ENGEES 1 quai Koch _ BP Strasbourg Cedex. Appel d offre Pour l acquisition d un logiciel de scolarité

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1 ENGEES 1 quai Koch _ BP Strasbourg Cedex Appel d offre Pour l acquisition d un logiciel de scolarité

2 Présentation de l Engees L Engees est un établissement d enseignement supérieur dépendant du Ministère de l Agriculture et de la Pêche. Elle a pour vocation première de former des ingénieurs et des cadres dont les compétences s exercent dans les domaines de l eau, de la protection de l environnement, de l équipement rural et de l aménagement du territoire. Elle propose aussi des formations plus courtes : licence professionnelle ou mastères ainsi que des stages de courtes durée de type Formation Continue. Pour mieux gérer son panel de formation, l Engees est à la recherche d un produit répondant à tous les besoins de ses services formations. Le but est de globaliser l ensemble des informations et applications actuelles dans un système unique permettant une meilleure fiabilisation et un gain de temps. Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

3 Description des différents services de formation Formation d ingénieur : Les promotions sont constituées d environ 75 à 80 étudiants suivant une scolarité de 6 semestres. La scolarité dure 3 ans. Certains étudiants sont susceptibles d intégrer l école en cours de scolarité ou de passer un ou plusieurs semestres dans un autre pays/université. Effectif du service direction des études : 7 personnes Formation spécialisées : Plusieurs formations spécialisées sont proposées à l Engees : Mastère Spécialisé «Eau potable et assainissement», Mastère Spécialisé «Gestion, traitement et- valorisation des déchets», Management et Ingénierie des services d eau et d assainissement Licence Professionnelle «Protection de l Environnement», soit environ 140 étudiants. Certaines de ces formations sont organisées en cohabilitation avec d autres établissements. Effectif du service Formations spécialisés : 3 personnes Formation continue : Le service formation continue propose 60 formations de courte durée et non diplômantes, avec environ 1000 stagiaires chaque année. Effectif du service Formations continue : 7 personnes Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

4 Description des fonctionnalités informatiques demandées : Information aux classes préparatoires (CPGE) : Saisie par lycée des journées d information aux classes préparatoires avec possibilité de rattacher pour chacune des intervenants de type élève ou ancien élève. Suivi administratif des étudiants/stagiaires : Alimentation de la base directement à partir de fichiers externes (données issues des concours et présentes dans d autres bases) Possibilité pour les étudiants/stagiaire de saisir et mettre à jour leurs coordonnées via une application Internet par exemple. Dans le cas de la Formation Continue, possibilité de s inscrire à un stage via cette saisie. Gestion de groupes paramétrables : groupe de TP, de langue,. Un trombinoscope résultant de ces groupes doit pouvoir à tout moment être imprimé. Edition de listes administratives (certificats de scolarité ) Dans le cas particulier de la formation continue : Saisie des demandes de stages par Internet gestion des courriers (type mailing) à adresser soit au stagiaire, soit aux organismes payeurs. Facturation de la formation aux organismes payeurs Gestion du fichier des employeurs (pour les étudiants sortant) avec conservation du premier emploi. (synchronisation avec le fichier de l AMENGEES : association des anciens élèves de l Engees) Module statistique permettant aux utilisateurs de répondre aux multiples enquêtes Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

