OPÉRATEURS DU SECTEUR PUBLIC : ANTICIPER LES TRANSFORMATIONS BUDGÉTAIRES ET COMPTABLES

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1 OPÉRATEURS DU SECTEUR PUBLIC : ANTICIPER LES TRANSFORMATIONS BUDGÉTAIRES ET COMPTABLES Décret gestion budgétaire et comptable du 7 novembre 2012 Afin de préciser les modalités d application concrètes de la LOLF, le législateur a tenu à détailler plusieurs éléments dans le décret du 7 novembre 2012 : «gestion budgétaire et comptable publique». Si ces dispositions confirment largement des dispositions déjà connues et mises en place au sein des ministères, elles modifient fortement les modalités de gestion pour les opérateurs. Ce décret élargit le périmètre des opérateurs concernés à 669: Universités, Ecoles d art, musées, Groupements d intérêts économiques, Agences régionales de santé, Etablissement public foncier, Parcs nationaux, Conseils départementaux d accès au droit Il concerne donc de nombreuses institutions, quels que soient leur statut juridique, leur périmètre local d intervention ou leur champ de compétences. Le principal changement tient à l introduction d une comptabilité en autorisation budgétaire qui complètera la comptabilité en droits constatés déjà utilisée par l ensemble des établissements. Cette modification entre en vigueur le 1 er janvier 2016 recouvre trois aspects : 1. Les documents budgétaires et comptables à produire aux tutelles et au conseil d administrations. A ce titre, les délais de reddition des comptes sont d ailleurs raccourcis ; 2. Les fonctionnalités des systèmes d informations permettant de suivre ces documents ; 3. Les processus de traitement de la dépense. Il est donc nécessaire de préparer dès à présent ces changements en étudiant également, comme le suggère les modalités du décret, d autres évolutions fortes : la mise en place du contrôle et de l audit interne ; le renforcement de la mutualisation des opérations budgétaires et comptables entre ordonnateur et comptable public.

2 Comprendre les répercutions du décret sur le cycle budgétaire en un schéma (source Direction du budget / DGFIP) Avant le décret GBCP Engagement comptable Engagement juridique Mandatement Paiement Exécution de la dépense Consommation des crédits Comptabilisation de l écriture Avec le décret GBCP Engagement Service fait Ordonnancement Paiement Exécution de la dépense Consommation des AE Consommation des CP Comptabilité budgétaire Comptabilité générale Comptabilisation d une charge / immobilisation Comptabilisation de la dette fournisseur Comptabilisation de l écriture de trésorerie Principales évolutions : - Tenue d une double comptabilité simultanée ; - Disparition de l engagement comptable : un unique engagement juridique ; - L engagement juridique permet la consommation des AE ; - La certification du service fait correspond aux premières écritures en comptabilité générale ; - La consommation des CP se fait une fois le paiement effectué. En conclusion, l ensemble du processus d exécution de la dépense publique est revu tant du côté de l ordonnateur que du comptable public. Cette évolution doit être traduite dans les systèmes d information et intervient sur toutes les étapes : de l élaboration du budget aux traitements de fin de gestion.

3 Une approche en étapes successives 0. comptabilité en AE / CP 1. Appréhender de nouveaux modes de pilotage budgétaire (fonctionnement, documents à produire) 5. Mutualiser les contrôles entre ordonnateur et comptable 2. Adapter son SI Financier et comptable 3. Adapter ses procédures de gestion 4. Augmenter sa qualité budgétaire et comptable Nous préconisons une approche en 5 étapes successives afin de permettre la mise en place progressive de toutes les améliorations prévues par les dispositions du décret : 1. Appréhender de nouveaux modes de pilotage budgétaire : Dès 2013, de nouveaux documents devront être produits, pour information, aux organes délibérantes des opérateurs : le tableau des autorisations budgétaires en AE et CP, le tableau d équilibre financier, le document des emplois et des crédits de personnel. La comptabilité budgétaire (ou d engagements) nouvellement mise en place a des règles différentes de celles de la comptabilité générale, déjà mise en place. La production de ces états prévisionnels et récapitulatifs demande donc de maîtriser pleinement ces nouvelles règles et cette double comptabilité parallèle. 2. Adapter son système informatique financier et comptable Deux imputations comptables sont nécessaires pour une seule opération : un suivi en comptabilité budgétaire et un suivi en comptabilité générale. Pour les établissements ayant mis en place une comptabilité analytique, un troisième niveau d imputation doit être également pris en compte. Il est donc nécessaire de prévoir des évolutions (ou la mise en place) des solutions informatiques et comptables afin de gérer ce double suivi et permettre une sortie des nouveaux états budgétaires et comptables en temps réel.

