29 & 30 novembre 2014 Parc des Expositions Toulouse

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1 Parc des Expositions Toulouse DOSSIER JEUNE CRéATEUR 8 e édition TGS EVENEMENTS TGS EVENEMENTS // 70, rue // LOUIS 70, rue VITET LOUIS VITET Toulouse Toulouse // contact@tgsevenements.com // 1

2 TGS : 1 er salon Geek de Province! Les chiffres de l édition précédente avec graphiques : Répartition par âge Répartition par sexe D où viennent nos visiteurs 29% 11% 60% Moins de 18 ans De 18 à 30 ans Plus de 30 ans 36% 64% Hommes Femmes 35% 65% Haute-Garonne Autres départements Quelques chiffres évolution du nombre de visiteurs exposants m 2 sur 3 Halls 84% des exposants reviennent chaque année 10% des exposants viennent de l Étranger Jeux vidéo manga comics - produits dérivés alimentation culture asiatique jeux de plateaux éditeur musique mode Prévisionnel 2014 : prévisionnel 2014 Plus de visiteurs sont attendus Une surface de m 2 ²(Hall ) +/- 200 invités de toutes nationalités Une communication d envergure Jusqu à 375 panneaux d affichages (Grand format, Urbain, Transport) affiches et flyers Presse spécialisé nationale / Presse locale Publicités TV et radio Publicités et Partenariat internet fans sur la page facebook 2

3 NOTRE FONCTIONNEMENT : Les demandes de stand sont traitées dans leur ordre de réception et en fonction des espaces disponibles. L emplacement se fait en consultation avec l exposant mais reste à l appréciation de l organisateur. Premier Arrivé = Premier Servi. La demande de stand n est définitivement validée et le stand bloqué qu après réception de tous les éléments du contrat (contrat signé, attestation d assurance, acompte + échéancier des paiements) Lors d une pré-réservation par , le stand est réservé pour une durée de 10 jours uniquement, le temps de réception de tous les éléments, après quoi l espace est immédiatement libéré. Un acompte de 30% est obligatoire pour toute validation d espace et le solde du stand doit être versé au plus tard, le 10 octobre. INFORMATIONS GENERALE : Les stands en îlots doivent obligatoirement avoir une surface minimum de 24m 2. L exposant doit prendre en charge le nettoyage et la surveillance de son stand (le nettoyage des allées ainsi que le gardiennage général est pris en charge par l organisateur). L exposant doit prendre les mesures nécessaire afin d être en règle vis-à-vis des ayants droits pour les licences ou vis-à-vis de la SACEM pour les diffusions musicales. Toutes modifications des stands (rehausse, rideaux ) doivent être validées par notre chargé de sécurité. Dans le cas d animation avec un volume sonore important, veuillez demander gratuitement un asservissement des boitiers électriques. Concernant les services que nous ne prenons pas en charge, une liste des prestataires que nous vous conseillons se trouve en annexe. TGS Evenements ne peut être tenu pour responsable en cas de désaccord entre les parties. NOS OPTIONS (tarifs page 5) : Nos stands sont commercialisés en type Nu ou Premium Nu : Stand uniquement avec moquette Premium : Stand équipé avec moquette, structure alu, cloison mélaminé de séparation, rail de spot alimenté, tables et chaises (quantité prédéfinie). BOITIER ELECTRIQUE : Le boitier électrique commandé par l exposant se trouve sur son stand avec au moins 1 prise disponible (prévoir prise multiple). Le boitier peut être mutualisé avec un autre stand ou avec les rails de spots, dans ce cas la puissance est augmentée et calculée pour que l exposant dispose de la puissance demandée. ARRIVEE/EVACUATION EAU : Une arrivée + une évacuation d eau est mise à disposition sur le stand. Prévoir les éléments de raccordement et l évier non fournis. REHAUSSE DE STAND (MANCHONNAGE) : Afin d optimiser votre visibilité pour affichage de bâches ou de produits, vous pouvez commander une rehausse de stand d 1m de hauteur. Cela ramène la hauteur totale du stand à 3.40m. Le coût se calcul au mètre linéaire. MOBILIER : Un nombre de table et de chaise est défini contractuellement par rapport à la surface des stands. Il est cependant possible de commander des tables ou chaises supplémentaires si vous en désirez davantage. BADGES EXPOSANT SUPPLEMENTAIRES : Un certain nombre de badge est fourni en fonction de la surface du stand, des badges supplémentaires sont à commander à l unité. INVITATIONS : Il est possible de commander des invitations par quantité de 10 dans la limite d un lot par stand de 12m 2. mai juin juillet août septembre octobre novembre Inscriptions des stands exposant 10 octobre solde du stand A partir du 15 Novembre contact uniquement par . Délai de réponse long. Commercialisation espace publicitaire 10 octobre Majoration des prix : +15% Envoi du dossier Exposant TGS 29 & 30 novembre

