GUIDE D'UTILISATION DU LOGICIEL GESTEOS

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1 GUIDE D'UTILISATION DU LOGICIEL GESTEOS

2 GUIDE D'UTILISATION "GESTEOS" I Prérequis... 2 II Ecran de connexion... 3 III Page d accueil... 3 A - Découvrir les raccourcis... 4 B - Comprendre le bandeau gauche Accueil et tableau de bord Le classeur d affaires Les outils d organisation le bouton Rechercher... 5 IV Les contacts... 5 A - Créer un 1 er contact... 5 B - Créer un 2 ème contact... 5 C - Rendre LECOUVERT inactif (abandon)... 6 D - Réactiver LECOUVERT... 6 V Le devis... 6 A - Créer un fournisseur... 6 B - Créer votre 1 ère variante... 7 C - Découvrir l écran Détails... 8 D - Créer une 2 ème variante... 8 E - Afficher les marges F - Ajouter une prestation... 9 G - Imprimer le devis VI La vente A - Effectuer sa 1 ère vente B - Gérer les conditions de paiement C - Voir les conditions de paiement D - Saisir un acompte E - Modifier sa scène F - Imprimer le bon de commande G - Passer une commande fournisseur Validation des produits à commander Envoi des produits validés H - Gérer les AR et les retours VII La facture A - Passer à l étape Facture VIII L archivage A - Archiver l affaire IX Tableaux de bord et indicateurs Mise à jour du 15/12/ Gesteos 1

3 I Prérequis Afin d'utiliser Gesteos correctement il vous faut : Un ordinateur équipé de Windows - ( Windows Vista SP2; Windows 7 SP1; Windows 8.1; Windows 10 ) Une liaison avec InSitu - TransTechnology Une connexion Internet Une adresse Gmail afin d'assurer la liaison avec votre agenda Mise à jour du 15/12/ Gesteos 2

4 II Ecran de c onnexion Saisir votre identifiant : prenom.nom (sans accent et tout en minuscules, exemple : eric.dupont) Saisir votre mot de passe : cuisine Cliquer sur «se connecter» Astuce : pour ne pas avoir à saisir ses identifiants à chaque fois, penser à cliquer sur «Mémoriser mes identifiants» III Page d accueil Mise à jour du 15/12/ Gesteos 3

5 A - Découvrir les raccourcis Nouveau contact : pour créer rapidement un nouveau contact Web : pour ouvrir votre navigateur par défaut sur la page de recherche de Google : Retour à la page d accueil : Écran de configuration de l utilisateur ou de la société pour l'administrateur : Déconnexion et retour à l écran de connexion B - Comprendre le bandeau gauche 1. Accueil et tableau de bord Accueil : accès à la page d accueil Tableau de bord : accès aux principaux indicateurs et aux 4 tableaux de base - Suivi des objectifs : Saisie de vos objectifs et suivi de ce qui a été réalisé, mois par mois - Business Plan : Les charges et les rentrées d'argent prévues sur l'année - Plan de trésorerie : Le suivi détaillé du solde de votre compte - Plan de communication : La répartition de vos actions de com et de leur budget tout au long de l'année - Facturier : Les factures (acomptes, avoirs et factures clients) Mes statistiques : - Statistiques fournisseurs : Les produits et prestations répartis par fournisseurs - Détails (Devis, commandes, factures) : Le détail de vos devis, commandes, factures, en cumulé ou par contremarques - Carnet de vente : Les ventes et acomptes perçus 2. Le classeur d affaires Le classeur range vos affaires dans des catégories bien distinctes. A un instant donné, une affaire se trouve dans un (et un seul) des tiroirs de ce classeur : Contacts : les contacts pour lesquelles aucune affaire n a été commencée (affaires potentielles) Mise à jour du 15/12/ Gesteos 4

6 Devis : affaires au stade devis Commandes : affaires vendues, les commandes sont en cours Factures : affaires au stade facture finale Archives : affaires archivées 3. Les outils d organisation Agenda : accès à votre agenda Gmail (Calendrier Google) directement dans l application. Pour bénéficier de cet accès vous devez saisir une 1 ère fois votre identifiant / mot de passe Gmail et autoriser NewGesteos à utiliser/modifier votre agenda. 4. le bouton Rechercher Ce bouton permet d accéder au carnet d adresses global qui regroupe : - vos contacts et clients - vos fournisseurs Il vous permet de retrouver facilement une affaire ou un ancien client par exemple. IV Les contacts A - Créer un 1 er contact Via le raccourci «Nouveau contact», entrer le contact suivant : - LECOUVERT - Jérémie (pas d adresses mail) - Origine : communication locale - Pas de notes Enregistrer B - Créer un 2 ème contact Via le raccourci «Nouveau contact», entrer le contact suivant : - TAPLANE - Adèle Origine : recommandé par un particulier (son neveu) - Pas de notes Enregistrer Mise à jour du 15/12/ Gesteos 5

