Rapport de stage. SEB International Service. Outil d aide à la prévision sous Access. Aurélie SALAT Stage du 12 mars au 1 er juin 2012

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1 AIRBAKE ALL-CLAD ARNO ASIAVINA CALOR CLOCK IMUSA KRUPS LAGOSTINA MIRRO MOULINEX PANEX PENEDO REGAL ROCHEDO ROWENTA SAMURAI SEB SUPOR TEFAL T-FAL UMCO WEAREVER Stage du 12 mars au 1 er juin 2012 SEB International Service Maître de stage : Dominique L Etang Service : Approvisionnement Rapport de stage SEB International Service Outil d aide à la prévision sous Access UFR ST de Besançon Département Informatique 3 ème année de licence

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3 Remerciements Tout d abord je souhaite adresser mes plus grands remerciements envers toutes les personnes qui m ont soutenu, aidé et accueilli pendant toute la durée de ce stage. Notamment, je tiens à remercier : mon maître de stage Dominique L Etang, pour l accueil chaleureux qu il m a offert et pour m avoir permis de m épanouir au sein de SIS. toute l équipe du service approvisionnement : Madeleine, Mickaël, Brigitte, Philippe, Nathalie et Jocelyne, pour m avoir accompagné tout au long de ce stage mais aussi pour m avoir fait participer à la bonne ambiance du service. Audrey Nicolas, responsable projets et outils logistiques, pour l aide et la patience dont elle a fait preuve quant aux explications des différents aspects de la prévision et des approvisionnements. Annie Grisey et Julie Laurent du service Ressources Humaines pour leurs explications et tout ce qui a trait à l administration. mon tuteur de stage, Pierre-Alain MASSON pour m avoir donné quelques bons conseils quant à l élaboration de ce rapport. Enfin, je tiens à porter une pensée toute particulière envers Pascale, Wilfried et Valentin qui m ont accueilli au sein de leur foyer et ont rendu ce stage plus accessible. 2

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5 Sommaire Remerciements... 2 Sommaire... 4 Introduction... 6 I. Présentation de l entreprise GROUPE SEB... 7 a. Création et acquisition du groupe... 7 b. Implantations du groupe à travers le monde... 7 c. Implantations importantes en France... 7 d. Chiffres clés SEB INTERNATIONAL SERVICE... 8 a. Composition et services de l entreprise... 8 b. Rôle de l entreprise... 8 c. Quelques chiffres SERVICE APPROVISIONNEMENT... 9 a. Prévision... 9 b. Approvisionnement c. Relation avec les autres services II. Tenants et aboutissants de la mission du stage SUJET DE STAGE a. Présentation du projet b. Application et compréhension du service approvisionnement Utilisation de la prévision Finalité de ce projet pour ce service c. Cahier des charges BASE DE DONNEES a. Environnement de travail b. Migration du processus actuel vers l outil Access REALISATION DE L OUTIL a. Analyse : structure de la base de données b. Développement de l outil c. Lien entre les formulaires d. Test de données, d insertion et de mise à jour e. Ce qui sera mis en place par la suite PLANNING III. Bilan BILAN DE L ENTREPRISE BILAN PEDAGOGIQUE Conclusion Glossaire Annexes Table des illustrations Bibliographie Resume Note : les termes suivis d une référence entre crochets sont tirés d une œuvre dont l ouvrage est indiqué dans la partie bibliographie, les termes suivis d une simple référence sont explicités en fin de page et dans la partie glossaire. 4

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7 Introduction Á la fin de ma troisième année de licence, mon cursus scolaire prévoit un stage en entreprise d une durée minimale de douze semaines. Ce stage permet aux étudiants d intégrer une entreprise, de comprendre son fonctionnement et de travailler dans un environnement qui pourrait être le leur dans un avenir proche. En somme, le stage permet aux élèves d acquérir une expérience professionnelle afin de s insérer au mieux dans le monde du travail. Ma recherche de stage s est portée principalement sur les entreprises pouvant me faire travailler sur les bases de données, et cette démarche a aboutie car j ai pu intégrer une entreprise en recherche d un stagiaire afin de développer un outil à l aide d un système de gestion de base de données qui est Access 2007 de Microsoft. Cette entreprise, SEB 1 International Service avait besoin d un stagiaire en informatique possédant des connaissances suffisantes en base de données, pour développer un outil d aide à la prévision, afin d améliorer le calcul et la saisie de la prévision en utilisant différents modèles statistiques. J exposerai donc dans ce rapport : l organisation de l entreprise dans laquelle j ai été accueillie, le sujet de mon stage au travers de son analyse préalable et de son développement, et enfin je dresserai le bilan de cette expérience acquise au sein de SIS 2. 1 Société d Emboutissage de Bourgogne 2 SEB International Service 6

8 I. Présentation de l entreprise 1. Groupe SEB a. Création et acquisition du groupe La société Groupe SEB est l une des plus grandes sociétés françaises du domaine du petit électroménager, créée par Antoine Lescure, en 1857 à Selongey (21) où il ouvre un atelier de ferblanterie 3. En 1900, le fils d Antoine Lescure investit dans une presse à emboutir 4 et c est en 1944 que cette société devient SEB (Société d Emboutissage de Bourgogne). En 1953 la Super-Cocotte est lancée, son succès immédiat fera de cet outil culinaire l un des plus incontournable. Le siège social du groupe SEB se situe à Ecully (69). Cette société a fait l acquisition de sociétés importantes telles que : Tefal : 1968 Calor : 1972 Rowenta : 1988 Moulinex-Krups : 2001 Le groupe SEB est dorénavant le leader mondial dans son domaine. b. Implantations du groupe à travers le monde A partir des années 90 le groupe se mondialise et s affirme notamment en Amérique du sud, en Europe et en Asie et devient une multinationale importante. Le groupe SEB s est implanté dans près de 53 pays à travers le monde, que ce soit en tant que site commercial, de service ou encore de site industriel. Au 29 décembre 2011 on dénombre : En Asie & Océanie : 14 pays, 21 implantations et employés En Europe : 30 pays, 50 implantations et 7852 employés En Amérique du nord : 3 pays, 6 implantations et 702 employés En Amérique du sud : 6 pays, 13 implantations et 2724 employés c. Implantations importantes en France En France on dénombre 17 implantations, dont voici les plus importantes : Selongey : site industriel et commercial avec 599 employés Rumilly : site de service et commercial avec 1833 employés Ecully : site de service avec 434 employés Faucogney-et-la-mer : site de service et commercial avec 109 employés Le site de Faucogney-et-la-mer se nomme SEB International Service. 3 Industrie qui travaille le fer blanc 4 Machine utilisée pour former les feuilles de tôle 7

9 d. Chiffres clés 2011 Million d Ventes ,5% Résultat opérationnel d activité ,5% Résultat net ,4% Résultat net dilué par action( ) 4,78 +5% Capacité d autofinancement ,1% Investissements (3.5% des ventes) 131 Investissement publicitaires ,5% (3.2% des ventes) Dette financière nette au 31/ Effectifs inscrits au 31/ Tableau n 1 : Chiffres clés du groupe SEB pour l année SEB International Service a. Composition et services de l entreprise SEB International Service est une filiale du Groupe SEB implanté à Faucogney-et-la-mer (70) qui gère tous les accessoires et les pièces détachées du groupe. En effet, SIS a pour clients principalement des entreprises de SAV 5 ou de réparations d appareils culinaires dans le monde entier. Les différents services qui composent cette entreprise sont : Service Logistique, Qualité, Environnement, Sécurité Service Marketing Accessoires Service Commercial Accessoires France Service Administration, Finances, Ressources Humaines Service Relations commerciales clients Service Commercial et Développement service Service relation technique clients b. Rôle de l entreprise Il est plus efficace d investir dans la «réparabilité» d un produit que de l échanger en cas de problème, tant du point de vue du consommateur que du producteur. SIS s engage donc à instaurer une politique de «réparabilité» afin de limiter les frais, et à responsabiliser les services de réparation en ce sens. SIS a donc pour rôles de : Superviser l après-vente des produits du Groupe SEB Créer une documentation technique de tous les produits commercialisés Développer une gamme d accessoires pour toutes les marques et tous les produits Distribuer les pièces détachées et accessoires pour ses filiales ou ses sociétés de service Ses principaux clients sont des ASP 6, des entreprises de réparation ou des sociétés de service. 5 Service Après-Vente 6 After Sales Partner 8

