Le tableur. Initiation aux logiciels de bureautique Word, Excel et PowerPoint

Transcription

1 Le tableur III. Excel Au début d un nouvel apprentissage, il est nécessaire de se familiariser avec le langage employé. Pour démarrer le programme, les procédures sont analogues à celles étudiées avec Word. A l ouverture, Excel affiche un classeur vide. Le premier classeur vierge est intitulé classeur1. Si vous ouvrez un autre classeur au cours de la même session de travail, son nom sera classeur2. Vous pouvez ouvrir plusieurs classeurs en même temps et les enregistrer ensuite sous de noms différents. Icône du menu de contrôle de l application Barre d outils standard Barre de menus Barre de titre Barre d outils mise en forme Barre de formules Zone nom Cellule active Pointeur de souris Fenêtre du classeur Zone des messages Zone d état du clavier Barre d état Martine Desaintjean 1

2 Au démarrage d Excel, l écran se compose de cinq zones : la fenêtre du classeur qui occupe la plus grande partie de l écran, la barre des menus, deux barres d outils (ou plus), la barre de formules et la barre d état. La fenêtre du classeur C est l élément principal de l espace de travail d Excel. Elle dispose de contrôles de déplacement. Un nouveau classeur comporte au départ trois feuilles. Il est possible d insérer de nouvelles feuilles, d en supprimer ou de créer des copies de feuilles existantes. Zone sélectionner tout En-tête de colonnes En-tête de lignes Boutons de défilement des onglets Onglets Barre de défilement Martine Desaintjean 2

3 Déplacement dans un classeur : En bas de la fenêtre du classeur, utiliser les onglets pour se déplacer d une feuille de classeur à l autre. Les barres de défilement servent à se déplacer dans la même fenêtre. Déplacement dans une feuille : Il est possible d'utiliser les barres de défilement horizontal et vertical pour se déplacer dans la feuille excel. Pour atteindre les extrémités de la feuille Excel, il est préférable d'utiliser les touches du clavier. Ctrl + flèche directionnelle droite Ctrl + flèche directionnelle bas Les deux commandes en suivant Ctrl + origine dernière cellule de la ligne courante (IV ) dernière ligne de la colonne courante( 65536) dernière cellule de la dernière ligne (IV65536) première cellule de la première ligne (A1) Dimensionnement de la fenêtre du classeur : La fenêtre Excel se manipule comme une fenêtre Word. Lire et nommer les cellules : Le nom des cellules est composé du nom ce la colonne suivi du nom de la ligne (A1, B4.) Il est possible de taper le nom de la cellule à atteindre dans la fenêtre "nom". Exercices : Sélectionner une ligne, une colonne, la feuille de calcul entière. Se positionner en A1 (touches de raccourci). Faire défiler la feuille. Utiliser le Zoom. Martine Desaintjean 3

4 Le tableur III. Excel Révision des notions précédentes : Nom des cellules. Cellule active. Les différentes formes du pointeur de souris. La zone nom et les touches de raccourci pour se positionner en A1. Les onglets et les feuilles (savoir nommer les onglets). Sélectionner toutes les feuilles (pour une mise en forme identique par exemple). Les boutons de défilement des onglets. La barre de formules. Déplacements dans un classeur : Onglet suivant Dernier onglet Curseur de défilement Onglet précédent Premier onglet Contrôles de déplacement d un classeur. Redimensionnement de la fenêtre de classeur et «feuille flottante» : Même procédé qu étudié précédemment pour réduire agrandir ou restaurer. En réduisant la fenêtre on obtient une «feuille flottante», le titre apparaît en haut de la fenêtre du classeur. Feuille de calcul : L intersection d une ligne et d une colonne forme une cellule. La cellule sélectionnée est appelée cellule active. Remarquer que les en-têtes de ligne et de colonne contenant la cellule active s affichent en 3 dimensions, ce qui permet de la repérer plus facilement. Exercices : Se positionner en AA250 en utilisant la zone nom. Revenir en A1 en utilisant les touches de raccourcis au clavier Faire défiler la feuille de calcul à l aide des barres de défilement, au-delà de la zone active. Revenir sur la zone active Repérer les différentes forme du pointeur de souris (la croix blanche, la flèche et la croix noire). Chaque forme correspond à une utilisation bien précise. Passer d une feuille à l autre. Repérer le titre dans la barre de titre. Martine Desaintjean 4

