AJOUT D ELEVES DANS VOTRE BASE SIECLE EN COURS d ANNEE

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1 AJOUT D ELEVES DANS VOTRE BASE SIECLE EN COURS d ANNEE 1. Règles pour l ajout d un élève si vous utilisez siècle en import au travers d un prestataire privé (Statim, Aplon, Magister, ) Les règles diffèrent selon le type d établissement que quitte l élève et le type de celui qu il rejoint ETB Privé A ->ETB Privé B : ETB Privé A radie dans son logiciel privé, et fait un transfert dans siècle BEE. Le lendemain il indique dans siècle l'établissement de destination et fait le transfert de fiches dans siècle vers l ETB privé B. ETB Privé B attend la fiche dans siècle, importe la fiche dans sa BEE, puis importe dans un fichier de son application prestataire. ETB Privé -> ETB Public ETB Privé radie dans son logiciel privé, et fait un import dans siècle du fichier provenant de son logiciel privé. Le lendemain il indique dans siècle l'établissement de destination et fait le transfert de fiches dans siècle vers l ETB Public. ETB Public attend la fiche dans siècle puis importe la fiche dans sa BEE. ETB Public -> ETB Privé ETB Public indique dans siècle l'établissement de destination et fait le transfert de fiches dans siècle vers l ETB Privé. ETB Privé attend la fiche dans siècle, importe la fiche dans sa BEE, puis importe un fichier de son application prestataire. 2. Règle pour l ajout d un élève si vous utilisez siècle en saisie directe VOUS NE DEVEZ CREER UNE FICHE ELEVE QUE DANS DEUX CAS PRECIS : Si l élève vient d une autre académie Si l élève vient du premier degré public et que vous êtes un college des Bouches du Rhône

2 Cette règle est applicable par les établissements scolaires publics et privés sous contrat n utilisant pas de logiciel privé de gestion de base élève. Tout autre ajout d élève dans votre base, en préparation de rentrée comme en cours d année, doit se faire par la réception du dossier informatique du nouvel élève! Cet import de fiche se fera : Par la réception des résultats des opérations d affectation (affectation post-3 ème, affectation en 1 ère, affectation post-bac et affectation en 6 ème pour les collèges du Vaucluse) si l élève y participe. Ou bien par l import individuel de la fiche élève que l établissement d origine vous aura mis à disposition par un export individuel. Cf. paragraphes 3 et 4. L application de ces bonnes pratiques d inscription évitera bien des soucis de gestion quotidienne des élèves à votre établissement, aux familles, et aux services académiques. En effet la création intempestive d une fiche, donc d un nouveau dossier en doublon dans les bases informatiques, entraine : Des problèmes d identifiant national (pour les examens, OBII, etc ) Le risque de retard de paiement des bourses et des primes La perte du LPC (Livret Personnel de compétences) et des validations du BII La perte de l historique des scolarités La perte de ses diplômes La non-fiabilité des statistiques L augmentation du nombre d élèves «décrocheurs» (SDO) Des difficultés à utiliser les téléservices et les ENT N.B : lors de la création manuelle d un élève le système ne détecte la possibilité de doublon qu au sein de votre établissement, et non au niveau académique 3. Règle pour la saisie d un responsable Lorsque vous désirez déclarer un responsable il faut : Procéder systématiquement à une recherche de la personne (en ne tapant que les premières lettres du nom pour «traquer» les erreurs d orthographe); ce responsable est peut-être déjà référencé dans votre base : cas de fratrie, ou si l élève avait déjà fréquenté votre établissement. 4. Export individuel d élève vers un autre établissement Ne pas utiliser pour les élèves sortants qui sont concernés par une opération académique d affectation.

3 Afin d éviter des erreurs dans la base Siècle et la création éventuelle de doublons élèves et responsables, l envoi et la réception des dossiers entre EPLE ne doivent être effectués qu APRES la réception des dossiers issus de l AFFECTATION. Comment procéder : Aller en mise à jour de Base élèves; choisir l année en préparation ( ) Menu EXPORTATIONS / Dossiers élèves vers autre EPLE La date et le motif de sortie de ces élèves seront automatiquement renseignés au cours des transactions suivantes. Sélectionner les élèves devant partir vers le nouvel établissement Cliquer sur le bouton SUITE (en bas) et sélectionner ce nouvel établissement

4 ? = Les critères secteur, type établissement, département, commune permettent de limiter le nombre d établissements dans la liste déroulante pour le choix de ce nouvel établissement Cliquer sur le bouton EXPORTER pour terminer l opération 5. Import individuel d élève depuis un autre établissement Ne pas utiliser pour les élèves arrivants qui sont concernés par une opération académique d affectation. Afin d éviter des erreurs dans la base Siècle et la création éventuelle de doublons élèves et responsables, l envoi et la réception des dossiers entre EPLE ne doivent être effectués qu APRES la réception des dossiers issus de l AFFECTATION. Le dossier élève arrivant de l établissement d origine comprendra : les données relatives à l élève (diplômes, LPC, ) les données relatives aux responsables de l élève les données relatives aux scolarités années précédentes et année en cours de l élève Comment procéder : L établissement d origine doit au préalable avoir exporté ce dossier d élève vers votre établissement. Aller en mise à jour de Base élèves; choisir l année en préparation ( ) Menu IMPORTATIONS / Dossiers élèves vers autre EPLE Vous voyez tous les dossiers que vous ont transmis un ou plusieurs établissements d origine. La liste des élèves est triée par ordre alphabétique sur le nom des élèves, elle peut également être triée par établissement d origine et par nom des élèves en cliquant sur l entête de la colonne «Etablissement d origine».

5 sélectionner les élèves venant dans votre établissement Cliquer sur le bouton IMPORTER pour terminer l opération Lorsque cet import est réalisé, vous pouvez importer la fiche élève que vous aurez saisi dans votre logiciel prestataire. Ces opérations permettent de transmettre de votre Base Eleve Etablissement vers la Base Eleve Académique très rapidement les informations.