Logiciels Tableur et Bases de Données Applications Tableur Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL EPS - Bachelier - U.F.

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1 Applications Tableur Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL EPS - Bachelier - U.F. :754603U32D INTERFACE LOGICIELLE EXEMPLES D'OBJETS SOUS EXCEL Utilisation de la souris Utilisation du clavier MENUS CONTEXTUELS Objets sélectionnés Barre d'outils ONGLET DE FEUILLE MAINTENANCE DES "CLASSEURS" Mise en page des feuilles du classeur Enregistrement d'un classeur Ouverture d'un classeur Aperçu avant impression Impression d'une feuille du classeur GESTION DES FEUILLES DE CALCUL DANS UN CLASSEUR Renommer/Déplacer/Copier une feuille Sélection des feuilles dans un classeur PARAMETRER/PERSONNALISER L'ENVIRONNEMENT OUTILS - OPTIONS - GENERAL OUTILS - OPTIONS AFFICHAGE OUTILS - OPTIONS - MODIFICATION PRATIQUE DE LA TECHNIQUE "RECOPIE INCREMENTEE" RECOPIE D'UNE CONSTANTE RECOPIE INCREMENTEE Suite mixte Suite incrémentée de nombres Suite de dates Listes "préprogrammées" PERSONNALISATION DE LISTES ADRESSAGE DES CELLULES (RELATIF, ABSOLU, MIXTE) INTRODUCTION ADRESSE RELATIVE ADRESSE ABSOLUE ADRESSE MIXTE ANNEXE 1-1 EXCEL : PRINCIPAUX RACCOURCIS CLAVIER RACCOURCIS STANDARDS d'édition de déplacement de sélection RACCOURCIS SPECIFIQUES sélection/déplacement d'interface ANNEXE 1-2 SCHEMA DE CLAVIER 7-17

2 1. Interface logicielle Pour charger Excel, lancer [Démarrer - Programmes - Microsoft Excel ] ;l'interface 1 de Excel se présente comme suit : Menu de commandes Barre de titre : Nom du LOGICIEL & Nom du CLASSEUR Lettres de COLONNES Numéros de LIGNES Barre de formule Cellule active Barre d'outils Zone de saisie Onglets de feuilles Barre d'état Réalisons dans la Feuil1 du classeur l'application Répartition des travailleurs dans les entreprises 1.1. Exemples d'objets sous Excel une cellule unique (cellule active) une plage de cellules une colonne (ou une ligne) des plages de cellules non adjacentes la feuille de calcul active toute entière des objets (et "sous-objets") graphiques 1 une Interface logicielle est une zone de dialogue "homme-machine" où l'utilisateur et l'ordinateur échangent des données... Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 1-1

3 des éléments dessinés Eléments dessinés 12,0% des éléments de boîtes de dialogue (liste déroulante, compteur, zone de liste...) La sélection d'un objet peut se faire à l'aide de la souris mais aussi à l'aide du clavier Utilisation de la souris L'usage de la souris est souvent indiqué pour sélectionner des objets et lancer une commande. Le pointeur de souris peut prendre différentes formes selon le contexte ou l'endroit où il se trouve sur l'écran : Aspect... lorsqu'on pointe... Action et fonction : dans zone de feuille de calcul sélectionner des lignes, colonnes ou des cellules sur un menu ou une barre d'outils sélection des commandes et boutons sur la cellule active (ou une sélection de cellules) sur la poignée de recopie de la cellule active sur les bords et coins d'un cadre, objet incorporé ou image déplacer 2 la ou les cellule(s) par "Glisser-Déposer" effectuer une recopie incrémentée pour redimensionner l'objet sur la frontière entre deux colonnes sur la frontière entre deux lignes modifier la largeur de la colonne modifier la hauteur de la ligne Utilisation du clavier L'usage du clavier peut s'avérer plus efficace que celui de la souris : lors de la sélection de grandes plages de cellules (avec la touche ) lors de la recopie d'objets (par "Glisser-Déposer" (avec la touche ) 2 ou copier si la touche est simultanément enfoncée Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 1-2

