EXCEL Personnaliser le classeur, formater les cellules et mettre en page

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1 Médiathèque de Bussy Saint-Georges Afficher / Masquer Formater les cellules Mettre en page Imprimer EXCEL Personnaliser le classeur, formater les cellules et mettre en page

2 Personnaliser le classeur, formater les cellules et mettre en page TABLE DES MATIÈRES I PERSONNALISER LE CLASSEUR Afficher / Masquer des lignes, des colonnes et la feuille de calcul Le masquage d une feuille Manipuler et organiser les feuilles... 4 II - APPLIQUER UN FORMAT D AFFICHAGE Le format de cellule Présentation des informations III METTRE EN PAGE UN DOCUMENT La zone d impression La mise en page Page 1 sur 14

3 I PERSONNALISER LE CLASSEUR Afficher / Masquer des lignes, des colonnes et la feuille de calcul Parfois, vos tableaux contiendront des lignes ou colonnes qu il ne sera pas utile d afficher ou d imprimer. Vous pouvez masquer des lignes ou/et des colonnes afin de présenter uniquement dans vos tableaux les informations utiles à visualiser. Le masquage des lignes ou des colonnes 1. Sélectionnez les lignes ou colonnes à masquer ; 2. Faites un clic droit sur l en-tête de la ligne ou colonne à masquer ; un menu contextuel s affiche. Cliquez sur la commande "Masquer" ; 3. La ligne ou colonne sélectionnée est masquée. Masquer plusieurs lignes ou colonnes : Sélectionnez toutes les lignes ou colonnes à masquer pour les masquer simultanément. Si vous sélectionnez simultanément une ou plusieurs lignes et colonnes, la commande Masquer la sélection masquera la feuille de calcul entière. Page 2 sur 14

4 Afficher des lignes ou colonnes masquées 1. Sélectionnez les lignes ou colonnes placées avant et après la ligne ou colonne à afficher ; 2. Faites un clic droit sur les en-têtes sélectionnés ; un menu contextuel s affiche. Cliquez sur la commande "Afficher". La ou les lignes masquées sont affichées Le masquage d une feuille 1. Sélectionnez la ou les feuilles que vous souhaitez masquer ; Feuille 2 et Feuille 3 sélectionnées 2. Puis cliquez sur le sous-menu "Masquer". La ou les feuilles sélectionnées ne s affichent plus dans le classeur. Sélectionner plusieurs feuilles : Sélectionnez des feuilles adjacentes. Cliquez sur l onglet de la première feuille à sélectionner, appuyez sur la touche Maj et maintenez-la enfoncée, cliquez sur la dernière feuille à sélectionner puis relâchez le bouton de la souris. Sélectionnez des feuilles non adjacentes. Cliquez sur l onglet de la première feuille à sélectionner, appuyez sur la touche Ctrl et maintenez-la enfoncée, cliquez sur les feuilles à sélectionner puis relâchez le bouton de la souris. Page 3 sur 14

5 Afficher des feuilles masquées 1. Faites un clic droit sur l onglet d une feuille et cliquez sur le sous-menu "Afficher". La boîte de dialogue "Afficher" apparaît, elle présente la liste des feuilles masquées du classeur ; 2. Cliquez sur le nom de la feuille à afficher puis sur OK pour afficher la feuille. Si vous devez afficher plusieurs feuilles masquées, recommencez pour chacune des feuilles à afficher. Boîte de dialogue Afficher Sélectionner plusieurs feuilles dans un classeur : Si plusieurs feuilles sont sélectionnées, quand vous saisissez ou modifiez des informations sur l une de ces feuilles, ces informations le sont simultanément et dans les mêmes cellules sur toutes les feuilles sélectionnées Manipuler et organiser les feuilles Déplacer une ou plusieurs feuilles 1. Sélectionnez la ou les feuilles que vous souhaitez déplacer ; 2. Déplacer la feuille en maintenant le clic gauche de la souris enfoncé ; Feuille 2 sélectionnée La Feuille 2 a été placée avant la Feuille 1 Page 4 sur 14

6 OU 1. Effectuez un clic droit sur la feuille que vous souhaitez déplacer ; 2. Un menu contextuel s affiche. Choisissez la commande "Déplacer ou copier " ; 3. Choisissez l emplacement de destination. Dans l exemple ci-dessous, nous avons choisi de placer la Feuille 1 en dernier ; 4. Validez en cliquant sur OK Feuille 1 sélectionnée Insérer, Supprimer, Renommer, Copier Voir précédent Page 5 sur 14

7 II - APPLIQUER UN FORMAT D AFFICHAGE Les cellules des feuilles de calcul peuvent contenir différentes informations : texte, prix en euros, notamment scientifique, etc. Tout dépend en fait de leur format d affichage, que vous pourrez définir à partir d une boîte de dialogue conçue à cet effet Le format de cellule 1. Cliquez, avec le bouton droit de la souris, sur la cellule dont vous souhaitez définir le format d affichage ; 2. Sélectionnez, dans le menu contextuel qui s affiche, la commande Format de cellule. La boîte de dialogue intitulée Format de cellule s affiche immédiatement. Plusieurs formats sont à votre disposition dans la liste intitulée Catégorie disponible sous l onglet Nombre. Page 6 sur 14

