Rapport annuel de l administrateur

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1 . Pavillon Giard Contrecœur J0L 1C Contrecœur, le 17 janvier 2015 Rapport annuel de l administrateur L année 2014 fut une année sans incident majeur, sauf en ce qui a trait à une fuite d eau à l intérieur d un mur, voici la liste des événements relatifs à notre pavillon : L année 2014 s est terminée avec un fond de réserve de près de $16,949 soit une augmentation de $3,342 à cause d une dépense, soit la réfection du perron du condo 335, qui n a pas été fait malgré qu il était dans le budget. Janvier et février furent des mois très tranquille car nous n avons que des dépenses régulières. En février; j ai reçu le paiement du compte en souffrance de 2013 incluant les intérêts courus. $2,560 En mars; notre comptable a vérifié nos documents et a préparé l État des Liquidités pour l année $375 En avril; le premier nettoyage de la fosse septique a eu lieu. $160 En Mai; Une corvée eu lieu, je remercie Éric & Sandra d avoir pris la relève de l organisation car je n étais pas disponible cette année. En juin; Le traitement contre les araignées fut fait $315 et une panne de notre pompe eu lieu, Pompes fontaine est venu réparer le panneau de contrôle de la pompe. $275 En Juillet; La fuite d eau d un tuyau à l intérieur d un mur a provoqué des dommages au condo 338. Après investigations, négociations avec les intervenants j ai réglé à l amiable avec le propriétaire du condo. Vous trouverez les détails dans un document séparé. $2,330 En novembre, le deuxième nettoyage de la fosse fut fait. $168 En décembre, notre pompe a montré des signes de vieillissement; vibrations et bruits des roulements à billes, un nettoyage fut fait $50. Le reste de l année fut très calme et seulement les paiements des items récurrents fut faits; électricité, accès Internet, assurances et frais de banque

2 Page 2 Voici ici-bas les résultats non vérifiés au 15 janvier 2015 pour l administration de notre pavillon versus le budget adopté en Budget Adopté du Pavillon Réel 2014 En Caisse 1 janvier $ $ Revenus: Écart Contributions des copropriétaires $ $ - 0 $ 0% Autres revenus: Arrérage condo $ $ (0.00) $ 0% Compte ING (Intérêts) 45 $ 78 $ 33 $ -74% Autres: (Cabanon) etc - $ - $ 0% Total: $ $ - 33 $ 0% Dépenses: Papeterie & Communication 900 $ 825 $ 75 $ 9% Déplacement de l'administrateur $ $ (161) $ -12% Entretien extérieur $ $ 857 $ 56% Réparation des Balcons ou Asphaltage $ - $ $ #DIV/0! Spéciale Dégat d"eau condo $ $ (2 330) $ -100% Electricité et chauffage 400 $ 495 $ (95) $ -19% Honoraires professionnels 380 $ 437 $ (57) $ -13% Assurances $ $ (242) $ -8% Frais de banque 200 $ 220 $ (20) $ -9% Frais communs RSCCAM $ $ - $ 0% Divers Rép cheminées en vidéo - $ - $ - $ #DIV/0! Dépenses Totales $ $ $ 19% Fond de prévoyance $ Total: $ $ Remb Marge de crédit - $ - $ En Caisse 31 décembre $ $ A venir - $ - 0 $ Solde disponible a la fin $ $ Voici quelques éclaircissements concernant ces résultats : Nos revenus furent en accord avec le budget sauf pour les intérêts chargés au condo en défaut au 31 décembre Ce condo est à jour avec le paiement des arrérages, les intérêts générés et le paiement des frais de condo Du coté des dépenses, elles furent 19% ou $3,308 de moins que prévues à cause de la réfection du perron du 335 qui à cause d un conflit d horaire de l entrepreneur ne fut pas fait -$5,280 par contre un dégât d eau nous a couté $2,330. En résumé nous avons débuté l année avec un compte de banque (Fond de Prévoyance) de $11,449 et terminé 2014 avec $16,949 car la réfection du balcon du condo ne s est pas faite tel que budgétée