4 1.2. Menus contextuels Objets sélectionnés actionner le bouton droit de la souris sur un objet (texte ou graphique) sélectionné permet d'ouvrir le menu contextuel reprenant les commandes disponibles pour cet objet. On peut sélectionner une : cellule ligne ou colonne plage de cellules contiguës ou non toute la feuille Pour sélectionner un objet graphique: cliquer 1 fois sur cet objet (on obtient des poignées de dimensionnement) Barre d'outils Comme dans beaucoup de logiciels (Word ), actionner le bouton droit de la souris sur la zone des barres d'outils permet de sélectionner et paramétrer celles-ci: Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 1-3

5 1.3. Onglet de feuille actionner le bouton droit de la souris sur un onglet de feuille permet d'ouvrir le menu contextuel reprenant les commandes disponibles pour cet objet. Pour sélectionner un onglet : cliquer 1 fois dessus Pour sélectionner plusieurs onglets adjacents cliquer 1 fois sur le 1 er maintenir "Shift" enfoncé cliquer 1 fois sur le dernier Pour sélectionner plusieurs onglets non adjacents cliquer 1 fois sur le 1 er maintenir "Ctrl" enfoncé cliquer 1 fois sur l'onglet de chaque feuille désirée 1.4. Maintenance des "Classeurs" Mise en page des feuilles du classeur Pour mettre en page la feuille de Classeur en cours : actionner la commande [Fichier Mise en Page] La boîte de dialogue à 4 onglets ci-contre apparaît : L'option d'inclure le quadrillage et les en-têtes lors de l'impression d'un document : Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 1-4

6 Enregistrement d'un classeur Pour enregistrer un document : actionner la commande [Fichier Enregistrer-] ou Cliquer sur l'icône dans la barre d'outils on obtient la boîte de dialogue ci-contre Ouverture d'un classeur Pour charger un document préalablement enregistré: actionner la commande [Fichier Ouvrir-] ou Cliquer sur l'icône dans la barre d'outils on obtient la boîte de dialogue ci-contre Cliquer sur Aperçu avant impression "Aperçu avant impression" on obtient la boîte de dialogue ci-contre Impression d'une feuille du classeur Pour imprimer une feuille (ou toutes les feuilles) du classeur : actionner la commande [Fichier Imprimer-] ou Cliquer sur l'icône dans la barre d'outils on obtient la boîte de dialogue ci-contre Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 1-5

7 2. Gestion des feuilles de calcul dans un classeur Renommer/Déplacer/Copier une feuille Pour gérer les feuilles d un classeur, appeler le menu contextuel (cliquer à droite avec la souris pointée sur un objet feuille) Renommer une feuille Utiliser l'action "Renommer" ou, mieux encore : Double-cliquer sur le nom de la feuille dans la barre "Onglets de classeur" Déplacement ou copie de feuilles 3 1 Pour déplacer ou copier des feuilles dans un autre classeur existant, ouvrez ce dernier. 2 Passez dans le classeur qui contient les feuilles à déplacer ou copier, puis sélectionnez-les. 3 Dans le menu Edition (ou dans le Menu Contextuel de l objet Feuilles), cliquez sur Déplacer ou copier une feuille 4 Dans la zone Dans le classeur, cliquez sur le classeur de destination. Pour déplacer ou copier les feuilles sélectionnées dans un nouveau classeur, cliquez sur (nouveau classeur). 5 Dans la zone Avant la feuille, cliquez sur la feuille avant laquelle vous souhaitez insérer les feuilles déplacées ou copiées. 6 Pour copier les feuilles au lieu de les déplacer, activez la case à cocher Créer une copie Sélection des feuilles dans un classeur Si vous sélectionnez plusieurs feuilles, on obtient un Groupe de travail. Une seule feuille Cliquez sur l'onglet de la feuille. Deux feuilles adjacentes ou plus Cliquez sur l'onglet correspondant à la première feuille, puis maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur l'onglet correspondant à la dernière feuille. Deux feuilles discontinues ou plus Cliquez sur l'onglet correspondant à la première feuille, puis maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les onglets correspondant aux autres feuilles. Toutes les feuilles d'un classeur Pointez sur l'onglet de la feuille, cliquez le bouton droit de la souris, puis dans le menu contextuel, cliquez sur Sélectionner toutes les feuilles. Lorsqu'un groupe de travail est actif, toutes les actions que vous effectuez dans la feuille active sont répercutées sur toutes les autres feuilles du groupe. Les données déjà présentes sur les autres feuilles seront remplacées. 3 Il convient d être prudent lors du déplacement, de la suppression, de la copie ou du changement de nom de feuilles. Les calculs ou les graphiques basés sur les données des feuilles "modifiées" risquent d'être faussés. Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 2-6