7 C - Rendre LECOUVERT inactif (abandon) Cliquer sur «Contacts» pour visualiser vos contacts. Cliquer sur Jérémie. Découvrir sa fiche Coordonnées. Dans pertinence du contact, cliquer sur «Contact abandonné le» Donner la cause de l abandon : «ne répond jamais au téléphone» Enregistrer Aller dans Contacts, constater la disparition de Jérémie D - Réactiver LECOUVERT Aller dans Contacts, cocher «afficher les contacts inactifs». Retourner sur les coordonnées de Jérémie, réactiver ce contact V Le devis A - Créer un fournisseur A ce stade il est utile de vérifier que l on a bien saisi ses fournisseurs. Cliquer sur Rechercher. Cliquer sur l onglet Fournisseurs. Dans la grille, cliquer sur CUISINES & BAINS Aparté : Pour voir les codes fournisseurs dans InSitu : Configuration > Chiffrage > Fournisseurs > Liste des fournisseurs > Cliquer sur celui que vous voulez sélectionner > Noter l'identifiant et le code Pour l'exemple nous allons prendre CUISINES & BAINS qui est un fournisseur qui est présent dans tous les InSitu. En Identifiant dans InSitu mettez CUISINESETBAINS et en Code TEST. Mise à jour du 15/12/ Gesteos 6

8 Dans la fiche qui apparaît, vérifier les informations suivantes : - Nom : CUISINES & BAINS - Prestations : choisir «Ventes de marchandises» Dans le bloc Infos InSitu : - Identifiant externe : CUISINESETBAINS (c est l identifiant qui correspond au fournisseur équivalent qui a déjà été créé dans InSitu) - Code externe : TEST - «lié à Insitu» est cochée Enregistrer. Dans le bloc Contacts : - Possibilité d ajouter une ligne correspondant à votre commercial Fournisseur Enregistrer. B - Créer votre 1 ère variante Créer le devis de TAPLANE via le tiroir «Contact» dans le classeur d affaires. Cliquer sur la ligne pour accéder à la fiche Contact. Cliquer sur "Nouvelle affaire", Type de projet "Cuisine" Date de livraison "03/03/2016", Date de pose "05/03/2016", Date de fin de validité "15/01/2016" TVA "Réduite" Commencer une scène InSitu en cliquant sur le bouton «Créer une scène». Appeler la scène «SCENE Oléa» et cliquer sur Créer. Mise à jour du 15/12/ Gesteos 7

9 InSitu se lance. Si la fenêtre InSitu n apparaît pas au 1 er plan, cliquer sur l icône tâches. qui est apparu dans la barre des Créer la scène dans InSitu avec les caractéristiques suivantes : - quelques meubles CUISINES ET BAINS (vous aurez pris le soin de modifier les prix au préalable) - 2 électroménagers - 1 prestation de pose (choisissez un de vos fournisseurs de pose) - 1 prestation de livraison (choisissez un de vos fournisseurs de livraison) Enregistrer dans InSitu. Retourner sur NewGesteos. Cliquer sur «Enregistrer le chiffrage». Remarquer que le montant a été calculé automatiquement. Remarquer que la scène est automatiquement cochée en tant que «variante principale». Enregistrer. C - Découvrir l écran Détails Cliquer sur Détails. Remarquer que les meubles, l électro et les prestations sont bien dissociés. Déplier les lignes et cliquer sur l icône pour obtenir davantage de précisions. Cliquer sur «Retour sur la page précédente». D - Créer une 2 ème variante Le client hésite entre les modèles Oléa et Citrus. Créer une deuxième scène via le bouton «Créer une scène». Appeler la scène «SCENE Citrus» et cliquer sur Créer. Mise à jour du 15/12/ Gesteos 8