4 Exemplaire à renvoyer Nom du stand Société Raison sociale Adresse Code postal Pays SIRET Ville Coordonnées Nom/Prénom du responsable Tél fixe Tél portable Détail des produits Jeux vidéo Manga Comics Produits Dérivés Musique DVD Mode Alimentation Ecole Réplique d arme Autre : Frais de dossier A (frais d inscription, notification sur les plans + site web, badges) Réservé à l organisation TARIF RÉDUIT GRATUITÉ (avant le 01/07/14) 50 0 Stand Taille Fourni avec le stand Nb de badge Nb de table* Nb de chaise* Nu Type de stand Premium Tarif du stand choisi Quantité TOTAL 6m SOUS-TOTAL B ANGLE (1 table supplémentaire sera fournie par angle) 100 Montant des Angles C TOTAL DE LA LOCATION DE STAND (hors option) TOTAL STAND : Frais de dossier + Sous total - Remise + Angle ( A + B + C ) * uniquement pour les stands Premium 4

5 Exemplaire à renvoyer Options Electricité 1.5kw (300 ) x.. / 3kw (350 ) x.. / 6kw (400 ) x.. 9kw (450 ) x.. / 12kw (500 ) x.. / 20kw (650 ) x.. Option supplémentaire : Alimentation continue (50 ) x.. Internet Wifi / Filaire Rehausse de stand (1m de hauteur) Table supplémentaire Chaise supplémentaire Badge supplémentaire Invitation (lot de 10) 150 x... / 200 x le mètre linéaire x x x x x... SOUS TOTAL DES OPTIONS TOTAL OPTIONS TOTAL FINAL HT (TOTAL STAND + TOTAL OPTION) MAJORATION DU TARIF total pour tout contrat ou paiement reçu au-delà du 10/10/2014 : +15% TVA 20% TOTAL FINAL T.T.C TTC MODE DE PAIEMENT CHOISI : Virement SEPA* Chèque bancaire Français Commentaire libre de l exposant (à destination de l organisation) *RIB Crédit Agricole TGS EVENEMENTS IBAN : FR Code BIC : AGRIFRPP831 5