8 3. Paramétrer/Personnaliser l'environnement Pour enregistrer un document : actionner la commande [Fichier Enregistrer-] ou Cliquer sur l'icône dans la barre d'outils on obtient la boîte de dialogue ci-contre Pour rappel, la touche : (Tabulation) déplacer vers la zone suivante déplacer vers la zone précédente 3.1. Outils - Options - Général Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 3-7

9 3.2. Outils - Options Affichage 3.3. Outils - Options - Modification Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 3-8

10 4. Pratique de la technique "Recopie incrémentée" La cellule active en Excel comporte une poignée de recopie : Survoler cette poignée entraîne la modification de la forme du pointeur de la souris Il est possible alors par la technique "Glisser-Déposer" (dans les 4 sens) d'effectuer toute une série d'actions : 4.1. Recopie d'une constante Procédure 1. Sélectionnez la première cellule de la plage que vous voulez remplir. 2. Entrez la valeur de départ de la liste. 3. faites alors glisser la poignée de recopie vers le bas jusqu'à l'endroit désiré Recopie incrémentée La recopie incrémentée est utilisée pour obtenir une série (suite) de nombres, de dates ou d'autres éléments Suite mixte Procédure idem Suite incrémentée de nombres Procédure 1. Sélectionnez la première cellule de la plage que vous voulez remplir. 2. Entrez la valeur de départ de la série. 3. Entrez une valeur dans la cellule suivante pour établir un incrément. 4. Sélectionnez ces deux cellules 5. faites alors glisser la poignée de recopie vers le bas jusqu'à obtenir la valeur finale désirée. Remarque générale Pour remplir la plage en ordre croissant, faites glisser la poignée vers le bas ou vers la droite. Pour remplir la plage en ordre décroissant, faites glisser la poignée vers le haut ou vers la gauche. Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 4-9

11 Suite de dates Excel considère les dates comme des nombres particuliers sur lesquels il est possible d'appliquer des formats, opérations et fonctions particuliers. Exemples : Faire des essais de formats et traitements sur des dates afficher des dates au format "Standard" et puis sous différents formats Conclusion : une date est un nombre présenté sous un format particulier calculer la différence entre 2 dates créer un format de date personnalisé Des listes incrémentées sur des dates donnent par exemple : Procédure Listes "préprogrammées" Procédure Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 4-10

12 4.3. Personnalisation de listes Pour "personnaliser" vos listes : actionner la commande [Outils Options ] puis l'onglet "Listes Pers" Procédure Exercice : Encoder en C4 à C10, la liste des jours de la semaine en Néerlandais/ANGLAIS/Allemand/Espagnol/Italien et les importer comme éléments de liste personnelle. Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 4-11

