Addendum Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Foire aux questions

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1 Addendum Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique Foire aux questions Approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada - Mars 2010 Ce document vise à aider les nouveaux employés à comprendre le Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique et à garantir une application correcte et cohérente du Program de réinstallation sur une base nationale. Lorsqu il existe une différence d interprétation et/ou de compréhension concernant les approbations du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dû à la traduction, la version anglaise de la sera utilisée afin de confirmer la vraie intention des approbations du SCT.

2 Q1. Qui règle les frais de réinstallation des nouveaux employés de la fonction publique? R1. Une aide à la réinstallation sera accordée à chaque candidat retenu/personne nommée qui entre à l'emploi du gouvernement fédéral pour la première fois. Cette aide est composée d une somme de $ émise par le ministère ou l agence d'embauche aux Services globaux de relogement Brookfield (SGR Brookfield). SGR Brookfield est l actuel fournisseur de services de réinstallation (FSR) sous contrat avec le gouvernement fédéral pour fournir une aide à la réinstallation aux nouveaux employés de la fonction publique. Toute somme inutilisée sera restituée au gouvernement du Canada. Q2. De quelle façon le fournisseur de services de réinstallation (FSR) est-il informé qu'un nouvel employé de la fonction publique nécessite une aide à la réinstallation? R2. Sur réception d une lettre d'offre d emploi signée, le personnel du ministère des ressources humaines communique avec son coordonnateur ministériel en réinstallation du PRI qui inscrit le nouvel employé auprès de son fournisseur de services de réinstallation, les SGR Brookfield, via son site web protégé : La liste actuelle des coordonnateurs ministériels nationaux en réinstallation est accessible sur le site web suivant : Tous les nouveaux employés de la fonction publique, autres que les EX/GIC, relèvent du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Les prestations ne sont pas négociables car chaque nouvel employé reçoit la même aide. Q3. Quels sont les services offerts aux nouveaux employés par le FSR? R3. Le FSR conseille les nouveaux employés sur la meilleure application possible du financement mis à leur disposition en fonction de leurs besoins personnels et de leurs exigences. Ils seront également conseillés sur les questions fiscales. Le fournisseur aidera également les nouveaux employés dans la gestion de leur financement conformément aux exigences de la politique. Q4. Qui paie le FSR? R4. Le ministère ou l agence d embauche émet une somme de $ aux SGR Brookfield et paie pour les frais contractuels de 340 $. À l'issue de la réinstallation et après la réconciliation du dossier, les SGR Brookfield s'engagent à restituer tous les fonds inutilisés à la couronne. Approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor - Mars

3 Q5. Les gestionnaires étaient préalablement en mesure d offrir une aide à la réinstallation supérieure à $. Cela peut-il continuer? R5. L objectif de cet amendement à la politique est de s assurer que toutes les personnes nouvellement nommées (autre que les EX/GIC) reçoivent un traitement juste et équitable. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) reconnaît cependant que certaines circonstances exceptionnelles peuvent justifier un financement supérieur à la limite de $. Dans ces cas, le gestionnaire de la personne nommée doit fournir à son coordonnateur ministériel national (CMN), pour soumission au SCT, l entière justification soutenant la demande d excéder la limite et de combien. L article 1.14 du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique traite de l aide essentielle en mesure de dotation. Q6. Le SCT a émis un bulletin avisant que certaines autorités financières ont été déléguées aux administrateurs généraux leur permettant d approuver jusqu à $ pour l embauche d un nouvel employé. Quel est l impact de ce changement de politique sur cette délégation? R6. Ceci ne change en rien la délégation. La délégation spéciale pour l embauche était et demeure sujette à l approbation par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) d une analyse de rentabilisation pour tout dossier de réinstallation sur une base exceptionnelle. Q7. L entente de service de deux (2) ans est-elle toujours en vigueur? R7. Oui, tel que décrit à l article 1.02 du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Le changement à la politique en vigueur depuis le 1 décembre 2007 n affecte que l aide au financement. Q8. Les réinstallations à la demande de l employé sont-elles toujours administrées selon la partie XII de la Directive sur la réinstallation du CNM? R8. Oui, les réinstallations à la demande de l employé continuent d être administrées selon la partie XII de la Directive sur la réinstallation du CNM. À ce stade, les gestionnaires peuvent seulement négocier pour les réinstallations à la demande de l employé. Une fois l examen périodique conclu, cette section sera révisée afin de refléter les changements nécessaires. Q9. Quelle est la durée d un voyage à la recherche d un logement (VRL) pour un nouvel employé de la fonction publique? R9. Le Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique prévoit pour les nouveaux employés un voyage de recherche de logement n excédant pas 5 jours à destination. Approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor - Mars

