Appel aux bénévoles Conférence nationale

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1 Appel aux bénévoles Conférence nationale Le rôle du Pilier des conférences nationales est de fournir une approche nationale standardisée pour la planification et les processus de la Conférence nationale de l'aiisoc afin de maintenir le plus haut niveau de qualité et de mesure des résultats. La conférence de l'aiisoc 2017 aura lieu à Niagara Falls en Ontario La conférence de l'aiisoc 2019 aura lieu à Halifax en Nouvelle-Écosse. Nous sommes à la recherche de nouveaux membres pour le comité et nous souhaitons diffuser un appel de volontaires à tous les membres de l'aiisoc... Le Pilier national officiel de planification des conférences sera dirigé par la présidente du Pilier des conférences nationales, Kim McLennan-Robbins et sera composé des postes bénévoles à combler suivants : 1. Directeur(trice) sur place des conférences nationales 2. Directeur(trice) de l'enseignement 3. Directeur(trice) du plan de cours 4. Directeur(trice) des exposants 5. Directeur(trice) des bénévoles 6. Directeur(trice) des inscriptions 7. Directeur(trice) de la publicité et des relations publiques 8. Directeur(trice) du programme social Le rôle, les responsabilités et les obligations des membres du Comité national de planification des conférences de l'aiisoc. Membres du Comité national de planification des conférences de l'aiisoc MANDAT Les membres du comité sont en poste pour (2) conférences sur 4 ans, suivant une alternance des années de conférence entre 4 président(e)s. (Tel qu'il est mentionné ci-dessus, il y aura une période de transition afin d'éviter que tous les membres aient à changer à la même conférence). PROCESSUS DE SÉLECTION 1. Directeur(trice) des conférences sur place Le/la directeur(trice) est nommé(e) par le comité exécutif et le conseil d'administration de l'aiisoc en fonction de son intérêt, de ses compétences et il ou elle doit résider dans la ville de la conférence. Établit un partenariat avec la présidente du Pilier des conférences nationales en jouant un rôle de mentorat tout au long de la planification. Supervise la coordination sur place de la planification et des activités ayant lieu sous la direction du(de la) président(e) de la Planification des conférences. Travaille avec le pouvoir exécutif et le(la) président(e) des Exposants pour organiser des déjeuners commandités tous les jours du lundi au jeudi et intégrer ce projet dans le programme pédagogique.

2 Assure la liaison avec la présidente du PNC afin d'assurer que les tableaux de présentation pour les affiches sont commandés et livrés au lieu de la conférence et qu'un système de numérotation soit mis en place pour veiller à ce qu'une approche structurée régisse la présentation des affiches. Assure la liaison avec la présidente du PNC pour désigner une «salle des conférenciers» et communiquer l'information au(à la) directeur(trice) de l'enseignement afin qu'elle soit intégrée dans l'information préconférence communiquée aux conférenciers. Gère l'évaluation globale de la conférence Est responsable du discours de la cérémonie de clôture 2. Comité de l'enseignement Sera constitué d'un(e) directeur(trice) qui mettra en place le programme d'enseignement. Établir les critères d'acceptation des conférenciers et des présentateurs d'affiches. Recevoir toutes les soumissions pour l'«appel de résumés» (oraux et affiches). La réception doit être effectuée par le biais du site web de l'aiisoc. Sélectionner les conférenciers et les affiches et faire des recommandations au comité, au président/à la présidente et aux cadres supérieurs de l'aiisoc pour l'approbation finale. Développer une ébauche du programme d'enseignement complet à diffuser au Comité national de planification des conférences de l'aiisoc et aux cadres supérieurs de l'aiisoc à des fins de discussion et de révision. L'approbation finale est donnée par le Conseil de l'aiisoc. Veiller à ce que le programme d'enseignement soit publié sur le site web de l'aiisoc dans la section de la Conférence nationale, autant l'ébauche préliminaire que la version finale. Fournir le programme d'enseignement au(à la) président(e) du plan de cours et encadrer la correction d'épreuves du programme d'enseignement contenu dans le plan de cours. Fournir la liste finale de présentation des affiches pour le plan de cours et offrir du soutien au(à la) président(e) du plan de cours dans la correction d'épreuves de la section des annonceurs du plan de cours. Écrire des lettres d'acceptation ou de refus à tous les individus ayant soumis un résumé oral et/ou une présentation d'annonce. Organiser une base de données des coordonnées de tous les conférenciers acceptés et veiller à ce que le(la) secrétaire de l'aiisoc la publie sur le site web de l'aiisoc. Réviser les résumés des affiches et faire des recommandations au comité, au président/à la présidente le(la) président(e) et aux cadres supérieurs de l'aiisoc pour l'approbation finale. Envoyer aux présentateurs d'affiches les exigences pour la taille et le format des affiches et autres critères. Fournir aux conférenciers acceptés les lignes directrices relatives au remboursement des dépenses encourues, au paiement des honoraires et leur fournir un