Norme relative à la soumission des factures

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1 Norme relative à la soumission des factures 1

2 soumission des factures Le présent document s adresse à tous les fournisseurs qui fournissent du matériel ou des services à Suncor. Il leur précise ce qu ils doivent indiquer dans chacune de leurs factures. Les factures doivent être soumises directement aux Comptes fournisseurs de Suncor Énergie conformément à la section Soumission de factures aux Comptes fournisseurs du présent document. Remarque : Suncor Énergie et Petro-Canada travaillent à intégrer les processus de soumission de factures et de paiement. Le présent guide décrit les processus de soumission de factures pour certaines divisions qui ont adopté le système de Suncor. Si vous faites affaire avec des divisions de Petro-Canada, vous serez avisé de tout changement apporté à la méthode de soumission de factures pour votre secteur commercial. Pour l instant, veuillez continuer de suivre le processus actuel de soumission de factures. Remarque : Le groupe Comptes fournisseurs retourne toute facture de fournisseur qui ne satisfait pas aux exigences décrites dans la présente norme. Exigences de base pour toutes les factures Les renseignements suivants doivent figurer sur toutes les factures : Nom de l entité juridique de Suncor (consultez au besoin la section Nom de l entité juridique) Adresse de facturation exacte (consultez au besoin la section Soumissions de factures aux Comptes fournisseurs) Nom du fournisseur Adresse du fournisseur Nom et numéro de téléphone de la personne-ressource du fournisseur Numéro de fournisseur attribué par Suncor (tel que fourni par le demandeur Suncor ou l acheteur, GCA qui a demandé le matériel ou les services) Nom de la personne-ressource de Suncor (nom de l acheteur ou du demandeur si possible) Numéro de facture unique Date de la facture Numéro d inscription aux fins de la TPS (si le fournisseur est inscrit) Numéro d inscription aux fins de la TVQ (si le fournisseur est inscrit) Description et montant en dollars (excluant les taxes) des frais facturés (préciser le matériel ou les services associés à chaque montant) Montant partiel de la facture (avant les taxes) Montant des taxes divisé en catégories au besoin (p. ex., TPS, TVP, TVH, TVQ, ville, État, comté, taxe RTD) Montant total de la facture (montant partiel + montant des taxes) Devise de la facture En plus de satisfaire aux exigences de base relatives à la facture, les fournisseurs doivent également fournir soit un numéro de bon de commande, soit les éléments de codage nécessaires pour les factures sans bon de commande, soit les renseignements de non-résident. Il est important que vous utilisiez un bon de commande chaque fois que vous faites affaire avec Suncor. Lorsque Suncor commande du matériel ou des services, elle devrait vous en fournir un. En cas contraire, veuillez en faire la demande. Document révisé le 8 juin 2011

3 soumission des factures suite Renseignements requis pour la soumission de factures avec bon de commande Toutes les factures avec bon de commande doivent indiquer les renseignements suivants : Assurez-vous que votre facture indique tous les renseignements de base (consultez au besoin la section Exigences de base pour toutes les factures) Numéro de bon de commande Suncor (si vous avez un bon de commande, vous devez indiquer son numéro sur la facture) Remarque : Les numéros de bon de commande de Suncor comprennent 10 chiffres et commencent par 4500 ou 5200 Numéros de produit du bon de commande pour chaque montant facturé au besoin veuillez suivre les instructions propres à chaque bon de commande Documentation d appui (p. ex., un certificat de paiement) au besoin veuillez suivre les instructions propres à chaque bon de commande Soumettez des factures séparées pour les sommes à recouvrer et les sommes à créditer Bons de commande pour services planifiés Examinez le document d attribution des travaux (fourni par le demandeur de Suncor) et assurez-vous que les produits de secteur et les secteurs de service correspondent au bon de commande (consultez au besoin l Annexe B). Services planifiés en lien avec la main-d œuvre Soumettez les documents d attribution des travaux avec toutes les données requises comme documents d appui de la facture (consultez au besoin l Annexe B). Frais de tiers Incluez l information d appui de la facture sommaire

4 soumission des factures suite Renseignements requis pour la soumission de factures sans bon de commande Toutes les factures sans bon de commande doivent indiquer les renseignements suivants (consultez au besoin l Annexe C) : Assurez-vous que votre facture indique tous les renseignements de base (consultez au besoin la section Exigences de base pour toutes les factures). Code d entreprise Suncor (consultez au besoin la section Nom de l entité juridique). * Compte du grand livre général * Un des objets de coût suivants : Centre de frais Activité de réseau Élément de la structure de répartition du travail (SRT) Centre de profit Ordre d exécution/interne Une fois toute l information requise incluse dans la facture, soumettez celle-ci directement au service Comptes fournisseurs de Suncor (consultez au besoin la section Soumission de factures aux Comptes fournisseurs). *Les éléments de codage doivent vous être fournis par l employé ou l acheteur de Suncor qui a demandé le matériel ou les services. Renseignements requis pour la soumission de factures de non-résident Toutes les factures de non-résident doivent comprendre les renseignements suivants en plus de satisfaire aux exigences de base et à celles relatives aux factures avec ou sans bon de commande : Montant total des services rendus au Canada Montant total des services rendus à l extérieur du Canada Remarque : Les fournisseurs de l extérieur du Canada œuvrant au Canada doivent fournir ces renseignements au demandeur de Suncor pour s assurer que la retenue d impôt des non-résidents soit calculée. Remarque : Les fournisseurs doivent déclarer le montant total des services rendus au Canada séparément du montant total des services rendus à l extérieur du Canada. Pour les fournisseurs aux États-Unis : Incluez le formulaire W-9 avec la facture cette information sera déposée à votre dossier de fournisseur

