Comité de pilotage Carte Achats. 25 septembre 2012

Transcription

1 Comité de pilotage Carte Achats 25 septembre 2012

2 Ordre du jour Fiches techniques Carte Achat Point sur site internet UCANSS/APECA Débriefing sur les rencontres avec les OSS Journées interrégionales Tour de table 2

3 Fiches techniques Carte Achat 6 fiches disponibles sur le site fin septembre

4 Fiches techniques Carte Achat Publication de 6 fiches à destination des caisses : Fiche pratique 1 - Qu est ce que la Carte Achat.pdf Fiche pratique 1bis - La Carte Achat en 10 points.pdf Fiche pratique 2 - La Carte Achat une gestion dématérialisée.pdf Fiche pratique 3 - La carte achat et les points de vente.pdf Fiche pratique 4 - La carte achat et les niveaux de données.pdf Fiche pratique 5 - La carte achat en six étapes.pdf A venir sur octobre de nouvelles fiches pratiques sur le calcul des gains, l ordonnancement, et également des fiches pour convaincre et renseigner vos fournisseurs 4

5 Point sur le site internet UCANSS/APECA

6 Site internet UCANSS/APECA 37 inscrits sur le site à fin août : ACOSS - CAF Yonne - CARSAT Midi Pyrénées - CCMSA - CNAF - CNAMTS - CNAV - CNRSI - CPAM du Cantal - CPAM Isère - CPAM Le Havre - CPAM Loire - CPAM Rhône - CPAM Troyes - CR MSA Bourgogne - GIE Agora - MSA - MSA 25 - MSA 33 - MSA 49 MSA Alpes Vaucluse - MSA Alsace - MSA Armorique - MSA Auvergne - MSA Berry Touraine MSA Dordogne Lot et Garonne - MSA Midi-Pyrénées - MSA Portes de Bretagne - UCANSS - URSSAF 13 - URSSAF Eure - URSSAF Meuse Il faut encore «promouvoir» le site auprès des OSS Rappel : l inscription se fait en ligne, il faut «créer un compte» à la première connexion 6

7 Site internet UCANSS/APECA S inscrire en ligne pour créer son compte Cliquer sur cette zone pour les personnes déjà inscrites 7

8 Rencontres avec les caisses sur les projets en cours URSSAF EURE CAF BAS-RHIN MSA 49

9 Rencontres avec les caisses : Caisses rencontrées : URSSAF de l EURE : Le directeur, le pôle achat régional, l agent comptable, le fondé de pouvoir, l attaché de direction et le technicien logistique et achat CAF BAS-RHIN : Le directeur, le responsable du service achat et son équipe, l agent comptable, le fondé de pouvoir, la direction financière, l agent comptable de la CAF de la MEUSE MSA 49 : La direction logistique, l équipe logistique, l agent comptable, le fondé de pouvoir Les rendez-vous avec la CARSAT Sud-Est et la CPAM Calvados sont reportés, les cartes sont mises en activité sur le mois de septembre. 9

10 Rencontres avec les caisses : Rencontre avec URSSAF de l EURE : 5 cartes en activité Approvisionnement en commerce de proximité, en vente à distance via internet sites grands publics et plates-formes fournisseurs Marchés de gré à gré et marchés formalisés Panier moyen : 224 Un projet mené dès le départ entre l ordonnateur et l agent comptable Une recherche de simplification opérationnelle et une logique de simplification et de sécurisation des processus Une note interne définissant les modalités d utilisation des cartes, les process, les contrôles à réaliser, les documents probants 10

11 Rencontres avec les caisses : Rencontre avec URSSAF de l EURE : Des engagements annuels Une liquidation mensuelle des dépenses à présentation du R.O.P 30% de gains sur les services opérationnels La carte achat a été l occasion de revoir et d optimiser également les processus d approvisionnement sur certaines catégories d achat : Billet SNCF, passage d achat à la gare à commande Internet Achat de dépannage chez Carrefour, passage de l achat avec déplacement à commande sur site internet et livraison directement sur site Une réflexion est en cours pour une extension du périmètre carte achat sur d autres marchés 11

12 Rencontres avec les caisses : Rencontre avec la CAF du BAS-RHIN : 4 cartes en activité Approvisionnement en commerce de proximité uniquement Marchés de gré à gré Panier moyen : 67 Une recherche de simplification opérationnelle et une logique de sécurisation des processus Intégration de la carte achat dans le SMQ, avec une procédure ISO 9001 définissant les modalités d utilisation des cartes, les process, les contrôles à réaliser, les risques et les actions qui garantissent la maîtrise des risques. 12