4 3. Faire évoluer ses procédures de gestion L introduction d un nouveau système d informations et d un nouveau cadre de gestion demande de revoir et d homogénéiser les procédures de gestion d autant plus que les règles d engagements sont modifiées. Il s agit donc de permettre l alignement de plusieurs acteurs sur des procédures partagées : services opérationnels, service financier (ordonnateur), service comptable (comptable public) Toutes les procédures doivent être revues collectivement et partagées afin de permettre dès janvier 2016 un engagement de la dépense fluide et continu. 4. Augmenter sa qualité budgétaire et comptable Le travail sur les procédures d exécution de la dépense est souvent l occasion de s interroger sur la mise en place de procédures de contrôle interne afin de maîtriser les risques financiers de l institution et d augmenter la qualité des comptes. Cet objectif est d autant plus important qu à partir de 2015, les comptes devront être restitués deux mois après la clôture de l exercice. La maîtrise de bout en bout de la qualité comptable constitue un véritable enjeu et demande de mettre à jour une cartographie des risques financiers et des actions de suivi correspondantes. 5. Etudier l opportunité de mutualisation des opérations entre ordonnateur et comptable Afin de gagner en fluidité et en rapidité, il peut être opportun de mutualiser les opérations entre ordonnateur et comptable en éliminant les contrôles redondants, grâce à la création d un service facturier notamment.

5 Nos réponses aux enjeux de la mise en place du décret Quelque-soit l état de votre réflexion sur la mise en place du décret GBCP au sein de votre établissement, Eurogroup Consulting peut vous accompagner sur une ou l ensemble des étapes décrites cidessus. 1. Appréhender de nouveaux modes de pilotage budgétaire Dès cette première étape, notre approche réside dans la mobilisation de l ensemble des acteurs concernés (services opérationnels, services ordonnateurs, services comptables, instance décisionnel, ) afin partager avec eux les enjeux et les implications des nouveaux modes de pilotage budgétaire et comptable, à l aide des outils fédérateurs et mobilisateurs (séminaires, session de formations, jeux de rôles autour des indicateurs et des processus budgétaires et comptables). 2. Adapter son système informatique et financier Grâce au benchmark d autres établissements concernés, nous sécuriserons le choix des solutions informatiques à retenir. Nous vous permettrons notamment de vous interroger sur le choix à faire entre la rupture et la continuité par rapport à une solution existante et sur la conception éventuelle d un système modulaire et évolutif afin de vous permettre d enrichir progressivement les fonctions budgétaires et comptables (contrôle de gestion, comptabilité analytique) à partir d un socle initial. Par la suite, à travers des procédures d exécution budgétaire revues, nous vous aiderons à rédiger les spécifications fonctionnelles et à préparer vos appels d offres pour permettre le choix de la meilleure solution et son déploiement. Enfin, nous pourrons vous appuyer sur les actions d accompagnement nécessaire à la bonne prise en main de ce nouvel outil : suivi de l intégrateur, appui au déploiement, formations 3. Faire évoluer ses procédures de gestion Corrélativement aux réflexions sur le SI, nous préconisons de revoir les procédures de gestion afin de pouvoir respecter de bout en bout les impératifs de ce nouveau décret. Il s agit ici de partager à tous les niveaux de la chaîne de dépenses, le déroulement des opérations d engagement, de certification du service fait, d ordonnancement et de paiement. A travers des outils participatifs, nous établirons un livre de procédures commun à l établissement sur toutes les opérations de dépenses, de suivi des recettes et d imputations comptables.