10 Dans InSitu, créer la scène correspondante. Retourner sur NewGesteos. Cliquer sur «Enregistrer le chiffrage». InSitu se referme et une nouvelle variante apparaît dans la grille. Enregistrer. E - Afficher les marges. Dans l écran Détails, le raccourci Ctrl + Alt + M affiche les marges de la variante. La case à cocher en bas à gauche permet d afficher le détail de la marge par ligne. Un clic sur la croix en haut à droite referme l écran de marges. F - Ajouter une prestation Cliquer sur le bouton Détails de la variante principale (SCENE Oléa). Cliquer sur ajouter une prestation. Remarquer que, dans la liste Prestation, seules 3 prestations sont possibles, les autres doivent être créées dans InSitu. Mise à jour du 15/12/ Gesteos 9

11 Si le prestataire n apparaît pas dans la liste il faut retourner le créer dans l écran Fournisseurs. Enregistrer. Vérifier que la ligne prestation a bien été ajoutée. G - Imprimer le devis Les documents susceptibles d être imprimés sont accessibles via le bouton Documents. Cliquer sur Constater que seuls Devis détaillé et Devis sans détail mobilier sont disponibles. Cliquer sur Devis. Vérifier que la bonne scène est sélectionnée (la variante principale s affiche automatiquement). Ajouter la date de fin de validité du devis. Sélectionner le scénario de paiement envisagé à ce stade. Cliquer sur Générer. Le document est généré automatiquement sans lancement de Word. Le libellé du document apparaît. Cliquer sur ce libellé pour visualiser le document, Word s ouvre au bout de quelques secondes. Astuce : pour personnaliser les documents, utiliser le raccourci Configuration spécifier :. Il vous permet de Mise à jour du 15/12/ Gesteos 10

12 - Votre signature mail - Votre attestation TVA - Votre attestation décennale VI La vente A - Effectuer sa 1 ère vente Le devis est signé? Bravo. Vous pouvez valider votre vente. Sur la fiche Devis, cliquer sur. Dans la fenêtre qui apparaît, confirmer la vente en cliquant sur «Oui». La fiche Vente apparaît. Cliquer sur Enregistrer. B - Gérer les conditions de paiement Cliquer sur le bouton «Acomptes et paiements». Mise à jour du 15/12/ Gesteos 11

13 Aucune condition de paiement n est appliquée. Choisir une condition de paiement prédéfinie dans la liste déroulante : «paiement en deux fois». Cliquer sur Appliquer. Remarquer que des lignes sont apparues dans la grille et que le montant total TTC a été ventilé sur les différentes lignes. Astuce : si les conditions de paiement proposées ne vous conviennent pas ou si vous souhaitez plus de détails, il est possible de cliquer sur «Voir les conditions de paiement». C - Voir les conditions de paiement Dans cet écran, il est possible : - De voir ou d ajouter des types de paiement via le bouton «Type de paiement» - De voir les conditions de paiement - D ajouter une condition de paiement en précisant son libellé, les types de paiement et les % associés. Retourner sur l écran acomptes et paiement en cliquant sur le bouton Mise à jour du 15/12/ Gesteos 12

14 D - Saisir un acompte Dans la grille, cliquer sur le bouton Modifier de la 1 ère ligne («A la livraison» si la condition de paiement «Paiement en deux fois» a bien été appliquée). Dans l écran qui apparaît, saisir les informations suivantes : - Date de paiement prévue - Paiement par chèque - N de pièce (saisir TEST par exemple) - Date réelle de paiement Cliquer sur Enregistrer. La fenêtre se ferme, la grille se met à jour. Comme le paiement a été saisi, l acompte a été automatiquement généré. Pour le retrouver, cliquer sur. Mise à jour du 15/12/ Gesteos 13

15 Puis sur Documents. Cliquer sur Fac d acompte. Le libellé de l acompte généré apparaît à droite. Cliquer sur son libellé pour ouvrir le document Word. E - Modifier sa scène Il est possible de modifier une scène au stade Vente. Retourner à l étape vente de notre affaire. Au niveau de la scène, cliquer sur Modifier. Modifier la scène dans InSitu en ajoutant ou en supprimant 1 article. Dans NewGesteos, cliquer sur Fermer la scène. Constater la mise à jour du montant TTC. Enregistrer. Retourner à l étape Devis. Constater que le montant du devis signé n a pas changé. Ce montant a été figé lors de la vente. C est ce montant qui va également apparaître sur la facture. Les détails de la scène commandée sont spécifiques, ils permettent de gérer un oubli ou une optimisation. F - Imprimer le bon de commande Cliquer sur Documents. Le document bon de commande est désormais imprimable. Cliquer sur Bon de commande. Vérifier que le bon scénario de paiement est sélectionné. Cliquer sur Imprimer. Le document est généré automatiquement sans lancement de Word. Le libellé du document apparaît. Cliquer sur ce libellé pour visualiser le document, Word s ouvre au bout de quelques secondes. G - Passer une commande fournisseur Retourner à l étape Vente. Astuce : dans le bloc «Commandes fournisseurs» des indicateurs rappellent - le nombre de commandes envoyées / nombre total de fournisseurs - Les AR confirmés / nombre total de fournisseurs - Les commandes reçues / nombre total de fournisseurs Mise à jour du 15/12/ Gesteos 14