6 Exemplaire à renvoyer échéancier Vous pouvez bénéficier de notre échéancier gratuit : ATTENTION : Dernier encaissement maximum : 10 Octobre Vous pouvez payer en 4 fois (6 pour les exposants VIP) à compter de la signature du contrat par chèque ou par virement le 10 de chaque mois. Le premier encaissement à la signature est obligatoirement de 30%. Pour les paiements restant, merci de diviser la somme restante par le nombre de paiement souhaiter et renseigner le tableau ci-dessous. ÉCHÉANCIER STANDARD ACOMPTE 2 e paiement 3 e paiement A LA SIGNATURE Montant :... Date : 10/.../2014 Montant :... Date : 10/.../2014 En cas de paiement par virement une pénalité de retard de 1% HT/jour de l échéance sera appliquée. En cas de rejet d un paiement par chèque, une pénalité de 35 sera appliquée par rejet. Condition de paiement Afin d être considéré comme complet, le dossier doit nous parvenir signé avec tampon de la société par ou courrier postal avec les éléments de paiement suivants : Le ou les chèques représentant le montant total du contrat, avec date d encaissement au dos en cas d échéancier. (prévoir 30% d acompte encaissable dès réception) Le récépissé du virement d acompte de 30% + les dates des prochains virements en cas d échéancier. Engagement de l exposant Je m engage, ainsi que la Société au nom de laquelle cette demande est présente : A joindre le(s) chèque(s) à la présente demande, libellé(s) au nom de TGS EVENEMENTS A effectuer le paiement global dans les conditions fixées sur le contrat et me soumettre sans appel au règlement du salon dont je déclare avoir pris connaissance A respecter l horaire d arrivée et de départ des exposants pour l installation et le démontage A respecter l emplacement et le matériel mis à ma disposition. Toute dégradation sera à ma charge A occuper mon stand durant toutes les heures d ouverture du salon A respecter les exclusivités négociées avec les éditeurs par l organisateur Joindre le certificat d assurance. TGS EVENEMENTS se réserve le droit de refacturer la remise des frais de dossier en cas de réception de votre dossier et/ou du paiement au delà de la date prévue (1er juillet 2014). TGS EVENEMENTS se réserve également le droit de demander des pénalités de retard en cas d impayés ou de non respect de l échéancier définit sur le contrat. A respecter l interdiction de «concurrence déloyale» vis-à-vis des autres exposants et à ne pas commercialiser de contrefaçon A quitter le salon sur demande de l organisateur si une de ces conditions n était pas respectée, sans que cela entraine une compensation, ou un remboursement. Certifie être assuré pour ma responsabilité civile professionnelle (joindre OBLIGATOIREMENT attestation d assurance) ainsi que pour l ensemble des biens m appartenant et exposé pendant la durée du salon (y compris Montage/Démontage) Ce contrat comportant une clause de renonciation à tout recours contre l organisateur couvrira l ensemble des risques encourus des biens m appartenant, notamment en cas de vol, de casse ou de perte, d incendie, d explosion, de dégâts des eaux, d attentats, de vandalisme, de tempête et grêle, de perte d exploitation. Déclare renoncer personnellement à tout recours contre l organisateur en cas de dommages quelconques subis ou provoqués. Validation du bon de commande Fait à le. Je soussigné.. déclare avoir pris connaissance des conditions générale du présent contrat et des engagements liés à ma présence sur le salon. Je m engage à respecter mes engagements concernant l échéancier des paiements de mon stand et à accepter de payer les frais de retard si cela est dû. D autres parts je reconnais que toutes conditions ou spécifications du stand sont notées dans le contrat ou dans l encadré de commentaire libre, que le placement du stand est défini par l organisateur et qu aucune réclamation ne pourra être effectuée sur le salon. Date et signature (précédées de la mention «Bon pour Accord») + Tampon de la société 6

7 Installation générale STAND PREMIUM Stand de 6m 2 (l 3m x P 2m ) Ce type de stand comprend : 6m 2 (3x2m) Structure Aluminium Cloison de séparation mélaminée Moquette Rail de spots alimentés (1 spot de 100w pour 3m 2 ) Enseigne avec nom du stand (renseigné en page 4) Mobilier table(s) et chaise(s) dans la limite des quantités prédéfinies (un espace sera conservé pour accéder au stand) 12m 2 (6x2m) avec 2 faces sur allée 24m 2 (6x4m) avec 3 faces sur allée 36m 2 (9x4m) avec 4 faces sur allée STAND NU TABLES Ce type de stand comprend : UNIQUEMENT moquette au sol. Vous devez donc prévoir votre propre structure, tables... L : 186 cm P : 76 cm H : 75 cm 7

