Manuel. Manuel Utilisateur de l'espace de travail. Sopra Group My ENT. Version 1.00 du mardi 25 février 2014 État : Travail 1/30

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1 Manuel Spra Grup My ENT Versin 1.00 du mardi 25 février 2014 État : Travail 1/30

2 Histrique Versin Date Origine de la mise à jur Rédigée par Validée par /02/2012 Créatin pur My ENT V1.1 par Sprgrup /02/2014 Mise à jur du nmmage dans le cadre de la versin 1 4 Spra Grup Spra Grup Drit d auteur Ce texte est dispnible sus cntrat Creative Cmmns Paternité - Pas d'utilisatin Cmmerciale Partage des Cnditins Initiales à l'identique 2.0 France : 2/30

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4 Smmaire 1. Intrductin 5 2. Présentatin de l espace de travail et de sn arbrescence Accéder à l espace de travail Se repérer dans l espace de travail Drits Espace Persnnel et Espace de l établissement Usage de l espace persnnel Usage de l espace de l établissement Se repérer dans le fil d Ariane 8 Afficher/Masquer le fil d Ariane 9 3. Actins de base Sélectinner des éléments Faire des actins sur des éléments sélectinnés Supprimer plusieurs éléments Cpier vers Déplacer vers Trier les éléments Cacher/Afficher les dssiers Passer de la vue détaillée à la vue simplifiée Gérer et utiliser l Espace Persnnel Ajuter un nuveau dssier Créer un fichier dans un dssier Imprter un fichier Renmmer des dssiers Télécharger un dcument Dépser un dcument dans un casier Gérer le partage d un dcument et/u dssier Accéder à la gestin du partage Ajuter des drits d accès à un élément Envyer le lien d accès direct à un dcument 29 4/30

5 1. Intrductin L espace de travail vus permet de gérer, créer des dssiers u dcuments dans vtre espace persnnel, mais aussi de cnsulter des dssiers cncernant vtre prfil. 2. Présentatin de l espace de travail et de sn arbrescence 2.1. Accéder à l espace de travail L espace de travail est accessible, depuis n imprte quel prfil utilisateur, de tris manières : Depuis les raccurcis du tableau de brd ; Depuis la barre de navigatin, nglet Pédaggie ; Depuis les dcuments restitués dans le blc d infrmatin «Mes dcuments» dispnible sur vtre tableau de brd. 5/30

6 2.2. Se repérer dans l espace de travail L espace de travail dnne accès à 2 espaces : L Espace Persnnel, qui est un espace de travail prpre à chaque utilisateur et qui cntient par défaut le «Casier», le «Partage» et le dssier «Prive». L Espace de l établissement, qui est un espace de travail cmmun à tut l établissement dans lequel les dssiers accessibles dépendent du prfil de cnnexin : Élève : «CLASSES-GROUPES», «ELEVES», «PARTAGE», «PUBLIQUE» Enseignant : «CLASSES-GROUPES», «ENSEIGNANTS», «PARTAGE», «PUBLIQUE» Invité : «PARTAGE», «PUBLIQUE» Persnnel d établissement : «CLASEES-GROUPES», «ELEVES», «ENSEIGNANTS», «INVITES», «PARENTS», «PARTAGE», «PERSONNELS», «PUBLIQUE» Parent : «CLASSES-GROUPES», «PARENTS», «PARTAGE», «PUBLIQUE» 6/30

7 Lrs de l accès à vtre espace de travail, vus accédez directement à vtre espace persnnel Drits Espace Persnnel et Espace de l établissement Usage de l espace persnnel L espace persnnel cntient 3 répertires ayant chacun leur usage prédéfini : Le répertire Privé est un répertire uniquement accessible par vus-même. Il vus permet de stcker des dcuments qui ne sernt visibles u mdifiables que par vus-même. Le répertire Casier est un répertire dnt le cntenu est uniquement visible par vus-même. Il permet via la fnctinnalité de «Dépôt dans le Casier» (cf. «Dépser un dcument dans le casier» dans le présent dcument) de recevir des dcuments envyés par d autres utilisateurs. Le répertire Partage est un répertire qui permet de dépser du cntenu afin de le partager avec d autres utilisateurs que vus aurez chisi. Ce répertire cntient par défaut un répertire «Tus» ; les dcuments dépsés dans ce dssier sernt par défaut accessible à tutes les persnnes cnnectées à l ENT Usage de l espace de l établissement L espace de l établissement permet un partage de dcuments cmmuns aux différents utilisateurs de l établissement. La gestin de ces répertires est effectuée par le chef d établissement et sn adjint, ainsi que, sur les répertires qui leurs snt autrisés, par les enseignants. Les différents répertires par défaut et leurs usages snt les suivants : Le répertire Classes-Grupes est un répertire qui permet de partager des dcuments cmmuns aux classes et grupes sclaires de l établissement. Il existe un sus répertire par classe et grupe de l établissement. 7/30

