PROCEDURES GESTICLEAN

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1 PROCEDURES GESTICLEAN 5 Cours de la République Gaillard Tél : Fax :

2 TABLE DES MATIERES PARTIE 1 LOGICIEL CAISSE COMPTES VENDEURS ENREGISTRER UN CLIENT Enregistrement d un client en compte ou facturation Enregistrement d un client Boutique PRENDRE UNE COMMANDE Prendre une commande d un client anonyme Prendre une commande d un client enregistré ENREGISTREMENT DE COMMANDE Changement des services pour un article Mettre des réserves sur un article Enregistrer un tapis Changer le prix d un article Effectuer une remise sur une commande PREVISION DE LA DATE DE RESTITUTION DE LA COMMANDE Choix de la date de livraison Livraison immédiate ENCAISSER UNE COMMANDE Choix du mode de règlement Calcul du rendu de monnaie Saisi du mauvais mode de règlement Solde du RESTITUTION DES COMMANDES Restitution de vêtements déjà payés Restitution de vêtements non payés MODULE DE LIVRAISON Enregistrement d un remboursement Vendre un produit GESTION DES CARTES DE FIDELITE Cartes de fidélité Cartes de crédit STATISTIQUES ETATS CAISSE Caisse du jour Caisse du mois

3 11.3 Modification d un règlement erroné Vérification des mouvements de caisse par mode de règlement GESTIONS DES ARTICLES Création des articles par Gesticlean Paramétrage de l écran de commande UTILITAIRES Réparation Optimisation Sauvegarde Prix Heures Suivi conso Entrée Stock Paramètres... 3

4 PARTIE 1 LOGICIEL CAISSE 1. COMPTES VENDEURS Ci-dessus l écran de départ. Les droits d accès des vendeurs sont paramétrables. Dans le cas d un paramétrage avec gestion des vendeurs, ce premier écran vous permet de sélectionner le vendeur. Dans le cas ou le vendeur est administrateur, un code d accès composé de chiffres est demandé 4

5 Vous vous retrouvez sur l écran ci-dessus. A tout moment vous pouvez revenir sur l écran des vendeurs en appuyant sur votre nom en haut à droite de l écran. 2. ENREGISTRER UN CLIENT 2.1 Enregistrement d un client en compte ou facturation Dans le menu principal, appuyez sur le bouton «Client» Puis sur le bouton «Cherche» Tapez le nom et le prénom du client séparés d un espace Appuyez sur le bouton «Nouveau» Appuyez sur le bouton «Valide» Appuyez une deuxième fois sur le bouton «Valide» Choisissez un code postal Puis appuyez sur le bouton «Facturation» comme indiqué ci-dessous 5

6 Validez Votre client en compte est créé Plus tard pour le retrouver, il vous suffira d aller dans «Client», «Cherche» et de taper les premières lettres du nom du client. De plus, les clients en compte apparaissent en rouge dans la liste. 2.2 Enregistrement d un client Boutique Pour enregistrer un client Boutique c est la même procédure que pour un client en facturation sauf qu il faut sélectionner la catégorie Boutique au moment de la création. 6

7 3. PRENDRE UNE COMMANDE 3.1 Prendre une commande d un client anonyme Pour prendre une commande d un client anonyme, il suffit d appuyer sur le bouton Client puis Anonyme. En suite appuyez sur le bouton Nouvelle commande. Vous vous trouvez ensuite sur l écran de prise de commande. 7

8 3.2 Prendre une commande d un client enregistré Pour prendre une commande d un client enregistré dans la base, appuyez sur le bouton Client, puis Cherche. Vous avez accès à toute la liste de vos clients. Pour retrouver rapidement un client dans cette liste, tapez les premières lettres de son nom à l aide du clavier tactile sur la droite de votre écran. Une fois que vous l avez trouvé, appuyez dessus. Et appuyez sur Nouvelle commande. 8

9 Vous êtes sur l écran de prise de commande. 4. ENREGISTREMENT DE COMMANDE 4.1 Changement des services pour un article Faites une nouvelle commande Choisissez l article déposé par le client Appuyez sur «Prestations» Pour sélectionner ou désélectionner il vous suffit d appuyer sur le service que vous voulez. Si la case est grisée, cela signifie que le service est sélectionné 9

