CONVENTION DE PARTENARIAT ENTRE LA VILLE DE SCEAUX ET LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D INDUSTRIE DE PARIS HAUTS-DE-SEINE

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1 CONVENTION DE PARTENARIAT ENTRE LA VILLE DE SCEAUX ET LA CHAMBRE DE COMMERCE ET D INDUSTRIE DE PARIS HAUTS-DE-SEINE POUR LA MISE EN ŒUVRE OPERATIONNELLE DU PROJET DE CONCIERGERIE NUMERIQUE (PHASE 2) Entre la ville de Sceaux, représentée par son Maire, Monsieur Philippe LAURENT, ci-dessous désignée «la Ville», d une part, et la Chambre de commerce et d'industrie de Paris, établissement public administratif, dont le siège se situe 27 avenue de Friedland, Paris, domiciliée pour les besoins de la présente convention dans les locaux de la délégation des Hauts-de-Seine, sise 6-8 rue des Trois Fontanot, Nanterre, représentée par son Président en exercice, Monsieur Pierre-Antoine GAILLY et par le Président de la Chambre de commerce et d'industrie de Paris Hauts-de-Seine, Monsieur Jean-Yves DURANCE, ci-dessous désignée «la CCIP», d autre part, Convention de partenariat entre la Ville de Sceaux et la CCIP 92_ février2012 1

2 En préambule, il est rappelé que : Dans le cadre de leurs missions respectives, la Ville de Sceaux et la CCIP, à travers sa chambre départementale des Hauts-de-Seine, ont souhaité développer conjointement un dispositif innovant de conciergerie «numérique», afin de favoriser le développement local du commerce et des services et d accroitre l attractivité du territoire. A cet effet, la ville de Sceaux et la CCIP ont signé, en avril 2011, une convention de partenariat portant sur la réalisation de la phase 1 du projet de conciergerie numérique (étude de faisabilité et recherche de financement). Cette première étape a notamment permis : d identifier les expériences comparables de conciergeries mises en œuvre en France et à l étranger (benchmark), d analyser les conditions de faisabilité du projet dans le contexte scéen (profil sociodémographique, analyse du tissu commercial, étude des flux de transport ) de sonder l intérêt des commerçants et des consommateurs potentiels pour la conciergerie, à travers deux enquêtes-terrain, de préciser une première typologie des produits qui pourraient être intégrés à la conciergerie, de définir les fonctionnalités souhaitées pour les applicatifs numériques de conciergerie, de préciser un schéma de fonctionnement général et des scénarios logistiques pour le retrait des commandes, de trouver la solution optimale pour la mise en place de consignes automatisées à Sceaux, de convaincre la Poste de s investir dans le projet et de préparer les termes d un partenariat entre La Poste et la ville de Sceaux pour la mise à disposition d un Cityssimo au profit de la conciergerie numérique. Faisant suite à cette première phase d études préalables, la présente proposition de convention vise donc à identifier les axes de travail sur lesquels la CCIP pourra proposer à la Ville son concours pour la mise en œuvre opérationnelle de ce projet (phase 2). Convention de partenariat entre la Ville de Sceaux et la CCIP 92_ février2012 2