8 La gestin de ces répertires est effectuée par les administrateurs de l établissement et les enseignants. Les élèves et parents nt accès en lecture aux répertires des classes et/u grupe auxquels ils snt rattachés. Le répertire Élèves est un répertire qui permet de partager des dcuments cmmuns à destinatin des élèves de l établissement. La gestin de ce répertire est effectuée par les administrateurs de l établissement. Tus les élèves de l établissement nt accès en lecture à ce répertire. Le répertire Parents est un répertire qui permet de partager des dcuments cmmuns à destinatin des parents de l établissement. La gestin de ce répertire est effectuée par les administrateurs de l établissement.. Tus les parents de l établissement nt accès en lecture à ce répertire. Le répertire Invité est un répertire qui permet de partager des dcuments cmmuns à destinatin des invités de l établissement. La gestin de ce répertire est effectuée par les administrateurs de l établissement. Tus les invités de l établissement nt accès en lecture à ce répertire. Le répertire Enseignants est un répertire qui permet de partager des dcuments cmmuns à destinatin n des enseignants de l établissement. La gestin de ce répertire est effectuée par les administrateurs de l établissement.et les enseignants. Le répertire Persnnels est un répertire qui permet de partager des dcuments cmmuns à destinatin des persnnels nels de l établissement. La gestin de ce répertire est effectuée par les administrateurs de l établissement et les persnnels. Le répertire Partage est répertire qui permet de partager des dcuments cmmuns à destinatin tus les utilisateurs ENT de l établissement. La gestin de ce répertire est effectuée par les administrateurs de l établissement. Tus les utilisateurs de l établissement cnnectés à l établissement nt accès en lecture à ce répertire. Le répertire Public est répertire qui permet de partager des dcuments cmmuns qui sernt dispnibles pur tus (utilisateur de l ENT u nn) La gestin de ce répertire est effectuée par les administrateurs de l établissement. Tute persnne, même externe à l établissement, a accès en lecture à ce répertire Se repérer dans le fil d Ariane Le fil d Ariane vus indique le dssier curant dans lequel vus vus truvez actuellement. Le dernier élément de ce fil est le dssier curant. Vus puvez cliquer sur les éléments précédents pur un accès rapide aux autres dssiers pur lequel vus êtes autrisés à accéder. L espace persnnel crrespnd à : Entrepôt > PERSONNELS > «Première lettre du prénm» > «Deuxième lettre du prénm» > «prénm.nm» 8/30

9 L espace de l établissement crrespnd à : Entrepôt > Paris Classe Numérique > ETABLISSEMENTS > «Nm établissement rattachement» Afficher/Masquer le fil d Ariane Si le fil d Ariane n est pas visible à l écran, vus puvez l afficher en cliquant sur le butn d affichage de celle-ci. ci. Ce même butn sert aussi à le masquer. Étapes Afficher le fil d Ariane Descriptin Cliquez sur le butn pur afficher le fil d Ariane lrs que celui-ci est masqué. Le fil d Ariane est alrs visible. Masquer le fil d Ariane Cliquez sur le butn pur masquer le fil d Ariane lrs que celui-ci est visible. Le fil d Ariane est alrs masqué. 9/30

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11 3. Actins de base 3.1. Sélectinner des éléments Il existe deux manières pur sélectinner des dcuments u dssiers, la sélectin autmatique et la sélectin manuelle. La sélectin autmatique : Vus puvez sélectinner l ensemble des dcuments, des dssiers, u tus les éléments d un dssier curant. Il est pssible aussi d inverser la sélectin des éléments. Pur réaliser ces actins de sélectin rapide vus puvez cliquer sur le butn «Sélectinner», puis chisir le type de sélectin. La sélectin manuelle : Vus puvez cliquer sur les cases en face des dssiers u fichiers pur en sélectinner un u plusieurs. Cela permet de faire des sélectins persnnalisées. 11/30