3 Page 3 Prévisions année 2015 Budget Proposé du Pavillon Réel 2014 En Caisse 1 janvier $ $ Revenus: Écart Contributions des copropriétaires $ $ 731 $ 3% Autres revenus: Arrérage condo $ $ $ #DIV/0! Compte ING (Intérêts) 45 $ 78 $ 33 $ -74% Autres: (Cabanon) etc - $ - $ 0% Total: $ $ $ 18% Dépenses: Papeterie & Communication 850 $ 825 $ 25 $ 3% Déplacement de l'administrateur $ $ 39 $ 3% Entretien extérieur $ $ 557 $ 36% Réparation des Balcons ou Asphaltage $ - $ $ #DIV/0! Spéciale Dégat d"eau condo $ $ (2 330) $ -100% Electricité et chauffage 500 $ 495 $ 5 $ 1% Honoraires professionnels 440 $ 437 $ 3 $ 1% Assurances $ $ 8 $ 0% Frais de banque 220 $ 220 $ 0 $ 0% Frais communs RSCCAM $ $ 665 $ 9% Divers Rép cheminées en vidéo - $ - $ - $ #DIV/0! Dépenses Totales $ $ $ 22% Fond de prévoyance $ $ #DIV/0! Total: $ $ $ 35% Remb Marge de crédit - $ - $ En Caisse 31 décembre $ $ $ 13% A venir - $ - 0 $ Solde disponible a la fin $ $ $ 13% Les frais de condos sont ajustés de 3% pour 2015 après une réduction de 2% en Cela correspond à une augmentation de 1% sur 2 ans. Un seul item est majoré plus qu à la normale soit les frais communs payés à l ASSCAM car il inclut l arrosage d insecticide contre les araignées. Ces frais étaient dans les budgets antérieurs dans le compte Entretien Extérieur $350 Nous devrons entériner ou enlever du budget des items non récurrents : - Réfection d'un autre balcon $5,000 en plus de celui prévu en Autres Tous ces items ne nécessiteront pas de contributions spéciales car ils seront absorbés par nos frais de condo réguliers ou puisées dans le Fond de Prévoyance. Conclusions Donc n hésitez pas à me faire parvenir vos demandes et commentaires afin d en débattre à notre prochaine réunion annuelle.

4 Page 4 Salutations Votre administrateur Yves Martineau Pièces jointes : Ordre du Jour Convocation à la réunion annuelle Procuration Rapport du dégât d eau

5 Page 5 ORDRE DU JOUR RÉUNION ANNUELLE DU PAVILLON février :30 au Condo Lecture et adoption de l'ordre du jour. 2. Lecture du rapport de l'administrateur et discussions 3. Décisions Travaux en corvée Aménagement extérieur arbustes, stationnement, chemin piétonnier Réfection Balcon 335 et 332 en 2015 Varia 4. Adoption du budget Élection de l administrateur pour l année Levée de l'assemblée

6 Page 6 Convocation à la réunion annuelle des membres du Syndicat des Copropriétaires du Club Azur Pavillon 330. (SCCA Pav 330) Contrecoeur le 17 janvier 2015 Tous les copropriétaires Pavillon 330 Vous êtes, par la présente, convoqué à la réunion annuelle des propriétaires de condos du pavillon 330 de l'ex-club Azur de Magog. Cette réunion se tiendra : Date : Samedi le 28 février 2015 Heure : 13 :30 Endroit : Condo 333 Club Azur Magog Advenant l'impossibilité pour vous d'y participer, je vous serais gré d'en aviser l'un des autres propriétaires du pavillon ou de nommer quelqu'un par procuration pour vous représenter. Une copie de procuration est jointe à cette convocation. Si vous désirez ajouter de sujets à discuter durant cette réunion, veuillez me les faire parvenir le plus tot possible afin de les ajouter sur l ordre du jour. Comptant sur votre présence, veuillez recevoir, Monsieur, l'expression de nos meilleures salutations Yves Martineau Administrateur du pavillon 330

7 Page 7 PROCURATION Procuration sollicitée pour l'assemblée annuelle des copropriétaires de la copropriété (PAVILLON 330 du Club Azur) au 2318 Place du Village Magog, devant être tenue samedi le 28 février 2015 au condo 333 à 13h 30. Je, soussigné, étant propriétaire, constitue et nomme, par les présentes mon représentant, pour assister, pour voter et autrement agir pour moi, en mon nom et à ma place à l'assemblée annuelle des Copropriétaires de la copropriété (PAVILLON 330), devant être tenue à Magog le 28 février 2015 à 13h 30 et tout ajournement de celle-ci, pour les fins indiquées dans l'avis de convocation ci-joint. Si des questions autres que celles indiquées dans l'avis de convocation sont régulièrement soumises à l'assemblée, mon représentant pourra se prononcer sur ces questions suivant son bon jugement. Donnée et signée à en date du Propriétaire : Condo Fraction(s): Signature du propriétaire Signature du représentant

