Statuts et règlements

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1 Statuts et règlements Adoptés lors de l assemblée générale du 26 janvier 2011 Mis à jours lors de l assemblée générale du 7 février

2 CHAPITRE 1 : DISPOSITION PRÉLIMINAIRES SECTION 1 : TERMINOLOGIE Article 1 : Définitions 1. À moins d une disposition expresse contraire ou que le contexte ne le veuille autrement, dans les Statuts et règlements de l AéESG, dans les procès- verbaux des réunions du conseil d administration, du conseil central, du comité exécutif, des comités, des assemblées générales; dans les résolutions des administrateurs, des conseils, des comités et des assemblées générales, le terme ou l expression : a) Acte constitutif : désigne les lettres patentes; b) Administrateur : désigne un membre du conseil d administration de l association élu par les membres; c) Association : désigne l Association étudiante de l École des sciences de la gestion de l Université du Québec à Montréal; d) Association étudiante : désigne un groupe d étudiants inscrits à l École des sciences de la gestion de l Université du Québec à Montréal selon un même domaine d études et reconnu comme tel par la Politique 32 de l Université; e) Conseil central : désigne l instance de l association composée des délégués des associations étudiante et des groupes reconnus; f) Conseil d administration : désigne l instance de l association composée des administrateurs; g) Comité exécutif : désigne l instance de l association composée des exécutants; h) Délégué : désigne un étudiant membre de l association mandaté par son association étudiante ou son groupe reconnu pour la représenter au conseil central; i) École : désigne l École des sciences de la gestion de l Université du Québec à Montréal; j) Employé : désigne toute personne salariée de l association à l exception des officiers; k) Étudiant : désigne une personne inscrite comme étudiant à l École des sciences de la gestion; l) Exécutant : désigne tout étudiant élu au conseil exécutif par les membres; m) Groupe reconnu : désigne tout groupe reconnu par l association à titre de membre du conseil central; n) Majorité absolue : désigne 50% plus une (1) voix exprimées; 2

3 o) Majorité simple : lorsque le nombre de votants en faveur est plus élevé que celui en défaveur; p) Politique 32 : désigne la Politique de reconnaissance des associations étudiantes de programmation de l Université du Québec à Montréal; q) Services : désigne l ensemble des services offerts par l association à ses membres; r) Statuts ou Textes réglementaires : désigne les présents statuts, les règlements et autres politiques de l association en vigueur ainsi que toutes les modifications dont ils font l objet; s) Université : désigne l Université du Québec à Montréal. Article 2 : Définitions dans la Loi ou dans ses règlements 1. Sous réserve des définitions qui précèdent, les définitions prévues à la Loi et à ses règlements s appliquent aux termes et aux expressions utilisées dans les textes réglementaires de l association. SECTION 2 : INTERPRÉTATION Article 3 : Règles d interprétation 1. Les termes et les expressions employés au masculin seulement comprennent le féminin et ce, afin d alléger le texte. Article 4 : Discrétion 1. À moins de dispositions contraires, lorsque les textes réglementaires confèrent un pouvoir discrétionnaire aux administrateurs, ces derniers exercent ce pouvoir comme ils l entendent et ils doivent agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté dans le meilleur intérêt de l association et éviter de se placer dans une situation de conflit d intérêt entre leurs intérêts personnels et ceux de l association. Les administrateurs peuvent également décider de ne pas exercer ce pouvoir. Aucune disposition des textes réglementaires ne doit être interprétée de façon à accroître la responsabilité des administrateurs au- delà de ce qui est déjà prévu par la Loi. Article 5 : Préséance 1. En cas de contradiction entre la Loi, l acte constitutif ou les textes réglementaires de l association, la Loi prévaut sur l acte constitutif et l acte constitutif prévaut sur les textes réglementaires. Les Statuts et règlements de l association prévalent sur les politiques qui prévalent sur les règlements de régie interne. Article 6 : Intitulés 1. Les titres utilisés dans les présents statuts ne le sont qu à titre de référence et ils ne doivent pas être considérés dans l interprétation des termes, des expressions ou des dispositions de ces statuts. 3

4 Article 7 : Délai 1. Si la date fixée pour faire une chose, notamment l envoi d un avis, tombe un jour non juridique, la chose peut être validement faite le premier jour juridique qui suit. Dans le calcul de tout délai fixé par les présents statuts, le jour qui marque le point de départ n est pas compté, mais celui de l échéance l est. Les jours non juridiques ne sont pas comptés et, lorsque le dernier jour est non juridique, le délai est prolongé au premier jour juridique suivant. Article 8 : Nature contractuelle 1. Ces présents statuts établissent des rapports de nature contractuelle entre l association et ses membres. 4

5 CHAPITRE 2 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES SECTION 1 : JURIDICTION Article 9 : Mission 1. L association défend notamment, par tous les moyens mis à sa disposition et dans les limites qui lui sont octroyées par la Loi et par ses instances, les intérêts pédagogiques, sociaux, politiques, économiques, culturels, professionnels de ses membres. 2. L association favorise également le rayonnement de l École notamment en favorisant une participation active de ses membres aux diverses activités et en promouvant les réussites de l École, dans les limites qui lui sont octroyées par la Loi et par ses instances. Article 10 : Modification 1. L assemblée générale peut, lors d une réunion dûment convoquée à cette fin, modifier ou révoquer ses règlements généraux et les règlements y afférant. 2. Toute modification ou toute révocation doit être annoncée à l assemblée générale précédente par le dépôt d un avis de motion qui, pour être recevable, doit comprendre le texte de la modification ou de la révocation proposée sous peine de rejet. Le conseil d administration peut aussi, lors d une réunion dûment convoquée à cette fin, modifier ou révoquer lesdits Statuts et règlements. Chaque modification ou révocation doit être diffusée publiquement dès son adoption et n est en vigueur que jusqu à la prochaine assemblée générale de l association. Si elle n est pas ratifiée lors de cette assemblée, elle cesse, mais à compter de ce jour seulement, d être en vigueur. 3. Toute modification ou toute révocation en assemblée générale doit être adoptée à la majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées. 4. Les modifications aux politiques et aux règlements de régie interne de l association s effectuent à la suite d une étude préalable par le conseil d administration ; tout amendement doit être annoncé à la réunion du conseil d administration précédant son adoption par le dépôt d un avis de motion qui, pour être recevable, doit comprendre le texte de l amendement proposé. Article 11 : Procédure des assemblées 1. Les assemblées et les réunions de toutes les instances de l association sont régies selon les dispositions de la dernière édition de l ouvrage de Victor Morin, Procédure des assemblées délibérantes. 2. En cas de divergence entre les dispositions de cet ouvrage et celles des textes réglementaires, ces derniers ont préséance. SECTION 2 : APPELLATION ET IDENTIFICATION 5

