Présentation du «Fichier des adhérents»

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1 Présentation du «Fichier des adhérents» A) Accès au Fichier des adhérents Pour ouvrir le «fichier des adhérents», il faut «double-cliquer» sur le nom du document. Le fichier Excel proposé est composé de plusieurs feuilles : «Informations générales» : sur cette feuille vous écrirez les noms, prénoms, adresses, dates de naissance de vos adhérents ; «Statistiques» : cette feuille génère automatiquement des données statistiques grâce aux informations notées dans la feuille «Informations générales» : moyenne d âge, nombre d adhérents Seule, cette feuille «Statistiques» est à transmettre à la fédération départementale ; «Conseil d administration» : cette feuille génère automatiquement la liste du conseil d administration du club ; «Emargement» : cette feuille génère automatiquement une feuille d émargement utilisable lors de vos assemblées générales ; «Visuel» : cette feuille génère automatiquement via les données de la feuille «Statistiques», des graphiques sur les répartitions de vos adhérents par sexe, par âge Pour passer de l une à l autre feuille, il suffit de cliquer dans les onglets, d un «clic» gauche simple de la souris. B) Renseignement de la feuille «Informations générales» Cette feuille est constituée d un tableau comportant en en-tête des cellules teintées de bleu qui sont verrouillées (c est-à-dire elles ne peuvent pas être modifiées). Ces cellules doivent être complétées en fonction des indications des cellules placées juste au dessus (ex : Nom du département, Nom de la commune, Nom du club ) Les cellules blanches doivent être dûment complétées selon les indications situées au-dessus. Le tableau dispose, sous l en-tête, d un nombre de lignes préparées et formatées pour recevoir les informations allant jusqu à 999 adhérents. Chaque ligne sera, bien entendu, consacrée aux renseignements concernant un seul et même adhérent. En partie droite du tableau, 8 colonnes n ont pas été renseignées en en-tête. Elles sont réservées à chaque club pour y faire figurer les éléments qu il souhaite développer (ex : activités, pour en connaître l évolution en fonction du nombre d adhérents inscrits, etc. ). Les autres colonnes, telles que les adresses postales, le téléphone, les courriels etc. sont autant d éléments qui resteront «propriété» du club mais qui lui faciliteront grandement sa propre gestion de ses adhérents. 1

2 Important Pour la fonction, si l adhérent occupe une fonction au sein du bureau ou du conseil d administration, mettez la lettre correspondant à la fonction dans l association : P pour président, T pour trésorier, S pour secrétaire, etc. Ceci afin de permettre de générer automatiquement la feuille «Conseil d administration». Pour les dates de naissance, l année de naissance devra obligatoirement être indiquée avec ses 4 chiffres (ex : 1937), ceci afin de permettre le calcul automatique de l âge des adhérents, en référence à l année en cours. C) Feuille «Statistiques» La feuille «Statistiques» est destinée à reprendre, en calcul automatique, tous les renseignements de la feuille «Informations générales» qu elle compile pour les transformer en données statistiques globales, sans qu aucune information personnelle des adhérents n y figure. C est cette feuille que le club devra transmettre à sa fédération départementale par tout moyen à sa convenance (le plus simple étant tout de même l utilisation du courriel). Elle est constituée de deux lignes de calculs automatiques sous le cadre d en-tête. Le club n a pas à intervenir sur la gestion de cette feuille. Les reports de données ou les calculs statistiques s y inscrivent automatiquement en fonction des renseignements de la feuille «Informations générales». L ensemble des cellules de cette feuille est verrouillé, c est-à-dire sans possibilité d accès pour les utilisateurs du classeur. Il ne s agit en aucun cas d une forme de défiance, mais simplement d une précaution élémentaire pour éviter toute intrusion dans le fichier qui pourrait en désorganiser gravement le fonctionnement. 4 D) feuille «Conseil d administration» La feuille «Conseil d administration» permet d avoir la liste des membres du conseil d administration avec leurs coordonnées. Vous pouvez ainsi la transmettre aux adhérents et compléter le registre spécial qui doit notamment, recenser les compositions des différents conseils d administration qui ont «géré» le club. Elle se génère automatiquement grâce aux indications données dans la colonne «fonction» de la feuille «Informations générales». 2

3 E) feuille «Emargement» La feuille «Emargement» permet lors de l Assemblée Générale de vérifier le quorum (c est-à-dire le nombre minimum d adhérents présents ou représentées défini statutairement) pour valider les décisions prises par cette dernière. Elle permet aussi de procéder à la signature lors des votes par bulletin secret. Elle se génère automatiquement grâce aux indications données dans la colonne «fonction» de la feuille «Informations générales». 5 F) feuille «Visuel» La feuille «Visuel» propose des graphiques sur la répartition des adhérents par sexe, par âge. Ces graphiques permettent de mieux visualiser la composition de l association. 3

