Commission du Système d Information et des Usages du Numérique. Compte-rendu de la réunion du 27 juin 2013

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1 Commission du Système d Information et des Usages du Numérique Compte-rendu de la réunion du 27 juin 2013 Ce compte-rendu se compose de trois parties : - une note de synthèse, reprenant le déroulement de notre réunion et les échanges ayant eu lieu ; - les supports de présentation projetés lors de la COSI. 1 Note de synthèse 1.1 Calendrier Afin de permettre la participation du plus grand nombre de membres de la COSI aux prochaines réunions, le calendrier des réunions est fixé pour toute l année : les réunions auront lieu le jeudi de 10h à 12h aux dates suivantes : 17/10/2013, 16/01/2014, 17/04/2014, 12/06/ Présentation DTICE, questions : Tour des UFR et des départements Nouveau site Web : Patrick M Pondo-Dicka : Q : Le nouveau site Web a-t-il fait l objet d une refonte complète du «rubricage» pour mieux répondre aux recherches fastidieuses et au dépôt de document dont on ne sait jamais dans quelles rubriques il doit être mis? R : la refonte des rubriques a été effectuée en collaboration entre la Com et des animateurs de rubrique (sur les niveaux 1 à 3) ; pour plus d info, voir avec le responsable de votre rubrique. Autre information : le rubricage n est pas figé, et devrait être revu durant l année pour mieux répondre aux besoins qui se présenteront au fur et à mesure. Q : peut-on pousser des infos de l ENT vers le mail, car le mail reste l outil de prédilection des enseignants? R : on imagine, dans le futur ENT, un système qui permettrait à chaque usager de «faire son marché» dans les actualités qui l intéressent, en plus de celles qui le concernent obligatoirement (son UFR, son département), actualités qui seraient poussées sous un format de «newsletter» hebdomadaire par exemple. Philippe Debaecker : Q : a-t-on des remontées de statistiques concernant l usage du site?

2 R : oui, la DTICE met en place des outils statistiques (type Piwik) sur les sites Web. Pour le futur site de l UTM, une analyse du nombre de visites des rubriques nous permettra de mettre l accent notamment sur certaines parties du site à développer, et d autres à oublier Q : L accès en mobilité avec les tablettes et smartphones est-il prévu? R : Le nouveau site Web et le nouveau Moodle sont prévus en «Responsive design», «Smooth streaming» pour la diffusion de vidéo Q : E-réputation de l université : comment la faire évoluer, quels moyens y met-on? R : Ce problème n est pas du ressort de la COSI. Voir avec la DEEP, l OVE, la DOSI, et la Com (la DTICE met des outils en place) Q : Comment se fait-il que l Université n ait pas encore prévu de réponse aux appels d'offres de FUN, alors que tout le monde sait que la Ministre va lancer ses appels d offre dans deux jours? R : Non, la Ministre ne lancera rien avant la rentrée. FUN (France Université Numérique) est en cours de gestation. La DTICE accompagne d ores et déjà les porteurs de projets. Un appel d offres interne sera lancé à la rentrée dans notre université. Marie Bouchet Q : les étudiants seront-ils aussi consultés pour la définition de l ENT, car les enseignants référents ont la possibilité de les mobiliser? R : oui, ce relais sera mis à profit, car la DTICE a du mal à toucher les étudiants, notamment la VPE, les délégués Q : des enseignants peuvent-ils avoir des documents en commun sur le nouvel Iris R : non, le lieu idéal est le BUT, les enseignants ont des espaces de stockage personnels dans IRIS qui peuvent éviter de dupliquer les supports de cours de type diaporama par exemple Q : concernant la lisibilité de l offre «Usages Numériques»plaquettes offertes aux étudiants? R : non pas dans l immédiat Q : Concernant le développement de la FOàD, intérêt fort pour des formations à petits effectifs, notamment dans les langues peu usitées (catalan, portugais ) R : l objectif du groupe de travail «Développement de la FOàD» n est pas de supprimer des emplois, mais bien d en conserver, dans le cas de formations à faibles effectifs locaux, ou d en créer, si de nouvelles formations voient le jour. 1.3 Présentation de la DSI Les marchés audio-visuels seront accessibles dès le 1 er juillet, avec les lots suivants :