10 c. Quelques chiffres m² de stockage 5,5 millions de pièces en stock lignes de commandes par an références en stock pièces expédiées par jour Figure n 1 : Chiffres importants pour SIS 3. Service approvisionnement Le service approvisionnement de SIS fait partie du service Logistique dirigé par Dominique L Étang, mon maître de stage, qui gère notamment les approvisionnements des articles, pièces détachées et accessoires du Groupe SEB. Afin de gérer au mieux les approvisionnements, il est nécessaire de faire une étude sur les statistiques pour prévoir au plus près les commandes à effectuer. Pour mener à bien les prévisions de chaque article il est nécessaire de faire intervenir les historiques des ventes, la saisonnalité, le portefeuille de commandes mais aussi les événements exceptionnels tels qu une rupture de stocks ou une promotion. Les prévisions peuvent dépendre de plusieurs critères, on peut donc calculer différents types de prévisions avec diverses formules. a. Prévision Le but d instaurer de la prévision dans une entreprise telle que SIS est de limiter les stocks et de ne pas avoir de pertes. Ainsi, plus la prévision est fiable moins les produits ont besoin d être stockés, et la perte peut être limitée. Cette perte se caractérise principalement par la dépréciation des articles sur-stockés. C est en 1995 que la prévision a débuté au sein de SIS sur les produits finis, et lorsque SIS a pris en charge les accessoires, en 2005, les produits finis ont été transférés à Alençon, et la prévision a continué sur les accessoires. A l époque la prévision se faisait uniquement à l aide de l historique des ventes, en fonction de la saisonnalité s il y en avait, et sur les trois mois glissants. Au fur et à mesure la prévision a été demandée sur plus de trois mois et à l heure actuelle la prévision se fait sur huit mois. La prévision demande l intervention de différents services notamment, le marketing, le commercial et la logistique. De plus les prévisions permettent de limiter les frais de livraison, de définir le cycle de vie d un produit et d anticiper ceux qui seront en fin de vie. 9

11 Chez SIS, certaines filiales telles que Groupe SEB Japan ou encore Groupe SEB USA proposent leurs propres prévisions sur les accessoires, et seront appelées par la suite prévision SPC 7. b. Approvisionnement L approvisionnement de pièces détachées ou d accessoires nécessite une connaissance importante de la demande tant au niveau national que mondial. Le service approvisionnement doit gérer le portefeuille de commandes ainsi que les livraisons. Il doit donc suivre l avancement et le bon fonctionnement des flux depuis la mise à disposition jusqu à la livraison. Il relance également les fournisseurs en cas de retard, crée de nouvelles références et met à jour les données logistiques, réceptionne et valide la demande des marchés. Le service approvisionnement doit gérer de nombreux cas de figures et s assurer que la logistique fonctionne bien. La prévision permet donc d aider à la distribution et la planification des approvisionnements. c. Relation avec les autres services Dans ce genre d entreprise où l on retrouve toutes sortes de services liés les uns aux autres, la communication est importante. En effet, cette communication peut se faire par appels téléphoniques, courriels ou lors de réunions avec ou sans visioconférence. Ces entretiens permettent de gérer le flux d information des différents services contactés. Afin de valider la prévision, actuellement, les services marketing, commerciaux et logistique sont requis, pour prendre en compte tous types de changement tant au niveau de la saisonnalité que des évènements exceptionnels. Le groupe SEB possède un service systèmes d information où sont gérés les logiciels et les opérations de maintenance ainsi que la sécurité du réseau. Certaines personnes peuvent également faire évoluer les logiciels utilisés au sein du groupe, le développement se base donc uniquement sur les logiciels déjà existants dans les systèmes du groupe. Il est donc parfois nécessaire de faire développer un outil pour solutionner un problème local. De plus, certains consultants peuvent intervenir sur chaque site afin de régler des problèmes techniques tels que le redémarrage d un onduleur, ou encore le dysfonctionnement d une imprimante. Une équipe «hotline» peut également intervenir pour résoudre les problèmes techniques à distance. 7 Sales Production Coordination 10

12 II. Tenants et aboutissants de la mission du stage 1. Sujet de stage a. Présentation du projet Tout d abord ce sujet de stage était prévu pour une durée minimale de 4 mois, en 6 semaines le projet n a pu être mené à bien. Cependant une prolongation de stage étant possible, l outil pourra être fini durant les vacances d été. L offre de stage, mis en annexe, requière un stagiaire en tant qu assistant projet développement IT 8 dans le service logistique afin de développer un outil d aide à la prévision. En effet, le sujet de stage prévoit une migration d un système de données basé sur Excel vers une base de données Access. Cette évolution permettra au service approvisionnement de créer de la prévision automatiquement mais aussi de la modifier en fonction de divers critères. Cet outil permettra également de visualiser ces données de manière conviviale sous forme de tableau ou de graphique. Une documentation concernant l utilisation de l outil sera mise en place ainsi qu une démonstration. Enfin, il sera établi une documentation concernant le développement de l outil afin de pouvoir permettre un suivi par une tierce personne voulant faire évoluer l outil. Ce programme sera dépendant de l ERP 9 d approvisionnement utilisé par l entreprise qui est SAP 10, et vice-versa. En effet, les données qui alimenteront la base de données seront extraites de SAP, et l exportation de données de l outil a pour but d être intégré dans SAP. Cet ERP permet de gérer les fonctions transactionnelles de l entreprise, et utilise diverses données (délais d approvisionnement, portefeuilles de commandes, historique des ventes, prévisions) et calculs, afin de planifier la logistique. Le fonctionnement de ce progiciel est expliqué plus en détails en annexe. Plus précisément, l outil permettra d alimenter le MRP 11 de SIS. Le MRP permet de calculer les besoins en composants par période, en général comprise entre un mois et deux ans. SAP propose automatiquement des quantités à commander en fonction du calcul du MRP, qui utilise le délai d approvisionnement, les commandes d achats et clients en cours, la prévision ou le besoin de produits finis. La figure n 2 présentée ci-après démontre le processus utilisé à l heure actuelle et celui vers lequel on va aboutir. 8 Informatic Tool 9 Entreprise Resource Planning 10 Systems, Applications and Products for data processing 11 Material Requirement Planning 11

13 Exportation des données sous format Excel Calcul et validation de la prévision Access Insertion de la prévision validée SAP Migration du système actuel Excel Alimentation en prévision Access Processus actuel Changement de processus, migration de la prévision Excel vers la prévision Access Interaction entre SAP et l outil Access Outil développé lors du stage Figure n 2 : Schématisation du processus actuel et futur b. Application et compréhension du service approvisionnement 1. Utilisation de la prévision Pour certains articles tels que les accessoires ou les pièces détachées il est intéressant de faire de la prévision afin de limiter les stocks et les frais, mais aussi les ruptures. Ainsi, SIS a décidé depuis 2005 d instaurer un moyen prévisionnel manuel. Tous les mois les prévisions sont donc étudiés, calculées puis validées, ensuite elles sont introduites dans le logiciel d approvisionnement. Le calcul de la prévision nécessite de choisir les données utiles (commandes, historiques des ventes, ), mais aussi de définir le niveau hiérarchique sur lequel la prévision est appliquée. Il faut également choisir la profondeur de l historique (ventes par mois, semaines ou années), la périodicité (mensuelle, hebdomadaire ou quotidienne). L historique est soumis à plusieurs facteurs : La tendance, correspond à une variation lente qui se maintient sur plusieurs périodes [1] La saisonnalité, variations observées régulièrement, en rythme hebdomadaire, mensuel trimestriel [1] Les aléas, variations résultant de causes nombreuses et accidentelles (imprévues) [1] Dans notre cas la périodicité est mensuelle car il s agit de produits non périssables. Enfin, la prévision est validée en fonction de tous ces critères, et une étude peut être faite en fin d année pour comparer les prévisions établies et les ventes effectuées. Actuellement la prévision est calculée pour les huit prochains mois à partir du mois en cours, elle se fait sous tableur Excel ce qui génère un fichier extrêmement lourd à l ouverture. De plus la prévision n est pas calculée avec précision en fonction de lois prévisionnelles. 12