formulaire de dépenses encourues ainsi que les instructions relatives au processus de soumission du rapport de dépenses. Déterminer les besoins des conférenciers et travailler en collaboration avec la présidente de la Planification des conférences nationales et les cadres supérieurs de l'aiisoc afin de déterminer qui seront les conférenciers ainsi que les implications budgétaires. Assurer la liaison avec les conférenciers afin d'obtenir leur photo, leur biographie le synopsis de leur présentation, leurs besoins en audiovisuel et afin de répondre à leur question au besoin. Fournir une lettre d'orientation avec de l'information sur le contexte pour offrir du soutien aux présentateurs dans la compréhension du processus de présentation. Établir le processus relatif aux prix des affiches. Veiller à ce que les salles de présentation soient choisies en fonction de la taille de la présentation (séance plénière ou séance en petits groupes) et que les salles sont clairement indiquées dans le programme d'enseignement. Veiller à ce que les besoins en audiovisuel des conférenciers soient identifiés et communiqués à l'entreprise qui fournit les ressources audiovisuelles. Veiller à ce que les conférenciers soient informés des capacités audiovisuelles de la conférence et du médium à utiliser pour apporter leur présentation, par exemple une clé USB. (Fournir un contrat écrit à signer à chaque

3 présentateur et accuser réception de leurs exigences. Par exemple, s'il n'y a pas d'internet disponible ou s'il y a un problème avec l'accès internet, les présentations doivent être prêtes en ce sens où elles doivent être apportées sur des clés USB et être soumises avant la conférence afin que l'entreprise responsable des ressources audiovisuelles puisse charger les présentations à l'avance afin qu'elles soient prêtes le moment venu et que le temps de transition pour chaque session soit maintenu au minimum.) Veiller à ce que la signalisation électronique, ou de tout autre type, soit développée pour le lieu de la conférence. Ceci inclut la signalisation pour les portes et les corridors. Établir une liste de modérateurs pour les présentations en conjonction avec les cadres supérieurs de l'aiisoc. Assurer une liaison avec le(la) coordonnateur(trice) des bénévoles afin de désigner les hôtes(ses) des salles. Gérer l'évaluation du programme d'enseignement. Tâches sur place du comité d'enseignement : Veiller à ce que les bénévoles et les modérateurs rencontrent les conférenciers dans la salle de conférence préparée afin de les aider avec leur orientation et leur préparation. Gérer tout changement ou tout besoin de dernière minute en audiovisuel. Fournir une liste des modérateurs des salles à ceux qui ont été désignés ou qui se sont portés volontaires (ceci devrait aussi être accessible sur le site web). Être présent sur place pendant toutes les sessions pédagogiques. Superviser l'installation et le démontage des sessions d'affichage. Installer une boîte de scrutin et l'information relative au vote aux sessions d'affichage. Signaler tout problème au National Conference Planning directeur des conférences se trouvant sur place. 3. Directeur(trice) du plan de cours des conférences Une membre du comité pour coordonner la production du plan de cours des conférences et du matériel promotionnel. Trouver les meilleures options pour un(e) designer et pour l'impression du plan de cours. En fonction des capacités et du coût soumettre un rapport aux cadres supérieurs de l'aiisoc et au Pilier des conférences nationales, au/à la président(e) et au Comité de planification avec des recommandations et obtenir l'approbation. Travailler dans les limites du budget établi pour le plan de cours en faisant un suivi des coûts sur une base permanente. Développer un échéancier pour le développement du plan de cours et gérer le projet. Déterminer et ébaucher la table des matières préliminaire et obtenir l'approbation du Comité national de planification des conférences et des cadres supérieurs de l'aiisoc. Une fois la table des matières préliminaire approuvée, envoyer les sections de travail du plan de cours aux différents présidents et présidentes avec les échéances à respecter pour l'achèvement du travail; faire un suivi pour assurer que les échéanciers soient respectés. Rencontrer le(la) designer afin de déterminer la présentation du matériel/des illustrations et du design global du plan de cours. Superviser la correction d'épreuves du plan de cours, solliciter de l'assistance avec la correction d'épreuves de la part de divers membres du Comité national de planification des conférences. Obtenir l'approbation finale du/de la président(e) de la Planification des conférences nationales et des cadres supérieurs de l'aiisoc lorsque le plan de cours a été complété. 4. Directeur(trice) des exposants Un membre du comité ayant pour mandat de gérer tous les aspects de l'exposition. Le(la) directeur(trice) gère la salle d'exposition, les opportunités de commandites et assure la liaison avec les exposants tout au long du processus de planification des conférences et sur place. Développer un plan pour la communication des exposants et fournir aux exposants toute l'information sur le processus, le calendrier et les opportunités de commandites.