5 Barres de menus : La barre des menus comporte 9 menus qui peuvent être ouverts comme dans n importe quelle autre application Windows. Certaines commandes sont suivies d une flèche indiquant un sous-menu. Menus déroulants Menus contextuels : Ces menus ne contiennent que les élément applicables à l élément indiqué par la position du pointeur de la souris au moment où le menu est activé. Pour ce faire, cliquer avec le bouton droit de la souris. Barre de formule : Annule la formule Valide la formule Affiche la «palette de formules». La dernière formule utilisée est sélectionnée. Barre de formule Barre de formules La «cellule nom» affiche l adresse de la cellule active (ici A1). Le contenu de la cellule active est affiché en entier dans la zone de formule. Dans la fenêtre de classeur, la largeur de la cellule est inférieur à la largeur du texte. Dans cet exemple, il sera nécessaire de redimensionner la largeur de la colonne A pour avoir l affichage intégral du contenu. Ce redimensionnement se fait en déplaçant les axes, ou en utilisant Format/Colonne/Largeur. Le bouton active la palette de formule. Les formules proposées sont les plus courantes. D autres fonctions peuvent être activées à l aide du bouton Martine Desaintjean 5

6 Fenêtre obtenue à partir du bouton Barre d état Première cellule sélectionnée Menu contextuel Barre d état La barre d état NB Lorsqu on sélectionne une plage de cellules, la première cellule sélectionnée reste blanche, les autres sont bleues. Seule l adresse de la première cellule de la sélection est affichée dans la zone nom. Pour obtenir des calculs instantanés dans la barre d état, il est nécessaire de sélectionner les cellules objet de calcul. Dans l exemple ci-dessus, le pavé numérique est actif («NUM». La somme est activée dans le menu contextuel de la barre d état. Ce calcul rapide ne permet pas uns série de calculs consécutifs. Il constitue seulement une évaluation rapide. Exercices : Dans l exercice «Note de frais», créer une feuille pour chaque mois, nommer les mois en onglets. Sélectionner toutes les feuilles pour les préparer à l identique. Dans l exercice «adhérents» redimensionner les colonnes, calculer la somme des cotisations réglées en activant la barre de formules avec le bouton. Martine Desaintjean 6

7 Le tableur III. Excel Formater les cellules. Utiliser les valeurs absolues et relatives. Utiliser les fonctions intégrées (somme, moyenne, mini, maxi.) Mettre en forme les tableaux. Mise en forme d'une feuille de calcul Formatage : Il est possible de formater une cellule, une plage de cellule, une colonne, une feuille ou une ligne. Plusieurs formats sont proposés : standard, monétaire, nombre, comptabilité, pourcentage Pour formater une cellule, se positionner sur la cellule, et cliquer sur le menu contextuel (bouton droit) «Format de cellule» ou utiliser le menu Format/Cellule. 12 formats prédéfinis Orientation position Police couleur style et attributs Bordure Protection des cellules Trame et motifs Format/Cellule ou menu contextuel «Format de cellule» L'onglet "Nombre" propose : 12 catégories formatées, notamment : Les cellules format "Standard" n'ont pas de format spécifique. Les cellules format "Nombre" peuvent comporter un nombre de décimales déterminé. Les cellules format "Comptabilité" ou "Monétaire" ont le symbole de monnaie utilisée. Il est possible de marquer les écritures négatives en rouge. Les cellules format "Texte" sont traitées comme du texte même si c'est un nombre qui a été entré. Le nombre s'affiche dans la cellule exactement comme il a été entré. Il n'est pas possible d'effectuer des calculs dans ce format. Les cellules format "Spécial" proposent des formats particuliers tels que les N os de Sécurité Sociale ou de téléphone. Martine Desaintjean 7

8 Calculs dans une feuille de calcul Valeurs absolues et relatives Excel prend en compte les nombres relatifs dans les calculs : Les deux exemples ci-dessus illustrent le calcul de valeurs relatives (somme et produit.) Utilisation des fonctions intégrées (somme, moyenne, mini, maxi.) Dans l exemple ci-dessus, calculer le total en somme automatique en utilisant le bouton. Vérifier les plages de cellules prises en compte. (Nécessité de bien savoir nommer et lire une cellule ou des plages de cellules.) Calculer la moyenne en utilisant le bouton fonctions et en en sélectionnant les cellules choisies ou en utilisant la boîte de dialogue. Cette procédure est intéressante lorsque les cellules sont consécutives. Il est toujours utile de comparer la moyenne trouvée au résultat affiché en bas de page dans la barre d état (nécessité de bien savoir lire une fenêtre.) Il existe plusieurs procédures pour effectuer les calculs sur excel. Il faut les répertorier et s approprier la meilleure. Martine Desaintjean 8

