MISSION D ACCOMPAGNEMENT POUR LA TRANSFORMATION D UN OFFICE DE TOURISME ASSOCIATIF ET LA CREATION D UNE STRUCTURE COMMERCIALE

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1 MISSION D ACCOMPAGNEMENT POUR LA TRANSFORMATION D UN OFFICE DE TOURISME ASSOCIATIF ET LA CREATION D UNE STRUCTURE COMMERCIALE Commune de Cauterets Cahier des Charges 1

2 1 GENERALITES 1.1 Contexte Nichée au cœur des Vallées des Gaves, la commune de Cauterets est une destination pyrénéenne incontournable. Station thermale, station de ski, situation privilégiée au pied du Vignemale, porte d entrée du Parc National des Pyrénées avec son Grand Site le Pont d Espagne, Cauterets bénéficie en outre de près de lits touristiques et n a rien à envier aux centres urbains en matières de commerces et services. Son positionnement (retenu en 2001 dans le cadre du contrat de Pôle touristique) : «Villégiature de montagne, moderne (en phase avec les tendances du marché), toutes saisons, conjuguant bien-être, montagne, parfait ressourcement, idéal pour un court séjour ou plus (rupture, ressourcement, dans la tradition)». La compétence tourisme est aujourd hui communale et l investissement des collectivités locales dans le développement touristique a été de tout temps important : - Une station de ski gérée par un EPIC - Les équipements thermaux et thermoludique relèvent de la compétence de la communauté de communes et sont gérés en régie autonome - L aménagement du Pont d Espagne relève de la compétence d une SEM d investissement - La piscine, la patinoire, les tennis, le cinéma ( ) sont gérés par la commune en régie directe. - De nombreux commerces, refuges et hôtelleries de montagne sont la propriété de la commission syndicale qui en délègue la gestion (baux, commerciaux, etc ) - Un réseau de sentiers entretenus par la communauté de communes. Pendant près de 10 ans la gestion des domaines skiables, des équipements de loisirs (piscine, patinoire, garderie ) et de l office de tourisme était regroupée au sein d une même entité. Ce modèle a ensuite laissé place depuis environ 12 ans à un office de tourisme associatif, offrant une marge de manœuvre importante aux socio-professionnels. Mais Cauterets doit aujourd hui faire face à des problématiques importantes et la commune voit des limites à l organisation actuelles des acteurs du tourisme : - Le transfert annoncé par le législateur de la compétence tourisme à l échelle intercommunale nécessitant un office de tourisme structuré pour ne pas perdre en efficacité ; - Le renouvellement du classement de l office de tourisme en 2015 avec comme enjeux de rester «catégorie 1» afin de prétendre en 2018 au renouvellement du label «station classée» ; - L accroissement de la concurrence et la baisse du pouvoir d achat de des clientèles poussent également Cauterets à mieux s organiser en matière de promotion et de commercialisation. 2

3 Une première phase de réflexion interne a permis de dégager un scénario d évolution possible avec la transformation de l office de tourisme associatif actuel en établissement public. L objectif est en effet de remettre l office de tourisme au centre de l organisation touristique sur Cauterets et notamment en activant sa mission de coordination des acteurs. Un office de tourisme géré par un conseil d administration dont les membres sont majoritairement issus du conseil municipal peut devenir l outil de développement touristique de la collectivité par excellence puisqu il est au centre des débats, à l écoute des socio-professionnels, des clients et des élus. Toutefois, la réflexion reste ouverte sur la question de la mission de commercialisation de la destination Cauterets qui pourrait être laissée à l initiative des socio-professionnels et acteurs économiques du tourisme avec la création d une entité de commercialisation. Cette dernière aurait également pour compétence la promotion, mission étroitement liée à la commercialisation. 1.2 Objet de la consultation La présente consultation a pour objet : L analyse du scénario de changement de statut de l office de tourisme et de développement de la mission de commercialisation envisagée et l accompagnement du maitre d ouvrage dans la validation ou dans l évolution de ce scénario. L accompagnement du passage d un office de tourisme associatif à un établissement public (EPIC ou EPA), ou autre. L accompagnement à la création d une structure permettant d assurer des missions de commercialisation et de promotion de la destination Cauterets 2- PROGRAMME DE L ETUDE Le programme se décompose en trois tranches dissociables. 2.1 Tranche 1 : Validation du scénario d évolution La commune de Cauterets a mené une réflexion en interne sur les évolutions possibles de la structure office de tourisme dans l objectif d une part de renforcer son rôle en matière de coordination des acteurs et d en faire l outil de développement touristique de Cauterets et d autre part d organiser et de développer la commercialisation de la destination. 3