6 Article 12 : Nom 1. Les étudiants de l École des sciences de la gestion de l Université du Québec à Montréal sont regroupés en un organisme constitué selon la Loi sur les compagnies, reconnu par la Politique 32 de l Université et connu sous la dénomination sociale de «Association étudiante de l École des sciences de la gestion de l Université du Québec à Montréal». 2. La dénomination sociale de l association doit être lisiblement indiquée sur tous ses contrats, ses documents, ses actes écrits, ses factures et ses commandes de marchandises ou de services qui le nécessitent. Article 13 : Acronyme 1. À moins qu une forme ou qu une teneur différente ne soit approuvée par les administrateurs, l acronyme de l association est «AéESG». Article 14 : Logo 1. À moins qu une forme ou qu une teneur différente ne soit approuvée par les administrateurs, le logo de l association est celui reproduit ci- dessous : 2. Les normes graphiques se retrouvent en annexe du présent document. Article 15 : Siège social 1. Le siège social de la corporation est sis au 315, rue Sainte- Catherine Est, local J- M830 à Montréal. 6

7 CHAPITRE 3 : MEMBRES SECTION 1 : ÉLIGIBILITÉ Article 16 : Définition 1. Est membre de l association tout étudiant inscrit à l École et qui a payé sa cotisation de l association au trimestre en cours sans avoir demandé un remboursement. 2. Toutefois, un étudiant qui était membre lors du trimestre d automne est réputé demeurer membre jusqu au début du trimestre d hiver suivant et un étudiant qui était membre lors du trimestre d hiver, sans être inscrit au trimestre d été, ou d été est réputé le demeurer jusqu au trimestre d automne suivant pourvu qu il y soit inscrit. Article 17 : Suspension et révocation du statut de membre 1. Tout membre qui enfreint les règlements généraux ou dont la conduite est jugée préjudiciable envers l association peut être suspendu ou expulsé de l association par l assemblée générale spéciale des membres par un vote des deux tiers (2/3) des voix exprimées, lors d une réunion notamment convoquée à cette fin. Article 18 : Renonciation au statut de membre 1. Tout membre qui le décide peut renoncer à son statut de membre de l association. 2. Le membre qui veut renoncer à son statut doit : - - Remplir, signer et retourner à l association le formulaire de remboursement dans les délais prescrits; Fournir son Relevé d inscription- facture avec le solde à zéro pour le trimestre où la demande de remboursement a été faite. SECTION 2 : DROITS ET DEVOIRS Article 19 : Droits 1. Les membres ont le droit d être informés de manière transparente et en toute diligence des activités de l association. Ils ont le droit de profiter de tous les services offerts aux membres et de participer aux activités et à l administration de l association, dans la mesure du possible. Article 20 : Devoirs 1. Les membres ont le devoir de s acquitter de la cotisation de l association. Ils ont le devoir de prendre connaissance des informations qui leur sont transmises au sujet des activités de l association. Ils doivent faire parvenir au comité exécutif tout grief et/ou suggestion visant à assurer le mieux- être des étudiants. 2. Tout membre appelé à siéger au sein d une instance de l association ou délégué par celle- ci doit : a) Agir avec soin, diligence et compétence dans l intérêt de l association; b) Dénoncer son intérêt personnel lorsque cela est nécessaire, dans l intérêt de l association; 7

8 c) Éviter de se placer dans une position où ses intérêts personnels risquent de s opposer ou s opposent à ceux de l association; d) S abstenir de prendre part à toute discussion ou délibération dans le cadre de laquelle ses intérêts personnels risquent de s opposer ou s opposent à ceux de l association; e) Ne pas faire usage de renseignements ou de documents confidentiels au préjudice de l association en vue d obtenir directement ou indirectement un avantage pour lui- même ou pour autrui. 3. Tout membre embauché pour accomplir une prestation de travail pour le compte de l association doit : a) Sauvegarder en tout temps son indépendance professionnelle envers les clients, les fournisseurs et les autres personnes susceptibles de faire des affaires avec l association, l une de ses entreprises ou l une de ses filiales; b) Éviter toute situation où il peut trouver un avantage personnel, direct ou indirect, actuel ou éventuel; c) Éviter de se placer dans une position où ses intérêts personnels risquent de s opposer ou s opposent à ceux de l association; d) Ne pas faire usage de renseignements ou documents confidentiels au préjudice de l association en vue d obtenir directement ou indirectement un avantage pour lui- même ou pour autrui. SECTION 3 : TECHNICITÉ Article 21 : Avis aux membres 1. Les avis ou les documents qui exigent l envoi aux membres doivent être divulgués de façon à rejoindre le plus grand nombre possible de membres, mais ne doivent pas nécessairement être adressés à chaque membre personnellement. Article 22 : Cotisation par trimestre 1. La cotisation par trimestre des membres est déterminée par l assemblée générale spéciale des membres par un vote des deux tiers (2/3) des voix exprimées, avec un quorum de 100 membres, lors d une réunion notamment convoquée à cette fin. 2. Toute proposition de modification de la cotisation exigible par l association doit avoir fait l objet d une résolution du conseil d administration et ce, au moins quatre (4) semaines avant la tenue de l assemblée générale. 3. Le montant de la cotisation par trimestre est de 20.50$. 8

