GUIDE PRATIQUE DU TRAVAIL COLLABORATIF EN COMMUNAUTES VIRTUELLES D APPRENTISSAGE.

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1 GUIDE PRATIQUE DU TRAVAIL COLLABORATIF EN COMMUNAUTES VIRTUELLES D APPRENTISSAGE. Lorsqu on travaille ensemble et à distance il faut choisir les bonnes méthodes, les bonnes formes d organisation, les outils adaptés aux usages etc. en fonction des objectifs et du contexte dans lequel se déroule ce travail. La lecture de la première partie qui précise la notion de communauté virtuelle (ou comvir) est facultative vous pouvez aller directement à la partie 2, la définition du travail collaboratif qui est importante, ou même à la partie 3 et aux suivantes qui sont pratiques (vous retournerez lire les autres lorsque vous aurez pratiqué). 1- Les communautés virtuelles 1.1- Qu est-ce qu une communauté virtuelle? C est un groupe composé de personnes qui se rencontrent (discutent, échangent, travaillent...) sur Internet au moyen des fonctionnalités offertes par le réseau (sites, mail, forum, groupware...). Les espaces de rencontre sont déterritorialisés et les moyens utilisés sont numériques. Virtuel ne s oppose pas ici à réel mais à présentiel il faut le comprendre comme «non présent en un même lieu» ou déterritorialisé. Il existe différents types de comvirs sur Internet : les communautés virtuelles, composées d individus géographiquement éloignés, ne peuvent évidemment se développer que grâce aux réseaux et tout particulièrement, du fait des possibilités qu il offre, le réseau Internet. La communauté est réunie autour d un intérêt commun et parfois autour d un projet commun On distingue 3 types de communautés virtuelles sur Internet. La communauté virtuelle d intérêt rassemble plusieurs centaines parfois quelques milliers de membres autour d un thème d intérêt commun. Ce type de communauté est en général fédéré par un portail offrant de multiples sources d informations, proposant des lieux d échanges et la possibilité de mutualiser des connaissances sur le thème fédérateur. On y vient par curiosité, pour se tenir informé. Cette communauté vit grâce aux apports divers du grand nombre de ses membres qui renouvellent, de manière continue, les richesses offertes par le portail ; celui-ci attire les visiteurs en quête de nouvelles informations parmi lesquels de nouveaux membres qui souhaitent appartenir à ce milieu dynamique. Bien souvent les contributeurs sont anonymes et ne contribuent qu occasionnellement mais c est le nombre qui fait la richesse. Pour que la structure fonctionne il existe, derrière le portail, un groupe restreint qui le fait vivre et utilise pour cela des solutions plus ou moins commerciales. La communauté virtuelle de pratiques (CoPs) n utilise pas nécessairement un portail et se contente en général de lieux d échanges tels que newsgroups, forums ou listes de diffusion. Elle rassemble des membres ayant des pratiques semblables liées à un métier ou à un hobby. Quelques dizaines de participants, parfois plus, échangent leurs expériences. On y trouve plus de spécialistes du thème commun, moins de participants occasionnels. On y est connu (parfois 1

2 reconnu) pour l intérêt de ses contributions. L anonymat y est plus rare, on peut y acquérir une certaine renommée et la reconnaissance de ses pairs. On y adhère car on a besoin des conseils d experts et des connaissances que l on y trouve pour mieux réussir sa vie professionnelle. Ce type de communauté est basé sur la confiance. On s y retrouve à des fins de résolution de problèmes. Ces communautés sont parfois créées à l initiative de la hiérarchie. La communauté virtuelle de projet (ou de travail) réunit un petit nombre de personnes (maximum 12) autour d un projet commun. La durée de vie est souvent limitée à celle nécessaire à la réalisation du projet. L équipe projet est, dans la plupart des cas, soumise à des contraintes de temps et à des obligations de résultat. On y pratique le travail collaboratif au moyen d outils qui favorisent la coordination et le travail en commun, très souvent on utilise un logiciel de travail collaboratif (groupware). On est obligé d y participer, on ne choisit pas forcément ses coéquipiers, on intègre un groupe en raison de ses compétences. 