8 CONDITIONS GENERALES DU CONTRAT au 01/01/2014 Des parties au contrat 1.1 : La partie bénéficiant de la prestation de service décrite à l article 5 de la convention, reconnaît avoir pour prestataire la société TGS EVENE- MENTS. Tout au long de ce contrat il sera fait mention de cette société en ces termes : l organisation, la société TGS. 1.2 : Outre la société TGS, la qualité de partie au contrat ne peut être accordée qu à une personne morale. Tout au long de ce contrat, il sera fait mention de cette personne morale en ces termes : le bénéficiaire (de la prestation de service), l exposant. 1.3 : L inexécution volontaire d un ou plusieurs termes du présent contrat engagerait sans détour la responsabilité contractuelle de la partie ayant manqué à ses obligations. 1.4 : Les parties aux contrats assurent avoir pris connaissance de tous les termes de la convention avant la conclusion du contrat et s engagent à les appliquer spontanément. De l objet et cause de l obligation 2.1 : L organisation s engage à mettre à disposition de ses bénéficiaires, tous les services tels qu ils sont décrits dans le contrat, pour les jours et horaires indiqués dans la convention. 2.2 : Le bénéficiaire de la prestation s engage à verser la somme convenue dans les conditions décrites par la convention. De l annulation de la convention et ses effets 3.1 : Le bénéficiaire du service, peut mettre unilatéralement fin au contrat de 1 à 6 mois précédant l installation et la mise en place des stands exposants. Toute somme réglée à titre de mensualité, ou dans son intégralité serait alors conservée pour moitié (50%) par l organisation. Le bénéficiaire, ne serait plus tenu pour les mensualités futures. La décision du bénéficiaire de mettre fin au contrat doit être valable, justifiée et motivée. 3.2 : Si la résiliation a lieu dans les trente jours précédant le premier jour d installation ou en cas de non présence lors de l installation, l intégralité des sommes versées sera conservée par l organisation. Aucune réclamation, remboursement ou indemnité ne pourra être demandé par l exposant. 3.3 : Si l événement devait être annulé, l organisation s engage à restituer les sommes versées par les bénéficiaires. Des stands 4.1 : L exposant ne peut en aucun cas revenir sur le choix du stand qui aura été fait avant la signature du contrat. Toute demande de changement postérieure à la conclusion du contrat, peut être discrétionnairement refusée par l organisation. 4.2 : Ce choix est fait en conciliant les désirs de l exposant et les contraintes de l organisation. L organisation propose plusieurs possibilités selon les souhaits de l exposant, mais possède le choix final concernant la localisation dudit stand. 4.3 : Les exposants s engagent à être présents à la date pour laquelle ils sont convoqués. Leur présence est nécessaire pour l installation du stand : à défaut ils seront considérés comme renonçant, et se verront appliquer les dispositions de l article 3.2. des droits des exposants 5.1 : Les exposants peuvent jouir pleinement et exclusivement de l ensemble des services associés à leur stand. 5.2 : Les bénéficiaires ont la possibilité d utiliser tout bien personnel susceptible de mettre leur stand en valeur, ou de faire l objet de transactions ou prestations (en dehors de toutes restrictions légales et conventionnelles). Des devoirs des exposants 6.1 : Les exposants ne sauraient troubler les droits que possèdent les autres personnes sur leur stand. On ne peut dégrader, empiéter, perturber ou dénigrer le stand des autres bénéficiaires. Il est formellement interdit de dépasser de la surface au sol attribué à chaque exposant. 6.2 : Il est formellement interdit d utiliser tout moyen sonore permettant de faire la promotion de son stand. Un annonceur indépendant sera engagé à cet effet. 6.3 : Il est formellement interdit de fumer dans l enceinte du salon. 6.4 : Il est impératif de suivre les règles relatives aux droits des affaires. Toute manifestation de concurrence déloyale ou autre fraude, est passible de sanctions civiles, administratives et pénales. 6.5 : Il est formellement interdit de faire tout sorte de publicité pour un exposant non présent sur le salon. 6.6 : Il est formellement interdit de diffuser des tracts dans l enceinte du salon ou en extérieur. 6.7 : Les exposants sont tenus de respecter le règlement du lieu d accueil. Des droits de l organisation 7.1 : L organisation se réserve le droit de délivrer le stand de son choix à l exposant, en répondant le mieux possible aux demandes émises par le bénéficiaire au moment de la conclusion du contrat : La société peut à tout moment mettre fin unilatéralement au contrat pour les motifs suivants : force majeure, non paiement de l exposant à l échéance indiquée par le contrat, inexécution d un des termes du contrat par l exposant. 7.3 : Si le contrat a été unilatéralement anéanti pour faute de l exposant, la société se réserve le droit de conserver les mensualités déjà versées. 7.4 : La société se réserve le droit de rappeler à un exposant les règles mentionnées dans la présente convention, si le bénéficiaire du service abuse de ses droits. 7.5 : L organisation peut demander à un exposant de retirer tout moyen de publicité inapproprié soit du fait de son contenu, soit du fait de son existence même. 7.6 : L organisation se réserve le droit de statuer sur tout point litigieux, non cité dans la présente convention. Des obligations de l organisation 8.1 : L organisation s engage à ce que les droits de tous les exposants ne soient troublés. 8.2 : Elle s engage à ne valoriser aucun stand de manière discriminatoire. De la responsabilité des parties 9.1 : Les exposants sont responsables dans les limites édictées à la page 2 du présent contrat. Ils sont responsables de leurs fautes, de leurs biens, depuis le premier jour d installation jusqu au dernier jour de démontage. Ils doivent justifier à l organisation d un contrat d assurance et de responsabilité civile. Toute détérioration du matériel mis à leur disposition sera à la charge de la personne ayant causé les dommages. 9.2 : L organisation est responsable dans les limites édictées à la page 7 du présent contrat. Elle est irresponsable pour les dégradations touchant les biens propres de l exposant, pour une faute ou négligence de sa part. De même concernant toute construction ou modification de structure effectuée par le bénéficiaire de la prestation. Des badges exposants 10.1 : Seul le titulaire d un badge exposant pourra revendiquer un droit d installation, de gestion, de jouissance d un stand exposant : Ces badges sont fournis en fonction des dimensions du stand, ils sont nominatifs. Ils seront délivrés à l arrivée de l exposant le jour de l installation : Le badge n est valable que durant la durée de l événement. Du droit à l image 11.1 : Les exposants renoncent expressément à tout recours contre l organisation pour l utilisation de clichés, citations ou films, représentant la marque, l enseigne ou autre signe distinctif étant propriété de l exposant : De même, les exposants renoncent expressément à tout recours contre l organisation pour l utilisation de clichés, citations ou films, représentant la personne physique jouissant du stand lors de la durée du salon. Des réclamations 12.1 : Toute réclamation provenant d un exposant doit être émise de manière privée : L exposant s engage à annoncer l occurrence d un dommage à l organisation avant d en recourir à la justice. 8