9 CHAPITRE 4 : RECONNAISSANCE DES ASSOCIATIONS ET DES GROUPES ÉTUDIANTS SECTION 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 23 : Droits des associations étudiantes 1. L AéESG s engage à respecter l indépendance et l autonomie des associations étudiantes. Toutefois, elle leur permet de prendre part aux orientations de l association en leur donnant un (1) droit de vote au conseil central. De plus, l AéESG fournit, à des tarifs préférentiels, certains services aux associations étudiantes et aux groupes étudiants, notamment l utilisation du photocopieur et du télécopieur. Article 24 : Associations étudiantes 1. Une association étudiante est le rassemblement des étudiants d un même ou de plusieurs programmes d études ou le rassemblement des étudiants d un même centre d études. Article 25 : Devoirs des associations étudiantes 1. Les associations étudiantes ont notamment les devoirs suivants : a) De participer aux rencontres du conseil central; b) De diffuser les informations provenant du conseil central à l ensemble de ses étudiants membres; c) De respecter les textes réglementaires de l association (AéESG); d) De diffuser tout avis de convocation de l assemblée générale de l AéESG; e) De transmettre toute modification de ses statuts et règlements, ainsi qu une liste à jour de ses administrateurs, officiers et autres représentants avec leur adresse et leurs coordonnées téléphoniques et électroniques au siège social de l AéESG; k) De nommer le délégué et le substitut qui siègeront au conseil central et de faire parvenir au siège social de l AéESG et ce, dans un délai de dix (10) jours suivant la nomination dudit délégué et dudit substitut, les coordonnées de ces nommés. Article 26 : Suspension 1. Toute association étudiante qui enfreint les règlements généraux ou dont la conduite est jugée préjudiciable envers l association peut être suspendue ou expulsée du conseil central par l assemblée générale spéciale par un vote des deux tiers (2/3) des voix exprimées lors d une réunion dûment convoquée à cette fin. 2. L association étudiante qui fait l objet d une demande de suspension ou d expulsion du conseil central doit être informée du lieu, de la date et de l heure de l assemblée générale 9

10 spéciale dans le même délai que celui prévu par la convocation de l assemblée générale spéciale. Par l intermédiaire de ses officiers, l association étudiante peut y assister et y prendre parole ou, dans une déclaration écrite, lue par le président de l assemblée, exposer les motifs de son opposition à la demande proposant sa suspension ou son expulsion de l association. Article 27 : Groupes étudiants 1. Un groupe étudiant est un rassemblement d étudiants qui ne relèvent pas d un programme d études ou d un centre d études et qui regroupe majoritairement des étudiants membres de l AéESG. Article 28 : Liste des associations et groupes reconnus 1. Les associations étudiantes et les groupes reconnus par l AéESG sont répertoriés à l annexe 1. 10

11 CHAPITRE 5 : L ASSEMBLÉE GÉNÉRALE SECTION 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 30 : Juridiction 1. L assemblée générale des membres est l instance suprême de l association. 2. Elle peut être saisie de toute matière relative à l association, sous réserve des pouvoirs qui lui sont octroyés par la Loi et par ses règlements généraux, selon qu elle est constituée en assemblée générale ordinaire ou en assemblée générale spéciale. Article 31 : Mandat 1. L assemblée générale peut donner un mandat au conseil d administration, au conseil central et au comité exécutif de l association, mais en respectant les rôles et les pouvoirs de chaque instance dictés par les présents textes réglementaires et la Loi. 2. L assemblée générale est habilitée à trancher tout litige ou différend entre le conseil central, le conseil d administration et le comité exécutif de l association, sous réserve des pouvoirs qui lui sont octroyés par la Loi et par ses textes réglementaires, selon qu elle est constituée en assemblée générale ordinaire ou en assemblée générale spéciale. Article 32 : Composition 1. L assemblée générale est composée de tous les membres de l association. SECTION 2 : CONVOCATION Article 33 : Convocation de l assemblée générale ordinaire 1. Un minimum de 3 assemblées générales ordinaires doivent avoir lieu par année : une assemblée doit se tenir au cours des trois (3) première semaines du trimestre d automne pour, notamment, prendre acte et, le cas échéant, ratifier les états et rapports financiers, ratifier la nomination du vérificateur des livres, adopter le budget pour l année en cours et présenter le plan d action annuel de l association. L assemblée se réunit également au mois de février, notamment pour lancer le processus électoral et nommer les officiers d élection. L assemblée se réunit également au mois d avril pour recevoir le rapport annuel du comité exécutif et pour prendre acte des résultats électoraux en confirmant l élection des officiers du comité exécutif ainsi que celle des administrateurs de l association. 2. Le comité exécutif a la responsabilité de convoquer l assemblée générale dans un délai d au moins dix (10) jours juridiques avant la tenue de ladite assemblée. 3. Les avis de convocation doivent prendre notamment la forme d affiches, de tracts distribués à l intérieur de l Université, d article sur le site internet et de courriel envoyé via la liste de distribution fournie par le service de registrariat de l Université. 4. Les avis de convocation doivent indiquer la date, l heure et l endroit de l assemblée générale, ainsi que le projet d ordre du jour. 11