4 Établir une base de données des coordonnées des exposants et la publier sur le site web de l'aiisoc. Fournir aux exposants l'information devant être publiée sur le site web de l'aiisoc sous Conférence nationale/exposants. Par exemple, les délais d'installation et de démontage. Travailler avec le(la) président(e) de l'enseignement pour trouver des opportunités pour les déjeuners commandités comme partie du programme d'enseignement. Du lundi au jeudi inclusivement. Développer un programme de «Passeport» ou d'autres moyens afin d'augmenter l'affluence aux kiosques dans la salle d'exposition. Établir la disposition de la salle d'exposition avec l'entreprise responsable de l'exposition et inclure un système de numérotation des kiosques. (Ceci doit aussi inclure de fournir une copie finale à chaque exposant inscrit au moment de l'inscription afin d'assurer les numéros et les noms des entreprises sont affichés à chaque kiosque avant l'installation au site de la conférence. Ceci peut être organisé avec l'entreprise responsable de l'exposition désignée pour aider avec l'installation). Communiquer aux exposants le processus d'accès à l'électricité et à l'internet. Participer à tous les appels conférences de NEAC. Assurer une liaison avec le(s) représentant(s) de NEAC afin de veiller à ce que les politiques concernant la taille du kiosque et la configuration soient respectées. Travailler avec le(s) représentants(s) de NEAC pour aborder tout problème lié aux exposants ou à la salle d'exposition. Fournir aux exposants l'information sur le plan de cours. Planifier l'installation des kiosques et les durées et processus de démontage. Organiser une cérémonie d'inauguration pour la Grande ouverture de l'exposition. Coordonner les «tirages» spéciaux avec les exposants afin d'attirer les délégués dans la salle d'exposition. Être disponible pour répondre aux questions des exposants et de l'entreprise responsable de l'exposition par courriel ou sur place. Gérer l'évaluation des exposants. 5. Coordonnateur des bénévoles Une membre du comité ayant pour responsabilité d'organiser la sélection, l'affectation et le travail des bénévoles. Établir par écrit une liste de toutes les exigences des postes bénévoles et le temps requis (un modèle est disponible). Assurer la liaison avec les membres du Comité national de planification pour les besoins et exigences au site de la conférence. Lancer un appel de bénévoles locaux (les bénévoles doivent être membres de l'aiisoc) et pourvoir aux postes en se basant sur les compétences, les préférences du bénévole et le calendrier. Planifier l'identification des bénévoles (Ex. : foulards) Superviser et coordonner l'affectation sur place des services bénévoles Préparer le bulletin de nouvelles quotidien de la Conférence nationale de l'aiisoc (modèle disponible) recueillir l'information, taper et faire imprimer chaque soir pour distribution le soir suivant. 6. Directeur des inscriptions Un membre du comité est responsable de la gestion du processus d'inscription en entier. (Le processus d'inscription sera établi de façon à ce que les délégués, les exposants et les conférenciers aient chacun leur propre kiosque d'inscription désigné doté de bénévoles afin d'assurer l'efficacité et la courtoisie à chaque catégorie du processus d'inscription). Travailler avec l'entreprise responsable des inscriptions pour configurer le site web de l'aiisoc avec une demande d'inscription qui inclut tous les champs qui seront utilisés pour traiter l'inscription des délégués et des exposants. Faire le suivi des inscriptions des délégués et fournir un rapport au Comité de planification des conférences nationales à chaque téléconférence.