1.3-Les communautés virtuelles d apprentissage. Il s agit de toute comvir réunie dans le but d apprendre ou, institutionnellement parlant, composée de formateurs et d apprenants. Le modèle de communauté virtuelle d apprentissage de Limoges rassemble des étudiants ET des formateurs. Ces derniers (professeurs, assistants, experts) n y sont pas les seuls détenteurs du savoir. Dans un domaine précis, un étudiant peut avoir des connaissances plus pointues que les formateurs. Dans la communauté, chacun apporte donc ses compétences et peut les transmettre aux autres étudiants, voire au formateur qui n'en garde pas moins sa légitimité de médiateur. C est d autant plus vrai que bon nombre des étudiants de formation continue (ou jeunes usagers autodidactes) sont déjà engagés dans les professions d Internet. La communauté virtuelle d apprentissage est un lieu de co-formation ; comme le sont probablement à des titres divers, toutes les communautés virtuelles sur Internet les différentes comvirs d apprentissage du campus virtuel de Limoges. La communauté (ou groupe) de travail est le niveau de «proximité», non pérenne constituée au minimum pour la durée d une Unité d'enseignement (UE), au maximum pour 2 ou 3 (pour une durée de 5 à 16 semaines). C est essentiellement à ce niveau que se pratique le travail collaboratif dans les apprentissages. L organisation des groupes est parfois autoritaire, réalisée par le formateur. La communauté utilise un logiciel de travail collaboratif (groupware). Les relations sont intenses, des liens très étroits sont noués. L enjeu est fort (la note obtenue par le groupe compte pour l obtention de l UE donc du diplôme). La communauté d UE réunit tous les étudiants inscrits pour une durée de quelques semaines à une même UE : une communauté d UE est composée de plusieurs groupes de travail (2 à 15 selon le nombre d inscrits et le mode d organisation de l UE par le professeur responsable). Les étudiants ont en commun le travail à réaliser (qu ils accomplissent au sein de leur communauté de 2

3 travail ) et les problèmes qu ils rencontrent pour le faire. Un forum leur permet de partager leurs questions et leurs réponses. La communauté de promo, est plus pérenne (on en fait partie pour toute la durée de la formation). La promo porte un nom (elle est unique), les membres s y trouvent réunis par un but unique : ils ont en commun de suivre un même programme et d avoir à se plier aux mêmes épreuves en vue d obtenir le même diplôme. Certaines promos ne sont constituées que d étudiants salariés en formation continue (formation longue) ou non-salariés (en formation courte). C est le hasard qui les rassemble. La communauté globale des étudiants du campus virtuel CVTIC Limoges constitue un troisième niveau. C est un groupe permanent d environ 600 étudiants dont les membres se renouvellent. On y reste entre 4 mois et 3 ans. L intérêt partagé par tous est celui qui les a conduits à s inscrire au campus virtuel de l université de limoges : l intérêt pour les formations aux usages et aux métiers de l Internet leur est un point commun comme la nécessité ou le choix qu ils ont fait de suivre une formation à distance. Ils partagent donc des centres d intérêt et des besoins commun. 2- Qu est ce que le travail collaboratif : C est à la fois : partager (et publier) / communiquer/ (se) coordonner, (s ) organiser / produire. Pour collaborer il faut un projet et une équipe pour le mener à terme. Pas de travail collaboratif sans un intérêt commun ou un enjeu partagé. La confiance, la réciprocité, le respect, la solidarité sont indispensables. Le travail collaboratif d une communauté virtuelle d apprentissage est un travail de groupe dont les membres mutualisent leurs compétences et coordonnent leurs actions pour mener à bien les apprentissages programmés. L enseignant joue le rôle de médiateur. Des rôles peuvent être définis et attribués aux membres, des tâches peuvent être réparties. Toutefois l équipe est solidaire, la responsabilité est collective et chacun intervient à toutes les étapes. Il ne s'agit donc pas d'un travail coopératif où, après division du travail, l'étudiant réalise seul sa partie avant la mise en commun finale. On pratique le travail collaboratif surtout dans une communauté de projet ou de travail, même si on peut aussi collaborer au niveau d une communauté de pratique ou d intérêt. Habituellement, dans une communauté de pratique on cherche ou on apporte la réponse à une question, on prend contact avec la personne compétente. Au niveau d une communauté d intérêt on mutualise des connaissances, on partage des ressources ou des services, on trouve et on mutualise des informations. Mais il n y a pas coordination des actions, sauf au sein du comité d animation ou de rédaction. 3