12 Article 34 : Convocation de l assemblée générale extraordinaire 1. L assemblée générale extraordinaire des membres peut être convoquée par: a) Résolution du comité exécutif; b) Résolution du conseil d administration; c) Résolution du conseil central; d) Demande écrite d un membre conformément aux termes de l article 35 des présents règlements. 2. Le comité exécutif a la responsabilité de convoquer l assemblée générale extraordinaire dans un délai d au moins cinq (5) jours juridiques avant la tenue de ladite assemblée. 3. Les avis de convocation doivent indiquer la date, l heure et l endroit de l assemblée générale, ainsi que le projet d ordre du jour. Article 35 : Demande écrite 1. Tout membre de l association requérant la convocation d une assemblée générale extraordinaire doit : a) Indiquer de façon précise l objet de l assemblée générale extraordinaire ; b) Accompagner sa demande la signature et du code permanent d au moins 250 membres de l association; c) Signer sa demande; d) Déposer sa demande au siège social ou au secrétaire général de l association. 2. Le comité exécutif a la responsabilité de convoquer l assemblée générale extraordinaire dans un délai maximum de dix (10) jours juridiques après la réception en bonne et due forme de la demande écrite. Article 36 : Projet d ordre du jour d assemblée générale ordinaire 1. L ordre du jour est dressé par celui ou ceux qui convoquent ladite assemblée. 2. Il comprend notamment les points suivants : 1. Vérification du quorum et ouverture de l assemblée; 2. Élection des officiers de l assemblée; 3. Lecture et adoption de l ordre du jour; 4. Lecture et adoption du procès- verbal de l assemblée générale précédente; 5. Les points à discuter; 6. Affaires diverses. 12

13 Article 37 : Ordre du jour de l assemblée générale extraordinaire 1. L ordre du jour est dressé par celui ou ceux qui convoquent ladite assemblée. 2. Il comprend les points suivants : 1. Vérification du quorum et ouverture de l assemblée; 2. Élection des officiers de l assemblée; 3. Lecture et adoption de l ordre du jour; 4. Les points à discuter. 3. L ordre du jour ne peut faire l objet de modification dès lors qu il est dûment émis. SECTION 3 : FONCTIONNEMENT Article 38 : Quorum 1. Le quorum de toute assemblée générale est fixé à 50 membres. 2. Si le quorum n est pas atteint, le comité exécutif doit convoquer l assemblée générale dans les dix (10) jours juridiques suivants en respectant les modalités décrites aux articles 30 à 35 des présents textes réglementaires. 3. Un quorum spécial de 250 membres est nécessaire afin de prendre une décision lors d un vote de grève ou de levée de cours; Article 39 : Vote 1. Chaque membre possède un (1) droit de vote. 2. Tout vote en assemblée générale est pris à main levée ou par vote secret selon le désir du tiers (1/3) des membres de l assemblée ou du président d assemblée en cas de procédure exceptionnelle. 3. Si un vote secret se tient, le secrétaire d assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin accompagné de greffiers au besoin. Les greffiers doivent renoncer à leur droit de vote. Chaque membre remet au secrétaire de l assemblée un bulletin de vote sur lequel il a inscrit le sens dans lequel il exerce sa voix. Le vote au scrutin secret peut être demandé avant tout vote à main levée. Une telle demande peut également être retirée avant qu il n y soit donné une suite. 4. Aucun membre ne peut voter par procuration ou par anticipation. 5. Toute résolution est adoptée à la majorité simple des voix exprimées, à moins que les présents textes réglementaires ne stipulent une autre façon de faire. 6. Si 50% ou plus de votants s abstiennent, la proposition est mise en dépôt. Article 40 : Officiers d assemblée 1. Le président d assemblée : a) Est toute personne désignée comme tel par l assemblée générale; 13

14 b) A pour tâche de diriger l assemblée; c) N a pas le droit de vote. En cas d égalité des voix, il demande un second vote sans abstention. En cas d égalité des voix dans le second vote, la proposition est battue. 2. Le secrétaire d assemblée : a) Est le secrétaire général de l association ou toute autre personne désignée par l assemblée générale; b) A pour tâche de prendre note de tout ce qui se passe et ce qui se décide afin d en dresser le procès- verbal et de le rendre public; c) N a pas le droit de vote et d intervention directe dans la discussion sauf pour des points d éclaircissement sur demande du président d assemblée. Article 41 : Pouvoirs et devoirs 1. L assemblée générale ordinaire peut notamment : a) Déterminer les orientations générales de l association; b) Déterminer les priorités générales de l association; c) Prendre acte des résultats et de l élection des officiers du comité exécutif; d) Prendre acte des résultats et de l élection des administrateurs composant le conseil d administration; e) Ratifier les nominations du vérificateur des livres par un vote de confiance ou de non- confiance; f) Entendre et approuver en tout ou en partie le rapport annuel ou de mi- mandat du comité exécutif; g) Prendre acte et, le cas échéant, ratifier les états financiers et les autres rapports financiers tels qu ils sont exigés par la loi ou par les règlements de l association; h) Convoquer un référendum (dont le quorum est fixé à 750 membres) portant sur l affiliation ou la désafiliation à tout organisme exigeant le paiement d une cotisation, en définir les modalités et entériner les résultats d un tel référendum; i) Révoquer, amender ou abroger ses propres décisions ou celles de tout autre organisme de l association; j) Féliciter ou blâmer tout organisme ou officier par un vote majoritaire des deux tiers (2/3) des voix exprimées; k) Adopter le procès- verbal de toute assemblée générale précédente; l) Adopter le cahier de positions; m) Convoquer un référendum sur toute question qu elle juge à propos. 14

15 2. L assemblée générale spéciale peut notamment : a) Approuver, amender ou abroger par un vote majoritaire des deux tiers (2/3) des voix exprimées, les textes réglementaires de l association; b) Fixer le montant de la cotisation de ses membres et déterminer toute procédure relative à son remboursement; c) Traiter d un ou des sujets particuliers. Son pouvoir ne peut dépasser les limites du ou des sujets pour lequel ou lesquels elle a été convoquée; d) Décider de la suspension ou de l expulsion d un membre par un vote majoritaire des deux tiers (2/3) des voix exprimées; e) Décider de la destitution d un administrateur ou d un officier du comité exécutif par un vote majoritaire des deux tiers (2/3) des voix exprimées. Article 42 : Consensus 1. Nonobstant ce qui précède, l assemblée générale, ordinaire ou spéciale, doit toujours rechercher le consensus de préférence au vote. 15

