Commande et réception des achats (hors travaux DPI) Gestionnaire SIFAC

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1 Commande et réception des achats (hors travaux DPI) Gestionnaire SIFAC Classification : Public : Non Diffusion Université : Oui Référence PR_03_2 Désignation Cette procédure concerne la commande et la réception de tous les achats de l université à l exception des achats de travaux faits par la DPI lorsque le gestionnaire dispose de l outil SIFAC. Version 1 Mots clés Commande, réception, service fait, achat, gestionnaire SIFAC Nom Prénom Signature Service Date Rédigé par Sophie Margnat DAF 01/01/2012 Validé par Laurence Sorret DAF 01/01/2012 Isabelle Leclercq AC Validation à venir Diane Piclet DDCP Validation à venir Historique des mises à jour Responsable de l actualisation (Nom, Prénom, Service) Périodicité d actualisation Annuelle Date Modifié par Description du changement 1

2 OBJECTIFS DE LA PROCEDURE LANCEMENT DE LA PROCEDURE CLOTURE DE LA PROCEDURE Sommaire Respect du code des marchés publics et de la politique d achat de l université Exhaustivité des charges et des dettes Respect des délais de paiement fournisseur Expression du besoin d achat Paiement des factures fournisseurs I. Procédure rédigée Expression du besoin Mise en concurrence Saisie du bon de commande Quand faut-il saisir une commande d achat? La saisie du bon de commande Edition, signature et envoi du bon de commande Réception des marchandises ou des prestations Suivi des commandes non réceptionnées et/ou litigieuses Réception et paiement des factures... 8 II. Logigramme de la procédure... 9 III. Annexes Documents standards de la procédure Réceptions Investissements Autres documents standards Modes opératoires relatifs à la procédure Saisie d une commande Edition d un bon de commande Autres modes opératoires liés à la commande Service fait Modes opératoires hors SIFAC Autres documents annexes à la procédure

3 Remarques liminaires : Les annexes sont référencées entre parenthèses dans la procédure rédigée ( I). Le nom de chaque annexe est présenté dans la partie III. Les documents annexes sont disponibles avec les procédures les référençant dans le guide des procédures du site de la DAF : Les deux premières lettres de la codification de l annexe permettent d identifier sa nature : - FO : Formulaire ou document standards de la procédure - MO : Mode opératoire - AU : Autre document (textes, notes.) Le terme ENT vise dans cette procédure l application de l ENT (plateforme SIFAC) qui permet l émission de tickets vers la DAF-Campus ou la cellule Tiers. I. Procédure rédigée Cette procédure concerne tous les achats faits par l Université à l exception des achats de travaux effectués par la direction du patrimoine. NB : Sur P2, les travaux effectués en composantes ne doivent pas dépasser 20 K, ne doivent concerner que de la maintenance, de l entretien ou de la réparation et seront par conséquent systématiquement imputés en fonctionnement. Les immobilisations autres que travaux inférieures à 800 euros doivent être imputées en fonctionnement. 1. Expression du besoin L acheteur exprime son besoin auprès de son gestionnaire SIFAC. Le gestionnaire SIFAC recherche l existence d un marché sur SIFAC correspondant à l achat demandé : - Si un marché existe, passez au paragraphe 3 - Sinon, mettre en œuvre la procédure de mise en concurrence cf paragraphe 2 2. Mise en concurrence La procédure de mise en concurrence est décrite dans la politique d achat élaborée par le SMP (Service des marchés publics) et votée par le conseil d administration et dans les procédures «marchés publics» diffusées sur le site du SMP. L application de la politique d achats de l université peut donner lieu à 3 types de mises en concurrence : - Marché formalisé : le gestionnaire SIFAC doit attendre que le marché soit créé sur SIFAC pour pouvoir passer à l étape suivante. - MAPA: le gestionnaire SIFAC, selon le cas, crée ou attend que le marché soit créé sur SIFAC pour pouvoir passer à l étape suivante - 3 devis : le gestionnaire SIFAC retient un devis parmi les 3 minimums demandés en suivant les procédures «marchés publics» de l université. Si le fournisseur du devis sélectionné n existe pas sur SIFAC, il procède à une demande de création de fournisseur auprès de la cellule Tiers (cf procédure création fournisseur PR_02_1). Si le fournisseur existe déjà, ou dès qu il est créé, le gestionnaire SIFAC peut passer à l étape suivante. La mise en concurrence a des spécificités pour les unités de recherche labellisées (cf site du SMP). 3