14 Les modèles statistiques qui seront utilisés dans l outil sont les suivants : Lissage exponentielle : modèle à consommation constante, cette méthode se caractérise par des valeurs de consommation qui varient très peu par rapport à une valeur stable et sera plus sensible aux tendances [1] Moyenne mobile : modèle à consommation constante, qui ne prendra pas en compte les tendances et utilise les 3 derniers mois [1] Méthode de Meyer : Modèle saisonnier qui est pertinent seulement si on a un caractère saisonnier sur 24 mois [1] En annexe les méthodes seront explicitées de manière plus précise. La prévision faite au mois doit être divisée en fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois afin d avoir un chiffre correspondant à la prévision mensuelle par semaine. L extraction de ces données sera celles utilisées pour intégrer dans SAP. La prévision utilisée et validée par cet outil est composée de plusieurs types de prévisions : La prévision SPC : prévision envoyée par certaines filiales La prévision SOFT : l outil calculera la prévision en fonction de trois modèles statistiques, celui ayant le meilleur taux de fiabilité sera retenu par l outil La prévision forcée : il est important de pouvoir garder un moyen de saisie manuelle De plus, il est primordial d avoir une alerte lorsque la prévision déraille complètement, afin de pouvoir palier à ce problème. 2. Finalité de ce projet pour ce service L outil développé par mes soins sera géré par une personne de l entreprise mais elle n a pas encore été désignée. Je devrais donc à la fin de mon stage, former cette personne et lui expliquer les différents aspects de la programmation utilisés. Ensuite, l outil génèrera un fichier qui pourra être intégré dans SAP. Seules les personnes gérant la prévision à l heure actuelle auront accès à la base. Néanmoins, l interaction entre l outil et SAP est un principe important pour le service approvisionnement car les commandes sont gérées en fonction du fichier généré par l outil. On aura donc une prévision facilitée par le calcul de l outil mais aussi par l intégration automatique des prévisions reçues par les filiales sans toutefois négliger la saisie manuelle de la prévision. Cet outil sera utilisé tant que l entreprise n aura pas les droits pour utiliser un progiciel véritablement dédié à la prévision et à l exportation de fichier. Une évolution est toujours envisageable pour cet outil, avec par exemple la possibilité de créer de la prévision à d autres niveaux de l article, qui pourra ensuite être répercutée au niveau CMMF 12 de l article, en prenant en compte le poids de l article dans la famille. On peut également intégrer d autres modèles statistiques pour le calcul de la prévision. c. Cahier des charges Le cahier des charges se décompose en plusieurs points : Tout d abord, il est nécessaire de construire des axes afin de gérer tous les clients et les articles. Ces axes sont donc représentés sous forme de hiérarchie, les articles sont rangés par famille et les clients par zone (géographique). Ainsi, avec le niveau le plus bas on peut atteindre la fiche détaillée des clients et des articles. Ensuite, il faut créer des formulaires permettant d analyser les données en fonction des ventes effectuées, de la prévision calculée ou validée mais aussi en fonction d événements exceptionnels. Ces formulaires sont appelés «ADD 13». Ils peuvent être modifiés par l utilisateur puis enregistrés. Après cette analyse, il est intéressant de pouvoir exporter sous différents formats, tels que HTML 14 ou PDF 15, ou d imprimer ces données. Ces documents peuvent être basés sur la présentation d un «ADD» ou en fonction des hiérarchies. 12 Central Material Master File 13 Analyse de Données Dynamiques 14 Hyper-Text Mark-up Language 13

15 Cet outil sera utilisé par plusieurs utilisateurs, qui pourront modifier ou analyser les données, on aura donc besoin d une connexion à la base de données et une différenciation des utilisateurs ainsi qu une référence pour les administrateurs de l outil. Les données utilisées par la base de données sont extraites d un autre logiciel, sous format Excel, donc l importation de fichiers Excel vers notre base de données sera nécessaire. Cette mise à jour pourrait se faire automatiquement en fonction de la date ou en fonction de l utilisateur. Et enfin, une documentation est primordiale afin de manier cet outil à la perfection. Ainsi, un mode d emploi sera fourni aux utilisateurs, une démonstration sera mise en place de même qu une explication détaillée quant à la programmation de l outil afin de pouvoir le faire évoluer. Le nom provisoire donné à l outil lors de mon stage est SOFT 16 pour SIS Operational Forecast Tool, ce nom n a pas encore été validé et le sera lorsque l outil sera opérationnel, c'est-à-dire pour la rentrée de septembre. Le cahier des charges n est pas figé et peut donc évoluer à tout moment comme on a eu le cas concernant les limites des formulaires continus. En outre, des précisions sont encore en attentes à ce jour quant aux mises à jour des données mais aussi concernant l exportation et l importation de cellesci. 2. Base de données a. Environnement de travail L outil développé tout au long du stage permet d aider à saisir de la prévision, j ai donc été affectée au service approvisionnement qui gère, utilise et supervise la prévision de certains produits. Le bureau du service approvisionnement se compose de quatre assistants approvisionnements, un coordinateur approvisionnement et une responsable du service (voir organigramme en annexe). Les personnes qui m ont le plus encadré tout au long du stage afin de me fournir des renseignements quant au fonctionnement du service et la finalité de mon projet ont été Mickaël Rebout, coordinateur approvisionnement et Audrey Nicolas, responsable projets et outils logistiques à Ecully. Pour réaliser ce projet, j ai travaillé sur un ordinateur qui a pour système d exploitation Windows XP professionnel. Un espace de travail a été construit sur le serveur de l entreprise dans la rubrique «stagiaire logistique», de même qu une boite mail ce qui m a permis d échanger facilement avec Audrey. J ai donc été confrontée aux audioconférences et eu l opportunité d utiliser Microsoft Office Communicator, un logiciel qui permet entre autre de partager son bureau d ordinateur et de communiquer à l aide de messages instantanés. Ce système m a permis de montrer l évolution de mon travail à distance à Audrey. L accès au site intranet de l entreprise m a aidé à récupérer des informations capitales quant à l élaboration de ce rapport. Néanmoins, les recherches personnelles sur le net ont été effectuées en dehors de l entreprise. Pour mener à bien ce projet il a fallu que je me familiarise avec le logiciel de développement : Microsoft Access 2007, mais également avec le langage de programmation VBA 17. Certaines documentations (voir bibliographie) m ont beaucoup aidée, de même que les recherches personnelles effectuées sur le net. b. Migration du processus actuel vers l outil Access A l heure actuelle la prévision se fait sous fichier Excel, et génère une charge de travail assez lourde pour tous les services concernés. En annexe, on peut voir un exemple de prévision, on remarque aisément que le rendu n est pas du tout convivial. De plus, il n y a aucun suivi de la prévision pour les clients, celle-ci reste au niveau article, mais il serait intéressant de pouvoir accéder aux prévisions de certains clients. La validation des prévisions ne prend actuellement pas en compte le 15 Portable Document Format 16 SIS Operational Forecast Tool 17 Visual Basic for Applications 14

16 portefeuille de commande, alors qu il serait judicieux de pouvoir comparer la prévision et la commande effectuée pour le même mois. La validation des prévisions ne se fait pas réellement de manière calculée. L outil développé sous Access permet donc d avoir un meilleur rendu, de façon à visualiser plus facilement la prévision de chaque article et de ne pas être enseveli sous une masse d informations. La prévision pourra être ainsi améliorée car différents critères seront pris en compte. L outil permettra également d exporter un fichier et d intégrer directement dans le logiciel utilisé pour les approvisionnements, SAP. Durant mon stage le cahier des charges a dû être modifié car certaines fonctionnalités n étaient pas faisables sous Access. Par exemple, le système de formulaire continu ne permettait pas d intégrer des graphiques. Le rendu visuel de l application a pu être modelé en fonction des capacités d Access. Le groupe SEB utilise un logiciel de prévision mais les entreprises gérant les produits finis ont été prioritaires par rapport à SIS qui ne gère que les accessoires et les pièces détachées. Ce progiciel APO 18 devrait être mis en place chez SIS d ici trois ou quatre ans, mais en attendant cette intégration dans leur système, SIS rencontre un véritable besoin quant à la saisie de la prévision pour la rendre plus facile et plus fiable. L outil est donc développé sous Access 2007 afin de faciliter la saisie et la validation de la prévision par rapport au processus actuel qui se fait sous Excel. Ce système permettra également de fiabiliser la prévision. En effet, un processus tel que la validation de prévision et pour lequel de nombreuses données sont brassées, sera mieux géré et donc plus fiable sous une base de données que sous un tableur Excel. Une base de données permet donc de gérer plus facilement les données et de créer une application facile à prendre en main, et dont l utilisation pourra se faire depuis plusieurs postes avec une connexion spécifique à chaque utilisateur