16 CHAPITRE 6 : LE CONSEIL D ADMINISTRATION SECTION 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 43 : Juridiction 1. Le conseil d administration est l instance administrative de l association. 2. Il peut être saisi de toute matière administrative relative à l association, sous réserve des pouvoirs qui lui sont octroyés par la loi et par ses règlements généraux, selon qu il est constitué en assemblée ordinaire ou en assemblée spéciale. Article 44 : Mandat 1. Le conseil d administration supervise la gestion et administre les affaires de l association. Article 45 : Composition 1. Le conseil d administration est composé du président, du vice- président aux affaires financières et du vice- président aux affaires administratives, de deux membres étudiants aux cycles supérieurs et provenant de domaines d études différents, de 3 membres de premier cycle provenant de domaines d études différents et d un représentant externe diplômé de l ESG au cours des cinq (5) dernières années précédant sa mise en candidature. Dans l éventualité d un changement dans la composition du conseil d administration, l association doit donner avis de ce changement en produisant une déclaration auprès du Registraire des entreprises. 2. Seule peut siéger à titre d administrateur de l association une personne qui rencontre les conditions suivantes; a) Elle est membre de l association; b) Elle n est pas employée de l association. c) À l exception du président, du trésorier et du secrétaire général de l association, elle n est pas élue au comité exécutif de l association. 3. Un administrateur doit, dans le meilleur des délais, signer une acception de son mandat. Article 46 : Mandat des administrateurs 1. Le mandat d administrateur est d une durée d un an. Ce mandat début le 1 er mai et prend fin le 30 avril de l année suivante. Un administrateur ne peut se représenter pour plus de trois (3) mandats consécutifs. Si un membre a été destitué de ses fonctions comme administrateur de l association, il ne peut briguer un nouveau mandat comme administrateur de l association. 2. Les administrateurs peuvent combler les vacances au sein du conseil d administration. Le comité exécutif doit convoquer, dans les soixante (60) jours, une assemblée générale spéciale afin de combler cette vacance. L administrateur nommé pour combler une vacance remplit la partie non expirée du terme de son prédécesseur. L association doit donner avis de ce changement en produisant une déclaration auprès du Registraire des entreprises. 16

17 3. Un administrateur peut être destitué de ses fonctions avant terme par les membres ayant le droit de l élire lors d une assemblée générale spéciale dûment convoquée à cette fin au moyen d une demande qui doit être accompagnée de la signature d au moins les 250 membres. 4. L administrateur qui fait l objet d une demande de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l heure de l assemblée générale spéciale dans le même délai que celui prévu par la convocation de l assemblée générale spéciale. Il peut y assister et y prendre parole ou, dans une déclaration écrite lue par le président de l assemblée, exposer les motifs de son opposition à la demande proposant sa destitution. Par ailleurs, toute vacance découlant de la destitution d un administrateur peut être comblée par le conseil d administration conformément à l article Tout administrateur doit prendre les dispositions nécessaires afin d être informé de la tenue des assemblées générales et des réunions du conseil d administration. 6. Tout administrateur cesse d être membre du conseil d administration s il fait défaut d assister à deux (2) réunions par session. Son mandat est alors réputé prendre fin à la clôture de l assemblée suivante sauf si son absence est excusée par le conseil d administration lors de cette assemblée. 7. Tout administrateur prend ses décisions dans l intérêt de l association et remplit tous les devoirs inhérents à sa tâche. 8. Un membre cesse automatiquement d être administrateur : a) Dès qu il perd l une des qualités requises; b) Au moment effectif de sa démission; c) Lorsqu il est destitué. SECTION 2 : CONVOCATION Article 47 : Convocation du conseil d administration ordinaire 1. Le conseil d administration se réunit en réunion ordinaire selon un calendrier proposé au début de chaque trimestre, par un administrateur qui est aussi officier du comité exécutif de l association. Ce calendrier doit contenir un minimum de trois (3) réunions pour les trimestres d automne et d hiver et de deux (2) réunions au cours de l été, soit pendant les mois de mai à août. Ce calendrier doit être approuvé par le conseil d administration. 2. Un avis de convocation écrit doit être émis par le secrétaire général de l association et être diffusé à tous les administrateurs dans un délai d au moins cinq (5) jours juridiques avant la tenue de ladite réunion. 3. Le conseil exécutif a la responsabilité de déterminer le lieu de la réunion. 4. Les avis de convocation doivent indiquer la date, l heure et l endroit du conseil d administration ainsi que le projet d ordre du jour. Article 48 : Convocation d une assemblée du conseil d administration extraordinaire 1. Un conseil d administration extraordinaire peut être convoqué par : 17