4 3. Saisie du bon de commande 3.1 Quand faut-il saisir une commande d achat? La commande est indispensable dans SIFAC pour pouvoir effectuer un paiement à un fournisseur. La saisie d une commande doit donc avoir lieu : - Pour les besoins ponctuels : commande simple ou sur marché à bon de commande. Dans ce cas l engagement juridique est la commande : Nous parlerons dans ce cas de commande PONCTUELLE. - Pour représenter les engagements juridiques de type contrat ou marché signés par l ordonnateur ou par l ordonnateur délégué et qui ne prévoient pas d émission de bon de commande. Dans ces cas, il convient de saisir une commande qui sera uniquement technique : Nous parlerons dans ce cas de commande TECHNIQUE. Les commandes TECHNIQUES concernent : 1) Les prestations récurrentes pour lesquelles l université est liée juridiquement par un contrat ou un marché sans bon de commande (ex : nettoyage mensuel, fluides.) 2) Les achats via un marché ponctuel sans nécessité d émettre un bon de commande (ex : acquisition d un matériel scientifique) 3) Les achats sur marchés pluriannuels sans nécessité d émettre un bon de commande (ex : travaux) 3.2 La saisie du bon de commande NB : ce paragraphe est en attente de validation du SMP. Lors de cette étape, le gestionnaire SIFAC: - Connait le fournisseur - Connait l existence ou non d un marché En l absence de marché, le gestionnaire SIFAC s est assuré lors de la mise en concurrence qu il n y a pas de dépassement de seuil sur le groupe de marchandises concerné par l achat et pour son niveau d appréciation des seuils. Le gestionnaire SIFAC vérifie sur SIFAC que le disponible budgétaire est suffisant sur le centre financier sur lequel il souhaite saisir la commande. Il saisit la commande dans SIFAC (MO_03_1/ MO_03_2/ MO_03_3) en prenant en compte les remarques suivantes : Le fonds doit être renseigné uniquement s il s agit d une dépense financée par la taxe d apprentissage. Dans ce cas mettre Fonds = 35 «Taxe d apprentissage». Sinon, mettre «NA» dans le champ Fonds. Les commandes imputées sur le fonds «Taxe d apprentissage» ne doivent être imputées sur aucun éotp. La devise de facturation est automatiquement dérivée du fournisseur dans la commande. Les informations suivantes ne sont pas obligatoires mais doivent être renseignées si elles sont connues du gestionnaire ou si elles sont indispensables pour le fournisseur: o Date de livraison souhaitée o Adresse de livraison Le groupe de marchandise correspond au référentiel d achat inter EPST disponible sur le site du SMP Renseigner la correcte l imputation : Fonctionnement : à choisir si l achat est du fonctionnement et ne se rattache à aucun Eotp 4