3 ARTICLE 1 - OBJET DE LA CONVENTION La présente convention définit les engagements de la CCIP et de la Ville dans le cadre de la phase 2 du projet de conciergerie numérique (mise en œuvre opérationnelle), destiné à favoriser le développement du commerce local sur le territoire de la commune de Sceaux. ARTICLE 2 MODALITES DU PARTENARIAT ARTICLE 2.1 : COMITE DE PILOTAGE Dans le cadre de leur première convention de partenariat relative à la réalisation des études préalables à la mise en place de la conciergerie numérique, la ville de Sceaux et la CCIP ont créé un Comité de pilotage destiné à assurer le suivi des différentes étapes du projet et la validation des livrables. Dans le cadre de la présente convention, ce comité de pilotage sera maintenu. Il assurera le suivi des missions nécessaires à la mise en place de la conciergerie numérique à Sceaux (dont le contenu est détaillé à l article 2.2) ainsi que la validation des livrables, supports de présentation et de communication. ARTICLE 2.2 : MISSIONS DES PARTENAIRES La mise en place de la conciergerie numérique, dont le lancement officiel est prévu pour le mois de septembre 2012, suppose la réalisation de 5 missions : a. l accompagnement dans la réalisation du site internet de la conciergerie numérique et la rédaction de son cahier des charges, b. l animation d un groupe de travail des commerçants participants, permettant de préciser l offre commerciale, et en particulier, le catalogue-produits, c. la gestion du projet dans son ensemble et sa communication, d. la recherche de partenariats sur tous les aspects du projet (logistique, paiement en ligne ) et la recherche de financements complémentaires (subventions, mécénat, publicité, etc.), e. l évaluation et le suivi du projet dans le temps. a. L accompagnement dans la réalisation du site internet de la conciergerie numérique et la rédaction de son cahier des charges Le site internet de la conciergerie joue un rôle central dans le projet. A la fois site vitrine et site marchand, il offrira aux commerçants scéens la possibilité d accroître leur visibilité et de toucher une clientèle en tout lieu par le biais de leur boutique virtuelle. La réalisation du site internet sera assurée par un prestataire informatique qui sera sélectionné au terme d une procédure de marché publié par la Ville. Les engagements de la CCIP et de la Ville dans le cadre de cette mission sont les suivants : La CCIP s engage à : accompagner la Ville dans la conception du cahier des charges du site internet, précisant notamment les objectifs poursuivis, la clientèle ciblée, les fonctionnalités souhaitées, le graphisme, les principes de navigation et d ergonomie, les modalités d administration en back office, rédiger, pour le compte de la Ville, le cahier des charges du site internet. Ce dernier fera l objet d une validation par le comité de pilotage avant publication du marché, assister la Ville dans le choix du prestataire, Convention de partenariat entre la Ville de Sceaux et la CCIP 92_ février2012 3

4 suivre les développements informatiques réalisés par le prestataire, participer aux réunions de travail, assister la Ville dans la validation des documents et livrables fournis par le prestataire (story-board, charte graphique, recette, autorisation de mise en ligne). La Ville s engage à : publier un marché pour la réalisation du site, sur la base du cahier des charges rédigé par la CCIP et validé par la Ville, financer le coût de ces développements informatiques et la maintenance afférente au site, assurer la responsabilité éditoriale du site et l actualisation de ses contenus. b. L animation du groupe de travail des commerçants L un des objectifs primordiaux de la conciergerie numérique est de soutenir et valoriser le commerce de proximité. En outre, ce sont in fine les commerçants qui seront amenés à faire vivre la conciergerie numérique, en assurant la gestion et l actualisation de leur catalogueproduits. Il est donc essentiel que les principaux bénéficiaires du projet soient pleinement associés à la réflexion sur la mise en place de ce nouveau service. A cet égard, un groupe de travail composé d une dizaine de commerçants scéens, motivés par le projet, sera mis en place. Dans le cadre de la présente convention, la Ville et la CCIP s engagent à organiser et animer conjointement au moins 4 réunions de ce groupe de travail. Les thèmes abordés pourront être les suivants (liste non exhaustive) : analyse des besoins, cahier des charges du site internet, définition du catalogue-produits, tests d intégration des produits au Cityssimo. c. La gestion du projet dans son ensemble et sa communication La réussite du projet de conciergerie numérique suppose que les parties assurent un suivi rigoureux des tâches intermédiaires et veillent au respect du planning. Dans le cadre de la présente convention, les parties s engagent à se réunir autant de fois que nécessaire pour assurer la bonne marche du projet, et, a minima, une fois par mois jusqu au lancement officiel de la conciergerie, puis selon les modalités de suivi qui seront définies ultérieurement. Certaines échéances, comme l Assemblée générale de l Union des artisans et commerçants de Sceaux (UCAS) programmée le 12 avril 2012, ou bien sûr le lancement officiel de la conciergerie prévu pour septembre 2012, constituent des étapes majeures dans la communication du projet. Au regard de ces moments-clés du projet, la CCIP s engage à : préparer les supports de présentation et les transmettre au moins une semaine avant l événement en question à la Ville pour validation, assurer les présentations lorsqu elles sont nécessaires à l animation des réunions, participer à l élaboration du plan de communication globale de la conciergerie, qui associera également La Poste et l UCAS et sera coordonné et impulsé par la ville de Sceaux. Convention de partenariat entre la Ville de Sceaux et la CCIP 92_ février2012 4