8 Page 8 Pavillon 330 Club Azur (Rapport Dégât d eau) Dimanche le 13 juillet :00 Le propriétaire du condo 338, Érick Guindon s aperçoit qu il y a de l eau dans son entrée et que ses tuiles de céramique sont décollées. Il me contact par courriel pour avoir accès au condo 334 car il a des doutes que cela vienne de ce condo. Lundi matin 14 juillet 2014 Vers 6 :30 Je lui fais parvenir le code d accès au condo 334 Vers 9 :30 Il m appelle pour me dire qu il n y a pas d eau sur les planchers du 334 Vers 10 :00 eau. J ai contacté messieurs Poulin et Fournier afin qu il enquête sur la provenance de cette Vers 10 :30 Ils me reviennent en me disant que cela provient probablement de la laveuse de M. Guidon car tous les condos autour n ont aucune trace de fuite d eau. Vers 11 :00 J avise M. Guindon qui me dit qu il regardera cela après sa journée de travail Vers 18 :30 Messieurs Guindon et Poulin m avise que la laveuse n est pas en cause et que l eau semble venir de l intérieur du mur derrière la laveuse et qu ils vont défaire le mur pour permettre la réparation par un plombier demain matin Mardi matin le 15 juillet 2014 Vers 8 :30 On m avise que le plombier est au condo pour la réparation et M. Guindon veut savoir comment cela va procéder pour les réparations. Vers 10 :00 J ai contacté les assurances, Mme Véronique Abat , pour ouvrir un dossier, elle me dit que je serai contacté d ici 48 heures par un expert en sinistre sur la route pour l évaluation du sinistre Vers 10 :30 M. Poulin m avise que la fuite est colmaté et que les dommages sont : Plancher en tuiles de céramique, mur a ré-isoler et à refaire et assécher le tapis. Il a débarrassé des déchets qu il a générés en ouvrant le mur. Jeudi le 17 juillet 2014 Vers 15 :00 Mme Sophie Gagné me contacte, je lui demande s il est possible qu elle se rende sur place voir les dégâts, les évaluer et me revenir avec selon elle les options que nous devrons analyser. Elle me dit que comme c est les vacances de la construction qui commencent demain aucun de ses entrepreneurs ne seront prêt à réparer immédiatement les murs et le planchers car ce n est pas un urgence.

9 Page 9 Vendredi le 18 juillet 2014 Visite de Mme Sophie Gagné au condo 338 elle prend des photos et mesures et dit à M. Guidon qu elle nous reviendra avec les infos demandés. Aucune info durant les semaines de vacances de la construction Mardi le 5 août 2014 N ayant pas de retour à ma demande, J ai contacté les assurances qui m ont aviser que Mme Gagné était en vacances pour 2 semaines mais que qu un autre agent me contactera si je laisse un message sur la boite vocale de celle-ci, ce que j ai fait Vendredi le 8 août 2014 N ayant pas de retour d appel j ai recontacté la boite vocale de Mme Gagné pour y déposer un autre message. Je lui mentionnais de me donner des nouvelles par courriels car je partais en vacances. Aucun retour d appel ou courriel de l agent remplaçant J ai contacté Rénovation MD pour qu il aille me faire un estimé des réparations afin de juger de l ampleur de ces dommages. Quelques jours plus tard il m est revenu en me soumissionnant un prix de $2512. Mardi le 19 août 2014 A mon retour de vacances j ai contacté Mme Gagné afin d obtenir les infos, encore sur sa boite vocale Mardi le 26 août 2014 Un autre message sur sa boite vocale de Mme Gagné Jeudi le 28 août 2014 J ai contacté encore Mme Gagné qui cette fois m a répondu. Elle me dit que oui ces dégâts et non la cause du dégât était assurés avec une franchise de $1,000. Elle poursuit que selon son expertise les assurances pourrait aller jusqu'à $2800 selon les soumissions des entrepreneurs ou un montant de $1860 si nous décidons de réparer nous même sans ouvrir de dossier. Ces montants seront aussi réduits de la franchise de $1000. Donc en résumé $1000 de franchise à absorber par le pavillon et $860 de l assurance pour réparer nous-mêmes ou un maximum de $1860 en chèque aux 2 noms, $1512 selon l estimé de Rénovation MD, J ai appelé M. Guidon et laissé un message de me contacter sur sa boite vocale Lundi le 1 septembre 2014 Par hasard j ai rencontré M. Guindon à Magog et lui ai proposé un montant de $2000 provenant du pavillon afin qu il puisse faire les réparations et modifications qu il désire à l intérieur de son condo. Je lui

10 Page 10 ai dit qu il devra signer une déclaration relevant les assurances et l administration du pavillon de toutes poursuites du condo 338 en lien avec la fuite d eau du 15 juillet Il semblait satisfait de cette proposition. Vendredi le 5 septembre 2014 Après avoir écrit ces minutes j ai relancé M. Guindon à savoir s il avait commencé la rénovation de son condo Dimanche le 7 septembre 2014 J ai reçu un courriel m avisant qu il avait commencé les travaux, alors j ai préparé la lettre d entente afin de terminer cet incident Lundi le 8 septembre 2014 J ai envoyé par courriel une lettre d entente au propriétaire qui me l a retourné signé Vendredi le 26 septembre 2014 J ai avisé Josée Gervais notre courtier que nous avions réglé à l amiable avec le sinistré. Elle m a assuré que cette cause n affectera pas notre dossier