5 Investissement : à choisir si l achat est de l investissement et ne se rattache à aucun Eotp Fonctionnement sur opération : l achat est du fonctionnement sur Eotp Investissement sur opération: l achat est de l investissement sur Eotp Prestations internes intrasociété Prestations internes intersociété La désignation du bien ou du service commandé doit être explicite : o Indiquer les références des produits, o Préciser clairement les quantités dans le libellé si vous faites une commande en o valeur Préciser clairement la période couverte par les prestations : cette information permettra le rattachement des charges au bon exercice. Ex : abonnement mars N à février N+1 Le cas échéant, ne pas omettre une ligne de poste pour les frais de livraison. Pour les commandes TECHNIQUES o De prestations récurrentes : prévoir une ligne par échéance de facturation (mensuelle, trimestrielle ) prévoir une ligne par centre de coût pour les fluides le montant de chaque ligne doit correspondre au montant contractuel de l échéance s il est fixe, au montant estimé sinon. o o Marché ponctuel se réalisant à 100% sur l exercice en cours Le montant est égal au montant convenu dans le marché Marché ponctuel se réalisant sur plusieurs exercices Le montant de la commande doit correspondre au montant estimé de la partie du marché qui se réalisera sur l exercice en cours. Il vérifie lors de la saisie le compte budgétaire et général et contacte la cellule d assistance SIFAC en cas d incohérence observée. Il attache à la commande dans SIFAC les documents nécessaires pour l agence comptable : - L annexe AU_03_1 recense toutes les pièces à produire au comptable et précise à quel moment les communiquer. Les pièces à joindre à la commande sont donc indiquées dans ce document. - L annexe AU_03_2 précise l intitulé que doit porter le fichier attaché dans SIFAC selon la nature des pièces. Les pièces suivantes devront être archivées par le gestionnaire SIFAC : - Annexes du SMP. Adresser l annexe dûment visée par le service des marchés et signée soit par l Ordonnateur Principal (Président) ou Délégué (Directeur ou Doyen) et le devis du fournisseur retenu au gestionnaire de la Plateforme. NB : une copie des 3 devis doit être obligatoirement archivée par le gestionnaire SIFAC. - Le cas échéant, copie de l ordre de mission signé 4. Edition, signature et envoi du bon de commande Le gestionnaire SIFAC édite le bon de commande (1 original et 1 copie) (MO_03_6). Le gestionnaire SIFAC remet l original à la signature de l ordonnateur. Une fois signée, il fait deux copies de la commande signée: - l une qu il conserve dans un classeur de «commandes en attente de service fait» - l autre qu il remet à la personne en charge de la réception, dans le cas où cette personne est différente du gestionnaire SIFAC COMMANDES PONCTUELLES : Afin d informer les fournisseurs du changement d adresse de facturation, il colle sur l original de la commande l étiquette d information du fournisseur prévue à cet effet. Il envoie l original de la commande signée au fournisseur. 5

6 COMMANDES TECHNIQUES : Ces commandes reflètent un engagement juridique déjà existant (contrat, marché). Par conséquent, elles ne doivent pas être envoyées au fournisseur, ni signées par l ordonnateur (l engagement juridique est déjà signé). Par contre, le gestionnaire SIFAC doit communiquer au fournisseur : - la nouvelle adresse de facturation, c'est-à-dire l adresse du service facturier dont il dépend. - Le numéro de référence à rappeler sur chaque facture. Ce numéro de référence est le numéro de la commande technique de type XXX. - Le fournisseur pouvant recevoir plusieurs numéro de références de plusieurs composantes pour le même type de prestations, il convient de préciser au fournisseur à quel contrat/machine/ lieu de livraison/compteur. se rapporte la référence communiquée. Cette communication peut être faite par mail, fax ou courrier. Un exemple de lettre est disponible dans le document FO_03_ Réception des marchandises ou des prestations La personne en charge de la réception et/ou le gestionnaire SIFAC réceptionne les fournitures ou prestations. Elle effectue un contrôle visuel de la conformité entre les marchandises livrées et le bon de livraison avant de signer ce dernier. Il procède ensuite aux vérifications qualitatives et quantitatives par rapport au bon de commande qui lui a été remis par le gestionnaire SIFAC : - Il mentionne toute anomalie constatée sur le bon de commande : o Articles non livrés o Articles défectueux o Articles livrés non commandés - Si la réception est partielle, il le mentionne clairement sur la copie de la commande sur laquelle il indique également les quantités réceptionnées. Il transmet immédiatement le bon de livraison signé et la copie de la commande annotée au gestionnaire SIFAC. Le gestionnaire SIFAC récupère auprès de l acheteur les différentes pièces à produire pour justifier du service fait: ces pièces sont détaillées dans la note AU_03_4. A réception de ces documents, le gestionnaire SIFAC, si la commande contient une ou plusieurs lignes d investissement, remplit la fiche d entrée d immobilisation (FO_03_12). Les principales informations contenues dans la fiche d entrée de bien sont : - La date de mise en service - La désignation précise du bien - La localisation du bien (Bâtiment à indiquer selon la codification DPI : AU_03_3) - L origine de financement du bien Si l achat vient en remplacement d un bien à sortir de l inventaire, il remplit également la fiche de sortie d inventaire (FO_03_13) et met en œuvre la procédure de remise de biens aux domaines (cf site de la direction de la logistique) Au vue de la commande annotée et du bon de livraison, si la livraison est conforme à la commande, le gestionnaire SIFAC saisit immédiatement le «service fait» dans SIFAC (MO_03_8). Si la réception est partielle, le gestionnaire SIFAC saisit la réception partielle à l appui de la copie du bon de livraison signé et de la copie du bon de commande annotée. A chaque saisie de service fait dans SIFAC, il attache : - Les documents nécessaires pour l agence comptable recensés dans les annexes AU _03_1 et AU_03_2 (cf supra) et concernant le service fait. 6