5 Répondre aux questions des délégués et des exposants telles qu'elles sont formulées par l'entreprise responsable des inscriptions. Aborder tout problème lié au processus d'inscription des délégués et des exposants. Tâches sur place du bénévole délégué aux inscriptions : Travailler avec un représentant de l'entreprise responsable des inscriptions et avec les bénévoles sélectionnés. Être présent au bureau d'inscription pendant les heures d'inscription. Communiquer le processus d'inscription aux bénévoles. Assurer une liaison avec le coordonnateur des bénévoles afin d'assurer qu'il y a suffisamment de bénévoles au bureau d'inscription. Faire un suivi des comptes créditeurs et des comptes débiteurs; faire un suivi auprès du/de la trésorier(ère) de l'aiisoc et/ou du/de la directeur(trice) administratif(ve). Signaler les problèmes au/à la président(e) de la Planification des conférences nationales. 7. Directeur(trice) de la publicité et des relations publiques Un membre du comité ayant pour responsabilité de soutenir la promotion de la conférence, le travail graphique pour le développement d'un logo et développer le matériel de mise en marché et les plans de communication. Développer la publicité pour le Journal de l'aiisoc. Créer une carte postale pour «marquer la date» ainsi qu'une affiche numérique et les distribuer à tous les événements périopératoires de même qu'à tous les chapitres provinciaux par le biais de chaque directeur du Conseil provincial afin qu'elles soient distribuées à leurs chapitres respectifs, pendant un an précédant la conférence. Assurer que l'information pour annoncer la conférence soit publiée et maintenue à jour sur le site web de l'aiisoc. Sélectionner et produire un imprimé de la conférence, le design de l'épinglette de la conférence et des sacs de la conférence pour les délégués tel que recommandé par le Comité de planification des conférences nationales et soumis aux cadres supérieurs de l'aiisoc et au Conseil pour approbation. Travailler avec le(la) président(e) du plan de cours pour assurer une révision continuelle de tous les documents imprimés. Étiqueter l'aiisoc en utilisant le logo de l'aiisoc sur tout le matériel. Envoyer tout le matériel publicitaire aux publications (Journal de l'aiisoc) et aux groupes provinciaux, etc. Contacter les stations de radio et utiliser toutes les formes de publicité gratuite via les chaînes communautaires, etc. afin d'annoncer la conférence. Créer un communiqué de presse pour les journaux locaux pour informer le public que la conférence a lieu et pour promouvoir la valeur des infirmiers autorisés et des infirmières autorisées en environnement périopératoire de même que le rôle de l'aiisoc. 8. Directeur(trice) du programme social Un membre du comité ayant pour mandat de développer le Programme social de la conférence nationale. Déterminer les besoins en activités sociales au sein du programme o Dimanche soir Ouverture de l'exposition et soir de réception, «Grande ouverture de l'exposition». o Lundi soir - Événement social principal pour les délégués et exposants. o Mardi soir Soirée libre o Mercredi soir - événement reflétant la culture locale Établir les thèmes pour chaque événement. Travailler avec les représentants(es) de NEAC sur la réception de la Grande ouverture de l'exposition. Rédiger des descriptions pour chaque événement social et les publier sur le site web de l'aiisoc et pour l'impression dans le plan de cours de l'aiisoc. Établir un budget pour chaque événement avec le/la trésorier(ère) de l'aiisoc et le/la directeur(trice)

6 administratif(ve) pour approbation par les cadres supérieurs de l'aiisoc. Travailler avec le(la) président(e) de la publicité afin d'assurer que le programme social et bien annoncé. Organiser tous les aspects des événements sociaux incluant la décoration et la signalisation. Travailler avec le coordonnateur des bénévoles afin d'assurer qu'il y a suffisamment de bénévoles pour fournir de l'aide dans les événements sociaux. Planifier la décoration de la table principale pour la session plénière. Obtenir des supports à drapeau pour l'installation de la session plénière pour les cérémonies d'ouverture. REUNIONS ET ENGAGEMENT EN TEMPS Ont lieu par téléconférence, plate-formes de réunion en ligne Les réunions du comité ont lieu une fois par mois ou aussi fréquemment que nécessaire. Toute communication supplémentaire se fera par téléconférence ou courriel. Il est attendu que les membres du comité effectueront cinq (5) heures de travail par mois pour le comité. Politiques connexes/règlements administratifs : Se conformer à toutes les politiques et procédures de l'aiisoc REMUNERATION Comité de planification des conférences nationales : Frais de déplacement vers et en provenance de la ville de la conférence (mode de transport le plus économique). Frais d'hôtel (occupation double réservée par le biais du/de la directeur(trice) administratif(ve) avec l'approbation du/de la trésorier(ère) et facturé directement à l'aiisoc. Inscription à la conférence. Repas, conformément à la politique de remboursement des dépenses de l'aiisoc. Un article de vêtement pour la conférence. Par exemple, une veste ou un foulard. Les membres fournissent leurs propres pantalons/jupes. Le comité de planification de conférence décide de l'article de vêtement pour la conférence. Les formulaires de remboursement des dépenses et les politiques seront fournis au Comité de planification des conférences nationales et ils doivent être remplis en incluant les reçus originaux et envoyés au/à la directeur(trice) administratif(ve). Pour les bénévoles locaux : Inscription gratuite pour le jour où les bénévoles individuels travaillent. Stationnement payé pour le jour où les bénévoles individuels travaillent. Foulard à porter pour reconnaître les bénévoles et bouton blanc de bénévole comme identificateur. Les formulaires de remboursement des dépenses et les politiques seront fournis au Comité de planification des conférences nationales et ils doivent être remplis en incluant les reçus originaux et envoyés au/à la directeur(trice) administratif(ve). PROCESSUS D APPLICATION Si vous êtes intéressé(e) à l'un des postes disponibles, veuillez remplir le formulaire en ligne et envoyer votre votre CV à Kim McLennan-Robbins à conference@ornac.ca Le Réseau AIISOC