13 5. Adressage des cellules (relatif, absolu, mixte) 5.1. Introduction Les adresses des cellules contenues dans les formules peuvent être relatives, absolues ou mixtes. La différence est importante lors de la manipulation (copie, déplacement) de cellules contenant des références à d'autres cellules dans l'utilisation de formules ou fonctions : cela est particulièrement vrai lors de la recopie des traitements maîtres. Exemple : Dans une feuille EXCEL, à partir de la situation ci-dessous, nous allons pouvoir envisager tous les cas d'adressage 5.2. Adresse relative On utilise une adresse relative pour se référer à la position d'une cellule relativement à celle de la cellule contenant ladite formule. Une adresse relative ne constitue pas une "référence permanente" à une cellule. Par exemple, si on copie : le contenu de la cellule C6 en D8 (soit une colonne à droite et deux lignes au-dessous de C6), on aura : Expression source en C6 Signification de E2 Expression après copie en D8 =E2*F2 la cellule située : deux colonnes à droite de la colonne C quatre lignes au-dessus de la ligne 6 =F4*G4 Notons que : les adresses de cellules sont relatives par défaut. dans certains cas, la variation des lettres de colonnes et/ou des numéros de lignes est génante lors des recopies horzontales et/ou verticales; il s'agit alors de bloquer un ou les deux éléments constitutifs de l'adresse de la cellule la frappe de la touche de fonction permet successivement de rendre absolue, mixte l'adresse d'une cellule; de même lors de l'édition d'une formule ou fonction; provoque (dans l'ordre et cycliquement) pour la cellule (ou la plage) sélectionnée : $E$2 adressage absolu E$2 adressage mixte bloqué sur ligne $E2 adressage mixte bloqué sur colonne E2 adressage relatif Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 5-12

14 5.3. Adresse absolue On utilise une adresse absolue pour se référer explicitement à une cellule donnée, quel que soit l'emplacement auquel on fait cette référence; par exemple : Dans l'exemple ci-dessus : Expression source en C6 Signification de $E$2 Expression après copie en D8 =$E$2*F2 la cellule située en E2: =$E$2*G Adresse mixte On utilise une adresse mixte pour se référer à une cellule dont l'adresse est relative quant à un seul des paramètres de l'adresse (lettre de colonne ou n de ligne) et absolue pour l'autre; dans notre exemple, encodé en C6 : Adresse de cellule Signification dans une formule entrée en C6 E$2 la cellule deux colonnes à la droite de C à la ligne 2 $E2 la cellule de la colonne E, quatre lignes au-dessus de la ligne 6 ce qui donne respectivement : et : Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 5-13

15 6. ANNEXE 1-1 Excel : Principaux Raccourcis Clavier 6.1. Raccourcis standards d'édition copier couper coller sélectionner tout annuler la dernière action répéter la dernière action de déplacement atteindre le début du document atteindre la fin du document aller à la dernière cellule de la colonne aller à la dernière cellule de la ligne aller à la première cellule de la colonne aller à la première cellule de la ligne de sélection sélectionner jusqu'au début du document sélectionner jusqu'à la fin du document sélectionner jusqu'au caractère précédent sélectionner jusqu'au caractère suivant Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 6-14

16 6.2. Raccourcis spécifiques D'autres tâches peuvent être effectuées avec le clavier, et ce à la place de la souris. Dans la majorité des cas, ces raccourcis clavier permettent de travailler beaucoup plus efficacement sélection/déplacement Sélectionner la colonne courante Sélectionner la ligne courante Modifier la cellule courante Aller au début de la feuille de calculs Aller à la fin de la feuille de calculs Insérer une fonction Ajouter/Modifier un commentaire Valider la cellule et se déplacer vers le bas Valider la cellule et se déplacer vers le haut Valider la cellule et se déplacer vers la droite Valider la cellule et se déplacer vers la gauche Convertir en pourcentage Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 6-15

17 d'interface Activer la barre de menu Afficher la boite de dialogue Macro Aller à la feuille suivante Aller à la feuille précédente Afficher la boite de dialogue Atteindre Afficher la boite de dialogue Rechercher et remplacer Afficher la boite de dialogue Format de cellule Créer un graphique Insérer une nouvelle feuille de calculs Vérifier l'orthographe de la feuille Répéter l'action précédente Rechercher la prochaine occurence Ouvrir un classeur Fermer le classeur Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 6-16

18 7. ANNEXE 1-2 Schéma de clavier si besoin en est : Thème 1-01 : Environnement de travail EXCEL Page 7-17

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