6 4. Augmenter la qualité budgétaire et comptable La mise en place de procédures qualité permettent de renforcer l ensemble de la chaîne comptable et budgétaire. Notre approche vous permettra de cartographier vos risques, de faire apparaître des points d attention clés et de mettre en place des actions de couverture en interne. Cette étape doit être menée soit en auditant l ensemble de vos procédures déjà mises en place, soit en enrichissant notre démarche de conception des procédures revues d une analyse des risques. 5. Mutualiser les opérations entre l ordonnateur et le comptable Il s agit ici de rédiger des scénarios de mutualisation, en analysant leurs impacts et leur retour sur investissement. Le recours à des benchmarks auprès d établissements similaires permet d étayer ces scénarios. Ensuite, nous vous accompagnerons dans cette transformation en définissant les jalons clés à respecter et les actions d accompagnement associant des démarches de communication pour l ensemble de votre institution et des formations pour l ensemble des personnes impactées. Nos expériences dans des domaines similaires Conception des tableaux de bord du secrétariat général Conception du système de pilotage : remontée des informations, tableaux de bord Production des premiers tableaux avec les responsables du suivi Déploiement du système de pilotage et animation d Appui à la mise en place du nouveau SI financier Dossier de consultation et choix de l intégrateur Pilotage du projet d intégration SAP Conduite du changement lié à la mise en place de nouveau SI Organisation du futur centre de compétences SI Définition des processus budgétaires et comptables Processus de validations de actes financiers Procédures d engagement et de liquidation de la dépense Lien avec le nouvel SIBC mis en place Conception, mise en œuvre et suivi d un dispositif de contrôle interne Diagnostic flash du contrôle interne Cartographie et conception des processus de contrôle interne à mettre en place Elaboration d outils de conduite du changement pour la mise en œuvre Analyse et évolutions des fonctions financières Clarification des responsabilités de l ensemble des fonctions Définition d une nouvelle organisation des services financiers et comptables Accompagnement au changement des services financiers et comptables

7 EUROGROUP CONSULTING : acteur de la transformation publique Une équipe dédiée au développement du Secteur Public, avec 4 associés et 15 directeurs et managers Plus de 60 consultants interviennent régulièrement auprès de nos clients publics EUROGROUP CONSULTING s est imposé comme un acteur majeur de la modernisation de l action publique et ce, auprès des trois sphères concernées : les services de l Etat, les hôpitaux et les collectivités, territoriales. Nous intervenons sur des projets de stratégie de transformation, de gouvernance, de réorganisation, d amélioration de la qualité de service, de performance des processus, de démarche managériale et d évaluation des politiques publiques. L accompagnement de nos clients publics s appuie également sur les expériences partagées de notre réseau international, au travers de ses missions auprès des administrations étrangères. Nos principaux clients dans le secteur public : Ministères de l Economie et des Finances, de la Défense, de l Intérieur, de la Justice, des Affaires Etrangères, de l Ecologie, de la Culture et de la Communication, des Affaires Sociales et de la Santé, du Travail et de l Emploi, Services du Premier ministre (DSAF, DATAR, SIG, Secrétariat Général pour la Modernisation de l Action Publique ) Opérateurs de l Etat : Pôle Emploi, AIFE, INPES, AFSSAPS, ANSP, EPIDe, RMN Grand Palais, APIE Etablissements publics de santé : APHP, HCL, APHM, CHU, CH, GIP ANAP Collectivités territoriales : Ville de Paris, Paris Musées, Eau de Paris, Ville de Poitiers Bailleurs de fonds internationaux : Banque Mondiale, Banque Africaine de Développement, Commission européenne (Europaid, 6 PCRD, e- Ten), FSP, Millenium Chalenge Account EUROGROUP CONSULTING attache une grande importance aux réflexions engagées depuis cinq ans avec la Direction Générale de la Fonction Publique et l ENA dans le cadre des Rencontres de la transformation publique (RTP). Cinq éditions ont permis d ouvrir des réflexions sur la transformation des politiques publiques : 2009 : le management des seniors : La nécessité d une véritable gestion des âges de la vie pour faire face aux défis démographiques, sociaux et politiques avait été mise en avant 2010 : la gestion des hauts potentiels, afin de préparer le renouvellement de la haute fonction publique ; 2011 : les liens entre management public et innovation, afin d élaborer une stratégie publique de gestion de l innovation ; 2012 : les interactions entre culture publique et culture du changement, à travers une enquête auprès de plus de 800 agents publics, il est établi l appétence et les freins pour le changement dans le secteur public 2013 : les démarches participatives des agents et des usagers dans la conception et l évaluation des politiques publiques.

8 EUROGROUP CONSULTING : quelques chiffres Notre identité Acteur majeur du conseil, volontairement européen et indépendant EUROGROUP CONSULTING est présent dans 21 pays, à travers 28 bureaux 300 consultants en France et consultants à l international Nos clients sont des acteurs majeurs des secteurs Banques et Services Financiers Industrie et Agroalimentaire Assurances, Mutualité et Protection Sociale Transports, Logistique et Services Distribution, Télécoms et Médias Energie et Environnement Secteur Public et Santé Nos domaines d expertise Finances Opérations Développement durable Immobilier Mobilisation Relation client Ressources Humaines SI Communication Votre contact Stéphane GEFFRIER Associé Tel: + 33 (0) Portable : +33 (0) Mail : stephane.geffrier@eurogroupconsulting.fr