7 - Les justificatifs du service fait conformément à la note AU_03_4 NB 1: En cas de livraison partielle, le gestionnaire SIFAC ne doit pas attendre d avoir reçu la totalité des marchandises pour saisir le service fait : il doit saisir un service fait partiel à chaque livraison afin de pouvoir mettre en paiement les factures partielles éventuellement reçues par le service facturier. NB 2 : Si les marchandises ou la prestation ne sont pas conformes à la commande, le gestionnaire SIFAC ne doit pas saisir le service fait et doit prendre contact avec le fournisseur pour gérer le litige (obtenir un remplacement, obtenir un avoir ). NB 4 : Si la facture du fournisseur est déposée par le livreur ou reçue postérieurement au sein de la composante, le gestionnaire SIFAC procède différemment selon les deux cas suivants : - L adresse de facturation apparaissant sur la facture est bien celle du service facturier auquel la facture doit être adressée : Le gestionnaire envoie immédiatement la facture au service facturier accompagnée d un bordereau d envoi, sans agrafe. Il conserve une copie du bordereau d envoi (papier ou scan). - L adresse de facturation n est pas celle du service facturier alors que le fournisseur avait été préalablement informé de la nouvelle adresse de facturation : le gestionnaire renvoie la facture au fournisseur accompagnée du courrier standard de retour de facture (FO_03_11). Cet envoi est fait en lettre recommandée avec accusé de réception. Le gestionnaire envoie pour information une copie de la lettre et de la facture fournisseur par courrier au service facturier. Il conserve une copie de cette facture afin de garder une traçabilité en cas de réclamation ultérieure du fournisseur. Il archive le bon de commande signé, le document justifiant le service fait et le cas échéant la fiche d entrée d immobilisation et/ou de sortie d inventaire. Ces pièces ne doivent en aucun cas être détruites. A ce stade, la facture pourra être liquidée par le service facturier. En cas de problème identifié après saisie du service fait (article ne fonctionne pas ) le gestionnaire saisit immédiatement une annulation de service fait (MO_03_9). Cas spécifiques des prestations récurrentes : - Pour ce type d achat, le gestionnaire SIFAC doit se rapprocher à chaque échéance du demandeur pour obtenir l attestation de service fait. - Le service fait doit être saisi dans les 3 jours qui suivent la date d échéance. (cf AU_03_4 et MO_03_100) - Exception : Dans le cas de prestations dont le montant n est pas forfaitaire et non évaluable avant réception de la facture, la demande de service fait est faite après la réception de la facture. Celle-ci sera transmise au gestionnaire par le service facturier via un work flow (ex : Fluides) Cas spécifiques des paiements avant service fait : Les cas de paiement avant service fait sont règlementés : ils sont précisés dans le document Attestation de service fait (cadre général et portée) (AU_03_4) 6. Suivi des commandes non réceptionnées et/ou litigieuses Le gestionnaire SIFAC s assurera régulièrement que les personnes en charge de la réception leur ont communiqué la justification du service fait. Il fera donc une revue régulière des commandes anciennes non réceptionnées. 7

