé, OBNL, etc. Doc légaux, code de conduite des représentants et programme le faisant vivre ; etc. Approche produit : Certifications & Spécifications techniques Énergies Star, recyclable en fin de vie, etc. Ergonomie, mesures de sécurité, émanations toxiques, garantie, etc. Coût total de possession. Approche logistique : Spécifications techniques & Clause de renouvellement Emballage, transport et GES, fin de vie des équipements Exigence logistique vs impacts sur les travailleurs, Méga AO versus local, Appel à la concurrence, compréhension, transparence, etc. 7

8 2. REVUE DE MARCHÉ : STRATÉGIE UNIVERSITÉ LAVAL Défis : développer l autonomie des acheteurs et des requérants dans un contexte législatif lourd et en constante évolution. Réponse actuelle de UL : création d outils : Acheteurs : aide-mémoire, liste de sources d information. Requérants : Guide sur l approvisionnement responsable, fiches produits, etc. 3. ADJUDICATION : ENJEUX & STRATÉGIE UL Négociation de gré à gré (sous les seuils et cas d'exception) Conditions d'admissibilité d ibilité (fournisseurs) Conditions de conformité (biens/services/soumission) Coûts totaux de propriété (coûts d'impact) Appel d'offres (sur invitation ou public) Conditions d'admissibilité (soumissionnaire) Conditions de conformité (produit/service) Coût totaux de propriété (coûts d'impact) Évaluation de la qualité Marge préférentielle Homologation de biens Conditions de renouvellement/ prolongation de contrat 8

9 4. EXÉCUTION DE CONTRAT : ENJEUX &STRATÉGIE UL S'assurer de la conformité des biens, services et fournisseurs avec les exigences et qualités indiquées au contrat, et ce, pour toute la durée du contrat. Si le contrat a des clauses de renouvellement, il est opportun de réévaluer l'état du marché en termes de meilleures pratiques avant de le renouveler automatiquement (même si on est satisfait). 5. DOCUMENTER LES RÉSULTATS : ENJEUX &STRATÉGIE UL Pourquoi : Quoi : Capitaliser l'expérience pour les prochains achats. Mobiliser les employés. Indicateurs d état détat (% des volumes d achats) Indicateurs de progression (% des contrats-cadres traités ou des AO publics) Impacts quantifiables par achat; ex: économies monétaires, réduction des impacts environnementaux, création d'emplois locaux, etc. 9

10 DES QUESTIONS? Marie Michèle Couture, M. Env. Marie michele.couturesf.ulaval.ca , poste

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