4 Au terme de cette réflexion, le scénario qui se dégage vise : - A la transformation de l association en un établissement de forme juridique permettant de donner du poids à la collectivité compétente en matière de tourisme au sein de l organe délibérant de l office de tourisme. Les deux institutions pourront alors œuvrer de concert pour le développement de la destination, tout en associant clients et socio-professionnels à leurs réflexions et projets. - A la création d une entité de commercialisation, distincte ou non de l'office de tourisme : il s agit de laisser place à l initiative des acteurs économiques de Cauterets pour développer la commercialisation de la destination. 1- Analyse du scénario envisagé par le maitre d ouvrage : Le prestataire apportera dans un premier temps son analyse du scénario envisagé, au regard du contexte territorial et d éléments d ordre juridique et financier. 2- Aide à la définition des missions confiées à l office de tourisme (et à l éventuelle entité de commercialisation) : Une attention particulière doit être portée à la définition des missions déléguées par la commune à l office de tourisme et ce pour deux raisons principales : - Le principe de spécialité : un office de tourisme en établissement public ne peut exercer des actions que dans les domaines de compétence que la commune lui a expressément confiées tout en prenant en compte celles relevant des Offices de Tourisme conformément au Code du Tourisme. - L efficacité dans l action : fixer des objectifs clairs dès le départ doit permettre une meilleure réactivité du futur office de tourisme et une possibilité d évaluer son action au fur et à mesure des avancées. Le prestataire devra ainsi accompagner le maitre d ouvrage dans la rédaction d objectifs clairs et précis dans les domaines de compétence suivants : - Accueil - Information - Coordination des acteurs du tourisme - Animation - Promotion - Commercialisation 4

5 Les compétences PROMOTION et COMMERCIALISATION devraient être gérées distinctement des 4 autres compétences propres à l office de Tourisme, dans l hypothèse d une entité unique. Par ailleurs, le prestataire tiendra ici compte de la volonté du maitre d ouvrage de garder un office de tourisme de 1 ère catégorie, marqué Qualité Tourisme. A l issue de cette étape, la première analyse du scénario envisagé sera vérifiée au regard des objectifs identifiés. Le prestataire appuiera son analyse sur des exemples d organisations territoriales touristiques dont il aura connaissance et proposera si nécessaire d autres scénarii envisageables. 3- Validation du scénario : Au terme de la présentation de son analyse et au regard de la définition des objectifs recherchés, le maitre d ouvrage validera le scénario initialement envisagé ou l une des variantes proposées. 2.2 Tranche 2 : Transformation de l office de tourisme associatif (tranche dissociable et optionnelle) La deuxième tranche du programme se décompose en 3 phases dissociables. 1- Le choix de la structure juridique et la rédaction des statuts Le prestataire accompagnera le maitre d ouvrage dans le choix du statut juridique du futur office de tourisme : EPIC EPA ou autre, en fonction des missions qui auront été au préalable précisées et des avantages et inconvénients de chacune des formules. Le prestataire accompagnera ensuite le maitre d ouvrage dans la rédaction des statuts et notamment sur les points suivants : - Composition du comité directeur - Rôle du comité directeur - Rôle du Directeur Le prestataire proposera au maitre d ouvrage la rédaction d une délibération pour la création de la structure de gestion de l office de tourisme. 2 La rédaction de la convention de transfert du personnel, de l actif et des contrats. Le prestataire accompagnera le maitre d ouvrage dans la rédaction de la convention qui régira les transferts de personnel, de l actif (mobilier, droits d auteur ) et des contrats en cours (assurances, maintenance site Internet ) entre l association et la nouvelle structure. 3- Le passage en comptabilité publique et le premier budget primitif : phase optionnelle Le prestataire accompagnera le nouvel établissement lors du passage en comptabilité publique et dans l établissement de son premier budget primitif, si le choix de la structure le justifie. 5