4 3- Collaborer au sein des communautés de travail et fonctionnement collaboratif. Cette partie réunit un certains nombres de conseils pratiques pour réussir le travail collaboratif tel qu il vous est demandé Constitution des groupes. *Composition : homogénéité et complémentarité. Les conditions de travail des uns et des autres doivent être suffisamment homogènes pour favoriser les échanges, par contre les compétences des membres doivent être complémentaires pour être enrichissantes et pour mieux remplir la diversité des tâches et des rôles. La composition des groupes doit tenir compte, si possible, des désidérata des participants, de leurs compétences, de leurs contraintes de travail. Au nombre des contraintes il faut se préoccuper de la disponibilité des participants (ceux qui travaillent dans la journée, ceux qui travaillent le soir) et des décalages horaires (à prendre en compte pour les RV synchrones et la circulation des fichiers). Au bout d un certain temps, chaque groupe a ses rites, ses propres codes et ses habitudes de travail. Si l équipe est performante il peut être intéressant de la faire travailler sur plusieurs projets successifs. Cependant, à moment donné, l avantage s inverse, la routine l emportant sur la créativité. Il faut mieux alors réorganiser les groupes et chaque fois que cela est possible, initier des échanges entre différentes communautés de travail. *Nombre de membres : 3, 6, 9, 12? A 6 l'organisation peut encore être informelle : les membres de l'équipe se connaissent bien, communiquent beaucoup, chacun peut s'impliquer et ils peuvent en principe travailler et s'organiser spontanément. Au dessous de 6 les forces ne sont pas assez nombreuses pour des tâches complexes. Par contre si la tâche est précise et ciblée le trinôme est une bonne solution entre l'équipe et le travail individuel. Entre 6 et 12, à 9 par exemple, les compétences sont variées et permettent de conduire un projet relativement complexe, il y a matière à capitaliser les compétences mais il faut une animation, une régulation forte, une organisation (coordination) quelque peu formalisée Répartition des rôles. On peut déterminer des rôles ou fonctions et les répartir entre les membres afin d optimiser le temps et les compétences. Il est par contre déconseillé de répartir entre les acteurs, dès le départ et de manière définitive, les tâches à accomplir isolément. Cela peut se produire mais un même acteur doit pouvoir exécuter plusieurs tâches selon ses disponibilités. Les rôles à distinguer au sein des communautés de projet peuvent être : coordonnateur, veilleur, rédacteur, animateur, administrateur, relais avec l extérieur ou la hiérarchie etc. Dans une communauté d apprentissage il n est pas nécessaire de se donner un chef. 4

5 Dans les communautés de pratique ou d intérêt, les contributeurs réguliers sont les membres actifs qui, pour certains, composent les comités de rédaction et les équipes d animation. Dans les grandes communautés, les rôles d animateur et de modérateur sont essentiels Méthodes de travail Voici quelques suggestions, toutefois le groupe dispose d une certaine autonomie afin de construire ses propres règles (dans le respect de la nétiquette précisée plus loin) : - chacun prend connaissance de la mission à remplir, des consignes et des ressources mises à disposition ; - les tâches sont définies et programmées ; - les rôles sont définis et répartis. - des échéances intermédiaires sont fixées et inscrites dans l agenda commun. - Des rendez-vous synchrones («chat» ou causettes) ponctuent les étapes du travail. Avant le «chat» il est intéressant d utiliser une fonctionnalité