10 4.2 Mettre des réserves sur un article Faites une nouvelle commande Sélectionnez un nouvel article Allez dans «Réserves» Sélectionnez la réserve voulue en appuyant sur le bouton correspondant 4.3 Enregistrer un tapis Le tapis est de forme rectangulaire Faites une nouvelle commande 10

11 Dans l onglet «Ameublement», sélectionnez l article «Tapis» Une nouvelle fenêtre s ouvre Tapez la longueur du tapis à l aide des boutons de la calculatrice Puis appuyez sur le bouton «Longueur» Tapez la largeur du tapis Puis appuyez sur le bouton «Largeur» Enfin validez Le tapis est rond Faites une nouvelle commande Dans l onglet «Ameublement», sélectionnez l article «Tapis» Une nouvelle fenêtre s ouvre Tapez le diamètre du tapis à l aide des boutons de la calculatrice Appuyez sur le bouton «Diamètre» Terminez en validant. 4.4 Changer le prix d un article Vous faites une nouvelle commande et vous voulez changer le prix d un article. Sélectionnez d abord l article en question. Ensuite appuyez sur le bouton Liste P. 11

12 Appuyez sur le bouton Change prix en bas à droite de votre écran. Une petite calculatrice apparaît, entrez le nouveau prix et validez. Attention ce prix ne sera changer que pour cette commande et non pour les prochaines. 4.5 Effectuer une remise sur une commande Vous faîtes une nouvelle commande et vous voulez faire une remise exceptionnelle à votre client. Saisissez tous les articles du client. Ensuite, appuyez sur la petite touche % en haut de votre écran. Vous avez le choix d effectuer une remise en pourcentage ou en euros. Une petite calculatrice s ouvre. 12

13 Si vous voulez par exemple faire une remise de 5%, tapez sur 5 puis sur %. Si le montant ne convient pas car il n est pas arrondi appuyez sur Arrondir. Enfin appuyez sur Enter. La remise s est effectuée sur l ensemble de la commande. Si par contre, vous ne souhaitez attribuer de réduction qu à un seul article, saisissez d abord l article à remiser et ensuite le reste de la commande. 5. PREVISION DE LA DATE DE RESTITUTION DE LA COMMANDE 5.1 Choix de la date de livraison Une fois que vous avez saisi les différents articles du client, validez en appuyant sur le gros bouton vert. Un nouvel écran apparaît : l écran du choix de la date et de l heure de restitution. 13

14 Sur cet écran, vous avez une visibilité de la charge de travail pour les jours à venir. Une date et une heure est prédéfinie mais peut être modifiée simplement en appuyant sur une nouvelle date et une nouvelle heure. Ensuite validez en appuyant sur el bouton vert. 5.2 Livraison immédiate Possibilité de livraison immédiate lors du choix de la date de livraison : on ne tient pas compte des boutons pressés et la commande est notée livrée à la date et heure de son dépôt. 6. ENCAISSER UNE COMMANDE 6.1 Choix du mode de règlement Vous vous trouvez à présent sur l écran d encaissement. Si vous décidez d encaisser au dépôt du linge, vous n avez plus qu à choisir le mode de règlement. 14

15 Vous avez le choix entre Espèces, CB, Chèque, American Express, Virement, Griotte. Pour sélectionner le mode de règlement, il suffit d appuyez dessus. Une fois le mode règlement sélectionné, un bouton vert apparaît. Appuyez dessus pour valider. 6.2 Calcul du rendu de monnaie Si le client vous paie en espèces et que vous voulez calculer le rendu de monnaie, l opération est simple. Par exemple le client vous donne 50 euros et il vous en doit 17,50. Il vous suffit de taper sur le clavier numérique tactile 50 puis d appuyez sur Espèces. 15

16 Validez en appuyant sur le bouton vert en bas à droite de l écran. Le tiroir caisse s ouvre et le message ci-dessous apparaît. 6.3 Saisi du mauvais mode de règlement Si par erreur vous avez saisi un mauvais mode règlement et que nous avez pas encore validé, pas de panique cela peut se résoudre. Par exemple vous avez appuyez sur le bouton CB et que le client paie en espèces : 16

17 Le mode de règlement CB apparaît sur le tableau en bas à gauche de votre écran. Pour supprimer ce mode de règlement il vous suffit d appuyez sur la poubelle placée au dessus. Vous pouvez maintenant sélectionner le bon mode de règlement et validez. 6.4 Solde du Le client ne paye qu à la restitution des vêtements. Il suffit alors d appuyer sur le bouton Reste du. 17