4 Q10. Le nouvel employé peut-il réclamer des frais encourus pour avoir amené ses enfants lors du VRL? R10. Non, le nouvel employé ne peut réclamer des frais encourus pour avoir amené ses enfants lors du VRL. Le Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique permet uniquement le remboursement des frais de base et par conséquent, amener les enfants en VRL est considéré comme un avantage amélioré. Q11. Un nouvel employé peut-il réclamer des frais de location de véhicule pendant le VRL? R11. Oui, un nouvel employé peut louer un véhicule à destination pendant son VRL et demander le remboursement à son retour. Q12. Un nouvel employé peut-il retarder le déménagement de ses effets mobiliers et des membres de sa famille? R12. Un nouvel employé doit déménager sans délai. Sur acceptation de l offre d emploi, il est attendu que le nouvel employé entreprendra ses activités de réinstallation. En vertu de circonstances atténuantes, si un nouvel employé ne désire entreprendre aucune activité de réinstallation, le délai dans la réinstallation devra être approuvé par le SCT et justifié par le coordonnateur ministériel national. En règle générale, le déménagement aura lieu et les frais de réinstallation seront réclamés dans un délai de 30 jours de l arrivée au nouveau lieu de travail, comme indiqué dans la l article 1.09 du Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Toutefois, la famille n est pas tenue de déménager dans ce délai de 30 jours et il y a place pour une certaine souplesse. Dans de nombreux cas, les nouveaux employés doivent se présenter à leur lieu de travail à l intérieur d une courte période après avoir accepté la lettre d offre. Par conséquent, ils nécessitent une certaine période de temps pour la recherche d un logement, la disposition de la précédente résidence et l acquisition d une nouvelle résidence. Il est raisonnable que la réinstallation se produise en l espace de quelques mois suivant la date d ouverture du dossier, mais le dossier de réinstallation doit être fermé lors de la conclusion du déménagement ou 12 mois à compter de la date d inscription, selon la première éventualité. Lorsque l employé précède la famille au nouveau lieu de travail, il n existe aucune indemnité pour l employé pour réclamer des frais de retour à la maison ou d aide au déménagement. Choisir de précéder la famille n accorde pas à l employé la possibilité de réclamer des frais pour un retour à la maison pour aider à l expédition des effets mobiliers, car cet avantage n existe pas pour les nouveaux employés. En outre, en aucun cas les nouveaux employés ne seront en droit de réclamer des indemnités pour occupation temporaire de deux résidences en laissant leur famille à l origine, ou pour toute autre raison, car cette indemnité n existe pas pour les nouveaux employés. Approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor - Mars

5 Q13. Lorsqu un nouvel employé est muté au Canada en provenance de l extérieur du Canada, peut-il réclamer le remboursement de frais encourus à l extérieur du Canada? R13. Le nouvel employé peut réclamer uniquement le remboursement de frais encourus une fois entré au Canada. Exceptionnellement, le coût du déplacement au Canada et le déménagement des effets mobiliers peut être réclamé, car les frais prennent fin au Canada. Toutefois, les dépenses telles que, mais non limitées à l hébergement temporaire, les repas et le nettoyage d une résidence acquise à l extérieur du Canada ne peuvent être réclamées. Q14. Le nouvel employé peut-il être remboursé pour plus d un mode de transport lors d un voyage au nouveau lieu de travail? R14. Normalement, un seul mode de transport est autorisé lors du voyage vers le nouvel emplacement. Si des circonstances exceptionnelles justifient un deuxième mode de transport pour les membres de la famille du nouvel employé, l approbation du coordonnateur ministériel national est requise. Q15. Lorsque plus d une personne dans un ménage accepte un emploi avec le gouvernement fédéral, les nouveaux employés ont-ils tous les deux droit aux avantages de réinstallation? R15. En théorie, chaque nouvel employé est admissible à l aide à la réinstallation. Toutefois, les avantages réclamés se doivent de demeurer selon l intention, la portée et les limites du Programme de réinstallation intégré pour les nouveaux employés de la fonction publique. Seulement une indemnité pour frais accessoires non soumis à une justification de 650 $ peut être réclamée par ménage, au moment de la réinstallation. Q16. Y a-t-il des lignes directrices quant au nombre de jours d hébergement provisoire et de repas pouvant être réclamés? R16. En règle générale, l hébergement provisoire ne devrait pas dépasser 15 jours. Lors de circonstances hors du contrôle de l employé, jusqu à 15 jours supplémentaires peuvent être remboursés, pour un maximum de 30 jours au total, selon le financement disponible. Q17. Un nouvel employé a-t-il le droit de réclamer les frais d entreposage de ses effets mobiliers? R17. Les frais d entreposage en cours de déplacement ne sont normalement pas remboursés. Il est prévu que l employé prendra les dispositions nécessaires pour un déménagement porte-àporte et procédera à une réinstallation porte-à-porte. Si des circonstances atténuantes justifient le paiement d entreposage en cours de déplacement, le paiement de cet avantage exige l approbation du coordonnateur ministériel national. Approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor - Mars