12 3.2. Faire des actins sur des éléments sélectinnés Lrsque vus avez des éléments sélectinnés, plusieurs actins snt pssibles en cliquant sur «Éléments sélectinnés». 12/30

13 Supprimer plusieurs éléments Vus ne puvez pas supprimer des éléments qui nt été créé par défaut. Les autres éléments snt supprimables. a. Supprimer des éléments autrisés Étapes Suppressin de plusieurs éléments Descriptin Cliquez sur le butn «Supprimer» Cnfirmatin suppressin de Si vus suhaitez réellement supprimer les éléments, cliquez sur «Supprimer» lrs de la demande de suppressin, autrement cliquez sur «Annuler». Un message vus infrme de la réussite de la suppressin. 13/30

14 b. Supprimer des éléments nn autrisés Si vus essayez de supprimer un élément sur lequel vus n avez pas les drits de gestin (dssier créé par défaut, fichier en cnsultatin seule), un message vus infrmera que cela n est pas pssible Cpier vers Vus puvez cpier les éléments sélectinnés vers un autre répertire. Étapes Cpie plusieurs éléments de Descriptin Dans la barre de menu, cliquez sur le butn «Éléments sélectinnés» puis «Cpier vers» Chix répertire destinatin du de Dans la fenêtre, sélectinnez le répertire de destinatin des éléments cpiés. Vus puvez chisir de cpier les éléments dans : un répertire de vtre espace persnnel. Sélectinnez la destinatin «Mn espace de travail» et sélectinnez le répertire dans lequel vus vulez réaliser vtre cpie. Puis cliquez sur le butn «Cpier». 14/30

15 un répertire de l espace établissement sur lesquels vus avez des drits de gestin. Sélectinnez la destinatin «Entrepôt» et sélectinnez le répertire dans lequel vus vulez réaliser vtre cpie. Puis cliquez sur le butn «Cpier». Les répertires dans lesquels vus puvez écrire apparaissent en nir, tandis que les répertires auxquels vus avez seulement accès en lecture snt grisés Déplacer vers Vus puvez déplacer les éléments sélectinnés vers un autre répertire. Étapes Cpie plusieurs éléments de Descriptin Dans la barre de menu, cliquez sur le butn «Éléments sélectinnés» puis «Déplacer vers» 15/30

16 Chix répertire destinatin du de Dans la fenêtre, sélectinnez le répertire de destinatin des éléments déplacés. Vus puvez chisir de déplacer les éléments dans : un répertire de vtre espace persnnel. Sélectinnez la destinatin «Mn espace de travail» et sélectinnez le répertire dans lequel vus vulez déplacer les éléments. Puis cliquez sur le butn «Déplacer». un répertire de l espace établissement sur lesquels vus avez des drits de gestin. Sélectinnez la destinatin «Entrepôt» et sélectinnez le répertire dans lequel vus vulez déplacer les éléments. Puis cliquez sur le butn «Déplacer». Les répertires dans lesquels vus puvez écrire apparaissent en nir, tandis que les répertires auxquels vus avez seulement accès en lecture snt grisés Trier les éléments Dans n imprte quel dssier, vus puvez trier le cntenu suivant plusieurs critères. Vici la marche à suivre. Étapes Trier les éléments Descriptin Cliquez sur le butn de tri pur accéder aux multiples critères de tri. 16/30

17 La liste est alrs triée suivant le critère sélectinné Cacher/Afficher les dssiers Vus puvez masquer les dssiers, pur n afficher que les fichiers. Étapes Masquer dssiers les Descriptin Lrsque les dssiers snt visibles, cliquez sur le butn «Cacher les dssiers» pur qu ils sient masqués Les dssiers snt alrs masqués 17/30

18 Afficher des dssiers masqués Vus puvez sit cliquez sur le message dans la zne centrale de l écran, sit cliquer sur le butn «Afficher les dssiers» Passer de la vue détaillée à la vue simplifiée L affichage détaillé présente la date de dernière mdificatin et un descriptif de l élément. La descriptin des fichiers présente aussi le pids de celui-ci. ci. Il est pssible de masquer u d afficher le détail. Étapes Descriptin Masquer le détail Cliquez sur le butn «Vue simplifiée» pur masquer le détail. Le détail est alrs nn visible. 18/30