18 Les tickets s impriment et le client règlera à la restitution. 7. RESTITUTION DES COMMANDES 7.1 Restitution de vêtements déjà payés Lorsque le client qui a déjà payé vient récupérer ses vêtements, il vous présente son ticket. Assurez vous d être sur le menu principal, scannez le ticket du client. Vous vous retrouvez sur l écran de caisse. Ce dernier vous indique qu il n y a rien à payer. Appuyez sur le bouton vert pour valider. La commande est considérée comme étant livrée. 7.2 Restitution de vêtements non payés De la même manière, le client vous remet son ticket. Scannez le, vous vous retrouvez sur l écran de caisse. 18

19 Un montant à payer s affiche. Encaissez, puis validez. La commande est considérée comme étant livrée. 8. MODULE DE LIVRAISON 8.1 Enregistrement d un remboursement Allez sur le menu principal Appuyez sur le bouton «Livraison» Appuyez sur la boîte en carton Cherchez l article «Divers» Saisissez le montant à rembourser sans oublier le signe devant Choisissez le mode de règlement «Espèces» Validez 8.2 Vendre un produit Appuyez sur le bouton «Livraison», vous êtes sur l écran de caisse Appuyez sur la boîte en carton 19

20 Cherchez l article que vous souhaitez en tapant les premières lettres Sélectionnez l article et encaissez 9. GESTION DES CARTES DE FIDELITE 9.1 Cartes de fidélité Fonctionnement général Le client présente sa carte au dépôt du linge ou au paiement d un article hors dépôt. Cette carte permet de cumuler sur son compte 5% de ses achats sous forme de crédit en euro. Ce crédit devient disponible au bout de 10 achats. Le montant ainsi cumulé pourra être déduit de son onzième achat. Le client n est pas obligé de consommer son crédit au bout du 10ème achat, par exemple s il n a pas déposé suffisamment d articles pour bénéficier de la déduction dans son intégralité. Par contre, dès que son crédit est utilisé, même partiellement, il lui faudra attendre encore 10 passages pour en bénéficier de nouveau. Donc si le client n a pas utilisé l intégralité de son crédit, celui-ci n est pas perdu, mais il devra attendre pour bénéficier du solde. D où l idée de soit décaler l utilisation du crédit, soit d inciter le client à faire des achats complémentaires comme des brosses ou des détachants. 20

21 Lors de l utilisation du crédit, dans l écran d encaissement, des informations complémentaires apparaissent, avec le montant du crédit disponible et une flèche bleue pointant vers le bas permettant d affecter automatiquement le crédit disponible. Trois cas de figure : Le crédit est inférieur au montant à payer, le client paye la différence Le crédit est égal au montant à payer, le client ne paye rien Le crédit est supérieur au montant à payer, le client ne paye rien, le solde reste disponible sur la carte mais ne sera utilisable qu au bout de 10 nouveaux achats Procédure de création d une carte de fidélité Tout d abord, il va falloir créer le client dans l ordinateur. Pour cela, dans le menu principal, appuyez sur le bouton «Client», puis sur le bouton «Cherche». Si le client existe déjà, il vous suffit d appuyer sur son nom, sinon créez le en inscrivant son nom, espace, son prénom. Appuyez ensuite sur le bouton «Nouveau». Appuyez deux fois sur le bouton «Valide» et choisissez le code postal du client. Maintenant appuyez sur la bonne catégorie de client, le plus souvent il s agit d un client «Boutique». Le résumé des informations du client apparaît, appuyez sur «Valide». Vous êtes maintenant sur la fiche du client, appuyez sur le bouton «Détail client» en haut à droite de l écran, puis sur «Cartes client». Pour créer une nouvelle carte, appuyez sur «Nouveau». Prenez maintenant une nouvelle carte et scannez le code barre à l aide de la douchette ou tapez le numéro de la carte. 21

22 Assurez vous bien que c est la case «Fidélité» qui est cochée. Terminez en appuyant sur le bouton vert. A présent pour utilisez la carte, appuyez sur le bouton «Utilise» à droite de l écran. Validez et faîtes une nouvelle commande. Pour ses prochains passages, le client devra vous présenter sa carte et il vous suffira de la scanner pour l utiliser. 9.2 Cartes de crédit Des paramètres permettent de gérer de façon automatique des recharges avec remises automatiques adossées à une carte client de type crédit Dans la partie Admin, dans Paramètres et Application apparaît la configuration permettant gérer ces cartes. 22