18 a) Résolution du comité exécutif; b) Demande écrite d un (1) membre du conseil d administration respectant les modalités prévues à l article Sur réception de toute résolution et/ou demande de convocation conforme à l article 49, le secrétaire général de l association doit convoquer une réunion spéciale du conseil d administration dans un délai d au moins trois (3) jours juridiques avant la tenue de ladite assemblée. 3. Le conseil exécutif a la responsabilité de déterminer la date, le lieu et l heure de l assemblée. 4. Les avis de convocation doivent indiquer la date, l heure et l endroit de la réunion du conseil d administration ainsi que l ordre du jour. Article 49 : Demande écrite 1. Tout administrateur de l association requérant la convocation d un conseil d administration spécial doit : a) Indiquer de façon précise l objet de la réunion spéciale du conseil d administration; b) Signer sa demande; c) Accompagner sa demande de la signature d au moins 5 autres administrateurs; d) Signifier sa demande au siège social ou au secrétaire général de l association. Article 50 : Renonciation à l avis de convocation 1. Un conseil d administration peut validement être tenu en tout temps et pour tout motif sans que l avis de convocation prescrit par la Loi ou par les textes réglementaires n ait été envoyé et ce, lorsque tous les administrateurs ayant le droit d assister et de voter à la réunion renoncent à l avis de convocation de quelque façon que ce soit. 2. Cette renonciation à l avis de convocation du conseil d administration peut intervenir avant, pendant ou après la tenue du conseil d administration. De plus, la présence d un administrateur à un tel conseil d administration équivaut à une renonciation de sa part à l avis de convocation, sauf s il déclare qu il y assiste spécialement pour s opposer à sa tenue en invoquant, entre autres, l irrégularité de sa convocation. 3. La signature d une résolution écrite tenant lieu de réunion, à moins d une mention expresse à l effet contraire, équivaut également à une renonciation à l avis de convocation ainsi qu à la tenue d une véritable réunion. Article 51 : Réunion téléphonique 1. Une réunion téléphonique, une téléconférence ou tout autre moyen permettant aux administrateurs de communiquer oralement entre eux lors d un conseil d administration régulier ou spécial peut être utilisé afin de permettre la participation d un ou des administrateurs non- présents physiquement. 18

19 2. Les règles applicables aux réunions du conseil d administration s appliquent à la réunion téléphonique, à la téléconférence ou à toute autre technologie de communication virtuelle en faisant les adaptations nécessaires. SECTION 3 : FONCTIONNEMENT Article 52 : Quorum 1. Le quorum de toute réunion du conseil d administration est constitué de la présence d au moins 5 administrateurs. 2. Si le quorum n est pas atteint, le comité exécutif doit convoquer de nouveau le conseil d administration dans les dix (10) jours juridiques suivants en respectant les modalités décrites aux articles 47 à 51 des présents textes réglementaires. Article 53 : Vote 1. Un administrateur possède un (1) droit de vote. 2. Tout vote en conseil d administration est pris à main levée à moins de désir contraire du président d assemblée ou d un membre de l assemblée. 3. Si un vote secret se tient, le secrétaire de l assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Chaque membre remet au secrétaire de l assemblée un bulletin de vote sur lequel il a inscrit le sens dans lequel il exerce sa voix. Le vote au scrutin peut être demandé avant ou après tout vote à main levée. Une telle demande peut également être retirée avant qu il n y soit donné suite. 4. Aucun membre ne peut voter par procuration ou par anticipation. 5. Toute résolution est adoptée à la majorité simple des voix exprimées, à moins que les présents textes réglementaires ne stipulent une autre façon de faire. 6. Si 50% ou plus de votants s abstiennent, la proposition est mise en dépôt. Article 54 : Officiers d assemblée 1. Le président de l assemblée : a) Est le président de l association ou toute autre personne désignée par le conseil d administration; b) A pour tâche de diriger l assemblée; c) N exerce son droit de vote qu en cas d égalité des voix lors d un vote sans abstention. 2. Le secrétaire de l assemblée : a) Est le secrétaire général de l association ou toute autre personne désignée par le conseil d administration; b) A pour tâche de prendre note de tout ce qui se passe et ce qui se décide, afin d en dresser le procès- verbal. 19

20 Article 55 : Pouvoirs et devoirs 1. Le conseil d administration peut notamment : a) Déterminer les priorités administratives de l association; b) Adopter le procès- verbal de toute réunion précédente du conseil d administration; c) Révoquer, amender ou abroger ses propres décisions, prises au cours du mandat courant, par un vote des deux tiers (2/3) des voix exprimées; d) Approuver le calendrier des réunions du conseil d administration; e) Adopter les prévisions budgétaires de l association et de ses divisions pour l année financière en cours; f) Adopter les états financiers de l association; g) Nommer le vérificateur des comptes de l association et fixer sa rémunération; h) Étudier, adopter, modifier ou révoquer, à sa discrétion, les propositions émanant du conseil central, relatives à toutes modifications aux textes réglementaires de l association; i) Adopter, modifier ou révoquer toute politique, toute directive ou tout autre instrument relatif à l administration de l association; j) À la majorité simple, adopter ou battre toute proposition contenant une recommandation du conseil central; k) Voir à la réalisation de tout mandat qui lui est confié; l) Voir à la réalisation de tout mandat confié aux officiers du comité exécutif par l assemblée générale, dans les limites de sa juridiction; m) Disposer de tout contrat ou de tout autre acte susceptible de lier l association; n) Ratifier, à la majorité des deux tiers (2/3) des voix exprimées, l embauche ou le congédiement de tout employé de l association; o) Créer ou abolir tout poste d employé de l association; p) Constituer tout comité pour l assister dans l exécution de ses fonctions; q) Donner un mandat au comité exécutif ou à un de ses officiers pour qu il l exécute en son nom dans la limite de ses pouvoirs et de ceux du conseil d administration; r) Voir à la saine gestion des finances et des ressources humaines de l association; s) Décider de l orientation des divisions de l association; 20