9 Dans l exemple proposé, calculer la moyenne du trimestre 1 3 et 4 pour le produit 1. Le bouton active la fenêtre ci-dessous. Le bouton OK active cette autre fenêtre : Fonction utilisée Rappel fonction et adresse des cellules utilisées. Se positionner successivement dans ces zones et cliquer sur l adresse de la cellule choisie Le résultat est affiché ici. Il est possible de formater la moyenne, par exemple deux décimales. Martine Desaintjean 9

10 Rappel : Pour calculer des sommes et des produits (- + / *), il n est pas nécessaire d utiliser les fonctions intégrées. Il est possible d utiliser le pavé numérique en se positionnant à l adresse des cellules sur lesquelles les calculs doivent être effectués. Se positionner sur la cellule où le résultat sera affiché. Activer le signe = Se positionner à l adresse des cellules objet des calculs. Valider «Entrée»pour le total Touches de raccourci, petit rappel pratique : Lors des différentes manipulations, nous serons amenés à sélectionner des tableaux ou des parties de tableaux. Il est judicieux de savoir utiliser les touches de raccourci dont le tableau ci-dessous permet un bref rappel. ORIG CTRL + ORIG CTRL + Fin Fin ou CTRL + Mise en forme d'une feuille de calcul Mise en forme des tableaux Passer à la 1 ère cellule de la ligne en cours. Passer à la cellule A1 Passer à la dernière cellule de la dernière colonne comprise dans la zone active Active le mode Fin (barre d état.) Utiliser ensuite les touches directionnelles pour passer d une zone de cellules à une autre. Un tableau est constitué d un ensemble de cellules consécutives. Il suffit de sélectionner tout ou partie de cet ensemble et d activer «Format de cellules» déjà étudié. Les options choisies s appliqueront à la sélection. Il s agit ici d étudier particulièrement l onglet «Alignement.» L'onglet "Alignement" du contenu des cellules propose plusieurs options intéressantes : L'option "Renvoyer à la ligne automatiquement" augmente la hauteur de la cellule. La taille du contenu demeure. L'option "Centré sur plusieurs colonnes" de la liste déroulante "Horizontal" centre le texte par rapport à toutes les cellules vides sélectionnées de droite. L'option "Ajuster" ajuste le contenu de la cellule à sa taille. La taille du contenu est donc diminuée. L'option "Fusionner les cellules" transforme plusieurs cellules contiguës en une seule cellule. Lorsque vous sélectionnez "Standard", l'option d'alignement par défaut, les valeurs numériques s'alignent à droite et les textes s'alignent à gauche. Les contrôles d'orientation vous permettent d'aligner le texte sous un angle quelconque dans une cellule. T E X T E TEXTE TEXTE Martine Desaintjean 10

11 Les onglets "Police" "Bordure" "Motifs" ont déjà été abordés. Rappelons que l'icône "magique" permet de reproduite le format intégral de la cellule. La mise en forme rend des données "lisibles", le formatage permet des opérations comme le tri selon des critères choisis (chronologique, croissant, alphabétique ) par exemple. Tableau sans mise en forme et sans formatage Première présentation rapide Centré sur plusieurs colonnes Texte à 45 degrés Bordures Police en caractère gras Nombres avec 2 décimales Tableau avec mise en forme et formatage Il est possible de changer la taille des colonnes ou la hauteur des lignes à partir des axes. ou à partir du menu Format/Ligne ou Format/Colonne. L'option "Ajustement automatique" ajuste la taille en fonction de la largeur du contenu d'une cellule, d'une plage de cellules, ou d'une feuille. Les colonnes n'auront pas la même dimension, mais le contenu sera toujours lisible. Martine Desaintjean 11

12 Remarque Lorsque la taille de la cellule est trop petite par rapport à son contenu, Excel affiche des dièses. Il suffit d'élargir avec les axes ou d'activer "Ajustement automatique" pour que le contenu s'affiche normalement. Formes prédéfinies : Excel permet d'utiliser des mises en formes automatiques : l'ajustement et le formatage sont activés. Le quadrillage non prévu pour ce modèle a été ajouté manuellement. Il est également possible de rajouter des bordures personnalisées, des motifs; de personnaliser une mise en forme automatique. Tableau avec mise en forme automatique Tableau avec mise en forme automatique (effet 3d) Martine Desaintjean 12