17 3. Réalisation de l outil Rappelons tout d abord, les points importants de l outil : La hiérarchie clients et articles Les analyses et les modifications des données L exportation des données La mise à jour de la base de données La connexion des différents utilisateurs La documentation utilisateurs et programmeurs a. Analyse : structure de la base de données Afin de créer cet outil sous Access il faut établir la structure de la base de données. Pour faciliter son étude le modèle de la base de données a été morcelé. 1. Critères article Illustration n 1 : Table «Article» avec ses critères L illustration n 1 montre les critères appliqués à la table «Article». La table «SAP» correspond aux caractéristiques de l article dans la logiciel SAP utilisé par le service approvisionnement c est-à-dire s il est validé, mis en attente, ou encore s il a été remplacé par un autre article. La table «TypeAcc» correspond au type de l article si c est un accessoire, une pièce détachée, ou encore s il s agit d un produit fini. La table «Pi2» correspond au statut de l article s il est nouveau, vivant ou encore en fin de vie, mais au cours du développement il s est avéré que cette partie pourrait être obsolète. Et la table «CycleDeVie» correspond au cycle de maturation de l article on retrouve donc les phases suivantes : introduction, croissance, maturité, déclin. 16

18 2. Hiérarchie article Illustration n 2 : Tables pour la hiérarchie article L illustration n 2 montre les tables qui ont permis de créer la hiérarchie pour les articles. Dans cette hiérarchie on retrouve la table «SBU 19» qui correspond à l activité. «LigneProd» correspond à la ligne du produit c est-à-dire qu on a ici un regroupement par grandes fonctions de l article, si c est un article destiné à être utilisé pour les soins de la personne, ou encore pour la préparation culinaire. Les tables «FamNiv2», «FamNiv1» et «SousFam» correspondent aux familles et sous-famille des articles, ce sont également des fonctionnalités qui seront différenciées et plus précises à mesure que l on se rapproche du niveau de l article. Une sous-famille ne possède qu une seule famille de niveau 1 de même pour la famille de niveau 2 et ainsi de suite jusqu à l activité. 19 Sales Business Unit 17

19 3. Critères client Illustration n 3 : Table «Client» et ses critères Ensuite, on a la table «Client» reliée à la table «Pays». En effet les clients dépendent principalement de la zone géographique, comme indiqué dans l illustration n 3 4. Hiérarchie client Illustration n 4 : Tables pour la hiérarchie client Puis, la table «Client» est reliée à d autres tables afin de créer la hiérarchie des clients. L illustration n 4 présente la table «Zone» pour savoir si c est de l export ou en France (domestique). Ensuite, la table «GroupeClient1» correspond à un regroupement de clients en fonction de l export et du domestique et leur appartenance au groupe ou non. Puis les tables «CN 20» et «CNSAP 21» correspondent aux différentes Centrales Nationales du groupe. Le niveau CNSAP retrace les sociétés qui s échangent des prévisions SPC, ce niveau hiérarchique existe dans le logiciel SAP. Tandis que le niveau CN n existe pas dans SAP, cependant il s avère utile pour différencier les filiales du groupe SEB, les grossistes accessoiristes en France ou à l export, les clients Web, les réparateurs en France ou à l export. 20 Centrale Nationale 21 Centrale Nationale référencée dans SAP 18

20 D autres niveaux de regroupement de clients avaient été pris en compte au début mais finalement, ils ont été supprimés car ils se sont avérés inutiles pour l outil. 5. Lien Articles-Clients Illustration n 5 : Lien entre «Article» et «Client» pour la prévision Enfin, on a besoin de tables afin de permettre de calculer la prévision, on a donc les tables où sont stockées les valeurs telles que le portefeuille de commandes ou les ventes. Puis les tables où seront stockées les prévisions calculées. Donc en détaillant les tables visibles dans l illustration n 5 on a : «Vente» : historique des ventes «EvenementExcep» : les valeurs modifiées pour corriger l historique des ventes 19

21 «HistACorrigé» : les valeurs correspondant à l historique corrigé en fonction des événements exceptionnels pris en compte «Portefeuille» : portefeuille de commandes des clients «Prévision» : la prévision (SPC) envoyée par les filiales est enregistrée dans cette table «PrevSOFT» : la prévision calculée par l outil est enregistrée dans cette table «PrevForcée» : permet de corriger manuellement la prévision «PrevValidée» : la prévision pris en compte pour l approvisionnement est la prévision validée, calculée à l aide de la prévision forcée, la prévision SOFT et la prévision SPC. «PrevValidéeArchive» : une fois la prévision validée il est intéressant de pouvoir l archiver et d y faire référence dans les trois mois suivants 6. Calcul de la prévision A l heure actuelle le calcul de prévision n est pas encore instauré dans la base de données, elle pourra être mise en place courant juin. Cependant, le modèle relationnel a déjà été élaboré. Illustration n 6 : Lien entre «Article» et «Client» pour le calcul de la prévision La table «Article» correspond à la table vu précédemment. On voit donc apparaitre, à l aide de l illustration n 6, trois tables «PrevMeyer», «PrevLissageExp» et «PrevMoyMobile» qui seront utilisées afin de stocker les différentes prévisions calculées selon les modèles associés. Ces données doivent être comparées entre elles et sont destinées à être insérées dans la table «PrevSOFT». 20

22 b. Développement de l outil 1. Connexion Tout bon programme qui se respecte utilise une connexion afin de filtrer les utilisateurs. Illustration n 7 : Formulaire «connexion» Afin de se connecter à la base de données il faut utiliser le formulaire ci-dessus (illustration n 7). Le login et le mot de passe sont nécessaires, si l utilisateur n a jamais eu accès à la base de données, il peut s inscrire mais ce sera l administrateur qui lui donnera les droits de modification, de création ou de visualisation. Une fois les droits acquis l utilisateur pourra par la suite se connecter. 2. Accueil Illustration n 8 : Onglets du formulaire «Accueil» Une fois l utilisateur connecté, il accède au formulaire «Accueil», comme l illustration n 8 le dévoile, où il pourra soit afficher les hiérarchies clients et articles, soit accéder aux «ADDs», soit utiliser les «Reporting» pour extraire des informations, afficher les informations de son compte, et si 21

23 l utilisateur est administrateur il peut accéder à l onglet administrateur. Un affichage du nom et du prénom de l utilisateur permet d identifier la personne connectée. 3. Base de données a. Hiérarchie article Illustration n 9 : Affichage de la hiérarchie article Avec l illustration n 9, on peut voir la hiérarchie utilisée pour les articles avec le SBU, la ligne de produit, les familles de niveau 1 et 2 et la sous-famille. L article est repéré par son code CMMF, son code commercial et son libellé. En double-cliquant sur l article on peut accéder aux détails de la fiche de l article sélectionné illustré ci-après. Un bouton fiche article permet également d accéder aux mêmes détails. 22

24 Illustration n 10 : Affichage de la fiche article La fiche de l article possède tous les critères de l article, tels que son code CMMF, son code commercial, son libellé, mais aussi les informations concernant la famille auquel il appartient, comme indiqué dans l illustration n 10. On peut également remarquer son statut SAP, le type d accessoire et le statut Pi2. Un bouton représenté par une poubelle permet de supprimer l article, tandis que le bouton représenté en dessous permet d ajouter un article. Ces fonctionnalités de base sont présentes afin de permettre une insertion manuelle de données, mais ne sera utilisé qu occasionnellement, car les données sont destinées à être mise à jour automatiquement. Des boutons de navigations sont présents et permet de visualiser tous les articles, un bouton «rechercher» permet de rechercher dans la base les informations nécessaires, en prenant en compte le critère sélectionné, et le bouton «retour» permet de retourner à l accueil. 23

25 b. Hiérarchie client Illustration n 11 : Affichage de la hiérarchie client Á l aide de l illustration n 11, on voit la hiérarchie des clients avec la zone géographique, le groupe client, le CN et le CNSAP, puis le client représenté par son code client et son libellé. De même, en double-cliquant sur le client ou à l aide de la fiche client, on peut accéder aux détails de la fiche du client sélectionné. 24

26 Illustration n 12 : Affichage de la fiche client Les informations de la hiérarchie sont également présentes pour la fiche du client, on constate (illustration n 12) l indication concernant le flux SPC, pour les retours de prévision de filiales (-1 pour les clients ne faisant pas partie du flux SPC, 0 pour les filiales ne donnant pas de prévisions mais faisant partie du flux SPC et 1 pour les clients envoyant leurs prévisions). Les mêmes boutons que la fiche article sont présents ici, avec les mêmes fonctionnalités. 25