5 Gestion des intervenants et des documents : Description des intervenants. Possibilité pour les intervenants de saisir et mettre à jour leurs coordonnées via une application Internet par exemple. Suivi des employeurs et organismes. : constitution d un fichier unique des relations extérieures constituant autant de clients potentiels en formation continue et qui puisse facilement être mis à jour (liste des employeurs, liste des structures d'accueil des stagiaires en formation d ingénieur ou spécialisées, liste des bureaux d'études, collectivités territoriales, sociétés et entreprises du secteur privé intervenant dans le domaine de compétence de l'engees => eau potable, eaux usées, ingénierie du territoire,...). Suivi des différents enseignements effectués dans les différents cursus. Impression d un contrat récapitulant les différentes interventions dans l année Gestion des vacations et des frais de déplacement par intervenant Suivi des documents liés à chaque intervention : polycopiés, syllabus (avec un lien sur la maquette des enseignements). Gestion de l offre pédagogique Description des différents cursus proposés à l Engees avec un système d arborescence de plusieurs niveaux (Cursus, Semestre, Unité d enseignement, module, enseignement) avec intégration du système européen ECTS (European credit transfer system) pour le poids relatif de chaque enseignement et pour l évaluation des étudiants. Possibilité de définir des actions de formations sous formes de blocs coefficientés Possibilité de rattacher une unité d enseignement à un ou plusieurs cursus Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

6 Construction des parcours individualisés : Possibilité d inscrire un élève à un cursus pour lequel un parcours type aura été défini. Implicitement, et à moins de modifications spécifiques, l élève sera inscrit aux unités d enseignement définies dans le parcours, Possibilité d inscrire un élève à une ou plusieurs unités d enseignement d un autre cursus que celui auquel il est inscrit. Possibilité de répartir la durée d enseignement d une unité de d enseignement, en heure élève ou heure intervenant et crédit ECTS sur un type d'enseignement pédagogique (cours, TD, TP, ), Possibilité de regrouper, pour un cursus, des unités d enseignement en blocs et d attribuer un coefficient à chaque unité d enseignement du bloc Possibilité de restituer à l élève, en fin de cursus la globalité du parcours pédagogique qu il aura suivi, constituant le «supplément au diplôme» La gestion de l évaluation des élèves Possibilité d affecter à chaque enseignement des contrôles de différents types (continus ou examens, de plusieurs nature différentes, participation à un débat, séminaire, TFE, projet,...). Le calcul des moyennes peut soit résulter d un simple calcul de moyenne de notes affectées d un coefficient (cas de la formation d ingénieur), soit d un calcul de moyenne sur plusieurs niveaux (cas de la Licence Professionnelle «Protection de l Environnement» Possibilité de saisir les absences pour évaluer l assiduité des élèves à chaque cours Possibilité d avoir des écrans de saisie par unité d enseignement et par étudiant, Possibilité de gérer de manière individuelle le suivi des évaluations des élèves, Possibilité de gérer une évaluation pour un groupe d élèves, Possibilité de positionner les dates d évaluations à l emploi du temps, permettant aux élèves d en prendre connaissance, notamment en consultant l emploi du temps Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

7 Possibilité pour les enseignants d enregistrer les notes et les appréciations de leurs évaluations, y compris de les saisir à distance, Possibilité pour les élèves de consulter leur note, et cela de manière confidentielle ( en prévoyant une possibilité de blocage/autorisation donné par les directions des études), Gérer les droits d accès en lecture et écriture selon les personnes (personnel du service de formation, enseignants, étudiants) Possibilité de faire des moyennes par élève et selon différentes matières, modules ainsi que la moyenne générale par semestre, annuelle, etc Possibilité de classement des élèves selon la moyenne annuelle, ordre alphabétique Impression des bulletins de notes Gestion des passage en année/semestre supérieure (une moyenne minimum par unité d enseignement et par année/semestre sont nécessaire) Gestion d une seconde session en cas de non validation d un semestre, avec possibilité de capitalisation (gestion de la durée) des unités d enseignement. Traitement de délivrance des diplômes et supplément au diplôme. (la délivrance du diplôme est conditionné par le respect d un certains nombre de critères : valorisation de stage, moyenne minimum, niveau d anglais, ) Attribution des mentions Evaluation des crédits et grades ECTS La gestion de l évaluation des enseignements par les élèves Saisie informatisée des fiches d évaluation par les élèves pour chaque enseignement Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