23 Concernant la gestion des abonnements, on suit en nombre de pièces sans tenir compte du prix déclaré. 10. STATISTIQUES Sur le menu principal, appuyez sur le bouton «Stat». 23

24 Sur l écran «Stat», sélectionnez d abord la date ou la période à analyser en haut sur la gauche de l écran. Sélectionnez ensuite l objet à analyser. C'est-à-dire s il s agit des clients, des articles, du taux de rotation, des produits finis, des produits stockables, des réceptions, des prestations, etc 24

25 Par exemple si je veux analyser les articles, j appuie sur le bouton «Articles» puis sur la loupe en haut à droite de l écran. Une table de données apparaît alors récapitulant tous les articles qui ont été pris à la période donnée. Pour obtenir un graphique de ces données, appuyez sur le bouton «Graphique» en bas à gauche de cet écran. 25

26 Vous pouvez à tout moment imprimer vos données statistiques en appuyant sur le bouton représentant une imprimante en haut à droite de l écran. Pour quitter cette application, appuyez sur la croix rouge en bas de l écran à gauche. 11. ETATS CAISSE 11.1 Caisse du jour Pour éditer la caisse du jour, dans le menu principal appuyez sur «Etat caisse». La caisse est automatiquement paramétrée à celle du jour. Pour faire apparaître les mouvements de caisse de la journée, appuyez sur Charger. Ensuite appuyez sur Journal, une bande de caisse s édite Caisse du mois Allez sur le menu principal Appuyez sur le bouton «Etat caisse» Appuyez sur le bouton en haut à droite de votre écran 26

27 Appuyez sur le bouton «Mois en cours» Validez en appuyant sur le bouton vert Appuyez sur le bouton «Charger» Appuyez sur le bouton «Journal» La caisse du mois s édite 11.3 Modification d un règlement erroné Allez sur le menu principal Appuyez sur «Etat Caisse» Sélectionnez dans la liste des tickets en haut de l écran la ligne à modifier, référencez vous à l heure où la commande a été prise et au montant associé Une fois la ligne sélectionnée (elle apparaît en vert), appuyez sur le bouton «Modifie» sur le côté à droite Une fenêtre s ouvre indiquant le mode de règlement. Pour le modifier, appuyez sur la ligne où le montant est inscrit. Appuyez sur «Remise à zéro» Appuyez sur le nouveau mode de règlement Appuyez sur la flèche grise Puis validez en appuyant sur le bouton vert, votre caisse est désormais régularisée 27

28 11.4 Vérification des mouvements de caisse par mode de règlement D un seul coup d œil, vous avez la possibilité de vérifier les encaissements par mode de règlement. En effet, dans le menu principal appuyez sur Etat caisse, puis appuyez sur charger (si la caisse à vérifier est bien celle du jour, sinon pensez à modifier la date en appuyant sur le bouton ). Tous les mouvements de caisse de la journée apparaissent. Pour connaître le détail des modes de règlement, appuyez sur le bouton Remise. 28

29 Cet écran vous permet d avoir tout le détail des règlements effectués en espèces, CB, chèques, etc 12. GESTIONS DES ARTICLES 12.1 Création des articles par Gesticlean Pour commencer, Appuyer sur le bouton «Produits». Il vous permettra d accéder au module de création d articles. Vous pouvez y accédez seulement si vous êtes administrateur. 29

30 Ensuite, presser le bouton «Nouveau». Celui-ci permet d ajouter un article. Vous pouvez désormais créer votre nouvel article. Commencez par créer une référence et un libellé. Pour cela, entrez un nom de référence et un nom d article dans les cases à cet effet en haut de l écran. Choisissez une image à affecter à l article en appuyant sur l appareil photo. Une série d images apparaît alors. Il vous suffit de choisir celle qui correspond à l article en question. Continuez en validant. Vous retournez alors automatiquement sur l écran précédent. Continuez en appuyant sur le bouton «Suite» en bas de l écran. 30

31 A présent, choisissez les prestations à associer à ce nouvel article en cliquant sur le bouton «Choix des prestations». Vous devez ensuite choisir une ou plusieurs prestations à associer à l article. Sélectionnez les prestations en vous positionnant sur une prestation et en appuyant sur le bouton «Choix». Continuez en validant. Pour ajouter le prix du nouvel article, appuyez sur le bouton «Prix» en haut à droite de l écran. Inscrivez votre tarif, puis terminez l opération en validant. Votre article est créé! 31