8 Le gestionnaire peut extraire la liste des commandes non réceptionnées dans la transaction ZME2K en utilisant la variante RAL «Analyse des restes à livrer». Ce contrôle permettra de déterminer pour chaque commande : - Si elle est toujours en attente de service fait - Si le service fait a été omis et doit être réalisé - Si la commande est à solder ou à annuler 7. Réception et paiement des factures La réception et le paiement des factures sont réalisées par les services facturiers de l agence comptable. Les services facturiers sont responsables du suivi des services faits pour lesquels aucune facture n a été reçue. Ainsi, tout fournisseur ayant une réclamation au sujet d un paiement non effectué sur une commande dont le service fait a été saisi dans SIFAC, sera orienté vers le service facturier adéquat. 8

9 II. Logigramme de la procédure 9

10 Logigramme procédure achats gestionnaire SIFAC Fournisseur Demandeur Valideur Gestionnaire SIFAC Signataire Cellule Tiers Agence comptable Service facturier Expression et formalisation du besoin Contrôle du budget : - vérifier la réalité du financement - vérifier la disponibilité des crédits Corrections éventuelles oui Vérifications juridiques : - mise en concurrence -existence d un marché... Décision motivée : - refus clair et net de l achat - Dossier incomplet - Problème sur les prix non Validation de l opportunité de la demande, l utilité de l achat et son coût Choix du fournisseur Fournisseur non créé Création du fournisseur Fournisseur créé Etablissement du bon de commande Copie BC signé pour future attestation de service fait Copie BC signé BC signé Exécution de la prestation Original Information au fournisseur si non correspondance entre commande et livraison ou service Non conforme Réception et contrôle de la conformité de la prestation Conforme Document attestant du service fait Recensement et vérification Demande de saisie du SF Saisie du service fait SIFAC MIGO Facture Corrections éventuelles - Vérification du détail de la facture conformément aux dispositions du marché et de la commande - contrôles règlementaires et d usage - vérification du caractère libératoire Informer l ordonnateur dans tous les cas où la facture ne peut pas être rapprochée du BC et envoi d une copie de facture Non conforme conforme Copie du BC signé + justificatif du service fait Paiement effectif MIRO / F110 10

11 III. Annexes L ensemble des documents annexes mentionnés ci-dessous sont accessibles dans le guide des procédures de la DAF (http://daf.univ-amu.fr/). 1. Documents standards de la procédure 1.1 Réceptions FO_03_10 Attestation de service fait FO_03_11 Courier de retour de facture 1.2 Investissements FO_03_12 Fiche d entrée d immobilisations FO_03_13 Fiche de sortie d inventaire 1.3 Autres documents standards FO_03_11 Courier de retour de facture FO_03_20 Lettre fournisseur référence à rappeler et service facturier (commandes techniques) 2. Modes opératoires relatifs à la procédure 2.1 Saisie d une commande MO_03_1 MO_03_2 MO_03_3 Saisie d une commande simple Saisie d une commande sur marché Saisie d une commande sur convention 2.2 Edition d un bon de commande MO_03_6 Edition d un bon de commande 2.3 Autres modes opératoires liés à la commande MO_03_4 MO_03_5 MO_03_7 Réactivation d une commande Suppression d une commande Consultation des listes de commandes 2.4 Service fait MO_03_8 Saisie du service fait MO_03_9 Annulation du service fait MO_03_10 Visualisation du service fait 11

12 2.5 Modes opératoires hors SIFAC MO_03_100 Suivi et attestation de service fait des prestations hors SIFAC 3. Autres documents annexes à la procédure AU_03_1 AU_03_2 AU_03_3 AU_03_4 Liste des pièces justificatives à fournir au comptable Libellé des pièces jointes dans SIFAC Codification DPI des bâtiments Note sur l attestation de service fait 12

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