5 soumission des factures suite Soumission de factures aux Comptes fournisseurs Soumettez votre facture directement aux Comptes fournisseurs de Suncor : par courriel (méthode de soumission à privilégier) par la poste ou par messager Par courriel Envoyez les factures (sous forme de fichiers PDF joints) aux Comptes fournisseurs à Limitez-vous à une facture par courriel (avec toute l information d appui requise). Remarque : Les modalités de paiement entrent en vigueur à la date de réception de la facture par les Comptes fournisseurs, et non à la date indiquée sur la facture. Par la poste ou par messager Utilisez un élastique ou une pince pour organiser les envois de facture volumineux veuillez ne pas soumettre de factures dans un classeur. Envoyez les factures à l adresse suivante : Par la poste (Nom de l entité juridique appropriée) Services Suncor Énergie Inc. Comptes fournisseurs P.O. Box 1720, Stn M Calgary, AB T2P 0A2 par messager (Nom de l entité juridique appropriée) Services Suncor Énergie Inc. Comptes fournisseurs Avenue SW Calgary, AB T2P 3E3

6 soumission des factures suite Noms d entités juridiques Noms d entités juridiques Le guide suivant contient tous les noms des entités juridiques de Suncor et les codes d entreprises exacts. Vous aurez besoin de ces renseignements pour soumettre adéquatement vos factures. Note : Pour toute question ou préoccupation au sujet des noms d entités juridiques, veuillez communiquer avec l employé de Suncor qui a demandé le matériel ou les services. Code d entreprise Nom d entité juridique Description Corporate Entity Company Codes 1160 SUNCOR ÉNERGIE INC. Société mère Suncor utilisé pour les montants à facturer à la Société SERVICES SUNCOR ÉNERGIE INC. Société détenue en propriété exclusive par Suncor Énergie Inc., qui offre des services partagés aux autres entités juridiques de Suncor (p. ex., Projets majeurs, Gestion de la chaîne d approvisionnement, Finances, Services juridiques) FONDATION SUNCOR ÉNERGIE Organisme de bienfaisance de Suncor. Coentreprises des Sables pétrolifères 1000 SUNCOR ENERGY OIL SANDS Filiale de Suncor Énergie Inc. détenant LIMITED PARTNERSHIP certains actifs des sables pétrolifères 1716 FORT HILLS ENERGY CORPORATION 1717 FORT HILLS ENERGY LP Société en commandite. Raffinage et commercialisation/lubrifiants 1020 MARKETING SUNCOR ÉNERGIE INC.. Filiale de Produits Suncor Énergie Inc., par l entremise de laquelle sont commercialisés les produits fabriqués par l établissement de l Amérique du Nord. Par le truchement de cette filiale, Suncor administre également des activités de commerce d énergie, commecialise certains produits de tiers et assure la charge d alimentation de pétrole brut et de gaz naturel pour ses entreprises en aval SUNCOR ENERGY LOGISTICS CORPORATION Toutes les activités canadiennes de Suncor en lien avec les pipelines.

7 soumission des factures suite Code d entreprise Nom d entité juridique Description 1060 PRODUITS SUNCOR ÉNERGIE, S.E.N.C Toutes les activités en aval de Suncor incluant les activités de vente et les raffineries. Toutes les activités liées aux carburants, au marketing, aux ventes et à la distribution de Petro- Canada (y compris les terminaux et les ventes en gros) au Canada PRODUITS SUNCOR ÉNERGIE INC. Filiale de Suncor Énergie Inc., par l entremise de laquelle sont menées les activités liées à l énergie renouvelable PETRO-CANADA CHIMIE INC Toutes les divisions de produits chimiques Petro-Canada LUBRIFIANTS PETRO-CANADA INC. Toutes les divisions des lubrifiants de Petro- Canada, y compris les services de fabrication, de marketing, des ventes, de la distribution et de la recherche. Gaz naturel SUNCOR ENERGY OIL SANDS Toutes les activités de Suncor liées à LIMITED PARTNERSHIP l exploitation du gaz naturel. Ce groupe détient également 12 % des parts de la coentreprise Syncrude. Filiales apparentées aux États-Unis 2010 SUNCOR ENERGY (USA) INC. Raffinerie de Denver et activités au Colorado 2200 PETRO-CANADA AMERICA LUBRICANTS INC. Filiale assurant les services de marketing, de ventes et de distribution de Lubrifiants Petro-Canada Inc. pour toutes les activités liées aux lubrifiants aux É.-U. REMARQUE : Les factures doivent être envoyées à la société ou à l entité en nom collectif applicable à moins d indications contraires.

8 Annexe A Il est essentiel d indiquer le numéro de bon de commande exact. Indiquez en détail les produits et les secteurs pour le service fourni. Indiquez le nom de l acheteur GCA de Suncor.

9 Annexe b Suncor peut demander aux fournisseurs de remplir et de soumettre les documents d attribution des travaux comme documents d appui aux factures. Les documents d attribution doivent indiquer tous les frais de main-d œuvre prévus et les taux horaires par personne et par jour pour le travail accompli.

10 Annexe c Assurez-vous d utiliser le nom de l entité juridique Suncor qui s applique. Consultez au besoin la section Nom. Le codage doit être exact pour obtenir le paiement. Consultez au besoin la section Renseignements requis pour la soumission de factures sans bon de commande. Indiquez le nom de l employé de Suncor qui a demandé le matériel ou le service de votre entreprise. Cette personne-ressource peut aider les Comptes fournisseurs s ils ont des questions au sujet de votre facture. Vous devez fournir le numéro d inscription exact sur chaque facture de fournisseur inscrit. Indiquez les montants des taxes pour chaque province dans laquelle du matériel ou des services sont fournis. 10

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