13 Le tableur III. Excel Mise en page et impression Définition d une zone d impression. Orientation de la page. Répétition des lignes de titre ou de colonnes. Ajuster ou définir un nombre de pages. Avant d imprimer une plage de cellules (ou un tableau), il convient d entrer des données ou de définir une forme (quadrillages par exemple) et de se positionner dans la zone active. Il est possible d activer l aperçu avant impression. Si l on veut imprimer une partie d un tableau, il convient de sélectionner la partie à imprimer Définir une zone d impression : Fichier/Zone d impression/définir/annuler. Cette commande définit ou annule une zone d impression. Il suffit de cliquer sur «zone d impression» dans la «zone nom» ou de se positionner dans la zone pour sélectionner la plage de cellules à imprimer. Mise en page La zone d impression étant définie, cliquer sur «aperçu avant impression.» Une fenêtre s ouvre. A partir de cette fenêtre se fera toute la mise en page. Page suivante Impression à partir de l aperçu Marges Aide contextuelle Page précédente Mise en forme de la page Fermeture de l aperçu L onglet «Suiv.» ou «Préc.» Etant actif, signifie qu il y a plusieurs pages à imprimer, et permet de passer d une page à l autre afin de visionner tout le document. L onglet «Zoom» donne une image agrandie. L onglet «Imprimer» lance l impression directement à partir de l aperçu. L onglet «Marge» augmente ou diminue les marges, mais attention, il faut rester dans la limite de la zone imprimable. L onglet «Page» active toute la mise en page. L onglet «Fermer» ferme l aperçu. Il n est pas possible de modifier le document dans l aperçu. Martine Desaintjean 13

14 a) L onglet «Page» Orientation de la page Proportion du document Ajustage en hauteur et en largeur du document. Format du papier Fenêtre «Mise en page» b) L onglet «Marges» Matérialisation des marges. Cet onglet matérialise les marges. Il est possible de modifier leur disposition à partir de cette fenêtre. c) L onglet «En tête et pied de page» En tête de page du document Pied de page du document Cette option permet une insertion appliquée à tout le document. Martine Desaintjean 14

15 d) L onglet «Feuille» Propriétés de l impression. Ordre des pages. Ces opérations simples étant réalisées, il ne reste plus qu à lancer l impression à partir de l aperçu ou de fermer ce menu et lancer l impression à partir de Fichier /Imprimer Imprimante active. Document à imprimer. Pages à imprimer. Fenêtre d impression e) Répétition des lignes de titres ou de colonnes. Lorsqu un tableau occupe plusieurs pages, il est commode de répéter les lignes de titres ou éventuellement de colonnes. Cette commande se fait à partir de Fichier/Mise en page/feuille Cliquer sur cette zone puis se positionner sur la ligne ou la colonne à reporter. Martine Desaintjean 15

16 Le tableur III. Excel 1. Mettre en page et imprimer. 2. Recopier des tableaux entre feuilles et classeurs. 3. Réaliser des graphiques avec l assistant. 1) Mettre en page et imprimer (suite) Comment recopier des lignes de titre lorsqu on imprime sur plusieurs pages. Sélectionner la zone à imprimer Définir la zone d impression Activer l aperçu avant impression en alignant sur la même page tous les champs (titres de colonnes) Mettre en page en choisissant le format (portrait ou paysage selon la nature du document). Fermer l aperçu Aller dans Fichier/Mise en page La zone d impression est déjà définie Se positionner sur la première cellule de la ligne de titres à répéter fenêtre Excel de mise en page Exercice : Mettre en forme le fichier «Clients».Ne pas oublier la mise en forme de la ligne de titres. Sélectionner le tableau Edition/Copier (ou menu contextuel) Se positionner sur la feuille de destination Edition/Coller (ou menu contextuel) 2) Recopier un tableau entre feuilles d un même classeur. Même procédure 3) Recopier un tableau sur une feuille d un autre classeur : Martine Desaintjean 16