27 4. Analyse Dynamique des Données Dans cette partie on présentera les différents «ADDs» utilisés ainsi que les critères de sélection. Illustration n 13 : Sélection des critères pour la création d ADD Avec l onglet «ADD», illustré ci-dessus, on peut décider quel type d «ADD» on veut avoir. L «ADD» simple, par défaut, permet de choisir n importe quels critères à partir du moment où les articles possèdent un historique de ventes. L «ADD» n 4 permet de choisir les historiques de ventes pour un client et un article. L «ADD» n 3 permet la sélection soit au niveau CMMF soit au niveau famille (niveau 2) de l article pour les différentes prévisions proposées. Les «ADDs» n 2 et n 1 possèdent les mêmes critères de sélection que l «ADD» n 3, et présentent les historiques des ventes, 26

28 les prévisions validées et les portefeuilles de commandes avec la possible de faire apparaître des graphiques. Tout d abord, on a celui représentant l activité de SIS. Illustration n 13 : Affichage de l ADD n 1 avec ses 2 graphqiues Le premier «ADD» représenté (illustration n 13) est un tableau regroupant les historiques de l année passée et de l année en cours, le portefeuille de commandes, la prévision validée pour le restant de l année en cours et le début de l année suivante afin d avoir 12 mois de prévisions validées. Il est possible de visualiser cet «ADD» en précisant la famille de niveau 2 souhaitée (voir ci-dessus), ou en utilisant le code CMMF d un article. On a également la possibilité de faire apparaître un ou deux graphiques, l un reprenant les données du tableau sur fond vert, l autre comparant l historique de ventes de l année passé avec l historique et la prévision de l année en cours. Les données représentées sont fictives et ne reflètent pas la réalité. Les couleurs qui apparaissent dans le tableau ont une signification. Le rose représente de simples informations, le vert signifie que ces données seront utilisées pour créer le graphique et le gris 27

29 représente les valeurs non trouvées dans la base de données. Ce code couleur est appliqué pour tous les «ADDs». Ensuite, on a celui représentant l activité de SIS sur les 12 mois glissants. Illustration n 14 : Affichage de l ADD n 2 avec son graphique Le deuxième «ADD» (illustration n 14) représente les mêmes informations que le premier «ADD» mais sur 12 mois glissants, ainsi en fonction du mois en cours les informations sont affichées sur les 12 prochains mois. On peut également faire apparaitre le graphique associé à toutes les données du tableau. Des informations info-bulles apparaissent lorsque l on passe avec la souris sur le tableau pour savoir exactement à quelle année correspond chacun des chiffres du tableau. 28

30 Puis, on a la validation de la prévision. Illustration n 15 : Sélection de l ADD n 3 Le troisième «ADD» (illustration n 15) est consacré à la prévision validée qui se fait à l aide de la prévision SPC (reçue par les filiales), de la prévision SOFT (calculée par l outil) et de la prévision forcée (manuelle). La prévision forcée peut se faire uniquement au niveau de l article et non au niveau de la famille, c est pourquoi on a des cases blanches pour le CMMF et des cases roses pour la famille (voir ci-dessous). On peut également enregistrer la prévision forcée mais au niveau de l article seulement. Après on a la correction de l historique. Illustration n 16 : Sélection de l ADD n 4 Cet «ADD» (illustration n 16) concerne l historique des ventes et se sélectionne au niveau de l article et du client. Les événements exceptionnels permettent de corriger l historique lorsqu il y a eu une offre promotionnelle par exemple. Il est donc possible d enregistrer les modifications apportées à l historique en fonction de l année sélectionnée. 29

31 Et enfin, on a l «ADD» simple par défaut. Illustration n 17 : Sélection de l ADD simple par défaut Cet «ADD» (illustration n 17) récupère toutes les informations de la base de données en fonction des critères choisis, il n y a pas de restriction. L affichage se fait au niveau de l article et du client. Un bouton PDF permet à l utilisateur d exporter cet «ADD» sous format PDF. Le graphique affiché concerne l historique des ventes corrigé, le portefeuille de commandes et la prévision validée sur l année en cours. 30

32 5. Reporting Les «Reportings» ne sont pas encore créés à l heure actuelle mais on peut tout de même voir quel sera le rendu dans le fichier Excel exporté. Les critères de sélection ne sont toujours pas validés. La sélection sera relativement la même que pour un «ADD» mais permettra l exportation de données dans un fichier Excel différent pour chacun des «reportings». Voici les différents «reportings» retenus : Le «reporting» n 1 est appelé volumes annuels. Illustration n 18 : Reporting n 1 L illustration n 18 regroupe les informations concernant principalement l article, on trouvera le total de l historique des ventes de l année précédente, le total de l historique corrigé de l année en cours avec la prévision validée sur le reste de l année, et enfin on aura l historique corrigé de l année en cours additionné à la prévision validée du mois précédent. Le «reporting» n 2 est un reporting global, on l appellera donc «global database» il regroupe tous les critères et tous les libellés des niveaux de la hiérarchie client et article. On trouvera également l historique des ventes jusqu à deux années passées, la prévision validée de l année en cours et l année précédente, le portefeuille de commande de l année en cours et de l année suivante, ainsi que l archivage des prévisions validées des trois mois précédents le mois en cours. Le troisième «reporting» est appelé avancement de la prévision. Illustration n 19 : Reporting n 3 On retrouve dans ce «reporting» présenté par l illustration n 19, les informations de l article concernant la hiérarchie ainsi que son code CMMF, son code commercial et son libellé. On a également la prévision du mois en cours, l historique des ventes du mois en cours additionné au portefeuille de commande, la prévision validée et le portefeuille de commande du mois suivant. 31

33 Le quatrième «reporting» est appelé prévisions forcées. Illustration n 20 : Reporting n 4 Ce «reporting» (illustration n 20) concerne la prévision forcée, c est-à-dire la prévision insérée manuellement, on retrouve donc le code CMMF de l article, le code commercial, le libellé et la prévision forcée du mois en cours et les 11 mois suivants. Illustration n 21 : Reporting n 5 Ce dernier «reporting» (illustration n 21) est le plus complexe à gérer car il nécessite d utiliser la prévision validée du mois et de la répercuter aux semaines de ce mois. On retrouvera donc le code CMMF de l article désiré ainsi que toutes les prévisions à la semaine à partir de la cinquième semaine par rapport à la semaine en cours et jusqu à 52 semaines afin d avoir la prévision pour une année. 6. Compte En accédant à l onglet «Compte» l utilisateur peut visualiser ses informations personnelles et les modifier si besoin est. Illustration n 22 : Consultation des informations de l utilisateur L illustration n 22, montre que l utilisateur peut modifier son login, son mot de passe, son nom et son prénom et l enregistrer en cliquant sur le bouton «disquette». Cependant, il peut visualiser les droits qu il possède sans toutefois les modifier, seul l administrateur peut changer les droits des utilisateurs. 32

34 7. Administrateur Illustration n 23 : Consultation des utilisateurs par l administrateur et modification des droits Cet onglet est visible uniquement pour l administrateur, il peut modifier ainsi les droits des utilisateurs afin d autoriser l accès à la base de données. -1 correspond à un nouvel utilisateur, il faut que l administrateur lui donne zéro pour qu il puisse accéder à l outil. Toute référence supérieure à zéro sera considérée comme un administrateur. c. Lien entre les formulaires Un programme tel qu une base de données se doit de rester clair, simple d utilisation et surtout cohérent, c est pourquoi les liens entre les formulaires doivent être articulés de manière logique. Lors de l ouverture de la base de données, l utilisateur peut soit se connecter soit s enregistrer, à ce moment il faut que l administrateur lui donne les droits d accès, une fois l accès autorisé il pourra se connecter. Après la connexion, on accède au formulaire accueil, où on peut soit voir les données des clients soit les données des articles sous forme de hiérarchie, ou accéder aux fiches des clients ou des articles. On peut également accéder à la création d un nouveau lien article-client fictif pour faire de la prévision. En effet lors d un nouvelle commande, il faut créer un lien avant d avoir les informations clients, pour permettre de faire de la prévision pour les approvisionnements. 33

