Vérification du Cadre de contrôle de la gestion financière Recettes

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1 C O N S E I L N A T I O N A L D E R E C H E R C H E S C A N A D A Vérification du Cadre de contrôle de la gestion financière Recettes V é r i f i c a t i o n i n t e r n e, C N R C N O V E M B R E 2011

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3 1.0 Sommaire et conclusion Contexte Ce rapport de vérification présente les résultats de la vérification du Cadre de contrôle de la gestion financière pour les opérations liées aux recettes du Conseil national de recherches Canada (CNRC). La décision de réaliser cette vérification a été approuvée par le président, à la suite de la recommandation formulée par le Comité de la haute direction, et par la suite de celle du Comité de vérification ministériel le 21 avril 2009 dans le cadre du Plan de vérification interne axé sur les risques du CNRC pour à Objectif, portée et méthode de la vérification L objectif global de cette vérification était de fournir l assurance que le Cadre de contrôle de la gestion financière des recettes du CNRC est conforme aux politiques, aux directives et aux lignes directrices de gestion financière du Conseil du Trésor et du CNRC. La vérification a été réalisée entre octobre 2010 et mai 2011 et a porté sur les éléments de l environnement de contrôle du CNRC pour la gestion financière des recettes. L accent a été mis sur les systèmes, les processus et les pratiques de gestion et de contrôle financiers utilisés par la Direction des finances du CNRC. Toutefois, les principales pratiques de gestion financière ont aussi été examinées en utilisant un échantillon aléatoire de 50 accords sur les revenus administrés par quatre instituts de recherche et un centre de technologie des opérations. La vérification a été fondée sur une série de critères de vérification détaillés qui visaient à répondre à l'objectif de la vérification en fonction duquel nous avons tiré nos observations, nos évaluations et nos conclusions. Ces critères de vérification, présentés à l annexe A, proviennent principalement du Cadre des politiques de gestion financière du Conseil du Trésor (CT). Novembre

4 Opinion du vérificateur et conclusion Nous concluons que dans l ensemble, le CNRC a établi un bon Cadre de contrôle de la gestion financière pour les recettes, qui présente certains points forts en raison de la conformité de la majorité de ses éléments de contrôle aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada. Cependant, un examen détaillé de 50 accords sur les revenus a démontré que le cadre n est pas appliqué de façon uniforme dans l ensemble du CNRC, et par conséquent, la conclusion de la vérification est que ce cadre doit être amélioré. La vérification a permis de dégager des atouts importants en ce qui concerne la gouvernance, les pouvoirs de signer des documents financiers et la répartition des tâches. Les occasions de renforcer davantage le cadre comprennent les suivantes : élaboration de processus officiels pour la gestion des risques financiers, plus particulièrement concernant le crédit, les devises, la liquidité, la collecte de droits de redevance à long terme et la fraude; l établissement de pratiques normalisées pour la gestion des recettes, qui pourraient comprendre l amélioration de l utilisation des modules existants du SAP et/ou le remplacement des outils d établissement de rapports MS Excel et uniques aux IDP. Cette dernière occasion aura aussi l avantage de donner à la haute direction des renseignements plus opportuns et exacts sur les recettes dans l ensemble des domaines, des informations nécessaires à l efficacité du processus décisionnel. Notre examen des accords sur les revenus a permis de cerner les domaines suivants qui pourraient bénéficier de précisions supplémentaires et être associés à une formation additionnelle : Examens par des experts en la matière, comme les Services financiers sectoriels, les Services juridiques et le Soutien central aux affaires (SCA) avant la signature d accords sur les revenus; Novembre

5 Autorisation d autres ministères et d autres types d accords et de modifications conformément aux pouvoirs de signer des documents financiers du CNRC; Pratiques uniformes d établissement et d attribution des coûts qui sont conformes aux politiques du CT et du CNRC; Pertinence de l établissement des coûts et caractère opportun du rapprochement des factures à l achèvement d un projet. Recommandations 1. Le CNRC devrait consolider son Cadre de contrôle de la gestion des recettes en définissant des critères officiels pour préciser les conditions et les situations où le CNRC devrait exercer son «droit de vérification» y compris dans les accords de licence technologique. [Priorité MOYENNE] Réponse de la direction du CNRC La Direction des finances travaillera avec le Soutien central aux affaires du CNRC (SA-CNRC) pour documenter les critères officiels selon lesquels le CNRC exercerait son droit de vérification aux termes des clauses de la vérification dans les accords de licence technologique d ici le 30 juin a) Le CNRC devrait consolider son Cadre de contrôle de la gestion des recettes en élaborant des politiques et des procédures officielles de gestion des risques financiers. b) Le CNRC devrait aussi clairement définir ses rôles et ses responsabilités dans le cas des accords financiers avec d autres ministères et il devrait élaborer des modèles pour les contrats types avec d autres ministères. [Priorité MOYENNE] Novembre