13 Rencontres avec les caisses : Rencontre avec la CAF du BAS-RHIN : Une vraie difficulté préalable «le système d information» qui a nécessité une modification de l organisation de l ordonnancement Création d enveloppes annuelles par budgets Liquidation mensuelle avec saisie de deux pièces Saisie d un paiement par débit des classes 6 (enveloppes spécifiques carte achat), crédit des comptes tiers fournisseurs Débit des comptes tiers fournisseurs crédités et crédit sur compte tiers Crédit Mutuel Pas de charge de travail supplémentaire, pas de gain sur l ordonnancement, modification du process En test : liquidation hebdomadaire 13

14 Rencontres avec les caisses : Rencontre avec la CAF du BAS-RHIN : Une grande satisfaction opérationnelle, les utilisateurs sont ravis d utiliser la carte achat, ils bénéficient d un gain de temps par rapport à leur activité et ils sont rassurés car pour eux le processus est totalement sécurisé et contrôlé. Les gains seront évalués en fin d année Une réflexion est en cours sur l extension du périmètre pour des marchés à bon de commande 14

15 Rencontres avec les caisses : Rencontre avec la MSA 49 : 38 cartes en activité Approvisionnement de pétrole, billets SNCF par portail entreprise, commerce de proximité, internet. Panier moyen : 98 Un projet mené dès le départ entre l ordonnateur et l agent comptable Une approche au démarrage basée sur des gains à l achat pour le pétrole et une solution immédiate pour simplifier l achat SNCF Une procédure interne définissant les modalités d attribution, d utilisation des cartes, les process, les contrôles à réaliser 15

16 Rencontres avec les caisses : Rencontre avec la MSA 49 : Création d enveloppes annuelles par budget Validation du service fait systématique sur la plate-forme CM par l ordonnateur même pour les opérations en vente de proximité (contrôle dématérialisé de l opportunité de l achat) Une liquidation mensuelle des dépenses à présentation du R.O.P Un paiement par prélèvement sur ordre 16

17 Rencontres avec les caisses : Rencontre avec la MSA 49 : Des gains financiers : Achat du pétrole au meilleur tarif Achat des billets SNCF au meilleur tarif Achat de produits spécifiques sur internet au meilleur tarif Des gains opérationnels : Optimisation des déplacements pour les achats de proximité Optimisation des déplacements et du travail à réaliser pour la gestion de la billetterie SNCF Diminution des pièces à traiter à l agence comptable Des gains sociaux : Diminution des avances des salariés pour les achats remboursés sur notes de frais Grande réactivité et réponse immédiate dans la gestion de la billetterie 17

18 Rencontres avec les caisses : Rencontre avec la MSA 49 : Des difficultés : Recrutement des fournisseurs pour transactions de niveau 3 sur marché Un bilan prévu fin d année: Mesure des gains Réflexion sur l extension du programme 18

19 Journées en région

20 Rappel des dates : 15 juin : Lyon 26 juin : Strasbourg 13 septembre : Nantes A venir : 27 septembre : Paris 23 octobre : Toulouse 20

21 Programme des journées : Débriefing autour des trois premières réunions : Tour de table par les différents participants et intervenants HEURE PROGRAMME INTERVENANT DUREE 9h00 9h30 9h40 9h40 10h15 10h15 11h15 11h15 11h30 11h30 12h30 12h30 14h00 14h00 15h30 15h30 16h00 16h00 16h15 ACCUEIL Introduction G. Durier 10 minutes Présentation de l activité Achat L. Ferraris 35 minutes La carte Achat par l APECA : Tout ce que vous devez savoir Pause L. Ferraris Solange Ligeret Cyril Poignard Sandrine Bailly 1 heure 15 minutes Présentation de l offre formation : Question/débat L. Ferraris 1 heure Déjeuner Table ronde avec 3 thématiques : - Carte Achat - Formation - Actualité des Caisses Nationales sur l achat Caisses Nationales L. Ferraris 1 heure Présentation du pôle conseil A. Dognon 30 minutes Conclusion L. Ferraris 15 minutes 21

22 Tour de table : Point projet des caisses Point Crédit Mutuel