35 Á l aide du deuxième onglet, on peut accéder à la sélection des informations pour créer un «ADD». Une fois la sélection validée on accède aux «ADDs» correspondant, où on peut avoir la possibilité de voir le graphique correspondant aux données visualisées dans l «ADD». Depuis ces formulaires il est possible de retourner à l accueil. Ensuite, il y a l onglet «Reporting» qui permet notamment d extraire des données principalement sous tableur Excel. On pourra également imprimer les données souhaitées. On a également un onglet «Compte» qui permet à l utilisateur de gérer les informations de son compte et éventuellement de modifier son mot de passe. Enfin on a l onglet «Administrateur» qui permettra aux personnes autorisées de visualiser les utilisateurs de l outil mais aussi de gérer les droits de ceux-ci. d. Test de données, d insertion et de mise à jour Une partie de test d intégration des données est prévue afin de pouvoir corriger les erreurs lors de l insertion des données dans la base de données, mais aussi de gérer la mise à jour de celle-ci. En effet, le but est d intégrer les données automatiquement depuis un fichier Excel, sans que l utilisateur ne s en rende compte. Les tables seront donc liées aux fichiers correspondant pour limiter les insertions abondantes dans les tables. Ainsi, ce système s appliquera aux tables «Article», «Client», «Portefeuille» et «Vente» car ces données seront extraites directement de SAP sous format Excel. Les autres tables ne subiront pas de mises à jour, car elles seront modifiées en fonction de l usage de l utilisateur. Ces quatre tables représentent le pilier des données de notre base. La mise en place de la mise à jour s effectuera en parallèle avec l équipe informatique basée à Ecully, car il faudra déterminer l organisation des données du fichier exporté de SAP et l insérer, mais aussi préciser l emplacement de ces fichiers extraits. Il faudra tester non seulement les valeurs insérées et mises à jour mais aussi les données des tables qui sont calculées automatiquement. e. Ce qui sera mis en place par la suite Les onglets «Reporting», «Compte» et «Administrateur» restent encore à faire. En effet, à ce jour seules les parties hiérarchies et «ADD» ont été réalisées. Il reste donc à créer le calcul de la prévision à insérer dans la table SOFT et utilisée dans les différents «ADDs». Ce calcul s effectuera selon trois modèles statistiques il faudra donc créer trois nouvelles tables afin d insérer la prévision correspondante. Néanmoins un calcul sur le taux de fiabilité permettra d utiliser la méthode la plus fiable. On pourra donc insérer dans la table «prevsoft» les données de la table possédant le modèle statistique le plus fiable. Ces méthodes pourront différer en fonction des familles et donc en fonction des articles, c est pourquoi on ne peut pas prédire quel modèle sera le plus fiable. Ensuite, il faut créer l extraction de données et les «Reportings» et s assurer que les données extraites sont exactes et correctement calculées. Une fois les «reportings» terminés il faudra mettre en place la connexion à la base de données et les différentes fonctionnalités en fonction des droits des utilisateurs. Notamment, en ce qui concerne l administrateur des droits qui devra autoriser l accès à la base de données et s assurer que les utilisateurs utilisent l outil convenablement. Il faudra également permettre, lors de la réunion mensuelle qui valide la prévision, d archiver cette prévision pour l utiliser dans les prochains mois. Cet archivage se fera uniquement sur les trois mois antérieurs. Ensuite vient la mise à jour des données de la base de données, comme les données sont extraites du logiciel SAP sous format Excel, il faudra lier les tables à ces données et s assurer que les données sont extraites exactement comme la structure de la table liée. Enfin, il faudra créer une documentation pour expliquer aux utilisateurs le fonctionnement de l outil, avec également une démonstration élaborée par mes soins. Mais aussi ne pas oublier de prendre en compte, la possibilité de faire évoluer l outil, en fournissant une explication détaillée sur le développement de l outil et une explication sur les possibles évolutions envisagées à ce jour. 34

36 4. Planning Le tableau n 2 retrace les activités effectuées chaque semaine lors de mon stage. Semaine Travail effectué Visite de l entreprise, présentation du service approvisionnement et des autres services Etude et visite du site intranet Réunion mensuelle pour valider la prévision Explications du fonctionnement de l outil et des données à utiliser Présentation succincte du fonctionnement de la prévision Réunion approvisionnement Explication des critères des articles et clients Relation tables pour les hiérarchies Création des tables «Article» et «Client» Etude et création des hiérarchies Création des détails des fiches client et article Présentation et explication du fonctionnement des «ADDs» Création de l onglet «ADD» dans l Accueil Limite des formulaires continus modification du cahier des charges Analyse des «ADDs» et création d un «ADD» par défaut Analyse de la base de données pour les tables «Prévision», «Portefeuille» et «Vente» Présentation et validation des «ADDs» : 4 «ADDs» sans compter celui par défaut Création de l ADD n 4 Précision pour la création des «ADDs» (critères de sélection) ADD n 3 finit Analyse des «ADDs» n 1 et 2 Analyse création graphique Pré-présentation CODIR (comité de direction) création d un diaporama Analyse des «ADDs» n 1 et 2 Présentation CODIR ADD n 2 finit avec graphique ADD n 1 finit Test données calculées correction des erreurs Réunion et validation des rendus des «reportings» Rapport fini et relu par Dominique l Étang Visite de mon tuteur de stage Explication du calcul de la prévision avec formules et calcul du taux de fiabilité Analyse des «reportings» Création de «reportings» Tableau n 2 : Planning et évolution du stage On remarquera facilement dans le tableau n 2 que la charge de travail prévue au départ ne pouvait être réalisée en 12 semaines, c est pourquoi une poursuite de stage est préférable afin de finir le développement de l outil. En annexe on peut trouver le planning prévisionnel du travail qu il reste encore à faire. 35

37 III. Bilan Vient le moment où mon stage arrive à échéance et où il faut dresser le bilan de cette expérience acquise au sein de SIS. Ce bilan sera divisé en plusieurs parties, j évoquerai donc mon stage sous deux aspects différents : au niveau entrepreneurial et au niveau pédagogique. 1. Bilan de l entreprise Tout d abord, au point de vue de l entreprise, mon stage a été une expérience fascinante car SIS fait partie d une grande entreprise, le groupe SEB. Chacun de nous possède, ou utilise au moins un produit, si ce n est plus, vendu par le groupe. J ai donc pu intégrer une entreprise qui s immisce dans la vie de tous, voir et comprendre le mécanisme utilisé afin de réaliser la création d un article tant au niveau produit fini qu au niveau pièce détachée. De plus cette entreprise est en relation avec divers clients implantés dans le monde entier, il y a une relation étroite et importante entre SIS et chacun de ses clients. C est impressionnant de voir le déroulement et la logistique de chaque article fourni par SIS. Ensuite vient le domaine plus précis qu est l approvisionnement, car afin de fournir au mieux ses clients SIS doit gérer le fonctionnement de la logistique de A à Z, de la production à la livraison. Le service approvisionnement de SIS, doit donc, pour pouvoir s approvisionner, prévoir les demandes de chaque article. Ce domaine de la prévision m était totalement étranger avant d arriver chez SIS, mais grâce aux explications concrètes et précises que l on m a fourni, je réalise à présent que le domaine de la prévision est vraiment indispensable pour les approvisionnements. En effet, les personnes du service ont un besoin impératif d utiliser des prévisions pour lancer le mécanisme. Il m aura fallu comprendre le fonctionnement du service mais aussi le besoin que possède le service quant à l outil que j ai développé. La prévision est à ce jour créer sous Excel, de manière manuelle en visualisant les ventes des mois précédents de chaque article. J ai assisté à la réunion de validation de la prévision, et j ai pu constater à quel point ce travail pouvait être long et fastidieux, d autant plus que l on n est pas à l abri d une fausse manipulation. L outil développé par mes soins et sous Access permet de palier à ces problèmes de charge de travail et de fausse manipulation. Le fait d aborder ces problèmes m a permis de voir à quel point le service approvisionnement attend la finalité de ce projet pour faciliter leur travail d approvisionnement. Force est de constater aussi qu une entreprise dépend du travail fourni par tout un chacun. J ai remarqué également l interaction entre toutes les personnes travaillant dans le même service, mais aussi en collaboration avec les autres services. J ai déjà pu acquérir une certaine expérience, grâce à mes emplois saisonniers, dans le domaine de la vente, du point de vue du vendeur, mais cette expérience chez SIS aura complété mes connaissances concernant la conception et la distribution d un produit. Le fait de venir chez SIS m a permis de travailler de façon autonome tout en ayant toujours à portée de main une personne capable de répondre à mes questions quant à la compréhension du sujet. En ce qui concerne le développement de l outil au niveau informatique, j ai travaillé de manière autonome, car je n ai pas participé au service informatique et personne au sein de l entreprise ne possède de connaissances en Access, d où le besoin d accueillir un stagiaire ayant des connaissances en ce domaine. Le point le plus motivant du stage est vraiment de savoir que l outil sera utilisé et qu il est attendu avec impatience. C est pourquoi une poursuite de stage est envisagée ce qui me permettrait de terminer cet outil et de le rendre viable. J ai eu l occasion de faire une présentation de mon travail pour le CODIR 22. Les personnes présentent étaient : les responsables marketing, commercial, relations clients, logistique et finance. J ai donc pu dévoiler l avancée du projet et préciser les points qui n ont pas encore été traité. Il a été intéressant de connaître les différents niveaux hiérarchiques d une entreprise telle que SIS, mais aussi du groupe SEB, et de comprendre les relations entre les services. 22 COmité de DIRection 36