3 Lot 1 : machines de bureau => PSI Lot 2 : portables => Axial Informatique / scriba Lot 3 : Apple => iconcept Lot 4 : imprimantes => LMS Lot 5 : Serveurs => Dell / Transtec Lot 6 : pièces détachées => Axial Informatique Intrusion dans beaucoup de bureaux, et vol d ordinateurs portables : Attention à ne pas laisser toutes les informations dans l ordinateur Des espaces de stockage sont disponibles sur les serveurs de la DSI Messagerie de plus en plus utilisée Espaces de stockage saturés, nouvel outil de messagerie en prévision 1.4 Présentation du CIL (Correspondant Informatique et Libertés) Activités du CIL - données à caractère personnel? traitement des données mis en œuvre? pas de copies temporaires? responsable pas dans un pays «à risque»? - 5 règles d or : finalité du traitement, pertinence et proportionnalité des données, conservation limitée des données, sécurité et confidentialité des données, respect des droits des personnes - Exemples de traitements CNIL : RU-013 (Apogee) RU-003 (ENT) - Exemples de traitements internes (hors CNIL) : SAGHE, API, enquêtes OVE, Entrepôt de données - Veiller à la conformité réglementaire des usages de l informatique Rôle du BIL (Bureau Informatique et Libertés) Questions : - Conseiller le Président, instruire les questions I&L à la COSI, organiser le débat dans les instances et composantes - Actions : Charte informatique, désignation du CIL - Personnes présentes : VPSI, DSI, DTICE, RSSI, service juridique, DEEP, DAR, - Perspectives de travail : DAR, listes de diffusion, contrôles CNIL, durées de conservation des données, diffusion de la culture - Attention, des actions de contrôle peuvent avoir lieu par la CNIL (juriste + expert informatique, notamment sur des postes de travail choisis au hasard dans l université). - Nécessité de déclaration de l outil de gestion des notes en psycho - Sélection des candidats aux études universitaires - Quid des mails avec CV des enseignants intervenants en colloques

4 Questions diverses : - Apogee : destruction des données au bout de 10 ans? => non, archivage - Cryptage des machines, est-ce une solution? => non, mais ce sera fait, comme au CNRS - Quelle proposition pour la composition du nouveau BIL? Nom marital qui se trouve dans les articles de recherche, thèses alors que les personnes ont commencé leurs travaux avec des noms de jeunes filles, ou peuvent divorcer => à regarder Problème des options impossibles à choisir au niveau d Apogee car incompatibles sur des listes différentes => voir directement avec Alexis Vialatte et la scolarité Comptes-rendus des réunions précédentes => ils sont en cours de préparation et seront transmis pour la prochaine réunion de la COSI

5 Usages du Numérique COSI UT2 27/06/13 Tour DTICE des UFR (+ délocalisation avec les RUN) Juillet 2013 : nouveau site Web UT2 Rentrée migration Moodle v2 réseau social API, labellisation TICE'Qual, plagiat auto-captation, photothèque Lisibilité et simplification de l'offre ''usages numériques'' Accompagnement au chantier «FOAD» Tour des UFR et RUN COSI UT2 27/06/13 Rencontres effectuées ou prochaines avec les UFR Modalités des réunions à la discrétion des directeurs Référents Usages du Numérique lettre de mission plus précise, coélaborée avec les intéressés réunis régulièrement avec l'adim destinataires de la feuille trimestrielle des actualités co-organisateurs des délocalisations du dispositif invités à communiquer au colloque PédagoTICE 2013

6 Juillet 2013 : nouveau site Web COSI UT2 27/06/13 Les différentes étapes : travail d'analyse par enquête Web/ENT avant sa refonte nouvelle charte graphique, externalisée nouvelle répartition des contributions avec des chefs de rubriques, et séparation plus franche avec l'intranet Intégration graphique par la webmastrice de l'université déclinaison prochaine pour les sites de laboratoires, départements, composantes... Déclinaison à venir sur l'ent qui sera complètement revu Rentrée COSI UT2 27/06/13 Migration Moodle v2 suivi des développements DSI plan de formation spécifique pour la rentrée Réseau social API, avec SCD et LE Labellisation TICE'Qual, avec le SED et PraTICE Plagiat, campagne de prévention, systémat. volontaire Auto-captation pour l'enseignement Photothèque, avec les archives numériques au début Classes virtuelles et web-conf., avec le SED

7 Lisibilité des S&UN COSI UT2 27/06/13 Mise en place d'un observatoire des UN enquête auprès des utilisateurs retours des RUN sur les usages dans les départements Plaquette des UN les principaux usages, outils, et liens vers les doc de l'ent initialement donnés aux nouveaux, puis diffusés largement déclinaison dans une version light Fiche des formations UN pour la rentrée Refonte de l'intranet UN / DTICE Développement des FOàD COSI UT2 27/06/13 Chantier sous l'impulsion VP CEVU / dsiun en collaboration avec l'iufm, le SED, la ForCo mis en œuvre par la DTICE Objectifs ouvrir des formations aux publics localement restreints développer l'usage des TICE avec les enseignants intéressés et les structures de support (SED, ForCo, DTICE) Situation actuelle 3 formations potentielles dont DU entrepreneuriat, autisme temps d'ingénieur DTICE, coût financement initial du DU?