de sondage pour définir le meilleur créneau horaire. Après le «chat», la mise à disposition de l enregistrement (log) et d un compte rendu qui le résume sont toujours nécessaires pour les absents et pour jalonner l avancement du travail. - L une des tâches consiste à faire une veille sur Internet sur des projets identiques déjà réalisés. - Dans un premier temps il est parfois pratique d utiliser un forum ou une fonctionnalité proche pour que chacun puisse donner son point de vue sur telle ou telle question ; - lors de la rédaction en commun d un document, chaque intervenant utilise une couleur différente pour que l on puisse distinguer son apport ; - lorsque certaines tâches sont réalisées par une seule personne, il est nécessaire de garder le sens critique, quelle que soit l ampleur du travail accompli par cette personne ; - les différentes versions d un même document doivent être numérotées ; - lorsque le document est en cours de modification par l un des membres, il faut trouver le moyen de prévenir les autres. - Lorsqu on transmet une information (ou lorsqu on rajoute une url parmi les signets) il est conseillé de l accompagner d un résumé et/ou d un commentaire en relation avec le sujet que le groupe doit traiter : l info devient ainsi un élément de connaissance. - Il est nécessaire d organiser le plus efficacement possible les fichiers déposés. - Les méthodes de choix et de validation sont décrites ci-après. Se souvenir qu il y a en général une fonctionnalité mieux adaptée à chaque activité. - Modes de validation : le document à valider doit être relu et visé successivement par chaque membre de manière asynchrone. Chacun peut y rajouter des corrections ou des commentaires qu un rédacteur final sera chargé d intégrer. Si la remarque est d importance, la décision peut être prise lors d un rendez-vous synchrone. 5

6 - Modes de décision : en travail collaboratif, la décision est prise en commun, la responsabilité est partagée. Elle fait l objet d un consensus ou d un vote. - Suivi de l activité : il est conseillé (souvent demandé par le formateur) de remplir un tableau de participation et/ou de rédiger un rapport d activité pour plus de visibilité notamment de l extérieur (à l intention du formateur en situation d apprentissage, du supérieur ou du responsable en situation de travail) Fonctionnalités et outils. Le travail collaboratif est facilité par l usage d un logiciel de travail collaboratif appelé groupware ou collecticiel. L avantage d un groupware est qu il réunit différentes fonctionnalités : le mailing, l agenda partagé, le sondage, la notification, la base de données, les signets, le dépôt de fichiers, la publication partagée, la fonction commentaires etc. Ces fonctionnalités existent aussi séparément. Il n est pas toujours besoin d une plate-forme sophistiquée généralement sous-utilisée, il suffit parfois, lorsque le groupe est petit, de la messagerie et d un éditeur partagé. 4- Partager, échanger ou collaborer aux sein des autres communautés du campus virtuel. Là ou il n y a pas de projet on ne peut pas parler de collaboration. A partir d un certain nombre de personnes, il est illusoire de vouloir réaliser collectivement un projet, à moins que ce ne soit sous la houlette d un même chef et au moyen d une organisation très hiérarchisée. On peut par contre coopérer comme cela se pratique par exemple dans les communautés de développeurs où chacun réalise une partie du développement et le met à la disposition de la communauté Echanges, partage et collaboration au sein des communautés d UE. Tous les étudiants inscrits à une UE durant une période donnée partagent les mêmes questions et peuvent échanger pour tenter de résoudre leurs problèmes communs. Ils utilisent un forum pour communiquer et proposer des solutions aux problèmes communs. Cela permet d élargir les possibilités au-delà des limites de la communauté de travail. La communauté d UE ressemble à une communauté de pratiques (durant quelques semaines, ses membres, en effet, dans leurs groupes respectifs, sont amenés à faire la même chose). Pour aller au-delà du partage d idées sur le forum, il faut que l enseignant responsable ait prévu que les groupes échangent entre eux et que cela soit nécessaire et obligatoire pour obtenir le résultat souhaité. Cette dimension supplémentaire apportée au travail collaboratif (non plus seulement collaboration entre individus mais collaboration entre groupes) convient à certains thèmes et activités. 6