19 Afficher le détail Cliquez sur le butn «Vue détaillée» pur afficher le détail. Le détail est alrs visible 4. Gérer et utiliser l Espace Persnnel 4.1. Ajuter un nuveau dssier Lrsque vus êtes dans un de vs dssiers «Casier», «Partage» u «Prive», vus puvez créer de nuveaux dssiers à l intérieur de ceux-ci. Étapes Descriptin 19/30

20 Créer un nuveau dssier Cliquez sur le butn «Nuveau dssier» pur ajuter un dssier dans vtre dssier curant. Remplir frmulaire le Vus devez spécifier un Nm pur vtre dssier. Vus puvez également ajuter un titre et une descriptin. Pensez à enregistrer en cliquant sur le butn «Enregistrer», u «Annuler» pur ne pas créer le dssier. Visualiser le succès de l pératin Le dssier est alrs créer et visible dans le dssier curant. Un message infrmant du succès de l pératin est également affiché Créer un fichier dans un dssier Tris types de dcuments peuvent êtres créé. 20/30

21 Un fichier texte Un dcument HTML Un dcument XML La marche à suivre est la même pur tus les types de fichiers. Étapes Créer cntenu un Descriptin Cliquez sur le butn «Créer un cntenu». Renseigner frmulaire le Vus devez saisir un Nm de fichier. Vus puvez également saisir un Titre, une Descriptin et un Cntenu. Validez en cliquant sur «Créer» u annuler en cliquant sur «Annuler», ce qui vus renverra vers le dssier curant. 21/30

22 Vus êtes redirigé vers la visualisatin du dcument. Plusieurs ptins snt dispnibles sur le dcument. Le fichier est dnc créer Imprter un fichier Vus puvez avir besin d imprter un fichier u une image prvenant de vtre rdinateur dans l ENT. Pur cela, lrsque vus êtes dans un de vs dssiers «Casier», «Partage» u «Prive», vus puvez imprter ce type de dcument. Étapes Imprter dcument un Descriptin Cliquez sur «Imprter dans l entrepôt». Sélectinner dcument le Parcurez les fichiers de vtre rdinateur pur le sélectinner, puis cliquez sur «Ajuter un fichier». Visualiser dcument le Vus puvez également faire un glisser dépser d un fichier de vtre rdinateur sur l ENT, si vus puvez imprter un fichier dans le dssier curant. Le dcument se rajute à la liste et un message vus infrme du succès de l ajut de celui-ci. 22/30

23 4.4. Renmmer des dssiers Les dssiers créés par défaut ne peuvent pas être renmmés. Il est pssible renmmer tus les dssiers que vus avez créés vus-même. Étapes Éditer le nm Descriptin Laissez le pinteur de vtre suris sur le nm d un dssier, sans cliquer dessus, jusqu à ce qu une icône en frme de styl apparaisse à côté du nm de dssier. Cliquez sur ce styl. Saisir un nuveau nm Saisissez le nm de remplacement pur le dssier Enregistrer mdificatins les Cliquez sur «Enregistrer» pur que les mdificatins sient prises en cmpte u sur Annuler pur appliquer le nm précédent. 23/30

24 Visualiser changement le Le nuveau nm est présent, tandis que le nm par défaut est écrit entre parenthèse à côté pur mieux se repérer 4.5. Télécharger un dcument Si vus suhaitez récupérer sur vtre pste un dcument auquel vus avez accès vus puvez le télécharger de 2 manières différentes : Sit vus êtes dans le psitinné dans le dssier cntenant le dcument à télécharger ; un butn de téléchargement est alrs dispnible pur lancer le téléchargement du dcument. 24/30

25 Sit vus êtes sur le détail du dcument, le butn de telechargement est alrs dispnible dans les «Actins dispnibles sur le dcument» 4.6. Dépser un dcument dans un casier Le casier numérique permet à tut utilisateur de dépser des dcuments dans le répertire «Casier» de l espace persnnel de n imprte quel autre utilisateur de sn/ses établissements(s). Cncrètement, lrsque vus dépser un dcument dans un casier, le système recpie le dcument sélectinné dans le casier du destinataire. Étapes Chisir de dépser dans un casier Descriptin Psitinnez vus dans le dssier cntenant le dcument que vus suhaitez dépser dans un casier et cliquez sur le butn «Dépser dans un casier» 25/30

