TERMES DE REFERENCE SUIVI ET FORMATION DES MEMBRES DES ORGANES DE GESTION DES COOPERATIVES. Projet de Professionnalisation des Acteurs Agricoles 2P2A

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1 Projet de Professionnalisation des Acteurs Agricoles 2P2A TERMES DE REFERENCE SUIVI ET FORMATION DES MEMBRES DES ORGANES DE GESTION DES COOPERATIVES DE BASE DU REPAB Réalisé en septembre 2015 / Sébastien DOHOU

2 HELVETAS Swiss Intercooperation 2 1. Justification HELVETAS Swiss Intercooperation BENIN, dans son appui aux partenaires de la filière ananas, a accompagné la restructuration et la mise en conformité des coopératives de base du Réseau des Producteurs d Ananas du Bénin (RéPAB). La restructuration a consisté à faciliter le montage institutionnel des coopératives de base du RéPAB, conformément à la législation en vigueur au Bénin et l acte uniforme de l OHADA. Au terme de ce processus de construction d une dynamique de reconversion des organisations de producteurs en coopératives, quinze (15) coopératives de base (coopératives simplifiées) et une coopératives avec conseil d administration (RéPAB) ont été mises en place et les formalités de leur enregistrement achevées. Les instances dirigeantes desdites coopératives ont été entièrement formées et dotées d outils nécessaires pour la gestion professionnelle de leurs affaires. Mais, le succès attendu au bout de ce processus exige forcément un suivi soutenu des organes de gestion (comités de gestion et comité de surveillance) quant au respect des principes et l utilisation effectif des outils de gestion mis à leur disposition. C est pourquoi, il est prévu que, trois mois après le démarrage effectif de leurs activités, les nouveaux organes de gestion soient revisités aux fins de détecter, au plus tôt, les faiblesses éventuelles du système de gestion et des compétences des gestionnaires. Ceci dans le but de garantir aux nouvelles coopératives une existence durable. Les présents TDR sont destinés au recrutement d un consultant indépendant capable de conduire avec satisfaction ladite mission de suivi et formation. 2. Objectifs de la mission La formation est destinée à renforcer les capacités de gestion financière et administrative des membres des organes de gestion des 15 coopératives de base du RéPAB par un suivi et une formation. De façon spécifique, il s agira de : Evaluer les faiblesses et les contraintes à la bonne gestion des coopératives de base et en identifier les causes (connaissances théoriques des membres des organes de gestion, la qualité des outils en place et leur utilisation). Cette rapide évaluation prend en compte les éléments suivants : la tenue des comptes et l enregistrement des entrées et sorties ; La tenue des principaux documents de gestion administrative, et d enregistrement des opérations financières ; La maîtrise du calcul de l intérêt limité sur le capital et de ristournes aux coopérateurs ; La maîtrise de la constitution des réserves légales et statutaires de même que les réserves facultatives Identifier les points critiques des faiblesses et des contraintes (communes et spécifiques) et instruire les apprenants sur les bonnes pratiques de façon à corriger lesdites faiblesses et à réduire les contraintes (renforcement de leurs capacités) Actualisez ou compléter, au cas échéant, les outils de gestion en place et instruire les apprenants sur leur utilisation. 3. Résultats attendus Les faiblesses et les contraintes dans le mode de gestion des coopératives de base sont connues ; Les membres appliques mieux les différentes techniques de gestions de leurs affaires ; Les coopératives disposent d outils de gestion actualisés (et complémentaires au besoin)