6 Réponse de la direction du CNRC À l heure actuelle, la Direction des finances révise et met à jour l ensemble de ses politiques de gestion financière liées aux recettes, qui comprennent aussi l achèvement de sa politique de gestion du crédit. La Direction des finances veillera à ce que des énoncés politiques sur la gestion des risques opérationnels et financiers soient intégrés à la politique sur les marchés d ici le 31 mars La Direction des finances travaillera avec le SCA-CNRC pour intégrer les concepts essentiels de la politique sur la gestion du crédit à l ensemble de ses directives et de ses outils pour la passation de marché d ici le 31 mars Ces directives et ces outils pour la passation de marché comprennent des listes de vérification dont le but est d aider les employés qui participent au processus de passation de marché à veiller au respect du principe de diligence requise (évaluation des risques opérationnels et financiers) lorsqu ils élaborent un accord avec un client. La Direction des finances travaillera avec le SCA-CNRC pour clarifier les politiques et leur applicabilité aux accords financiers avec les autres ministères et pour concevoir une approche ou des modèles normalisés pour les accords avec les autres ministères afin de faire en sorte que le processus soit plus efficace et moins lourd sur le plan administratif d ici le 30 juin Le CNRC devrait examiner la faisabilité, les coûts et les avantages potentiels de l introduction de contrôles supplémentaires de systèmes et de l établissement de meilleurs liens avec les divers modules du système SAP afin de veiller à une meilleure exploitation des systèmes financiers du CNRC et de faire en sorte que le Cadre de contrôle de la gestion financière du CNRC pour les recettes soit appliqué de façon uniforme dans l ensemble du CNRC. Cette approche devrait comprendre un examen des contrôles de systèmes SD (module Ventes et distribution du SAP ) potentiellement renforcés afin de prévenir des modifications inappropriées des modalités des transactions. [Priorité ÉLEVÉE] Novembre

7 Réponse de la direction du CNRC À la lumière de l initiative visant à mettre en œuvre la nouvelle stratégie du modèle opérationnel du CNRC, qui doit être mise en œuvre d ici le 1 er avril 2012, selon les exigences du CNRC en matière de rapports internes, il sera obligatoire d utiliser le module des Systèmes de projet (PS) du SAP pour la gestion globale de projet au CNRC. L intégration des module PS et SD (Ventes et distribution) existe déjà mais est sous-utilisée. Afin de traiter les questions liées à la comptabilisation des produits et de répondre aux exigences du CNRC en matière de rapports internes, la Direction des finances a défini dans le plan de travail sur la mise en œuvre du projet, l élaboration et l application de stratégies de formation, y compris l utilisation de l intégrations des modules PS et SD d ici le 31 mars La Direction des finances examinera la faisabilité de mettre en œuvre des contrôles de systèmes pour prévenir des modifications inappropriées des modalités de transactions d ici le 30 juin Des mesures de contrôle de détection et des contrôles manuels ont été mis en place depuis 2007 pour examiner sur une base mensuelle les modalités de paiement qui s écartent des normes de paiement avant l exécution d un programme de facturation d intérêt. 4. Le CNRC devrait renforcer son Cadre de contrôle de la gestion des recettes par le biais d une formation, de directives et de surveillance supplémentaires afin de veiller à une meilleure compréhension du processus de gestion des recettes et de rehausser l uniformité de son application au CNRC. Ces mesures pourraient comprendre l élargissement du programme de formation actuel sur la gestion des recettes en établissant des exigences minimales pour les divers groupes d employés (y compris les gestionnaires de projets, les agents d expansion des entreprises et les autorités contractantes) et l augmentation de la fréquence des séances de formation. [Priorité ÉLEVÉE] Novembre

8 Réponse de la direction du CNRC Afin de traiter les questions relatives à la comptabilisation des produits et à l appui du projet de mise en œuvre de la stratégie du modèle opérationnel du CNRC, la Direction des finances a élaboré un plan d action de gestion détaillé de la gestion des recettes qui prend en compte les politiques, processus opérationnels, les systèmes et la formation. La Direction des finances travaille actuellement avec le SCA-CNRC pour élaborer et mettre en œuvre les changements apportés aux politiques et aux processus opérationnels ainsi que les stratégies de formation relatives à la gestion des recettes d ici le 31 mars Énoncé d assurance Selon mon jugement professionnel en tant que dirigeante principale de la vérification, les procédures de vérification suivies et les éléments de preuve recueillis sont suffisants et appropriés pour étayer l'exactitude de l opinion fournie dans le présent rapport. Cette opinion se fonde sur une comparaison entre les conditions, telles qu'elles existaient au moment de la vérification, en fonction de critères de vérification préétablis et approuvés par la direction. L opinion ne s'applique qu'aux domaines examinés. Jayne Hinchliff-Milne, CMA, Dirigeante principale de la vérification Membres de l'équipe de vérification du CNRC Irina Nikolova, F.C.C.A, CIA, CISA Allison Smith, BA Novembre

9 Annexe : Évaluations globales potentielles Attention de la direction requise Il existe des questions importantes qui méritent l'attention de la direction. Améliorations nécessaires Certaines zones d'application ou certains processus sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC se rapportant à la gestion des recettes, mais il existe de nombreuses lacunes. Adéquate La plupart des zones d'application ou des processus sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC se rapportant à la gestion des recettes, mais il existe des possibilités d'amélioration. Élevée Toutes les zones d'application ou tous les processus sont conformes aux lois, aux règlements, aux politiques et aux directives du gouvernement du Canada et du CNRC se rapportant à la gestion des recettes. Aucun secteur d'amélioration n'a été relevé. Novembre

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