38 J ai également constaté les avantages et les inconvénients de travailler dans une équipe où les informations se croisent et s entremêlent. J ai pu assister à certaines réunions qui permettent d échanger des informations importantes et de résoudre certains problèmes de communication. En effet, il ne faut pas laisser les problèmes en suspens car ils peuvent vite empirer. Ainsi, plusieurs points ont été faits en collaboration avec Audrey et Mickaël pour aider au développement mais aussi pour faire le point sur l avancée de mon travail. En bref, cette expérience m a permis d évoluer au sein d une entreprise importante au niveau internationale, de comprendre le fonctionnement de la logistique, d appréhender un domaine qui m était jusqu alors totalement abstrait, la prévision et aussi de faire partie d un service important en côtoyant quotidiennement les mêmes personnes. 2. Bilan pédagogique Quant au côté pédagogique du stage, j ai pu réaliser une application du début à la fin, ou du moins c est prévu, en créant un modèle relationnel de base de données, puis les formulaires nécessaires avec le code en VBA pour rendre plus dynamique l outil. J ai appris d avantages de fonctionnalités d Access, et développé en VBA, un langage souvent utilisé avec les logiciels Microsoft. J ai eu la possibilité de mettre en avant les connaissances acquises au cours de ma licence, en ce qui concerne les requêtes SQL mais aussi l analyse d un modèle relationnel. Cependant, j ai été capable de mettre en œuvre les compétences acquises au cours de mon année passée à l UTBM 23 où il nous avait été demandé de développer un questionnaire sous Access. C est au cours de cette année que j ai acquis les compétences requises pour réaliser le programme. De plus, mon projet semestriel de cette année m a aidé pour certaines fonctionnalités de l outil. Ce sujet était une base de données conséquente développée en MySQL sous PHPMyAdmin, et concernait divers prélèvements sur différents sites afin d en faire l historique. L autre point pédagogique dans ce stage fût l apprentissage et l usage de la prévision au sein d une entreprise. La compréhension de la prévision et des calculs, effectués en fonction de modèles statistiques, est un point important à mettre en place. L outil que j ai développé jusqu à maintenant est intéressant de par son caractère précis et original. En effet, le fait de travailler pour une entreprise gérant les accessoires et les pièces détachées d un grand groupe, n a rien à voir avec les entreprises informatiques telles que le développement web, ou même le développement de logiciels. J ai pu travailler directement avec l entreprise qui avait besoin de l outil. De plus, ce travail est particulièrement caractéristique car il est nécessaire de bien comprendre l utilisation de la prévision et le besoin du service. 23 Université Technologique de Belfort-Montbéliard 37

39 Conclusion Avoir l opportunité de travailler dans une entreprise telle que SIS fût une expérience très gratifiante pour moi. En effet, j ai pu me familiariser avec le mode de fonctionnement de la logistique et comprendre le déroulement du service approvisionnement. En outre, SIS travaille avec plus de 120 pays et possède une place importante sur le marché international. De plus, c est une chance de pouvoir accomplir une mission, de la réaliser du début à la fin, et de savoir qu une fois l application terminée, elle sera nécessaire et surtout utilisée par l entreprise dans laquelle j ai évolué. Le travail réalisé n était pas simple à comprendre et à mettre en œuvre, mais grâce à l aide de tout le personnel j ai appréhendé avec soin les besoins de l entreprise. J ai aussi pu développer mon sens de l analyse et du développement, mais également faire preuve de bon sens pour faciliter l utilisation de l application. Enfin, mon travail au sein de SIS aura un point extrêmement positif pour la carrière que j envisage. En effet, je souhaite devenir administrateur de base de données, et ce stage à conforter mon désir de le devenir. 38

40 Glossaire Access : SGBD développé par Microsoft et faisant partie du Pack Office, ce logiciel permet de créer une base de données et à l aide du langage VBA de créer des formulaires pour faciliter l utilisation de la base de données (13) ADD : Analyse Données Dynamiques de: terme employé lors du développement de l outil qui désigne le rendu des données utilisé pour visualiser la prévision, les historiques de ventes et les commandes en cours. (18) APO : Advanced Planner and Optimizer : progiciel destiné à intégrer les systèmes de SIS afin d améliorer la chaîne d approvisionnement en prenant en compte la prévision directement calculée par le progiciel (6) ASP : After Sales Partners : entreprises destinées au service après-vente des produits du groupe SEB (12) CMMF Central Material Master File : code utilisé par le Groupe SEB afin d identifier les différents articles (20) CN : Centrale Nationale : niveau hiérarchique juste au dessus du niveau CNSAP, crée spécialement pour l outil, et qui regroupe différents filiales du groupe SEB, les grossistes accessoiristes, les clients web et les réparateurs. (21) CNSAP : Centrale Nationale de SAP : niveau hiérarchique des clients sur lequel sont interfacées les sociétés pour l échange de prévisions SPC. (22) CODIR : Comité de Direction : responsables des différents services tels que la logistique ou le marketing de SIS (9) ERP : Entreprise Resource Planning : progiciel de gestion intégré Excel : logiciel qui permet de traiter des tableurs et est développé par Microsoft (3) Ferblanterie : industrie qui travaille le fer blanc (14) HTML : HyperText Mark-up Language : langage destiné aux pages web (8) IT : Informatic Tool : terme employé pour désigner un stagiaire faisant des études d informatique (11) MRP : Material Requirement Planning : concept utilisé par SAP pour calculer et proposer les approvisionnements 39

41 MySQL : SGBD développé par Oracle Corporation (15) PDF : Portable Document Format : format de fichier destiné à être transporté PHPMyAdmin : application WEB de gestion pour les SGBD MySQL (4) Presse à emboutir : machine utilisée pour créer à partir d une feuille de tôle plane et mince, un objet dont la forme n est pas développable. Le principe d emboutissage est utilisé principalement dans les usines de fabrication de voitures, ou de l électroménager. (10) SAP : Systems, Applications, and Products for data pocessing : à la base SAP est une entreprise allemande qui conçoit des logiciels de gestion et de maintenance. Par abus de langage, SAP est devenu le nom employé pour désigner le progiciel de gestion intégré utilisé au sein du groupe, notamment dans le service approvisionnement afin de planifier et suivre les approvisionnements (5) SAV : Service-Après-Vente : service proposé par une entreprise qui entretien et répare des produits finis (19) SBU : Sales Business Unit : activités reliées aux différents articles (1) SEB : Société d Emboutissage de Bourgogne SGBD : Système de Gestion de Base de Données : logiciel qui permet de créer des bases de données en utilisant des requêtes SQL (2) SIS : SEB International Service : filiale du Groupe SEB gérant les accessoires et les pièces détachées du groupe (16) SOFT : SIS Operational Forecast Tool : nom provisoire donné à l outil développé sous Access (7) SPC : Sales Production Coordination : le flux SPC correspond aux prévisions que certaines filiales envoient à SIS SQL : langage utilisé afin de créer des requêtes qui interrogent une base de données (23) UTBM : Université Technologique de Belfort-Montbéliard (17) VBA : Visual Basic for Applications : langage de programmation souvent utilisé par les logiciels Microsoft notamment Excel et Access 40