5 la Ville s engage à : contacter les participants par ing et/ou courrier et/ou relances téléphoniques, assurer la logistique des réunions (salles, vidéoprojecteur, micro ) et de l événement de lancement officiel de la conciergerie, coordonner le plan de communication de la conciergerie. d. La recherche de partenariats et de financements complémentaires La conciergerie numérique étant un projet de développement local, il est essentiel de s appuyer sur le potentiel local et les acteurs intervenant déjà sur le territoire au premier rang desquels les commerçants. D autres partenaires sont susceptibles d apporter leur contribution au projet, que ce soit sur le volet logistique (aujourd hui La Poste, et demain peut-être la grande distribution scéenne, ou encore Autolib ) ou financier (sponsors publics et privés). A ce titre, la CCIP s engage à apporter son concours à la Ville pour préparer un dossier-type de mécénat, trouver de nouveaux partenaires, et rechercher des financements complémentaires. e. Participation à l évaluation et suivi du projet dans le temps A la suite du lancement officiel de la conciergerie en septembre 2012, la Ville et la CCIP participeront conjointement avec la Poste et l UCAS à des réunions de suivi du projet. Ces points d étape dont les modalités restent à définir permettront de dresser le bilan du fonctionnement quotidien de la conciergerie numérique, d en lister les réussites et les points d amélioration et de décider des éventuelles actions correctives à apporter au service. ARTICLE 2.3 : ENGAGEMENT DES PARTIES RELATIF AU POSTE DE MANAGER DU COMMERCE La Ville emploie un manager du commerce. Il assure la mise en œuvre et la coordination des actions diligentées dans le cadre de la redynamisation du commerce local, ainsi que la promotion du commerce de la Ville et la mobilisation de ses commerçants. La CCIP se charge de : mettre à la disposition du manager du commerce des ressources (annexe 1.1): échanges d informations sur la situation des commerçants de la ville afin de les accompagner le plus tôt possible et dans les meilleures conditions (ex : accompagnement à la transmissionreprise de commerces, accompagnement dans le cadre du plan d urgence, information sur les réunions thématiques organisées à Nanterre, Boulogne et Antony, mise à disposition d informations juridiques). intégrer le manager du commerce employé par la ville de Sceaux au Club des managers du commerce, lieu d échanges et de formation ouvert aux villes partenaires de la CCIP (annexe 1.2). Convention de partenariat entre la Ville de Sceaux et la CCIP 92_ février2012 5

6 ARTICLE 3 MODALITÉS DE PARTENARIAT : MISE EN COMMUN DES MOYENS La Ville met à disposition les moyens logistiques nécessaires à la réalisation des missions : prêt de salle, connexion Internet, routage d invitations Par ailleurs la Ville pilote les différentes réunions nécessaires à la conduite du projet. Elle assure la communication générale du projet et notamment auprès des Scéens et des commerçants. Les jours travaillés (temps réel) par la CCIP sont détaillés ci-dessous : La CCIP prend à sa charge 22 jours sur les 54 jours travaillés (temps réel). Le montant facturé par la CCIP à la Collectivité locale correspond à 28 jours sur la base de 670 TTC/jr, soit TTC. Le montant global facturé à la Ville est de TTC. Convention de partenariat entre la Ville de Sceaux et la CCIP 92_ février2012 6