32 12.2 Paramétrage de l écran de commande Sur cet écran de commande, un certain nombre d articles ont été pré paramétrés. Vous pouvez très simplement changer les articles présents sur cet écran et donner des noms aux catégories. Pour cela vous devez être administrateur. Tout d abord, dans le menu principal, appuyez sur Produits. 32

33 Appuyez ensuite sur le bouton Paramétrage. Pour ajouter des articles dans les cases inoccupées, il suffit d appuyer dessus. 33

34 Ainsi une nouvelle page s ouvre et vous pouvez choisir l article voulu en appuyant simplement dessus. Pour donner un nom à une catégorie (c'est-à-dire à une case bleue), il suffit d appuyez deux fois ou de double cliquer dessus. 34

35 Tapez le mot que vous souhaitez à l aide du clavier tactile, puis appuyez sur Enter. 13. UTILITAIRES Dans le menu principal, appuyez sur le bouton «Utilitaires». Ce module vous permet d effectuer différentes opérations. Tous ces boutons n apparaissent que si l utilisateur est administrateur. Si l utilisateur est un simple vendeur, tous les boutons n apparaissent pas comme ci-dessous. 35

36 13.1 Réparation Le bouton réparation va permettre de réparer les données après une coupure de courant ou un plantage du système. Pour lancer la réparation des données, il suffit d appuyer sur le bouton «Réparation». Puis appuyez sur le bouton «Réparer» puis patientez jusqu à ce que l opération se termine Optimisation Le bouton Optimisation va permettre, dans le cas où l ordinateur est un peu lent, d optimiser le débit. 36

37 13.3 Sauvegarde 13.4 Prix Ce bouton permet de sauvegarder les données sur un autre emplacement que la clé USB. Le bouton Prix ouvre une application vous permettant d augmenter ou de baisser tous les prix de votre magasin. Vous pouvez soit augmenter ou baisser vos prix en pourcentage soit en euros directement. Par exemple, si je veux augmenter de 5% tous mes articles du tarif Particulier, j appuie sur la touche à côté de «Taux» et j appuie sur 5 et je valide. Je m assure ensuite que le tarif particulier est bien sélectionné, puis je coche la case à côté de «Automatique». Si je veux pratiquer l augmentation sur tous mes articles, je m assure que «Articles» est bien coché sur «Tous», ainsi que «Ventilation» et «Famille d articles». Ainsi vous pouvez effectuez des augmentations selon l article, la ventilation et la famille d articles. Ensuite, validez. Une nouvelle table s ouvre. 37

38 Sur cette table apparaît le nom de l article, les prestations, le prix actuel et le futur prix. Si le nouveau prix vous convient, appuyez sur «Oui», sinon appuyez sur «Non». La modification des tarifs est effectuée Heures Le bouton «Heures» vous permet de saisir vos heures travaillées. 38

39 Pour cela, appuyez sur un nom puis sur le bouton «Saisie du nombre d heures» qui apparaît en bas de votre écran. Une petite calculatrice apparaît. Saisissez le nombre d heures et validez. Une ligne avec le nom du vendeur et le nombre d heures travaillées durant la journée apparaît alors dans la table. Pour saisir les heures d un autre jour, il suffit de changer la date en bas à gauche de l écran. Pour sortir de ce module appuyez sur le bouton rouge en bas à droite. 39

40 13.6 Suivi conso Suivi conso est un module permettant de gérer les boues, le perchlorétylène, l eau et l électricité. En saisissant ces informations, vous pourrez sortir un état depuis le logiciel Admin Entrée Stock Ce module vous permet d enregistrer le stock des produits à la vente mais aussi les invendus et les usages internes. 40

41 Par exemple, je reçois 5 brosses collantes, j appuie sur Entrée puis sur 5 puis Brosses collantes. Ensuite je souhaite enregistrer des boules antimites en usage interne, j appuie donc sur Interne puis sur Boules antimites. De même pour l enregistrement d invendus, j appuie sur Invendus puis je sélectionne l article voulu. Une fois l opération terminé, appuyez sur le bouton Enregistre. Ces informations pourront être consultées dans le logiciel Admin. Pour sortir de cette application, appuyez sur la croix rouge en bas à droite de l écran, et confirmez la sortie Paramètres Ce bouton permet de modifier des paramètres. Il est déconseillé d y toucher sauf à la demande d Inforum.

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