9 Annexe : vos contacts TGS evenements FONCTION Organisateurs Chargé de sécurité Responsable logistique NOM M. Sébastien LAURENS et M. Frédéric DEVEZE M. Jacques LESNY M. Kita NAMSAVANH Direction : direction@tgsevenements.com Service comptabilité : comptabilite@tgsevenements.com Service commercial : tgs@tgsevenements.com Service technique : kita@tgsevenements.com Contacts prestataires Si vous souhaitez des prestations annexes, vous trouverez ci-dessous une liste de prestataires avec lesquels nous travaillons et que nous vous conseillons. MOBILIER LIGN EXPO Pour tout besoin en mobilier hors tables et chaises fournis sur le stand Préciser le Code SALON «294PP» lors de votre commande. Contact : Géraldine SYLVESTRE Tel : geraldine@lignexpo.com Site internet : AUDIO/ VIDEO UTRAM Pour tout besoin en Audio, Vidéo et Lumière Contact : Jacques-Yves FOURNOL Tel : jy.fournol@utram.com Site internet : SECURITE AURUS Pour vos besoins en agent de sécurité sur votre stand Contact : Fanny CALMON Tel : fanny@aurus.fr Site internet : RECUPERATION TVA EASYTAX Si le siège de votre société se trouve en dehors de la France (Union Européenne), vous pouvez demander à récupérer la TVA de vos factures. Contact : Barbara DE BEER Tel : (33) (0) bdebeer@easytax.fr Site internet : LOCATION TPE TPE.FR Location de TPE GPRS (Terminal de paiement par carte bancaire sans fils) avec envoi et récupération par la poste. Tel : contact@tpe.fr Site internet : 9

10 Accéder au parc des expositions Adresse PARC DES EXPOSITIONS TOULOUSE Rond point Michel Benech Toulouse Accéder par la route Réseau autoroutier Paris-Bordeaux-Montpellier à la jonction des autoroutes A62 (vers Bordeaux), A20 (vers Paris, via Montauban et Limoges), A61 (vers Montpellier et Barcelone), A68 (vers Albi et Lyon), A64 (vers Tarbes et Lourdes) Lorsque vous êtes sur le périphérique Toulousain : Prendre la Sortie n 24 «Empalot» et suivre le panneau indicateur «Parc des Expositions» 10