8 Usages du Numérique COSI UT2 27/06/13 Tour DTICE des UFR (+ délocalisation avec les RUN) Juillet 2013 : nouveau site Web UT2 Rentrée migration Moodle v2 réseau social API, labellisation TICE'Qual, plagiat auto-captation, photothèque Lisibilité et simplification de l'offre ''usages numériques'' Accompagnement au chantier «FOAD»

9 27/06/2013 Un point sur les activités du CIL COSI Jeudi 27 Juin 2013 Activités du CIL Tenir la liste des traitements mis en œuvre au sein de l organisme Accompagner les acteurs de l établissement dans la mise en conformité de leurs traitements Communiquer sur l ensemble des principes de la Loi Périmètre de désignation à l UTM: Sphère de la scolarité et de la formation Sphère financière et comptable Sphère des ressources humaines Conseil pour les autres sphères 1

10 27/06/2013 Suis-je en présence de données à caractère personnel? (art. 2 al. 1 er de la loi) Non Oui Dans quels cas s applique la loi? Un traitement de données est-il mis en œuvre? (art. 2) Non Oui Il ne s agit pas d un traitement mis en œuvre dans le cadre d activités exclusivement personnelles ou à des fins de copies temporaires? (art. 2 et 4 ) Non Oui Le responsable du traitement est sur le territoire français ou les moyens de traitement sont situés sur le territoire français (art. 5) Non Traitement non soumis à la loi «Informatique et Libertés» Oui T R A I T E M E N T S O U M I S A L A L O I Les 5 règles d or de la protection des données Finalité du traitement Pertinence et proportionnalité des données Conservation limitée des données Sécurité et confidentialité des données Respect des droits des personnes 2

11 27/06/2013 Exemples de Traitement Engagement de Conformité Organisation et gestion des enseignements et des étudiants - RU-013 (APOGEE) Arrêté du 30 novembre 2006 portant création, au sein du ministère de l'éducation nationale, de l'enseignement supérieur et de la recherche, d'un traitement de données à caractère personnel relatif aux espaces numériques de travail (ENT) RU-003 Gestion des heures d'enseignements et mise en paiement des heures complémentaires (SAGHE) Gestion du Réseau Social de l'université "Lire en réseau" Enquêtes de l OVE Exemples de Traitement Travail Interne Entrepôt de Données de l Université (en cours) 3

12 27/06/2013 Bureau Informatique et Libertés Veiller à la conformité réglementaire des usages de l informatique, notamment en étant particulièrement vigilant à la déclaration des nouveaux usages ou aux demandes d autorisation requises. Au-delà du respect de la norme : Promouvoir une culture «informatique et liberté» fondée sur la responsabilisation des usages de chacun vis à vis de soi et du collectif Renforcer le sentiment de confiance des acteurs en leur SI Bureau Informatique et Libertés Actions spécifiques : Conseiller le Président de l Université. Instruire les questions «informatique et liberté» pour la Commission d orientation du SI, le Conseil d administration de l Université Organiser et animer le débat éthique dans les instances et les composantes Rappeler et sensibiliser les intervenants SI aux règles déontologiques Informer et former les usagers Veiller à l effectivité des déclarations à la CNIL 4

13 27/06/2013 Bureau Informatique et Libertés Réalisations : Charte Informatique des personnels et assimilés présentée en COSI puis en CTP et votée en C.A. le 22 novembre 2011 Désignation d un C.I.L. périmètre limité 23 décembre 2011 Bureau Informatique et Libertés Participants: VP SI DSI DRH DTICE RSSI (BUSI) Représentant de la scolarité Service Juridique Représentante de la DEEP CIL Directrice du DAR Représentant de la Bibliothèque Représentant des étudiants (VP étudiant ou autre) 5

14 27/06/2013 Bureau Informatique et Libertés Perspective de travail: Dispositif d appui de la recherche Les listes de diffusion Contrôle de la CNIL Durées de conservation des données La diffusion de la culture I.&L. dans l établissement 6