7 ARTICLE 4 MODALITES DE PAIEMENT Le versement par la Ville du montant précisé à l article 3, libre de TVA, sera effectué en deux temps : 50 % à la signature de la présente convention, 30 % au lancement de la conciergerie numérique (date approximative : septembre-octobre 2012). Les 20 % restants au terme de la convention (30 septembre 2013) ARTICLE 5 - UTILISATION DU LOGO DE LA CCIP La Ville associe la CCIP dans sa communication concernant les actions et manifestations inscrites dans le programme, notamment en faisant figurer son nom et son logo sur les supports utilisés. A cet effet, la CCIP transmet son logo à la Ville. La Ville soumet à la CCIP, pour approbation, une épreuve de tous les supports de communication destinés à recevoir son logo. ARTICLE 6 CONFIDENTIALITE En cas de communication du contenu de cette convention à des tiers, la Ville et la CCIP doivent en informer l autre partie. La Ville et la CCIP se reconnaissent tenues à l obligation de confidentialité pour tout ce qui concerne les faits, informations et décisions dont elles auront connaissance au cours de l exécution de cette mission. ARTICLE 7 PERSPECTIVES DE DEVELOPPEMENT La CCIP se réserve le droit de proposer à d autres territoires, à partir de janvier 2013, un accompagnement à la réalisation de projets similaires de conciergerie numérique. De janvier 2013 jusqu'au terme de la présente convention, la CCIP s'engage à ce que ces développements sur d'autres territoires soient réalisés en concertation avec la Ville de Sceaux. Ces projets, sans être tout à fait identiques au service de conciergerie numérique mis en place à Sceaux, pourront néanmoins s en inspirer librement. Toutefois, en aucun cas la CCIP ne pourra revendiquer la propriété du site internet Ce dernier reste la propriété conjointe de la Ville et de l Union des commerçants et artisans de Sceaux (UCAS). ARTICLE 8 - COMMUNICATION ET PROMOTION La Ville et la CCIP s engagent à mentionner conjointement leurs noms (et leurs logos) à l occasion de toute action de promotion et de communication relative à la conciergerie numérique (communiqués de presse externes, articles, etc.). ARTICLE 9 - AVENANT Un changement significatif de la nature des missions détaillées dans la présente convention au cours du déroulement du programme fera l objet d une sollicitation écrite des parties. Dans cette éventualité, la CCIP se réserve le droit d arrêter ou de suspendre sa participation aux actions en cours. Dans le cas contraire, la présente convention fera l'objet d'un avenant. Convention de partenariat entre la Ville de Sceaux et la CCIP 92_ février2012 7

8 ARTICLE 10 - DUREE DE LA CONVENTION La présente convention est conclue pour une durée de 18 mois à compter de sa signature. ARTICLE 11 - RESILIATION En cas de non respect par l une ou l autre des parties de ses engagements prévus dans la présente convention, celle-ci pourra être résiliée de plein droit, par l une ou l autre partie, à l expiration d un délai d'un mois, suivant l envoi d une lettre recommandée avec accusé réception valant mise en demeure. ARTICLE 12 - REGLEMENT DES LITIGES En cas de difficulté quant à l interprétation et/ou à l application de la présente convention, les parties s engagent à rechercher un règlement amiable au litige. En l absence d un tel règlement, les parties saisiront le tribunal compétent. Fait à Sceaux, le 23 mai 2012 Pour la Ville le Maire Pour la CCIP Hauts-de-Seine le Président Philippe LAURENT Jean-Yves DURANCE Convention de partenariat entre la Ville de Sceaux et la CCIP 92_ février2012 8

9 ANNEXE 1 : Le manager du commerce La Ville emploie un manager du commerce. Il assure la mise en œuvre et la coordination des actions diligentées dans le cadre de l opération de redynamisation du commerce local prévue, ainsi que la promotion du commerce de la Ville et la mobilisation de ses commerçants La mise à disposition par la CCIP de ressources Il s agit d un échange d informations permanent entre le manager du commerce et la CCIP sur la situation des commerçants de la ville afin de les accompagner le plus tôt possible et dans les meilleures conditions (ex : accompagnement à la transmission-reprise de commerces, accompagnement dans le cadre du plan d urgence, etc.). La CCIP s engage à répondre aux sollicitations du manager du commerce pour les demandes venant de commerçants et répondant à des actions menées par la CCIP La participation du manager du commerce au Club des managers du commerce La CCIP Hauts-de-Seine a intégré le manager du commerce dans le Club des managers du commerce pour qu'il puisse bénéficier des réunions d'échanges et d'information proposées ainsi que des jours de formation prévus. La Ville s'engage à faire participer régulièrement le manager du commerce aux réunions prévues dans le programme de travail du Club (environ 6 rencontres annuelles et 2 jours de formation par an). ANNEXE 2 : Planning indicatif des travaux de la présente convention Fin février 2012 : Validation du cahier des charges du site internet de la conciergerie Mars-Avril 2012 : Procédure de marché public pour sélection du prestataire web Avril-Mai 2012 : Elaboration des contenus du site, et notamment du catalogue-produits 12 avril 2012 : Assemblée générale de l UCAS Mai 2012 : Elaboration du plan de communication de la conciergerie Fin août 2012 : Mise en ligne du site internet de la conciergerie Fin septembre 2012 : Lancement officiel de la conciergerie numérique avec l ouverture du Cityssimo aux produits «Conciergerie» Convention de partenariat entre la Ville de Sceaux et la CCIP 92_ février2012 9