3 HELVETAS Swiss Intercooperation 3 4. Produits /Livrabes Au terme de cet atelier de suivi et formation des membres des organes de gestion des coopératives, le consultant devra fournir un rapport détaillé comprenant les résultats énoncés supra. Il s agit notamment de mettre en relief: - Le niveau de connaissance et d application par les membres des organes de gestion des techniques de gestion des coopératives - Les mesures correctives enseignées (contenu des modules en annexes) - Les différents rectificatifs apportés aux outils de gestion en place et ceux introduits à nouveau avec justification de leur pertinence pour l amélioration de la performance des organes de gestion. 5. Méthodologie La formation devra se mener sur la base des principes andragogiques. Il s agit de procéder par la méthode de découverte et d auto-apprentissage (question découvertes/questions guides) qui amène l apprenant à découvrir par lui-même les notions et les pratiques. L animation sera participative et interactive pour une meilleure prise en compte des préoccupations des apprenants à partir de leurs expériences respectives. La langue locale Fongbé sera utilisée couplée avec le français tout au long de la formation pour faciliter une meilleure compréhension des notions. A titre indicatif, les techniques suivantes peuvent être utilisées par le consultant : Analyse FFOM Technique d évaluation rapide (Rapid Appraisail Methods) Cette mission prend en compte vingt (20) coopératives de base affiliées au RéPAB. Elles sont situées dans le département de l Atlantique et couvre les communes de Zè, Abomey-Calavi, Allada, Tori-Bosito, Toffo et Kpomassè. Le siège du RéPAB est situé à Allada. Les activités du consultant se dérouleront sur trois (03) sites différents : Abomey-Calavi (Zinvié), Tori Bossito et Allada. La répartition des coopératives par site est présentée dans le tableau qui suit : N Site de formation Effectif 1 Zinvié 31 2 Tori Bossito 23 3 Allada 29 TOTAL 83 Le consultant pourra prendre connaissance du contenu du rapport final du processus de restructuration des coopératives à la base. 6. Durée de la mission La mission sera exécutée pour une période de huit (08) jours au maximum répartis comme cidessous. Elle inclut toutes les phases et tâches y afférentes. Dès la notification de l adjudication, le consultant adjudicataire devra, dans les trois jours suivants, présenter son approche méthodologique de gestion de l atelier.

4 HELVETAS Swiss Intercooperation 4 Tâches Préparation de l atelier Travaux en atelier Rapportage Durée : 1 jours : 6 jours : 1 jour 7. Profil du consultant Sont éligibles pour la présente, les consultants indépendants ayant une très grande connaissance de la gestion administrative et financière des coopératives conformément aux prescriptions de l AUSCOOPSS. Il doit avoir le profil suivant : - Etre titulaire d un BAC + 5 minimum, en agroéconomie, administration des coopératives, comptabilité et gestion des entreprises, ou équivalent ; - Posséder une expérience significative dans la formation à la gestion comptable et financière des PME. - Avoir une connaissance approfondie des mécanismes de gestion des coopératives tels que prescrits par l OHADA. Au titre de la consultation, le consultant et tout membre de son équipe devront soumettre leurs curricula vitae (CV) signés et datés et contenant nécessairement les informations suivantes : a) les données personnelles d identification ; b) la formation académique de niveau universitaire pertinente/ nom de l établissement ; date et diplômes obtenus. c) le résumé des principales qualifications ; 8. Sélection du consultant La sélection du consultant sera faite par HELVETAS Swiss Intercooperation BENIN sur la base de l offre technique et financière soumis par le consultant. 9. Soumission des offres Les consultants intéressés sont invités à retirer les termes de références auprès de HELVETAS Swiss Intercooperation BENIN, tous les jours ouvrables de 8h30 à 13h00 et de 15h00 à 17h00. Le Consultant présentera son offre sous pli fermé portant la mention «SUIVI ET FORMATION DES MEMBRES DES ORGANES DE GESTION DES COOPERATIVES DE BASE DU REPAB». Ce pli comportera deux (02) enveloppes distinctes et clairement identifiées par les inscriptions «offre technique» et «offre financière». Dans son offre technique, le consultant fait l analyse critique des présents TDR, propose sa propre méthodologie et un chronogramme. L offre financière sera basée sur les coûts des prestations (coût en homme/jour + perdiem). 10. Date de soumission et adresse La date limite de dépôt des offres est fixée au mardi 27 Octobre 2015 à 10h heures 00 au siège de HELVETAS Swiss Intercooperation BENIN à Cotonou, sis au lot 648 D, maison Gaza Issiaka, rue de la polyclinique les cocotiers..

5 HELVETAS Swiss Intercooperation Ouverture et dépouillement des offres L ouverture des plis aura lieu le même jour à 10h30 en présence des soumissionnaires qui le désireraient. Pour toute information complémentaire dont vous pourriez avoir besoin pour préparer votre offre, merci de vous adresser à M. Sébastien Dohou au