COMMENT FAIRE UN PLAN DE COMMUNICATION. Présentation : Chrystel Skowron Responsable communication à Côte-d Or Tourisme

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1 COMMENT FAIRE UN PLAN DE COMMUNICATION Présentation : Chrystel Skowron Responsable communication à Côte-d Or Tourisme

2 Introduction

3 Définition Globalement un plan de communication, c est : «Un outil qui permet de planifier la réalisation d outils de communication selon une stratégie définie pour atteindre des objectifs précis. C est la planification de différentes étapes à suivre pour arriver à un résultat final» C est une vue d ensemble, un outil qui s adapte aux autres pour une meilleure gestion de projet. L idéal dans la communication marketing, c est de trouver: le bon message à la bonne personne au bon moment au bon endroit sur le bon support

4 Méthodologie Formaliser son plan de communication, c est déjà réfléchir pour la première fois, dans son ensemble, à la nécessité de se faire connaître. Ce plan vous servira de carnet de bord pour l année en cours et de référence pour l année suivante. C est le cœur de votre planification. Il vous permet de savoir d où vous partez et où vous voulez vous rendre. Il permet d être conscient de tout le travail à faire et des différentes étapes à respecter.

5 Les questions QUOI Que veut-on dire exactement? Etre le plus clair possible, le plus complet (ne surtout pas oublier les informations pratiques). L adapter en fonction des cibles (que ce soit dans le message ou les visuels) et en fonction des supports (un message n est pas rédigé de la même façon pour des affiches, des flyers, des annonces radios ou un site internet). Utilisez des techniques nouvelles, construisez des messages originaux, essayez de surprendre les gens

6 Les questions (suite) POURQUOI Quels sont les objectifs à atteindre? Clairement, il s agit de faire venir des spectateurs à vos manifestations et de les sensibiliser à votre existence. Il y a là du court et du long terme, voire du moyen terme lorsqu il s agit de festivals.

7 Les questions (suite) A QUI /VERS QUI Quelles sont la ou les cibles? Qui sont les destinataires de votre communication : Bien repérer quel est votre public (en termes d âge, de thématique, de moyens financiers et de bassin de clientèle). Egalement considérer comme des cibles potentielles mais différentes toutes les personnes qui peuvent relayer votre information. Ces cibles peuvent également devenir de vrais partenaires de votre communication (partenariats rédactionnels ou de diffusion). Connaître le public auquel on s adresse permet de déterminer les moyens qui auront le plus de chance de fonctionner. Commencer en priorité avec votre réseau. Ils seront les premiers prescripteurs de vos informations.

8 Les questions (suite) COMBIEN Quel budget y consacrer et quelles forces vives? Regarder de quel budget vous disposez afin de choisir au mieux les supports que vous utiliserez. Recenser les outils dont vous disposez déjà (programmes, site internet, billetterie ), le matériel nécessaire à l interne ou à l externe, et répartissez les tâches en fonction des personnes disponibles. Attention : Votre communication doit toujours vous rapporter plus qu elle ne vous coûte.

9 Les questions (suite) COMMENT Par quels moyens et sur quels supports travailler (en fonction de chaque cible et des budgets alloués)? Passer en revue les différents supports qui peuvent servir à l information du grand public et mettre en regard les coûts que cela peut générer pour la structure. Adapter en fonction. Il s agit également ici de s intéresser aux formes possibles de la diffusion (où, à quelle fréquence, qui distribue, qui achemine et réapprovisionne )

10 Les questions (suite) QUAND Selon quel planning? C est un point essentiel car selon les supports le temps de préparation et de diffusion diffère. Il s agit de définir ses contraintes et les délais Etudier la périodicité : doit-on communiquer très en amont avec des piqures de rappel (grandes jauges par exemple ou dans le cas de spectacles mis en billetterie extérieure) ou dans la dernière ligne droite sur une cible bien choisie?

11 Les questions (suite) AVEC QUI Partenaires et fournisseurs Identifier selon les supports de communication les bons interlocuteurs. Y a-t-il besoin de faire appel à une agence de communication extérieure, à un graphiste, un imprimeur, une attachée de presse? Si oui, pensez à faire des consultations (3 ou 4 pour comparer les prix) D autres partenaires ou parrains peuvent vous permettre d abaisser considérablement les coûts.

12 Conseils et bonnes pratiques Privilégier le travail avec la presse locale sous forme de rédactionnel ou d échanges marchandise. C est une formule qui permet de diffuser son information gratuitement ou en échange d entrées.

13 Conseils et bonnes pratiques (suite) Choix des moyens : techniques, médias et supports utiles Trouver les techniques, les médias et les supports les mieux adaptés (pour par exemple : faire connaître, faire comprendre, faire paraître sympathique, faire passer à l action ) Tous les jours ou presque on trouve de nouvelles façons de communiquer : répertorier tout ce que vous avez fait jusqu à maintenant en matière de communication externe (publicités, promotions, vente directe, relations publiques )

14 Conseils et bonnes pratiques (suite) Privilégier Internet Vraiment devenu un incontournable. C est LE MEDIA à utiliser. Il permet de toucher un très large public, vous offre une diffusion incomparable et vous permet une communication à long terme et régulière. Blogs, réseaux sociaux (Facebook, Linkedin, Twitter, Flickr, YouTube, etc.) sont également à privilégier Facile d évaluer les résultats que vous avez obtenus

15 Conseils et bonnes pratiques (suite) La planification de votre mix communication externe : Il est très important de planifier un bon mix communication externe (relations publiques, publicité, promotion, réseaux sociaux, etc.), afin d obtenir rapidement des résultats

16 Conseils et bonnes pratiques (suite) Pensez à la conception de messages adaptés pour les médias ou support de communication retenus Gardez à l esprit, que vos messages existent pour vous faire connaître, vous faire comprendre, séduire, persuader, convaincre, vendre! Rappel : pour choisir, un média, il faut connaître les cibles, les buts et les objectifs, que vous voulez atteindre.

17 Conclusion 4 règles importantes à suivre lorsqu on prépare un plan de communication externe : 1. il faut toujours savoir où on est avant de décider où on va 2. il faut toujours savoir où on va avant de décider d avancer 3. il faut toujours choisir les meilleurs moyens pour passer d où on est à où on va 4. il faut toujours s assurer de dépenser moins que ce qu on va gagner en passant d où on est à où on va

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