42 Annexes Implantations du groupe SEB dans le monde Illustration n 24 : Implantations de Groupe SEB dans le monde Historique du Group SEB 1857 : Création de l'entreprise Antoine Lescure à Selongey 1953 : Lancement de la Cocotte Minute 1967 : Entrée sur le marché de l'électroménager. Lancement de la friteuse électrique 1968 : Acquisition de la société Tefal, spécialisée dans les articles culinaires antiadhésifs 1972 : Acquisition de la société Calor, spécialisée dans les fers à repasser, les sèche-cheveux et les radiateurs électriques d'appoint 1973 : Création de la société holding SEB S.A. et organisation du Groupe 1988 : Acquisition de la société Rowenta, dont les usines, basées en Allemagne et en France, fabriquent des fers à repasser, des cafetières électriques, des grille-pain et des aspirateurs 1989 : Implantation à Toluca (Mexique) d'une usine d'assemblage 1990 : Ouverture de nombreuses filiales commerciales dans le monde entier 1994 : Renforcement de l'implantation en Asie (Hong Kong, Shanghai) : Création d'une société conjointe à Shanghai puis prise de contrôle à 100% : Acquisition d'arno, leader brésilien du P.E.M., et de Volmo (Colombie) 2001 : Reprise de Krups et des activités Boisson et Préparation culinaire de Moulinex 2004 : Acquisition d'all-clad aux USA 2005 : Acquisition de Lagostina (leader sur le marché italien des autocuiseurs et des articles culinaires haut de gamme en inox) et de Panex (n 1 des autocuiseurs et des articles culinaires au Brésil) 2006 : Acquisition de Mirro WearEver, n 4 des articles culinaires aux USA 2007 : Prise de participation majoritaire dans Supor, société chinoise leader en petit équipement domestique 2008 : Démarrage d un nouveau Site industriel Supor au Vietnam 2009 : Nouveau Site de Supor à Shaoxing (Chine) 41

43 Hiérarchie du groupe SEB Comité Exécutif (ComEx) PRESIDENCE Thierry DE LA TOUR D ARTAISE STRATEGIE Patrick LE CORRE CONTINENTS Frédéric VERWAERDE RESSOURCES HUMAINES Harry TOURET FINANCE Jean-Pierre LAC INDUSTRIE Stéphane LAFLÈCHE ACTIVITES Bertrand NEUSCHWANDER INNOVATION Jean-Christophe SIMON Continents Activités FRANCE BELGIQUE Gérard SALOMMEZ EUROPE Luc GAUDEMARD AMERIQUE DU NORD Volker LIXFELD AMERIQUE DU SUD Fernando SOARES ARTICLES CULINAIRES Patrick LLOBREGAT ELECTRIQUE CULINAIRE Philippe CREVOISIER SOIN DE LA MAISON ET DE LA PERSONNE Cyril BUXTORF Figure n 3 : Hiérarchie du groupe SEB Historique de SIS Janvier 1991 : Création du DIS, nouveau département de ROWENTA France chargé de la gestion de l après-vente des marques du Groupe SEB-CALOR, ROWENTA, TEFAL pour l ensemble du monde : Création de SEB International Service 2004 : Intégration du SAV MOULINEX-KRUPS à Faucogney 2005 : SIS prend en charge la distribution des accessoires du Groupe SEB pour tous les réseaux 2007 : le système d information devient SAP 2008 : Alain PAUTROT devient directeur SAV Groupe 2009 : SIS devient un CSP (Centre Service Partagé, SIS gère les pièces détachés du groupeseb) 42

44 Plan du site de SIS Figure n 4 : Plan du site de SIS 43

45 Les différents types de clients de SIS Rôle de SIS Figure n 5 : Les différents types de clients de SIS Figure n 6 : Rôle de SIS 44

46 Hiérarchie de SIS et du service approvisionnement Frédéric VERWAERDE Directeur Adjoint du groupe en charge des continents Alain PAUTROT Directeur SAV Annie GRISEY Directrice d établissement Dominique L'ETANG Directeur logistique Responsable approvisionnement Madeleine CALLEY Audrey NICOLAS Responsable projets Mickaël REBOUT Coordinateur approvisionnement Jocelyne DAVAL Nathalie DIRAND Philippe ALIBERT Brigitte HERZINGER Assistants approvisionnement Figure n 7 : Hiérarchie de SIS et du service approvisionnement 45

47 Offre de stage 46

48 Exemple fictif de fichier Excel de prévision Illustration n 25 : Exemple de la prévision actuelle faite sous Excel 47

49 Processus de la prévision mensuelle actuelle Récupération des données Intégration de la prévision dans SAP Ajout des nouveaux accessoires Réunion : la prévision est validée Suppression des accesoires en fin de vie Préparation des données pour la réunion menseulle Réception de la prévision des filiales Figure n 8 : Processus mensuel de prévision Processus cible de la prévision mensuelle (amélioration) 13. Evaluation du processus 1. Collecte et préparation des données 2. Interprétation des écarts 12. Veille d'information 3. Planification de la demande 11. Suivi de la prévision 4. Analyse des ressources 10. Communicatio n des prévisions aux fournisseurs 5. Analyse pyramidale 9. Edition du surstock 6. Réunion de validation finale 8. Calcul des stocks de sécurité 7. Intégration dans SAP Figure n 9 : Processus amélioré pour la prévision 48

50 Explications plus approfondies des calculs de prévision La prévision peut suivre différents modèles statistiques, on va aborder ici les modèles qui seront utilisés et calculés par l outil. Les modèles statistiques présentés ci-dessous seront les modèles à consommation constante, les modèles à tendance et les modèles saisonniers à tendance. Modèles à consommation constante sont caractérisés par des valeurs de consommation qui varient très peu par rapport à une valeur moyenne stable. Ce modèle peut suivre trois méthodes : la méthode naïve, la méthode mobile et la méthode de lissage exponentielle simple. On traitera ici uniquement la méthode de moyenne mobile et celle du lissage exponentielle simple. Cette dernière peut être exprimée sous forme d une formule mathématique : Prev M-1 : la prévision validée du mois précédent Hist M-1 : historique corrigé des ventes du mois précédent Ce système permet d obtenir des prévisions plus sensibles aux tendances que la méthode des moyennes mobiles. Elle requiert l usage d une constante en général comprise entre 0,1 et 0,2. Plus la constante est importante plus il y a de poids donné à la demande de la période précédente. Si cette constante est égale à 1, on aura le même résultat que la méthode naïve. La méthode de la moyenne mobile consiste à utiliser la moyenne des demandes d une série sur des périodes précédentes pour prévoir la demande de la prochaine période. Elle est mobile car elle est recalculée à chaque période. Cette méthode est intéressante quand la demande est plutôt constante d une période à l autre puisqu elle mitige les effets de variations aléatoires. Modèles à tendance sont caractérisés par des valeurs de consommation qui diminuent ou augmentent avec constance sur une longue période. Ce modèle possède également 3 méthodes principalement, celle de la moyenne mobile pondérée, la trend projection et le lissage exponentiel double. On traitera uniquement la moyenne mobile pondéré car elle sera utilisée pour calculer le lissage exponentiel simple. Le système de la moyenne mobile pondérée se base sur des poids attribués aux trois mois précédents. En effet, le mois précédent aura un poids plus fort que celui encore avant. On peut donc présenter les trois mois précédents sous la forme suivante : La formule du mois suivants sera donc : Mmp : Moyenne mobile pondérée Hist M-1 ; Hist M-2, Hist M-3 : historiques corrigés des trois mois précédents On peut donc mieux cerner les tendances en donnant davantage de poids aux périodes précédentes. 49

51 Modèles saisonniers à tendance se caractérisent par une augmentation ou une diminution continuelle de la valeur moyenne. Seule la méthode de Meyer sera explicitée, elle est pertinente si la demande présente un caractère saisonnier depuis 24 mois. Cette méthode se calcule à l aide de la périodicité et de la droite des tendance sous forme : Cette équation permet de corriger l historique des ventes et de trouver un coefficient pertinent. Enfin la prévision est calculé à l aide de la formule suivante : où représente la droite des tendances,, et alpha correspond au coefficient saisonnier (rapport des historiques des deux années avec les données calculées avec la droite des tendances) Explication : X1 correspond aux cases B6 :B17 / 12 Y1 correspond aux cases B18:B29 /12 X1 correspond aux cases C6:C17 / 12 Y1 correspond aux cases C18:C29 / 12 La colonne E (Données) correspond à : où x correspond à la colonne B (période) Ensuite, le coefficient est calculé en faisant : Enfin, la prévision est calculée de la manière suivante : Où Prev correspond au chiffre de la prévision et x aux futures périodes (à partir de B30) a, b et α ont été calculés auparavant. Illustration n 26 : Détails de la méthode de Meyer 50