17 4) Réalisation de graphiques avec l'assistant : Avec Excel 2000, vous pouvez créer des graphiques complexes à partir des données de vos feuilles de calcul. Pour créer un graphique, commencez par Sélectionner une cellule quelconque parmi les données à représenter. Menu Insertion/Graphique. Ou le bouton Étape 1 : Choix du graphique 1 Sélectionnez un type de graphique dans cette zone. 2 Sélectionnez un sous- type dans cette fenêtre. de la barre standard 3 La description du type choisi s'affiche ici. 4 Cliquez et maintenez enfoncé pour voir vos données représentées selon le type choisi. 5 Pour passer à l'étape suivante, cliquez sur "suivant" ou appuyez sur entrée. 6 cliquez sur "terminer"pour créer un graphique selon les paramètres spécifiés. La boîte de dialogue de l'étape 1 contient deux onglets, l'un pour les types graphiques prédéfinis, l'autre pour les types personnalisés. Ce dernier contient des types que vous avez créés vous-mêmes (en personnalisant des types existants), ainsi que certaines combinaisons proposées par Excel, telles que des combinaisons de courbes, d'histogrammes et d'aires, ainsi que des graphiques à deux axes de valeurs. Étape 2 : Désignation des données à représenter. Dans la boîte de dialogue de l'étape 2 de l'assistant graphique, vous indiquez à Excel les données à représenter. Si vous avez sélectionné une cellule de votre ensemble de données avant de solliciter l'assistant, la zone de saisie "Plage de données" contient l'adresse de la plage de données intégrale. Idem si vous avez sélectionné la totalité des données à utiliser. Pour vous aider à identifier la plage considérée, Excel l'entoure d'une bordure particulière. Si la sélection est incorrecte, vous pouvez la corriger en pointant sur la plage souhaitée. Martine Desaintjean 17

18 Ce champ permet de confirmer à Excel que la plage de données a été correctement choisie. Ces boutons servent à passer automatiquement de la représentation en ligne à la représentation en colonne. L'aperçu du graphique choisi indique qu'excel va représenter deux séries de données comprenant chacune cinq points. Ces séries sont appelées Produit A et Produit B, et les points sont Région 1 Région 2 Région 3 Région 4 Région 5. S'il fallait représenter cinq séries de données comportant chacune deux points, il suffirait de cocher la case d'option "Lignes" pour qu'excel transpose la représentation en un tracé par lignes. L'aperçu du graphique serait instantanément mis à jour dans la boîte de dialogue de l'assistant Graphique pour que vous puissiez confirmer cette nouvelle orientation. L'onglet "Plage de données" permet de vérifier la zone sélectionnée et de visualiser l'aperçu. L'onglet "série" permet de vérifier les noms et les valeurs des séries représentées dans le graphique. Martine Desaintjean 18

19 Étape 3 : Choix des options du graphique La boîte de dialogue de l'étape 3 contient six onglets. Elle permet de spécifier les détails relatifs à la présentation des axes du graphique, les titres du graphiques et des axes, de la légende, des étiquettes de données, etc. Attribution de titres Saisissez ici les titres du graphique et des axes Affichage et masquage des axes Dans certains cas, vous trouverez que l'aspect d'un graphique est plus agréable si un ou plusieurs axes sont omis. Il vous suffit alors de désigner dans l'onglet "Axes" de la boîte de dialogue de l'étape 3 les axes que vous souhaitez masquer. Désactiver les cases à cocher pour masquer les axes. Affichage des quadrillages Les quadrillages sont des lignes horizontales et verticales qui facilitent le repérage des différents points du graphique par rapport aux axes. La plupart des types de graphiques Excel sont représentés avec une forme de quadrillage par défaut. Pour ajouter ou supprimer un quadrillage, vous devez cliquer sur l'onglet "Quadrillage" de l'étape 3 de la boîte de dialogue. Affichage des étiquettes de données L'assistant Graphique permet d'associer divers types d'étiquettes aux marques de données. (% ou valeurs absolues, selon le type de graphique choisi : aires, camembert ). Martine Desaintjean 19

20 Étape 4 : Choix de l'emplacement du graphique Un graphique Excel peut être enregistré en tant qu'objet dans une feuille de calcul, ou constituer une feuille de graphique séparée. A vous d'indiquer votre préférence dans la boîte de dialogue de l'étape 4 de l'assistant Graphique. Pour placer le graphique dans une feuille de graphique séparée, sélectionnez cette case d'option. Tapez ici le nom de la feuille de graphique. Pour placer le graphique dans une feuille de graphique existante, cochez cette case d'option et choisissez une feuille dans la liste déroulante. Martine Desaintjean 20

21 Table des matières La fenêtre du classeur... 2 Déplacement dans un classeur :... 3 Déplacement dans une feuille :... 3 Dimensionnement de la fenêtre du classeur :... 3 Lire et nommer les cellules :... 3 Déplacements dans un classeur :... 4 Redimensionnement de la fenêtre de classeur et «feuille flottante» :... 4 Feuille de calcul :... 4 Mise en page et impression Mise en page Index Barre, 5 Cellule, 4 Classeur, 1 En-tête, 14 Fonction, 7 Format, 11 Graphique, 17 Impression, 12 Mise en page, 16 Onglet, 3 Plage, 18 tableau, 10 Titre, 15 Zone d'impression, 13 Martine Desaintjean 21