8 a) Le format Nombre Adoptez ce format lorsque vous devez saisir des informations numériques. Vous pourrez ainsi définir précisément le nombre de décimales, le caractère permettant de séparer les milliers et la façon d afficher les chiffres négatifs. Vous pouvez augmenter ou diminuer le nombre de décimales en cliquant sur les flèches prévues à cet effet. 1. Cochez ensuite l option Utiliser le séparateur de milliers () pour insérer un espace entre les milliers ; 2. Sélectionnez ensuite, sous la section Nombres négatifs, le format d affichage que vous souhaitez appliquer aux nombres négatifs. b) Le format Monétaire Adoptez ce format lorsque vous devez saisir les montants en devises. Vous pouvez ainsi définir précisément le nombre de décimales, le caractère permettant de séparer les milliers, le symbole de la devise et la façon d afficher les chiffres négatifs. Page 7 sur 14

9 c) Le format Date Adoptez ce format pour saisir des heures ou des durées. Cela dit, ce format est appliqué automatiquement lorsque vous saisissez une information de type heure. d) Le format Fraction Adoptez ce format lorsque vous devez saisir des nombres décimaux avec leur partie entière ou avec leur partie décimale représentée sous forme de fraction. Page 8 sur 14

10 e) Le format Pourcentage Adoptez ce format lorsque vous devez saisir des informations numériques sous forme de pourcentages. f) Le format Scientifique Adoptez ce format lorsque vous devez représenter vos informations numériques sous forme de notation exponentielle. g) Le format Texte Adoptez ce format lorsque vous devez saisir des informations numériques ou n importe quel autre type de données, comme des formules, sous forme de texte. Page 9 sur 14

11 h) Le format Spécial Adoptez ce format si vous avez besoin d utiliser un format spécifique que vous ne trouvez pas dans les autres formats. Vous pouvez utiliser ce format pour saisir un code postal, un numéro de Sécurité Sociale ou des numéros de téléphone en provenance de différents pays. i) Le format Comptabilité Adoptez ce format pour saisir des devises avec des règles plus strictes que celles du format Monétaire. Les nombres sont alignés à un caractère du bord de la cellule, les valeurs nulles sont remplacées par un tiret, les nombres négatifs sont affichés en noir et les signes moins sont alignés à gauche Présentation des informations Les formats d affichage ne sont pas suffisants pour présenter correctement un tableau dans une feuille de calcul. Il existe effectivement d autres types de formats pour définir précisément la position des valeurs dans les cellules. a) L alignement Un alignement par défaut est appliqué en fonction du type de données saisies sans les cellules. Exemples : Le texte est automatiquement aligné à gauche Les dates et les nombres sont alignés à droite 1. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule ou la plage de cellules dont vous souhaitez définir le format d affichage ; 2. Sélectionnez ensuite, dans le menu contextuel qui s affiche, la commande intitulée Format de cellule ; 3. La boîte de dialogue intitulée Format de cellule s affiche. Cliquez sur l onglet Alignement. 4. Utilisez les options de la liste déroulante Horizontal. Page 10 sur 14

12 b) L orientation du texte Dans la section intitulée Orientation, cliquez sur la zone où le texte apparaît verticalement. De cette façon, il s affichera verticalement dans la cellule et non plus horizontalement. Toutefois, vous pouvez utiliser le cadran (situé à droite dans la section Orientation), pour faire pivoter votre texte dans le sens de votre choix. c) Le contrôle du texte Vous pouvez également : Renvoyer à la ligne automatiquement Ajuster Fusionner les cellules d) Mise en forme automatique Pour choisir des formats de tableaux : 1. cliquez dans le Menu Format ; 2. choisissez la commande Mise en forme automatique. Vous pouvez choisir des modèles de tableaux avec des mises en forme définies. De plus vous pouvez choisir des options de formats à appliquer. Page 11 sur 14

13 III METTRE EN PAGE UN DOCUMENT La zone d impression Une zone d impression, dans une feuille de calcul, correspond à une partie de votre document qui sera imprimée. Par défaut, elle désigne la zone active de la feuille, c est-à-dire la plage de cellules comprise entre A1 et la dernière cellule non vide. Cette zone est modifiable. Pour ajuster la zone d impression à la zone de votre choix dans la feuille de calcul, 1) Sélectionnez la plage de cellules qui doit devenir la nouvelle zone d impression dans votre document ; 2) Cliquez dans l onglet "Mise en page" et choisissez la commande "ZoneImpr" ; 3) Sélectionner la commande Définir. La zone d impression définie apparaît entourée d un trait discontinu : Page 12 sur 14

14 3.2 - La mise en page 1) Cliquez dans l onglet "Mise en page" ; 2) Définisssez les marges, l orientation, la taille et réglez l échelle voulue ; 3) Dans la section "Mise à l échelle", réglez l échelle ; 4) Dans l onglet "Marges", définissez les valeurs souhaitées et positionnez votre tableau sur la page à imprimer. Centrez sur la page horizontalement et verticalement. Page 13 sur 14

15 Liste des élèves de la classe de 2eSC1 Nom Prénom Sexe AGE ( en années) ALFONSI Christine F 15 BERTAUD Philippine F 16 CARTIER Liliane F 16 DUTOIS Cédric M 15 FOULON Loïc M 15 GOMEZ Louisa F 16 Et maintenant, tous à vos ordis!