6 2.3 TRANCHE 3 : CREATION D UNE STRUCTURE DE COMMERCIALISATION (optionnelle) La tranche 3 du programme se décompose en 2 phases dissociables : 1 La rédaction des statuts. Le prestataire accompagnera le maitre d ouvrage dans la définition du mode de gouvernance de la structure : - Place des collectivités (commune, communauté de communes, commission syndicale) - Place des socio-professionnels - Place des opérateurs Espaces Cauterets (station de ski), Thermes, Office de tourisme Le prestataire accompagnera le maitre d ouvrage dans la rédaction des statuts de la structure : - Composition du conseil d administration - Rôle du conseil d administration - Compétences Le prestataire accompagnera le maitre d ouvrage dans les démarches administratives ayant pour objet la création de la structure (dépôt des statuts, SIREN ) 2 La rédaction des conventions de mise à disposition des personnels. Il est envisagé une mise à disposition des personnels de l office de tourisme, d Espaces Cauterets, voire des Thermes auprès de la structure de commercialisation et non le recrutement d une nouvelle équipe. Il s agit en effet de capitaliser sur les compétences et expériences disponibles sur Cauterets. Ainsi, le prestataire accompagnera le maitre d ouvrage dans la rédaction des conventions de mise à disposition des personnels. 3- RÉUNIONS. Les réunions suivantes devront être programmées : une réunion de lancement et de présentation d une première analyse du scénario envisagé par le maitre d ouvrage une réunion sur la définition des objectifs par mission Une réunion sur l analyse détaillée du scénario envisagé et devant conduire à la validation du scénario (ou variante) une réunion sur la nature juridique, la rédaction des statuts et des conventions du futur établissement public ou autre structure une réunion sur l établissement du premier budget de l office de tourisme et le passage en comptabilité publique (optionnelle) une réunion sur la nature juridique et la rédaction des statuts et conventions de la structure commerciale (optionnelle) 6

7 4- PLANNING DE REALISATION DE L ETUDE Début de l accompagnement : début septembre 2014 Fin de la première phase : fin octobre Restitution finale : début décembre 5- DISPOSITIONS PARTICULIÈRES. 5.1 Contenu de l offre Afin de pouvoir juger de la pertinence de l offre, le candidat devra remettre un mémoire technique permettant de bien appréhender les éléments cités ci-dessous : Présentation Générale de la structure Nom Historique Domaines d activités Moyens en personnel Références dans des domaines d intervention similaires à la présente étude Moyens Humains Curriculum Vitae des personnes intervenant sur l opération Mention des compétences (diplômes, expériences ) des personnes intervenant sur l opération Méthodologie Méthode et moyens utilisés pour réaliser cette opération Planning prévisionnel Détail du coût de la prestation par phase (les frais de déplacement et autres inhérents à la mission seront également détaillés et intégrés dans la proposition) : voir DE Dans le cas où certaines phases de l étude ne seraient pas réalisées directement par le prestataire, ce dernier fera son affaire de la consultation, du choix et du règlement d un opérateur compétent. 7

8 5.2 Relation entre le maître d ouvrage et le prestataire Le maître d ouvrage devra : mettre à disposition du prestataire tous les éléments nécessaires à la bonne conduite de l opération, faciliter l accès aux documents existants, facilite l organisation des réunions et rendez-vous Le prestataire devra : informer le maitre d ouvrage des rendez-vous qu il tiendra en dehors de sa présence, informer le maître d ouvrage de l état d avancement de l opération 6- REGLEMENT DE LA CONSULTATION Les offres devront être réceptionnées en Mairie de Cauterets, à l attention de Monsieur le Maire, au plus tard le 20 août 2014 à 17h00. Les dossiers de candidatures devront être complets (cf «contenu de l offre»). La sélection du candidat s effectuera selon les critères suivants : Prix : 30% Expérience dans le domaine d étude concerné : 30% Méthodologie proposée : 40 % CONTACTS : Madame ROUZAUD Mairie de Cauterets 3, place Georges Clémenceau Cauterets

9 Commune de Cauterets MISSION D ACCOMPAGNEMENT POUR LA TRANSFORMATION D UN OFFICE DE TOURISME ASSOCIATIF ET LA CREATION D UNE STRUCTURE COMMERCIALE DEVIS ESTIMATIF DESIGNATION PU HT Total HT Tranche 1 : validation du scénario Forfait jours Forfait réunions Forfait déplacements et autres frais Tranche 2 : changement de statuts de l'ot Phases 1 et 2 Forfait jours Forfait réunions Forfait déplacements et autres frais Tranche 2 : changement de statuts de l'ot Phase 3 Forfait jours Forfait réunions Forfait déplacements et autres frais Tranche 3 : création d'une structure commerciale Forfait jours Forfait réunions Forfait déplacements et autres frais TOTAL HT 9

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