8 Gestion des synthèses (une fiche synthétique doit pouvoir être renseignée par la direction des études à partir des fiches renseignées par les élèves) Gestion de l emploi du temps : suivi des intervenants. L emploi du temps devra concerner les ressources suivantes : Cursus ou cours, (possibilité de préciser : cours, conférence, TD, TP, projet ou visite ; possibilité de préciser également en cas d évaluation : examen ou soutenance ou autre), Enseignants, Groupes, Etudiants, Salles, Moyens pédagogiques et moyens éventuels de transport Possibilité de créer les emplois du temps en commençant par l une des cinq ressources et créer automatiquement les emplois du temps pour les autres ressources concernées, L application devra prendre en considération l architecture des groupes pour s assurer que l emploi du temps ne contient pas de conflit. Si par hasard un conflit existe, ce dernier devra être affiché avec des propositions de solutions, Possibilité de contrôler les incohérences au moment de l élaboration des emplois du temps, en fonction des contraintes pré-définies et des actions déjà positionnées, Possibilité de générer automatiquement une maquette d emploi du temps à partir des éléments déjà positionnés et des contraintes définies, Vision semestrielle ou annuelle du déroulement des modules ou UV (séquences, échéanciers des contrôles ou remises de rapports, travail personnel non dirigé demandé,.), Alerte en cas de dépassement des capacités d accueil des salles, Possibilité pour les élèves et les intervenants de pouvoir consulter, via le web, l emploi du temps sur une période définie par les directions des études : semaine par semaine avec limitation à 2 semaines (par exemple) Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

9 Elaboration des statistiques sur les ressources utilisées dans les emplois du temps : Taux d occupation des différentes salles, le nombre d heures d enseignement d un module particulier, la charge horaire des groupes d étudiants, les heures affectées à un enseignant et le suivi des heures des enseignants Gérer des droits d'accès différentes par utilisateurs: certains pouvant modifier l emploi du temps (en totalité ou limité à l emploi du temps d une formation bien précise) d autres ne pouvant que le consulter. Possibilité de gérer les droits d'accès multi-utilisateurs. Plusieurs personnes peuvent ainsi travailler sur un même emploi du temps mais disposer de droits d'accès différents, Offrir la possibilité d avoir des droits spécifiques : n autoriser l'accès qu à certaines salles réservées à un service de formation. Statistiques sur les types d enseignement (Cours, TD, TP, Projets, Travail dirigé, Travail non dirigé, ), Possibilité de décompte des activités de formation positionnées sur l emploi du temps : par intervenant, par étudiant, par cours, par type d enseignement, par tranche horaire. Gestion des stages Gestion d un fichier des organismes et des stages effectués, y compris à l étranger Suivi des soutenance, des jurys (nombre variable de personnes) et rapporteurs qui s y rattachent, Gestion des documents envoyés par les étudiants, les maîtres de stage et les tuteurs pour les soutenances: documents de consensus, mémoires, CD-Rom, rapports de stage, évaluation des maîtres de stage, tuteurs, rapporteurs, l'éditions des différents PV de soutenance, les grilles d'évaluation des soutenances, les fiches de suivi administratif post-formation,... Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

10 Gestion des impressions liés aux stages : Convention de stage Lettre d accompagnement de la convention au Maître de stage Lettre de convocation des étudiants à la soutenance Lettre d invitation du maître de stage à la soutenance Tableau récapitulatif des stages selon les promotions et les pays Statistiques ( France / étranger / PME / appartenance à un groupe, domaine ) Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