26 Rechercher destinataire dcument le du Saisissez les premières lettres du nm u du prénm du destinataire, le système vus prpsera alrs les persnnes crrespndant au nm u prénm recherché pur lesquels vus êtes autrisés à dépser des dcuments dans sn casier. Sélectinnez le destinataire vulu. Valider le dépôt dans le casier Les destinataires pur lesquels vus puvez dépser des dcuments dans le casier snt les persnnes de vtre établissement qui nt activés leur cmpte ENT. Une fis le destinataire sélectinné, validez le dépôt du dcument dans le casier en cliquant sur «OK». Le système vus ntifie alrs le succès du dépôt dans le casier Gérer le partage d un dcument et/u dssier Vus puvez partager des dcuments de vtre espace persnnel avec d autres utilisateurs u grupe d utilisateurs. Seuls les dcuments dépsés dans le répertire «Partage» de vtre espace persnnel purrnt être partagés avec d autres utilisateurs. 26/30

27 Cncrètement, le partage d éléments permet de dnner accès en lecture u en écriture à ces éléments à des utilisateurs que vus aurez chisis Accéder à la gestin du partage Étapes Dépser les éléments à partager dans vtre répertire de partage Descriptin Psitinnez vus dans le dssier «Partage» de vtre espace persnnel et dépsez-y les éléments que vus suhaitez partager (dssiers u dcuments). Le dépôt dans le dssier partage peut s effectuer (Cf. les paragraphes crrespndant dans le présent dcument) sit par : - Créatin d un nuveau dssier ; - Déplacement d éléments ; - Imprt de fichier. Accès à la gestin du partage Pur l élément à partager, cliquez sur le butn «Plus» afin de déruler les actins dispnibles sur l élément. Puis cliquez sur «Partager l élément» Ajuter des drits d accès à un élément Étapes Ajut des drits d accès à un utilisateur u un grupe Descriptin Dans la fenêtre de gestin des drits, cliquez sur «Ajuter un utilisateur/grupe» 27/30

28 Sélectin des utilisateurs/grupe s du partage Recherchez les utilisateurs u grupes avec lesquels vus suhaitez partager l élément en saisissant au mins les 3 premières du nm de la persnne u du grupe recherché et cliquez sur «Rechercher»: Sélectinnez la persnne u le grupe avec lequel vus suhaitez partager l élément et cliquez sur «Ajuter» Définitin des drits de partage La persnne u le grupe ajuté précédemment apparait alrs dans le tableau de gestins des drits d accès. Sélectinnez le rôle que vus suhaitez attribuer à la persnne u au grupe. De ce rôle en décule les drits d accès que vus attribuerez : 28/30

29 Lecteur : La persnne u le grupe ayant ce rôle ne purra que cnsulter le cntenu du dcument u du dssier en partage ; Cntributeur : La persnne u grupe ayant ce rôle purra cnsulter et ajuter du cntenu dans le dssier partagé ; Editeur : La persnne u grupe ayant ce rôle purra cnsulter le cntenu du dcument, l éditer et le mettre à jur ; Cllabrateur : La persnne u grupe ayant ce rôle purra cnsulter le cntenu du dcument, l éditer et le mettre à jur, et aussi cnsulter et ajuter du cntenu dans le dssier partagé ; Crdinateur : La persnne u grupe ayant ce rôle aura tus les drits sur l élément partagé (lecture, mdificatin, suppressin, gestin du partage) Enregistrer drits définis les Une fis l ensemble des utilisateurs grupes avec lequel vus suhaitez partager l élément n été paramétrés, sauvegardez les drits en cliquant sur «Enregistrer». Les utilisateurs pur lesquels vus avez dnné un accès à l élément peuvent maintenant y accéder : - Sit par eux même, via navigatin à travers l espace de travail - Sit via en utilisant l URL de partage que vus puvez leur furnir (Cf. «Furnir l URL d accès à un dcument» dans ce présent dcument) 4.8. Envyer le lien d accès direct à un dcument Pur les dcuments que vus avez partagé avec d autres utilisateurs u grupes, et afin que ces derniers y accèdent directement, vus puvez leur furnir le lien d accès direct à l élément. Étapes Descriptin 29/30

30 Ajut des drits d accès à un utilisateur u un grupe Pur l élément dnt vus vulez furnir un lien d accès direct, cliquez sur le butn «Plus» afin de déruler les actins dispnibles sur l élément. Et sélectinnez «Envyer le lien du fichier via MesMails» Une nuvelle fenêtre s uvre alrs sur vtre messagerie avec un nuveau message dnt le cntenu est initialisé avec le lien du fichier à partager. 30/30

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