6 Q18. Les ministères ou agences peuvent-ils offrir moins de $ d aide à la réinstallation au nouvel employé? R18. Le Programme de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique a été créé afin d assurer la cohérence des avantages de réinstallation pour les nouveaux employés de la fonction publique. Les ministères/agences ne peuvent pas négocier les avantages pour moins de $. L employé se voit offrir la possibilité de réclamer des dépenses jusqu à concurrence de $, mais le montant de $ est disponible pour chaque nouvel employé autorisé pour une réinstallation. Q19. L aide accordée au nouvel employé est-elle au prorata de la durée de l affectation? R19. L aide à la réinstallation n est pas au prorata et chaque nouvel employé peut réclamer des frais de réinstallation jusqu à concurrence de $. Lorsque la durée de l affectation est inférieure à deux (2) ans et si le terme original n est pas complété, les fonds sont récupérés, proportionnels à la période de service continu manquant pour terminer le terme original. Le ministère serait alors chargé de gérer ce recouvrement. Q20. Un ministère ou une agence peut-il refuser des avantages de réinstallation à un nouvel employé de la fonction publique qui veut déménager à moins de 40 kilomètres de son lieu de travail? R20. Lorsque la distance est de moins de 40 kilomètres, la réinstallation n est normalement pas autorisée. Dans des circonstances inhabituelles et exceptionnelles, une réinstallation de moins de 40 kilomètres doit être approuvée par le coordonnateur ministériel national. Un exemple où une réinstallation de moins de 40 km serait approuvée serait de permettre à un employé dont la famille exige un transport accessible de déménager à proximité d une ligne d autobus désignée comme accessible. Q21. Les nouveaux employés sont-ils tenus de déménager leurs effets mobiliers en vertu du contrat du SCD? R21. Non, les nouveaux employés peuvent déménager leurs effets mobiliers par le fournisseur de leur choix. Le remboursement, en tout ou en partie, est assujetti au financement disponible. Q22. Les nouveaux employés sont-ils tenus de réserver leur vol commercial par l entremise des services de voyage retenus par le gouvernement? R22. Non, les nouveaux employés peuvent réserver leur vol commercial par l entremise du transporteur de leur choix. Le remboursement, en tout ou en partie, est assujetti au financement disponible. Approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor - Mars

7 Q23. En tant que nouvel employé à la fonction publique, suis-je limité quant aux services que j utilise pour ma réinstallation? R23. L'employeur a alloué une somme de $ pour le dossier de réinstallation de chaque nouvel employé pour aider à défrayer les dépenses de réinstallation. Ce financement ne peut être appliqué à la vente ou à l'acquisition d'une résidence principale. Toutefois, en tant que nouvel employé, vous pouvez faire appel à un tiers fournisseur de service pour expédier vos biens ou pour émettre vos billets d'avion. Tous les frais associés à ces services sont limités aux taux du gouvernement fédéral dans le cadre du Programme de réinstallation intégré. Q24. Je suis une personne nouvellement nommée à la fonction publique. Comment puis-je accéder à une trousse sur la réinstallation? R24. Vous serez inscrit auprès des SGR Brookfield par votre ministère ou agence d embauche. Les SGR Brookfield entreront en contact avec vous. Tous les reçus doivent être présentés aux SGR Brookfield pour le remboursement. Q25. En tant que nouvel employé, puis-je utiliser le Service central de déménagement (SCD) ou les services de voyage retenus par le gouvernement? R25. Non. Le remboursement est effectué directement à vous pour les frais de réinstallation encourus jusqu'à concurrence du financement alloué. Approuvé par le Secrétariat du Conseil du Trésor - Mars

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