11 Résumé des besoins en terme d accès au système L application proposée devra permettre : La protection et la gestion des accès à l'application.aucun utilisateur ne peut accéder directement à la base. Un utilisateur doit d'abord avoir été authentifié par le serveur d'application, avant de pouvoir ouvrir une session dans la base de données. Le noyau de la base de données vérifie seulement que l'utilisateur a été authentifié au niveau du système d'exploitation du serveur et qu'il est autorisé à ouvrir une connexion dans la base de données. Dans la base centrale de la scolarité, un utilisateur n'accède jamais directement aux données de la base. Il doit toujours passer par des objets filtrants. La gestion de l authentification des accès de l application à partir d un annuaire LDAP et Active Directory. La Compatibilité SSO, CAS (Open source) La création de la notion de groupe d utilisateurs selon le type de tâche et avec des droits d accès spécifiques : Administrateur du système (réseau et de base de données), Personnes occupant les fonctions de paramétrage pédagogique du système, Personnes s occupant de la gestion de l emploi du temps, Enseignants, Personnes s occupant des saisies administratives, Personnes s occupant de la saisie des notes, Etudiants, Résumé des besoins en documentation La solution informatique devra être accompagnée : Une documentation utilisateurs détaillée des différents modules. Une documentation technique en français : Installation sur le serveur, Programmes et paramétrages de la base de données, Sauvegarde et de restauration des données. Descriptif des profils des différents niveaux d administrateurs Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

12 Résumé des besoins techniques La solution devra permettre d'utiliser les ressources du réseau local de l'école et permettre la consultation via l accès Web sans aucune installation sur les PC Les performances devront être garanties (architecture client / serveur) La solution informatique doit donner au service de scolarité les moyens de gérer de manière autonome les dossiers administratifs et pédagogiques. Les informations sont mises à jour dans une base centrale accessible en mode client/serveur à partir d'une interface Web. A partir de la base centrale, les services de scolarité peuvent extraire à tout moment les informations et répondre à des besoins particuliers et locaux tels que des impressions (carte d'élève, certificat administratif,...) ou des statistiques. Ces extractions peuvent également être utilisées pour alimenter d'autres applications. (WORD, ACCESS et EXCEL) Tous les logiciels mis en œuvre doivent être strictement conforme aux normes de l'internet, telles qu'elles sont définies par le W3C, l'ietf et les RFC. Si les développements réalisés dans le cadre de ce projet devaient être fournis sous licence de type "open source". La définition "open source" et des exemples de licences sont publiés sur le site Le progiciel devra être conforme à la loi n du 6 janvier 1978 relative à l informatique, aux fichiers et aux libertés, concernant les informations liées aux élèves et aux intervenants. Le prestataire conseillera et appuiera l ENGEES dans la procédure de déclaration des fichiers à la Cnil. Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

13 Eléments techniques et financiers que vous devrez nous fournir Coût d acquisitions détaillé et descriptif technique de la plate-forme : Serveur et système d exploitation, Moteur de base de données, Outils de sécurisation, Solution de sauvegarde et de rétablissement du système en cas de crash. Le coût d acquisition du logiciel dans sa version de base et les coûts supplémentaires liés aux développements spécifiques. Le coût d une journée de développement spécifique. Plans de formation et coût des prestations liées à sa mise en œuvre. Le coût de la maintenance. Délais et modalités de livraison. Le coût du transfert des fichiers et bases existants Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

14 Table des matières Présentation de l Engees... 2 Description des différents services de formation... 3 Formation d ingénieur :... 3 Formation spécialisées :... 3 Formation continue :... 3 Description des fonctionnalités informatiques demandées :... 4 Information aux classes préparatoires (CPGE) :... 4 Suivi administratif des étudiants/stagiaires :... 4 Gestion des intervenants et des documents :... 5 Gestion de l offre pédagogique... 5 La gestion de l évaluation des élèves... 6 La gestion de l évaluation des enseignements par les élèves... 7 Gestion de l emploi du temps : suivi des intervenants... 8 Gestion des stages... 9 Résumé des besoins en terme d accès au système Résumé des besoins en documentation Résumé des besoins techniques Eléments techniques et financiers que vous devrez nous fournir Engees _ Appel d offre logiciel de scolarité- Septembre / 14

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