7 4.2- Echanges et partage au niveau des communautés de promos. A ce niveau on ne peut pas parler de collaboration car il n y a pas de projet de promo (sauf à l organiser, ce que l on fait lorsqu on demande à une promo d animer une revue de presse ou de développer son propre site). Mais, comme dans le cadre de la communauté d UE, les membres d une même promo ont à parcourir les mêmes étapes, à travailler les mêmes thèmes correspondant au programme particulier de la formation suivie et ceci au même moment. Leur cursus dicte leurs pratiques qui sont communes. De ce fait la promo est un lieu d entraide et de partage d expérience. L espace de rencontre par excellence de la promo est un forum ou un espace de publication Echanges et partages au niveau de la communauté globale. Les intérêts partagés sont ceux de la filière et de son développement. Ce que l on vient de dire de la promo peut se décliner au niveau de la communauté globale des étudiants TIC avec toutefois une différence d importance : on se connaît mieux au sein d une promo qu entre tous. Au niveau de la communauté globale ne seront connus et reconnus que ceux qui apportent aux autres, ceux qui participent activement et cherchent à créer des liens, des évènements, ceux qui jouent un rôle d animateur. On y partage des expériences aux moyens de forums, Faq, espaces de publication, bases de données. Une modération est nécessaire. Les outils sont surtout des outils de collecte et de publication assortis de commentaires (forum, spip ) parfois rassemblés au sein de portails collaboratifs. 5- Règles et nétiquette A tous les niveaux, il est nécessaire de respecter les règles de fonctionnement et de respecter les autres. Le mode de communication sur Internet (rapide voire instantané) demande de - S exprimer par écrit de manière claire, précise et sans ambiguïté : l humour et le «second degré» passent mal par écrit. Les smileys ajoutent certaines indications que l on ne peut pas voir sur la physionomie du correspondant, mais cet apport est tout de même très limité. Si l on doit faire une remarque désagréable, mieux vaut s adresser à son destinataire et ne pas l envoyer au groupe : un mail adressé à une liste de diffusion est une forme de publication qui donnera une ampleur démesurée à un mouvement d humeur et impliquera de manière gênante tous ceux qui la reçoivent. La mesure est de mise si l on veut éviter d être dépassé par l ampleur des réactions que l on aura suscitées ; il faut savoir qu une liste de diffusion est un terrible amplificateur. La simple politesse demande de - Répondre et prévenir : répondre aux mails de ses coéquipiers si possible quotidiennement. Ne pas oublier de faire part de ses disponibilités et prévenir de ses absences. - Tenir ses engagements afin de ne pas mettre le groupe en difficulté. 7

8 - Veiller à ce que l échange soit équitable, entre ce que l on apporte aux autres et ce que l on en retire. S agissant de publications ou de débat public, le respect de la légalité demande de toujours se soucier de - la propriété intellectuelle : toujours citer l auteur, lui demander le droit de publier (même à un groupe restreint) un document trouvé sur Internet. Lorsqu on incorpore à son travail des éléments d une autre provenance, mieux vaut s assurer que l auteur vous cède bien ses droits (contrat de cession). Pour terminer: nous espérons que ce petit guide vous aidera à pratiquer le travail collaboratif au sein des communautés virtuelles d apprentissage mais aussi, partout où il se pratique, dans la vie sociale ou professionnelle. C est la mise en réseau des individus qui permet le développement de l intelligence collective via le cyberespace : celle qui naît du travail en commun lorsque les membres de la communauté vivent «en bonne intelligence» lorsque leurs relations harmonieuses et fécondes produisent la richesse d aujourd hui. Isabelle Gonon, responsable pédagogique du campus virtuel TIC, Limoges, novembre