4 A) Enregistrement des tâches effectuées Utilisation du «Fichier des adhérents» Après chaque saisie d informations dans la feuille «Informations générales», il est impératif de procéder à l enregistrement de ces travaux afin que les données saisies ne soient pas accidentellement perdues. Pour cela, il suffit de cliquer sur Fichier puis sur Enregistrer et la sauvegarde du fichier sera effectuée. B) Transfert de la Feuille «Statistiques» à la Fédération départementale Ainsi qu il a été précisé, les clubs gardent à leur niveau toutes les informations personnelles concernant leurs adhérents. Les feuilles «Informations générales», «Conseil d administration», «Emargement» et «Visuels» restent donc leur propriété. Ils doivent adresser à leur fédération départementale les résultats de la feuille «Statistiques» qui permettra d élaborer, ajoutée à celle des autres clubs, les connaissances statistiques générales qui font actuellement cruellement défaut. Cette manipulation impose de séparer cette feuille «Statistiques» des autres feuilles tout en lui conservant le résultat des calculs effectués. 6 La procédure peut se résumer ainsi : Ouvrir la feuille «Statistiques», Cliquer, en marge gauche de l écran afin que la feuille soit entièrement sélectionnée (ou en surbrillance), Cliquez ici Effectuer un clic droit de la souris puis, dans le menu déroulant apparu, cliquer sur copier, dans la barre de menu, cliquer sur Fichier puis sur Nouveau. Dans la partie droite de l écran apparaît un tableau et sous l indication créer, cliquer sur l icône Nouveau classeur Excel. Un nouveau classeur, dénommé par défaut «classeur 1», s ouvre à l écran. Dans ce classeur : effectuer un clic droit dans la cellule A1 puis cliquer sur collage spécial puis, dans le tableau apparu, cliquer sur «valeurs» ou «valeurs et format», puis enfin, cliquer sur OK. L ensemble des données du tableau précédent est recopiée dans ce nouveau classeur sous forme de valeurs. 4

5 Il reste à enregistrer ce nouveau classeur sous un nom facile à retenir. Le mieux est de lui donner le nom de la commune qui est le siège du club concerné. Pour cela : Cliquer sur Fichier puis sur Enregistrer sous. Une fenêtre apparaît et, dans cette fenêtre : dans l onglet Enregistrer dans, choisissez le dossier où vous souhaitez enregistrer ce document (ex : mes documents ou votre «clé USB»), puis, dans l onglet Nom de fichier, supprimez classeur 1.xls et inscrivez le nom de votre commune. Enfin, cliquer sur l onglet Enregistrer. Votre fichier est enregistré (et sauvegardé) mais notez bien le dossier dans lequel il est enregistré, vous aurez besoin de cette source pour le transmettre à votre fédération départementale. C) Utilisation de la version 2012 du fichier des adhérents Transférer les informations du fichier 2011 dans le fichier 2012 : La procédure : Ouvrir la feuille «Informations générales» de la version 2011 du fichier des adhérents, Sélectionner toutes les informations des adhérents, Effectuer un clic droit de la souris puis, dans le menu déroulant apparu, cliquer sur copier, Ouvrir la version 2012 du fichier des adhérents et cliquer sur la feuille «Informations générales». Effectuer un clic droit dans la cellule C10, cliquer sur collage spécial puis, dans la fenêtre apparue, cliquer sur «valeurs». Si vous avez n avez pas utilisé la version 2011 : Enregistrez sur votre ordinateur le fichier des adhérents Ce document reste vierge. Ouvrez-le et allez dans «fichier» «enregistrer sous» pour créer un nouveau fichier avec un nouveau nom de type «adhérents 2012». Saisissez les informations concernant vos adhérents dans le fichier «adhérents 2012» que vous venez de créer. 5

6 Trier les adhérents par ordre alphabétique : Sélectionner l ensemble des lignes. Aller dans la fonction «trier et filtrer», choisir le tri personnalisé et sélectionner la colonne C dans «trier par» et vérifier que «mes données ont des en-têtes» n est pas coché. Supprimer une ligne : Il est possible de supprimer une ligne. Néanmoins, le tableau étant formaté sur 999 adhérents, cette action n est pas recommandée. Je sélectionne la ligne, je clique à gauche sur la souris puis je sélectionne l option «effacer le contenu». Imprimer la feuille «Informations générales» sur une seule feuille de papier : Dans «fichier/imprimer», vous pouvez dans «mise en page» réduire ou agrandir le tableau. Il n est pas nécessaire de présélectionner pour imprimer uniquement la feuille «Informations générales». 6

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