21 t) Décider d intenter des poursuites judiciaires et répondre à celles qui pourraient être intentées contre l association; u) Convoquer une assemblée générale spéciale afin de combler une ou des vacances survenues au sein du conseil d administration; v) Combler temporairement une vacance au sein du conseil d administration; w) Combler provisoirement une vacance au sein du comité exécutif de l association; x) Féliciter ou blâmer tout organisme ou officier par un vote majoritaire de deux tiers (2/3) des voix exprimées; y) Décider de toute affaire dont le conseil d administration peut être saisi. 2. Le conseil d administration spécial peut notamment : a) Traiter d un ou des sujets particuliers. Son pouvoir ne peut dépasser les limites du ou des sujets pour lequel ou lesquels il a été convoqué; b) Faire des recommandations à l assemblée générale pour destituer, lors d une assemblée générale spéciale dûment convoquée à cette fin et pour des motifs graves, tout officier de l association; 3. Le conseil d administration doit aussi, lors d une réunion dûment convoquée à cette fin, donner avis qu une prochaine assemblée générale spéciale sera saisie d une proposition de modification de la cotisation exigible par l association et ce, au moins quatre (4) semaines avant la tenue d une telle assemblée. Article 56 : Consensus 1. Nonobstant ce qui précède, le conseil d administration, en réunion ordinaire ou extraordinaire, doit toujours rechercher le consensus de préférence au vote. 21

22 CHAPITRE 7 : CONSEIL CENTRAL SECTION 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 57 : Juridiction 1. Le conseil central est la réunion des délégués des associations étudiantes, des groupes reconnus par l association et du comité exécutif de l association. 2. Il peut être saisi de toute matière relative à l association, sous réserve des pouvoirs qui lui sont octroyés par ces règlements généraux, selon qu il est constitué en conseil central ordinaire ou en conseil central spécial. Article 58 : Mandat 1. Le conseil central voit au développement du discours afin de promouvoir et de défendre les droits et les intérêts des membres notamment en matière pédagogique, politique, culturelle, social, économique et d administration universitaire. 2. Le conseil central peut donner un mandat au comité exécutif de l association en respectant les rôles et les pouvoirs dictés par les présents textes réglementaires. 3. Le conseil central peut mettre en place des comités pour traiter de questions particulières telles qu elles sont définies dans les présents textes réglementaires. Article 59 : Composition 1. Le conseil central est composé des délégués des associations étudiantes, des groupes reconnus par l association et du comité exécutif de l association. 2. Chaque association étudiante ou groupe reconnu représenté au conseil central peut, en outre, faire admettre un maximum de 4 étudiants, à titre d observateur et sans droit de parole à un conseil central. 3. Une association étudiante ou un groupe qui n est pas reconnu par l association peut, par ses officiers, assister à titre d observateur et sans droit de vote à un conseil central, sur invitation du comité exécutif ou du conseil central de l association. 4. Sur consentement des deux tiers (2/3) des délégués votants au conseil central, les observateurs ont droit de parole. Article 60 : Mandat des délégués 1. Le mandat de délégué est d une durée d un (1) an. 2. Tout délégué doit prendre les dispositions nécessaires afin d être informé de la tenue des conseils centraux. 3. Tout délégué est tenu d assister aux réunions du conseil central. 4. Tout délégué prend ses décisions dans l intérêt de l association et remplit tous les devoirs inhérents à sa tâche. 22

23 5. Un membre cesse automatiquement d être délégué : a) Dès qu il perd l une des qualités requises; b) Au moment effectif de sa démission; c) Lorsqu il est destitué; d) S il s absente d au moins 3 rencontres consécutives. SECTION 2 : CONVOCATION Article 61 : Convocation d un conseil central ordinaire 1. Le conseil central se réunit selon un calendrier annuel proposé par le comité exécutif au début de chaque trimestre. Ce calendrier doit contenir un minimum de trois (3) réunions pour les trimestres d automne et d hiver. Ce calendrier doit être approuvé par le conseil central à la fin de chaque trimestre pour le trimestre suivant. 2. Deux (2) conseils centraux devront obligatoirement se tenir durant l été, c est- à- dire entre les mois de mai et août inclusivement. 3. Les avis de convocation doivent soit être placés dans le pigeonnier (J- M830) de chaque association étudiante et/ou envoyés par courrier électronique. 4. Les avis de convocation doivent être émis dans un délai d au moins cinq (5) jours juridiques pour un conseil central qui a lieu entre le 1 er septembre et le 30 avril et de dix (10) jours juridiques pour les autres conseils centraux. 5. Les avis de convocation du conseil central doivent indiquer la date, l heure et l endroit du conseil central ainsi que le projet d ordre du jour. Article 62 : Convocation d un conseil central extraordinaire 1. Un conseil central extraordinaire peut être convoqué par : a) Résolution du comité exécutif; b) Demande écrite d un (1) membre du conseil central respectant les modalités prévues à l article Sur réception de toute résolution et/ou demande de convocation conforme à l article 63, le secrétaire général de l association doit convoquer une réunion spéciale du conseil central dans un délai d au moins cinq (5) jours juridiques avant la tenue de ladite assemblée. 3. Le conseil exécutif a la responsabilité de déterminer la date, le lieu et l heure de l assemblée. 4. Les avis de convocation doivent indiquer la date, l heure et l endroit de la réunion du conseil central ainsi que l ordre du jour. Article 63 : Demande écrite 23

24 1. Tout délégué au conseil central requérant la convocation d un conseil central extraordinaire doit : a) Indiquer de façon précise l objet de la réunion spéciale du conseil d administration; b) Signer sa demande; c) Accompagner sa demande de la signature d au moins 8 autres délégués; d) Signifier sa demande au siège social ou au secrétaire général de l association. SECTION 3 : FONCTIONNEMENT Article 64 : Quorum 1. Le quorum de tout conseil central est fixé à la majorité des délégués reconnus. 2. Si le quorum n est pas atteint lors d une réunion du conseil central, le comité exécutif doit convoquer une réunion du conseil central qui aura lieu dans les quinze (15) jours juridiques suivants en respectant les modalités décrites aux articles 61 à 63 des présents textes réglementaires. Article 65 : Vote 1. Un seul délégué peut exercer les droits de vote que son association étudiante possède. 2. Tout vote au conseil central est pris à main levée ou par un vote secret selon le désir du président de l assemblée ou d un délégué présent. 3. Si un vote secret se tient, le secrétaire d assemblée agit comme scrutateur et dépouille le scrutin. Chaque délégué remet au secrétaire de l assemblée un bulletin de vote sur lequel elle a inscrit le sens dans lequel elle exerce sa voix. Le vote au scrutin peut être demandé avant ou après tout vote à main levée. Une telle demande peut également être retirée avant qu il n y soit donné suite. 4. Aucun délégué ne peut voter par procuration ou par anticipation. 5. Chaque regroupement reconnu par l association a droit à un (1) vote. 6. Les officiers du comité exécutif de l association ont droit de parole et de proposition lors des réunions du conseil central. Toutefois, ils n ont pas droit de vote lors des réunions du conseil central. 7. Toute résolution est adoptée à la majorité simple des voix exprimées, à moins que les présents textes réglementaires ne stipulent une autre façon de faire. 8. Si 50% ou plus de votants s abstiennent, la proposition est mise en dépôt. Article 66 : Officiers d assemblée 1. Le président d assemblée : a) Est toute personne désignée comme tel par le conseil central; 24