16 Il y a une commande à envoyer. Cliquer sur le bouton «Validation et envoi». 1. Validation des produits à commander A droite apparaissent l ensemble des produits à commander, tous fournisseurs confondus. En haut, à gauche, le fournisseur détecté (Cuisines & Bains) apparaît automatiquement. Le libellé rouge «produits non commandés!» indique qu aucun produit n a encore été commandé pour ce fournisseur. A gauche, il est possible de - Valider tous les produits du fournisseur en un clic - Valider les produits souhaités un à un via l icone - Indiquer qu un produit ne sera pas à commander via l icone Pour valider tous les produits Cuisines & Bains, cliquer sur «Valider tous les produits du fournisseur sélectionné». Les produits validés basculent aussitôt à droite. A droite, il est possible de - Tout retirer : les produits ne sont plus validés pour ce fournisseur - Retirer un seul produit via l icone Vérifier que la liste de produits validés est correcte. Mise à jour du 15/12/ Gesteos 15

17 Cliquer sur l étape pour procéder à l envoi des commandes. 2. Envoi des produits validés. L écran suivant permet de voir les commandes en attente d envoi et les commandes déjà envoyées. La commande Cuisines & Bains est prête à être envoyée. Cliquer sur «Commande manuelle sans envoi». Saisir les informations suivantes : - Semaine de livraison Astuce : si vous sélectionner le jour de livraison via le petit calendrier l année se positionne automatiquement., le numéro de semaine et - du destinataire (c est celui indiqué dans la fiche Fournisseur qui est récupéré). Cliquer sur «Edition et envoi de la commande manuelle par mail». Valider le contenu du mail en cliquant sur Envoyer. La commande a basculé dans le bloc «commandes fournisseurs déjà envoyées». Retourner sur l écran Ventes. Cliquer sur Documents. Constater que les documents Commande Fournisseur a été générée automatiquement. Retourner sur l écran Ventes. Constater que l indicateur «commandes envoyées / fournisseurs» est passé à 1 / 1. Cliquer sur «AR et livraison». Mise à jour du 15/12/ Gesteos 16

18 H - Gérer les AR et les retours Pour chaque commande passée, cet écran permet de - Saisir une date d AR - Saisir une date de réception des produits - Indiquer le nombre de produits reçus - Saisir le coût réel des produits au global - Saisir le coût réel des produits, produit par produit Cliquer sur «Voir les produits (icône en forme d'oeil)» pour se rappeler les produits commandés. Cliquer sur Fermer. Cliquer sur Modifier. Saisir les informations suivantes : - Date AR - Date réception des produits - Montant réel HT Valider (à droite). En cliquant sur «Voir les produits» il est possible de préciser ces informations sur chaque produit. Enregistrer. Cliquer sur Constater que «AR confirmés / fournisseurs» et «Commandes reçues / fournisseurs» sont actualisés. VII La facture Mise à jour du 15/12/ Gesteos 17

19 A - Passer à l étape Facture Passer à l étape facture en cliquant sur A l étape facture, il est possible de faire les mêmes actions qu à l étape Ventes. Il est également possible à cette étape d ajouter un avoir. Cliquer sur «ajouter un avoir» en bas de la page. Un avoir peut être positif ou négatif. La facture d avoir est automatiquement générée lors de l enregistrement et peut être retrouvée dans Documents. Cliquer sur Fermer. La cuisine est livrée et posée, il est temps d éditer la facture. Cliquer sur Documents. Cliquer sur Facture client. Imprimer. VIII L archivage A - Archiver l affaire Passer à l étape Archive en cliquant sur. Attention une fois la confirmation effectuée : Mise à jour du 15/12/ Gesteos 18

20 aucune modification ne sera plus possible sur cette affaire. IX Tableaux de bord et indicateurs Le raccourci «Tableau de bord» dans le bandeau gauche permet d afficher les indicateurs. Les indicateurs sont liés aux 4 tableaux de base à renseigner : - Business Plan - Suivi des objectifs - Suivi de trésorerie - Plan de communication Mise à jour du 15/12/ Gesteos 19

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