25 b) A pour tâche de diriger l assemblée; c) N a pas le droit de vote. En cas d égalité des voix, il demande un second vote sans abstention. 2. Le secrétaire d assemblée : a) Est le secrétaire général de l association ou toute autre personne désignée par le conseil central; b) A pour tâche de prendre note de tout ce qui se passe et qui se décide afin d en dresser le procès- verbal et de le rendre public; c) N a pas le droit de vote et d intervention directe dans la discussion sauf pour des points d éclaircissement sur demande du président d assemblée. Article 67 : Pouvoirs et devoirs 1. Le conseil central peut notamment : a) Adopter le procès- verbal de tout conseil central précédent; b) Réaliser tout mandat qui lui est confié par les instances de l association; c) Définir ou redéfinir toute partie du discours ou prise de position des autres instances de l association, à l exception de l assemblée générale et du conseil d administration; d) Nommer les membres appelés à siéger aux différentes instances de l Université où les étudiants sont représentés; e) Recommander au conseil d administration de modifier ou d abroger tout règlement de l association; f) Créer tout comité ou toute commission pour l assister dans ses fonctions, fixer leur mandat et disposer de leur rapport; g) Féliciter ou blâmer tout officier ou membre du conseil central par un vote majoritaire des deux tiers (2/3) des voix exprimées. 2. Le conseil central spécial peut notamment : a) Traiter d un ou des sujets particuliers. Son pouvoir ne peut dépasser les limites du ou des sujets pour lequel ou lesquels il a été convoqué; Article 68 : Consensus 1. Nonobstant ce qui précède, le conseil central, ordinaire ou spécial, doit toujours rechercher le consensus de préférence au vote. 25

26 CHAPITRE 8 : COMITÉ EXÉCUTIF SECTION 1 : DISPOSITIONS GÉNÉRALES Article 69 : Juridiction 1. Les exécutants sont collectivement désignés comme étant le conseil exécutif. 2. Il peut être saisi de toute matière administrative, sociale, économique, pédagogique, politique, institutionnelle et socioculturelle relative à l association. Article 70 : Mandat 1. Le comité exécutif est responsable de la gestion quotidienne de l association et de l application des mandats qu il reçoit des différentes instances de l association. Article 71 : Composition 1. Le comité exécutif se compose de 10 officiers, élus par les membres comme titulaires de leurs fonctions respectives, telles qu elles sont définies dans les articles 72 à 81 et dans le règlement concernant les élections: Président; Vice- président exécutif; Vice- président aux affaires financières; Vice- président aux affaires administratives; Vice- président aux affaires internes et aux communications; Vice- président aux affaires externes; Vice- président aux affaires académiques de 1 er cycle; Vice- président aux affaires académiques de cycles supérieurs; Vice- président aux événements et aux commandites; Vice- président aux services aux étudiants 2. Les procédures concernant leur élection sont définies dans la Politique d élections. 3. Tout exécutant doit satisfaire aux conditions édictées dans la Politique d élections. 4. Tout membre de l association peut faire partie du comité exécutif hormis les employés de celle- ci. 5. Les exécutants de l association ne peuvent faire partie de l exécutif de leur association étudiante respective ou des groupes étudiants. Article 72 : Président 1. Le président : a) représente l Association dans ses actes officiels; b) peut signer les chèques de l Association, conjointement avec le vice- président aux affaires financières; 26

27 c) coordonne et supervise les activités de l Association; d) voit à l application des décisions des instances de l Association; e) gère le personne engagé; f) est responsable des relations publiques de l Association; g) est responsable des relations avec les services et les départements de l Université; h) est responsable de tout projet, événement ou activité qui ne découle pas des responsabilités assujetties aux autres membres du conseil exécutif; i) est administrateur de l Association; j) a le devoir d assister aux réunions du conseil exécutif, du conseil central, du conseil d administration et de l assemblée générale; k) siège au comité d attribution des subventions; k) doit présenter un plan d action en début de mandat; l) doit rédiger un dossier de passation à la moitié et à la fin de son mandat; m) doit assurer une passation auprès de son successeur; n) remplit tous les devoirs inhérents à sa tâche. Article 73 : Vice- président exécutif 1. Le vice- président exécutif : a) seconde le président dans ses tâches; b) est d office le président intérimaire en cas de démission ou d incapacité du président, et ce, le temps de combler le poste par la procédure habituelle; c) supervise et coordonne les activités des exécutants; d) peut accompagner le président dans tout acte de représentation; e) veille au respect des valeurs de développement durable et de responsabilité sociale de l Association; f) veille à l éco- responsabilité des événements organisés par l Association; g) est responsable de l application de la politique environnementale de l Association; h) peut signer les chèques de l Association, conjointement avec le vice- président aux affaires financières; i) a le devoir d assister aux réunions du conseil exécutif, du conseil central et de l assemblée générale; 27